Đề tài Đặc điểm quản lý tài chính và tổ chức công tác kế toán tại chi nhánh vật tư Hà Nội

Lời mở đầu Ngày nay, xu hướng hội nhập đang là vấn đề mang tính toàn cầu. Hội nhập kinh tế để tiếp thu những thành tựu khoa học, công nghệ của các nước phát triển, để rút ngắn con đường đi lên công nghiệp hoá hiện đại hoá ở một số nước trên thế giới, trong đó có nước ta. Vệt Nam sau một thời gian dài ghánh chịu hậu quả chiến tranh, đã khiến nền kinh tế trở nên lạc hậu, công nghệ kỹ thuật kém phát triển, máy móc để sản xuất thiếu thốn. Do vậy, từ khi thực hiện mở cửa nền kinh tế, nước ta đã hợp tác với nhiều bạn bè quốc tế trong việc thực hiện chuyển giao mua bán công nghệ. Điều này đã góp một phần không nhỏ trong việc đưa nền kinh tế nước ta thoát khỏi lạc hậu và phát triển như ngày nay. Để có được những thành tựu đó, hoạt động kinh doanh ngoại thương đóng vai trò không nhỏ, trong đó có ngành xuất nhập khẩu.Hiện tại, nước ta vẫn thuộc diện là nước nhập siêu, các mặt hàng nhập khẩu chủ yếu là máy móc thiết bị phục vụ cho công việc sản xuất, khai thác, các ngành công nghiệp…Trong những năm sắp tới việc nhập khẩu những mặt hàng này sẽ vẫn chiếm ưu thế trong tổng kim ngạch hàng nhập khẩu. Cũng như nhiều công ty tham gia hoạt động xuất nhập khẩu trên đất nước ta chi nhánh vật tư Hà Nội mang nhiều nét chung của các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vức này như phương thức kinh doanh, tổ chức quản lý, công tác hạch toán kế toán…Bên cạnh đó chi nhánh cũng có một số nét đặc thù riêng do thị trường tiêu thụ, mặt hàng kinh doanh quy định. Phần I Tổng quan chung về cơ sở thực tập I.Khái quát quá trình hình thành và phát triển. Năm 1960, Quốc hội khoá I nước Việt Nam dân chủ cộng hoac họp kỳ thứ 8 chia Bộ công nghiiệp thành hai bộ: Bộ công nghiệp nhẹ và Bộ công nghiệp nặng, các đơn vị ngành than thuộc Bộ công nghiệp nặng. Ngày 25 tháng 7 năm 1960, Bộ trưởng Bộ công nghiệp nặng có quyết định số 707 BCNg thành lập công ty than Hồng Gai, các công trường phân xưởng trực thuộc được nâng lên thành các đơn vị hạch toán độc lập, các đơn vị thuộc công ty than Hòn Gai chính thức hoạt động có hiệu lực từ ngày 01 tháng 08 năm 1960. Trong các đơn vị đó có ngành vật tư công ty than Hòn Gai- Tiền thân của công ty vật tư vận tải và xếp dỡ ngày nay. Trụ sở của Công ty vật tư vận tải và xếp dỡ tại: Phường Cẩm Đông thị xã Cẩm Phả tỉnh Quảng Ninh. Trong những năm tháng chiến tranh, ngành vật tư có hai chức năng chủ yếu đó là: + Giúp giám đốc công ty quản lý, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các chỉ tiêu định mức vật tư trong sản xuất, tổ chức hướng dẫn thực hiện các chính sách qui định về quản lý vật tư của Nhà Nước. + Tổ chức theo dõi và tổ chức tiếp nhận vật tư, thiết bị nhập khẩu do công ty than Hòn Gai trực tiếp ký hợp đồng. Tháng 5 năm 1996, chính phủ ban hành Nghị định số 27/ CP, phê duyệt điều lệ của Tổng công ty than Việt Nam trong đó phân cấp xí nghiệp vật tư vận tải và xếp dỡ Công ty than Cẩm Phả thành công ty vật tư vận tải và xếp dỡ và là đơn vị thành viên của tổng công ty than Việt Nam. Trước những diễn biến về tình hình kinh tế xã hội của đất nước, của ngành đồng