Đề tài Hệ thống quản lý thư viện bằng ngôn ngữ visual Basic

MỤC LỤC Trang phụ bìa Các từ viết tắt Lời nói đầu Lời cám ơn CÁC THUẬT NGỮ VIẾT TẮT CSDL: Cơ sở dữ liệu QLTV: Quản lý thư viện HTTT: Hệ thống thông tin LDL: Luồng dữ liệu TNHH: Trách nhiệm hữu hạn LỜI NÓI ĐẦU Để đánh giá chất lượng sinh viên trước khi tốt nghiệp đồng thời giúp sinh viên làm quen với môi trường làm việc thực tế, nhà trường đã tạo điều kiện cho sinh viên tham gia vào các đề án mang tính ứng dụng. Gần chục năm trở lại đây, tin học đang dần được phổ cập hoá, nhiều chương trình ứng dụng đang đi vào thực tiễn, nhu cầu tin học hoá ngày càng tăng nhất là các ứng dụng tin học trong quản lý như: quản lý nhân sự, quản lý bán hàng, quản lý khách sạn...v..v…. Với xu thế như vậy, đồ án thực tập cơ sở của em cũng là một chương trình quản lý: Hệ thống quản lý thư viện. Trong đề tài này em sử dụng ngôn ngữ lập trình VisualBasic 6.0 và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access, đây ngôn ngữ được dùng phổ biến để viết các chương trình quản lý. Nội dung chính của đề tài gồm 4 chương: Chương I: Tổng quan Chương II: Khảo sát hệ thống Chương III: Phân tích thiết kế hệ thống Chương IV: Thiết kế cài đặt chương trình Chương V: Kết luận Với chương trình này, em cố gắng quản lý những mảng đặc trưng nhất trong cơ quan với giao diện người thân thiện, dễ sử dụng nhất. Trong khoảng thời gian 2 tháng để hoàn thành chương trình, với kinh nghiệm chưa nhiều chắc hẳn chương trình còn nhiều thiếu xót, rất mong sự xem xét chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy cô và các bạn để Hệ thống quản lý thư viện của em được hoàn thiện và có thể phát triển hơn nữa. CHƯƠNG I: TỔNG QUAN Giới thiệu chung I.1. Tổng quan Để triển khai một đề án tin học hoá thì bước đầu tiên cần thực hiện là khảo sát hệ thống. Hệ thống được định nghĩa là một tập hợp các phần tử có các rằng buộc lẫn nhau để cùng hoạt động nhằm đạt đến một mục đích nào đó. Còn hệ thống quản lý là một hệ thống không chỉ chứa các thông tin về quản lý mà còn đóng vai trò thúc đẩy các hoạt động của các doanh nghiệp, trường học, tổ chức kinh tế, giúp con người trong sản xuất và đưa ra quyết định. HTTT quản lý sử dụng các thiết bị tin học các phần mềm CSDL, các thủ tục, các mô hình phân tích, lập kế hoạch quản lý và đưa ra quyết định. Vì thế cần phải xem xét, khảo sát các yếu tố đặc trưng, cũng như các mục tiêu và đưa nguyên tắc đảm bảo cho việc xây dựng một hệ thống quản lý có chất lượng. Từ đó rút ra được những phương pháp, những bước thiết kế xây dựng một thông tin quản lý được tin học hoá, khắc phục được những nhược điểm của hệ thống quản lý cũ và phát huy được ưu điểm sẵn có để mang lại một hệ thống quản lý có kết quả tốt . I.2. Khảo sát về nơi thực tập Tên công ty thực tập Công ty TNHH công nghệ truyền thông Phượng Hoàng. Tên giao dịch nước ngoài: PHOENIX COMMUNICATION TECHNOLOGIES COMPANY LIMITED được viết tắt là PCT CO.LTD Địa chỉ: 7C Nơ Trang Long, quận Bình Thạnh, TP.Hồ Chí Minh Điện thoại: (08) 2588518- (08) 2588558/ Fax: (08) 2588519 E-mail: info@pct.vn – info@3gvietnam.net Website: www.pct.vn - www.3gvietnam.net Quá trình