Đề tài Hoàn thiện công tác kiểm tra đối với hệ thống giao thông cộng cộng bằng xe Bus ở Hà Nội

Lời nói đầu Đô thị và sự phát triển đô thị đóng vai trò quan trọng trong tăng trưởng kinh tế và sự tiến bộ xã hội. Tuy nhiên, nói đến đô thị trước hết phải nói đến giao thông đô thị, bởi lẽ nó góp vào bộ mặt của một đô thị, nó quyết định cho sự thành công hay thất bại của quá trình đô thị hoá. Và ngược lại quá trình đô thị hoá không những gắn liền với sự hình thành và phát triển các khu công nghiệp, thương mại, các khu dân cư đông đúc mà còn gắn liền với việc hình thành và phát triển một hệ thống vận tải hiện đại để đáp ứng nhu cầu ngày một tăng của đô thị. Sự bùng nổ của xu thế đô thị hoá ở các nước trên thế giới nói chung và ở Việt Nam hiện tại cũng như trong tương lai làm nảy sinh hàng loạt vấn đề phức tạp, đặc biệt là sự căng thẳng trong vấn đề giao thông đô thị. Thực chất đó là hậu quả của sự mất cân đối trầm trọng giữa nhu cầu đi lại và khả năng đáp ứng của giao thông bao gồm cả phương tiện và cơ sở hạ tầng kỹ thuật. Đây là một trong những vấn đề phức tạp nhất, đồng thời đó cũng là một thách thức lớn ở tất cả các đô thị hiện nay. Trong điều kiện mới của sự phát triển kinh tế khu vực Đông Nam á, thủ đô Hà Nội không chỉ là bộ mặt của cả nước mà còn là thị trường hấp dẫn đối với các nước trong khu vực và trên thế giới. Mức độ hấp dẫn đó phụ thuộc vào sự phát triển nhiều mặt của Hà Nội mà trong đó sự phát triển của hệ thống giao thông vận tải có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Hiện nay, Hà Nội đã có những bước cải thiện đáng kể về giao thông vận tải, đặc biệt là trong vấn đề đầu tư, nâng cấp, cải tạo và mở rộng mạng lưới đường, điều khiển giao thông trên đường... Tuy vậy, nhìn một cách tổng thể thì giao thông vận tải Hà Nội vẫn còn là khâu yếu kém, phát triển chưa tương xứng với yêu cầu đặt ra và lạc hậu nhiều so với thủ đô các nước trong khu vực. Nổi bật nhất là sự yếu kém của hệ thống giao thông công cộng. Việc đi lại hàng ngày của người dân hiện nay chủ yếu vẫn là sử dụng các loại phương tiện cá nhân. Tình trạng trên đã và sẽ tiếp tục gây ách tắc giao thông, cho dù thành phố có tăng cường đầu tư để mở rộng và nâng cấp đường phố và cơ sở hạ tầng đến đâu đi chăng nữa. Để khắc phục tình trạng đó, thành phố đã và đang chủ trương phát triển hệ thống giao thông công cộng bằng xe Bus. Tuynhiên, để hệ thống giao thông công cộng hoạt động có hiệu quả và chất lượng phục vụ người dân ngày càng cao thì không thể thiếu được chức năng kiểm tra và điều chỉnh. Đặc biệt, trong thời gian tới khi mà quy mô lực lượng tham gia tăng lên và thực hiện chế độ ưu đãi đối với các doanh nghiệp thì vấn đề kiểm tra, giám sát càng khó khăn phức tạp hơn. Điều đó đòi hỏi một yêu cầu cao hơn, một sự phối hợp chặt chẽ hơn giữa Sở Giao thông công chính, Trung tâm quản lý và điều hành và các đơn vị tham gia vận tải hành khách công cộng. Với tất cả những lý do trên, em xin tham gia viết đề tài: "Hoàn thiện công tác kiểm tra đối với hệ thống giao thông cộng cộng bằng xe Bus ở Hà Nội". 