Đề tài Đặc tổ chức kế toán tại công ty TNHH Phương Đông

Lời mở đầu Từ khi nước ta thực hiện công cuộc đổi mới, phát triển nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa đến nay,các doanh nghiêp vừa và nhỏ Việt Nam ngày càng có vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, đóng góp trên 30% GDP cả nước,tạo việc làm cho hơn 25% tổng số lao động trên toàn quốc.Cùng với việc đóng góp cho xã hội khối lượng hàng hóa và giải quyết việc làm cho người lao động, các doanh nghiệp vừa va nhỏ Việt Nam còn tạo nên nguồn thu nhập ổn định cho một bộ phận dân cư, khai thác các nguồn lực và tiềm năng tại chỗ của các địa phương trên các vùng cả nước. Trong tiến trình hội nhập kinh tế thế giới , các doanh nghiệp này cũng đóng góp vai trò quan trọng . Để nâng cao tính cạnh tranh và vị thế của các doanh nghiệp Việt Nam trên trường quốc tế thì trong quá trình hoạt động của mình yêu cầu các doanh nghiệp phải luôn hoàn thiện công tác tổ chức , quản lý nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất. Trong đó việc xây dựng và hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán là một vấn đề quan trọng hàng đầu. Công tác giảng dạy và học tập kế toán cũng đang được hoàn thiện trong đó tổ chức cho sinh viên tìm hiểu thực tế tại các công ty là một phương thức hiệu quả nhằm cung cấp kiến thức thực tế cho nguồn nhân lực kế toán tương lai . Để phục vụ cho quá trình học tập về kế toán , em đã xin kiến tập kế toán tại công ty TNHH Phương Đông . Trong quá trình thực tế tại công ty , em đã được tìm hiểu về công việc sản xuất kinh doanh , công tác tổ chức quản lý trong đó trọng tâm là công tác tổ chức kế toán . Được tìm hiểu về các công việc kế toán cụ thể từ tổ chức chứng từ ,vận dụng hệ thống tài khoản , hệ thống báo cáo , hệ thống sổ sách tương ứng với các phần hành cụ thể và sự vận hành của bộ máy kế toán . Phần một : Khái quát chung về công ty TNHH Phương Đông 1.1.Lịch sử phát triển của công ty TNHH Phương Đông Công ty TNHH Phương Đông được thành lập theo giấy phép đầu tư số 052807 được UBND tỉnh Hưng Yên phê duyệt ngày 20/11/1998.Nhờ sự đóng góp tích cực của Ban lãnh đạo Công ty cùng toàn thể cán bộ công nhân viên trong nhà máy cho đến nay công ty đã đạt được những thành quả đáng kể trong sản xuất kinh doanh. Công ty hiện có đội ngũ cán bộ công nhân viên giàu kinh nghiệm, tay nghề giỏi, có kỷ luật lao động tốt và môi trường làm việc chuyên môn với đầy đủ trạng thiết bị hỗ trợ an toàn sản xuất… Công nhân có thể hoàn toàn yên tâm với tất cả các chế độ, chính sách áp dụng tại nhà máy cũng như môi trường làm việc an toàn, ổn định, chuyên nghiệp sẽ tạo điều kiện cho mỗi công nhân phát huy khả năng và tính sáng tạo của mình trong quá trình sản xuất và làm việc. Tuy mới thành lập là một doanh nghiệp còn non trẻ nhưng công ty đã có những bước phát triển đáng ghi nhận . Công ty TNHH Phương Đông đã xây dựng xơ sở hạ tầng khang trang với hệ thống máy móc thiết bị văn phòng , các máy móc thiết bị phục vụ sản xuất luôn được đầu tư đổi mới , công ty xây dựng hệ thống mạng Lan và Internet , sử dụng và bảo dưỡng định kì đảm bảo đủ các phương tiện máy móc cho sản xuát . Do đặc điểm sản xuất kinh doanh là giặt mài công nghiệp nên một lượng lớn nước có lẫn hóa chất sẽ được thải ra sau quá trình sản xuất .Do đó , hiện nay công ty đã đầu tư xây dựng nhà máy xử lí nước thải trên nền diện tích của công ty, nhà xuởng điện nước được cung cấp đảm bảo quá trình sản xuất được tiến hành thông suốt cũng như thiết bị đầy đủ các phương tiện chữa cháy ... Địa chỉ của công ty : Xã Xuân Dục –huyện Mỹ Hào- tỉnh Hưng Yên