Đề tài Đánh giá tình hình kê khai đăng ký đất đai và quản lý hệ thống hồ sơ địa chính trên địa bàn phường Nhân Chính - Quận Thanh Xuân - Hà Nội

Lời mở đầu 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong mọi thời đại, ở bất kỳ một quốc gia nào, đất đai cũng luôn được coi là nguồn tài nguyên vô cùng quý giá. Đất đai không những đem lại các lợi ích kinh tế mà còn có ý nghĩa về mặt xã hội và chính trị, nhất là trong hoàn cảnh hiện nay thì nó lại càng trở nên quan trọng hơn. Bởi vậy, không một Nhà nước nào lại không quan tâm tới việc quản lý quỹ đất của mình. ở nước ta, trước đây việc quản lý đất đai bị buông lỏng trong một thời gian dài nhưng những năm gần đây, do tác động của cơ chế thị trường đã làm thay đổi tình hình sử dụng đất nhất là ở các thành phố lớn. Cùng với sự thay đổi đó, nhu cầu thực hiện các quyền sử dụng đất ngày càng cấp thiết đặc biệt là đất ở đô thị. Luật Đất Đai năm 1993 ra đời đã làm thay đổi các quan hệ pháp luật đất đai giữa Nhà nước với chủ sử dụng đất và giữa các chủ sử dụng đất với nhau. Nhà nước ta đã, đang và sẽ ngày càng hoàn thiện các chính sách pháp luật để thiết lập một hệ thống hồ sơ địa chính hoàn chỉnh trên phạm vi cả nước, làm cơ sở nắm chắc, quản chặt quỹ đất, phục vụ nhu cầu phát triển kinh tế - xã hội. Cùng với sự phát triển chung của đất nước và nhu cầu hoàn thiện hệ thống hồ sơ địa chính trên địa bàn thành phố Hà Nội, phường Nhân Chính - quận Thanh Xuân đã tiến hành thực hiện các nhiệm vụ mà Thành phố và Quận giao, trong đó công tác đăng ký đất đai, thiết lập và quản lý hệ thống hồ sơ địa chính của phường là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu hiện nay. Với những lý do đó, việc chọn đề tài: “ Đánh giá tình hình kê khai đăng ký đất đai và quản lý hệ thống hồ sơ địa chính trên địa bàn phường Nhân Chính - quận Thanh Xuân - Hà Nội ” sẽ phần nào cho thấy được những mặt đã làm được, những tồn tại, khó khăn hiện nay trong công tác đăng ký, quản lý hồ sơ địa chính. Từ đó đề xuất một số kiến nghị góp phần vào việc đẩy nhanh tiến độ kê khai đăng ký và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của phường Nhân Chính nói riêng và trên địa bàn thành phố Hà Nội nói chung. 2. Mục đích của đề tài Việc chọn đề tài “Đánh giá tình hình kê khai đăng ký đất đai và quản lý hệ thống hồ sơ địa chính trên địa bàn phường Nhân Chính - quận Thanh Xuân - Hà Nội” nhằm : - Làm rõ những thuận lợi và khó khăn của việc tổ chức kê khai đăng ký đất đai và thiết lập hệ thống hồ sơ địa chính trên địa bàn một phường có tốc độ đô thị hoá cao như phường Nhân Chính. - Đề xuất một số giải pháp cụ thể nhằm góp phần hoàn thiện công tác kê khai đăng ký, thiết lập hồ sơ địa chính và đẩy nhanh tiến độ cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, quyền sử dụng đất ở tại phường Nhân Chính và thành phố Hà Nội. - Góp phần nâng cao hiệu quả quản lý Nhà nước về đất đai trên địa bàn phường Nhân Chính nói riêng và trên địa bàn thành phố Hà Nội nói chung. 