Đề tài Hệ thống quản lý lương hưu trí

Phần 1: Những vấn đề chung về bảo hiểm xã hội (BHXH) quận Hai Bà Trưng-Thành phố Hà Nội Đặc điểm tự nhiên và kinh tế xã hội quận Hai Bà Trưng thành phố Hà Nội Quận Hai Bà Trưng tiếp giáp với quận Hoàn Kiếm, Đống Đa, huyện Thanh Trì và sông Hồng. Đây là một quận rộng với diện tích tự nhiên là 132km2 và được chia thành 25 phường. Dân số toàn quận khoảng 340.000 người được phân bố ở các phường tương đối đều. Quận Hai Bà Trưng là quận có nền kinh tế phát triển ổn định. Trên địa bàn quận tập trung nhiều nhà máy xí nghiệp thuộc công nghiệp dệt may, thực phẩm, cơ khí, xây dựng...thu hút được nhiều lao động. Hiện nay có hơn 745 đơn vị sản xuất khinh doanh, hành chính sự nghiệp trung ương và địa phương đang hoạt động ở đây và đã thu hút được một lực lượng lao động khá lớn. Cụ thể như sau: Số đơn vị trên 1000 lao động: 10 đơn vị Số đơn vị từ 500 đến 1000 lao động: 25 đơn vị Số đơn vị từ 300 đến 500 lao động: 34 đơn vị Số đơn vị từ 100 đến 300 lao động: 104 đơn vị Số đơn vị từ 50 đến 100 lao động: 111 đơn vị Số đơn vị dưới 50 lao động: 461 đơn vị. (Nguồn: BHXH quận Hai Bà Trưng) Các đơn vị này được phân thành các khối như sau: Khối doanh nghiệp nhà nước: 260 đơn vị Khối hành chính sự nghiệp: 309 đơn vị Khối ngoài quốc doanh: 176 đơn vị (Nguồn: BHXH quận Hai Bà Trưng) Với một lực lượng lao động đông đảo như vậy nên số người tham gia BHXH cũng cao. Hiện quận có số lao động khoảng 180000 người chủ yếu là thanh niên đến độ tuổi lao động, thanh niên hoàn thành nghĩa vụ quân sự . Số lao động dã tham gia đóng BHXH là 71626 người chiếm 40% số lao động. Số người đang được hưởng các chính sách bảo hiểm xã hội là 45336 người chiếm 13% dân số của quận và chiếm 25% số lao động trong quận. Quận Hai Bà Trưng là quận có số người hưởng các chính sách bảo hiểm xã hội đông nhất trong các quận huyện thành phố Hà Nội. Hàng năm, đối tượng về hưu, mất sức lao động ở quận tăng từ 300 đến 400 người. Về kết cấu số lượng cán bộ hưu trí của quận như sau: Hưu công nhân viên chức: 34261 người Hưu quân đội: 2755 người Mất sức lao động: 6240 người TNLD_BNN: 334 người Trợ cấp theo QĐ91: 173 người Tuất định suất: 1573 trường hợp (Nguồn: BHXH quận Hai Bà Trưng) Đặc điểm tình hình ở bảo hiểm xã hội quận Hai Bà Trưng Sự ra đời và trưởng thành của bảo hiểm xã hội quận Hai Bà Trưng Ngày 26/01/1995, chính phủ ban hành Nghị định 12/CP và điều lệ BHXH nhằm hướng dẫn thi hành các chính sách BHXH đã được quy định trong bộ luật lao động. Hệ thóng bảo hiểm xã hội được thiết lập từ trung ương tới quận, huyện. BHXH Thành phố Hà Nội được thành lập trên cơ sở hợp nhất công tác bảo hiểm xã hội của Sở lao động-Thương binh và xã hội và liên đoàn lao động thành phố. Từ đó bảo hiểm xã hội các quận huyện trực thuộc thành phố được thành lập. BHXH quận Hai Bà Trưng là một trong những đơn vị bảo hiểm xã hội trực thuộc thành BHXH thành phố Hà Nội, nằm trong hệ thống bảo hiểm xã hội Việt Nam và chịu sự quản lý theo ngành dọc theo quy định của pháp luật. BHXH quận Hai Bà Trưng có vị trí trong hệ thống bảo hiểm