Đề tài Giảm chi phí kinh doanh của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng không

LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường, dưới áp lực ngày càng tăng lên một cách mạnh mẽ của cạnh tranh, của một nền kinh tế dư thừa hàng hoá thì bán hàng giống như: “Một bước nhảy nguy hiểm chết người” sẽ trở nên phức tạp hơn với độ rủi ro cao hơn. Để tiêu thụ được hàng hóa trong điều kiện có nhiều doanh nghiệp cùng bán các sản phẩm tương tự đòi hỏi doanh nghiệp phải kinh doanh những sản phẩm phù hợp với nhu cầu của khách hàng, chất lượng tốt, và giá cả cạnh tranh. Lợi nhuận luôn được coi là một đối tượng được tìm kiếm, là mục tiêu trước mắt, lâu dài và thường xuyên của kinh doanh thương mại cũng như các hoạt động kinh doanh khác. Lợi nhuận là khoản dôi ra khi so sánh giữa doanh thu và chi phí kinh doanh. Muốn có lợi nhuận thì doanh nghiệp phải bán được hàng, phải có thị trường, có khách hàng và đặc biệt là phải giảm được các khoản chi phí kinh doanh không cần thiết đến mức tối thiểu. Để tiến hành hoạt động kinh doanh thương mại, doanh nghiệp cần phải chi phí kinh doanh: Có chi mới có thu. Chi phí kinh doanh trở thành một bộ phận quan trọng và không thể thiếu được của mọi quá trình kinh doanh, đó là các khoản chi phí bắt đầu từ việc tạo nguồn mua hàng, đến chi phí lưu thông, chi cho nộp thuế và bảo hiểm Sau một thời gian thực tập và tìm hiểu về Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng không, em thấy chi phí kinh doanh chiếm một tỷ trọng rất lớn so với doanh số bán ra của Công ty, điều này làm cho lợi nhuận của Công ty giảm xuống một cách rõ rệt. Vì vậy em quyết định chọn đề tài: “Giảm chi phí kinh doanh của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng không”. Thông qua đề tài này, em muốn đi sâu tìm hiểu nguyên nhân tại sao chi phí kinh doanh của Công ty cao đến vậy và tìm ra các biện pháp để cắt giảm chi phí đến mức thấp nhất nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, đề tài nghiên cứu được kết cấu thành 3 chương: Chương I:Những cơ sở về giảm chi phí kinh doanh của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng không. Chương II: Thực trạng chi phí kinh doanh của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng không. Chương III: Một số kiến nghị và biện pháp để giảm chi phí kinh doanh của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng không. CHƯƠNG I NHỮNG CƠ SỞ VỀ GIẢM CHI PHÍ KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG KHÔNG Chi phí kinh doanh và giảm chi phí kinh doanh của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng không Khái niện và phân loại chi phí kinh doanh 1.1.1.1 Khái niệm chi phí kinh doanh Bất kì một doanh nghiệp nào khi tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh đều phải so sánh kết quả giữa doanh thu kinh doanh và chi phí kinh doanh để xem hoạt động sản xuất kinh doanh của mình có thu được hiệu quả hay không? Doanh thu và chi phí kinh doanh chính là hai yếu tố cơ bản để cấu thành nên lợi nhuận, quyết định sự sống còn của một công ty. Doanh thu tăng, chi phí không đổi hoặc giảm xuống sẽ làm tăng lợi nhuận. Công việc của một nhà quản trị kinh doanh thương mại không những làm tăng doanh thu mà còn