Công ty hoạt động trong lĩnh vực giặt mài công nghiệp . Công ty thực hiện việc cung cấp dịch vụ sản xuất giặt , mài , nhuộm công nghiệp theo các đơn đặt hàng của khách hàng . Mới thành lập ,công ty vẫn là doanh nghiệp non trẻ , quy mô hoạt động của công ty tương đối nhỏ ,tuy nhiên công ty đang trong quá trình xây dựng và phát triển đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh của mình . Hiện nay công ty đã xây dựng hệt hống quản lý tích hợp IMS (Intergrated Manegement System) với mục đích thực hiện duy trì và không ngừng phát triển các hoạt động quản lý chất lượng , môt trường và các trách nhiệm xã hội . Hệ thống quản lý tích hợp được công ty TNHH Phương Đông xây dựng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2000 –ISO14001-SA 8000. Qui mô và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm gần đây được phản ánh qua các chỉ tiêu sau : Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2004 Năm 2005 Chênh lệch + - % 1.Vốn Triệu đồng 13535 14000,6 465.5 3,44 2.Tổng doanh thu Triệu đồng 68 985 85 696 16711 24,22 3.Tổng lãi từ hoạt động sản xuất kinh doanh Triệu đồng 1 500 1 750 250 16,67 4.Tổng số lao động Người 350 374 24 6.8 5.Thu nhập bình quân đầu người/tháng Đồng/người /tháng 1 457100 1 534200 77100 5,29 Nhìn vào một số chỉ tiêu ta thấy : Tổng doanh thu đạt được của công ty năm 2005 là 85696 triệu đồng , tăng 16711 triệu đồng so với năm 2004 là 68985 triệu đồng tương ứng là tăng24,22 % . Lợi nhuận của công ty đạt được năm 2005 là 1750 triệu đồng , tăng 250 triệu đồng so với năm 2004 , tương ứng tăng 16,67 % . Về nguồn vốn của doanh nghiệp cũng ngày càng tăng qua các năm , từ 13535 triệu đồng năm 2004 , năm 2005 đã tăng lên đến 14000,6 triệu đồng Do công ty mở rộng sản xuất kinh doanh nên chỉ tiêu lao động cũng tăng cả về quy mô và chất lượng . Tiền lương bình quân tháng của công nhân viên tăng cao hơn qua các năm . Đây là chỉ tiêu đảm bảo đời sống vật chất tinh thần của cán bộ công nhân viên , nó cũng là yếu tố quan trọng góp phầnkhuyến khích công nhân làm việc tăng năng suất lao động . Hiện nay công ty đang đẩy mạnh phát triển nhằm khẳng định vị trí của mình nhằm kịp thời hội nhập với xu thế phát triển kinh tế mới của thời đại chuẩn bị kĩ càng tất cả những tiềm năng cho thời kì hội nhập kinh tế thế giới. 1.2.Đặc điểm tổ chức quản lý,tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Phương Đông 1.2.1..Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ Công ty TNHH Phương Đông là đơn vị hạch toán độc lập và có đầy đủ tư cách pháp nhân . Quy trình kinh doanh của công ty bắt đầu bằng việc tìm kiếm thông tin về khách hàng thông qua các sách báo,tạp chí,Internet hay từ nhân viên trong công ty . Sau khi có được thông tin về khách hàng , công ty tiến hành tiếp cận khách hàng với những hình thức như gọi điện , fax thư chào hàng, gửi E-mail, gửi tài liệu hay gặp trực tiếp khách hàng ...Căn cứ trên các thông tin thu được về khách hàng và kết quả tiếp cận khách hàng phòng kinh doanh đánh giá xác định nhu cầu , kế hoạch sản xuất của khách hàng. Sau đó tiếp nhận mẫu của khách hàng gửi tới , thực hiện việc giặt mẫu và gửi trả mẫu cho khách hàng kiểm tra . Khách hàng duyệt mẫu nếu đạt yêu cầu phòng kinh doanh sẽ gửi báo giá tới khách hàng và hai bên tiến hành thoả thuận hợp đồng và đi đến kí kết hợp đồng .Sau khi hợp đồng được kí kết công ty tiến hành giao nhận hàng từ khách hàng gửi đến nhập kho và phòng kĩ thuật cùng các tổ sản xuất bắt đầu thực hiện quá trình sản xuất sản phẩm .Việc sản xuất tiến hành xong tổ kho tiến hành nhập kho thành phẩm và bộ phận giao hàng