Đề tài Hãy nêu các loại cơ cấu tổ chức quản tri

Hãy nêu các loại cơ cấu tổ chức quản tri : I - Định nghĩa : Là một hệ thống bao gồm các cấp quản trị (theo chiều dọc) và các khâu quản trị (theo chiều ngang) được trao những quyền hạn, trách nhiệm nhất định các công việc và các chức năng quản trị khác nhau, nhằm đạt các mục tiêu của hệ thống. Nếu 1 tổ chức thiếu một cơ cấu quản trị hợp lý sẽ gây ra nhiều khó khăn, phức tạp cho công tác quản trị. Cơ cấu tổ chức càng hoàn hảo thì công tác quản trị càng tác động có hiệu quả đến quá trình sản xuất kinh doanh và sự hoạt động của hệ thống quản trị càng tiện lợi. II - Phân loại : Có nhiều cơ cấu quản trị khác nhau. 1/- Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến : Cơ cấu này gồm có một cấp trên và các cấp dưới dưới. Toàn bộ công việc quản trị được giải quyết theo một kênh liên hệ đường thẳng (trực tuyến). (xem hình). Ưu điểm : Người lãnh đạo đơn vị chịu trách nhiệm hoàn toàn về những kết quả đạt được trong đơn vị kình. Do đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ thủ trưởng và rất có hiệu quả khi phạm vi những vấn đề giải quyết không lớn, bản thân các vấn đề đơn giản và có thể giải quyết ở cấp lãnh đạo gần nhât. Người thừa hành chỉ nhận và thi hành mệnh lệnh của người lãnh đạo cấp trên trực tiếp. Nhược điểm : - Người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. 2/- Cơ cấu quản trị theo chức năng : Cơ cấu này được sử dụng khi khối lượng công việc trở nên rất lớn, các nhiệmvụ quản trị được phân chia cho các bộ phận chức năng riêng biệt. (xem hình) Ưu điểm : Mỗi công việc có thể giao cho những nhà quản trị viên giỏi có khả năng làm tốt công việc đó. Mỗi quản trị viên có quyền trực tiếp ra mệnh lệnh cho các đơn vị sản xuất khác nhau. Nhược điểm : Không phân định rõ ai là người chịu trách nhiệm. Những người thừa hành nhận được mệnh lệnh từ nhiều nguồn tin khác nhau, do đó có thể phát sinh mâu thuẩn gây nhiều khó khăn trở ngại và làm thiệt hại cho sản xuất. Thông tin phản hồi giải quyết chận do qua nhiều cấp, khâu gây trở ngại cho sản xuất. 3/- Cơ cấu trực tiếp – chức năng : Theo cơ cấu này, các cơ quan chức năng không có quyền ra lệnh trực tiếp cho những đơn vị sản xuất mà chị tham mưu tưn vấn giúp thủ trưởng chuẩn bị quyết địn. Các quyết định này được đưa xuống các đơn vị sản xuất thông qua người lãnh đạo. Có nghĩa là quyết định những vấn đề về người thủ trưởng và các đơn vị sản xuất chỉ nhận mệnh lệnh từ một người. Ưu điểm : Các cơ quan chức năng chỉ tham mưu cố vấn cho thủ trưởng đơn vị khi ra quyết định , tìm ra nhửng giải pháp tốt ưu cho những vấn đề phức tạp, giúp thủ trưởng giải quyết được nhiều vấn đề phức tạp. Các cơ quan chức năng theo dõi và giám sát cấp dưới. Chỉ có một cấp lãnh đạo trực tiếp mới được quyền ra quyết định thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Nhược điểm : Mô hình này chưa xác định rõ quan niệm rõ vị trí, nhiệm vụ của các cơ quan chức năng. Cần phải làm rõ mỗi bộ phận cá nhân thuộc vào ai và những ai thuộc vào họ, trong công việc cần liên hệ với bộ phận nào và liên hệ theo kiểu nào. 4/- Cơ cấu tổ chức kiểu ma trân : Cấu trúc này thường có hai hệ thống chỉ huy cặp đôi : QT viên lãnh đạo bộ phận chức năng và QT lãnh đão dự án. Mỗi sản phẩm, dự án hay chương trình được phụ trách bởi một nhà QT. Nhà QT này sẽ tuyển vào dự án những nhân viên lấy từ ngành chức năng. Sự đan xen theo chức năng và theo