Đề tài Công tác hành chính văn phòng

lời nói đầu Ngày nay chúng ta đang sống trong thời đại công nghiệp hóa hiện đại hóa. Chính vì vậy trong nhiều lĩnh vực: chính trị văn hóa, khoa học kỹ thuật, sản xuất kinh doanh là công việc nắm bắt những thông tin một cách nhanh chóng và chính xác, trong xã hội ngày càng phát triển. Chính vì vậy việc nắm bắt thông tin lại càng đòi hỏi cấp thiết. Do vậy, công tác văn phòng đã giúp các cơ quan, đơn vị nắm bắt các thông tin trong các lĩnh vực trên. Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu hoạt động của bất kỳ cơ quan nào, đơn vị, tổ chức nào, văn phòng là nơi làm việc của các cấp quản lý, là bộ mặt quan trọng của cơ quan. Trước đây công tác này chưa được thực sự coi trọng và phát triển chính vì vậy đã không ít nhiều ảnh hưởng đến hoạt động của các cơ quan, đơn vị tổ chức. Nhưng với vai trò quan trọng hiện nay công tác hành chính văn phòng đã ngày một được quan tâm phát triển và đóng góp những hiệu quả to lớn trong sự nghiệp phát triển của xã hội loài người và đất nước. Xã hội ngày một phát triển kéo theo sự đòi hỏi phải có một nền hành chính có tổ chức tốt, nước ta trong những năm gần đây cùng với phát triển và đổi mới của đất nước đặc biệt là yêu cầu cải cách một bước nền hành chính quốc gia, công tác hành chính văn phòng đã ngày một góp phần không nhỏ vào hiệu quả công tác quản lý nhà nước. Với mục tiêu đào tạo ngành hành chính (Nghị quyết 38/CP ngày 04/05/1994 của chính phủ). Vì vậy, thực tập là giai đoạn rất quan trọng trong quá trình đào tạo, đặc biệt là đào tạo "cán bộ thực hành có lý luận" cho các cơ quan, đơn vị và tổ chức. Đây là điều cần thiết đối với người học sinh để chuẩn bị hành trang bước vào một môi trường làm việc mới - môi trường công sở, xâm nhập thực tế đồng thời để vận dụng những kiến thức đã học tại trường nhằm mục đích gắn lý luận với thực tiễn "học đi đôi với hành", rèn luyện cho học sinh phong cách làm việc và khả năng phát huy năng lực của bản thân người cán bộ hành chính văn phòng. Chương 1 lý luận chung về thể thức văn bản I. khái quát chung về thể thức văn bản 1. Khái niệm chung về văn bản Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu về văn bản. 2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định quản lý thành phần do các cơ quan nhà nước có thầm quyền ban hành theo đúng quy tắc, thể thức thủ tục, do luận định, mang tính quyền lực đơn phương và làm phát sinh những hệ quả pháp lý nhất định. 3. Chức năng của văn bản a. Chức năng thông tin: Được thực hiện trên 3 phía cạnh sau: - Ghi lại các thông tin. - Truyền đạt thông tin từ nơi này đến nơi khác. - Giúp các cơ quan thu nhận được các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý. - Yêu cầu: chính xác, đầy đủ, kịp thời. b. Chức năng pháp lý - Các văn bản chứa đựng các quy phạm pháp luật. - Đó là sản phẩm của sự vận động các quy phạm pháp luật vào đời sống thực tiễn, vào quản lý xã hội, phản ánh quá trình giải quyết các nhiệm vụ trên phương diện pháp luật. - Chúng là căn cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong điều hành công việc của các cơ quan. Nó làm chứng tích để giải quyết mọi vấn đề trong xã hội: nhà cửa, đất đai, hợp đồng. c. Chức năng thống kê Văn bản thống kê là quá trình diễn biến công việc cơ quan thống kê về cán bộ về tiền lương, về phương tiện quản lý, thống kê giúp các nhà quản lý phân tích diễn biến hoạt động của cơ quan, kiểm tra kết quả công việc. d. Chức năng quản lý Là công cụ tổ chức hoạt động quản lý nhà nước văn bản giúp cơ quan và lãnh đạo điều hành hoạt động của bộ máy nhà nước trong nhiều phạm vi thời gian và không gian. - Văn bản là một trong