3. Phương pháp nghiên cứu và các tài liệu sử dụng Phương pháp nghiên cứu: - Phương pháp thu thập, thống kê tài liệu, số liệu. - Phương pháp phân tích, tổng hợp trên cơ sở thực tiễn. Tài liệu sử dụng: * Các tài liệu và bảng biểu theo quy định của Tổng cục Địa chính (nay là Bộ Tài nguyên và Môi trường) mà trên thực tế phường Nhân Chính hiện có và đang sử dụng để quản lý các thông tin về đất đai như: bản đồ địa chính, sổ địa chính, biểu thống kê diện tích đất đai… * Các báo cáo về việc thực hiện công tác địa chính của phường trong một vài năm trước. 4. Cấu trúc luận văn Ngoài phần mở đầu, phần kết luận và tài liệu tham khảo, luận văn được cấu trúc thành 3 chương: Chương I : Cơ sở khoa học và căn cứ pháp lý để thiết lập hệ thống hồ sơ địa chính. Chương II : Hiện trạng hệ thống hồ sơ địa chính của phường Nhân Chính – quận Thanh Xuân – Hà Nội. Chương III: Một số giải pháp khắc phục khó khăn để quản lý tốt hệ thống hồ sơ địa chính của phường. Chương I Cơ sở khoa học và căn cứ pháp lý để thiết lập hệ thống Hồ Sơ Địa Chính Vai trò của việc thiết lập hệ thống hồ sơ địa chính và đăng ký đất đai trong công tác quản lý Nhà nước về đất đai Khái niệm về hồ sơ địa chính và đăng ký đất đai. Hồ sơ địa chính Hồ sơ địa chính được hiểu là hệ thống các tài liệu, số liệu, bản đồ, sổ sách… chứa đựng những thông tin về các mặt tự nhiên, kinh tế xã hội và pháp lý của đất đai cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý Nhà nước về đất đai hay nói cách khác là những thông tin cần thiết để Nhà nước thực hiện chức năng quản lý của mình đối với đất đai với tư cách là chủ sở hữu. Các thông tin về đất đai được thiết lập, cập nhật trong quá trình điều tra, đo đạc qua các thời kỳ khác nhau bằng các phương pháp khác nhau như: đo đạc lập bản đồ địa chính, đánh giá đất, phân loại đất, đăng ký đất đai và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Nội dung của hồ sơ địa chính bao gồm những thông tin về sử dụng và quản lý đất đai, đó là các thông tin về điều kiện tự nhiên, thông tin về kinh tế - xã hội, thông tin về cơ sở pháp lý. ỉ Thông tin về điều kiện tự nhiên của thửa đất cho biết vị trí, hình dáng, kích thước, toạ độ, diện tích… của từng thửa đất. Các thông tin này được xác định bằng các phương pháp đo đạc khác nhau và được thể hiện trên bản đồ địa chính. ỉ Thông tin về kinh tế - xã hội gồm có: Thông tin về xã hội như: tên chủ sử dụng đất, nguồn gốc sử dụng đất, phương thức sử dụng đất, quá trình chuyển quyền sử dụng đất, mục đích sử dụng đất, quá trình chuyển mục đích sử dụng đất… Thông tin về kinh tế như hạng đất, giá đất, quan hệ kinh tế giữa Nhà nước và người sử dụng đất. ỉ Thông tin về cơ sở pháp lý của thửa đất như: tên văn bản, số văn bản, cơ quan ký ban hành văn bản, ngày tháng ban hành… Các thông tin này là căn cứ xác định giá trị pháp lý của các loại tài liệu trong hồ sơ địa chính, Hệ thống hồ sơ địa chính được thiết lập theo đơn vị hành chính cấp xã, phường (cấp cơ sở) để phù hợp với việc tổ chức của ngành quản lý đất đai và bộ máy hành chính ở nước ta. Hệ thống này được thiết lập ở cấp cơ sở sẽ cho phép thu thập, cập nhật thông tin một cách nhanh chóng, đầy đủ, chính xác và thuận tiện nhất. b) Đăng ký đất Đăng ký đất là một trong 7 nội dung quản lý Nhà nước về đất đai nhằm xác lập mối quan hệ pháp lý giữa Nhà nước (với tư cách là chủ sở hữu) và người sử dụng đất (người được Nhà nước giao đất, cho thuê đất…) để xác lập địa vị pháp lý của họ trong việc sử dụng đất đối với Nhà nước