sản phẩm chính là đặc trưng của cơ cấu tổ chức kiểu ma trân. (xem hình) Ưu điểm : Sự phân ngành theo chức năng đảm bảo sự chuyên sâu và tiết kiệm. Hình thức tổ chức linh động, ít tốn kém, đáp ứng được với tình hình sản xuất kinh doanh hiện đại với các sản phẩm thường xuyên thay đổi. Nhược điểm : Điều này trái với nguyên tắc cổ điển về hệ thống chỉ huy dẩn đến nhiều thiếu xót xảy ra. Chính sự lẫn lộn và thiếy sót này là nguyên nhân gây ra tranh chấp quyền lực giữa các nhân viên. Quyền hành không phân định rõ ràng. Thông tin không biết báo cáo cho ai. Trỉnh bày các quan niệm về bản chất, thái dộ hành vi của con người QT : Trước hết ta cần phải nhận thức rằng con người là một thể phức tạp, đa dạng và cụ thể. Họ có những nhu cầu tham vọng, quan điểm, trình độ hiểu biết, kỹ năng, tiềm năng khác nhau. Nhiệm vụ của nhà QT là khuyến khích mọi người đóng góp một cách có hiệu quả vào việc hoàn thành các mục tiêu của doanh nghiệp, đồng thời đáp ứng mọi nguyện vọng và nhu cầu roêng của họ trong quá trình đó. Nghiên cứu về bản chất con người chính là tìm hiểu động cơ thúc đẩy họ làm việc, nhận rõ mục đích gì mà người ta làm việc, Do vậy nhà QT cần phải có sự hiểu biết về con người và bản chất của họ. Các quan niệm về bản chất của con người : 1/- Quan niệm về con người của Edrag H Schein : Ông đã đưa ra 4 mô hình quan niệm về con người. Mô hình vì lợi ích kinh tế : Ông cho rằng con người trước hết bị thúc đẩy bởi động cơ kinh tế. Những động cơ này lại bị chỉ đạo, giám sát bởi xí nghiệp nên con người thực chất là thụ động, bị sử dụng, bị thúc đẩy theo hướng xí nghiệp mong muốn. Mô hình vì nhu cầu XH : Mô hình này gắn liền với những giả thuyết về mặt XH, nó dựa trên quan điểm cho rằng về cơ bản con người bị thúc đẩy bởi những nhu cầu XH. Mô hình tự thân vận động : Ở đây các động cơ được chia thành 5 nhóm trong một hệ thống cấp bậc từ những nhu cầu đơn giản để tồn tại cho tới những nhu cầu cao nhất về tự thân vận động. Theo quan điểm này thì con người tự thúc đẩy mình, họ muốn được và có thể được tự hoàn thiện. Mô hình phức tạp : Mô hình này gắn liền với những giả thuyết con người là một thực thể phức họp và có khả năng thay đổi đưa đến nhiều động cơ khác nhau kết hợp thành một mẫu vận động thích hợp. 2/- Quan niệm về con người Mc Gregor : Mc Gregor đã đưa ra 2 hệ thống giả thuyết về bản chất con người và được gọi là thuyết X và thuyết Y. Thuyết X : Ông co rằng con người nói chung vốn dĩ không thích làm việc và sẽ tránh việc nếu họ có thể tránh được. Vì đặc tính này của con người nên để họ làm việc tốt nhà QT phải thường xuyên kiểm tra, giao nhiệm vụ và đe dọa rằng hình phạt để buộc họ phải có những cố gắng thích hợp để thực hiện những mục tiêu của xí nghiệp. Thuyết Y : Con người cũng thích và cần làm việc như nghĩ ngơi, giải trí. Do đó việc kiểm tra từ bên ngoài và đe dọa bằng hình phạt không phải là biện pháp duy nhất để tạo ra những nổ lưc hoàn thành những mục tiêu của tổ chức. Trong những điều kiện đúng đắn, con người biết rằng họ không chỉ nên chấp nhận mà còn thấy trách nhiệm của mình. Do đó họ có thể chủ động và tự giác trong việc thực hiện các mục tiêu mà họ mong muốn. 3- Lý thuyết Z của Nhật bản : William Ouchi : Các nhà QT Nhật cho rằng trong thực tế không có người lao động nào hoàn toàn có bản chất như thuyết X và thuyết Y. Đó chỉ là thái độ lao động của con người và thái độ lao động đó tùy thuộc vào thái độ và cách thức họ được đối xử như thế nào trong thực tế . Mọi người lao động đều có thể lao động một cách hăng hái, nhiệt tình nếu họ được tham gia vào các quyết định QT và công ty qun tâm đến những nhu cầu của họ. Trình bày các lý thuyết động viện (động cơ thúc đẩy) Động cơ thúc đẩy là những xu hướng và sự cố gắng để thỏa mãn những mong muốn hoặc một mục tiêu nhất định. Các lý thuyết về động cơ thúc đẩy. 1/- Lý thuyết phân cấp các nhu cầu của Abraham Maslow ; Ông đã nhìn nhận các nhu cầu của con người theo hình thái phân cấp, sắp xếp theo một thứ tự tăng dần từ nhu cầu thấp nhất đến nhu cầu cao nhất và ông kết luận một khi nhóm nhu cầu được thỏa mãn thì loại nhu cầu này không còn là động cơ thúc đẩy nữa. Ông cho rằng ở con người có 5 nhu cầu sau : Nhu cầu sinh lý : Là những nhu cầu cơ bản để duy trì cuộc sống như : ăn, uống, nghĩ ngơi … Nhu cầu về an ninh hoặc an toàn : Là những nhu cầu về tình bạn, tình đồng chí, nhu cầu muốn được kết nạp vào các hội đoàn. Do con người là các thành viên XH nên họ cần nằm trong XH đó và được những người khác chấp nhận. Nhu cầu về sự tôn trọng : Con người muốn được người khác tôn trọng. Nhu cầu này dẫn tới những sự thỏa mãn như quyền lực, uy tín, địa vị và lòng tự tin. Nhu cầu tự thân vận động (tự hoàn thiện) : Đây là nhu cầu cao nhất trong cách phân loại của Maslow. Đó là sự mong muốn để đạt đến chổ mà con người có thể đạt đến. (xem hình) 2/- Lý thuyết về động cơ thúc đẩy theo 2 loại yếu tố của Hezberg : Ông chia biện pháp Qt thành hai loại căn cứ trên 2 yếu tố : Yếu tố duy trì : Là những biện pháp của nhà QT mà khi áp dụng không đem lại sự hăng hái hơn trong khi làm việc nhưng nếu không có, thì người lao động sẽ bất mãn và làm việc kém hăng hái. Các yếu tố đó là : chính sách của xí nghiệp, điều kiện làm việc, lương bổng Yếu tố động viên : Là những biện pháp QT có tác dụng thúc đẩy người lao động làm việc hăng hái hơn, nhưng nếu không có, thì họ vẩn làm việc bình thường các yếu tố đó là : giao phó trách nhiệm cho họ, tạo điều kiện cho họ phát triển. Từ đó, ông lưu ý với các nhà QT 2 mức độ khác nhau của thái độ lao động mà nhân viên có thể có. Nhà QT phải biết nhân viên làm việc theo cách nào để từ đó đưa ra những biện pháp thích hợp thúc đẩy nhân viên làm việc. 3/- Lý thuyết động cơ thúc đẩy theo hy vọng của Vroom : Lý thuyết của Vroom khẳng định rằng động cơ thúc đẩy con người làm việc sẽ được xác định bởi giá trị mà họ đặt vào kết quả cố gắng của họ, được nhân thêm bởi niềm tin mà họ có. Thuyết của Vroom có thể được phát biểu như sau : Động cơ thúc đẩy = mức ham mê * niềm hy vọng 4/- Mô hình Porter và Lawler : Porter và Lawler đã đi tới một mô hình động cơ thúc đẩy hoàn hảo hơn, mà phần lớn được xây dựng trên lý thuyết về niềm hy vọng. (xem hình) Như mô hình đã cho thấy, toàn bộ sự cố gắng hay sức mạnh của động cơ thúc đẩy tùy thuộc vào giá trị của phần thưởng và khả năng nhận được phần thưởng đó. Tiếp đó, kết quả thực hiện nhiệm vụ được xác định bởi động cơ thúc đẩy, khả năng làm việc của con người và sự nhận thức về nhiệm vụ cần thiết. Sự thực hiện tốt nhiệm vụ tất yếu sẽ dẩn đến phần thưởng nội tại và phần thưởng bên ngoài. Những phần thưởng này cùng với phần thưởng hợp lý theo nhận thức sẽ dẫn đến sự thỏa mãn và chính sự thỏa mãn góp phần làm cho giá trị của phần thưởng được nâng cao còn kết quả thực hiện nhiệm vụ càng cao thì khả năng nhận được phần thưởng càng lớn.