xã hội như sau:  Sơ đồ vị trí bảo hiểm xã hội quận Hai Bà Trưng trong hệ thống bảo hiểm xã hội Việt Nam Từ Liêm Bảo hiểm xã hội Việt Nam Bảo Hiểm Xã Hội Thành Phố Hà Nội Trực thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam gồm tám phòng nghiệp vụ và 12 bảo hiểm xã hội quận, huyện. Bảo Hiểm Xã Hội Quận Bảo Hiểm Xã Hội Huyện Thanh Xuân Hoàn Kiếm Đông Anh Thanh Trì Sóc Sơn Gia Lâm Đống Đa Tây Hồ Cầu Giấy Ba Đình Hai Bà Trưng Như vậy BHXH quận Hai Bà Trưng cũng như BHXH các quận, huyện khác đều là những đơn vị trực thuộc nhỏ nhất của hệ thống bảo hiểm xã hội Việt Nam, hoạt động dưới sự hướng dẫn và chỉ đạo trực tiếp từ bảo hiểm xã hội Việt Nam. BHXH quân Hai Bà Trưng chính thức đi vào hoạt động từ ngày 1/8/1995. Thời gian đầu đơn vị đặt trụ sở làm việc tại số nhà 38 phố Lê Đại Hành, đến đầu năm 2002 do cơ sở cũ chật chội gấy khó khăn trong quá trình hoạt động nên được quận uỷ, uỷ ban nhân quậncho mượn tạm trụ sở làm việc mới ở 423A- Trần Khát Chân(trong tào án nhân dân quận) cho nên hoạt động của BHXH quận Hai Bà Trưng đã có nhiều thuận tiện hơn trước. Cơ cấu tổ chức BHXH quận Hai Bà Trưng Tháng 8/1995, BHXH quận Hai Bà Trưng đi vào hoạt động đọc lập, với số biên chế là 12 người . Do mới thành lập nên các cán bộ phải làm một khối lượmh công việc lớn, hơn nữa cơ sở vật chất lại thiếu thốn, đội ngũ cán bộ chưa có kinh nghiệm ...nên công việc gặp không ít khó khăn. Nhưng với nhận thức BHXH là chính sách lớn của Đảng và Nhà nước, liên quan đến một số lượng lớnlao động trong xã hội nên BHXH quận luôn phấn đấu làm tốt nhiệm vụ, tạo sự tin tưởng chonhững người tham gia bảo hiểm. Trong suốt hơn 8 năm qua mọi người trong cơ quan đã đoàn kết, nỗ lực cố gắng để vượt qua những khó khăn, vướng mắc để dần dần từng bước đi lên. Đội ngũ cán bộ nhân viên dần được tăng cường.Hiện nay, số cán bộ công nhân viên tại đây là 29 người(10 nam, 19 nữ) có trình độ chuyên môn vững vàng, cán bộ nòng cốt có đầy đủ phẩm chất và năng lực, tận tâm với công việc. Với 29 cán bộ, BHXH quận Hai Bà Trưng không chia thành các phòng ban cụ thể mà chia thành ba bộ phận có chức năng và nhiệm vụ riêng biệt. Đó là các bộ phận: thu, chi và chính sách. Cả ba bộ phận này đều được đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc và phó giám đốc. Sự phân chia về công được thể hiện thao sơ đồ sau: Giám đốc Phó giám đốc Bộ phận chính sách Bộ phận chi Bộ phận thu Sơ đồ cơ cấu tổ chức của BHXH quận Hai Bà Trưng Mỗi bộ phận có chức năng và nhiệm vụ như sau: Bộ phận chính sách:(Bao gồm 5 người) Nhiệm vụ chính của cán bộ nhân viên ở bộ phận này là giải thích, hướng dẫn, giải quyết mọi vấn đề về chính sách BHXH đã ban hành trong điều lệ bảo hiểm xã hội cho các đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội. Cụ thể bộ phận này giải quyết những nhiệm vụ sau: - Giải đáp những thắc mắc về thủ tục để làm các chế độ chính sách. - Giải quyết kịp thời mội vấn đề về chế độ bảo hiểm xã hội cho đối tượng hưu trí( hoặc mất sức lao động ) trên địa bàn quận. Ví dụ như vấn đề cấp lại sổ lĩnh tiền(nếu đối tượng bị mất sổ lĩnh