Đề tài Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN Qua thời gian học tập và nghiên cứu tại trường Đại học Dân lập Hải Phòng, đầu tiên em xin chân thành cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo GS.TS NGƯT Trần Hữu Nghị hiệu trưởng nhà trường là người đã tạo điều kiện về cơ sở vật chất trang thiết bị giúp chúng em học tập và nghiên cứu trong thời gian qua. Em xin chân thành cảm ơn tới tất cả các thầy giáo cô giáo trong nhà trường. Em xin chân thành cảm ơn các thầy giáo cô giáo trong Bộ môn Tin học trực tiếp giảng dạy cho em những kiến thức bổ ích. Đặt biệt em xin chân thành cảm ơn thầy giáo ThS. Vũ Anh Hùng, trong thời gian làm tốt nghiệp vừa qua, thầy đã giành nhiều thời gian và tâm huyết để hướng dẫn em thực hiện đề tài này. Em xin gửi lời cảm ơn tới ban lãnh đạo và toàn thể các bộ công nhân viên chức trong Công Ty TNHH Thương Mại Kỹ Thuật Dịch Vụ ITA đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em thực hiện tốt đề tài này. Em xin chân thành cảm ơn! Hải Phòng, ngày tháng 8 năm 2007 Sinh viên Ngô Thị Thu Thủy LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay sự phát triển mạnh mẽ của tin học làm cho máy tính trở thành phương tiện không thể thiếu được trong mọi lĩnh vực đời sống. Hơn lúc nào hết các tính năng của máy tính được khai thác một cách triệt để. Nếu như vài ba năm trước máy tính ở nước ta máy tính được sử dụng chủ yếu như là một công cụ để soạn thảo văn bản thông thường, hoặc các công việc lập trình, quản lý phức tạp, xử lý dữ liệu biểu bảng, thương mại, khoa học v.v… thì giờ đây, cùng với sự vươn xa của mạng Internet trên lãnh thổ Việt Nam máy tính còn là phương tiện bạn có thể ngồi trên bàn làm việc cá nhân tại gia đình mà trao đổi thông tin liên lạc đi khắp toàn cầu. Nền tin học càng phát triển thì con người càng có nhiều những phương pháp mới, công cụ mới để xử lý thông tin và nắm bắt được nhiều thông tin hơn. Tin học được ứng dụng trong mọi ngành nghề, mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Việc áp dụng tin học vào trong quản lý, sản xuất, kinh doanh du lịch là một xu hướng tất yếu. Kết quả của việc áp dụng tin học trong quản lý là việc hình thành các hệ thống thông tin quản lý nhằm phục vụ cho nhu cầu xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin cho các chủ sở hữu hệ thống đó. Ở nước ta hiện nay trong những năm gần đây các ứng dụng tin học vào quản lý đang ngày một nhiều hơn, đa dạng hơn. Hệ thống thông tin được đề cập đến trong đồ án này là hệ thống theo dõi nhập xuất và thu chi hàng ngày tại công ty TNHH Thương Mại Kỹ Thuật Dịch Vụ ITA. Đối với công việc theo dõi bán hàng và lập các phiếu nhập hàng, phiếu xuất hàng làm thủ công thì rất mất công, rất khó khăn khi muốn thống kê nhanh lượng hàng tồn kho, các báo cáo nhập xuất hàng. Thực hiện bằng thủ công có nhược điểm lớn là độ chính xác không cao và thời gian xử lý công việc rất lâu. Để giải quyết các khó khăn của công việc trên một cách nhanh chóng và thuận lợi thì tin học đã cung cấp cho chúng ta các phương pháp và các công cụ để xây dựng các chương trình ứng dụng đó