phải làm giảm chi phí bình quân trên mỗi đơn vị sản phẩm. Vậy chi phí kinh doanh của doanh nghiệp thương mại là gì? Chi phí kinh doanh được hiểu như thế nào để ta có thể nắm bắt được bản chất của nó, từ đó tìm ra những biện pháp tích cực và hữu hiệu giảm chi phí cho doanh nghiệp. “Chi phí kinh doanh của doanh nghiệp thương mại là tất cả các khoản chi phí từ khi mua hàng cho đến khi bán hàng và bảo hành hàng hoá cho khách hàng trong một khoảng thời gian nhất định”. Thực chất, chi phí kinh doanh là các khoản chi phí về lao động sống và lao động vật hoá biểu hiện bằng tiền mà doanh nghiệp thương mại đã chi ra để mua bán hàng hoá dịch vụ trong một khoảng thời gian nhất định. Đối với doanh nghiệp thương mại, kết quả và hiệu quả của hoạt động kinh doanh gắn liền với chi phí kinh doanh và quản trị chi phí kinh doanh. Khi chi phí biên lớn hơn doanh thu thì doanh nghiệp thương mại không những không có lợi nhuận mà còn bị lỗ vốn nữa. Do vậy, chi phí kinh doanh luôn là sự quam tâm của cả doanh nghiệp và giảm chi phí kinh doanh là một trong những vấn đề chủ yếu nhất của quản trị kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Phân loại chi phí kinh doanh Có rất nhiều cách để phân loại chi phí kinh doanh khác nhau và theo mỗi tiêu chí ta lại có những loại chi phí kinh doanh riêng. Theo sự phụ thuộc vào tổng mức lưu chuyển có: Chi phí kinh doanh cố định (gọi tắt là định phí) là các khoản chi phí không biến đổi hoặc ít biến đổi khi tổng mức lưu chuyển của doanh nghiệp thương mại tăng lên hay giảm xuống. Đó là các khoản như: Chi phí tiền lương cho giám đốc đã thuê trong hợp đồng, chi phí khấu hao nhà kho, cửa hàng, tiền trả lãi vay, chi phí quản lí. Chi phí kinh doanh biến đổi (gọi là biến phí) là các khoản chi phí kinh doanh tăng lên hay giảm xuống khi tổng mức lưu chuyển tăng lên hay giảm xuống. Chi phí kinh doanh biến đổi tỷ lệ thuận với khối lượng vật tư hàng hoá mua vào bán ra, giá cả vật tư hàng hoá và dịch vụ trên thị trường. Chi phí này bao gồm: Chi phí mua hàng; chi phí vận tải, bốc dỡ hàng hoá; chi phí bảo quản; chi phí bán hàng… Theo mức chi phí và tiến trình thực hiện chi phí Chi phí bình quân: là số tiền chi phí tính cho một đơn vị hàng hóa bán ra trung bình Chi phí biên: là mức tăng tổng chi phí khi khối lượng hàng hoá hoặc dịch vụ bán ra tăng thêm một đơn vị Theo chi phí kế toán và chi phí kinh tế Chi phí kế toán: là cho phí được ghi chép những khoản chi phí bằng tiền theo thời gian lúc chi phí và các khoản chi phí tính toán bằng tiền. Chi phí kế toán bao gồm các chi phí từ khi mua hàng cho đến khi bán hàng được ghi chép rõ ràng, có thể kiểm tra, kiểm soát được bằng các hoá đơn, chứng từ, sổ sách kế toán. Chi phí kinh tế (hay còn gọi là chi phí cơ hội): là các khoản chi phí bị mất đi do không sử dụng các nguồn lực như vốn, lao động, công nghệ theo phương thức sử dụng tốt nhất. Chi phí kinh tế là chi phí lựa chọn trong việc sử dụng các nguồn lực trong hoạt động kinh doanh. Sử dụng chi phí cơ hội có thể giúp cho nhà kinh doanh lựa chọn và đánh giá việc lựa chọn sử dụng các nguồn lực tốt nhất. Ngoài ba cách phân loại nêu trên, các doanh nghiệp thương mại còn phân loại chi phí kinh doanh theo các yếu tố của chi phí