hình thành và phát triển Công nghệ thông tin đã và đang ảnh hưởng sâu rộng làm thay đổi cuộc sống hằng ngày, chính vì lẽ đó sự ra đời của PCT với mục đích vận dụng các công nghệ tiên tiến nhất nhằm giúp cho khách hàng làm chủ được nguồn thông tin của mình. Công ty PCT được thành lập năm 2006 với sự tham gia sáng lập của một số các kỹ sư hoạt động trong lĩnh vực truyền thông, Công ty PCT hiện hoạt động trong lĩnh vực phân phối cung cấp các sản phẩm, dịch vụ và giải pháp mạng truyền thông tích hợp trong thế kỷ 21. Lĩnh vực hoạt động Khách hàng của Phượng Hoàng – PCT là những người sử dụng các sản phẩm dịch vụ giải pháp của công nghệ truyền thông di động thế hệ thứ 3, các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang hướng tới tối ưu hoá công việc kinh doanh, sản xuất, dịch vụ nhờ áp dụng công nghệ truyền thông và thông tin, các nhà khai thác và vận hành mạng viễn thông thế hệ mới. Do đó Phượng Hoàng – PCT tập trung cung cấp các sản phẩm và dịch vụ cho các đối tượng chính là: Những thuê bao của các mạng thông tin di động đang hoạt động tại Việt Nam với nhu cầu được sử dụng các tiện ích giá trị gia tăng mới Các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn toàn quốc Phượng Hoàng – PCT hợp tác với các nhà vận hành và khai thác mạng, nhằm mục đích cung cấp đến cho khách hàng danh mục các sản phẩm và dịch vụ phong phú, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng cao của cá nhân và các tổ chức, doanh nghiệp. Phượng Hoàng-PCT cũng hợp tác với các tổ chức, nhà cung cấp công nghệ truyền thông trên toàn thế giới, nhằm giới thiệu và quảng bá rộng rãi các dịch vụ mới dựa trên nền công nghệ truyền thông đã được ứng dụng thành công tại các nước phát triển. Phượng Hoàng-PCT cũng hợp tác với các tổ chức đào tạo trong và ngoài nước, tổ chức các khoá đào tạo công nghệ truyền thông trên toàn quốc nhằm đáp ứng nhu cầu về nhân lực trình độ cao trong thời gian tới. Sơ đồ tổ chức Tổng quan về HTTT quản lý II.1. Những đặc điểm của HTTT quản lý Phân cấp quản lý Hệ thống quản lý trước hết là một hệ thống được tổ chức từ trên xuống dưới, có chức năng tổng hợp thông tin giúp lãnh đạo quản lý thống nhất trong toàn hệ thống. Hệ thống quản lý được phân tích thành nhiều cấp bậc gồm cấp trung ương, cấp các đơn vị trực thuộc nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý từ trên xuống. Thông tin được tổng hợp từ dưới lên và truyền từ trên xuống. Luồng thông tin vào Trong HTTT quản lý có những đầu vào khác nhau: Những thông tin đầu vào là cố định và ít thay đổi, thông tin này mang tính chất thay đổi lâu dài Những thông tin mang tính chất thay đổi thường xuyên phải luôn cập nhật để xử lý. Những thông tin có tính chất thay đổi tổng hợp , được tổng hợp từ những thông tin cấp dưới phải xử lý định kỳ theo thời gian. Luồng thông tin ra Thông tin đầu ra được tổng hợp từ thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể. Bảng biểu và báo cáo là những thông tin đầu ra quan trọng phục vụ cho nhu cầu quản lý của hệ thống. Nó phản ánh trực tiếp mục đích quản lý của hệ thống. Các bảng biểu báo cáo phải đảm bảo chính xác và kịp thời. Quy trình quản lý Trong