Đề tài Các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác quản trị cung ứng hàng hoá ở công ty kinh doanh và chế biến lương thực Hà Nội

Mục lục Lời nói đầu Chương I Những lý luận cơ bản về quản trị và quản trị cung ứng hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại I.DNTM và môi trường kinh doanh 1.Khái niệm về doanh nghiệp thương mại 2.Môi trường kinh doanh của doanh nghiệp thương mại II.Những nội dung cơ bản của quản trị doanh nghiệp 1.Khái niệm về quản trị doanh nghiệp 2.Vai trò của quản trị 3.Chức năng của quản trị III.Mua hàng và quản trị mua hàng trong DNTM 1.Bản chất của hoạt động mua hàng 2.Vai trò của hoạt động mua hàng trong DNTM 3.Nội dung cơ bản của quản trị mua hàng trong DNTM 4.Các hình thức mua hàng và tạo nguồn hàng trong DNTM IV.Những nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động cung ứng 1.Khách hàng 2.Giá cả và chất lượng nguồn hàng 3.Nhà cung cấp 4.Nhân viên mua hàng của doanh nghiệp 5.Chính sách, pháp luật, thị trường V.Sự cần thiết phải nâng cao chất lượng quản trị cung ứng hàng hoá Chương II: Khảo sát tình hình cung ứng hàng hoá tại công ty kinh doanh và chế biến lương thực Hà Nội I.Giới thiệu chung về công ty 1.Qúa trình hình thành và phát triển của công ty 2.Chức năng và nhiệm vụ của công ty 3.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty 4.Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty II.Thực trạng của quá trình hoạt động cung ứng hàng hoá ở công ty kinh doanh và chế biến lương thực Hà Nội 1.Hoạt động mua hàng 2.Hoạt động dự trữ hàng hoá Chương III: Những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị cung ứng hàng hoá tại công ty kinh doanh và chế biến lương thực Hà Nội I.Đánh giá chung về tình hình hoạt động kinh doanh của côngty 1.Những điểm mạnh 2.Những điểm yếu tồn tại của công ty II.Đánh giá hoạt động quản ttrị cung ứng hàng hoá tại công ty 1.Những điểm mạnh 2.Những mặt còn tồn tại III.Những giải pháp nhằm nâng cao công tác quản trị cung ứng tại công ty 1.Phát huy hơn nữa thế mạnh trong cung ứng 2.Thể hiện cao độ tính thống nhất khuôn phép trong lãnh đạo 3.Công tác đào tạo đãi ngộ nhân sự được củngcố 4.Tích cực nghiên cứu bám sát những biến động của thị trường 5.Đầu tư xây dựng hệ thống kho bãi có quy mô 6.Thiết lập mối quan hệ với bạn hàng, nhà cung cấp Phần kết luận lời nói đầu Ngày nay nói đến doanh nghiệp chính là nói đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó. Như ta đã biết hoạt động kinh doanh bị ảnh hưởng bởi rất nhiều yếu tố chi phối. Một trong những nhân tố quan trọng tiêu biểu đó chính là hoạt động tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp. Chẳng cần phải phân tích ai cũng biết khi hoạt động tiêu thụ sản phẩm được đẩy mạnh đồng nghĩa với việc doanh thu bán hàng tăng nhanh. Mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp sắp được thực hiện . Sẽ thật là thiếu sót nếu chỉ coi trọng đến khâu tiêu thụ sản phẩm mà quên bẵng đi công tác cung ứng hàng hoá trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp chỉ thực hiện chức năng bán tốt khi chức năng thu mua và tạo nguồn hàng được đảm bảo. Vậy có thể kết luận rằng ở đâu và khi nào công tác thu mua tạo nguồn hàng có chất lượng cùng việc bảo quản dự trữ hợp lí thì ở đó, khi đó hoạt động sản xuất kinh doanh mới diễn ra tốt đẹp đảm bảo phục vụ thoả mãn nhu cầu tối đa của khách hàng. Xuất phát từ nhận định trên, trong thời gian bốn tháng thực tập tại công ty kinh doanh và chế biến lương thực Hà Nội em đã cố gắng tìm hiểu, nghiên cứu hoạt động cung ứng của công ty. Được sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo hướng dẫn Nguyễn Quang Trung và từ phía công ty em đã chọn đề