như: Chi phí lao động quá khứ, chi phí lao động sống, chi phí lãi vay, chi phí cho khoa học công nghệ, bí quyết kĩ thuật kinh doanh và các khoản thiệt hại khác…Sự phân chia chi phí kinh doanh luôn phụ thuộc vào hình thức và mục tiêu của cả hệ thống tính toán doanh nghiệp. Đương nhiên sự phân chia này phải chú ý đến tính thống nhất giữa quản trị chi phí kinh doanh và kế toán tài chính. Một sự phân chia khoa học chi phí kinh doanh phát sinh phải dẫn đến kết quả là ít hao phí nhất mà vẫn đảm bảo hiệu qủa. Sự cần thiết và ý nghĩa của giảm chi phí kinh doanh của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng không 1.1.2.1 Sự cần thiết phải giảm chi phí kinh doanh Trong điều kiện nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung, kế hoạch được xây dựng tập trung thống nhất trong phạm vi toàn bộ nền kinh tế quốc dân và được đưa xuống cụ thể hoá ở cấp xí nghiệp.Việc phân phối nguồn lực sản xuất (nhân lực, thiết bị, vật tư, tài chính), việc tiêu thụ sản phẩm cũng như việc sử dụng các công cụ, đòn bẩy kinh tế khác như giá cả, lợi nhuận, tiền lương, tiền thưởng đều tuân theo nguyên tắc tập trung thống nhất trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Dưới cơ chế này, thực chất xí nghiệp chỉ là một cấp thực hiện kế hoạch, bộ máy xí nghiệp có nhiệm vụ chỉ huy xí nghiệp thực hiện kế hoạch Nhà nước giao cho. Vì thế nhu cầu về thông tin kinh tế cấp xí nghiệp chủ yếu là nhu cầu thông tin hướng ngoại: Cung cấp các thông tin kinh tế theo yêu cầu của cấp trên xí nghiệp để các cơ quan quản lý cấp trên xí nghiệp ra các quyết định cần thiết. Do cách tổ chức thông tin kinh tế như vậy mà ở các xí nghiệp hoạt động trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung bao cấp chỉ tồn tại công tác kế toán tài chính với đặc trưng cơ bản là do Nhà nước quy định theo một cách thống nhất và mang tính bắt buộc với mọi xí nghiệp. Vì vậy vấn đề chi phí chưa được coi trọng một cách đúng mức. Trong cơ chế kinh tế mới: Cơ chế của nền kinh tế thị trường, khi sự cạnh tranh ngày càng trở nên khốc liệt quyết định đến sự sống còn của mỗi doanh nghiệp thì nhu cầu thông tin là cơ sở để các nhà quản trị ra các quyết đinh kinh tế. Khi đó, nhu cầu thông tin bên ngoài vẫn rất cần thiết. Trước hết nó phục vụ cho công tác quản lý vĩ mô của Nhà nước - tức là thông tin cung cấp cho các cơ quan quản lý Nhà nước. Các thông tin này phải đảm bảo tính thống nhất, do vậy nó phải được quy định thống nhất phù hợp với các yêu cầu quản lí vĩ mô và đảm bảo tính “kiểm tra” được của các cơ quan kiểm tra, đặc biệt là kiểm tra việc thực hiện nghĩa vụ nộp thuế. Bên cạnh đó, còn nhiều đơn vị, cá nhân khác cũng cần và có quyền đòi hỏi doanh nghiệp phải có nghĩa vụ cung cấp thông tin cho họ để họ biết được, kiểm tra được thực tế hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và từ đó có các quyết định cần thiết liên quan đến lợi ích kinh tế của họ trong mối quan hệ với doanh nghiệp. Đối tượng nằm trong số này trước hết phải kể đến những người chủ sở hữu doanh nghiệp, những người chủ nợ, khách hàng, công đoàn doanh nghiệp với tư cách là người đại diện cho lợi ích của công nhân, viên chức,….cũng có yêu cầu và có quyền được pháp luật bảo đảm về việc