quy trình quản lý thủ công trước đây, tất cả các thông tin thường xuyên được đưa vào sổ sách (chứng từ, hoá đơn, ...) từ đó các thông tin được kết xuất để lập ra các báo cáo cần thiết. Việc quản lý thủ công như thế phải trải qua nhiều công đoạn chồng chéo nhau, làm tiêu tốn thời gian và công sức của người quản lý nên sai sót và dư thừa thông tin, nhiều công đoạn mà không thể tránh khỏi. Hơn nữa trong quá trình quản lý nếu gặp khối lượng công việc lớn thì nhiều khi chỉ chú trọng vào một số khâu và đối tượng quan trọng. Vì thế mà có nhiều thông tin không được tổng hợp đầy đủ dẫn đến việc thiếu hụt thông tin. II.2. Mục đích chính của hệ thống Hệ thống sẽ được cài đặt cho các trường học, các thư viện của các cơ quan nhằm mục đích trợ giúp cho việc quản lý mượn trả tài liệu và tra cứu tài liệu. II.3. Các nguyên tắc đảm bảo Để xây dựng một HTTT quản lý hoàn chỉnh là một việc hết sức khó khăn và tốn nhiều công sức. Nói chung việc xây dựng một hệ thống quản lý thường phải dựa trên một số nguyên tắc sau: II.3.1. Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất. Tức là thông tin được tích luỹ và thường xuyên cập nhật để phục vụ cho việc giải quyết bài toán quản lý. Vì vậy các thông tin trùng lặp phải được dự trù. Do vậy người ta tổ chức thành các mảng tin cơ bản mà trong đó các trường hợp trùng lặp không nhất quán về thông tin được loại trừ. Chính mảng thông tin cơ bản này sẽ tạo thành mô hình thông tin của đối tượng điều khiển . II.3.2. Nguyên tắc linh hoạt của thông tin. Thực chất của nguyên tắc này là ngoài các mảng thông tin cơ bản thì cần phải có các công cụ đặc biệt để tạo ra được các mảng làm việc cố định hoặc tạm thời dựa trên cơ sở các mảng thông tin cơ bản đã có và chỉ trích từ bảng cơ bản những thông tin cần thiết tạo ra mảng làm việc để sử dụng trực tiếp trong bài toán cụ thể . Việc tuân theo theo hai nguyên tắc thống nhất và linh hoạt đối với HTTT sẽ làm cho hoàn thiện và phát triển hệ thống dễ dàng và đơn giản hơn. II.3.3. Nguyên tắc làm cực tiểu thông tin vào và thông tin ra. Đây là nguyên tắc có ý nghĩa rất lớn đối với việc làm tăng hiệu xuất sử dụng máy vi tính vì chính đầu vào và đầu ra của máy vi tính là khâu hẹp nhất của hệ thống. Để làm được việc này thì cần phải có phương pháp thay thế giữa việc chuyển tải tài liệu thủ công bằng việc chuyển tải tài liệu trên các thiết bị (băng từ ,đĩa từ ...) để đảm bảo việc truy xuất thông tin được nhanh chóng. Việc này sẽ giảm được nhiều thời gian lãng phí và tăng hiệu quả của máy tính. Nguyên tắc này còn được vận dụng cả khi đưa thông tin mới vào hệ thống. Việc này không những rút ngắn được thời gian và giảm nhẹ được công sức cho việc nhập dữ liệu mà còn tăng độ tin cậy của thông tin đầu vào. II.4. Các bước xây dựng hệ thống quản lý II.4.1 Nghiên cứu sơ bộ và xác lập dự án: Ở bước này ta tiến hành người ta tiến hành tìm hiểu khảo sát hệ thống đáng giá khả thi có tính chất sơ bộ xuất phát từ hiện trạng cũ. Tìm hiểu lĩnh vực nghiệp vụ của cơ quan mà ta đang cần xây dựng hệ thống tìm hiểu HTTT hiện hành phát hiện nhược điểm còn tồn tại từ đó đề xuất các giải pháp khắc phục cần cân nhắc tính toán khả