1. Mục đích và ý nghĩa của đề tài. Đề tài được thực hiện với mục tiêu cơ bản là xây dựng luận cứ khoa học và cơ sở thực tiễn về công tác kiểm tra và giám sát đối với hệ thống giao thông công cộng bằng xe Bus ở Hà Nội. Từ thực tế đề tài tập trung nghiên cứu các yêu cầu đặt ra, từ đó xây dựng những định hướng và giải pháp tối ưu cho công tác kiểm tra, giám sát đối với hệ thống giao thông công cộng bằng xe Bus. 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. Giao thông công cộng bao gồm nhiều loại hình, nhưng đề tài chỉ tập trung nghiên cứu vào phần giao thông công cộng bằng xe Bus ở Hà Nội. Với phạm vi đó, đề tài đi vào nghiên cứu lý luận về công tác kiểm tra, nội dung và vai trò của giao thông công cộng, quá trình phát triển và thực trạng của các hình thức và công cụ kiểm tra đối với hệ thống giao thông cộng cộng bằng xe Bus. Từ đó đưa ra các giải pháp về mặt quản lý nói chung và công tác kiểm tra và giám sát nói riêng đối với hệ thống giao thông công cộng nói chung và mạng lưới xe Bus nói riêng ở thủ đô Hà Nội. 3. Phương pháp nghiên cứu. Đề tài vận dụng lý luận và phương pháp luận của khoa học quản lý, phương pháp tiếp cận hệ thống, phương pháp toán kinh tế, phương pháp thống kê... cùng với các quan điểm của Đảng, các kinh nghiệm đã có ở trong và ngoài nước để nghiên cứu và giải quyết vấn đề đặt ra. Nội dung và kết cấu của đề tài bao gồm: Chương I: Lý luận chung về công tác kiểm tra đối với hệ thống giao thông công cộng bằng xe Bus. Chương II: Thực trạng công tác kiểm tra và giám sát đối với hệ thống giao thông công cộng bằng xe Bus ở Hà Nội. Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm tra và giám sát đối với hệ thống giao thông cộng cộng bằng xe Bus ở Hà Nội. Chương I Lý luận chung về công tác kiểm tra đối với hệ thống giao thông công cộng bằng xe bus ở hà nội I. Tổng quan về giao thông công cộng đô thị và mạng lưới xe Bus. 1. Một số khái niệm cơ bản. Chúng ta đã biết, vật chất muốn tồn tại và phát triển phải luôn ở trạng thái vận động. Điều này đúng cho thế giới vĩ mô, vi mô, trong cả lĩnh vực tự nhiên và xã hội. Con người cũng không nằm ngoài quy luật đó. Để tồn tại và phát triển con người đều cần phải hoạt động. Các hoạt động xã hội loài người hết sức phong phú và đa dạng, song nhìn một cách tổng quát, có thể phân thành hai loại hoạt động cơ bản: Một là hoạt động sản xuất - đó là quá trình sử dụng lao động sống và lao động vật hoá để tạo ra của cải vật chất và các giá trị sử dụng mới; Hai là, hoạt động tiêu dùng - đó là quá trình sử dụng của cải vật chất và giá trị sử dụng đã được tạo ra nhằm đáp ứng yêu cầu tái sản xuất sức lao động, thoả mãn các nhu cầu vật chất và văn hoá ngày càng tăng. Song cho dù với tư cách là người sản xuất hay là người tiêu dùng thì tất cả mọi người đều có những nhu cầu cơ bản giống nhau về ăn, mặc, ở và đi lại. Sự đi lại cũng thực chất là một hình thức vận động của con người. Như vậy, có thể nói rằng nhu cầu đi lại là nhu cầu tối quan trọng đối với xã hội loài người. Điều đó cũng đồng nghĩa với nói rằng giao thông là một yếu tố quan trọng trong xã hội. Nó trước hết nhằm đảm bảo sự sống, sâu xa hơn là phục vụ các mục tiêu sản xuất và tái sản xuất sức lao động, hoàn chỉnh dây chuyền sản xuất ra của cải vật chất cho toàn xã hội. Theo nghĩa chung nhất, giao