và việc có được một chương trình gần như tự động hoá được các công việc trên cho nhân viên. CHƯƠNG 1 HOẠT ĐỘNG NHẬP XUẤT HÀNG VÀ THU CHI HÀNG NGÀY 1.1. Giới thiệu về công ty Công ty TNHH Thương Mại Kỹ Thuật Dịch vụ ITA là một doanh nghiệp tư nhân trụ sở tại số 122 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Ngô Quyền, Hải Phòng. Hoạt động kinh doanh của công ty bao gồm các lĩnh vực: Kinh doanh máy tính và các thiết bị máy tính, Sửa chữa bảo hành cài đặt máy tính, đào tạo tin học và ngoại ngữ, thiết kế xây dựng phần mềm ứng dụng, ... 1.2. Mô tả nghiệp vụ công việc Quá trình nhập hàng: Phòng kế hoạch sau quá trình nghiên cứu tìm hiểu thị trường và xác định được danh mục các mặt hàng cần nhập thì tiến hành lập đơn hàng gửi lên ban lãnh đạo công ty để nhập lô hàng mới ( hàng có thể được nhập từ nhiều nhà cung cấp khác nhau ). Hàng sau khi nhập về thì được bộ phận thủ kho kiểm tra hàng xem có phù hợp với đơn hàng không, nếu phù hợp thì kí nhận vào phiếu giao hàng và lập phiếu nhập hàng. Phiếu nhập hàng này đồng thời là hóa đơn thanh toán. Khi trả tiền nhà cung cấp, lập phiếu chi (việc thanh toán có thể bằng tiền mặt hay hình thức chuyển khoản thông qua ngân hàng). Tiếp theo nhân viên kế toán vào sổ quỹ số tiền đã chi cho nhà cung cấp. Khi hàng đã được nhập kho mà phát hiện thấy lỗi bộ thì phận kho ghi lại danh sách hàng lỗi để trả lại hàng cho nhà cung cấp theo ngày để đổi hỏng, lỗi. Các hồ sơ liên quan trong quá trình nhập hàng Quá trình xuất hàng: Khi có khách đến mua hàng, bộ phận kinh doanh đảm nhận việc giới thiệu thông tin hàng và đưa báo giá của công ty cho khách. Sau quá trình xem xét, nếu khách hàng có nhu cầu mua hàng thì bộ phần kinh doanh gửi phiếu yêu cầu mua hàng của khách cho bộ phận thủ kho để lập phiếu xuất hàng và xuất hàng. Phiếu xuất hàng kiêm phiếu bảo hành đồng thời là hóa đơn thanh toán. Khi thu tiền của khách thủ quỹ phải lập phiếu thu. Sau đó nhân viên kế toán vào sổ quỹ số tiền đã thu và vào sổ nợ khách hàng số tiền khách còn nợ lại. Theo định kỳ kế toán phải thực hiện kiểm tra các khoản nợ của khách hàng để viết giấy thông báo nợ và yêu cầu thanh toán. Khi hàng đã được xuất khỏi kho giao cho khách, do một lý do nào đó mà khách đổi lấy hàng khác thì hàng được trả sẽ được nhập lại kho. Nhân viên kho ghi hàng nhập lại kho vào một phiếu theo từng ngày. Các hồ sơ liên quan trong quá trình xuất hàng Đặc biệt là công ty có chế độ bảo hành hành cho khách. Hàng chỉ được bảo hành khi có phiếu bảo hành, trong thời gian bảo hành và đủ điều kiện để bảo hành. Khách khi mang hàng đến bảo hành sẽ đến gặp phòng kỹ thuật để được bảo hành. Nếu bảo hành hết hạn hoặc hỏng hóc do cháy chập điện mà khách có yêu cầu sửa chữa thì nhân viên bảo hành lập phiếu sửa chữa và chuyển bộ phận kế toán để lập hóa đơn thanh toán với khách. Khi nhận bảo hành thiết bị của khách thì nhân viên bảo hành phải ghi giấy biên nhận cho khách về tình trạng hiện tại của thiết bị. Sau mỗi ngày ban lãnh đạo công ty yêu cầu báo cáo chi tiết về tình hình hoạt động nhập xuất hàng, tình hình thu chi của công ty, thì kế toán