những cơ sở đảm bảo cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý các nhà lãnh đạo nghiên cứu và ban hành quyết định chính xác. e. Chức năng quản lý văn hóa xã hội - Văn bản quản lý nhà nước góp phần quan trọng ghi lại và truyền bá cho mọi người cho thế hệ mai sau truyền thống văn hóa quý báu của dân tộc. - Văn bản là một tư liệu lịch sử quý giá, giúp chúng ta hình dung toàn cảnh bức tranh và trình độ văn minh quản lý nhà nước của mỗi thời kỳ lịch sử cụ thể ở mỗi quốc gia. - Văn bản được soạn thảo đúng yêu cầu nội dung hình thức có thể được xem là kiểu mẫu văn không chỉ có ý nghĩa đối với đời sống hiện nay mà còn mỗi tương lai. 4. Vai trò của văn bản trong quản lý hoạt động nhà nước a. Văn bản quản lý nhà nước đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý nhà nước - Quản lý hoạt động nhà nước phần lớn được đảm bảo thông tin bở hệ thống văn bản quản lý. Đó là các thông tin về: + Chủ trương đường lối chính sách của Đảng có liên quan đến mục tiêu hoạt động lâu dài của cơ quan đơn vị. + Thông tin về nhiệm vụ mục tiêu hoạt động cụ thể. + Phương thức hoạt động, quan hệ công tác giữa các cơ quan đơn vị với nhau. + Tình hình đối tượng bị quản lý, sự biến động của cơ quan, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan đơn vị. + Các kết quả đạt được trong quá trình quản lý. b. Văn bản là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý - Các quyết định quản lý, phải được thể chế hóa thành các văn bản mang tính quyền lực. - Việc truyền đạt các quyết định quản lý là vai trò cơ bản của hệ thống văn bản vì khi tổ chức xây dựng ban hành văn bản một cách khoa học sẽ tạo nên một hệ thống có khả năng truyền đạt các quyết định quản lý một cách nhanh chóng chính xác có độ tin cậy cao. - Sử dụng văn bản có nhiệm vụ truyền đạt quản lý là một mặt của việc tổ chức khoa học lao động quản lý, tổ chức tốt thì năng suất lao động cao và ngược lại. Văn bản giúp các nhà quản lý tạo ra mối quan hệ về mặt tổ chức trong cơ quan đơn vị trực thuộc theo yêu cầu của mình và hướng hoạt động của các thành viên vào một mục tiêu nào đó trong quản lý. c. Văn bản là phương tiện kiểm tra theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo quản lý - Kiểm tra hoạt động của bộ máy hoạt động thông qua hệ thống văn bản không thể tách rời với việc phân công, trách nhiệm vụ chính xác cho mỗi bộ phận, mỗi cán bộ trong các đơn vị của hệ thống quản lý. Nếu sự phân công không rõ ràng thiếu khoa học, thì không thể tiến hành kiểm tra có kết quả. 4.Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật - Các hệ thống văn bản trong quản lý nhà nước mặt khác cụ thế hóa các luật hiện hành hướng dẫn thực hiện các luật lệ đó, đó là công cụ tất yếu của việc xây dựng hệ thống pháp luật. - Khi xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước cần chú ý đảm bảo đầy đủ yêu cầu về nội dung và hình thức phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của mỗi cơ quan sao cho các văn bản ban hành ra có giá trị ban hành thực tế chứ không chỉ mang tính hình thức và về nguyên tắc chỉ khi đó các văn bản mới có hiệu lực pháp lý và đảm bảo được quyền uy của nhà nước. - Văn bản quản lý có vai trò quan trọng trong việc xây dựng một chế độ pháp lý cần thiết cho việc xem xét các hành vi hành chính các nhiệm vụ của cơ quan. 5. Khái niệm thể thức văn bản Thể thức văn bản quản lý nhà nước là toàn bộ các yếu tố cấu thành và các cách thể hiện các yếu tố cấu thành văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định. Nhằm đảm văn bản có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành văn bản trên thực tế. 6. Tác dụng của việc quy định về thể