thực hiện giao hàng cho khách hàng và làm các thủ tục thanh toán. Từ việc tìm kiếm khách hàng , tiếp cận khách hàng cho đến khi kí kết hợp đồng , lên kế hoạch sản xuất, thực hiện sản xuất , giao hàng cho khách hàng và hoàn tất hợp đồng được phân công cho các phòng ban chuyên trách đảm nhiệm . Mọi công việc tại các phòng ban tuy mang tính độc lập song là một thể thống nhất liên kết như một mắt xích mang tính liên tục và tập trung cao. ở công ty hiện nay gồm có 29 quy trình công nghệ nhằm phù hợp với những tiêu chuẩn ISO 9001:2000 –ISO14001-SA 8000. Như quy trình kiểm soát tài liệu , quy trình kiểm soát hồ sơ , quy trình tuyển dụng , quy trình đào tạo , quy trình quản lý thiết vị và thiết bị đo , quy trình mua hàng , quy trình vận hành lò hơi , quy trình giặt đại trà , quy trình phun hoá chất , quy trình bắn cát , quy trình giặt hàng mẫu , quy trình kiểm tra sản phẩm , quy trình giám sát và đo , quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp , quy trình xác định khía cạnh môi trường , quy trình xử lý nước thải... Có thể khái quát một số quy trình công nghệ chủ yếu thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1 : Sơ đồ Quy trình nhuộm sản phẩm Chuẩn bị ban đầu : máy móc , nhân lực ... Bỏ hàng vào máy Tiến hành nhuộm Kiểm tra Xuất trả khách hàng Kiểm tra Sấy theo quy trình đã định mức Nhập kho thành phẩm Sơ đồ 2 : Sơ đồ Quy trình giặt sản phẩm Chuẩn bị ban đầu : máy móc , nhân lực ... Bỏ hàng vào máy Tiến hành giặt Kiểm tra Xuất trả khách hàng Kiểm tra Sấy theo quy trình đã định mức Nhập kho thành phẩm Trên cơ sở nắm chắc quy trình công nghệ của quá trình sản xuất sẽ giúp cho việc tổ chức quản lý, hạch toán các yếu tố đầu vào của công ty được xác định một cách hợp lý .Từ đó, góp phần vào việc giảm chi phí , nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. 1.2.2.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Phương Đông Công ty bao gồm cả khối văn phòng và phân xưởng sản xuất. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến với chức năng từ công ty đến tổ sản xuất và đến người lao động theo tuyến kết hợp với các phòng ban chức năng. Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức công ty Hội đồng thành viên Ban giám đốc Phòng kế hoạch-kinh doanh Phòng tổ chức nhân sự Phòng kế toán Phòng kỹ thuật Nhà máy Bộ phận tổ chức Tổ giặt Tổ phun hoá chất Tổ cơ khí Bộ phận nhân sự Tổ bắn cát Tổ KSC  Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban Ban giám đốc: là mức lãnh đạo cao nhất của công ty , chỉ đạo và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh toàn công ty ; xem xét đánh giá hiệu quả của hệ thống quản lý tích hợp ; đề ra các chính sách chất lượng môi trường ,xã hội . Phòng kinh doanh : bao gồm bộ phận kinh doanh và bộ phận kế hoạch Trong đó bộ phận kinh doanh có chức năng nắm bắt thông tin thị trường, điều tiết giá cả , tổ chức mạng lưới dịch vụ cung ứng nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng và là cơ quan trực tiếp thực hiện nhiệm vụ tiêu thụ sản phẩm theo kế hoạch sản xuất của công ty . Bộ phận kế hoạch có chức năng là cơ quan tham mưu giúp Giám đốc công ty xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng tháng , quý , năm và xây dựng chiến lược sản xuất kinh doanh , thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn nghiệp vụ . Phòng tổ chức nhân sự : gồm bộ phận nhân sự và bộ phận hành chính Bộ phận nhân sự là đơn vị quản lý nghiệp về nhân sự , tiền lương ,và thực hiện các chính sách xã hội đối với người lao động theo đúng quy định nhà nước tham mưu Giám đốc công ty thực hiện các chế độ như lao