tổng kết đưa ra các báo cáo: nhập hàng, xuất hàng, hàng tồn kho, thu chi, công nợ khách hàng, công nợ nhà cung cấp. Các công thức liên quan Tồn kho (Tồn cuối kỳ) = Tồn đầu kỳ + Σ Hàng nhập – Σ Hàng xuất Thu/chi (Tồn cuối kỳ) = Số dư đầu kỳ + Σ Số tiền thu – Σ Số tiền chi Thành tiền = Số lượng*Đơn giá + (Số lượng*Đơn giá)*Thue/100 Tổng tiền = Σ Thành tiền (ở phiếu xuất hàng, hoặc phiếu nhập hàng) Số tiền nợ = Tổng tiền – Số tiền thu (ở phiếu thu) Số tiền nợ = Tổng tiền – Số tiền chi (ở phiếu chi) Tổng tiền nợ = Σ Số tiền nợ (ở giấy báo nợ) 1.3. Giải pháp Trong thời đại tin học phát triển như vũ bão để đẩy nhanh tốc độ phát triển công việc đảm bảo được mục tiêu kinh doanh, đáp ứng nhu cầu nhanh chóng trong thủ tục lên kế hoạch mua hàng, bán hang, lượng hàng tồn và thanh toán, công nợ … của công ty và thủ tục tính tiền và giao hàng cho khách, làm việc trở lên khoa học, năng suất lao động cao thì công ty phải xây dựng một hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày để có thể theo dõi dễ dàng tình hình hoạt động kinh doanh giảm bớt thời gian làm việc bằng sổ sách độ chính xác không cao không linh hoạt Do vậy phải xây dựng hệ thống theo dõi việc nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày của công ty bằng trang Web động với đặc quyền của từng bộ phận, từng cá nhân thì hệ thống có thể hỗ trợ các bộ phận của công ty trong công tác bán hàng và nghiệp vụ của bộ phận đó. Việc theo dõi hoạt động mua bán hàng và thu chi của công ty rất dễ dàng ngay tức khắc nhờ vào hệ thống mạng và việc chia sẻ tài nguyên. CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 2.1. Mô hình nghiệp vụ 2.1.1. Bảng phân tích xác định tác nhân, chức năng và hồ sơ Động từ + Bổ ngữ Danh từ Nhận dạng Lập đơn hàng Đơn đặt hàng HSDL Nhà cung cấp Tác nhân Lập phiếu nhập hàng Phiếu nhập hàng HSDL Lập phiếu chi Phiếu chi HSDL Vào sổ quỹ Sổ quỹ HSDL Đưa báo giá công ty Báo giá công ty HSDL Yêu cầu mua hàng Khách hàng Tác nhân Phiếu yêu cầu HSDL Lập phiếu xuất kho Phiếu xuất hàng kiêm BH HSDL Lập phiếu thu Phiếu thu HSDL Lập phiếu biên nhận Phiếu biên nhận HSDL Lập phiếu sửa chữa Phiếu sửa chữa HSDL Lập báo cáo Báo cáo HSDL 0 HỆ THỐNG THEO DÕI NHẬP XUẤT HÀNG VÀ THU CHI BAN LÃNH ĐẠO NHÀ CUNG CẤP KHÁCH HÀNG Y/c mua hàng Đơn đặt hàng Thông báo nợ Yêu cầu BH hang Thanh toán Báo giá Thông báo nợ Y/c báo cáo Báo cáo NGÂN HÀNG Y/c chuyển khoản, ktra TK Thông báo KQ Phiếu giao hàng Phiếu chi Phiếu xuất hàng Báo giá hang Phiếu chi Y/c thanh toán Đổi hàng khác hang Trả lại hàng lỗi 2.1.2. Biểu đồ ngữ cảnh a) Biểu đồ b) Mô tả hoạt động NHÀ CUNG CẤP: Sau khi công ty tham khảo giá chọn ra nhà cung cấp thích hợp, gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp, nhà cung cấp gửi hàng và phiếu giao hàng cho công ty. Khi công ty thanh toán tiền thì gửi phiếu chi cho nhà cung cấp. KHÁCH HÀNG: Khi khách đến mua hàng, bộ phận kinh doanh cung cấp thông tin về hàng và báo giá và các thông tin chi tiết về hàng.Tiếp nhận phiếu yêu cầu của khách. Sau khi khách xem xét các mặt hàng và quyết định mua hàng thì bộ phận kinh doanh gửi phiếu yêu