thi dự án. Từ đó định hướng cho các giai đoạn tiếp theo. II.4.2. Phân tích hệ thống. Là giai đoạn quan trọng nhất ta phải tiến hành phân tích một cách chi tiết. Hệ thống hiện tại để xây dựng các lược đồ khái niêm . Trên cơ sở đó tiến hành xây dựng lược đồ cho hệ thống giúp cho việc phân tích và mô tả hệ thống mới ở mức logic. II.4.3. Thiết kế tổng thể: Là công việc mô tả nửa vật lý, nửa logic nhằm thực hiện việc chia hệ thống thành các hệ thống con xác định vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới. Phân định rõ phần việc làm sẽ được xử lý bằng máy tính, phần việc nào sẽ được xử lý thủ công. II.4.4. Thiết kế chi tiết: Thiết kế các thủ tục thủ công nhằm xử lý thông tin trước khi đưa vào máy tính. Thiết kế các phương pháp cập nhật và sử lý thông tin cho máy tính thiết kế chương trình các giao diện sử dụng các tệp dữ liệu II.4.5. Cài đặt chương trình: Chương trình sau khi đã chạy thử đảm bảo tốt sẽ được cài đặt và đưa vào sử dụng II.5. Các chức năng chính của hệ thống Hệ thống có các chức năng chính sau: Cập nhật thông tin độc giả Tra cứu và thống kê độc giả Làm thẻ thư viện (Đăng ký và in thẻ) Bổ sung, phân loại, phân huỷ tài liệu Cho mượn, trả tài liệu Đặt trước tài liệu Bán tài liệu. Tra cứu tài liệu (tìm theo từ khoá, theo nâng cao) Thống kê tài liệu. Xử lý vi phạm Ngân hàng báo cáo Các yêu cầu khác đối với hệ thống CHƯƠNG II : KHẢO SÁT HỆ THỐNG I.1. Mô tả Quản lý thư viện: Hệ tin học ứng dụng trong công tác thư vịên là một thực thể phức tạp. Vì vậy việc xây dựng một hệ tin học trong công tác thư viện phải tuân theo một quy tắc chặt chẽ. Nhiệm vụ tổng quát của việc thiết kế một hệ tin học ứng dụng trong công tác thư viện có thể được xác định như sau: Tập hợp các nhu cầu thông tin và các nhu cầu ứng dụng tin học trong hoạt động Thư viện Tích hợp các nhu cầu đó trong một hệ tin học ứng dụng. Cải tiến quản lý vốn tư liệu của thư viện. Xây dựng các CSDL thư mục thoả mãn nhu cầu lưu trữ và tìm kiếm thông tin. Cải tiến qui trình làm việc của thư viện. Để hoàn thành các nhiệm vụ và đạt được các mục quá trình thiết kế và xây dựng một hệ tin học ứng dụng trong thư viện phải qua các giai đoạn sau đây: Phân tích các chức năng hệ thống. Thiết kế mô hình hệ thống. Lựa chọn phần mềm và phương tiện kỹ thuật. Tính toán các chi phí và xây dựng các nguồn kinh phí. Nhiệm vụ của thư viện: Là thu thập bảo quản tài liệu và thoả mãn nhu cầu về tài liệu của bạn đọc. Nhu cầu của người đọc kinh phí bởi các thông tin chuyển tới họ bằng những nguồn khác nhau. Có thể nói thư viện là cầu nối giữa nguồn cung cấp tài liệu với người sử dụng cuối cùng. Thông thường theo quá trình xử lý thư viện bao gồm khâu chính sau: +) Bổ sung: Xây dựng vốn tài liệu +) Xử lý dữ liệu(tài liệu , tạp chí): Biên mục, bổ sung, lưu thông, lưu trữ, bảo quản. +) Lưu thông: Phục vụ bạn đọc: mượn đọc tại chõ, mượn tài liệu của bạn đọc mượn về, tra cứu. Chức năng: Kiểm soát tài liệu mới nhập về theo các nguồn khác nhau: đặt mua, trao đổi, biếu tặng…. Thống kê báo cáo kịp thời các số liệu về tài liệu đặt và kinh phí sử dụng. Xử lý hình thức, nội dung tài liệu: biên mục, chủ đề, tóm tắt, chú