thông đô thị được hiểu là tập hợp các công trình, đường sá và các phương tiện khác nhau nhằm đảm bảo sự liên hệ giữa các khu vực trong đô thị. Có thể nói một cách cụ thể hơn là: Giao thông đô thị là hạ tầng cơ sở của xã hội, bao gồm các công trình kiến trúc, đường sá, bến bãi, các phương tiện vận tải nhằm đảm bảo sự giao lưu của hành khách giữa các khu vực trong thành phố với nhau và trong nội bộ vùng như: giữa các trung tâm thương mại, các khu du lịch, các khu vui chơi, giải trí. Giao thông đô thị là một hệ thống gồm nhiều phân hệ khác nhau. Cụ thể là: giao thông vận tải, hành khách công cộng, giao thông cá nhân và giao thông vận tải hàng hoá. Tất cả các bộ phận ấy có mối quan hệ chặt chẽ và sự tác động lẫn nhau. Trong đề tài này, chúng ta chỉ tập trung xem xét một bộ phận đó là hệ thống giao thông vận tải hành khách công cộng gọi tắt là hệ thống giao thông công cộng. Như vậy, giao thông công cộng đô thị đó là một bộ phận của hệ thống giao thông đô thị nói chung có chức năng phục vụ sự đi lại của người dân trong thành phố dưới hình thức công cộng. Xét về mặt cơ cấu thì hệ thống giao thông công cộng đô thị bao gồm 3 bộ phận là: phân hệ giao thông động, phân hệ giao thông tĩnh và hệ thống các phương tiện vận tải công cộng. - Phân hệ giao thông động đó là hệ thống đường sá và các công trình kiến trúc trên đường để đảm bảo sự đi lại của các phương tiện vận tải công cộng. - Phân hệ giao thông tĩnh là hệ thống các khu vực cho phương tiện đỗ và dừng. Hệ thống này bao gồm: hệ thống các điểm dừng đỗ, các bến đầu cuối, các điểm trung chuyển. - Yếu tố cơ bản thứ ba đó chính là hệ thống phương tiện vận tải công cộng. Hai yếu tố trên sẽ hoàn toàn vô nghĩa khi chúng ta không có được một hệ thống phương tiện đầy đủ. Trong hệ thống giao thông đô thị nói chung và giao thông công cộng nói riêng, phương tiện luôn là khâu trung tâm để từ đó xác định những yếu tố tiếp theo như đường sá, việc cung cấp nhiên liệu, năng lượng, việc bảo dưỡng sửa chữa và công tác tổ chức quản lý. Tuy nhiên, các bộ phận này mới chỉ là phần xác của hệ thống giao thông công cộng đô thị. Phần hồn của nó chính là các hoạt động vận tải hành khách công cộng. Trước đây, vận tải hành khách công cộng được hiểu là loại hình vận tải do Nhà nước quản lý có chức năng đơn giản là cung ứng dịch vụ đi lại của hành khách trong thành phố. Hiện nay có rất nhiều quan điểm về vận tải hành khách công cộng. Điều này chứng tỏ sự phức tạp của vấn đề, có quan điểm cho rằng: vận tải hành khách công cộng là tập hợp các phương thức vận tải quốc doanh thực hiện chức năng vận chuyển, phục vụ sự đi lại của người dân trong thành phố. Quan điểm khác lại cho rằng vận tải hành khách công cộng là tập thợp các phương thức vận tải phục vụ đám đông có nhu cầu đi lại trong thành phố. Nhưng cũng có quan điểm cho rằng đó là một hoạt động mà trong đó sự vận chuyển được cung cấp cho hành khách để thu tiền bằng những phương tiện vận tải không phải của họ. Như vậy tuỳ theo từng quan điểm, từng mục tiêu nghiên cứu mà mỗi người sẽ nhìn nhận dưới góc độ khác nhau. Tuy nhiên, cho dù nó được quan niệm như thế nào đi chăng nữa thì vận tải hành khách công cộng đều có chức năng cơ bản là phục vụ sự đi lại của người dân trong thành phố. ở nước ta, theo quy định của Cục đường bộ (Bộ Giao thông vận tải) thì vận tải hành khách công cộng là tập hợp các phương thức, phương tiệnvận tải để vận chuyển hành khách đi lại trong thành phố ở cự ly nhỏ hơn 50 km và có sức chứa lớn hơn 8 hành khách. 