cầu cho bộ phận thủ kho để lập phiếu xuất hàng đồng thời là hóa đơn thanh toán. Khi thu tiền phải lập ra phiếu thu đưa phiếu thu cho khách. Công ty dùng phiếu xuất hàng kiêm phiếu bảo hành. NGÂN HÀNG: Khi khách hoặc nhà cung cấp có nhu cầu thanh toán bằng hình thức chuyển khoản, công ty phải nhờ ngân hàng thực hiện giao dịch này. BAN LÃNH ĐẠO: Hàng ngày ban lãnh đạo công ty có yêu cầu báo cáo về tình hình nhập xuất hàng, tồn kho và thu chi thì hệ thống phải gửi báo cáo cho ban lãnh đạo. 2.1.3. Sơ đồ phân rã chức năng nghiệp vụ a. Sơ đồ phân rã chức năng THEO DÕI NHẬP XUẤT HÀNG VÀ THU CHI 1. Nhập hàng 2. Xuất hàng 4. Báo cáo 1.1 Lập đơn hàng 1.2 Kiểm tra đơn, hàng 1.3 Lập phiếu nhập hàng 1.4 Lập phiếu chi 2.1 Tiếp nhận phiếu yêu cầu 2.2 Kiểm tra hàng trong kho 2.3 Lập phiếu xuất hàng 2.4 Lập phiếu thu 2.6 Nhập hàng trở lại kho 2.5 Thông báo nợ khách hàng 1.5Lập ds hàng trả lạiNCC 3.1 Tiếp nhận phiếu bảohành 3.2 Lập phiếu biên nhận 3.3 Bảo hành 3.4 Lập phiếu sửa chữa 4.1 Hàng nhập 4.2 Hàng xuất 4.3 Hàng tồn kho 4.4 Thu chi 4.5 Nợ khách hàng 4.6 Nợ nhà cung cấp 3.5 Lập phiếu thu 3. Bảo hành b. Mô tả chi tiết các chức năng 1.1 Lập đơn hàng: Phòng kế hoạch sau khi tìm hiểu thị trường và nắm được lượng hàng tồn trong kho thì lên kế hoạch mua hàng gửi lên Ban lãnh đạo Công ty duyệt, sau đó lập đơn hàng và gửi đơn cho nhà cung cấp để yêu cầu nhập hàng về. 1.2 Kiểm tra đơn, hàng: Khi hàng từ nhà cung cấp chuyển về thì bộ phận thủ kho kiểm tra hàng xem có phù hợp với đơn hàng không ? nếu phù hợp thì kí vào phiếu giao hàng và nhập hàng, không phù hợp thì trao đổi lại với nhà cung cấp. 1.3 Lập phiếu nhập hàng: Khi thủ kho đã hoàn tất bước kiểm tra hàng thì làm thủ tục nhập kho. Bộ phận thủ kho lập phiếu nhập hàng và chuyển hàng vào kho. 1.4 Lập phiếu chi: Khi trả tiền cho nhà cung cấp kế toán phải lập ra phiếu chi, giao cho nhà cung cấp bản sao của phiếu chi, giữ lại bản gốc. 1.5 Lập ds hàng trả lại NCC: Sau khi nhập hàng xong, trong quá trình bán hàng phát hiện có hàng hỏng, hàng không đạt yêu cầu thì bộ phận kho lập danh sách hàng phải trả lại cho nhà cung cấp trình lên phòng kế hoạch, phòng này sẽ thương lượng với NCC để đổi hàng. 2.1 Tiếp nhận phiếu yêu cầu: Khi khách đến mua hàng thì bộ phận kinh doanh sẽ cung cấp cho khách biết thông tin hàng hóa và báo giá chi tiết của từng chủng loại mặt hàng và tiếp nhận phiếu yêu cầu của khách. 2.2 Kiểm tra hàng trong kho: Sau khi khách có yêu cầu mua hàng bộ phận kinh doanh sẽ thông báo cho bộ phận thủ kho kiểm tra xem trong kho có còn hàng không. Sau đó thông báo hàng còn hay không cho khách. 2.3 Lập phiếu xuất hàng: Sau khi đã kiểm tra hàng khách yêu cầu trong kho vẫn còn và khách đồng ý mua hàng thì bộ phận kinh doanh sẽ thông báo cho bộ phận thủ kho xuất hàng. Bộ phận thủ kho lập phiếu xuất hàng kiêm phiếu bảo hành và xuất hàng.. 2.4 Lập phiếu thu : Khi thu tiền của khách kế toán phải lập ra phiếu thu (dựa vào phiếu xuất hàng), giao cho khách bản sao của phiếu thu, giữ lại bản gốc. 2.5 Thông báo nợ khách hàng: Theo định kỳ bộ phận kế toán kiểm tra các khoản nợ của khách hàng ( khách hàng quen hoặc lâu năm) để lập thông báo nợ cho khách hàng và yêu cầu thanh toán. 2.6 Nhập hàng trở lại kho: Sau khi hoạt động mua bán hàng kết thúc, trường hợp khách muốn đổi lấy sản phẩm khác thì hàng được nhập lại kho. 3.1 Tiếp nhận phiếu bảo hành : Khách hàng muốn bảo hành các thiết bị thì mang phiếu bảo hành đến Công ty, nhân viên bảo hành kiểm tra phiếu bảo hành xem còn hạn dùng không? 