giải. Tra cứu về tài liệu và tạp chí nhằm phục vụ cho việc lưư trữ và tìm kiếm thông tin. Các thông tin cần sử lý và sản phẩm đầu ra: +) Quản lý đơn đặt theo từng cơ số. +) Danh mục các tài liệu đang đặt và mới về. +) Danh mục các tài liệu nhận đựoc qua các nguồn, các tổ chức. +) Các báo cáo về số lượng và kinh phí mua tài liệu. +) Các yếu tố mô tả thư mục, các từ khoá chủ đề các ký hiệu phân loại, ngôn ngữ. +) Các bộ phiếu in để bổ sung và cập nhật các tủ mục lục truyền thông: phân loại, chữ cái, công cụ, vị trí, tra cứu. +) Các ấn phẩm thư mục. +) Thông báo tài liệu mới. Phục vụ bạn đọc: - Cấp thẻ bản đọc, số mượn về. - Quản lý hồ sơ bạn đọc - Theo dõi quá trình phục vụ bạn đọc, quá trình phục vụ và hiệu quả. - Thống kê báo cáo về tình hình phục vụ bạn đọc. - Các thông tin cần xử lý và sản phẩm đầu ra các dữ liệu liên quan đến bạn đọc. - Các câu trả lời về tình hình phục vụ bạn đọc +) Tài liệu có người mượn chưa? +) Mượn đọc tại chỗ hay độc giả mượn tài liệu đọc về nhà +) Tài liệu mượn quá hạn +) Thời gian đi lấy tài liệu +) Thời gian đợi trung bình +) Tần số sử dụng của tài liệu - Thư đòi tài liệu - Các báo cáo định kỳ(thành phần bạn đọc, diện đọc tài liệu, số lượt đọc, số lượt mượn) I.1.1. Cập nhật thông tin độc giả Nhập thông tin về độc giả yêu cầu ngời sử dụng nhập mã độc giả, họ tên, tên của độc giả. Ngoài ra các thông tin khác ngời sử dụng có thể nhập hoặc bỏ qua mà tốt nhất là các thông tin yêu cầu nhập đầy đủ để cho việc quản lý dê dàng hơn trong sử dụng. Trong các thông tin độc giả nói chung là các thông tin từ Quản lý đào tạo … Sửa thông tin độc giả là chức năng khi mà ngời sử dụng cần sửa I.1.2. Tra cứu thông tin độc giả Tìm kiếm thông tin độc giả: Mức tìm kiếm này thông qua mã thẻ đọc, họ đệm, tên, ngày sinh…. chức năng này chỉ cho phép tìm kiếm một thông tin duy nhất I.1.3. Làm thẻ thư viện (Đăng ký và in thẻ) Độc giả có thể phân loại nhiều loại sinh viên, giáo viên .... Kiểm tra ở số đăng ký. Người đăng ký đã đầy đủ điều kiện để làm thẻ thì tiến hành làm thẻ. Làm thẻ thì có hai bước cập nhật thông tin về người được làm thẻ vào danh sách độc giả. I.1.4. Bổ sung, phân loại, phân huỷ tài liệu Chức năng nhập tài liệu về thư viện, tiến hành phân loại và gán cho một cuốn tài liệu một mã số, để đánh vào vị trí theo qui định để tiện cho việc tìm kiếm. Cập nhật thông tin về tài liệu: Mã số, tên tài liệu, nguồn cung cấp tài liệu, thời hạn sử dụng tài liệu đó và các thông tin khác trong thư viện (lấy các thông tin từ danh mục nhà cung cấp tài liệu) Cập nhật thông tin các chương mục cho từng cuốn sách. Sửa tài liệu nếu thông tin nhập còn thiếu chọn cuốn sách đó xong ngời sử dụng sửa lại thông tin cuốn sách đó. Xoá tài liệu chọn cuôn sách cần xoá. …… I.1.5. Mượn - Trả tài liệu Khi mượn tài liệu: Kiểm tra thẻ, tra cứu thông tin về độc giả để kiểm tra thông tin về độc giả như các sách đã mượn và thời hạn mượn, quyền tiếp tục mượn tài liệu... Đồng thời tra cứu thông tin về tài liệu mà độc giả yêu cầu mượn. Khi cho mượn tài liệu thì nhân viên Thư viện sẽ cập nhật thông tin vào bảng kết quả mượn tài liệu (Các thông tin về ngày mượn, ngày hạn trả ...) Cập