thời để có định hướng chỉ đạo sản xuất, xây dựng và phát triển công ty tại Đại hội Đảng bộ công ty lần thứ nhất, lần thứ hai, Đại hội các tổ chức đoàn thể cũng đã đề ra những phướng hướng mục tiêu mới phù hợp với tình hình mới. Về mặt tổ chức , công ty nghiên cứu sắp xếp lại mô hình để phù hợp với yêu cầu quản lý mới. Vì vậy. Ngày 23 tháng 09 năm 1996 căn cứ vào quyết định số 2531 TVN / TCC B2 của tổng công ty than Việt Nam, chi nhánh vật tư vận tỉa và xếp dỡ được thành lập gọi tắt là Chi nhánh vật tư Hà Nội. Chi nhánh là đơn vị trực thuộc công ty vật tư vận tải và xếp dỡ. Trụ sở tại: Số 11 – Vương Thừa Vũ – Khương Mai – Thanh Xuân – Hà Nội Kể từ khi thành lập đến nay, bằng những biện pháp liên doanh liên kết trong và ngoài nước dưới sự cho phép của công ty vật tư vận tải và xếp dỡ, chi nhánh đã tham gia ký kết và tổ chức thực hiện nhiều hợp đồng xúât nhập khẩu, đóng góp đáng kể vào doanh thu của toàn công ty. Đặc biệt, năm 1999 đã góp phần đưa doanh thu của công ty tăng thêm hơn 6000 triệu đồng. II. Nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn của chi nhánh. Nhiệm vụ của chi nhánh vật tư vận tải và xếp dỡ. - Chi nhánh là đại diện duy nhất của công ty tại Hà Nội để tiếp thi với khách hàng trong và ngoài nước, trong và ngoài ngành than Việt Nam để khai thác mọi khả năng kinh doanh sản xuất, liên doanh, tìm hiểu khả năng thực hiện dịch vụ có hiệu quả đúng với các quy định và pháp luật của Nhà nước ban hành, thiêts lập các hợp đồng ngoại thương, hợp đồng kinh tế, hợp đồng dịch vụ để trình giám đốc công ty ký duyệt hoặc các hợp đồng có giấy uỷ quyền của công ty. - Nhập khẩu nhận uỷ thác nhập khẩu hàng hoá từ nước ngoài về phục vụ ngành than và các ngành công nghiệpkhác - Mua bán vật tư hàng hoá trên cơ sở kinh doanh lấy thu bù chi có lãi sau khi đóng thuế cho Nhà nước. - Giao dịch, tiếp thị tìm khách hàng để để mua bán xăng dầu nhờn, nhận vận tải thuỷ bộ , tiếp nhận hàng tại cửa khẩu hoặc làm thủ tục xuất khẩu. - Quản lý tài sản của công ty tại Hà Nội, xây dựng phương án tổ chức bộ máy chi nhánh để giám đốc công ty có quy định phù hợp cho từng giai đoạn sao cho hoạt động của chi nhánh có hiệu quả. 2. Trách nhiệm. Chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh được bảo đảm có hiệu quả và đúng pháp luật. Có trách nhiệm pháp nhân thay công ty trên địa bàn Hà Nội để giải quyết các vấn đề liên quan đến các cơ quan trung ương, cơ quan Nhà Nước các bộ ngành và tổng công ty than Việt Nam trong phạm vi nhiẹm vụ được giao và được công ty vật tư vận tải và xếp dỡ uỷ quyền. Thực hiện nghiêm túc các chế độ báo cáo trình duyệt văn bản theo phân công hành chính. Đản bảo chế độ quản lý hồ sơ theo quy định. 3. Quyền hạn. Được tiếp xúc giao dịch, đàm phán với các đơn vị sản xuất kinh doanh có tư cách pháp nhân liên quan đến các nghiệp vụ được giao. Được phép ký các văn bản thuộc phạm vi nhiệm vụ của mình hoặc ký các văn bản của công ty khi được giám đốc uỷ quyền. Được chủ động tìm đối tác kinh doanh, được quyền đề xuất tới giám đốc công ty để tham gia một phần hoặc toàn bộ dịch vụ trong những trường hợp có hiệu quả và đúng với pháp luật, được đề nghị sử dụng vốn tự có hoặc vốn vay của công ty vào các dịch vụ có hiệu quả được giám đốc công ty thừa nhận và duyệt phương án kinh doanh. III. Các mặt hàng kinh doanh, khách hàng và nhà cung cấp chủ yếu của chi nhánh. 1. Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu của chi nhánh vật tư vận tải và xếp dỡ. Tại chi nhánh hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá diễn ra thườn xuyên, trong đó chủ yếu là nhập khẩu. Hiện nay chi nhánh là đại diện duy nhất của công ty tại Hà Nội. Do đó, mọi nhu cầu về hàng nhập khẩu công ty thường giao cho chi nhánh tổ chức thực hiện. Bên cạnh việc ký kết các hợp đồng nhập khẩu theo sự chỉ đạo của công ty, chi nhánh còn được phép tự thực hiện các hợp đồng với các tổ chức, doanh nghiệp bên ngoài. Vì là đơn vị trực thuộc ngành than, nên các mặt hàng nhập khẩu chủ yếu là các vật tư thiết bị, dầu mỡ phục vụ ngành than như: + Cáp điện phòng nổ dùng trong hầm mỏ. + Phụ tùng máy cào đá. + Chân máy khoan + Bộ tời kéo + Cầu giao phòng nổ + Khởi động từ + Vật tư phụ tùng cột chống thuỷ lực + Vật tư thiết bị cho lò chợ cột thuỷ lực + Vật tư thiết bị sửa chữa cột thuỷ lực + Động cơ điện phòng nổ ba pha xoay chiều. + Các loại dầu gốc như: dầu gốc BS 150, dầu gốc SN 150... 2. Khách hàng chủ yếu. Do đặc thù của các mặt hàng nhập khẩu chỉ phục vụ cho một nhóm các đơn vị, xí nghiệp, nên việc nhập khẩu chủ yếu dựa vào tình hình khai thác, sản xuất của từng đơn vị. Chi nhánh không chủ động được các mặt hàng nhập khẩu mà chủ yếu dựa vào các hợp đồng để từ đó tổ chức nhập khẩu. Các kách hàng chủ yếu của công ty là: + Xí nghiệp vật tư vận tải Cẩm Phả + Công ty than Vàng Danh + Công ty than Mạo Khê + Công ty than Uông Bí + Công ty than Hạ Long + Công ty than Khe Chàm + Nhà máy cơ khí Mạo Khê...... 3. Các nhà cung cấp chính. Mặc dù mới tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu được tám năm, chi nhánh đã tạo và duy trì được mối quan hệ tốt với nhiều bạn hàng ở một số nước.Thông qua việc tham quan trực tiếp dây truyền công nghệ, việc kiểm tra chất lượng của các mặt hàng nhập khẩu chi nhánh đã hợp tác lâu dài với một số nhà cung cấp chủ yếu như + Công ty DAYTON ( Nga ) + Công ty SIMEX ( Hàn Quốc ) + Công ty thiết bị toàn bộ than Trung Quốc + Công ty xuất nhập khẩu than Quảng Tây + Công ty DARYAR Đài Loan + Công ty mậu dịch quốc tế Liêu Ninh + Công ty trách nhiệm hữu hạn Tân Nguyên, Trung Quốc IV. Đặc điểm về tổ chức quản lý của doanh nghiệp. 1. Các phòng ban. Vì là đại diện của công ty tại Hà Nội, tham gia chủ yếu và các hoạt động xuất nhập khẩu và kí kết các hợp đồng kinh tế, nên cơ cấu tổ chức quản lý được bố trí một cách gọn gàng nhất tránh cho bộ máy quản lý kồng kềnh, tận dụng hết dược khả năng làm việc của bán bộ công nhân viên của chi nhánh Kể từ ngày thành lập đến nay, số lượng phòng ban của chi nhánh không có gì thay đổi. Bao gồm 5 phòng ban. + Ban lãnh đạo gồm: 01 Giám đốc 01 Phó giám đốc + Phòng kế toán : 04 nhân viên cả kế toán trưởng. + Phòng kế hoạch : 06 nhân viên + Phòng tổng hợp : 05 nhân viên + Ban thu hồi công nợ: 03 nhân viên 2. Nhiệm vụ của các phòng ban Do các phòng ban được bố trí như trên, nên nhiệm vụ của các phòng ban dược quy định