và xã hội, thiết lập hồ sơ đầy đủ để để quản lý thống nhất đất đai theo pháp luật, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho những người đủ điều kiện theo quy định của pháp luật. Đăng ký đất là một thủ tục hành chính bắt buộc đối với người sử dụng đất và người quản lý, do hệ thống ngành Địa chính giúp UBND các cấp tổ chức thực hiện. Kết hợp với bản đồ địa chính, việc kê khai đăng ký đất và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất sẽ hình thành lên hệ thống hồ sơ địa chính. * Mục đích của đăng ký đất đai nhằm: - Bảo vệ chế độ sở hữu toàn dân về đất đai. - Nhà nước nắm quỹ đất để có đủ căn cứ pháp lý xác định quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất. - Bảo hộ quyền sử dụng hợp pháp của chủ sử dụng đất theo quy định của pháp luật. * Yêu cầu của việc đăng ký đất: - Việc đăng ký đất trước hết phải theo đúng Luật Đất đai, các quy định kỹ thuật và các thủ tục đăng ký của ngành Địa chính. - Đăng ký phải đúng người sử dụng, diện tích sử dụng, mục đích, loại đất, thời hạn sử dụng… - Các tài liệu của hồ sơ địa chính phải được thiết lập đầy đủ và đúng quy cách của từng loại tài liệu trong hồ sơ địa chính. Đăng ký đất có 2 hình thái : v Đăng ký đất đai ban đầu: là đăng ký đất được thực hiện lần đầu trên phạm vi cả nước để thiết lập hồ sơ địa chính ban đầu cho toàn bộ đất đai và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho những chủ sử dụng có đủ điều kiện theo quy định của pháp luật. Việc tổ chức đăng ký đất được thực hiện theo cấp xã nhằm: - Tạo điều kiện thuận lợi nhất cho người sử dụng đất làm các thủ tục đăng ký, phát huy quyền làm chủ trong đăng ký đất ngay từ cấp cơ sở. - Phát huy sự hiểu biết tình hình thực tiễn sử dụng đất ở địa phương của đội ngũ cán bộ cấp xã nhằm bảo đảm thông tin đầy đủ và chính xác. - Giúp cán bộ địa chính cấp xã nắm vững và khai thác có hiệu quả hệ thống hồ sơ địa chính của địa phương mình. v Đăng ký biến động đất đai: là hoạt động thường xuyên của cơ quan hành chính Nhà nước, trực tiếp là ngành Địa chính nhằm cập nhật những thông tin về đất đai để bảo đảm cho hệ thống hồ sơ địa chính luôn phản ánh đúng hiện trạng sử dụng đất, làm cơ sở để Nhà nước phân tích các hiện tượng kinh tế – xã hội phát sinh trong công tác quản lý đất đai. Đăng ký biến động có các đặc điểm cơ bản sau: - Phải dựa trên hồ sơ đăng ký đất đai ban đầu. - Được tiến hành thường xuyên và tồn tại song song với quá trình sử dụng đất. ở nước ta hiện nay, việc đăng ký đất đai vừa là đăng ký ban đầu nhưng cũng vừa là đăng ký biến động, bởi đất đai trước đây đã bị buông lỏng trong một thời gian dài, chưa có đủ thông tin để quản lý. Để có đủ căn cứ pháp lý phục vụ cho công tác quản lý và sử dụng đất phải thiết lập được hệ thống hồ sơ địa chính hoàn chỉnh, thống nhất trên phạm vi cả nước. Do đó, việc kê khai đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, quyền sử dụng đất ở là yêu cầu cấp bách của ngành Địa chính hiện nay. Các tài liệu trong hồ sơ địa chính Tài liệu trong hồ sơ địa chính được chia ra 2 loại: Loại hồ sơ tài liệu gốc, dùng lưu trữ và tra cứu khi cần thiết. Loại hồ sơ địa chính phục vụ thường xuyên trong quản lý. Hồ sơ tài liệu gốc, lưu trữ và tra cứu khi cần thiết Hồ sơ tài liệu