tài “ Các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác quản trị cung ứng hàng hoá ở công ty kinh doanh và chế biến lương thực Hà Nội ”. V Nội dung của đề tài gồm 3 chương. Chương I: Những lí luận cơ bản về quản trị và quản trị cung ứng hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại. Chương II: Khảo sát tình hình cung ứng hàng hoá tại công ty kinh doanh và chế biến lương thực Hà Nội. Chương III: Những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị cung ứng hàng hoá tại công ty kinh doanh và chế biến lương thực Hà Nội. CHƯƠNG I: Những lý luận cơ bản về quản trị và quản trị cung ứng hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại (Dntm) I.Dm và môi trường kinh doanh của DNTM 1. Khái niệm về doanh nghiệp thương mại a.Doanh nghiệp là gì ? Thuật ngữ doanh nghiệp bao hàm những nội dung rất rộng. Thật vậy tất cả những đơn vị kinh doanh là một cá nhân, một tổ chức, một tập thể hay thậm chí một cả quốc gia khi có hoạt động mua bán hàng hoá hay dịch vụ đều được coi là một doanh nghiệp. Những doanh nghiệp này có tư cách pháp nhân, được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp giấy phép kinh doanh và chịu sự kiểm soát của nhà nước. Vậy doanh nghiệp là một cộng đồng người liên kết thành lập nhằm mục đích chủ yếu là thực hiện các hoạt động kinh doanh. Trong đó kinh doanh được hiểu là việc thực hiện một số hoặc tất cả các công đoạn của quá trình đầu tư từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ trên thị trường nhằm mục đích sinh lời. Cộng đồng người ở đây liên kết với nhau chủ yếu trên cơ sở lợi ích kinh tế. b.Doanh ngiệp thương mại Doanh nghiệp thương mại ra đời do sự phân công lao động xã hội và chuyên môn hoá trong sản xuất: một bộ phận những người sản xuất kinh tách khỏi sản xuất làm nhiệm vụ đưa hàng ra ngoài thị trường để bán. Dần dần công việc này trở thành cố định và phát triển thành các đơn vị, các tổ chức kinh tế chuyên làm nhiệm vụ mua bán hàng hoá để thu lợi nhuận. Đầu tiên doanh nghiệp thương mại được xem như là một doanh nghiệp chủ yếu thực hiện các công việc mua bán hàng hoá T-H-T’. Nhưng ngày nay, cùng với sự phát triển của lịch sử, sự tiến bộ của xã hội loài người hoạt động mua bán không đơn thuần chỉ là T-H-T’ mà nó trở nên phức tạp đa dạng hơn: đã hình thành nên những dịch vụ thương mại và xúc tiến thương mại. Vì vậy doanh nghiệp thương mại được hiểu như là doanh nghiệp với chức năng chủ yếu thực hiện các hoạt động thương mại. Hoạt động thương mại chủ yếu hiện nay được phân thành 3 nhóm mua bán hàng hoá, dịch vụ thương mại, xúc tiến thương mại trong đó dịch vụ thương mại gắn liền với mua bán hàng hoá, xúc tiến thương mại là hoạt động nhằm tìm kiếm, thúc đẩy việc mua bán hàng hoá và cung ứng dịch vụ thương mại. Ngoài ra, doanh nghiệp thmm còn thực hiện các hoạt động khác như sản xuất, cung ứng dịch vụ, đầu tư tài chính. Tuy nhiên tỷ trọng hoạt động thương mại vẫn là chủ yếu. Tóm lại, doanh nghiệp thương mại là một tổ chức độc lập có sự phân công lao động rõ ràng và được quản lí bằng một bộ máy chính thức doanh nghiệp thương mại có thể thực hiện các hoạt động một cách độc lập với các thủ tục đơn giản và nhanh chóng. c.