Đề tài Chương trình quản lý bán hàng máy tính tại công ty máy tính Dương Thư Thái Nguyên

Lời nói đầu Ngày nay, CNTT có một vai trò hết sức to lớn và quan trọng trong rất nhiều lĩnh vực khoa học, kinh tế, giáo dục, xã hội… Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các lĩnh vực ấy làm sao đạt được hiệu quả cũng là một vấn đề được quan tâm. Sự phát triển của CNTT kéo theo sự phát triển của các phần mềm ứng dụng. Do đó người sử dụng cần có sự lựa chọn và vận dụng những phần mềm sao cho phù hợp và đạt được kết quả tốt. Để lựa chọn một phần mềm phù hợp bao giờ cũng quan trọng đối với các doanh nghiệp. Ngày nay các phần mềm đã được ứng dụng và phát triển rộng rãi trong hầu hết mọi doanh nghiệp. Thế nhưng yêu cầu của người sử dụng phần mềm ngày càng đa dạng và nhiều tính năng hơn. Do đó yêu cầu người làm phần mềm phải đáp ứng được yêu cầu trên . Đề tài “ Chương trình quản lý bán hàng máy tính tại công ty máy tính Dương Thư Thái Nguyên” được ra đời nhằm phục vụ cho việc quản lý bán hàng và tổng kết bán hàng của công ty máy tính Dương Thư. Phần mềm về cơ bản phải đạt được một số yêu cầu sau: + Theo dõi quá trình bán hàng hằng ngày + Lập hóa đơn , phiếu nhập. + Hệ thống mang tính bảo mật. + Thêm, xóa, sửa. + Tra cứu, tìm kiếm, cập nhật về các mặt hàng được cửa hàng quản lý. + Báo cáo tình hình trong tháng. + Thống kê tổng số hàng nhập, hàng bán trong tháng. + In hóa đơn, phiếu nhập, danh sách hàng hóa, danh sách phiếu nhập, + Danh sách hóa đơn. Đề tài “Chương trình quản lý bán hàng máy tính tại công ty máy tính Dương Thư Thái Nguyên” Đề tài được chia thành 5 chương. Chương 1: Khảo sát và phân tích hiện trạng. Chương 2: Lập kế hoạch dự án phần mềm. Chương 3: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý máy tính. Chương 4: Cài đặt. Chương 5: Kết thúc dự án. Mặc dù rất cố gắng để hoàn thành công việc, song thời gian có hạn và kinh nghiệm kiến thức chưa nhiều nên việc phân tích thiết kế không tránh khỏi thiếu sót. Vì vậy chúng em mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy cô và bạn bè để đề tài ngày càng hoàn thiện hơn. Chúng em xin gửi lời cảm ơn tới cô Lương Thị Hồng Lan đã tận tình chỉ bảo hết lòng giúp đỡ chúng em để chúng em hoàn thành tốt đề tài này. Nhúm sinh viờn thực hiện: TRẦN THỊ THANH HƯƠG HOÀNG NễNG ĐỨC TRỌNG NễNG VĂN LÂM HỨA THỊ SANG MA THỊ THẠCH DƯƠNG TUẤN LINH DƯƠNG QUỐC HẢI Chương 1. Khảo sát và Phân tích hiện trạng 1.1 Khảo sát hệ thống 1.1.1 Giới thiệu về công ty máy tính Dương Thư Công ty máy tính Dương Thư -Thái Nguyên được thành lập và đi vào hoạt động tại 106A, đường Lương Ngọc Quyến, Phường Hoàng Văn Thụ, TP Thái Nguyên, Tỉnh Thái Nguyên. Công ty kinh doanh các chủng loại máy tính, các bộ phận của máy tính, ngoài ra còn kinh doanh một số trang thiết bị phục vụ cho ngành tin học. Công ty gồm có một giám đốc là người trực tiếp chịu trách nhiệm pháp lý trước pháp luật mọi hoạt động kinh doanh của công ty, hai phó giám đốc: Phó giám đốc kinh doanh và phó giám đốc kỹ thuật, bên cạnh đó có các phòng: kỹ thuật, kinh doanh, kế toán, các nhân viên trong phòng chịu sự quản lý trực tiếp của trưởng phòng. Công ty sử dụng hai kho