thức văn bản nhà nước - Đảm bảo tính kỷ cương và sự thống nhất ban hành văn bản quản lý nhà nước của cơ quan. - Thể thức quyên vi và tinh thần trách nhiệm của mỗi cơ quan và người ký văn bản. - Tạo thuận lợi cho việc quản lý tra tìm văn bản quản lý sau này. II. Các thành phần thể thức các văn bản quản lý nhà nước Thể thức của một văn bản là thành phần do nhà nước quy định, bất cứ loại văn bản nào ban hành ra phải đúng thể thức. Chính vì vậy, thể thức là một phần quan trọng được nhà nước quy định mang tính chất bắt buộc và bất kỳ loại văn bản nào cũng phải có, để đảm bảo hiệu lực pháp lý và hợp với thẩm quyền ban hành văn bản theo quy định pháp luật và Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT - BNV - VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ nội vụ và văn phòng chính phủ. Phụ lục I bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao (Kèm theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT - BNV - VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ nội vụ và văn phòng chính phủ) STT Tên loại văn bản Chữ viết tắt Văn bản quy phạm pháp luật 1 Luật Lt 2 Pháp lệnh PL 3 Lệnh L 4 Nghị quyết NQ 5 Nghị quyết liên tịch NQLT 6 Nghị định NĐ 7 Quyết định QĐ 8 Chỉ thị CT 9 Thông tư TT 10 Thông tư liên tịch TTLT Văn bản hành chính 1 Quyết định (cá biệt) QĐ 2 Chỉ thị (cá biệt) CT 3 Thông cáo TC 4 Thông báo TB 5 Chương trình CTr 6 Kế hoạch KH 7 Phương án PA 8 Đề án ĐA 9 Báo cáo BC 10 Biên bản BB 11 Tờ trình TTr 12 Hợp đồng HĐ 13 Công điện CĐ 14 Giấy chứng nhận CN 15 Giấy ủy nhiệm UN 16 Giấy mời GM 17 Giấp giới thiệu GT 18 Giấy nghỉ phép NP 19 Giấy đi đường ĐĐ 20 Giấy biên nhận hồ sơ BN 21 Phiếu gửi PG 22 Phiếu chuyển PC Bản sao văn bản 1 Bản sao y bản chính SY 2 Bản trích sao TS 3 Bản sao lục SL phụ lục II Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản (Trên một trang giấy khổ A4: 210mm x 297mm) (Kèm theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT - BNV - VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ nội vụ và Văn phòng chính phủ) 11 1 4 10b 10b 12 6 2 3 5b 5a 9a 9b 13 8 7c 7b 14 30-35mm 15-20 mm 20 - 25 mm 20 - 25 mm * Thành phần thể thức văn bản Ô số 1: Quốc hiệu Ô số 2: Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản Ô số 3: Số, ký hiệu của văn bản Ô số 4: Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản Ô số 5: Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Ô số 5b: Trích yếu nội dung công văn hành chính Ô số 6: Nội dung văn bản Ô số 7a, 7b, 7c: Chức vụ, họ tên và chữ kỳ của người có thẩm quyền Ô số 8: Dấu cơ quan, tổ chức Ô số 9a, 9b: Nơi nhận Ô số 10a: Dấu chỉ mức độ mật Ô số 10b: Dấu chỉ mức độ khẩn Ô số 11: Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành Ô số 12: Chỉ dẫn về dự thảo văn bản Ô số 13: Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành Ô số 14: Địa chỉ cơ quan, tổ chức. * Vùng trình bày văn bản - Lề trái là 30 - 35 mm - Lề trên là 20 - 25 mm - Lề phải là 15 - 20 mm - Lề dưới là 20 - 25 mm * In 2 mặt, mặt sau của văn bản - Lể trái là 15 - 20 mm - Lề trên là 20 - 25 mm - Lề dưới là 20 - 25 mm - Lề phải là 30 - 35 mm 1. Quốc hiệu a. Vị trí Quốc hiệu được trình bày ô số 1. Đặt ở phía trên cùng trang đầu và trang giấy hơi lệch về phía bên phải. b. Nội dung Quốc hiệu biểu thị tên nước và chế độ chính trị và mục tiêu phấn đấu của cách mạng về dân tộc, dân quyền dân sinh. Quốc hiệu Việt Nam nắm thứ nhất ra đời năm 1946 Việt Nam dân chủ cộng hòa ra đời 1976 Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. c. Cách trình bày - Dòng trên được trình bày VNtimeH có chữ từ 12 đ 13, kiểu chữ đứng đậm. - Dòng chữ dưới trình bày bằng chữ in