3.2 Lập phiếu biên nhận: Khi nhận các thiết bị của khách hàng đến bảo hành sửa chữa, nhân viên bảo hành phải xác định hiện trạng thiết bị, kí vào giấy biên nhận giao cho khách hàng. 3.3 Bảo hành: Bảo hành hàng cho khách theo các mục ghi ở giấy biên nhận. 3.4 Lập phiếu sửa chữa: Khi nhân viên bảo hành kiểm tra phiếu bảo hành nếu hết hạn bảo hành hoặc các thiết bị bị cháy chập điện … không bảo hành mà khách vẫn có yêu cầu bảo hành, sửa chữa thì nhân viên bảo hành vẫn tiến hành bảo hành và lập phiếu sửa chữa. 3.5 Lập phiếu thu: Khi thu tiền của khách kế toán phải lập ra phiếu thu, giao cho khách bản sao của phiếu thu, giữ lại bản gốc. 4.1 Báo cáo nhập hàng: Một ngày có thể có rất nhiều phiếu nhập hàng.Việc thống kê hàng nhập này theo ngày theo yêu cầu của ban lãnh đạo, để đánh giá được lượng hàng nhập và mặt hàng nhập. 4.2 Báo cáo xuất hàng: Tương tự như báo cáo hàng nhập. Một ngày cũng có rất nhiều phiếu xuất hàng.Việc thống kê hàng xuất theo yêu cầu của ban lãnh đạo, để đánh giá được lượng hàng xuất và mặt hàng xuất trong ngày. 4.3 Báo cáo hàng tồn kho: Bộ phận thủ kho kiểm tra xem trong kho còn những loại hàng nào còn tồn kho. Hoặc dựa vào việc báo cáo nhập hàng, báo cáo xuất hàng mà biết được lượng hàng tồn trong kho. Sau đó báo cáo cho ban lãnh đạo Công ty để có phương hướng nhập hàng mới. 4.4 Báo cáo thu chi: Thu chi là vấn đề quan trọng cần được báo cáo thường xuyên, hệ thống báo cáo về tình hình thu chi cho ban lãnh đạo để nắm được doanh thu, lợi nhuận của công ty. 4.5 Báo cáo công nợ khách hàng: Bộ phận kế toán báo cáo số nợ của khách hàng cho ban lãnh đạo công ty. Để có phương hướng giải quyết. 4.6 Báo cáo công nợ nhà cung cấp: Bộ phận kế toán báo cáo số nợ mà công ty còn nợ lại nhà cung cấp cho ban lãnh đạo công ty. Để có phương hướng giải quyết. 2.1.4. Danh sách hồ sơ tài liệu Ký hiệu Tên hồ sơ dữ liệu D1 Báo giá nhà cung cấp D2 Đơn đặt hàng D3 Phiếu giao hàng D4 Phiếu nhập hàng D5 Sổ kho D6 Phiếu chi D7 Sổ quỹ D8 Phiếu yêu cầu D9 Báo giá công ty D10 Phiếu xuất kho kiêm bảo hành D11 Giấy thông báo nợ D12 Phiếu thu D13 Giấy biên nhận D14 Phiếu sửa chữa D15 Báo cáo D16 Danh sách hàng trả lại NCC D17 Danh sách hàng nhập lại kho 2.1.5.Ma trận thực thể chức năng Các thực thể D1 Báo giá NCC D2 Đơn đặt hàng D3 Phiếu giao hàng D4 Phiếu nhập hàng D5 Sổ kho D6 Phiếu chi D7 Sổ quỹ D8 Phiếu yêu cầu D9 Báo giá công ty D10 Phiếu xuất hàng D11 Giấy Tbáo nợ D12 Phiếu thu D13 Giấy biên nhận D14 Phiếu sửa chữa D15 Báo cáo D16DS hàng trảlạiNCC D17DShàng nhậplạikho Chứcnăng nghiệpvụ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 1. Nhập hàng R C U C U C U C 2. Xuất hàng U U R R C C C C 3. Bảo hành U R