hàng là nơi chứa máy tính. Sau đây là một số hoạt động kinh doanh của cửa hàng: 1.1.2.Sơ đồ tổ chức quản lý của công ty Công ty máy tính Dương Thư đứng đầu là giám đốc người có quyền lực cao nhất, chịu trách nhiệm trước pháp luật về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty. Giúp việc cho giám đốc có hai phó giám đốc và các trưởng phòng khác. Ta có thể khái quát bộ máy quản lý của Công ty máy tính Dương Thư bằng sơ đồ sau: giám đốc phó giám đốc kinh doanh phó giám đốc kỹ thuật Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng kĩ thuật Quản lý kho Giám đốc: Ban giám đốc bao gồm: 1 giám đốc và 2 phó giám đốc. + Giám đốc là người điều hành hoạt động kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật và cơ quan cấp trên, là người chỉ huy cao nhất. + Phó giám đốc: là người giúp việc cho giám đốc, bao gồm: Phó giám đốc kinh doanh: Chịu trách nhiệm về tình hình kinh doanh của công ty. Phó giám đốc kỹ thuật: giúp giám đốc trong việc lập, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch sản xuất. Phòng kế toán: Thu thập sử lý thông tin, ghi chép và cung cấp thông tin tổng quát về hoạt động kinh tế, tài chính của công ty theo đúng chuẩn mực và chế độ kế toán. Kiểm tra giám sát các khoản thu chi tài chính, các nghĩa vụ nộp, thanh toán công nợ. Kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản cố định, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật kế toán. Thực hiện tham mưu cho lãnh đạo về các chế độ chính sách nhà nước, hạch toán tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh cho ra kết quả kinh doanh của từng tổ, đội. Kế toán trưởng: Kế toán trưởng là người do giám đốc công ty đề nghị HĐQT bổ nhiệm, có trách nhiệm tham mưu giúp việc cho giám đốc công ty hoàn thành nhiệm vụ mà hội đồng quản trị giao. Kế toán trưởng có trách nhiệm giúp giám đốc công ty : +Tổ chức phân tích kinh tế trong công ty một cách thường xuyên, bảo đảm hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng tăng. +Tổ chức thi hành, củng cố và hoàn thiện chế độ hoạch toán kinh tế của công ty cổ phần theo yêu cầu đổi mới cơ chế quản lý kinh tế . Trưởng các phòng nghiệp vụ: Trưởng các phòng nghiệp vụ chịu trách nhiệm toàn bộ các mặt công tác nghiệp vụ trong bộ phận mình quản lý trước lãnh đạo công ty. Điều hành và phục vụ tôt cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị , kiểm tra , đôn đốc các đơn vị sản xuất, thi công xây lắp hoàn thành nhiệm vụ ... 1.1.3. quy trình quản lý Quy trình quản lý nhập hàng : - Phòng kinh doanh trình đơn đặt hàng lên giám đốc ký duyệt. - Nếu đơn đặt hàng được ban giám đốc ký duyệt thì phòng kinh doanh sẽ lập phiếu nhập hàng theo mẫu số và nhận hàng về kho. - Phòng kinh doanh sẽ chuyển phiếu nhập hàng và phiếu thanh toán tới bộ phận kế toán để thanh toán với công ty. - Mỗi lần nhập hàng về thì phải tiến hành cập nhật tại cơ sở dữ liệu. Quy trình quản lý xuất hàng : - Đơn đặt hàng được gửi đến phòng kinh doanh để xem xét. Nếu hàng trong kho còn đủ thì lập phiếu xuất hàng theo mẫu phiếu và cung cấp cho đơn vị nhận hàng theo đơn đặt hàng. nếu số lượng hàng trong kho nhỏ hơn số lượng tối thiểu thì báo cáo