nhật thông tin vào bảng: Thông tin về tài liệu để thay đổi số lượng tồn của tên tài liệu mà độc giả mượn. Khi trả tài liệu: Kiểm tra thẻ đọc, sách (có thể thay đổi hoặc hư hỏng). Nếu sách bị hỏng thì cập nhật thông tin vào bảng Thông tin vi phạm. Các hình thức vi phạm có thể là rách, hỏng tài liệu, mất tài liệu, mất thẻ, mượn tài liệu quá hạn .... Cập nhật thông tin vào bảng kết quả trả tài liệu để thay đổi số lượng tồn của tài liệu mà độc giả vừa trả. Cập nhật thông tin vào bảng Danh mục từng cuốn sách về số lần mượn của cuốn sách đó. Cập nhật thông tin về độc giả về quyền mượn tài liệu. I.1.6. Đặt tài liệu trước Kiểm tra thông tin về đặt tài liệu trước. Gửi thông báo cho những người có đặt mượn tài liệu vừa trả. I.1.7. Xử lý vi phạm Nhân viên xử lý vi phạm sẽ kiểm tra thông tin vi phạm ở bang Thông tin vi phạm. Hình thức xử lý có thể là không cho mượn tài liệu nữa hoặc là phạt tiền .... Khi xử lý vi phạm thì màn hình phải hiển thị thông tin vi phạm cuả người vi phạm, giá trị thực tế của cuốn sách để có quyết định đưa ra giá phạt nêu độc giả làm mất tài liệu. I.2. Ngân hàng báo cáo Thống kê tài liệu Thống kê độc giả In thẻ Báo cáo thu phí độc giả Tài liệu độc giả trong ngày Thống kê độc giả mượn về Thống kê số lượng độc giả theo tháng Thống kê độc giả theo Khoà học - Hệ đào tạo - Lớp học - Ngành nghề Thống kê tài liệu bán được Thống kê tài liệu theo lĩnh vực Thông tin độc giả vi phạm Phân hủy tài liệu ........... I.3. Các yêu cầu khác đối với hệ thống Giao diện nhập liệu chính phải đựoc thiết kế theo nhóm các thông tin có cùng tính chất. Chương trình chạy trên mạng nhiều người dùng. Các chức năng: Tìm kiếm, báo cáo, thống kê theo các thông tin tiêu chí đã được nêu ở mục 1 và 2. Người quản trị hệ thống có toàn quyền tức là có thể sử dụng toàn bộ các chức năng của hệ thống. II. Môi trường: II.1. Ngôn ngữ Một chương trình viết băng ngôn ngữ lập trình Visual basic sẽ cho phép thực hiện tất cả các chức năng quản lý của CSDL quản lý bạn đọc và cho mượn theo các yêu cầu đặt ra. Tuy nhiên với nhu cầu đặt ra thì dùng ngôn ngữ Visual basic sẽ giúp cho chương trình hoàn thiện hơn rất nhiều đặc biệt là trong việc xử lý phần Unicode. II.2. CSDL Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trường Windows, trong đó có sẵng các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động sản sinh chương trình cho hầu hết các bài toán thường gặp trong quản lý, thống kê, kế toán. Với Access, ngươì dùng không phải viết từng câu lệnh cụ thể mà chỉ cần tổ chức dữ liệu và thiết kế các yêu cầu, công việc cần giải quyết. III. Một số yếu điểm của hệ thống qua khảo sát - Chưa tự động hoá toàn bộ các khâu trong khi xử lý còn thực hiện thủ công. - Khâu bổ sung khó theo dõi quá trình thực hiện đơn đặt - Khâu xử lý tài liệu và tạp chí vẫn bị chi phối bởi qui trình làm phiếu thủ công, tài liệu chậm đựoc đưa vào sử dụng. - Nhưng yếu điểm cơ bản của chương trình là không cho phép người sử dụng tra cứu đầy đủ về những thông tin có trong tài liệu, thời gian tra cứu lại lâu. - Khâu phục vụ bạn đọc do tổ chức thủ công nên rất khó theo dõi việc mượn quá hạn, do vậy người QLTV không biết