động , tiền lương , các chính sách xã hội ; thực hiện chức năng quản lý về chuyên môn nghiệp vụ . Bộ phận hành chính là cơ quan tham mưu giúp Giám đốc công ty triển khai các công việc phục vụ hành chính , văn phòng ; quản lý các phương tiện xe máy , phương tiện làm việc trang thiết bị dụng cụ văn phòng . Phòng kỹ thuật : là cơ quan tham mưu giúp Giám đốc công ty quản lý kỹ thuật-công nghệ , máy móc thiết bị ,an toàn vệ sinh lao động ;nghiên cứu ứng dụng kỹ thuật-công nghệ vào sản xuất . Nhiệm vụ của phòng kỹ thuật là xây dựng và chỉ đạo thực hiện các phương án kỹ thuật được giao tại các phân xưởng nhà máy ; nghiên cứu và ứng dụng các mẫu mã mới ; nghiên cứu kỹ thuật sản xuất sản phẩm chính để đưa vào sản xuất ; quản lý chất lượng vật tư , nguyên liệu ,chất lượng sản phẩm ; lập kế hoạch An toàn lao động- vệ sinh lao động ; tham gian lận biên soạn tài liệu phục vụ giảng dạy và đào tạo công nhân kỹ thuật ; tiến hành đánh giá tác động môi trường ... Phòng tài chính kế toán : là cơ quan tham mưu giúp Giám đốc công ty trong việc quản lý tài chính và hạch toán kinh doanh ; thực hiện nhiệm vụ chuyên môn , nghiệp vụ về Tài chính –kế toán . Bộ phận vật tư : tham mưu giúp lãnh đạo công ty trong công tác bảo quản , cấp phát , sử dụng vật tư hàng hoá đúng chế độ theo quy định của Công ty & pháp lệnh kế toán thồng kê hiện hành , tham mưu trong công tác mua săm vật tư hàng hoá , đảm bảo về chất lương , số lượng , chủng loại ; xây dựng những quy định cụ thể chống lãng phí , thất thoat trong việc mua sắm cũng như sử dụng vật tư hàng hoá , tổ chức đúng những nội dung các văn bản , các quy định hướng dẫn nghiệp vụ của công ty trong công tác quản lý vật tư . Phân xưởng sản xuất : trực tiếp quản lý máy móc , thiết bị , lao động , nhà xưởng ; sản xuất các sản phẩm theo kế hoạch sản xuất kinh doanh . Nhiệm vụ của phân xưởng sản xuất là : tổ chức sản xuất các loại sản phẩm theo kế hoạch ; thực hiện bảo dưỡng máy móc thiết bị định kỳ ; quản lý lao động , phòng chống và hạn chế tai nạn lao động , tham gian lận đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và tay nghề cho người lao động ; tổ chức các phong trào thi đua lao động sản xuất ; chăm lo cải thiện đời sống vật chất-tinh thần và sức khỏe cho người lao động ; tiến hành đánh giá tác động môi trường ở bộ phận ; thực hiện các công việc nhằm làm giảm và hạn chế ảnh hưởng tới môi trường khi có sự cố . Phần hai : Đặc tổ chức kế toán tại công ty TNHH Phương Đông 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán Để phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý , bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung. Với hình thức này thì toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại phòng kế toán của công ty .Tại phòng kế toán tài chính hàng ngày nhật , cập nhật , kiểm tra, kiểm soát hồ sơ , chứng từ ở tất cả các phòng ban .Nghiệp vụ kinh tế toàn công ty cung cấp cho phòng theo quy chế về chế độ báo cáo luân chuyển chứng từ một cách có hệ thống , giám sát tài chính kinh tế; hoạt động kinh tế ở từng thời điểm . Tạo thành mối liên kết chặt chẽ và phải tuân thủ một thể thống nhất về hoạt động kinh tế . Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty được thể hiện ở sơ đồ sau Sơ đồ 4 : Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Phương Đông Kế toán trưởng (Kiêm kế toán tổng hợp) Kế toán công nợ Kế toán vật tư Kế toán tiền lương và BHXH Thủ quỹ Chức năng của bộ máy kế toán : là cơ quan tham mưu giúp Giám đốc công ty trong việc quản lý tài chính và hạch toán kinh doanh , thực hiện nhiệm vụ chuyên môn , nghiệp vụ Tài chính-kế toán. Nhiệm vụ của bộ máy kế toán : - Quản lý vốn , tài sản , công nợ phải thu , công nợ phải trả . - Tính toán tổng hợp và phân bổ số liệu kế toán phục vụ cho hạch toán giá thành sản xuất . - Lập kế hoạch tài chính ngắn hạn,dài hạn, bao gồm kế hoạch về nguồn vốn tham gian lập các dự án đầu tư , xây dựng và vay các nguồn vốn cho đầu tư-xây dựng . - Nghiên cứu xây dựng các quy định về tài chình và triển khai thực hiện các quy định . Tổ chức thực hiện các quy định , hướng dẫn theo dõi kiểm tra về nghiệp vụ đề xuất các biện pháp quản lý uốn nắn các sai lệch trong quản lý tài chính . - Tổng hợp đáng giá tình hình quản lý tài chính , phân tích hoạt động kinh tế , đánh giá việc sử dụng và bảo toàn , tăng trưởng vốn cố định . Các biện pháp tăng nhanh vòng quay vốn lưu động , đề xuất các biện pháp hợp lý sử dụng các nguồn vốn , các phương án sửa đổi , điều chỉnh cơ chế quản lý các nguồn vốn để đảm bảo sản xuất kinh doanh có hiệu quả . - Kiểm tra các thủ tục thanh toán ( Tính hợp lý , hợp pháp của chứng từ trước khi trình Giám đỗc ký duyệt ) -Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ đối với các cơ quan quản lý cấp trên - Tham gia biên soạn tài liệu giảng dạy nghiệp vụ , hướng dẫn nghiệp vụ tài chính-kế toán cho các đơn vị thực hiện . Chức năng nhiệm vụ của từng người trong bộ máy kế toán : Phòng kế toán của công ty gồm 5 người được phân công như sau : Kế toán trưởng : Phụ trách công tác phòng tài chính –kế toán,hướng dẫn chỉ đạo , phân công kiểm tra, lập kế hoạch tài chính, tổ chức thực hiện các công việc theo chỉ tiêu ,báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tài chính hàng tháng ,quý, năm của công ty . Đồng thời kiêm kế toán tổng hợp theo dõi và làm công việc kế toán tổng hợp như tập hợp chi phí tính giá thành, xác định kết quả kinh doanh , lên báo cáo tài chính. Kế toán công nợ : Theo dõi , định khoản và ghi chép các khoản vay ngắn hạn, dài hạn của công ty ở Ngân hàng cũng như theo dõi , định khoản cà ghi chép các khoản công nợ của công ty. Kế toán vật tư kiêm kế toán TSCĐ : Theo dõi tình hình vật tư , tình hình tăng giảm TSCĐ ghi sổ kế toán kịp thời khi có sự thay đổi . Kế toán tiền lương và BHXH : thực hiện việc tính tiền lương dựa vào bảng chấm công , lập bảng thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty . Căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán BHXH kế toán tiến hành trích BHXH theo chế độ hiện hành . Thủ quỹ : Có nhiệm vụ giữ tiền mặt của công ty , theo dõi các khoản thu chi và định khoản vào các sổ sách kế toán có liên quan . 2.2.Chế độ kế toán đang áp dụng tại công ty Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1/N kết thúc ngày 31/12/N Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán : VN +Nguyên tăc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác : quy đổi thành VNĐ Hình thức sổ kế toán áp dụng : Nhật ký chứng từ Phương pháp kế toán TSCĐ + Nguyên tăc đánh giá TSCĐ : theo giá thực tế + Phương pháp khấu hao TSCĐ áp dụng : TSCĐ được khấu hao theo phương pháp đường thẳng . Tỷ lệ khấu hao hàng năm được xác định phù hợp với quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 Bộ tài chính ban hành . Phương pháp kế toán hàng tồn kho + Nguyên tắc đánh giá : theo giá thực tế + Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ : theo phương pháp nhập trược –xuất trước ( NT-XT ) + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho : theo phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp tính và nộp thuế GTGT : Theo phương pháp khấu trừ 2.3.Tổ chức bộ sổ kế toán 2.3.1.Hệ thống chứng từ của