cho ban điều hành để kịp thời nhập hàng. - Phiếu xuất hàng bao gồm: Thông tin đầy đủ về danh sách mặt hàng, số lượng, ngày xuất. Quản lý hàng tồn kho. Theo dõi số lợng hàng nhập, xuất theo từng sản phẩm trong từng tháng, từ đó trả lời các câu hỏi về quản lí: hiện tại số lợng hàng còn tồn kho là bao nhiêu, cụ thể cho mỗi loại sản phẩm. Quản lý khách hàng. Mỗi khi có một khách hàng tới mua hàng, bộ phận bán hàng sẽ kiểm tra trong file khách hàng xem đã có thông tin về khách hàng đó cha. Nếu cha có thì bộ phận khách hàng sẽ la các thông tin về khách hàng này vào file khách hàng: Họ và tên, địa chỉ, điện thoại và gắn cho khách hàng đó một mã để tiện cho việc quản lý. Quản lý và tra cứu (Tìm kiếm) thông tin các khách hàng theo: Mã, tên, điện thoại, địa chỉ. Quản lý doanh thu, lợi nhuận. Quản lý doanh thu và lơị nhuận đơn vị, từng nhân viên kinh doanh, khách hàng. Cho phép xem doanh thu, lợi nhuận của các khách hàng có tương xứng không.Trả lời đợc các câu hỏi về quản lý nh: Doanh thu, lợi nhuận theo khách hàng, nhà cung cấp, mặt hàng, nhóm mặt hàng, nhóm khách hàng, nhóm nhà cung cấp, theo nhân viên bán hàng theo khoảng thời gian bất kỳ. Trong ngày, trong tháng, trong quý, trong năm. Quản lý hàng bảo hành. Mỗi khi khách hàng mang sản phẩm tới bảo hành, bộ phận tiếp nhận hàng bảo hành sẽ gắn cho sản phẩm này một mã riêng (ma SPBH), sau đó nhập thông tin vào file sản phẩm bảo hành, các thông tin: ma SPBH, mã khách hàng, ngày nhận, ngày trả. Cung cấp thông tin về số lợng hàng bảo hành trong từng tháng cho lãnh đạo. 1.2 Đánh giá hiện trạng của hệ thống 1.2.1. . Phân tích hệ thống. Hệ thống cũ nói chung có nhiều ưu điểm: Tính đồng nhất, chạy nhanh, kích thước dữ liệu nhỏ, không đòi hỏi cấu hình máy tính cao. Tuy nhiên với tốc độ phát triển của khoa học kỹ thuật ngày nay và nhu cầu ngày càng cao của thị trường thì hệ thống xuất hiện những nhược điểm sau: - Khả năng quản lý dữ liệu bị hạn chế, chạy chậm khi khối dữ liệu lớn. Khả năng bảo mật chưa cao, độ chính xác còn hạn chế. Giao diện cũ, chưa thân thiện với người dùng. - Công việc tập hợp các chứng từ, các hoá đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi,.. rồi phân loại rồi ghi chép vào sổ thống kê bán hàng. Cuối tháng phải tổng kết để ghi vào sổ tổng hợp. Chính công việc lặp đi lặp lại này làm rất mất thời gian mà còn rất dễ nhầm lẫn, gây sai sót. Vì việc quản lý kinh doanh dưới dạng sổ sách, chứng từ nên thường gây khó khăn cũng như không chính xác cho công việc kế toán thống kê. - Việc giới thiệu chi tiết sản phẩm, các chủng loại sản phẩm với khách hàng cũng rất khó khăn và thiếu chính xác. - Do không chính xác trong việc thống kê các sản phẩm đã bán và những sản phẩm tồn nên việc nhập hàng về là không đầy đủ. Ngoài ra còn một số vấn đề thường phát sinh trong quá trình kinh doanh nhất là đối với người quản lý và nhân viên bán hàng. Chính vì thế vấn đề đặt ra là phải xây dựng đợc hệ thống thông tin mới, có khả năng giải quyết đợc những vấn đề hạn chế trên. 1.2.2 Yêu cầu của bài toán quản lý - Phải đảm bảo những yêu cầu: Chạy nhanh, bảo mật tốt, độ chính xác cao khi khối lượng dữ liệu lớn. - Có khả năng