được tài liệu có còn trong kho hay không?, khả năng phân tích thống kê rất hạn chế. CHƯƠNG III : PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG Muốn xây dựng thiết kế HTTT quản lý thì vấn đề đầu tiên chúng ta phải phân tích hệ thống nhằm tìm và lựa chọn giải pháp thích hợp, biện pháp cụ thể: Phân tích là công việc đầu tiên của quá trình xây dựng hệ quản lý trên máy vi tính. Không thể tin học hoá công tác quản lý mà không qua giai đoạn phân tích. Hiệu quả của việc công tác quản lý hoàn toàn phụ thuộc vào quá trình phân tích ban đầu. Trong quá trình phân tích để chuyển từ bài toán quản lý trên máy vi tính thì các sơ đồ chức năng và sơ đồ LDL giúp ta dễ dàng xác định được yêu cầu của người dùng . Giúp ta nhìn tổng quát về cách quản lý thực tế và hệ thống của ta sẽ thiết kế. Việc thiết kế xây dựng một hệ thông tin quản lý tốt có hiệu quả thì thì đòi hỏi người thiết kế hệ thống không chỉ có trình độ tin học mà còn phải tìm hiểu kiến thức về quản lý và biết được các nghiệp vụ chuyên môn có liên quan đến hệ thống cần thiết kế . Trong hệ thống QLTV thì việc sử dụng máy tính có tác dụng như một công cụ để lưu trữ dữ liệu và xử lý các thông tin về sách mượn và kết xuất các thông tin cần thiết đáp ứng nhu cầu về sách mượn của giáo viên học sinh, sinh viên trong nhà trường. I . Hoạt động của thư viện I.1. Giới thiệu hoạt động của thư viện Công tác QLTV được coi là công việc tốn nhiều thời gian, công sức với mục đích phục vụ độc giả nhanh nhất bảo quản tư liệu lâu dài các nhân viên phải xử lý thông tin tư liệu từ khi mua đến khi xếp lên giá, phục vụ độc giả một cách lôgic hoạt động thư viện bao gồm một số công đoạn như sau : Nhập sách: Khi sách được nhà suất bản, công ty phát hành sách chuyển đến” theo đơn đặt mua của thư viện “ nhân viên thư viện có nhiệm vụ kiểm tra lại đơn hàng. Đối chiếu số lượng, đơn giá với số lượng đơn giá ghi trên hoá đơn khi đó lưu biên bản nhập sách: Đăng ký sách: Bước tiếp theo nhập sách là xác minh sách đó thuộc tài sản của thư viện bằng cách đóng dấu thư viện của sách, việc đăng ký được tiến hành dưới hai hình thức: Đăng ký tổng quát Đăng ký cá biệt Có các loại sổ sách để theo dõ việc nhập sách voà thư viện việc đưa các sách đã đăng ký được tiến hành dưới hai hình thức phân loại ra phòng đọc, mượn để phục độc giả. Xử lý sách: Việc sử lý sách bao gồm hai việc Xử lý kỹ thuật. Xử lý khoa học. Xử lý khoa học là xác minh giá trị của sách và sách có giá trị trùng lặp hay không, xử lý kỹ thuật và tiến hành mô tả, phân loại sách để chuyển đến phòng đọc phòng mượn. VD: HH10 Trong đó: HH: Là ký hiệu phân loại lĩnh vực sách là “hoá học” 10: là ký hiệu số lượng sách khi nhập vào. Với ba thông số trên được nhập vào tự động khi ta thực hiện nhập vào số lượng sách và phân loại sách khi chương trình nhập sách mới chạy: * Phân loại và sắp xếp sách : Sau khi đăng ký xong nhân viên thư viện đưa đến nơi cất dữ bảo quản theo số liệu kho đã quy định chia sách. Đối với những thư viện lớn thì việc quản lý thông tin kho sách nơi lưu trữ sách là việc rất quan trọng đối với vấn đề lưu trữ mượn trả: * Phục vụ độc giả: Trong các thư viện có nhân viên,khi