doanh nghiệp phải cung cấp cho họ các thông tin cần thiết đã nói ở trên. Đây là điều kiện để đảm bảo kinh doanh phải đúng pháp luật và quyền lợi kinh tế của mọi đối tượng kinh doanh, phải được đảm bảo bằng pháp luật. Mặt khác, khi chuyển sang cơ chế kinh tế mới, mỗi doanh nghiệp dù là doanh nghiệp Nhà nước hay ngoài quốc doanh đều là đơn vị kinh tế độc lập, mọi doanh nghiệp đều phải tự quyết định kế hoạch kinh tế của mình trên cơ sở nắm bắt nhu cầu thị trường và hiểu thật rõ năng lực của bản thân doanh nghiệp. Thực chất của hoạt động quản trị doanh nghiệp là quá trình chuẩn bị và ra các quyết định quản trị phù hợp nhất với mục tiêu đặt ra. Để làm được điều hày không thể thiếu được các thông tin về chi phí kinh doanh của cả quá trình xảy ra trong quá khứ và hiện tại do quản trị chi phí kinh doanh chuẩn bị và cung cấp. Nghiên cứu và xem xét chi phí kinh doanh để quản trị chi phí kinh doanh giúp nhà quản trị doanh nghiệp điều khiển các quá trình kết hợp các yếu tố kinh doanh thực hiện mục tiêu với thời hạn ngắn nhất, gạt bỏ nhanh nhất những khuynh hướng phát triển không mong muốn và từ đó có thể “lái” quá trình kết hợp các yếu tố trở lại theo quỹ đạo kế hoạch đã vạch. 1.1.2.2 Ý nghĩa của việc giảm chi phí kinh doanh Từ sự cần thiết của việc giảm chi phí kinh doanh thì ý nghĩa của giảm chi phí kinh doanh là gì? Như ta đã biết một công thức chung làm kim chỉ nam dẫn đường cho mọi doanh nghiệp là: Lợi nhuận = Doanh thu – Chi phí Khi doanh thu không đổi, chi phí kinh doanh giảm sẽ làm cho lợi nhuận tăng lên. Lợi nhuận vốn là vấn đề sống còn của mỗi doanh nghiệp. Đó là bề mặt nổi mà ta có thể nhìn thấy trực tiếp được. Còn ẩn sau việc giảm chi phí kinh doanh là gì? Đó là một phương pháp quản trị chi phí kinh doanh sáng tạo và có khoa học. Giảm chi phí kinh doanh tức là đã nghiên cứu thị trường, khách hàng, đối tác một cách chính xác để có một khối lượng hàng hoá mua vào đúng, đủ, phù hợp với nhu cầu, giảm tối đa hàng hoá tồn kho. Giảm chi phí kinh doanh tức là đã tổ chức vận tải, bốc dỡ, bảo quản thu mua, tiêu thụ, chi phí hao hụt, chi phí quản lý hàng chính một cách có khoa học, tránh lãng phí không cần thiết. Giảm chi phí kinh doanh tức là đã sử dụng nguồn nhân lực một cách có hiệu quả, đúng người đúng việc, phát huy được sở trường của mỗi cá nhân từ đó ghóp phần nâng cao năng suất lao động, cải thiện đời sống người lao động. Xét trên tầm vĩ mô: Giảm chi phí kinh doanh sẽ tránh được sự lãng phí nguồn lực cho xã hội, cho đất nước. Bởi nguồn lực về vốn, con người và công nghệ không phải là vô hạn ma có giới hạn. Giảm chi phí kinh doanh còn thể hiện trình độ phát triển của mỗi quốc gia trong việc sử dụng và quản lý nguồn lực để tạo ra của cải vật chất cho quốc gia đó. Muốn làm được điều này thì bộ máy quản trị doanh nghiệp cần có các thông tin kinh tế bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Chất lượng của các quyết định quản trị doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào số lượng và chất lượng của các thông tin kinh tế mà bộ máy quản trị có trong tay. Thông tin kinh tế bao gồm thông tin bên ngoài doanh nghiệp và thông tin bên trong doanh nghiệp. Thông tin bên ngoài hay còn gọi là thông tin về môi trường