thực hiện các chức năng mới nh: Tự động lập hoá đơn chứng từ, đa ra được chiến lược kinh doanh mới. 1.2.3 Tin học hóa trong công tác quản lý Từ thực trạng đã nêu ở trên, với điều kiện ngành thông tin đang được ứng dụng rộng rãi hiện nay thì việc xây dựng lại phần mềm phục vụ công tác quản lý kinh doanh (thay cho hệ thống kém hiệu quả) là một yêu cầu cần thiết. Đảm bảo được thời gian và độ chính xác cao còn lưu trữ được một lượng thông tin vô cùng lớn một cách gọn nhẹ. Để khắc phục những nhược điểm của phương pháp quản lý thủ công, đáp ứng tốt các yêu cầu cần thiết và tính chính xác, đầy đủ, nhanh chóng trước yêu cầu thực tế ngày càng đa dạng phong phú của công tác quản lý, thấy rằng vấn đề tự động hoá từng bước đáp ứng được mục đích và yêu cầu của Công ty và chủ trương tin học hoá công tác quản lý trong giai đoạn xây dựng mới hiện nay. Bài toán đặt ra là: công ty cần phải xây dựng một phần mềm Quản lý đủ mạnh để đáp ứng được các yêu cầu xử lý: nhanh chóng, kịp thời, chính xác, tiết kiệm công sức cho người lao động, nâng cao hiệu quả trong công việc. Việc giải quyết bài toán đặt ra đòi hỏi phải có quá trình phân tích tỉ mỉ, khoa học nhằm cài đặt được một hệ thống chương trình áp dụng được vào thực tế của đơn vị, có hiệu quả trong giai đoạn hiện tại đồng thời có thể kết nối, mở rộng được trong tương lai. 1.2.4 Yêu cầu phát sinh hệ thống mới Để khắc phục những nhược điểm của hệ thống quản lý nhân sự hiện tại và đưa công cụ tin học vào phục vụ công tác quản lý cụ thể là quản lý kinh doanh cần phải thiết kế một hệ thống mới những đặc trưng sau : Có sự tham gia của máy tính, các công việc tính toán, sắp sếp, kết xuất được sử lý tự động. Dữ liệu đầu vào được nhập từ bàn phím, dữ liệu đầu ra là những báo cáo, hóa đơn phục vụ cho công tác quản lý . Hệ thống mới được nghiên cứu dựa trên nền của hệ thống cũ nhưng theo hướng tin học hoá nhằm khắc phục những thiếu sót hiện tại, đáp ứng những nhu cầu trong tương lai, thể hiện chiến lược phát triển lâu dài của công ty. Nhưng bên cạnh đó hệ thống mới còn phải mang tính khả thi nhất định dựa trên hiệu quả mà nó mang lại khi được sử dụng, đồng thời phải xét đến khả năng tài chính, kinh tế cho phép triển khai dự án xây dựng hệ thống mới . Chương trình mới cũng phải đơn giản, dễ sử dụng để phù hợp với khả năng quản lý, nắm bắt kỹ thuật mới của người sử dụng. Hệ thống mới tổ chức lại các hoạt động thủ công của hệ thống cũ, tự động hoá một phần nghĩa là có máy tính trợ giúp nhưng không đảo lộn hoạt động của công ty. Các mục tiêu được đặt ra ở trên đối với hệ thống mới chính là thước đo để kiểm chứng và nghiệm thu dự án sau này. Đây là sơ đồ chức năng của hệ thống mới: Cập nhật Tìm kiếm Báo cáo Trợ giúp Quản lý bán hàng DMSP DMKH DMNCC QT nhập SP QT xuất SP Theo MaSP Theo MaKH Theo MaNCC Theo SoHDN Theo SoHDX Hàng nhập Hàng xuất Quyết toán Giới thiệu Trợ giúp Thoát Về Access Window Số lượng hàng bảo hành hàng tháng Tổng thu hàng tháng Hàng bảo hành Chương 2 LậP Kế HOạCH Dự áN PHầN MềM 2.1.Phạm vi, đối tượng, nội dung nghiên cứu + Phạm vi nghiên cứu: Công ty máy tính Dương Thư. + Đối tượng nghiên cứu: Thông tin về các mặt hàng máy