gốc là căn cứ pháp lý duy nhất làm cơ sở xây dựng và quyết định chất lượng hồ sơ địa chính phục vụ thường xuyên trong quản lý. Nó bao gồm: Các tài liệu gốc hình thành trong quá trình đo đạc, lập bản đồ địa chính, bao gồm : toàn bộ thành quả giao nộp sản phẩm theo luận chứng kinh tế - kỹ thuật đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt của mỗi công trình đo vẽ lập bản đồ địa chính (trừ bản đồ địa chính, hồ sơ kỹ thuật thửa đất, sơ đồ trích thửa). Các tài liệu gốc hình thành trong quá trình đăng ký đất đai ban đầu, đăng ký biến động đất đai và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, bao gồm : - Các giấy tờ do chủ sử dụng đất giao nộp khi kê khai đăng ký như: đơn kê khai đăng ký, giấy tờ pháp lý về nguồn gốc sử dụng đất, các giấy tờ có liên quan đến nghĩa vụ tài chính đối với Nhà nước mà chủ sử dụng đất đã thực hiện. - Hồ sơ tài liệu được hình thành trong quá trình thẩm tra xét duyệt đơn kê khai đăng ký của cấp xã, cấp huyện. - Các văn bản pháp lý của cấp có thẩm quyền trong thực hiện đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất như quyết định thành lập Hội đồng đăng ký đất đai, biên bản xét duyệt của Hội đồng, quyết định cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyết định xử lý các vi phạm pháp luật đất đai v.v. - Hồ sơ kiểm tra kỹ thuật, nghiệm thu sản phẩm đăng ký đất đai, xét cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Hồ sơ tài liệu địa chính phục vụ thường xuyên trong quản lý đất đai Các tài liệu địa chính phục vụ thường xuyên cho công tác quản lý đất đai ở các cấp gồm có: Bản đồ địa chính và các tài liệu bổ trợ như: hồ sơ kỹ thuật thửa đất, sơ đồ trích thửa, bản đồ giải thửa, bản đồ trích đo một khu vực… Chúng chứa đựng các thông tin về điều kiện tự nhiên của từng thửa đất. Tuỳ theo phương pháp thành lập, với mức độ chất lượng khác nhau, bản đồ địa chính có các dạng: - Bản đồ địa chính chính quy: đây là loại bản đồ hoàn chỉnh nhất, được thành lập trong hệ toạ độ thống nhất toàn quốc, được lập theo đơn vị hành chính cấp cơ sở để đáp ứng yêu cầu quản lý đất đai đến từng thửa đất. - Hồ sơ kỹ thuật thửa đất, sơ đồ trích thửa: được thành lập độc lập cho từng khu vực (hồ sơ kỹ thuật cho khu vực đất đô thị, sơ đồ trích thửa cho các thửa đất nông nghiệp, lâm nghiệp). Sổ mục kê đất: dùng để liệt kê toàn bộ các thửa đất trong phạm vi địa giới hành chính xã giúp cho việc tổng hợp, thống kê diện tích đất đai. Sổ địa chính: được lập nhằm ghi nhận toàn bộ diện tích đất đai đã được Nhà nước giao quyền sử dụng cho các chủ sử dụng vào các mục đích khác nhau theo đúng pháp luật. Sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất: nhằm theo dõi quá trình cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, ghi nhận các thông tin về từng thửa đất đã được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Sổ theo dõi biến động đất đai: để theo dõi quá trình biến động đất đai và chỉnh lý hồ sơ địa chính. Sự cần thiết phải lập hệ thống hồ sơ địa chính trong chức năng quản lý Nhà nước về đất đai. Đất đai luôn là sự quan tâm hàng đầu của bất kỳ một quốc gia nào trên thế giới. Trải qua nhiều thế hệ, nhân dân ta đã đổ bao công sức, xương máu mới bảo vệ được vốn đất như hiện nay. Bởi