2. Mạng lưới xe Bus và vai trò của nó trong hệ thống giao thông công cộng. ở các thành phố hiện đại trên thế giới, phương tiện vận tải hành khách công cộng rất đa dạng và phong phú. Nếu xét một cách tổng thể, có thể phân hệ thống giao thông đô thị thành 6 nhóm: - Hệ thống ô tô Bus công cộng (Bus system transit). - Hệ thống xe điện bánh hơi (Trollye bus). - Taxi công cộng (kể cả minibus). - Hệ thống vận tải khối lượng lớn (MassTransit System - MTS), MTS gồm: xe điện bánh sắt (Tran Way), hệ thống tiền mêtrô (Premetro), xe điện ngầm (Subway - Underground) và tàu ngoại thành (Sububan - rail - transit). - Hệ thống phương tiện đặc biệt (Cabin tự chạy, mônôray, xe cao tốc trên đệm từ tính, ...) - Hệ thống xe cá nhân (ôtô con, xe máy, xe đạp, ...). Tuy nhiên, đối với các thành phố có quy mô nhỏ và nhất là các thành phố của các nước đang phát triển thì có thể thấy loại hình xe Bus chiếm một vị trí quan trọng. Xe Bus là một trong những lực lượng chính để vận chuyển hành khách đi lại trong thành phố. Nó có thể phục vụ hành khác ở nhiều điểm do tính linh hoạt và cơ động cao hơn so với các phương thức vận tải khác. Đặc biệt là đối với các thành phố có mật độ dân cư tập trung lớn, đang phát triển, khả năng đầu tư cho giao thông còn hạn chế, thì xe Bus thực sự trở thành đối tượng chính để lựa chọn. Bên cạnh đó xe Bus rất phù hợp với các thành phố vừa mang tính chất cổ, vừa mang tích chất mới. Ngoài ra, xe Bus là phương thức tạo ra hiệu quả kinh tế cao nhất trong điều kiện cường độ luồng hành khách có công suất lớn theo thời gian và không gian. Bởi vì trong giờ cao điểm luồng hành khách có công suất lớn nhưng với năng suất vận chuyển xe khá cao thì cũng đáp ứng được, ngược lại trong giờ bình thường với công suất luồng hành khách trung bình và nhỏ thì xe Bus cũng có thể thích nghi một cách tương đối bằng cách rút ngắn tần suất chạy xe. Trong hệ thống các phương thức vận tải hành khách công cộng trong thành phố thì ô tô Bus có vai trò trung gian trong việc chuyển đổi từ phương thức vận chuyển này sang phương thức vận chuyển khác. Như vậy, ô tô Bus là phương tiện dùng để phủ kín mạng lưới vận tải hành khách công cộng trong thành phố. Đây cũng chính là những ưu điểm của loại hình xe Bus. Những ưu điểm này là một yếu tố quan trọng khiến cho xe Bus phát triển. 3. Đặc điểm của hoạt động vận tải hành khách công cộng bằng xe Bus. Có rất nhiều cách hiểu khác nhau về hệ thống giao thông công cộng nói chung và mạng lưới xe Bus nói riêng. Với tuỳ từng mục đích nghiên cứu khác nhau mà người ta xem xét nó dưới những góc độ khác nhau và do đó sẽ xem xét đặc điểm của chúng theo những cách khác nhau. Tuy nhiên, có thể đưa ra một số đặc điểm chung của hoạt động vận tải hành khách công cộng bằng xe Bus mà nó ảnh hưởng tới công tác kiểm tra và giám sát. Thứ nhất, xét về mặt kỹ thuật hoạt động vận tải hành khách