tính + Nội dung nghiên cứu: Xây dựng dự án phần mềm để quản lý bán hàng của công ty máy tính Dương Thư. 2.2. Mục tiêu lập kế hoạch dự án 2.2.1.Mục tiêu Phần mềm của chúng tôi nhằm hướng tới mục tiêu giúp công ty máy tính Dương Thư quản lý việc bán hàng. Nhóm chúng tôi thực hiện phần mềm này với mục tiêu: Hiểu sâu hơn về bài toán quản lý cho công ty máy tính Dương Thư liên hệ bài toán ở mức cao hơn. Xây dựng được phần mềm quản lý bán hàng máy tính của công ty máy tính Dương Thư thỏa mãn các yêu cầu của thực tiễn như: Lưu trữ, tìm kiếm thông tin bảo đảm các yêu cầu sau: + Số liệu chính xác đầy đủ + Đầy đủ thông tin và tránh dư thừa dữ liệu + Tìm kiếm thông tin nhanh + Lưu trữ dữ liệu khoa học và an toàn Giảm bớt thời gian và công sức trong công tác quản lý việc bán hàng trong công ty máy tính Dương Thư. Độ tính toán chính xác Đảm bảo tính bảo mật trong lưu trữ thông tin Tra cứu, cập nhật. chỉnh sửa dữ liệu đơn giản, khoa học. Tận dụng được khả năng làm việc của máy tính. 2.2.2 Chức năng chính của dự án - Đây là phần của dự án đưa công nghệ thông tin vào trong quản lý bán hàng. - Thực hiện việc quản lý học sinh mục tiêu xác định như trên, dự án hướng tới quản lý nhiều lĩnh vực như: thông tin nhập hàng, xuất hàng, hàng tồn kho… 2.2.3. Vấn đề hiệu năng. - Dự án phần mềm quản lý việc bán hàng của công ti máy tính Dương Thư được xây dựng hướng tới việc giảiw quyết ở mức nhất các vấn đề thực tế trong quản lý việc bán hàng của công ty cũng như theo dõi thông tin nhập, xuất, tồn kho… -Phần mềm này được xây dựng dựa trên những hỗ trợ của một số phần mềm thông dụng khác đảm bảo cho việc thực hiện ở các công ty khác nữa. - Từ dự án này ta có thể tiến hành nâng cấp xây dưng tạo ra các dự án cùng loại cho các trường khác có cùng cơ chế bán hàng. cho phếp bổ sung khi có những cơ chế thay đổi. 2.2.4. Ràng buộc quản lý kinh tế. - Dự án phần mềm này được xây dựng từ thực tế, khả năng tài chính của công ty máy tính Dương Thư có thể phân bố cho việc quản lý của quy mô công ty. - Dự án có thể được triển khai trên cơ sở vật chất hiện có của công ty cụ thể là hệ thống máy tính của trường, lực lượng triển khai có thể lấy từ đội ngũ nhân viên của công ty. 2.3. Ước lượng của dự án. 2.3.1 Kỹ thuật ước lượng. - Việc ước lượng cho dự án là ước lượng những chi phí cho phần mềm bao gồm ước lương cho hệ thống dựa trên máy tính. ước lượng về chi phí và công sức phần mềm. Quá trình tham biến cho con người, kỹ thuật. Môi trường chính trị có thể ảnh hưởng đến chi phí chung cuộc của phần mềm có thể được biến đổi từ một nghệ thuật thành dãy các bước hệ thống để đưa ra các ước lượng với độ rủi ro chấp nhận được. - Để đạt được các ước lượng chi phí và công sức tin cậy, một số tùy chọn nảy sinh: 1. Trì hoãn việc ước lượng tới giai đoạn sau trong dự án. 2. Dùng các kỹ thuật phân rã tương đối đơn giản đẻ sinh ra ước lượng về chi phí và công sức dự án. 3. P hát triển một mô hình kinh ngiệm cho chi phí và công sức phần mềm. 4. Thu được một hay nhiều công cụ ước lượng tự động. - Chính vì vậymà chúng ta cần ước lượng từ đầu sử dụng kĩ thuật ước lượng: kĩ thuật phân rã. 2.3.2 Ước lượng `Kinh phí chi phí