R C C C 4. Báo cáo R R R R R R C 2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu D17 DShàng nhập lại kho 1.0 Nhập hàng D1 Báo giá nhà cung cấp D2 Đơn đặt hàng D4 Phiếu nhập hàng D5 Sổ kho D3 Phiếu giao hàng D16 DS hàng trả lại NCC D7 Sổ quỹ 2.0 Xuất hàng 3.0 Bảo hành 4.0 Báo cáo D8 Phiếu yêu cầu D12 Phiếu thu D11 Thông báo nợ D10 Phiếu xuất hàng D13 Giấy biên nhận D5 Sổ kho D7 Sổ quỹ D6 Phiếu chi NHÀ CUNG CẤP Đơn đặt hàng KHÁCH HÀNG KHÁCH HÀNG BAN LÃNH ĐẠO Phiếu giao hàng Y/c bảo hành Phiếu biên nhận NGÂN HÀNG Y/c chuyển khoản,ktra tài khoản Thông báo KQ Báo giá công ty Phiếu yêu cầu Thông báo nợ Báo cáo Y/c báo cáo D5 Sổ kho Phiếu chi NGÂN HÀNG Y/c chuyển khoản,ktra tài khoản Thông báo KQ Phiếu thu D15 Báo cáo D6 Phiếu chi Trả lại hàng lỗi D9 Báo giá công ty Đổi hàng D12 Phiếu thu D9 Báo giá công ty D14 Phiếu sửa chữa 2.2.1. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 2.2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 a) Phân rã tiến trình 1.0 1.1 1.3 1.2 Kiểm tra đơn, hàng Lập đơn hàng Lập phiếu nhập hàng 1.4 Lập phiếu chi D5 Sổ kho D1 Báo giá nhà cung cấp D2 Đơn đặt hàng D3 Phiếu giao hàng D4 Phiếu nhập hàng NHÀ CUNG CẤP D5 Sổ kho D7 Sổ quỹ D6 Phiếu chi Đơn đặt hàng Phiếu giao hàng NHÀ CUNG CẤP Báo giá NHÀ CUNG CẤP Thông báo nợ Phiếu chi Đơn đặt hàng đã gửi Phiếu giao hàng hợp lệ sai Thông tin phiếu nhập hàng Lập ds hàng trả lại NCC 1.5 D16 DS hàng trả lại NCC Trả lại hàng lỗi NGÂN HÀNG Y/c chuyển khoản, ktra tài khoản Thông báo KQ Phiếu nhậphàng b) Phân rã tiến trình 2.0 2.1 2.3 2.4 2.2 Kiểm tra hàng trong kho Tiếp nhận phiếu yêu cầu Lập phiếu xuất hàng Lập phiếu thu D8 Phiếu yêu cầu D9 Báo giá công ty D5 Sổ kho D10 Phiếu xuất hàng D5 Sổ kho D7 Sổ quỹ D12 Phiếu thu KHÁCH HÀNG Phiếu yêu cầu KHÁCH HÀNG 2.5 Thông báo nợ KH D11 Giấy thông báo nợ Thông báo nợ Phiếu thu Hết hàng NGÂN HÀNG Y/c chuyển khoản ktra tài khoản Thông báo KQ Còn hàng Thông tin phiếu yêu cầu Thông tin phiếu xuất Thông tin phiếu thu 2.6 Nhập hàng trở lại kho D17 DS hàng nhập lại kho Đổi hàng Thông tin phiếu xuất c) Phân rã tiến trình 3.0 3.1 3.5 Tiếp nhận phiếu bảo hành Lập phiếu thu D10 Phiếu xuất hàng D9 Báo giá công ty D7 Sổ quỹ D12 Phiếu thu KHÁCH HÀNG Hết hạn, không được BH Giấy biên nhận D13 Giấy biên nhận Y/c bảo hành Thông tin hàng BH Hết hạn bảo hành 3.3 Bảo hành Thông tin giấy biên nhận Trả hàng Phiếu thu 3.2 Lập giấy biên nhận 3.4 Lập phiếu sửa chữa D14 Phiếu sửa chữa d) Phân rã tiến trình 4.0 4.1 4.4 4.2 Báo cáo xuất hàng Báo cáo nhập hàng Báo cáo hàng tồn kho Báo cáo thu chi 4.5 Báo cáo công nợ khách hàng D10 Phiếu xuất hàng D5 Sổ kho D7 Sổ quỹ D12 Phiếu thu BAN LÃNH ĐẠO Y/c báo cáo Y/c báo cáo 4.6 Báo cáo công nợ NCC D11 Giấy thông báo nợ 4.3 D4 Phiếu nhập hàng D6 Phiếu chi D4 Phiếu nhập hàng D15 Báo cáo D15 Báo cáo D15 Báo cáo Báo cáo Báo cáo BAN LÃNH ĐẠO BAN LÃNH ĐẠO Y/c báo cáo Báo cáo Báo cáo Y/c báo cáo Yêu cầu báo cáo Báo cáo 2.