một cách cụ thể. Trưởng phòng là người chịu trách nhiệm cao nhất có nhiệm vụ đôn đốc, giám sát nhân viên dưới quyền trong việc hoàn thành các nhiệm vụ được giao đồng thời báo cáo tình hình hoạt động của phòng ban mình cho giám đốc. Hàng tuần vào ngày thứ hai, giám đốc cùng các trưởng phòng luôn co một cuộc họp nhằm đáng giá nhận xét tình hình của chi nhánh trong một tuần làm việc. Từ đó, giám đốc có nhiệm vụ báo cáo lại tình hình với công ty. Nhiệm vụ cụ thể của các phòng ban. Giám đốc chi nhánh: - Chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về toàn bộ hoạt động của cán bộ công nhân viên chi nhánh và mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. - Phối hợp với các đơn vị phòng ban trong công ty để hoàn thành nhiệm vụ dược giao dồng thời chịu sự kiểm tra, hướng dẫn hộ trợ của các phòng ban nghiệp cụ để đảm bảo thực hiện đúng các quy định của Nhà Nước của tổng công ty trong hoạt động sản xuất kinh doanh của chi nhánh phòng kế hoạch Nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, tham gia vào các giao dịch, ký kết hợp đồng. Tổ chức việc tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu, giao hàng cho công ty, cho khách hàng theo đúng quy định... Phòng kế toán Là phòng ban không thể thiếu trong bất kỳ một doanh nghiệp nào dù quy mô lớn hay nhỏ. Nhiệm vụ của nó là: Theo dõi, quản lý tình hình tài chính của đơn vị. Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, tiến hành thu nộp, tính toán, kiểm tra việc gìn gĩư và sử dụng các loại tài sản, tiền vốn, kinh phí phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hành vi lãng phí, vi phạm chinh sách, chế độ tài chính của nhà nước. Phản ánh giám đốc các nghiệp vụ nhập xuất, thanh toán, thu hồi kịp thời công nợ trong mỗi thu vụ nhập xuất hàng hoá. Hàng tháng, quý cuối năm kế toán trưởng có trách nhiệm quyết toán báo cáo cho công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc chi nhánh, giám đốc công ty về trách nhiệm của mình. Ban thu hồi công nợ Có nhiệm vụ cùng với phòng kế toán theo dõi các khoản nợ của các khách hàng, tiến hành thu hồi các khoản nợ theo đúng thời hạn. Hiện nay số nhân viên trong ban thu hồi công nợ là 03 người. Với tình hình hiện nay của chi nhánh thì số nhân viên biên chế trong ban này gặp rất nhiều khó khăn trong công tác thu hồi công nợ, các khoản nợ thu hồi được so với số tiền khách hàng nợ là rất nhỏ. IV. Một số chỉ tiêu phản ánh quá trình phát triển của chi nhánh vật tư Hà Nội Dưới đây là một số chỉ tiêu phản ánh trong Báo cáo tài chính ba năm gần đây: 2001, 2002, 2003 của chi nhánh Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 TSLĐ và đầu tư ngắn hạn 169.481.054.304 91.223.617.840 85.908.256.103 TSCĐ và đầu tư dài hạn 218.506.506 186.764.677 121.952.514 Tổng tài sản 169.699.560.810 91.410.382.517 85.030.208.617 Nợ phải trả 169.213.487.534 90.806.494.916 85.194.358.256 Nguồn vốn chủ sở hữu 486.073.276 603.887.601 835.850.361 Tổng nguồn vốn 169.699.560.810 91.410.382.517 86.030.208.617 Tổng doanh thu thuần 210.224.224.570 41.767.346.187 15.020.493.790 Giá vốn 200.753.360.028 40.317.155.024 14.018.074.143 Lợi nhuận gộp 9.470.864.524 1.450.191.163 