công cộng có công suất luồng hành khách lớn, mật độ di chuyển cao, luồng hành khách có sự biến động lớn theo giờ trong ngày và theo chặng. Chính đặc điểm này dẫn tới vấn đề về sự không phù hợp giữa cung và cầu. Mức cung ở đây khá cố định (mặc dù có thể lớn) song cầu lại thay đổi thường xuyên trong từng ngày (nhu cầu tăng lên vào những giờ cao điểm). Mặt khác do phụ thuộc rất nhiều vào quỹ đất nên hoạt động vận tải hành khách công cộng chỉ có thể trên cự ly ngắn với những tuyến đường cố định, các điểm đỗ trên tuyến các bến đậu, bến cuối là cố định. Thứ hai, hoạt động vận tải hành khách công cộng mang tính xã hội hoá cao và đầu tư vào giao thông công cộng là cung ứng cho xã hội một sản phẩm dịch vụ công cộng với lượng vốn đầu tư lớn và thời gian thu hồi vốn lâu. Dưới góc độ nó là một sản phẩm công cộng cho nên giá vé luôn thấp hơn giá thành, không mang lại lợi ích tài chính cho các nhà đầu tư. Nói điều này bởi vì chi phí đầu tư cho hoạt động này là rất lơn, nếu tính giá vé sao cho nhà đầu tư đạt hiệu quả kinh tế của họ thì mọi người sẽ không sử dụng loại hình này bởi chi phí quá cao và như vậy thì lợi ích xã hội sẽ bị thiệt hại do những tổn thất về môi trường, về trật tự an toàn độ thị, ... Chính vì thế mà giao thông công cộng luôn đòi hỏi có sự khuyến khích trong đầu tư và thường được do Nhà nước quyết định. Tuy nhiên, nói như thế không có nghĩa rằng việc cung cấp này nhất thiết phải do các xí nghiệp quốc doanh đảm nhận. Vấn đề cơ bản là ở chỗ Nhà nước là người quyết định xem nên phát triển loại hình gì, quy mô ra sao... vì những quyết định này sẽ ảnh hưởng đến lợi ích của tất cả các nhóm dân cư khác nhau trong cộng đồng đô thị. Dưới góc độ là một dịch vụ thì điều cần nói tới đầu tiên đó là chất lượng dịch vụ. Có người đã nói rằng "chất lượng là quan toà của sự việc". "Chất lượng" ở đây là một khái niệm tương đối, nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố như yếu tố tự nhiên, kỹ thuật, môi trường và cả thói quen của từng người. Tuy nhiên, có thể đưa ra nhận thức tổng quát về chất lượng dịch vụ của vận tải hành khách công cộng là tổng thể những đặc điểm, đặc trưng của sản phẩm dịch vụ, được biểu hiện bằng hệ thống các chỉ tiêu kinh tế, xã hội và thông qua mức độ thoả mãn của hành khách khi sử dụng phương tiện. Nó bao gồm hai phần: Phần lượng hoá được như: đảm bảo đúng giờ, chi phí bằng tiền cho chuyến đi. Phần không lượng hoá được như: múc độ thoải mái của hành khách, mức độ tiện lợi khi sử dụng phương tiện... Vấn đề chất lượng dịch vụ luôn là mối quan tâm đầu tiên đối với cả hành khách và các nhà cung cấp dịch vụ. - Quan điểm của hành khách cho rằng: Chất lượng dịch vụ của giao thông công cộng là sự thoả mãn đồng thời các nhu cầu mong muốn khi sử dụng phương tiện trong điều kiện có hạn về khả năng thanh toán, chi phí thời gian và thói quen. Nói chung hành khách khi sử dụng phương tiện mong muốn được thoả mãn tối ưu nhu cầu đi lại của mình trên cơ sở thói quen, khả năng chi phí tiền và thời gian giành cho chuyến đi. Tuy nhiên, không có một tiêu chí rõ ràng nào để đánh giá chất lượng của giao thông công cộng mà nó phụ thuộc vào đối tượng hành khách sử dụng và mục đích sử