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu 2.3.1. Mô hình liên kết thực thể ER a) Các kiểu thực thể + NHÀ CUNG CẤP có các thuộc tính: Mã nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp, Địa chỉ. Trong đó Mã nhà cung cấp là thuộc tính khóa. + HÀNG có các thuộc tính: Mã hàng, Tên hàng , Mô tả chi tiết, Đơn vị tính, Thời gian bảo hành. Trong đó Mã hàng là thuộc tính khóa. + NHÓM HÀNG có các thuộc tính: Mã nhóm, Tên nhóm, Chức năng. Trong đó Mã nhóm là thuộc tính khóa . + DM GIÁ có các thuộc tính: Đơn giá, Ngày áp dụng, Thuế, Chi phí nâng cấp. + KHÁCH HÀNG có các thuộc tính: Mã khách hàng, Họ tên, Địa chỉ, Mã số thuế. Trong đó Mã khách hàng là thuộc tính khóa. + NHÂN VIÊN có các thuộc tính: Mã nhân viên, Họ tênNV, Địa chỉNV, Giới tính, Chức vụ. Trong đó Mã NV là thuộc tính khóa. b) Các kiểu liên kết Hàng có nhiều danh mục giá Có 1 n HÀNG DMGIA Mỗi nhóm hàng có nhiều hàng khác nhau Thuộc 1 n HÀNG NHÓM HÀNG Một nhân viên đặt nhiều hàng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau. NHÂN VIÊN NHÀ CUNG CẤP Số lượng 1 n m HÀNG Mô tả hàng Số đơn hàng Đơn giá đặt Ngày giao hàng Ngày đặt Đặt Nhân viên nhập nhiều hàng từ nhiều nhà cung cấp HÀNG NHÀ CUNG CẤP Số phiếu nhập Số lượng m 1 n NHÂN VIÊN Ngày nhập Nhập Đơn giá nhập Hình thức thanh toán Tổng tiền Lý do nhập Nhà cung cấp nhận tiền thanh toán hàng từ nhân viên NHÂN VIÊN NHÀ CUNG CẤP Lý do chi n 1 Số phiếu chi Số phiếu nhâp Số tiền chi Số tiền nợ Thanh toán Ngày chi Nhân viên tiếp nhận yêu cầu mua hàng của một hoặc nhiều khách hàng NHÂN VIÊN 1 Số lượng Số phiếu yêu cầu KHÁCH HÀNG Tiếp nhận yêu cầu n 1 HÀNG Ngày yêu cầu Đơn giá yêu cầu Mô tả hàng Nhân viên xuất nhiều hàng cho khách hàng KHÁCH HÀNG HÀNG Số phiếu xuất NHÂN VIÊN Đơn giá xuất Hình thức thanh toán Số lượng 1 n 1 Ngày xuất Xuất Tổng tiền Lý do xuất Khách hàng trả tiền hàng cho nhân viên KHÁCH HÀNG NHÂN VIÊN Số tiền nợ Số tiền thu 1 n Lý do thu Số phiếu thu Số phiếu xuất Trả tiền Ngày thu Một nhân viên thông báo nợ cho nhiều khách hàng NHÂN VIÊN KHÁCH HÀNG Thông báo nợ 1 Ngày đến hạn trả Tổng tiền nợ n Ngày thông báo Số phiếu xuất Số thông báo nợ Số tiền nợ Một nhân viên bảo hành nhiều hàng cho nhiều khách hàng HÀNG Ngày nhận NHÂN VIÊN KHÁCH HÀNG 1 Tình trạng 1 m Bảo hành Số phiếu xuất Số lượng Ngày hẹn trả Số biên nhận Tên nhóm NHÂN VIÊN Mô tả hàng HÀNG Ngày nhập Có Số phiếu yêu cầu 1 1 Ngày hẹn trả Số đơn hàng Mã nhân viên Mã khách hàng Đơn giá Mã nhà cung cấp Địa chỉ Thời gian bảo hành 1 1 1 Ngày áp dụng Chi phí nâng cấp Lý do chi Số tiền chi n Số phiếu thu Số tiền thu Lý do thu n Thuộc 1 n n m m 1 m n n n n m m Họ tên Ngày nhận n 1 Hình thức thanh toán Tên nhà cung cấp Số lượng Số phiếu nhập Số lượng Số phiếu xuất Số lượng Tình trạng Đơn giá yêu cầu 1 m 1 Mô tả chi tiết Đơn vị tính Ngày đặt Đơn giá nhập Ngày xuất Số tiền nợ Số tiền nợ Giới tính Số biên nhận Nhập Tiếp nhận yêu cầu Ngày thu Ngày chi Mô tả hàng Số lượng Chức vụ Địa chỉ Họ tên Số thông báo nợ Ngày thông báo Tổng tiền nợ Thông báo nợ Số phiếu xuất Ngày đến hạn trả Trả tiền Số phiếu chi Thanh toán Bảo hành Số phiếu xuất Địa chỉ Mã số thuế KHÁCH HÀNG Xuất Số phiếu xuất Chức năng Mã nhóm DM GIÁ Tên hàng Mã hàng Số phiếu nhập NHÀ CUNG CẤP Ngày giao hàng Đơn giá đặt Hình thức