tiền), theo dõi các đối tượng chuyển đến, chuyển đi, cấp giấy xác nhận thời gian công tác thực tế, giải quyết các chế độ tuất... Thống kê, lưu trữ tài liệu hồ sơ theo yêu cầu nghiệp vụ, đảm bảo khi cần có thể lấy dễ dàng. Đề xuất những ý kiến với lãnh đạo để khắc phục những lệch lạc trong quá trình giải quyết hồ sơ, tài liệu một cách khoa học Quản lý con dấu của cơ quan và một số công việc khác như: công tác giao dịch, tạp vụ góp phần phục vụ cho công tác nghiệp vụ. Nói chung , bộ phận chính sách là trung tâm giải đáp những thắc mắc về thủ tục, chế độ chính sách nên đòi hỏi cán bộ hưu trí phải có hiểu biết cặn kẽ về các chế độ chính sách, có thái độ nhẹ nhàng, cởi mở tận tình khi tiếp xúc với khách đến làm thủ tục. Phải hiểu được tâm lý của khách để công việc giải quyết nhanh nhất. Như đối tượng về hưu thường là đối tượng đã cao tuổi nên có thể khó tính do đó nên ân cần niềm nở khi tiếp đãi, hoặc một số đối tượng đến xin dấu thì sau khi kiểm tra xem giấy tờ có hợp lệ, có chữ ký của thủ trưởng cơ quan thì nhanh chóng đóng dấu, không gây phiền hà như một số cơ quan khác để mọi người đến làm việc tại đây đều cảm thấy thoải mái, yên tâm. Bộ phận thu:(Bao gồm 13 người) ở BHXH quận Hai Bà Trưng phụ trách bộ phận thu là phó giám đốc. Thu BHXH là một nhiệm vụ quan trọng và là trọng tâm của ngành. Với phương châm thu đúng, đủ, kịp thời các cán bộ ở bộ phận thu BHXH quận Hai Bà Trưng phải luôn nỗ lực cố gắng. Nhiệm vụ chính của các cán bộ ở bộ phận thu BHXH quận Hai Bà Trưng là thu và đốc thúc thu BHXH đối với các đơn vị trên địa bàn quận. Mặt khác, cán bộ thu phải luôn bám sát cơ sở, kịp thời tháo gỡ khó khăn trong công tác thu BHXH. Hàng tháng, hàng quý cán bộ thu sẽ căn cứ vào danh sách của đơn vị cơ sở thông qua đại diện của cơ quan. Hàng tuần, cán bộ thu thường xuyên xuống cơ sở để làm nhiệm đối chiếu, xác nhận số đã thu BHXH bao gồm kiểm tra tiền lương đóng BHXH. Ngoài ra, bộ phận thu còn có nhiệm vụ mở rộng thu BHXH đối với doanh nghiệp ngoài quốc doanh.ở đây, việc luôn thu nộp bảo hiểm xã hội kịp thời đã tạo điều kiện để cho BHXH thành phố Hà Nội giải quyết nhanh chóng công việc chi trả cho các chế độ BHXH đối với người lao động. So với các bộ phận khác thì yêu cầu đối với cán bộ thu cao hơn, đòi hỏi họ phải có sức khoẻ, có năng lực chuyên môn, hiểu biết về nghiệp vụ, năng động, có khả năng giao tiếp và có óc khôi hài khi cần thiết vì vậy đa số cán bộ ở bộ phận thu là cán bộ nam. Do đặc điểm của quận Hai Bà Trưng là có nhiều phường(25 phường), nhiều đơn vị sản xuấtkinh doanh nên mỗi cán bộ thu được giao quản lý một số phường nhất định gồm cả các cơ quan xí nghiệp đóng trên địa bàn phường. Cơ quan chỉ tiếp khách và chi trả các chế độ vào các ngày thứ 2,4,6 hàng tuần. Các ngày còn lại cán bộ đi xuống cơ sở để đối chiếu như: duyệt tờ khai, cấp sổ BHXH hoặc thanh toán các chế độ ốm đau, thai sản. Bộ phận chi:( Bao gồm 11 người) Phụ trách bộ phận chi là giám đốc thủ trưởng cơ quan. Nhiệm vụ chính của bộ phận chi là chi trả các chế độ BHXH. Chi trả là khâu cuối cùng của công tác giải quyết