thường cỡ chữ 13 đ 14, kiểu chữ đứng đậm, chữ cái đầu của các cụm từ có đường kẻ ngang giữ các cụm từ có gạch ngang nhỏ, phía dưới có đường kẻ ngang nét liền độ dài bằng độ dài dòng chữ. 2. Tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản a. Vị trí: Tên cơ quan ban hành văn bản được đặt ở ô số 2, ở góc trái trên cùng ở trang đầu của văn bản. b. Nội dung - Tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan tổ chức chủ quản trực tiếp tổ chức (nếu có) căn cứ vào quy định của pháp luật. - Căn cứ vào quy định của pháp luật của căn cứ vào văn bản thành lập quy định tổ chức bộ máy cơ quan có thẩm quyền trừ trường hợp với các bộ và cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ. Văn phòng quốc hội, Hội đồng dân tộc và các ủy ban của quốc hội. - Tên cơ quan ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ theo tên gọi chính thức căn cứ vào văn bản thành lập, quy định tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan có thẩm quyền, tên của cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như UBND và HĐND. c. Cách trình bày - Tên cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp được trình bày chữ in hoa cỡ chứ từ 12 đ 13 kiểu chữ đứng. - Tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đ 13, kiểu chữ đứng đậm; phía dưới có đường kẻ ngang nét liền có độ dài 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. 3. Số và ký hiệu văn bản 3.1. Số của văn bản a. Khái niệm - Số của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh theo từng loại văn bản do cơ quan ban hành trong một năm và năm ban hành văn bản đó. Số được ghi bằng chữ số ARập bắt đầu số 01 ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Năm ban hành phải ghi đầy đủ các số. VD: 2004 - 2005 - Số văn bản hành chính thông thường: số của hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan tổ chức ban hành trong một năm. - Tùy theo tổng số văn bản và số lượng loại văn bản hành chính ban hành các cơ quan tổ chức quy định cụ thể việc đánh số văn bản. Số của văn bản hành chính được ghi bằng chữ số ARập bắt đầu từ số 01 vào ngày 04/1 kết thức ngày 31/12 hàng năm. * Chú ý: - Đối với số dưới mười thêm 0 đằng trước. - Số do cán bộ văn thư ghi bằng bút nước, mực màu đen. b. Tác dụng của số văn bản - Số văn bản giúp cho việc thống nhất quản lý văn bản. - Sắp xếp tra tìm văn bản nhanh chóng dễ dàng. 3.2. Ký hiệu của văn bản a. Ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật Ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật là chữ viết tắt của văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản hoặc chức năng nhà nước (Chủ tịch nước hay thủ trưởng chính phủ) ban hành văn bản giữa tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản được dấu gạch không cách chữ. b. Ký hiệu của văn bản hành chính Chữ viết các tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản c. Ký hiệu của công văn bao gồm Viết tắt tên cơ quan tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo. 3.3. Cách đánh số Số được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu thì được ghi bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 kiểu chữ đứng. Sau chữ số có dấu hai chấm, giữa số có năm ban hành văn bản và ký hiệu văn bản, được ngăn cách với nhau bởi dấu gạch chéo, giữa các nhóm viết tắt tên văn bản có dấu gạch ngang. 3.4. Cách viết tắt văn bản a. Đối với văn bản Số: / năm ban hành văn bản / viết tắt tên loại văn bản / viết tên cơ quan ban hành văn bản / viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản (nếu có). b. Viết số và ký hiệu đối với văn bản hành chính Số: / viết tắt tên loại văn bản / viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản / viết tắt đơn vị soạn thảo văn bản (nếu có). c. Viết số và ký đối với công văn Số: / chữ viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản / viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản (nếu có). 4. Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản a. Vị trí: được đặt ở ô số 4 nằm cân đối dưới quốc hiệu và song song với số và ký hiệu. b. Nội dung + Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính với cơ quan tổ chức đóng chủ sở (tên riêng của tỉnh thành phố trực thuộc trung ương, quận, huyện, thuộc xã thành phố, thuộc tỉnh; xã phường thị trấn). Đối với đơn vị hành chính được đặt theo tên người hoặc bằng chữ số, phải ghi đầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể trong các trường hợp sau: + Địa danh ghi tên văn bản của cơ quan tổ chức trung ương và tên của tỉnh thành phố trực thuộc trung ương, của tên của thành phố thuộc tỉnh (nếu có) nơi cơ quan tổ chức đóng chủ sở. + Địa danh ghi tên văn bản của các cơ quan tổ chức tỉnh. - Đối với các thành phố thuộc trung ương sẽ là tên của thành phố trực thuộc trung ương. - Đối với các tỉnh sẽ là tên của thị xã thuộc tỉnh hoặc của huyện nơi cơ quan đóng chủ sở. + Địa danh ghi tên văn bản của các cơ quan tổ chức cấp huyện là tên của quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh. + Địa danh ghi trên văn bản của HĐND và UBND và các tổ chức cấp xã là tên thị xã, phường, thị trấn đó. c. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản Ngày, tháng, năm ban hành quy phạm pháp luật do Quốc hội và ủy ban Quốc hội và HĐND ban hành và ngày, tháng, năm văn bản được thông qua. Ngày, tháng, năm ban hành quy phạm pháp luật khác với các văn bản hành chính là ngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ ngày... tháng... năm.... số ngày chỉ tháng, năm dùng chữ số ảrập đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn mười và tháng 1 và tháng 2 phải ghi thêm số 0 đằng trước. d. Cách trình bày Địa danh ngày, tháng, năm được trình bày phông chữ VNtime, cỡ chữ 13 đ 14 kiểu chữ nghiêng, sau địa danh có dấu phẩy. 5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản a. Vị trí: Tên loại văn bản được trình bày ô số 5b b. Nội dung - Tên loại văn bản là tên gọi chính thức của văn bản như Nghị định, Nghị quyết, cán bộ, thông cáo. * Trích yếu nội dung văn bản - Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn, một cụm từ khái quát phản ảnh nội dung chủ yếu của văn bản. - Trích yếu nội dung của văn bản giúp cho người đọc nhanh chóng và dễ dàng nắm được một cách khái quát nội dung của văn bản, tạo thuận lợi cho việc giải quyết công việc vào số đăng ký phân loại và tra cứu văn bản. - Yêu cầu trích yếu nội dung phải ngắn gọn và khái quát chính xác nội dung của văn bản. c. Cách trình bày Tên loại văn bản được trình bày bằng phông chữ VNtimeH, cỡ chữ 14 đ 15, kiểu chữ đứng đậm và cách giữa văn bản. - Trích yếu của nội dung văn bản được đặt dưới tên loại của văn bản và được trình bày phông chữ VNtime, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm bên dưới có đường kẻ ngang nét liền có độ dài 1/3 đ 1/2 độ dài dòng chữ và đặt căn đối với dòng chữ. 6. Nội dung của văn bản a. Vị trí: ở ô số 6 b. Nội dung Nội dung là thành phần quan trọng nhất của một văn bản, toàn bộ thông tin thể hiện mục đích ban hành văn bản đều được phản ảnh ở nội dung văn bản. + Nội dung văn bản đảm bảo được yêu cầu sau: - Phải phù hợp với hình thức sử dụng. - Phù hợp với chính sách chủ trương của Đảng và pháp luật của nhà nước. - Các quy phạm pháp luật, các quy định hay các vấn đề sự việc được phải được trình bày ngắn gọn rõ ràng