dụng. - Còn đối với các nhà tổ chức quản lý và đầu tư thì tồn tại nhiều quan điểm khác nhau. Có quan điểm cho rằng chất lượng dịch vụ chỉ được quan tâm trong thời gian hành khách sử dụng phương tiện đi lại trên đường. Nhưng cũng có quan điểm khác cho rằng chất lượng đó không chỉ được xác định trong thời gian hành khách sử dụng phương tiện mà còn liên quan đến toàn bộ quá trình ngay từ khi xuất hiện nhu cầu đi lại cho đến cả thái độ của khách hàng sau khi sử dụng phương tiện. Thứ ba, hoạt động vận tải hành khách công cộng có quá trình sản xuất và tiêu thụ diễn ra đồng thời nên không có sản phẩm nhập kho. Ngoài ra, nó còn có đặc điểm là không gian sản xuất rộng và phân tán. Những đặc điểm nêu trên vừa chi phối quá trình xây dựng, tổ chức và quản lý giao thông công cộng, vừa quyết định đến vai trò quan trọng của nó đối với nền kinh tế quốc dân. Điều này cũng lý giải vì sao mà phát triển giao thông vận tải phải đi trước một bước - một quy luật chung đối với tất cả các nước trong quá trình phát triển kinh tế - xã hội. II. hệ thống kiểm tra đối với hệ thống giao Thông công cộng bằng xe bus. 1. Kiểm tra và vai trò của kiểm tra. 1.1- Khái niệm kiểm tra: Kiểm tra là chức năng của mọi nhà quản lý, từ ông chủ tịch tới người giám sát viên. Một số nhà quản lý, đặc biệt là ở cấp thấp quên rằng trách nhiệm đầu tiên đối với việc thực hiện kiểm tra thuộc về mỗi người quản lý mà họ được giao phó việc thực thi các kế hoạch. Đôi khi do quyền lực của các nhà quản lý cấp cao và trách nhiệm tổng hợp của họ, việc kiểm tra cấp cao nhất và các cấp phía trên được nhấn mạnh tới mức mà mọi người cho rằng ở các cấp dưới chỉ cần công việc kiểm tra ít nhiều mà thôi. Mặc dầu quy mô của việc kiểm tra thay đổi theo cấp bậc của các nhà quản lý nhưng tại mọi cấp họ đều phải có trách nhiệm đối với việc thực thi các kế hoạch và do đó kiểm tra là một chức năng quản lý cơ bản ở mọi cấp. Vậy kiểm tra là gì? Có nhiều định nghĩa về kiểm tra. Theo quan điểm của Harold koontz - Oddorell và Heinz Weihrich thì kiểm tra là đo lường và chấn chỉnh việc thực hiện, nhằm để đảm bảo rằng các mục tiêu này đã đang được hoàn thành. Có quan điểm cho rằng, kiểm tra là một quá trình theo dõi những hoạt động để biết chắc là chúng đang được thực hiện đúng theo kế hoạch và để sửa chữa những sai lệch đã xảy ra. Có quan điểm cho rằng, kiểm tra là quá trình xem xét, đo lường và chấn chỉnh việc thực hiện nhằm đảm bảo cho các mục tiêu của hệ thống được hoàn thành một cách có hiệu quả. Như vậy, các quan điểm trên đều cho rằng kiểm tra là một quá trình, cốt lõi của hầu hết mọi cuộc kiểm tra là một kiểu liên hệ ngược nào đó và kế hoạch được coi là cơ sở cho các cuộc kiểm tra. Từ đó, ta có khái niệm về kiểm tra đối với mạng lưới xe Bus: Đó là quá trình dựa vào hệ thống thông tin chính thức và phi chính thức để xem xét quá trình tổ chức và điều hành mạng lưới xe Bus được thực hiện đến đâu, kết quả ra sao so với mục tiêu đặt ra trong khi lập kế hoạch. Đồng thời để biết thái độ của người dân đối với phương án phát triển mạng lưới xe Bus như thế nào. Cũng từ quá trình kiểm tra đó mà chủ thể quản lý phát hiện ra những vấn đề, các sai lệch để điều chỉnh giúp