các chính sách cho người lao động bị suy giảm sức lao động, tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp, thai sản, cho đối tượng hưởng lương hưu và các loại trợ cấp BHXH khi đã hoàn thành nghĩa vụ ... Nhiệm vụ cụ thể của bộp phận chi như sau: Tổ chức chi trả 5 chế độ BHXH theo phân cấp quản lý. Đối chiếu chứng từ nghỉ ốm, nghỉ thai sản để thực hiện chi trả trợ cấp ốm đau, thai sản cho các đối tượng đang đóng BHXH. Tổ chức kiểm tra , xét duyệt quyết toán chi trả BHXH quý năm, trên địa bàn quận. Phối hợp với chính quyền địa phương, các ban đại diện chi trả, quản lý đối tượng biến động trong địa bàn lập danh sách chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH theo quy định của pháp luật. Tiếp nhận, báo cáo kịp thời với BHXH thành phố các trường hợp hưởng lại trợ cấp BHXH hoặc điều chỉnh lương hưu. Kiểm tra, giám sát việc chi trả lương hưu và trợ cấp cho các loại đối tượng, đảm bảo tận tay, đúng kỳ, đủ số và ngăn chặn những thiếu sót trong công việc. Cuối tháng phải khoá sổ và làm báo cáo kết quả thu, chi trong tháng. Hàng tháng, quý, năm phải làm báo cáo tổng hợp quyết toán để gửi lên cơ quan cấp trên theo đúng quy định của nhà nước. Chi trả BHXH là một nhiệm vụ quan trọng , có liên quan trực tiếp đến đời sống hàng ngày của người lao đọng đang được hưởng các chế đọ BHXH trong quận. Do đó đòi hỏi cản bộ chi phải thành thạo nghiệp kế toán, tính toán nhanh, chính xác, phục vụ các đối tượng đến lĩnh lương nhiệt tình, chu đáo, để công tác chi trả thực hiện đúng người, đúng đối tượng, đúng chính sách góp phần đảm bao công bằng xã hội trong công việc thực hiện các chế độ BHXH của Đảng và Nhà nước ta. Cả ba bộ phận thu, chi, chính sách đều đặt dưới sự lãnh đạo của cán bộ quản lý. Đó là giám đốc và phó giám đốc, cán bộ quản lý có vai trò trực tiếp chỉ đạo, phân công công tác cho cán bộ nhân viên trong cơ quan. Tất cả các giấy tờ đều có dấu xác nhận của BHXH quận đều phải thông qua giám đốc hoặc phó giám đốc cơ quan xét duyệt, ký tên sau đó mới đóng dấu. Chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của đơn vị BHXH quận Hai Bà Trưng là cơ quan trực thuộc BHXH thành phố Hà Nội. Do vậy , phải thực hiện nhiệm vụ do BHXH thành phố giao cho: Hướng dẫn theo dõi , đôn đốc các cơ quan đơn vị đóng trên địa bàn quận, lập danh sách lao động thuộc diện áp dụng laọi hình bắt buộc để thực hiện đóng BHXH theo luật định. Theo dõi thu, đốc thu các đơn đơn vị cơ sở đóng BHXH 20% so với tổng quỹ tiền lương. Tổ chức triển khai thực hiện trợ cấp ốm đau , trợ cấp thai sản, tai nạ lao động và bệnh nghề nghiệp theo điềo lệ BHXH quy định. Tổ chức theo dõi biến động về lao động và trả tiền lương trong các cơ quan đơn vị . Tiếp nhận các đơn vị cơ sở trong quận đến đăng ký đóng BHXH Tổ chức việc chi trả lương hưu và trợ cấp BHXh Thực hiện chế độ tử tuất đối với những người hưu trí và trợ cấp theo quy định. Thực hiện điều chỉnh lương hưu và trợ cấp theo quy định của Nhà nước và hướng dẫn của BHXH thành phố. Tiếp nhận và báo cáo kịp thời với BHXH thành phố các trường hợp hưởng lại trợ cấp