kinh doanh như môi trường chính trị, pháp luật, môi trường kỹ thuật công nghệ, điều kiện tự nhiên, cơ sở hạ tầng… Các thông tin này có được từ việc thu thập các thông tin công bố và thông qua công tác nghiên cứu thị trường. Thông tin bên trong là các thông tin nội bộ doanh nghiệp như mặt hàng kinh doanh, hoạt động Marketing, yếu tố về tài chính, thương hiệu …Đây là những yếu tố doanh nghiệp có thể kiểm soát được.Các thông tin bên trong hoàn toàn do doanh nghiệp tự tổ chức thu thập, xử lý, lưu trữ cũng như đưa vào sử dụng.Quản trị chi phí kinh doanh là công cụ chủ yếu cung cấp các thông tin kinh tế bên trong cho bộ máy quản trị doanh nghiệp, làm cơ sở cho việc ra các quyết định và là một công cụ không thể thiếu được của quản trị kinh doanh. Do vậy quản trị chi phí kinh doanh được tổ chức nhằm thoả mãn các nhu cầu thông tin bên trong doanh nghiệp nên nó không mang tính bắt buộc. Nhờ có quản trị chi phí kinh doanh mà toàn bộ các giá trị hao phí được tập hợp và hạch toán không phụ thuộc vào việc chúng có gắn liền với các dòng vận động tiền tệ hay không và cũng không phụ thuộc vào việc liệu có dẫn đến giá trị chi phí tài chính tương đương hay không? Nhờ đó các thông tin chi phí kinh doanh khác nhau được tập hợp,chế biến, lưu trữ và tiếp tục đưa vào sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau. Quản trị chi phí kinh doanh để kế hoạch hoá, để điều khiển có kết quả và hiệu quả các quá trình kinh tế diễn ra, bộ máy quản trị doanh nghiệp phải luôn tìm cách để xác định được quá trình kinh doanh của doanh nghiệp có thể và cần phải diễn ra trong tương lai như thế nào? 1.2 Nội dung chi phí kinh doanh của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng không 1.2.1 Chi phí mua hàng Chi phí mua hàng là khoản tiền mà doanh nghiệp thương mại phải chi trả cho các đơn vị nguồn hàng về số lượng hàng đã mua. Khoản chi phí này phụ thuộc vào khối lượng, cơ cấu hàng hoá đã mua và đơn giá của một đơn vị hàng hoá. Chi phí mua hàng là khoản chi lớn nhất của kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Nó hình thành nên khối lượng và cơ cấu hàng hoá dự trữ ở doanh nghiệp thương mại. Nguồn tiền để trả cho chi phí mua hàng là vốn lưu động của doanh nghiệp thương mại, ngoài ra doanh nghiệp còn phải huy động một phần đáng kể từ vốn vay hoặc vốn ứng trước của đơn vị nguồn hàng, bạn hàng hoặc khách hàng. Cùng một loại hàng hoá nhưng có nhiều mẫu mã, giá cả, chất lượng khác nhau, cần phải lựa chọn mặt hàng có chất lượng tốt, thương hiệu nổi tiếng, ưu thế về tính năng, công dụng hoặc tiêu hao nhiên liệu, hiện đại phù hợp với xu thế tiêu dùng của khách hàng (còn gọi là theo mốt). Bởi vì đối với doanh nghiệp thương mại việc lựa chọn nguồn hàng phải đảm bảo hàng mua bán được trên thị trường hiện tại. Quyết định mua hàng của doanh nghiệp thương mại là đơn giá hàng mua cộng với các chi phí ước tính: chi phí về lưu thông, thuế, và lãi vay ngân hàng so với giá ở thị trường bán phải có lãi. Mức lãi cao hay thấp tuỳ thuộc vào sự chênh lệch giữa giá mua và giá bán, khối lượng hàng mua, nhu cầu thị trường và nguồn cung ứng cũng như đối thủ cạnh tranh. Trong cơ chế thị trường, sự biến động giá cả hàng mua theo nhu cầu của thị trường và