vậy ở nước ta đất đai thuộc sở hữu toàn dân, Nhà nước là người đại diện với tư cách là chủ sở hữu. Để quản lý được quỹ đất và người sử dụng đất có căn cứ pháp lý thực hiện quyền sử dụng đất của mình khi được nhà nước giao đất cần phải thiết lập được hệ thống hồ sơ địa chính và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho người sử dụng. Chính vì vậy, việc quản lý, bảo vệ và sử dụng có hiệu quả vốn đất là nhiệm vụ quan trọng nhằm đem lại lợi ích kinh tế xã hội to lớn, lâu dài cho đất nước. Do đó, để Nhà nước quản lý được quỹ đất nhất thiết phải có thông tin về đất đai, khi đó mới cho phép chúng ta xác định mức độ tích tụ đất đai đối với từng chủ sử dụng đất, các hiện tượng kinh tế - xã hội nảy sinh trong quan hệ đất đai. Từ đó làm cơ sở khoa học cho việc hoạch định các chính sách, pháp luật đất đai và điều chỉnh các mối quan hệ về đất đai cho phù hợp với quá trình phát triển của xã hội. Việc phân tích các thông tin đất đai trong hệ thống hồ sơ địa chính giúp cho việc thống kê - kiểm kê đất đai, quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất, thanh tra đất đai, giải quyết tranh chấp đất đai cũng như làm cơ sở cho việc xác định các quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất. Từ những lý do trên cho thấy việc thiết lập hệ thống hồ sơ địa chính trong chức năng quản lý nhà nước về đất đai là cần thiết và tất yếu. 1.2. Cơ sở pháp lý của việc thiết lập hệ thống hồ sơ địa chính Trong quá trình xây dựng đất nước giàu mạnh, xã hội công bằng, văn minh thì vấn đề đáp ứng được nhu cầu về đất ở, nhà ở của người dân là một trong những mục tiêu quan trọng hàng đầu. Vấn đề quản lý chặt chẽ các khu dân cư, nắm được việc chuyển mục đích sử dụng, chuyển quyền sử dụng đất, cấp phép xây dựng… được coi là một công cụ nhằm bảo đảm định hướng xây dựng một xã hội công bằng hơn. Điều đó cho thấy đất đai đóng một vai trò quan trọng cả về kinh tế lẫn chính trị và xã hội, trong đó Nhà nước đóng vai trò quyết định. Mục tiêu của việc quản lý đất đai là đưa quỹ đất vào sử dụng hợp lý, hiệu quả góp phần thúc đẩy sự phát triển kinh tế, xã hội. Công cụ của việc quản lý đó là hệ thống hồ sơ địa chính phục vụ cho công tác kê khai đăng ký, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Trong tình hình hiện nay, công tác đăng ký đất đai đang là yêu cầu bức xúc và là một nhiệm vụ chiến lược của toàn ngành Địa chính nhằm hoàn thiện việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và lập hồ sơ địa chính, làm cơ sở để đưa công tác quản lý Nhà nước về đất đai thành một hoạt động bắt buộc và thường xuyên. Hồ sơ địa chính bao gồm rất nhiều vấn đề có liên quan mật thiết với nhau, đòi hỏi những người làm nhiệm vụ này nhất thiết phải nắm được đối tượng và điều kiện đăng ký đất đai, nội dung phải đăng ký, thẩm quyền cấp giấy, thủ tục đăng ký, hồ sơ đăng ký, việc cấp giấy chứng nhận đặc biệt là ở khu vực đô thị. Do đó, những vấn đề này đã được quy định thành các văn bản trong Luật Đất Đai, trong các nghị định, công văn, thông tư… Bởi vậy nó mang tính pháp lý và trở thành công cụ quan trọng để Nhà nước quản lý quỹ đất của quốc gia mình. Những căn cứ pháp lý để thiết lập hồ sơ địa chính: Luật đất đai năm 1993 ban hành ngày 14/7/1993, sau