công ty Hệ thống chứng từ kế toán của công ty là hệ thống chứng từ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp Việt Nam bao gồm các loại sau : Chứng từ kế toán sử dụng cho thu chi tiền mặt Để tạm ứng cho công nhân viên đi công tác hoặc thu mua nguyên vật liệu công ty sử dụng 2 chứng từ sau : + Giấy đề nghị tạm ứng ( Mẫu số 03-TT ) + Giấy thanh toán tiền tạm ứng Khi bán hàng , khách hàng thanh toán bằng tiền mặt , kế toán phải lập phiếu thu để phản ánh nghiệp vụ thu tiền vào nhập quỹ : + Phiếu thu ( Mẫu số 01-TT ) Khi phát sinh các nghiệp vụ cần phải chi tiền mặt , kế toán phải lập phiếu chi để phản ánh việc xuất tiền mặt ra khỏi quỹ : +Phiếu chi ( Mẫu số 02-TT ) Kèm theo còn có các chứng từ : + Biên lai thu tiền ( Mẫu số 05-TT ) + Bảng kiểm kê quỹ ( Mẫu số 07a-TT ) Chứng từ sử dụng cho thu chi không bằng tiền mặt Khi công ty chuyển khoản trả nợ người bán , công ty phải phát hành “Séc chuyển khoản “ và “ Uỷ nhiệm chi “ (gồm 3 liên ) Khi ngân hàng đã chuyển tiền chi trả hộ công ty thì ngân hàng sẽ có thông báo cho công ty bằng “Giấy báo Nợ” . Khi đó , kế toán sử dụng làm căn cứ để ghi giảm trên TK 112. Trường hợp công ty bán hàng cho một doanh nghiệp khác đã có hợp đồng hoặc là khách quen mà cả hai bên cùng có tài khoản trong ngân hàng thì công ty nhờ ngân hàng nơi có tài khoản thu hộ. Khi công ty bán sản phẩm, công ty viết giấy ủy nhiệm thu nhờ ngân hàng nơi có tài khoản thu hộ. Đơn vị mua căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng để có quyết định thanh toán. Nếu đồng ý trả, công ty viết giấy ủy nhiệm chi gửi đến ngân hàng để nhờ chuyển thanh toán cho bên bán. Khi nhận được tiền, ngân hàng sẽ thông báo cho công ty bằng “Giấy báo Có”. Căn cứ vào giấy báo có, kế toán ghi tăng trên tài khoản 112. Chứng từ thanh toán ( Mua và bán hàng) Khi mua hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ..... công ty nhận được các hóa đơn mua hàng đó là: + Hóa đơn GTGT (Mẫu số 01/GTKT - 3LL) + Hóa đơn GTGT (Mẫu số 01/GTKT - 2LN) + Hóa đơn bán hàng (Mẫu số 02/GTKT - 2LN) Các hóa đơn mua hàng là các chứng từ gốc, kế toán căn cứ vào đó để vào các sổ kế toán Khi bán hàng, công ty sử dụng hai chứng từ như sau: + Hóa đơn GTGT (Mẫu số 01/GTKT - 3LL) + Hóa đơn GTGT (Mẫu số 02/GTKT - 2LN) Chứng từ sử dụng cho hàng tồn kho Khi mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ về không sản xuất ngay mà nhập kho, hoặc khi sản xuất và tính giá thành sản phẩm xong không xuất bán luôn mà nhập kho thì kế toán lập phiếu nhập kho để phản ánh: + Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 - VT) Khi xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ sản xuất hoặc xuất kho sản phẩm đi bán thì kế toán lập phiếu xuất kho để phản ánh: + Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 - VT) Để theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật tư, sản phẩm hàng hóa ở từng kho, kế toán sử dụng chưng từ: + Thẻ kho (Mẫu số 06 - VT) Chứng từ về tài sản cố định Công ty sử dụng hệ thống chứng từ để theo dõi tình hình biến động của tài sản cố định (TSCĐ), bao gồm: + Biên bản giao nhận TSCĐ (Mẫu số 01 - TSCĐ) + Thẻ TSCĐ (Mẫu số 02 - TSCĐ) + Biên bản thanh lý TSCĐ (Mẫu số 03 - TSCĐ) + Biên bản đánh giá lại TSCĐ (Mẫu số 05 - TSCĐ) Hệ thống chứng từ về lao động tiền lương Công ty áp dụng các loại chứng từ sau: + Bảng chấm công (Mẫu số 01 - LĐTL) + Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu số 02 - LĐTL) + Phiếu nghỉ ốm hưởng BHXH (Mẫu số 03 - LĐTL) + Bảng thanh toán tiền thưởng (Mẫu số 05 - LĐTL) + Danh sách người lao động hưởng BHXH (Mẫu số 04 - LĐTL) + Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (Mẫu số 05 - LĐTL) Biên bản và các loại chứng từ khác + Giấy nộp tiền vào ngân sách Nhà Nước (Mẫu số 02/TNS ) 2.3.2.Hệ thổng sổ sách tại công ty Đáp ứng nhu cầu của công tác quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty phòng tài chính kế toán áp dụng hình thức kế toán Nhật ký-chứng từ . Hình thức Nhật ký chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau : Nhật ký chứng từ Bảng kê Sổ Cái Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết như Sổ chi tiết các tài khoản TSCĐ , thanh toán với người mua , thanh toán với người bán , tiền mặt , chi phí ... Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ : Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, Sổ chi tiết có liên quan . Đối với các Nhật ký chứng từ được ghi căn cứ vào các bảng kê , Sổ chi tiết thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán , bảng kê, Sổ chi tiết cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê, Sổ chi tiết vào Nhật ký chứng từ . Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ , các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ , sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào bảng kê và Nhật ký chứng từ có liên quan . Cuối tháng khoá sổ , cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ , kiểm tra , đối chiếu số liệu trên các Nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết , bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái . Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ và thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các thẻ sổ có liên quan . Cuối tháng , cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái . Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký chứng từ , Bảng tổng hợp chi tiết , Bảng kê được dùng để lập Báo cáo tài chính. Sơ đồ 5 : Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ Bảng kê Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu , kiểm tra 2.3.3. Vận dụng hệ thống tài khoản tại công ty Tài khoản kế toán là một phương pháp kế toán dùng để phân loại đối tượng kế toán theo một dấu hiệu riêng nhằm phản ánh và giám đốc một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống về tình hình hiện có, sự biến động của mỗi loại tài sản, mỗi loại nguồn vốn. Đối tượng chủ yếu của hạch toán kế toán là tài sản và nguồn vốn, nó luôn ở trạng thái vận động. Do vậy, tài khoản kế toán được mở cho từng đối tượng cụ thể của kế toán. Mỗi tài khoản kế toán được mở ra để tập hợp những nghiệp vụ phát sinh có cùng nội dung kinh tế như nhau nên mỗi tài khoản có nội dung kinh tế và có tên gọi riêng. Căn cứ vào thực tế của hoạt động kinh tế tài chính của công ty, kế toán trưởng đã mở 54 tài khoản trong bảng và 2 tài khoản ngoài bảng: + Loại I: Tài sản lưu động, gồm 15 tài khoản: 111, 112, 113, 131, 138, 141, 142, 144, 151, 152, 153, 154, 155, 156, 157. + Loại II: Tài sản cố định, gồm 5 tài khoản: 211, 213, 217, 214, 241, 242, 244. +Loại III: Nợ phải trả, gồm 9 tài khoản: 311, 315, 331, 333, 335, 338, 341, 342, 344. + Loại IV: Vốn chủ sở hữu, gồm 8 tài khoản: 411, 412, 413, 414, 415, 421, 431, 441. + Loại V: Doanh thu, gồm 5 tài khoản: 511, 515, 521, 531, 532. + Loại VI: Chi phí sản xuất kinh doanh, gồm 7 tài khoản: 621, 622, 627, 632, 635, 641, 642. + Loại VII: Thu nhập khác, gồm 1 tài khoản: 711. + Loại VIII: Chi phí khác, gồm 1 tài khoản: 811. + Loại IX: Xác định kết quả kinh doanh, gồm 1 tài khoản: 911. + Loại 0: Tài khoản ngoài bảng, gồm 2 tài khoản: 007, 009. 2.3.4. Vận dụng hệ thống báo cáo tài chính tại công ty Báo cáo tài chính là phương pháp dùng