độc giả muốn mượn quyển sách nào đó sẽ ghi các thông tin vào phiếu mượn và đua cho nhân viên thư viện, nhân viên thư viện sẽ căn cứ vào những thông tin trên phiếu mượn tìm sách trong khi cho độc giả mượn. Như vậy ta thấy nếu máy tính được ứng dụng vào việc quản lý sách thì việc tra cứu thông tin về sách sẽ được đầy đủ chính xác, nhanh chóng kịp thời hơn nhiều so với làm bằng thủ công. I.2. Các yêu cầu đối với chương trình quản lý sách Để có thể tin học hoá công tác quản lý nhằm giảm tối đa các công đoạn thủ công là một chương trình quản lý phải có những chức năng sau: Chức năng cập nhật thông tin: Nhập thông tin sách: Từ khi sách được nhập về,lưu trữ,cho mượn,nhận trả,số lượng sách trong thư viện có thể nên đến hàng triệu cuốn . Nhập thông tin độc giả : Cập nhật thông tin về độc giả,số lượng độc giả có thể lên đến hàng chục ngàn người . Chức năng tra cứu: Phần tra cứu phải đảm bảo được nhiệm vụ phục vụ độc giả là tra cứu về sách theo các thông tin như theo thể loại,theo nhà xuất bản,theo phân loại. Ngoài ra chương trình phải đảm bảo tra cứu được các thông tin về độc giả, các quyển sách mà độc giả đang mượn . Chức năng mượn trả sách: Chức năng mượn trả sách là chức năng thường dùng nhất đối với thư viện.do đó chương trình phải được thiết kế hoạt động ổn định , các thao tác sử dụng được dễ dàng nhanh chóng , chính xác . Chức năng thông tin báo cáo : Phần thông tin báo cáo phải được đảm bảo việc thống kê về sách nhập, sách mượn , độc giả in ra các báo cáo chính xác, đẹp về thông tin thống kê. II. Các chức năng của hệ thống Quản lý độc giả Quản lý sách Mượn trả sách Tra cưú Báo cáo thống kê III. Phân tích hệ thống QLTV về các sơ đồ chức năng và mô hình luồng dữ liệu. Biểu đồ LDL đưa ra một tập hợp các chức năng xử lý và về các LDL chuyển giao giữa các chức năng đó . Trước hết ta phải xác định các luồng thông tin vào ra của hệ thống. Từ đó sẽ phân tích thiết kế hệ thống mới. Luồng thông tin đầu vào: Thông tin về những cuốn sách, ngày nhập, số sách nhập. Thông tin về độc giả. Thông tin sách mượn ngày mượn, hạn trả, ngày trả. Thông tin về sách trả, tiền phạt Luồng thông tin ra : Báo cáo về độc giả. Báo cáo về sách nhập. Báo cáo về sổ sách cho mượn và trả. Báo cáo về số lượng sách. Tra cứu tổng hợp về mục tiêu có liên quan đến QLTV. Biểu đồ phân rã chức năng: Hình 3.1: Biểu đồ phân rã chức năng. Phân tích các chức năng chính Chức năng Quản lý độc giả Quản lý độc giả Cập nhật thêm độc giả Tìm kiếm độc giả Hình 3.2: Quản lý độc giả. Chức năng Quản lý sách Quản lý sách Cập nhật thông tin sách Tìm kiếm sách Bổ sung sách Huỷ bỏ sách Hình 3.3: Quản lý Sách. Chức năng quản lý thông tin sách bao gồm : - Cập nhật thông tin về sách. - Tra tìm sửa đổi thông tin sách. - Bổ sung sách. - Huỷ bỏ sách. - Cập nhật thông tin sách: Cho phép nhập thông tin về nhưng cuốn sách mới được bổ xung về thư viện . Những thông tin này do bộ phận phân loại “nhập sách” đưa tới. - Tìm kiếm sách: dùng để tìm một hoặc một tập hợp những cuốn sách thoả mãn những điều kiện do người tìm đưa ra. Việc tìm kiếm sách cho phép tìm thông tin trên tất cả những thông tin về một cuốn sách khi đưa vào sửa