đó có sửa đổi, bổ sung năm 1998, 2001. Nghị định 88/CP ngày 17/8/1994 của Chính Phủ về quản lý và sử dụng đất đô thị. Nghị định 60/CP ngày 5/7/1994 và nghị định 45/CP ngày 3/8/1996 (bổ sung cho nghị định 60/CP) của Chính Phủ về quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở khu vực đô thị. Nghị định 61/CP ngày 5/7/1994 của Chính Phủ về mua bán nhà ở tại đô thị. Nghị định 68/2001/NĐ-CP ngày 1/10/2001 của Chính Phủ về quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai. Công văn 647 CV/ĐC ngày 31/5/1995 của Tổng cục Địa chính: hướng dẫn thực hiện một số điểm của Nghị định 60/CP. Công văn 1427/CP/ĐC ngày 13/10/1995 của Tổng Cục Địa Chính: hướng dẫn xử lý một số vấn đề cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Thông tư 346/1998 ngày 16/3/1998 của Tổng Cục Địa Chính: hướng dẫn thủ tục đăng ký đất đai, lập hồ sơ địa chính và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Quyết định 499 QĐ/ĐC/1995 của Tổng Cục Địa Chính ban hành mẫu sổ địa chính, sổ mục kê đất, sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. - Quyết định 201 QĐ/ĐKTK ngày 14/7/1989 của Tổng Cục quản lý ruộng đất quy định việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Thông tư 1990/2001/TT-TCĐC ngày 30/11/2001 của Tổng Cục Địa Chính: hướng dẫn đăng ký đất đai, lập hồ sơ địa chính và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. UBND thành phố Hà Nội và quận Thanh Xuân đã có những văn bản cụ thể về công tác kê khai đăng ký và cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, quyền sử dụng đất ở: + Quyết định 3564/QĐ-UB ngày 16/9/1997 của UBND thành phố về việc ban hành " Quy định về kê khai đăng ký nhà ở, đất ở, cấp giấy chúng nhận quyền sở hữu nhà ở, quyền sử dụng đất ở tại đô thị thành phố Hà Nội". + Kế hoạch số 20/KH-UB của UBND quận Thanh Xuân ngày 12/11/1997 về "Triển khai công tác kê khai đăng ký nhà ở, đất ở, cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, quyền sử dụng đất ở tại quận Thanh Xuân – thành phố Hà Nội". + Quyết định 69/1999/QĐ-UB ngày 18/8/1999 của UBND thành phố Hà Nội về việc ban hành sửa đổi " Quy định về kê khai đăng ký nhà ở, đất ở, cấp giấy chúng nhận quyền sở hữu nhà ở, quyền sử dụng đất ở tại đô thị thành phố Hà Nội". Trên đây là những căn cứ pháp lý quan trọng nhằm từng bước thiết lập hệ thống hồ sơ địa chính làm cơ sở để Nhà nước nắm chắc và quản chặt đất đai theo đúng quy định của pháp luật. Một số yêu cầu và quy định của việc thiết lập hồ sơ địa chính 1.3.1. Yêu cầu của việc lập hồ sơ địa chính ở nước ta đất đai thuộc sở hữu toàn dân do Nhà nước (với tư cách là chủ sở hữu) thống nhất quản lý. Để Nhà nước nắm được quỹ đất, bảo vệ quyền lợi hợp pháp và giám sát việc thực hiện nghĩa vụ pháp lý của người sử dụng đất đòi hỏi phải có các thông tin về đất đai, nghĩa là phải thiết lập được hệ thống hồ sơ địa chính. Hồ sơ địa chính dù được thiết lập ở giai đoạn nào cũng phải đáp ứng được các yêu cầu cơ bản sau: - Những yêu cầu về thông tin: Toàn bộ đất đang sử dụng phải có bản đồ địa chính, hồ sơ đăng ký, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất để phản ánh đầy đủ thông tin hiện trạng về điều kiện tự nhiên (vị trí, loại đất, chất lượng đất, hiện trạng sử dụng, khả