chính xác. - Sử dụng ngôn ngữ biết cách diễn đạt đơn giản dễ hiểu. - Dùng từ ngữ phổ thông không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết, đối với các thập ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung phải được giải quyết trong văn bản. - Không viết tắt những từ thông dụng đối với cụm được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt. Như các chữ viết tắt của từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau cụm từ đó. - Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng việt. - Khi diễn dẫn lần đầu văn bản có liên quan phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản: Số ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản và tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản, trong các dẫn định tiếp theo có thể ghi tên loại ký hiệu văn bản đó. c. Cách trình bày - Nội dung của văn bản được trình bày phông chữ VNtime, cớ chữ 13 đ 14 tùy xuống dòng chữ đầu dòng phải tụt vào 1cm đến 1,27cm. - Khoảng cách giữa đoạn văn đặt tối đa là 6pt, khoảng cách giữa các dòng chọn tối thiểu từ cách dòng đơn của từ 15pt trở lên. - Đối với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng có dấu chấm phẩy, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu phẩy. + Trưởng hợp nội dung văn bản bố cục theo phần, chương, mục, điều khoản, điểm thì trình bày như sau: - Phần một dòng riêng, căn giữa bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm. - Số thứ tự chương phần thì dùng chữ số lamã. - Tiêu đề của phần chương được đặt ngày ở giữ bằng phông chữ VNtimeH, cỡ chữ 13 đ 14, kiểu chữ đứng đậm. - Mục: năm và số thứ tự của mục được trình bày trên 1 dòng riêng căn giữa, phông chữ VNtime, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm, mục dùng chữ số ảrập tiêu đề của mục được trình bày bằng căn giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12 đ 13 kiểu chữ đứng đậm. - Từ Điều và số thứ tự của Điều được trình bày phông chữ VNtime, cỡ chữ 13 đ 14, kiểu chữ đứng đậm, số thứ tự của Điều dùng chữ ARập sau chữ Điều có số 1 chấm. 7. Chức vụ họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền Văn bản hành chính phải được thủ trưởng, cơ quan hoặc người có thẩm quyền khác của cơ quan ký. Chữ ký là một trong yếu tố quan trọng của văn bản nhằm đảm bảo tính chân thực và hiệu lực pháp lý của văn bản. - Ký hiệu văn bản theo quy định dưới đây: + Về nguyên tắc người ký phải chịu trách nhiệm nội dung văn bản do mình ký. Tuy nhiên mức độ trách nhiệm đến đâu còn tùy thuộc vào chức vụ của người ký và chế độ làm việc của cơ quan ban hành văn bản. + Đối với các cơ quan làm việc theo chế độ tập thể các văn bản được tập thể thảo luận và biểu quyết thông qua, thì người ký là người đứng đầu cơ quan chịu trách nhiệm chính và mang tính đại diện chứ không chịu trách nhiệm hoàn toàn về nội dung văn bản do mình ký. + Đối với cơ quan làm việc theo thủ trưởng thì thủ trưởng cơ quan phải chịu trách nhiệm hoàn toàn văn bản do mình ký. - Phải ký đúng thẩm quyền. + Về thẩm quyền ký - ở các cơ quan tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng. Người đứng đầu cơ quan tổ chức có quyền ký tất cả văn bản của cơ quan và có thể giao cho các phó của mình ký thay các loại văn bản thuộc lĩnh vực mà họ đã được phân công phụ trách. - Các cơ quan tổ chức làm việc theo tổ chức tập thể người đứng đầu cơ quan tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản tổ chức. - ở cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể ký thay người cơ quan tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản phân công phụ trách. - Trong trường hợp đặc biệt người đứng đầu cơ quan có thể ủy quyền