cho hoạt động của mạng lưới xe Bus được hiệu quả hơn, hoàn thiện hơn. 1.2- Nội dung kiểm tra: Bản chất của kiểm tra là phải xác định và sửa chữa được những sai lệch trong hoạt động của hệ thống giao thông công cộng so với những mục tiêu kế hoạch đã đề ra. Nội dung kiểm tra bao gồm: - Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch vận tải hành khách công cộng có thể theo từng quý, năm, theo tuyến đường, loại xe và hình thức phục vụ, ... - Kiểm tra chất lượng phục vụ hành khách trên các tuyến về giờ giấc, số tuyến, giá vé và thái độ phục vụ,... - Kiểm tra các chứng từ ghi chép ban đầu về vận tải của các đơn vị vận tải hành khách công cộng bằng xe Bus. Mặt khác, còn phải kiểm tra, giám sát ngay cả đối với các lái xe, các nhân viên trong khi thực hiện nhiệm vụ. Như vậy, kiểm tra là chức năng không thể thiếu trong công tác quản lý mạng lưới xe Bus. Nó chính là một nhu cầu nhằm hoàn thiện các quyết định về nhiều mặt, khẳng định sự đúng, sai, sự phù hợp hay không phù hợp của mục tiêu, phát hiện các vấn đề trong hoạch định, tổ chức và điều hành,... Việc thiết lập hệ thống kiểm tra có khả năng cung cấp đầy đủ thông tin phản hồi về mọi mặt hoạt động của hệ thống một cách nhanh chóng và kịp thời là một công việc hết sức khó khăn. Các nhà quản lý luôn phải đối mặt với những câu hỏi: Cần kiểm tra cái gì? Các cuộc kiểm tra cần được tiến hành thường xuyên đến mức độ nào? Trong hoạt động của hệ thống sai lệch xảy ra ở những đâu sẽ có thể gây tổn hại nghiêm trọng đến kết quả cuối cùng của hệ thống. Sự cố gắng kiểm tra mọi yếu tố và hoạt động một cách qua thường xuyên có thể gây hoang mang và làm nản lòng các đối tượng quản lý, làm giảm uy tín của những nhà quản lý, gây lãng phí thời gian, tiền bạc của hệ thống. Có những nhà quản lý lại chỉ quan tâm đến những yếu tố dễ đo lường (chẳng hạn như số lượng hành khách trên xe bus, mà bỏ qua những yếu tố khó đo lường (như sự hài lòng của khách hàng trong 1 khoảng thời gian nhất định). Đồng thời một số sai lệch so với các tiêu chuẩn có ý nghĩa tương đối nhỏ, một số khác có tầm quan trọng lớn hơn. Những sai lệch nhỏ trong một hoạt động hay khu vực nào đó có thể quan trọng hơn so với những sai lệch lớn trong hoạt động hay khu vực khác. Kết quả là trong công tác kiểm tra cần tập trung nỗ lực vào những khu vực, những hoạt động, những con người có tầm quan trọng thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của hệ thống. (các khu vực hoạt động thiết yếu và điểm kiểm tra thiết yếu). Các điểm kiểm tra thiết yếu là những điểm đặc biệt trong hệ thống mà ở đó việc giám sát và thu nhập thông tin phản hồi nhất định phải được thực hiện. Đó chính là những điểm mà nếu tại đó những sai lệch không được đo lường và điều chỉnh kịp thời sẽ có ảnh hưởng tới kết quả hoạt động của hệ thống. Chẳng hạn, trong hệ thống giao thông công cộng bằng xe bus gồm nhiều tuyến trải khắp thành phố. Tuy nhiên, trong mạng lưới xe bus đó có những tuyến chính và tuyến phụ trợ. Do đó, trong quá trình kiểm tra cần chú ý vào những tuyến hoạt động chính để đảm bảo cho toàn bộ hệ thống hoạt động có hiệu quả. Các khu vực hoạt động thiết yếu là những lĩnh vực, những khía cạnh yếu tố mà