mức khan hiếm của nguồn hàng. Do vậy, doanh nghiệp thương mại cần liên tục theo dõi động thái giá cả và xu hướng giá cả của nguồn hàng để từ đó có chiến lược nguồn hàng, đa dạng hóa nguồn hàng… để doanh nghiệp thương mại luôn ổn định nguồn hàng, hạn chế đến mức tối đa sự “chông chênh” của nguồn hàng và lực lượng dự trữ mỏng ở doanh nghiệp thương mại. Đối với doanh nghiệp thương mại việc tạo nguồn và mua hàng là khâu đầu tiên của quá trình kinh doanh. Mục đích của tạo nguồn và mua hàng là để có được nguồn hàng chắc chắn, ổn định, phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Nội dung của chi phí tạo nguồn và mua hàng bao gồm những điểm chính sau đây. 1.2.1.1 Chi phí nghiên cứu nhu cầu mặt hàng của khách hàng Nhu cầu của con người vô cùng đa dạng và phong phú, nhiệm vụ của nhà quản trị doanh nghiệp thương mại là phải phát hiện ra nhu cầu có khả năng thanh toán được và đáp ứng nhu cầu đó. Nghiên cứu nhu cầu mặt hàng của khách hàng về quy cách, cỡ loại, số lượng, trọng lượng, màu sắc, thời gian, địa điểm bán hàng, giá cả hàng hoá, dịch vụ là vấn đề đầu tiên và hết sức quan trọng với doanh nghiệp thương mại. Bộ phận tạo nguồn và mua hàng ở doanh nghiệp phải nắm được loại hàng hoá của mình thoả mãn nhu cầu khách hàng nào, khối lượng, chất lượng mà khách hàng cần, thời gian, địa điểm cần. Điều cũng quan trọng không kém khi doanh nghiệp thương mại nghiên cứu nhu cầu mặt hàng của khách hàng đó là tính tiên tiến của mặt hàng doanh nghiệp cung cấp và xu hướng của khách hàng đối với mặt hàng mà doanh nghiệp thương mại đang kinh doanh. Các mặt hàng tiên tiến hơn, hiện đại hơn và cả hàng thay thế cũng như sự đáp ứng nhu cầu trên thị trường của các đối thủ cạnh tranh… chỉ nắm chắc được các thông tin trên thì việc tạo nguồn và mua hàng mới tránh được sai lầm, khắc phục được hiện tượng lạc hậu về công nghệ và kiểu dáng, hàng bị ứ đọng, chậm tiêu thụ, giá cao không bán được, không đáp ứng đúng thời gian, đúng địa điểm… Trong giai đoạn này, việc thu thập thông tin từ khách hàng, từ thị trường là công cụ để giúp các nhà quản trị doang nghiệp ra quyết định kinh doanh, chi phí cho việc điều tra nghiên cứu khách hàng, mặt hàng, chi phí cho việc thu thập, xử lý dữ liệu, chi phí nhân lực, quản lý là rất lớn. 1.2.1.2 Chi phí để nghiên cứu thị trường nguồn hàng Nguồn hàng của doanh nghiệp thương mại là do các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, các trang trại, hộ gia đình, hợp tác xã… sản xuất ra. Tuỳ theo mặt hàng mà doanh nghiệp thương mại kinh doanh là mặt hàng tư liệu sản xuất hay mặt hàng tư liệu tiêu dùng, hình thức là chuyên doanh hay tổng hợp mà doanh nghiệp thương mại phải tìm nguồn hàng từ các doanh nghiệp sản xuất mặt hàng trong nước hoặc nhập khẩu từ nước ngoài. Tiến hành nghiên cứu thị trường nguồn hàng, doanh nghiệp thương mại với mục đích nắm được khả năng của các nguồn cung ứng loại hàng về số lượng, chất lượng, địa điểm của đơn vị nguồn hàng. Doanh nghiệp thương mại cũng cần nghiên cứu xác định doanh nghiệp nguồn hàng là người trực tiếp sản xuất kinh doanh hay là doanh nghiệp trung gian, địa chỉ, nguồn hàng, khả năng sản xuất và cả chính sách tiêu thụ hàng hoá của các đơn vị nguồn hàng. Cần đặc biệt