BHXH hoặc đièu chỉnh lương hưu. Lập dụ toán và quyết toán tài chính theo quy định của tài chính Nhà nước. Quản lý lưu trữ và khai thác danh sách đóng BHXH, hồ sơ hưởng BHXH. Thanh tra xác minh các đơn thư khiếu nại để có kết luận kịp thời. Quản lý cán bộ, tài sản, quỹ tiền lương và kinh phí hoạt động của cơ quan BHXH. Phần 2: khái quát về hệ thống quản lý lương cán bộ hưu trí Hà Nội có 173000 người hưởng hưu trí cùng với các đối các đối tượng hưởng trợ cấp bảo hiểm xã hội hàng tháng như trợ cấp mất sức lao động , tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp và trợ cấp tủ tuất chiểm 1/10 dân số. BHXH thành phố Hà Nội là cơ quan được gia trọng trách chăm lo quyền lợi của người về hưu, đây là công việc thường xuyên thể hiện sự đền ơn đáp nghĩa của thế hệ sau đối với thế hệ trước. Vì vậy ngoài đòi hỏi đúng kỳ, đủ số đến tay người hưởng còn yêu cầu cán bộ BHXH phải tận tình lễ phép trong giao tiếp tôn trọng và lắng nghe ý kiến, nguyện vọng của người về hưu để giải đáp, hướng dẫn theo quy định của nhà nước. Quy trình tiến hành giải quyết lương hưu được tiến hành như sau: Người lao động đến tuổi lao nghỉ hưu theo quy định tại Nghị định 12/CP. Chủ sử dụng lao động thực hiện thủ tục như ra quyết định nghỉ hưu. Người lao động kê khai quá trình công tác và tiền lương 5 năm cuối làm căn cứ tính lương. Chủ sử dụng mang hồ sơ lên BHXH thành phố ở 142A Đội Cấn để BHXH thành phố Hà Nội ra quyết định. Sau khi BHXH thành phố ra quyết định chủ sử dụng trao lại cho người lao động quyết định nghỉ hưu và hồ sơ kèm theo về đăng ký tại nơi cư trú(theo hộ khẩu). Quận huyện tiếp nhận hồ sơ lương hưu và lưu trữ thông tin vào máy tính để thục hiện chi trả lương hưu của tháng tiếp theo. Tháng đầu đăng ký tại quận được chi trả trực tiếp tại cơ quan BHXH quận huyện. Đối tượng quản lý bao gồm: Hưu trí quân đội Hưu trí viên chức Mất sức viên chức Trong đó Hưu trí quân đội, Hưu trí viên chứcđược phân ra từ 1/1/1995 trở về trước do ngân sach nhà nước cấp, từ 1/1/1995 trở lại đây do quỹ BHXH đài thọ Việc tính lương hưu trí chủ yếu dùng bằng chương trình MS.Excel. và bằng các phương pháp thủ công như việc tìm mã các đối tượng, theo dõi hồ sơ chuyển đến, đi đều bằng các phương pháp rất thủ công...đó là những công việc rất mất thời gian, khối lượng công việc lớn lại xảy ra liên tục. Công việc đòi hỏi phải tỷ mỷ, tính chính xác rất cao. Để quản lý tốt cần phải sử dụng nhiều sổ sách, giấy tờ liên quan, việc lưu các hồ sơ chứng từ sẽ rất khó khăn và tốn rất nhiều thời gian và nhân lực, nhưng cũng không tránh được sai sót dữ liệu. Nếu có sai sót thì việc tìm kiếm để khắc phục sẽ rất vất vả tốn rất nhiều công sức. Vì vậy cần đưa máy tính vào quản lý lương hưu. Bằng những công cụ phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu có thể khắc phục được những nhược điểm nói trên đồng thời nó có thể xử lý dữ liệu một cách chính xác nhanh gọn. Phần 3: Tổng quan về đề tài nghiên cứu Tên đề tài: Hệ thống quản lý lương hưu trí Cơ sở lý luận Trong thời đại ngày nay việc ứng dụng, khoa học kỹ thuật ngày một được ứng