năng sử dụng); về kinh tế (giá đất, thuế đất); về pháp lý (giấy chứng nhận quyền sử dụng đất) đến từng thửa đất. Yêu cầu cụ thể đối với từng loại thông tin như sau: w Vị trí thửa đất: là cơ sở để phân biệt các thửa đất khác nhau, do đó yêu cầu thông tin về vị trí thửa đất phải đảm bảo là duy nhất. Thông thường vị trí thửa đất được xác định bằng tên đơn vị hành chính các cấp (tỉnh, huyện, xã), số hiệu tờ bản đồ (được đánh thứ tự trong phạm vi mỗi xã), số hiệu thửa đất (được đánh thứ tự trong mỗi tờ bản đồ). w Hình thể, kích thước thửa đất: là các thông tin kỹ thuật của thửa đất mà công tác đo đạc phải giải quyết. Cùng với sự phát triển của trình độ đo đạc, các thông tin này ngày càng chính xác hơn. w Diện tích: là thông số kỹ thuật quan trọng để xác định các quyền, nghĩa vụ của người sử dụng đất. Độ chính xác của diện tích phụ thuộc vào phương pháp và trình độ đo. Trong điều kiện hiện nay, để đẩy nhanh tiến độ cấp giấy chứng nhận, Tổng cục Địa chính còn chủ trương sử dụng các nguồn số liệu được đo từ các phương pháp khác như: đo trực tiếp trên bản đồ (đối với những nơi đã có bản đồ địa chính), đo trực tiếp ngoài thực địa (với những nơi chưa có bản đồ)… w Loại đất: là thông tin phản ánh trạng thái bề mặt đất, đây là tiêu chuẩn quan trọng để đánh giá hiện trạng và tiềm năng đất phục vụ cho quản lý đất đai và các mục đích kinh tế- xã hội khác. w Chủ sử dụng đất: là thông tin ban đầu không thể thiếu để bảo đảm việc đăng ký đầy đủ, đúng thửa sử dụng của mỗi chủ. Chủ sử dụng đất sẽ là người có quan hệ trực tiếp với Nhà nước trong việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất. - Các biến động về đất đai phải được cập nhật đầy đủ trên bản đồ địa chính và các loại tài liệu của hồ sơ địa chính theo đúng quy định. - Các loại tài liệu của hồ sơ địa chính được thiết lập phải thể hiện đầy đủ, đúng quy cách nội dung của mỗi loại tài liệu. - Các nội dung thông tin về từng thửa đất, từng chủ sử dụng phải được thể hiện chính xác, thống nhất trên tất cả các tài liệu có giá trị pháp lý để khai thác, sử dụng trong quản lý biến động thường xuyên. Mỗi nội dung thông tin trên các tài liệu phải được ghi rõ ràng, không được tự ý tẩy xoá. Các tài liệu sử dụng trong quản lý biến động phải được chỉnh lý theo đúng quy cách với mỗi loại tài liệu. 1.3.2. Một số quy định về việc lập sổ sách trong hồ sơ địa chính Trước đây các loại sổ sách thiết lập trong quá trình thực hiện đăng ký đất đai do Tổng cục Địa chính ban hành theo Quyết định số 499/QĐ-ĐC ngày 27/7/1995, áp dụng thống nhất trong cả nước gồm có: sổ địa chính, sổ mục kê, sổ cấp giấy chứng nhận, sổ theo dõi biến động đất đai. Do yêu cầu của công tác quản lý đất đai ngày càng phức tạp, đòi hỏi các thông tin thật đầy đủ và chính xác, Tổng cục Địa chính đã ban hành thông tư 1990/2001/TT-TCĐC ngày 30/11/2001 về việc hướng dẫn đăng ký đất đai, lập hồ sơ địa chính và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Theo thông tư này, việc lập và quản lý hồ sơ địa chính được quy định cụ thể như sau: * Sổ mục kê đất. - Mục đích lập sổ: Sổ mục kê được lập nhằm liệt kê toàn bộ các thửa đất trong phạm vi địa giới hành chính mỗi xã, phường, thị trấn về các nội dung: tên chủ sử dụng, diện tích, loại đất … để đáp ứng yêu cầu tổng hợp thống kê diện tích đất đai, lập và tra cứu, sử dụng các loại tài liệu hồ sơ địa chính một cách đầy đủ, thuận tiện và chính xác. - Nguyên tắc lập sổ: w Sổ được lập theo thứ tự từng tờ bản đồ địa chính và các tài liệu điều tra, đo đạc đã được hoàn chỉnh sau khi xét duyệt cấp giấy chứng nhận và xử lý các trường hợp vi phạm chính sách đất đai. w Sổ lập theo thứ tự từng tờ bản đồ địa chính, từng thửa đất của mỗi tờ bản đồ, mỗi thửa đất liệt kê một dòng trên trang nội dung chính của sổ, vào hết số thửa đất của mỗi tờ bản đồ để cách số trang bằng 1/2 số trang đã vào của tờ bản đồ để chỉnh lý biến động sau này. w Sổ được lập cho từng xã, phường, thị trấn (gọi chung là cấp xã) theo địa giới đã xác định, do cán bộ địa chính cấp xã chịu trách nhiệm lập. Sổ phải được UBND cấp xã xác nhận, Sở Địa chính duyệt thì mới có giá trị pháp lý. w Sổ được lập làm 3 bộ: 1bộ lưu tại Sở Địa chính, 1 bộ lưu tại Phòng địa chính và 1 bộ lưu tại trụ sở UBND cấp xã, do cán bộ địa chính cấp xã trực tiếp quản lý. - Chỉnh lý sổ: Mọi trường hợp chỉnh lý sổ mục kê chỉ được thực hiện sau khi làm các thủ tục đăng ký biến động đất đai và chỉnh lý trên bản đồ địa chính. * Sổ địa chính: Sổ địa chính theo thông tư 1999/2001/TT-TCĐC có 2 mẫu: mẫu cho khu vực nông thôn và mẫu cho khu vực đô thị. Mẫu sổ địa chính ở khu vực đô thị thay thế luôn sổ mục kê, mỗi thửa đất được thể hiện trên 1 trang sổ ghi đầy đủ các thông tin về thửa đất. Mẫu sổ địa chính cho khu vực nông thôn, mỗi chủ sử dụng đất được liệt kê trên 1 trang sổ. - Mục đích lập sổ: Sổ địa chính được lập nhằm ghi nhận toàn bộ diện tích đất đai đã được Nhà nước giao quyền sử dụng cho các chủ sử dụng đất vào các mục đích khác nhau và toàn bộ đất chưa giao, chưa cho thuê làm cơ sở để Nhà nước thực hiện chức năng quản lý đất đai theo đúng pháp luật, đồng thời bảo vệ quyền sử dụng hợp pháp của người sử dụng đất. - Nguyên tắc lập sổ địa chính: w Sổ được lập theo đơn vị hành chính xã, phường, thị trấn được UBND cấp xã xác nhận, cơ quan địa chính cấp huyện, tỉnh phê duyệt. w Sổ lập căn cứ vào hồ sơ kê khai đăng ký đất đã được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền duyệt cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. w Đối với khu vực đô thị, sổ địa chính được lập riêng cho từng tờ bản đồ gồm tất cả các thửa đất, mỗi thửa đất lập một trang và theo thứ tự số hiệu thửa đất. Với khu vực nông thôn, mẫu sổ địa chính lập theo các chủ sử dụng, mỗi chủ sử dụng đất là một trang. w Mỗi xã, phường, thị trấn lập một sổ mục lục chủ sử dụng đất để tra cứu, mục lục của các tổ chức lập trước, các hộ gia đình và cá nhân lập sau và sắp xếp theo vần A, B, C… của tên chủ sử dụng, ghi hết mỗi vần để cách số dòng bằng số trang đã viết của vần đó để bổ sung sau này. Số thứ tự tên chủ được đánh liên tục từ 1 đến hết trong mỗi vần. w Sổ được lập thành 3 bộ: 1 bộ lưu tại Sở địa chính, 1 bộ lưu tại Phòng địa chính và 1 bộ lưu tại UBND cấp xã, do cán bộ địa chính cấp xã trực tiếp quản lý. - Chỉnh lý sổ: Việc cập nhật, chỉnh lý sổ địa chính chỉ được thực hiện khi đã làm đúng các thủ tục đăng ký biến động đất đai và được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc chứng nhận biến động trên g