1.002.419.647 Chi phí bán hàng 10.179.851.729 1.557.955.566 1.203.135.091 Lợi nhuận từ HĐKD -708.987.187 -107.764.403 -200.715.444 Lợi nhuận từ HĐTC -3.685.046.981 -4.813.914.255 Lợi nhuận từ HĐBT -8.417.424 695.798.301 -347.100.607 Thu nhập trước thuế -482.594.347 -3.097.013.083 -5.361.730.306 Nhận xét. Vì là đơn vị trong lĩnh vực thương mại, chủ yếu tham gia xuất nhập khẩu nên tình hình tài sản, nguồn vốn có nhiều nét khác biệt với các doanh nghiệp sản xuất. Tài sản chủ yếu để kinh doanh là vốn vay. Nên tài sản cố định của chi nhánh chiếm một phần rất nhỏ trong tổng số tài sản. là đơn vị trực thuộc nên tài sản cố định chủ yếu do công ty cấp, việc thanh lý nhượng vbán cũng do công ty quyết định. Hàng năm, vào đầu kỳ chi nhánh có nhiệm vụ lập bảng trích và sử dụng khấu hao nộp cho công ty. Tài sản lưu dộng chiếm đa số trong tổng tài sản, ở chi nhánh trong 3 năm gần đây các khoản phải thu của khách hàng là rất lớn. Tiền để tham gia các hoạt động chủ yếu là tiền vốn tự có tại ngân hàng hoặc do đi vay, tiền mặt tại quỹ là rất hạn chế. Các khoản phải thu lớn chứng tỏ chi nhánh đang bị khách hàng chiếm dụng vốn, khả năng thu hồi công nợ để trả tiền vay là rất khó khăn, đẩy chi phí hoạt động tài chính nên cao (năm 2003: 4.934.938.965 đồng) vì vậy, mặc dù hoạt động có tăng nên qua các năm nhưng thu nhập của hoạt động này vẫn âm. nguyên nhân chủ yếu theo thuyết minh báo cáo tài chính là do hậu quả của những năm trước 2001 để lại và sự cố tài chính năm 2002. Thị trường ngày càng thu hẹp do vốn không có nên không chủ động được đã bỏ lỡ nhiều cơ hội kinh doanh. Hiện nay chi nhánh đang dần khắc phục tình hình tài chính của mình. Cùng với sự chỉ đạo của công ty, chi nhánh đang tập trung vào việc thu hồi công nợ quá hạn. Đây là công việc chi phối rất nhiều thời gian và tiền bạc. Các chỉ tiêu trên phản ánh các khoản nợ ngắn hạn là rất lớn (năm 2003. 85.194.358.256 đồng) lớn hơn rất nhiếu chủ sở hữu. trong đó chủ yếu là vay từ các đơn vị nội bộ, năm 2003 nợ tổng công ty Than: 29.650.290.432 đồng, công ty vật tư vận tải và xếp dỡ 46.635.631.166 đồng, khoản vay ngắn hạn, nợ dài hạn lớn làm cho chi phí trả ngân hàng lớn. Đây là nguyên nhân chủ yếu dẫn đến tình trạng thua lố hiện nay của chi nhánh Tuy nhiên, nếu tách riêng tình hình hoạt động kinh doanh 6 tháng cuối năm 2003, tách riêng các khoản chi phí do công nợ khó đòi mang lại thì chi nhánh kinh doanh bảo tòan vốn, thu nợ, vốn vay quay vong nhanh khả năng thanh toán kịp thời và kinh doanh có lãi, đây là dấu hiệu đáng mừng cho chi nhánh, nó phản ánh sự cố gắng trong việc khắc phục tình trạng tài chính hiện nay. Phần II Đặc điểm quản lý tài chính và tổ chức kế toán I. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 1. Tổ chức bộ máy kế toán Phòng kế toán có 04 nhân viên trong đó bao gồm cả kế toán trưởng. Do số lượng kế toán viên ít nên mỗi kế toán viên phải kiêm nhiệm một số phần hành cụ thể. Bộ máy kế toán tại chi nhánh làm việc theo nguyên tắc tập trung, mỗi kế toán viên ngoài những công việc cụ thể trong phạm vi phần hành của mình đảm nhận còn phải giải quyết những công việc khác do kế toán trưởng giao phó. Nhiệm vụ của tong