cho dự án: 10 triệu. Nhân lực thực hiện: 4 đến 6 người. Giả trị thành phần(tức là phần mềm quản lý việc bán hàng): 30 triệu. Tổng thời gian thực hiện: 35 ngày. Điều tra thực tiễn tại: 4 ngày. Phân tích đánh giá sơ bộ: 2 ngày. Lập kế hoạch xây dựng dự án:10 ngày. Tiến hành thực hiện dự án:13 ngày. Kiểm thử:3 ngày. Triển khai hướng dẫn sử dụng:3 ngày. Phương tiện hỗ trợ: Máy tính cá nhân có trang bị các phần mềm cần thiết. Thời gian bảo trì: 2 năm. 2.4.Rủi ro của dự án 2.4.1.Phân tích rủi ro Ta quan tâm chủ yếu đến rủi ro về kỹ thuật và rủi ro về mặt quản lí. Rủi ro về mặt kỹ thuật: Đây là rủi ro thường thấy của bất kì dự án phần mềm nào không phụ thuộc vào quy mô cũng như phạm vi ứng dụng của nó. Bởi một dự án phần mềm muốn triển khai được phải có một nền tảng kĩ thuật hỗ trợ, đơn giản nhất là các máy tính cá nhân thông thường. Đối với các dự án lớn thì các phương tiện kĩ thuật hỗ trợ không dừng lại ở mức đó mà còn là một hệ thống máy móc và phương tiện kĩ thuật hỗ trợ khác. ví dụ như dự án xây dựng nhằm phục vụ cho việc rút tiền sử dụng thẻ ATM như hiện nay, nhiều khi cơ sở kĩ thuật đó còn phải được tiến hành xây dựng từ đầu và còn cần sự hỗ trợ của các chuyên gia lớn đến từ các nước phát triển. Đây là dự án theo đánh giá chủ quan của bản thân các thành viên tham gia thì đây là dự án ở mức trung bình nhỏ, chỉ là một kế hoạch nhằm hỗ trợ và nhanh chóng hóa quá trình quản lí máy tính của công ty máy tính Dương Thư Tuy nhiên, qua xem xét thực tế về phương tiện kĩ thuật của công ty máy tính Dương Thư và đội ngũ nhân viên trong công ty thì còn một số khó khăn sau: Phần mềm quản lí việc bán hàng chưa đủ mạnh để đáp ứng được các yêu cầu xử lý: Nhanh chóng, kịp thời, chính xác, tiết kiệm công sức cho nhân viên, nâng cao hiệu quả trong công việc. Việc giải quyết bài toán đặt ra đòi hỏi phải có quá trình phân tích tỉ mỉ, khoa học nhằm cài đặt được một hệ thống chương trình áp dụng được vào thực tế của đơn vị, có hiệu quả trong giai đoạn hiện tại đồng thời có thể kết nối, mở rộng được trong tương lai. *Rủi ro về mặt quản lí: Xét trên phương diện quản lí thì những rủi ro khi đưa dự án vào triển khai như sau: + Sự hiểu biết chung về công nghệ thông tin của phần đông nhân viên trong công ty mới ở mức họ sử dụng chứ không phải có một nền tảng hiểu biết rõ ràng về nó. Vậy nên khi triển khai khó tìm được phương án chung, thống nhất trong cách thức triển khai trên quy mô toàn công ty. + Tư duy quản lí cũ theo hướng thủ công đã ăn nhập vào phần đông người Việt Nam nếu không có một sự chỉ dẫn cụ thể chi tiết thì việc quản lí máy tính theo hình thức như dự án xác định là vô cùng khó khăn. 2.4.2.Quản lí rủi ro Do ta quan tâm chủ yếu đến rủi ro về kỹ thuật và rủi ro về mặt quản lí, nên muốn dự án được tiến hành một cách đạt hiệu quả thì việc quản lí rủi ro phảiw được tiến hành trên cả hai mặt: phương tiện kĩ thuật và mặt rủi ro về quản lí. Ta tiến hành như sau: + Trước hết là xây dựng dự án phần mềm quản lí máy tính của công ty thật cụ thể, chi tiết dựa trên tình hình cụ thể của công ty với các đối tượng khách hàng khác nhau.