chú ý đến chất lượng hàng hoá, tính tiên tiến của mặt hàng, giá cả, thời hạn giao hàng, phương thức giao nhận, kiểm tra chất lượng, bao gói, vận chuyển… và phương thức thanh toán. Với nguồn hàn sản xuất trong nước, cần phải đến tận nơi kiểm tra kiểm tra về tính xác thực, uy tín, chất lượng của loại hàng và chủ hàng. Với nguồn hàng nhập khẩu, cần thông qua các thương vụ, tham tán thương mại, các tổ chức hỗ trợ thương mại của Việt Nam ở trong nước cũng như nước ngoài. Sau khi tiến hành nghiên cứu về bạn hàng, doanh nghiệp thương mại sẽ ra quyết định lựa chọn bạn hàng. Quyết định chọn bạn hàng sẽ ảnh hưởng đến sự ổn định và chắc chắn của nguồn hàng. Doanh nghiệp thương mại có những bạn hàng tin cậy, thiết lập được mối quan hệ truyền thống, trực tiếp và lâu dài để từ đó có một nguồn hàng chất lượng, đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng, tạo uy tín cho doanh nghiệp thương mại với khách hàng của mình. Có nhiều phương pháp nghiên cứu thị trường nguồn hàng, đặc biệt là nguồn hàng mới. Thông qua khảo sát thực tế, thông qua hội trợ, triển lãm thương mại, thông qua internet, thông qua quảng cáo, xúc tiến thương mại, thông qua xác trung tâm giới thiệu hàng hoá, các báo, tạp chí chuyên ngành… 1.2.1.3 Chi phí cho việc thực hiện hợp đồng mua bán hàng hoá Đó là các chi phí giao dịch, kí kết hợp đồng. Sau khi đã chọn được đối tác phù hợp với yêu cầu và điều kiện của doanh nghiệp thương mại thì doanh nghiệp sẽ thiết lập mối quan hệ kinh tế, thương mại với đối tác để hai bên hợp tác giúp đỡ lẫn nhau thoả mãn yêu cầu của mỗi bên. Yêu cầu của bên mua là khối lượng, cơ cấu hàng mua, chất lượng, quy cách, cỡ loại, mẫu mã, màu sắc, bao bì, đóng gói, địa điểm giao hàng, phương thức thanh toán. Yêu cầu của bên bán về phương thức thanh toán, phương thức giao nhận, kiểm tra hàng hoá. Hai bên mua bán cần có sự thương thảo và ký kết được với nhau bằng vác hợp đồng mua bán hàng hoá. Hợp đồng kinh tế mua bán hàng hóa chính là cam kết của hai bên về quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong mối quan hệ trao đổi hàng hoá. Để tạo sự tin tưởng lẫn nhau trong mua bán hàng hoá, hai bên có thể cho phép kiểm tra ngay từ khi hàng hoá được sản xuất ra. Bên mua có thể cử người đếm nơi sản xuất xem xét quy trình công nghệ, chất lượng hàng hoá, quy cách đóng gói hoặc có thể thông qua các cơ quan kiểm tra chất lượng hàng hoá. Việc thực hiện nghiêm túc hợp đồng mua bán hàng hoá đã ký kết là điều kiện quan trọng nhất đảm bảo sự đầy đủ, kịp thời và ổn định cho nguồn hàng. Chi phí lưu thông của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng không Các Mác nói: “Hàng hoá không thể tự mình đi tới thị trường được, cũng không thể tự mình trao đổi với nhau được”. Doanh nghiệp thương mại sau khi đã có hàng hoá phù hợp với nhu cầu của khách hàng thì vấn đề đặt ra là làm thế nào để hàng hoá đến được tận tay người tiêu dùng một cách nhanh chóng, và thuận tiện nhất. Thông thường, các đơn vị sản xuất ra hàng hoá vất chất nằm xa khu dân cư, khu vực tiêu dùng cho nên hàng hoá cần phải có một quá trình vận động thì mới đến được với người sử dụng. Tất cả những khoản chi phí để hàng hoá vận chuyển đến người tiêu dùng được gọi là chi phí