cho cán bộ phụ trách dưới một cấp ký thừa một số ủy quyền một số văn bản và mình phải ký. - Việc giao ký thừa ủy quyền phải được quy định bằng văn bản và được giới hạn trong thời gian nhất định, người được ủy quyền không được ủy nhiệm lại cho người khác. - Người đứng đầu cơ quan có đưa cho chánh văn phòng và trưởng phòng hành chính hoặc trưởng của một đơn vị ký thừa lệnh một số loại văn bản. Việc giao ký thừa lệnh phải quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan. * Cách thức để ký Ký trực tiếp đối với cơ quan hoạt động theo chế độ thủ trưởng nếu văn bản theo thủ trưởng ký thì cần ghi số chức vụ của thủ trưởng. - Ký thay: trong trường hợp thủ trưởng cơ quan giao cho phó thủ trưởng ký thay các loại văn bản những lĩnh vực mà họ phụ trách thì khi đó thêm chữ ký thay vào chức vụ thủ trưởng. Sau đó ghi chức vụ phó thủ trưởng ký thay giám đốc và phó giám đốc, ký thay hiệu trưởng và phó hiệu trưởng. Đối với cơ quan hoạt động theo chế độ tập thể như Chính phủ và UBND và HĐND các cấp thì người ký lấy danh nghĩa cơ quan để thay mặt. - Ký quyền: trong trường hợp thủ trưởng cơ quan đi vắng vài ngày hoặc lý do nào đó phải nghỉ việc vài ngày cấp trên chưa bổ nhiệm chính thức người giữ chức trưởng hoặc chưa có cấp trưởng thì cơ quan cấp trên sẽ chế định bằng văn bản, người giữ chức vụ quyền trưởng người này có nhiệm vụ quyền hạn như cấp trưởng. Trong trường hợp này nếu người giữ chức vụ quyền trưởng ký thì phải để chữ Q vào phía trước người đứng đầu cơ quan đó. - Trường hợp ủy quyền: Nếu cán bộ dưới một cấp được thủ trưởng ủy quyền ký văn bản khi ký phải ghi rõ thừa ủy quyền, chức vụ của thủ trưởng cơ quan. Việc ký thừa ủy quyền phải được thủ trưởng giao cho văn bản chỉ hạn định đối với một số nhất định trong một thời hạn nhất định được ủy quyền văn bản. Không được thừa ủy quyền lại cho người khác. - Thừa lệnh: nếu văn bản do cán bộ dưới một cấp được thủ trưởng cơ quan ủy nhiệm ký thì phải đề T.L vào chức vụ của người thủ trưởng. 8. Dấu của cơ quan a. Vị trí: ô số 8 b. Nội dung - Văn bản sau khi ký phải có đóng dấu của cơ quan cùng với chữ ký của người có thẩm quyền, dấu cơ quan soạn thảo văn bản nhằm mục đích chính đảm bảo tính chất thức và hiệu lực pháp lý của văn bản. - Dấu phải đóng đúng chiều, rõ ràng chùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. - Chỉ được đóng vào văn bản có chữ ký của người có thẩm quyền không đóng dấu vào giấy trắng và chưa có nội dung và chưa giới thiệu tên người. 9. Nơi nhận văn bản a. Vị trí: ô số 9a, 9b b. Nội dung Nơi nhận văn bản tên cơ quan hoặc cá nhân mà văn bản được gửi tới yếu tố thông tin này có tác dụng giúp cho văn thư cơ quan làm thủ tục giao nhận văn bản được nhanh chóng và chính xác. - Cơ quan người nhận văn bản sẽ nhận thấy được trách nhiệm của mình việc giải quyết và thực hiện văn bản đó. Nơi nhận văn bản ghi rõ chính xác. c. Cách trình bày Đối với văn bản có tên loại thì nơi nhận được ghi cuối góc trái. - Cụm từ "nơi nhận" được tình bày phông chữ VNtime, cỡ chữ 12, kiểu chữ đậm nghiêng sau chữ nơi nhận dấu chữ hai chấm. - Phân liệt kê của các cơ quan tổ chức đơn vị và cá nhân văn bản được trình bày chữ in thường cỡ 11, kiểu chữ đứng. Tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá như chữ viết tắt tên cơ quan, đơn vị soạn thảo văn bản, số lượng bản lưu cần được trình bày trên dòng riêng đầu dòng có gạch ngang cuối cùng có dấu chấm phẩy, riêng dòng cuối cùng có chữ lưu sau đó có dấu hai chấm, tiếp theo VT (văn thư trong trường hợp cần thiết được đặt trong ngoặc đơn cuối cùng là dấu chấm). - Đối với công văn hành chính nơi nhận phía dưới địa danh, ngày, tháng, năm ban