doanh nghiệp cần phải hoạt động có hiệu quả cao để đảm bảo cho toàn bộ hệ thống thành công. Trong một hệ thống, thông thường chỉ có một phần nhỏ mục tiêu hoạt động, sự kiện con người là chiếm tầm quan trọng lớn đối với hệ thống. Cần lưu ý rằng, không có quy tắc nào để giúp các nhà quản lý lựa chọn những điểm kiểm tra thiết yếu này vì những nét đặc trưng trong chức năng, nhiệm vụ của các loại cơ sở khác nhau vì sự đa dạng của những loại sản phẩm, dịch vụ được sản xuất ra và vì sự khác nhau trong chính sách cũng như kế hoạch của các doanh nghiệp. Năng lực chọn lựa các điểm kiểm tra thiết yếu là một trong những nghệ thuật của nhà quản lý bởi vì việc kiểm tra có được thực hiện tốt hay không là tuỳ thuộc vào các điểm thiết yếu này. Tuy nhiên, để có thể tự mình tìm ra các điểm thiết yếu trong kiểm tra, nhà quản lý nên tự đặt ra cho mình các câu hỏi sau đây; + Những điểm nào là điểm phản ánh rõ nhất mục tiêu của đơn vị mình? + Những điểm nào là điểm phản ánh rõ nhất tình trạng không đạt mục tiêu? + Những điểm nào là điểm đo lường tốt nhất sự sai lệch? + Những điểm nào là điểm giúp cho nhà quản lý biết ai là người chịu trách nhiệm về sự thất bại? + Tiêu chuẩn kiểm tra nào ít tốn kếm nhất? + Tiêu chuẩn kiểm tra nào có thể thu nhập thông tin cần thiết mà không phải quá tốn kém? 1.3- Vai trò của kiểm tra: 1.3.1. Những yếu tố tạo nên sự cần thiết của kiểm tra. Các hoạt động quản lý là quá trình thông tin và căn cứ vào những quyết định mà hệ thống bị quản lý hoạt động, tuy nhiên mọi hệ thống luôn biến động theo thời gian nên kiểm tra là công cụ chủ yếu để phát hiện sự không phù hợp nhằm kịp thời điều chỉnh. Quyết định ra trước, sự thực hiện được tiến hành sau, do đó quyết định không hoàn toàn chính xác mà phải có quá trình kiểm tra để phát hiện tình hình mới để bổ sung vào quyết định. Mặt khác, nếu công tác kiểm tra được thực hiện đều đặn thì làm cho các đối tượng quản lý luôn luôn có ý thức chấp hành tốt kỷ luật lao động và thực hiện nghiêm chỉnh luật pháp cũng như các tiêu chuẩn định mức và quy định của cấp trên, đây chính là nhân tố thực hiện tiết kiệm trong quản lý. Như vậy, một trong những nguyên nhân cơ bản làm cho công tác kiểm tra trở nên cần thiết là vì những kế hoạch tốt nhất cũng có thể không được thực hiện như ý muốn. Các nhà quản lý cũng như cấp dưới của họ đều có thể mắc sai lầm và hệ thống kiểm tra cho phép phát hiện sửa chữa các sai lầm đó trước khi chúng trở nên nghiêm trọng, để mọi hoạt động của hệ thống được hoạt động theo đúng kế hoạch đã đề ra. Kiểm tra tạo ra chất lượng tốt hơn cho hoạt động. Quản lý chất lượng ngày nay dẫn đến sự phát triển của kiểm tra và cũng làm thay đổi nhiều quan điểm, thái độ và cách thức để đạt tới kiểm tra có hiệu quả. Nhờ kiểm tra, những sai lầm trong hoạt động được phát hiện và sửa chữa kịp thời. Các nhà quản lý và nhân viên đều bị kiểm tra và được trao quyền kiểm tra nên luôn tự hoàn thiện chính mình. Kiểm tra giúp cho tổ chức theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường. Thay đổi là thuộc tính tất yếu của môi trường, các chính sách và pháp luật mới của Nhà nước được ban hành. Chức năng kiểm tra giúp cho các nhà quản lý có được nhữ