để giảm thiểu rủi ro phần mềm quản lí xa lạ với môi trường quản lí tại công ty máy tính Dương Thư. + Tiếp sau đó là triển khai kế hoach xây dựng dự án, xây dựn kế hoạch hướng dãn sử dụng và bảo trì đến đội ngũ nhân viên trong công ty nhằm giảiw quyết được những khó khăn trong việc quản lý máy tính dưới sự hỗ trợ của phần mềm quản lí. Tức là hạn chế rủi ro về mặt quản lí. 2.5 Lập lịch * Cấu trúc phân việc của dự án: Các cấu trúc, kĩ thuật lập lịch được mô tả có thể được cài đặt với công cụ lập lịch dự án tự động có sắn trên máy tính cá nhân. Những công cụ như vậy tương đối dễ dùng và làm cho các phương pháp phân tích được mô tả thành có sẵn cho người quản lí dự án phần mềm. Theo dõi và kiểm soát dự án. Chúng ta biết một ngày trước so với lịch thì hiếm khi làm hỏng cả dự án. Nhưng một ngày kéo dài thêm và qua toàn bộ chiều dài dự án thì trậm trễ nhỏ có thể gây ra vấn đề lớn. ở đây chúng ta cần lưu ý vai trò của quản lí dự án là theo dõi và kiểm soát dự án phần mềm một khi nó đang tiến hành. Việc theo dõi có thể được thực hiện một trong những cách sau: Tiến hành các cuộc họp nhóm xem xét hiện tượng dự án đều đặn trong đó mỗi thành viên nhóm đều báo cáo lại tiến độ và vấn đề mà đề tài của mình đang nghiên cứu. Đánh giá kết quả của mọi cuộc họp xem xét được tiến hành qua toàn bộ tiến trình công nghệ. Xác định xem liệu các mốc dự án chính thức đã được đúng tiến độ như lập lịch chưa . So sánh ngay bắt đầu thực tế so với ngày bắt đầu theo kế hoạch cho từng nhiệm vụ dự án được liên kết trong bảng tài nguyên. Kiểm soát được nhóm sử dụng để quản trị tài nguyên dự án,giải quyết vấn đề và chỉ huy tất cả các thành viên trong nhóm. Nếu dự án theo đúng lịch và trong phạm vi ngân sách,các cuộc họp cho thấy có tiến bộ thực sự và đạt được những cột mốc quan trọng,thì việc kiểm soát là nhẹ nhàng. nhưng khi vấn đề xuất hiện thì chúng ta phải biết thực thi kiểm soát để điều tiết một cách nhanh chóng và phù hợp nhất. Sau khi vấn đề đã được chẩn đoán, có thể tập trung thêm tài nguyên phụ vào miền có vấn đề. Để nhóm có thể bố trí lại công việc của các thành viên trong nhóm hay có thể chỉnh lại lịch biểu. 2.6 Tài nguyên dự án 2.6.1 Con người. Việc lập kế hoạch cho dự án bắt đầu bằng việc ước lượng phạm vi áp dụng và lựa chọn kĩ năng, số lượng các thành viên thực hiện để hoàn thành việc xây dựng và phát triển dự án. Số người trong nhóm thực hiện dự án này là 8 thành viên. 2.6.2 Phần cứng và phần mềm Phần cứng và phần mềm + Phần cứng: Phần cứng phục vụ thiết kế lập kế hoạch là các máy tính cá nhân. +Phần mềm: Sử dụng phần mềm hỗ trợ lập trình, hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access. 2.7 Tổ chức đội ngũ 2.7.1 Cấu trúc nhóm Với số lượng các thành viên tham gia như trên đã có sự phân công, điều chỉnh thống nhất nhằm hướng tới sự hữu ích của phần mềm hỗ trợ quản lí. Bao gồm một thành viên chuyên sâu về việc thu thập số liệu và khảo sát tình hình thực tế ở công ty về các mặt : như số lượng nhân viên , địa bàn mà công ty thành lập, khả năng tài chính chung của công ty cũng như khả năng tài chính có thể của công ty đầu tư về mặt quản lí nhân viên. một thành viên có nhiệm vụ chính là dựa vào các thông tin đã thu thập thực tế