thanh toán NHÓM HÀNG Đặt Số lượng Đơn giá xuất Ngày yêu cầu Thuế Tổng tiền Tổng tiền Lý do nhập Lý do xuất Số tiền nợ c) Mô hình ER 2.3.2. Mô hình quan hệ a) Các quan hệ NHACUNGCAP ( MaNCC , TenNCC, Diachi) HANG ( Mahang, Tenhang, Motachitiet, DVT, ThoigianBH, Manhom ) NHOMHANG ( Manhom , Tennhom, Chucnang, Mahang ) DMGIA (Dongia, Ngayapdung, Thue, Chiphinangcap, Mahang) KHACHHANG ( MaKH , Hoten, Diachi, MST ) NHANVIEN ( MaNV , HotenNV, DiachiNV, Gioitinh, Chucvu ) DONHANG (SoDH , Ngaydat, Soluong, Dongiadat, Motahang, Ngaygiaohang, MaNV, Mahang , MaNCC ) PHIEUNHAPHANG ( Sophieunhap , Ngaynhap, Dongianhap, Soluong, HTTT, Lydonhap, Tongtien, MaNV, Mahang, MaNCC) PHIEUXUATHANG ( Sophieuxuat , Ngayxuat, Dongiaxuat, Soluong, HTTT, Lydoxuat, Tongtien, MaNV, Mahang, MaKH ) PHIEUCHI ( SoPC , Ngaychi, Sophieunhap, Lydochi, Sotienchi, Sotienno, MaNV, MaNCC ) PHIEUTHU ( SoPT , Ngaythu, Sophieuxuat, Lydothu, Sotienthu, Sotienno, MaNV, MaKH ) PHIEUYEUCAU ( SophieuYC , Ngayyeucau, Soluong, DongiaYC, Motahang, MaNV, MaKH, Mahang ) GIAYBAONO ( SoTBno , Ngaythongbao, Sophieuxuat, Sotienno, Tongtienno, Ngaydenhantra, MaKH, MaNV ) GIAYBIENNHAN ( Sobiennhan, Ngaynhan, Ngayhentra, Sophieuxuat, Soluong, Tinhtrang, MaNV, MaKH, Mahang ) Trong các quan hệ trên có quan hệ sau đây chưa đạt chuẩn 1 NF là: DONHANG, PHIEUNHAPHANG, PHIEUXUATHANG, PHIEUYEUCAU, GIAYBIENNHAN. Chuẩn hóa các quan hệ trên DONHANG tách thành: DONHANG và HANGDAT DONHANG (SoDH , Ngaydat, Ngaygiaohang, MaNV, MaNCC ) HANGDAT ( SoDH , Mahang, Motahang, Soluong, Dongiadat) PHIEUNHAPHANG tách thành: PHIEUNHAP và DONGNHAP PHIEUNHAP ( Sophieunhap , Ngaynhap, Lydonhap, HTTT, tongtien, MaNV, MaNCC) HANGNHAP ( Sophieunhap , Mahang, Soluong, Dongianhap) PHIEUXUATHANG tách thành: PHIEUXUAT và HANGXUAT PHIEUXUAT(Sophieuxuat , Ngayxuat, Lydoxuat, HTTT, tongtien, MaNV, MaKH) HANGXUAT ( Sophieuxuat , Mahang, Soluong, Dongiaxuat) PHIEUYEUCAU tách thành: PHIEUYEUCAU và DONGYEUCAU PHIEUYEUCAU ( SophieuYC , Ngayyeucau, MaNV, MaKH) HANGYEUCAU ( SophieuYC , Mahang, Soluong, DongiaYC, Motahang ) GIAYBIENNHAN tách thành: GIAYBIENNHAN và HANGBIENNHAN GIAYBIENNHAN ( Sobiennhan , Ngaynhan, Ngayhentra, Sophieuxuat, MaNV, MaKH ) HANGBIENNHAN ( Sobiennhan , Mahang, Soluong, Tinhtrang) Sau khi được chuẩn hóa các quan hệ trên đã dặt chuẩn 3NF b) Mô hình quan hệ PHIEUNHAP #Sophieunhap #MaNCC Ngaynhap HTTT Lydonhap Tongtien #MaNV NHACUNGCAP #MaNCC TenNCC Diachi DONHANG #SoDH #MaNCC Ngaydat Ngaygiaohang #MaNV NHOMHANG #Manhom #Mahang Tennhom Chucnang HANG #Mahang #Manhom Tenhang DVT ThoigianBH Motachitiet DMGIA #Mahang Ngayapdung Dongia Chiphinangcap Thue PHIEUXUAT #Sophieuxuat #MaKH Ngayxuat HTTT Lydoxuat Tongtien #MaNV PHIEUCHI #SoPC Ngaychi Lydochi #MaNCC Sophieunhap Sotienchi Sotienno #MaNV GIAYBIENNHAN #Sobiennhan Ngaynhan Ngayhentra #MaKH Sophieuxuat #MaNV KHACHHANG #MaKH Hoten Diachi MST PHIEUTHU #SoPT Ngaythu Lydothu #MaKH Sophieuxuat Sotienthu Sotienno #MaNV NHANVIEN #MaNV HotenNV DiachiNV Gioitinh Chucvu GIAYBAONO #SoTBno NgayTB #MaKH Ngaydenhantra Sophieuxuat Sotienno Tongtienno