nhân viên được bố trí như sau: Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán và theo dõi tiền lương Kế toán các nghiệp vụ mua bán hàng hoá Kế toán ngân hàng, thuế Tại chi nhánh thủ quỹ lại không thuộc nhân viên trong phòng kế toán mà do một nhân viên của phòng tổng hợp đảm nhiệm, khi có nghiệp vụ phát sinh liên quan đến việc thu chi tiền mặt thì do nhân viên này dưới sự cho phép của giám đốc và kế toán trưởng sẽ tiến hành chi, hay nhập tiền vào quỹ. Các phần hành nêu trên là công việc cụ thể giao cho mỗi người tuy nhiên với các nghiệp vụ không thường xuyên phát sinh, khi xảy ra thì kế toán trưởng phân công cụ thể cho từng người như: Vào đầu năm kế toán trưởng có nhiệm vụ tính và lập bảng phân bổ sử dụng khấu hao tài sản cố định, hay với những khách hàng nợ chi nhánh quá hạn mà chưa thanh toán kế toán trưởng có nhiệm vụ đôn đốc và trực tiếp đi thu hồi công nợ…Điều thuận lợi ở chi nhánh là giữa các nhân viên có thể đảm nhiệm công việc được cho nhau, nên khi một nhân viên trong phòng nghỉ việc vì các lý do khác nhau thì nhân viên khác có thể đảm nhiệm thay,do đó tránh được sự ùn tắc công việc, đảm bảo cho công việc kế toán luôn phản ánh được kịp thời đúng thời điểm phát sinh. Tóm tắt các phần hành chủ yếu taị chi nhánh thông qua sơ đồ sau Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp Thủ quỹ ( Trực huộc phòng tổng hợp ) Kế toán ngân hàng, Kế toán Thuế Kế toán các nghiệp vụ mua bán hàng hoá Kế toán thanh toán và theo dõi tiền lương Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại chi nhánh 2. Chức năng nhiệm vụ của phòng kế toán. Tuy làm việc theo nguyên tắc tập trung, nhưng những công việc cụ thể được giao trực tiếp cho tong người như sau: Kế toán trưởng Là người có quyền cao nhất trong phòng, chịu trách nhiệm chung cho toàn bộ hoạt động của phòng kế toán. Chịu trách nhiệm trước giám đốc chi nhánh, giám đốc công ty về công tác kế toán và quản lý tàI chính. Là người ký duyệt các chứng từ thanh toán, séc, uỷ nhiệm chi, phiếu thu, phiếu chi… Kiểm tra nghiệp vụ hạch toán các phần hành kế toán trong kỳ , chịu trách nhiệm về tính chính xác trung thực của số liệu trước cấp trên và trước các cơ quan thuế, cơ quan thanh tra, kiểm toán. Định kỳ tổng hợp số liệu để lên các báo các quyết toán để kiểm tra theo dõi tình hình kinh doanh của chi nhánh và để báo cáo kết quả với phòng kế toán của công ty. Lập kế hoạch cân đối thu chi dự kiến nguồn vốn cần thiết để thực hiện các thương vụ nhập xuất, từ đó dự kiến lãi lỗ để cùng giám đốc đi đến quyết định có kí kết hợp đồng nhập khảu hang hoá hay không. Kế toán viên. - Kế toán thanh toán và theo dõi tiền lương: Theo dõi các khoản công nợ của từng khách hàng, cũng như phản ánh các khoản nợ, vay của chi nhánh, nghĩa vụ tanh toán với khách hàng, thanh toán nội bộ với công ty, tổng công ty. Thực hiện việc chấm công cho các nhân viên kế toán trong phòng, hàng tháng có nhiệm vụ tính toán tiền lương, bảo hiểm xã hội cho cán bộ công nhân viên, tính số tiền bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn phải thu từ lương của nhân viên theo đúng chế độ qui đinh của Nhà Nước. Phân bổ đầy đủ chính xác tiền lương và các khoản