Đề tài Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ Phần Công Nghệ LeHut

Chương I Cơ sở Lý luận về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp. 1.1. Những vấn đề chung về NVL. 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm, vai trò của NVL trong hoạt động sản xuất kinh doanh. 1.1.1.1. Khái niệm nguyên vật liệu Nguyên vật liệu ( NVL) là đối tượng lao động và là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh không giữ nguyên được hình thái ban đầu, mà chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định. Giá trị NVL được dịch chuyển toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra hoặc vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Dưới hình thái hiện nó biểu hiện là một bộ phận quan trọng của tài sản lưu động, còn dưới hình thái giá trị nó biểu hiện thành vốn lưu động. 1.1.1.2. Đặc điểm nguyên vật liệu Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượng lao động. NVL là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá như: thuỷ tinh, đồng, tôn trong doanh nghiệp sản xuất bóng điện, ổ điện, sợi trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giầy, vải trong doanh nghiệp may mặc, sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, cát đá xi măng trong doanh nghiệp chế tạo bêtông đúc sẵn… Khác với tư liệu lao động, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Những đặc điểm trên là xuất phát điểm quan trọng trong công tác tổ chức hạch toán NVL từ khâu tính gía, hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiêt. Vai trò của NVL Trong các doanh nghiệp sản xuất NVL là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm, là yếu tố không thể thiếu được trong quá trình sản xuất kinh doanh. Chính vì vậy việc cung cấp NVL có kịp thời hay không ảnh hưởng rất lớn tới quy trình sản xuất, chất lượng NVL quyết định đến chất lượng của sản phẩm, hàng hoá. Xét cả về mặt hiện vật và giá trị NVL đều là những yếu tố không thể thiếu của bất kỳ quá trình tái sản xuất nào. Do đó mà ccác doanh nghiệp cần phải coi trọng hơn. Yêu cầu quản lý NVL trong các đơn vị sản xuất kinh doanh. NVL là một yếu tố không thể thiếu được trong quá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp. Giá trị NVL thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất-kinh doanh, quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Để tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán NVL, trước hết các doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống danh điểm và đánh số danh điểm cho NVL. Hệ thống danh điểm và số danh điểm của NVL phải rõ ràng chính xác tương ứng với quy cách, chủng loại của NVL. Để quá trình sản xuất kinh doanh liên tục và sử dụng vốn tiết kiệm doanh nghiệp phải dự trữ NVL ở một mức độ hợp lý. Do vậy doanh nghiệp phải xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm NVL tránh việc dự trữ quá nhiều hoặc quá ít, một loại NVL nào đó. Định mức tồn kho của NVL còn là cơ sở để xây dựng kế hoạch thu mua NVL và kế hoạch tài chính của doanh nghiệp. Để bảo quản tốt NVL dự trữ, giảm thiểu hư hao, mất mát doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống kho tàng bến bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật bố trí nhân viên thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn và quản lý NVL tồn kho và thực hiện các nghiệp vụ nhập, xuất kho, tránh việc bố trí kiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp liệu và kế toán vật tư. Cụ thể: * Với khâu thu mua: Mỗi loại vật liệu có tính chất, công dụng, mức độ và tỉ lệ tiêu hao khác nhau. Do đó, thu mua phải đảm bảo đủ số lượng, đúng chất lượng, phẩm chất tốt, chỉ cho phép hao hụt trong định mức và đặc biệt phải quan tâm tới chi phí thu mua nhằm hạ thấp chi phí vật liệu một cách tối đa. * Với khâu bảo quản: Cần đảm bảo theo đúng quy định, chế độ phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại vật liệu. Tránh làm lẫn lộn các loại vật liệu khác nhau về tính chất làm ảnh hưởng tới chất lượng. * Với khâu dự trữ: Đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng được định mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo quá trình sản xuất được liên tục đồng thời tránh được tình trạng ứ đọng vốn. * Với khâu sử dụng: Cần sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm và có hiệu quả trên cơ sở xây dựng một hệ thống định mức tiêu hao vật liệu và dự toán chi phí hợp lý. Hệ thống đó không những phải có đầy đủ cho từng bộ phận sản xuất mà còn không ngừng cải tiến để đạt tới định mức tiên tiến. 1.1.3. Nhiệm vụ kế toán NVL Để cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin cho công tác quản lý NVL trong các doanh nghiệp, kế toán NVL phải thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau: Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lượng, chất lượng và giá thành thực tế của NVL nhập kho. Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số lượng và giá trị NVL xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao các. Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh. Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị của NVL tồn kho, phát hiện kịp thời NVL thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra. 1.1.4. Sự cần thiết phải tổ chức kế toán NVL Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, lợi nhuận đã trở thành mục đích cuối cùng của sản xuất kinh doanh, mối quan hệ tỷ lệ nghịch giữa chi phí và lợi nhuận ngày càng được quan tâm. Vì thế các doanh nghiệp đều ra sức tìm con đường giảm chi phí sản xuất, hạ thấp giá thành sản phẩm. Do vậy với tỷ trọng chiếm khoảng 60-70% tổng chi phí, việc hoàn thiện kế toán NVL là hết sức cần thiết. Doanh nghiệp mà hoàn thiện kế toán NVL tốt sẽ dẫn đến hiệu quả kinh tế càng cao.. Nếu NVL thiếu hay không đảm bảo các yêu cầu về chất lượng đều làm ảnh hưởng đến sản xuất, chất lượng sản phẩm và uy tín của công ty. Chính vì vậy việc tổ chức quản lý và hạch toán NVL tốt sẽ tạo ra nhiều thuận lợi cho doanh nghiệp về mặt kinh tế, từ đó doanh nghiệp sẽ tạo được thế mạnh trên thị trường. Từ những vấn đề đó, ta thấy rằng cần phải tổ chức và tổ chức tốt việc hạch toán NVL. 1.2. Phân loại và tính giá NVL 1.2.1. Phân loại NVL NVL sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò, công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong điều kiện đó, đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại NVL thì mới tổ chức tốt công việc quản lý và hạch toán NVL. 1.2.1.1. Phân loại NVL theo công dụng kinh tế. Trong thực tế của công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp, đặc trưng dùng để phân loại NVL thông dụng nhất là vai trò và tác dụng NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh. Theo đặc trưng này, NVL ở các doanh nghiệp được phân ra các loại sau đây: Nguyên vật liệu chính: là những nguyên liệu, vật liệu mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm. Nguyên vật liệu phụ: là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất-kinh doanh, được sử dụng kết hợp với NVL chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc sử dụng để bảo đảm cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu ký thuật, nhu cầu quản lý. Nhiên liệu: là những thứ dùng để tạo nhiệt năng như than đá, than bùn, củi, xăng, dầu… Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một vật liệu phụ, tuy nhiên nó được tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân. Nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các loại vật liệu phụ thông thường. Phụ tùng thay thế: là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ. Thiết bị và vật liệu XDCB: là các loại thiết bị, vật liệu phục vụ cho hoạt động xây lắp, XDCB. Vật liệu khác: là các loại vật liệu đặc chủng của từng doanh nghiệp hoặc phế liệu thu hồi. Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại NVL. Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ NVL, trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụng của NVL, các doanh nghiệp phải tiếp tục chi tiết và hình thành nên “Sổ danh điểm vật liệu”. Sổ này xác định thống nhất tên gọi, ký mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của từng danh điểm NVL. 1.2.1.2. Phân loại theo nguồn hình thành NVL * NVL nhập từ bên ngoài: là NVL do mua ngoài, nhận vốn góp liên doanh… * NVL tự chế: là NVL do doanh nghiệp tự sản xuất. Cách phân loại này làm căn cứ cho việc lập kế hoạch thu mua và kế hoạch sản xuất NVL, là cơ sở để xác định trị giá vốn thực tế NVL nhập kho. 1.2.1.3. Phân loại theo chức năng * NVL dùng cho sản xuất kinh doanh * NVL dùng cho bán hàng * NVL dùng cho quản lý doanh nghiệp 1.2.2. Tính giá NVL Tính giá NVL là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán NVL. Tính giá NVL là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của NVL theo những phương pháp nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất. Tính giá có chính xác thì mới đảm bảo cho biệc quản lý NVL chặt chẽ và có hiệu quả. Theo quy định của chuẩn mực kế toán số 02- Hàng tồn kho- Hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. 1.2.2.1. Đối với NVL nhập kho. NVL có thể được nhập từ nhiều nguồn khác nhau do đó giá vốn thực tế cũng được đánh giá khác nhau. Trên thực tế đối với: * NVL mua ngoài: Giá thực tế của hàng nhập kho = Giá trị hàng mua theo hoá đơn (cả VAT) + Chi phí thu mua + Thuế nhập khẩu (nếu có) + Nếu doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp trực tiếp: + Nếu doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp khấu trừ: Giá thực tế của = Giá mua ghi trên hoá + Chi phí thu + Thuế nhập Hàng nhập kho đơn(không có VAT) mua thực tế khẩu(nếu có) + Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế của = Giá thực tế của hàng + Chi phí thuê + Chi phí liên hàng nhập kho xuất kho chế biến ngoài chế biến quan khác + Đối với NVL Giá thực tế của hàng nhập kho = Giá thực tế của hàng xuất kho chế biến + Chi phí chế biến thực tế + Đối với NVL nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế của hàng nhập kho (giá trị vốn) = Giá thoả thuận giữa các bên liên doanh + Chi phí liên quan (nếu có) + Đối với NVL được tặng thưởng viện trợ: Giá thực tế của hàng nhập kho = Giá mua của vật liệu đang bán trên thị trường + Đối với phế liệu thu hồi từ sản phẩm hỏng, tài sản định thanh lý thì giá nhập kho là giá có thể sử dụng, giá có thể bán được hoặc ước tính. 1.2.2.2. Đối với NVL xuất kho. +) Tính theo giá thực tế Mỗi một doanh nghiệp sản xuất, khi xuất dùng NVL cũng đều phải tính toán chính xác thực tế hàng xuất kho cho các nhu cầu và đối tượng khác nhau. Tuỳ vào đặc điểm của từng hoạt động, yêu cầu quản lý và trình độ của kế toán mà có thể áp dụng các cách tính khác nhau như sau: * Phương pháp nhập trước-xuất trước(FIFO) Phương pháp này NVL được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô nào nhập kho trước sẽ được xuất dùng trước, vì vậy NVL xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó. Ưu điểm : Phương pháp này tính toán đơn giản, dễ làm và tương đối hợp lý, cho phép kế toán có thể tính giá NVL xuất kho kịp thời. Nhược điểm: Phương pháp này phải tính giá theo từng danh điểm NVL và phải hạch toán chi tiết NVL tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức, mặt khác phương pháp này làm cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp không phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của NVL, và chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều. * Phương pháp nhập sau - xuất trước (LIFO) Phương pháp này NVL được tính giá thưc tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô nào nhập kho sau sẽ được xuất dùng trước, vì vậy việc tính giá xuất của NVL được làm ngược lại với phương pháp nhập trước-xuất trước Ưu điểm: Phương pháp này tính toán đơn giản, dễ làm và tương đối hợp lý, cho phép kế toán có thể tính giá NVL xuất kho kịp thời. Đặc biệt làm cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của NVL. Nhược điểm: Phương pháp này phải tính giá theo từng danh điểm NVL và phải hạch toán chi tiết NVL tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức. * Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL nhưng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều. Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế của NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ kế toán xác định được giá bình quân của 1 đơn vị NVL. Căn cứ vào lượng NVL xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ. Giá thực tế NVL xuất dùng = Số lượng NVL xuất dùng x Giá đơn vị bình quân Giá thực tế bình quân = Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Như vậy, giá trị thực tế của NVL phụ thuộc vào số nhập trong kỳ và tồn đầu kỳ. Chúng ta chỉ tính được giá này ở thời điểm cuối kỳ. Do đó, trong kỳ NVL sẽ được ghi theo giá tạm tính và cuối kỳ điều chỉnh. Ưu điểm: Phương pháp này tương đối chính xác, giảm nhẹ được việc hạch toán chi tiết NVL so với phương pháp nhập trước-xuất trước, nhập sau-xuất trước Nhược điểm: Phương pháp này chỉ tiến hành vào cuối kỳ nên công việc bị dồn dập, ảnh hưởng đến quyết toán cuối kỳ, lại không phản ánh được sự biến động của giá cả. Phù hợp với doanh nghiệp ít danh điểm NVL, tần suất nhập-xuất lớn. * Phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập: Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập, kế toán phải xác định giá bình quân của từng danh điểm NVL. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng NVL xuất kho giữa 2 lần nhập kế tiếp để kế toán xác định giá thực tế NVL xuất kho. Giá bình quân sau mỗi lần nhập = Giá tồn trước khi nhập + Giá thực tế nhập kho Số lượng tồn trước khi nhập + Số lượng nhập kho Ưu điểm: Với phương pháp này khi xuất kho đã biết giá trị của NVL do vậy cuối kỳ không phải điều chỉnh. Độ chính xác cao, phản ánh kịp thời sự biến động của giá cả. Nhược điểm: Phương pháp này mất nhiều công sức, thời gian, chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, vật liệu ít. * Phương pháp bình quân cuối kỳ trước. Theo phương pháp này, kế toán xác định giá đơn vị bình quân dựa trên giá thực tế và lượng NVL tồn kho cuối kỳ trước. Dựa vào giá đơn vị bình quân nói trên và lượng NVL xuất kho trong kỳ để kế toán xác định giá thực tế NVL theo từng danh điểm. Giá bình quân cuối kỳ trước = Giá thực tế tồn kho cuối kỳ trước ( đầu kỳ này ) Lượng tồn kho cuối kỳ trước (đầu kỳ này ) Ưu điểm: Phương pháp này cho phép giảm nhẹ khối lượng tính toán của kế toán. Nhược điểm: Độ chính xác của công việc tính giá phụ thuộc vào tình hình biến động giá cả NVL, trường hợp giá cả thị trường NVL có sự biến động lớn thì việc tính giá NVL xuất kho theo phương pháp này trở nên thiếu chính xác và có trường hợp gây ra bất hợp lý. * Phương pháp trị giá hàng tồn cuối kỳ. Với các phương pháp kể trên, để tính được giá NVL thì phải căn cứ vào chứng từ xuất. Tuy nhiên, trong thực tế có những doanh nghiệp do có nhiều chủng loại, mẫu mã khác nhau nên không có điều kiện kiểm tra từng nghiệp vụ xuất kho. Trong điều kiện đó, doanh nghiệp phải tính giá cho số lượng NVL tồn kho cuối kỳ trước, sau đó mới xác định được giá thực tế của NVL xuất kho trong kỳ: Giá thực tế NVL tồn cuối kỳ = Số lượng NVL tồn cuối kỳ x Đơn giá NVL nhập lần cuối * Phương pháp tính giá thực tế đích danh Trong trường hợp có thể nhận diện được từng thứ, từng nhóm hoặc từng loại NVL với từng lần nhập kho và giá thực tế của nó thì có thể định giá hàng tồn kho theo giá thực tế đích danh. Nghĩa là, NVL nhập kho theo giá nào thì xuất kho theo giá ấy. Ưu điểm: Công tác tính giá NVL được thực hiện kịp thời và thông qua việc tính giá NVL xuất kho, kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của từng lô NVL. Nhược điểm: Thích hợp với doanh nghiệp có những loại vật liệu có đặc điểm riêng, giá trị lớn, có điều kiện bảo quản riêng. 1.3. Nội dung kế toán NVL 1.3.1. Kế toán chi tiết NVL Kế toán chi tiết NVL là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán trên cùng một cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho, loại, nhóm, thứ NVL về số lượng và giá trị. Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết, vận dụng phương pháp kế toán chi tiết NVL phù hợp, để góp phần tăng cường quản lý NVL. Kế toán chi tiết NVL là một công việc có khối lượng lớn, nó đòi hỏi phải phản ánh tình hình biến động vật tư cả về số lượng, chất lượng và giá trị theo chủng loại và theo từng kho. Trong thực tế công tác kế toán thực tế ở nước ta hiện nay đang áp dụng 3 phương pháp hạch toán chi tiết vật tư: phương pháp thẻ song song; phương pháp số đối chiếu luân chuyển và phương pháp sổ số dư. Tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp, trình độ kế toán và quản lý mà doanh nghiệp lựa chọn phương pháp hạch toán cho phù hợp. 1.3.1.1. Phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp này thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập xuất NVL để tiến hành ghi “Thẻ kho” (mở theo từng danh điểm trong từng kho). Kế toán NVL cũng dựa trên chứng từ nhập xuất NVL để ghi số lượng và tính thành tiền NVL nhập xuất vào “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu”. Cuối kỳ kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu” với thẻ kho tương ứng do thủ kho chuyển đến, đồng thời từ “Sổ kế toán chi tiết vật liệu” kế toán lấy số liệu để ghi vào “Bảng tổng hợp nhập – xuất - tồn vật liệu” theo từng loại NVL để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu. *Tại kho: Thủ kho dùng “ Thẻ kho” để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ NVL theo chỉ tiêu số lượng.ừng thThẻ kho do phòng kế toán mở và được mở cho thứ vật liệu. Sau khi ghi những chỉ tiêu ở phần trên, kế toán giao cho thủ kho giữ. * Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ( thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép hàng ngày tình hình nhập-xuất cho từng thứ NVL theo chỉ tiêu số lượng và giá trị của từng thứ vật liệu. Cuối tháng, thủ kho và kế toán vật liệu tiến hành đối chiếu số liệu giữa thẻ kho và sổ chi tiết. Mặt khác căn cứ vào sổ chi tiết kế toán lập bảng kê tổng hợp nhập-xuất-tồn để đối chiếu với kế toán tổng hợp. * Ưu điểm: Phương pháp thẻ song song ghi chép đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu. * Nhược điểm: Phương pháp này chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, diễn ra không thường xuyên, việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn nhiều trùng lặp nên tốn nhiều công sức. Sơ đồ 1.1. Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL Theo phương pháp thẻ song song. Phiếu nhập kho, xuất kho Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu( Bảng kê tính giá) Thẻ kế toán chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn kho vật liệu Thẻ kho Ghi chú: Ghi hàng ngày; Ghi cuối tháng Đối chiếu 1.3.1.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. * Tại kho: Theo phương pháp này, tại kho vẫn phải mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng đối với từng loại danh điểm NVL như phương pháp thẻ song song. * Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng “sổ đối chiếu luân chuyển” để hạch toán số lượng và giá trị của từng danh điểm vật tư theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng vật tư, mỗi thứ chỉ được ghi một dòng sổ. Cuối tháng đối chiếu số lượng NVL trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp. * Ưu điểm: Phương pháp này đơn giản, dễ làm, giảm nhẹ công việc hơn so với phương pháp thẻ song song. * Nhược điểm: Việc ghi chép còn trùng lặp, công việc đều dồn về cuối tháng nên việc cung cấp thông tin chậm, hệ thống kho tàng phân tán, quản lý tổng hợp, không đối chiếu thường xuyên. Sơ đồ 1.2 Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL Theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu Bảng kê nhập vật liệu Phiếu nhập kho Thẻ kho Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất vật liệu Phiếu xuất kho Ghi hàng ngày; Ghi cuối tháng; Đối chiếu 1.3.1.3. Phương pháp sổ số dư. Với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm NVL và đồng thời số lượng chứng từ nhập, xuất của mỗi loại khá nhiều thì phương pháp hạch toán chi tiết NVL thích hợp nhất là phương pháp số dư. * Tại kho: Thủ kho vẫn mở thẻ kho và ghi chép như phương pháp ghi thẻ song song. Cuối tháng thủ kho phải ghi chuyển số tồn kho trên thẻ kho vào sổ số dư ở cột số lượng. Theo định kỳ, thủ kho tiến hành tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất theo từng nhóm vật tư và lập phiếu giao nhận chứng từ, rồi nộp cho kế toán kèm theo chứng từ gốc. * Tại phòng kế toán: Hàng ngày hoặc định kỳ (3-5 ngày) nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá trị, tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền của phiếu giao nhận chứng từ. Từ đó, kế toán tiến hành ghi vào “Bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn vật tư ”. Bảng này được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ và mỗi danh điểm vật tư được ghi một dòng. Cuối tháng, kế toán tính ra số tồn kho cuối kỳ bằng số tiền của từng loại vật tư trên bảng luỹ kế. Số tồn kho này được dùng để đối chiếu với sổ số dư và đối chiếu với kế toán tổng hợp. Sơ dồ 1.3 Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL Theo phương pháp sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ nhập Phiếu nhập kho Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu Bảng luỹ kế N-X-T kho vật liệu Sổ số dư Thẻ kho Phiếu giao nhận chứng từ xuất Phiếu xuất kho Ghi chú: Ghi hàng ngày; Ghi cuối tháng; Đối chiếu 1.3.2. Kế toán tổng hợp NVL NVL là tài sản lưu động của doanh nghiệp và được nhập, xuất kho thường xuyên, tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm NVL của từng doanh nghiệp mà các doanh nghiệp có các phương thức kiểm kê khác nhau. Có doanh nghiệp thực hiện kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập, xuất kho nhưng cũng có doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối kỳ. Tương ứng với 2 phương thức kiểm kê trên, trong kế toán NVL nói riêng và kế toán các loại hàng tồn kho nói chung có 2 phương pháp tổng hợp là KKTX và KKĐK. 1.3.2.1. Phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) Phương pháp KKTX là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán.Vì vậy, tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán ta cũng xác định được giá trị NVL. Tuy hạch toán phức tạp, mất nhiều thời gian, công sức và ghi chép nhiều sổ sách nhưng phương pháp này có độ chính xác cao, cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời. Và thường áp dụng phương pháp này cho các đơn vị sản xuất, các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như: máy móc, thiết bị, hàng có kỹ thuật, chất lượng cao... Trong trường hợp áp dụng phương pháp KKTX thì các tài khoản hàng tồn kho nói chung và tài khoản NVL nói riêng được dùng để phán ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của vật tư, hàng hoá. Cuối kỳ hạch toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật tư, hàng hoá tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu tồn trên sổ kế toán để xác định số lượng vật tư thừa, thiếu và truy tìm nguyên nhân để có giải pháp xử lý kịp thời. * Tài khoản sử dụng Tài khoản 152 “Nguyên vật liệu”. Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng, giảm nguyên, vật liệu theo giá thực tế. Kết cấu của TK 152 như sau: Bên Nợ: + Giá thực tế của NVL nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, nhận góp vốn liên doanh, được cấp hoặc nhập từ các nguồn khác. + Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê. Bên Có: + Giá thực tế của NVL xuất kho để sản xuất, để bán, thuê ngoài gia công chế biến, góp vốn liên doanh ứng suất. + Trị giá NVL thiếu khi kiểm kê. + Trị giá NVL được giá hoặc trả lại người bán. Dư Nợ: Giá thực tế của NVL tồn kho. + TK 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2 để kế toán ghi chi tiết theo từng loại, nhóm thứ vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, thông thường các doanh nghiệp chi tiết TK này theo vai trò và công dụng của NVL. +TK 151 “Hàng mua đi đường” Tài khoản này dùng để theo dõi các loại NVL, hàng hoá mà doanh nghiệp đã thu mua hay chấp nhận mua nhưng cuối tháng chưa về nhập kho. Bên Nợ: Giá trị hàng hoá, vật tư đang đi đường Bên Có: Giá trị hàng hoá vật tư đang đi đường đã về nhâp kho hoặc đã chuyển giao cho các đối tượng sử dụng hay khách hàng. Dư Nợ: Giá trị hàng đi đường chưa về nhập kho. * Phương pháp hạch toán: Sự biến động của NVL được tổng hợp thông qua sơ đồ 1.4 và sơ đồ 1.5. Các sơ đồ này phản ánh sự tăng, giảm của NVL và thể hiện rõ nguyên nhân của các sự biến động đó. 1.3.2.2. Phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK) Phương pháp KKĐK là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị vật tư, hàng