lưu thông. Từ đó ta có khái niệm chi phí lưu thông như sau: “Chi phí lưu thông là chi phí lao động xã hội cần thiết thể hiện bằng tiền trong lĩnh vực lưu thông hàng hoá từ nơi mua hàng (nguồn hàng) đến nơi bán hàng”. Về bản chất chi phí lưu thông là giá của việc lưu thông hàng hoá từ nơi mà hàng hoá có khả năng sử dụng đến nơi mà nó có thể thực hiện được giá trị sử dụng. Chi phí lưu thông bao gồm chi phí vận tải, bốc dỡ hàng hoá; chi phí bảo quản, thu mua; chi phí hao hụt hàng hoá và chi phí quản trị kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Chi phí lưu thông là chi phí phát sinh trong quá trình lưu thông, là một tồn tại khách quan như bản thân quá trình lưu thông và vì quá trình lưu thông. Khác với chi phí mua hàng, nếu chi phí mua hàng được xác đinh theo từng lần mua, từng đợt mua, chủ yếu do lãnh đạo doanh nghiệp thương mại ký kết hợp đồng thu mua, đặt hàng. Chi phí lưu thông gắn liền suốt với quá trình mua bán và vận động của hàng hoá từ nguồn hàng đến nơi bán, không có chi phí lưu thông sẽ không thể thực hiện được việc lưu thông hàng hoá, nhưng chi phí lưu thông cao hay thấp lại phù thuộc rất nhiều vào trình độ tổ chức quản trị của doanh nghiệp thương mại, của các bộ phận, các khâu, phụ thuộc vào sự tính toán hợp lý cũng như ý thức chi tiêu tiết kiệm của mọi thành viên của doanh nghiệp thương mại. Nếu chỉ tiêu giá thành sản phẩm thể hiện trình độ của doanh nghiệp sản xuất thì chi phí lưu thông là một trong những chỉ tiêu chất lượng quan trọng để đánh giá trình độ tổ chức quản trị kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Sau đây ta sẽ đi sâu vào nghiên cứu về chi phí lưu thông. Phân loại chi phí lưu thông: - Theo nội dung kinh tế, chi phí lưu thông được chia thành chi phí lưu thông thuần tuý và chi phí lưu thông bổ sung: Chi phí lưu thông thuần tuý là những khoản chi phí gắn liền với việc mua bán hàng hóa, hạch toán hàng hoá và lưu thông tiền tệ. Các khoản chi phí này không làm tăng thêm giá trị của hàng hoá. Chi phí lưu thông bổ sung là những khoản chi phí nhằm tiếp tục và hoàn thành quá trình sản xuất nhưng bị hình thái lưu thông che dấu đi. Chi phí lưu thông bổ sung không làm tănng thêm giá trị sử dụng của hàng hoá nhưng nó làm tăng thêm giá trị của hàng hoá. - Theo sự phụ thuộc vào tổng mức lưu chuyển, chi phí lưu thông được chia thành chi phí lưu thông khả biến và chi phí lưu thông bất biến: Chi phí lưu thông khả biến là những khoản chi phí phụ thuộc chắt chẽ vào sự thay đổi của tổng mức lưu chuyển hàng hoá. Khi tổng mức lưu chuyển hàng hoá tăng lên hay giảm xuống thì các khoản chi phí này cũng tăng lên hay giảm xuống. Đó là các khoản chi phí thu mua, chi phí vận tải, bốc dỡ, bảo quản hàng hoá . Chi phí lưu thông bất biến là những khoản chi phí không thay đổi hoặc ít có liên quan đến sự thay đổi của tổng mức lưu chuyển hàng hoá. Chi phí này gồm có chi phí quản lý hàng chính, khấu hao tài sản cố định. Theo các khâu của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại, người ta còn phân chia chi phí lưu thông theo các khâu của hoạt động kinh doanh và quản lí kinh doanh. Ngay trong một doanh nghiệp cũng chia ra thành: cấp doanh nghiệp, cấp kho, trạm, cửa hàng, quầy hàng, các đại lý…