dụng rộng rãi khắp mọi nơi mọi lĩnh vực mọi ngành nghề và nó phát triển không ngừng. Việc nắm bắt và ứng dụng khoa học kỹ thuật và áp dụng nó vào phục vụ cuộc sống con người là một vấn đề quan trọng và cần thiết. Khi mà ta phải tổng kết, tính toán và in báo cáo tài chính cho một tổ chức, hay một doanh nghiệp dù chỉ là doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhưng nếu không có sự trợ giúp của máy vi tính thì không dễ chút nào. Hàng ngàn những con số, giấy tờ sổ sách ...điều quan trọng là những đối tượng đó luôn luôn bị cập nhập và thay đổi theo từng thời điểm, mỗi lần thay đổi như vậy ta phải lục lại tất cả những giấy tờ có liên quan đến con số đó và sửa lại. Cứ như vậy nếu ta có nhiệm vụ thực hiện việc quyết toán cho một công ty có quy mô lớn, họ phải quản lý tất cả những loại vật tư, nhân sự, tiền lương, quản lý hàng hoá ....thì sẽ hết sức khó khăn để thực hiện việc báo cáo tổng kết, mà trong quá trình làm như vậy ta không thể chắc chắn là không có sai sót, và nếu như có một sai sót dù nhỏ thì xem như ta phải làm lại từ đầu. Cũng như vậy có thể đến một lúc nào đó ta muốn biết doanh thu sáu tháng cuối năm là bao nhiêu thì ta phải ngồi lục lại tất cả những hồ sơ trong khoảng sáu tháng đó, rồi tìm những giá trị doanh thu từng tháng, cuối cùng tính tổng nó lại. Ngoài ra mỗi lần thực hiện quyết toán như vậy phải mất hàng tháng trời, cùng với sự góp sức của rất nhiều người. Chúng ta thấy việc quản lý thông tin như vậy thật không khoa học chút nào vừa mất rất nhiều thời gian công sức và tiền của cho công việc đó. Chính vì điều đó chúng ta phải mô hình hoá, tổ chức những thông tin đó đưa vào máy tính để có thể thực hiện việc tính toán một cách dễ dàng, nhanh chóng và chính xác hơn. Ngày nay việc quản lý các công việc có khối lượng lớn ngày càng hoàn thiện hơn chính xác hơn và hiệu quả mang lại thật tuyệt vời và máy tính là đối tượng để chúng ta thực hiện điều đó. Những công việc trên thật là đơn giản khi chúng ta xây dựng mô hình trên máy tính và những công việc tính toán trở nên dễ dàng hơn khi chúng ta quản lý công việc bằng cơ sở dữ liệu. Mục tiêu và ý nghĩa của đề tài đối với cơ sở thực tập Mục đích của đề tài là quản lý lương hưu ở BHXH quận Hai Bà Trưng, sản phẩm cuối cùng là một phần mềm giúp quản lý lương hưu một cách có hiệu quả, bao gồm quản lý hưu quân đội, quản lý hưu viên chức, quản lý mất sức viên chức. Phần mềm này sẽ giúp giảm thiểu thời gian tìm kiếm thông tin về các loại đối tượng về hưu như số sổ hưu, họ tên, địa chỉ, chế độ hưu... và thời gian tính lương. Đồng thời, phần mềm cũng in ra các báo như danh sách trả lương với các đối tượng của từng phường để nộp cho lãnh đạo và gửi về các phường, in ra phiếu lĩnh lương hưu... Những chức năng chính của chương trình Quản lý các đối tượng hưởng lương hưu Tính toán lương In ra các báo cáo như: Danh sách trả lương hưu của từng phường, phiếu lĩnh lương hưu, danh sách những đối tượng chuyển đổi...in ra báo cáo tổng hợp quyết toán để gửi lên cơ quan cấp trên. Ngôn ngữ sử dụng Microsoft Access 2000 Visual Basic 6.0