trích theo lương vào chi phí - Kế toán các nghiệp vụ mua bán hàng hoá: Làm nhiệm vụ ghi chép số lượng, chất lượng và gía phí chi tiêu mua hàng theo chứng từ đã lập. Phản ánh kịp thời khối lượng hàng bán, ghi nhận doanh thu bán hàng các chỉ tiêu liên quan khác của khối lượng hàng bán như: giá vốn, doanh thu. Xác định kết quả bán hàng quản lý chặt chẽ tình hình biến động à dự trữ hàng hoá, tránh tình trạng hàng hoá bị ứ đọng. Và thực hiện việc báo cáo với kế toán trưởng tình hình hàng hóa. - Kế toán ngân hàng, kế toán thuế: Vì chi nhánh thực hiện việc thanh toán chủ yếu theo hình thức chuyển khoản kể cả giữa các đơn vị trong nộ bộ công ty với nhau và cả trong nghiệp vụ nhập khẩu. Do đó, kế toán tiền gửi phản ánh tình hình tăng giảm tiền gửi ở các ngân hàng hàng ngày. Thường xuyên đối chiếu các sổ sách theo dõi TK 112 với các sổ phụ của các ngân hàng để đảm bảo sự khớp đúng từ đó báo cáo với kế toán trưởng để có quyết định trước khi kí kết hợp đồng. Kê khai chính xác các loại thuế đầu vào, thuế đầu ra để làm cơ sở tính toán và nộp thuế cho các cơ quan thuế. - Thủ quỹ: Tuy không phải là nhân viên của phòng kế toán nhưng vẫn chịu sự giám sát của kế toán trưởng. Thực hiện việc thu chi quỹ khi có các chứng từ hợp lý, hợp lệ. Thủ quỹ theo dõi tiền tại quỹ và thực hiện việc ghi chép và sổ theo dõi tiền mặt, định kỳ đối chiếu với kế toán để so sánh sự khớp đúng. Tuy nhiên do đặc thù của ngành nghề kinh doanh nên lượng tiền mặt tại quỹ của chi nhánh là không đáng kể, các khoản tiền sau khi thu hồi được từ khách hàng thường được gửi ngay vào ngân hàng mà không lưu tại quỹ, tiền mặt tại quỹ thường dùng để tậm ứng cho cán bộ công nhân viên đi công tác hay các chi phí nhỏ phát sinh trong phạm vi nôi bộ như dùng để trả lương khi đến hạn… II. Đặc điểm công tác kế toán. 1. Những nét chung. Theo báo cáo tài chính ngày 31 tháng 12 năm 2003, công tác kế toán của chi nhánh có một số điểm như sau: - Hình thức sở hữu vốn: Doanh nghiệp Nhà nước - Lĩnh vực kinh doanh: Mua bán thiết bị, vật tư, xăng dầu mỡ. - Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: Khấu hao cơ bản của tài sản được tính theo phương pháp đường thẳng - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Ghi sổ theo giá gốc và hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung - Phương pháp tính thuế: Thuế giá trị gia tăng tính theo phương pháp khấu trừ. - Hiện tại chi nhánh đã tổ chức việc áp dụng 04 chuẩn mực kế toán mới ban hành theo quyết định 149/ 2001/QĐ-BTC. 2. Các loại chứng từ được sử dụng tại chi nhánh. Với mỗi phần hành kế toán cụ thể, kế toán phần hành tiến hành hạch toán sau đó tổ chức lưu giữ theo quy định. Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá. Các chứng từ hạch toán ban đầu bao gồm. *Hơp đồng uỷ thác nhập khẩu: Đây là hợp đồng ký kết giữ công ty với chi nhánh, trong đó giám đốc công ty uỷ quyền cho giám đốc chi nhánh thực hiện việc nhập khẩu hàng hoá. *Giấy uỷ quyền nhập khẩu: *Biên bản duyệt phương án kinh doanh: Để có quyết định cuối cùng rước khi muốn thực hiện một hợp đồng, phong kinh doanh đưa ra phương án kinh doanh trong đó gi rõ mặt hàng định nhập khẩu, số lượng cần