tại công ty lên kế hoạch xây dựng phần mềm quản lí ở mức tổng thể có đánh giá phân tích về các mặt. Hai thành viên có nhiệm vụ xây dựng chương trình cụ thể. Thành viên còn lại có nhiệm vụ hỗ trợ việc xây dựng và tiến hành tổng kết chung. Ngoài ra tất cả các thành viên trong nhóm còn tiến hành thảo luận định hướng chung cho tất cả các phần. 2.7.2 Làm báo cáo quản lí dự án Mục đích là hướng tới hoàn thiện dự án ở từng bước nhỏ: Xây dựng ý tưởng dự án,lập kế hoạch xây dựng dự án,tiến hành xây dựng dự án và bảo trì,bổ sung cho dự án khi nó được đưa và thực tế áp dụng tại công ty máy tính Dương Thư. Cũng như chính các bước xây dựng và hoàn thiện dự án các giai đoạn viết báo cáo dự án trước triển khai đồng bộ cùng với các quá trình xây dựng dự án. và được phân cho các thành viên thực hiện cụ thể . Giai đoạn xây dựng ý tưởng dự án quản lí máy tính: Xuất phát từ quá trình khảo sát thực tế nhận thấy phần mềm quản lí máy tính tại công ty vẫn chưa được triển khai một cách hiệu quả,và việc sử dụng phần mềm chưa thực sự hữu ích. Giai đoạn lập kế hoạch dự án: + Dự án được triển khai giúp cho việc đồng bộ hóa được quá trình quản lí, làm giảm bớt công sức cũng như nhân lực trong quá trình quản lí. + Lên kế hoạch xây dựng dự án quản lí tiến hành các bước ước lượng,tính toán rủi ro,những yêu cầu cần thiết về con người,phương tiện kĩ thuật hỗ trợ. + Phân công nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên tham gia xây dựng dự án phù hợp với năng lực của từng người. Giai đoạn xây dựng phần mềm: Việc xây dựng tuân thủ theo các quy tắc nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đã đặt ra trước khi xây dựng dự án. Giai đoạn bổ sung, kiểm thử và tiến hành bảo trì trong thực tế. Sau khi dự án được xây dựng tiến hành test thử trên những dữ liệu tự tạo có tính đến các khả năng khác nhau. Tiếp tục tiến hành bảo trì bổ sung định kì khi đưa phần mềm này ra áp dụng ở công ty. 2.8 Kiểm thử và bảo trì Sau khi hoàn thành phần mềm cần phải được kiểm thử theo từng chu kì nhất định. Giao cho một người hoặc hai người đảm nhận việc kiểm thử, bảo trì và tiến hành bổ sung, sửa đổi nếu có sai sót, thay đổi. Đảm bảo sản phẩm đúng như yêu cầu của khách hàng. Phần mềm nên bảo trì thường xuyên, tránh để thời gian lâu sẽ khó bảo trì, dẫn đến mất uy tín với khách hàng… Chương 3 Phân tích và thiết kế quản lý bán hàng máy tính Bảo Minh - thái nguyên 3.1 Phân tích thiết kế hệ thống về xử lý. Phân tích thiết kế hệ thống là phương pháp nghiên cứu lựa chọn các giải pháp thích hợp cho bài toán quản lý. Phân tích là công việc đầu tiên của quá trình xây dựng hệ thống trên máy tính. Không thể đưa máy tính vào hoạt động mà không qua giai đoạn phân tích thiết kế hệ thống. Hiệu quả đem lại cao hay không là phụ thuộc vào kết quả phân tích ban đầu. Phân tích thiết kế hệ thống về xử lý thực chất là tìm ra các thao tác đặc trưng của hệ thống có tác động đến các tệp dữ liệu. Để phân tích thiết kế hệ thống, ta có thể sử dụng một trong hai phương pháp hoặc dùng kết hợp cả hai phương pháp là: Phân tích hệ thống trên cơ sở sử dụng biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh. Phân tích hệ thống