nhập, đơn giá dự kiến cùng các chi phí phát sinh…. Sau đó trình lên giám đốc, nếu ban giám đốc thấy hợp lý và hợp đồng này có khả năng đem lại lợi nhuận thì ký duyệt vào biên bản duyệt phương án kinh doanh cho phép thực hiện phương án đó. Đây cũng là chứng từ cần thiết để ngân hàng làm thủ tục thanh toán cho chi nhánh với bên cung cấp * Hợp đồng nhập khẩu hàng hoá: là văn bản kí kết của chi nhánh với nhà cung cấp nước ngoài. Qui định các điều kiện cụ thể về số lượng, chất lưọng của các laọi hàng hoá nhập khẩu, cũng như thời gian, địa điểm giao nhận hàng,phương thức thanh toán, và một số quy định bắt buộc khác….. * Hoá đơn thương mại: * Bảng kê đóng gói sảm phẩm * Giấy chứng nhận phẩm cấp. * Tờ khai hải quản: Khi hàng hóa về đến địa điểm giao nhận nhân viên phong kinh doanh phải có nhiệm vụ khai báo tên mặt hàng nhập khẩu để cơ quan hải quản tiến hành tính thuế cho hàng nhập khẩu. Sau đó sẽ ra thông báo thuế nêu rõ số tiền thuế phải nộp. * Giấy thông báo thuế của cơ quan hải quan: * Phiếu nhập kho hàng hoá: * Phiếu xuất kho hàng hoá. * Hoá đơn ( giá trị gia tăng )…… Hạch toán tiền lương và các khoản trich theo lương. Kế toán dựa trên các chứng từ chủ yếu là bảng chấm công của các phòng ban. Dựa trên các thông tin về ngày làm việc, ngày nghỉphép, nghỉ ốm, nghỉ chế độ…kế toán tính toán tiền lương để trả cho cán bộ công nhân viên. Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Chủ yếu dựa trên các chứng từ như: Giấy nộp tiền ( theo mẫu có sẵn của các ngân hàng ) Lệnh chi Uỷ nhiệm chi Giấy báo Nợ Giấy báo có Sổ số dư khác hàng Phiếu thu Phiếu chi * Do chi nhánh áp dụng kế toán máy nên sổ sách, và một số chứng từ sử dụng được in trực tiếp nên mẫu có sự khác biệt so với mẫu chung của Bộ tài chính. Ví dụ: mẫu Phiếu thu, Phiếu chi ( Mẫu: Phụ lục 1, 2 ) Kế toán chi phí: Kế toán phần hành sử dụng các chứng từ như: * Hoá đơn ( GTGT ) của người cung cấp dịch vụ mà cán bộ công nhân viên sử dụng đểphục vụ cho công tác của chi nhánh * Đơn đề nghị tạm ứng. * Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng… 3. Tổ chức hệ thống tài khoản. Hệ thống tài khoản áp dụng theo quyết định số 1141 TC / QĐ / CĐKT ban hành ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính, tuy nhiên hiện nay đã có những thay đổi, bổ sung theo quyết định số 149 / 2001 / BTC ban hành ngày 31 tháng 12 năm 2001. Hệ thống tài khoản áp dụng tại chi nhánh TK loại 1: 111, 112, 131, 133, 138, 141, 142, 156, 157. TK loại 2: 211, 214. TK loại 3: 311, 331, 333, 334, 336, 344, 338. TK loại 4. 411, 413, 421. TK Loại 5: 511, 512, 515, 531. TK Loại 6: 632, 635, 641. TK Loại 7: 711 TK Loại 8: 811 TK Loại 9: 911 Như vậy, tại chi nhánh không sử dụng một TK loại 0 nào, mặc dù hoạt động xuất nhập khẩu thì các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ là thường xuyên. Do đó TK 007 phải được sử dụng để theo dõi các loại ngoại tệ để phục vụ cho việc theo dõi được chính xác và phản ánh đúng đắn. ở đây chi nhánh lại không sử dụng TK này Bên cạnh những TK tổng hợp ở trên, tuỳ thuộc vào từng phần hành cụ thể kế toán viên chi tiết các TK tổng hợp thành những TK cấp hai, cấp ba…để theo dõi được chính xác. Ví dụ: TK 112 đ