Đặc điểm của doanh nghiệp thương mại Khác với những loại hình doanh nghiệp khác như doanh nghiệp sản xuất, doanh nghiệp dịch vụ, đối tượng của doanh nghiệp thương mại không ai khác chính là những sản phẩm hàng hoá hoàn chỉnh. Nhiệm vụ của các doanh nghiệp thương mại không phải là tạo ra các giá trị sử dụng và giá trị mới mà ở đây doanh nghiệp thương mại đảm nhận công việc thực hiện giá trị: nghĩa là doanh nghiệp đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng để người tiêu dùng sử dụng những giá trị hữu ích của nó. Hoạt động của doanh nghiệp thương mại cũng giống như một số những doanh nghiệp khác. Nó bao gồm các quá trình kinh tế, tổ chức kĩ thuật ... nhưng mặt kinh tế nổi trội hàng đầu. Nhân vật quan trọng bậc nhất ở đây chính là những khách hàng, những người tiêu dùng sản phẩm của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp cần phải hiểu rằng lợi nhuận chỉ đặt ra trên cơ sở tăng mức độ thoả mãn nhu cầu của khách hàng mà thôi. Tập khách hàng của doanh nghiệp thương mại rất đa dạng và phức tạp vì nhu cầu của họ rất phong phú. Mọi hoạt động của doanh nghiệp suy cho cùng là hướng tới giá trị khách hàng nên việc phân công chuyên môn hoá trong nội bộ từng doanh nghiệp hay giữa các doanh nghiệp thương mại cũng bị hạn chế rất nhiều. Một đặc điểm không thể thiếu trong doanh nghiệp thương mại, đó là sự liên kết “tất yếu” của các doanh nghiệp thương mại với nhau. Chính điều này sẽ tạo nên một liên minh chặt chẽ trong việc chuyên môn hoá về một mặt hàng, một số sản phẩm nhằm đạt tới sự thuận tiện trong hoạt động thương mại của mình. Nói tóm lại, doanh nghiệp thương mại với những đặc điểm chủ yếu không thể tách rời đã tạo nên một doanh nghiệp thương mại hoàn toàn khác phân biệt rõ ràng với các loại hình doanh nghiệp sản xuất , dịch vụ. 2. Môi trường kinh doanh của doanh nghiệp thương mại (DNTM) 2.1. Khái niệm môi trường kinh doanh Chúng ta có thể thấy rằng doanh nghiệp thương mại là một hệ thống hoàn chỉnh có sự phân công rõ ràng ở từng khâu, từng bộ phận. Nhưng hệ thống đó không chỉ đơn thuần như vậy. Nó còn có các mối liên hệ phức tạp và đa dạng: mối liên hệ với khách hàng, với thị trường các yếu tố đầu vào: nguyên liệu, lao động, liên hệ với thị trường, với các doanh nghiệp, các tổ chức khác ... Những mối liên hệ này có ảnh hưởng tiêu cực cũng như tích cực đến doanh nghiệp và được hiểu là môi trường kinh doanh của doanh nghiệp đó. Vậy môi trường kinh doanh của doanh nghiệp là tổng hợp các yếu tố ( tự nhiên và xã hội, chính trị và kinh tế, tổ chức và kĩ thuật ... ) các tác động và các mối liên hệ ( trong, ngoài) của doanh nghiệp có liên quan đến sự tồn tại và sự phát triển của doanh nghiệp. Môi trường kinh doanh của doanh nghiệp thương mại bao gồm môi trường bên ngoài, môi trường bên trong, môi trường tự nhiên và môi trường xã hội. 2.2. Nội dung của môi trường kinh doanh a.Môi trường bên ngoài Là hệ thống toàn bộ các tác nhân bên ngoài doanh nghiệp có liên quan và có ảnh hưởng đến quá trình tồn tại vận hành và phát triển của doanh nghiệp. *Môi trường kinh doanh bên ngoài bao gồm: Môi trường đặc trưng của doanh nghiệp là những yếu tố mà môi trường kinh doanh riêng có của từng doanh nghiệp. Đây là yếu tố môi trường làm nó phân biệt với các doanh nghiệp khác. Bao gồm các nhà cung cấp, các khách hàng, những tổ chức cạnh tranh, nhà nước ... Các nhà cung cấp: phải kể đến ở đây không chỉ là những nhà cung cấp nguyên vật liệu, thiết bị, hàng hoá mà phải đề cập đến cả những nhà cung cấp tài chính như ngân hàng, tín dụng hay những nhà cung cấp khác như điện, nước ... Nhìn chung, doanh nghiệp cần phải duy trì một hệ thống các nhà cung cấp đa dạng để tránh và giảm bớt những rủi ro đáng tiếc do một số nhà cung cấp gây ra tạo thuận lợi trong hoạt động kinh doanh của công ty. Khách hàng: lí do tồn tại của doanh nghiệp chính là khách hàng. Số lượng khách hàng gia tăng đồng nghĩa với những bất trắc, rủi ro của công ty giảm xuống. Nhưng nhu cầu của khách hàng là phức tạp và việc đáp ứng nhu cầu cho họ quả là khó khăn. Vì vậy các doanh nghiệp phải biến những khách hàng tiềm năng thành khách hàng thường xuyên, biến khách hàng thường xuyên thành khách hàng truyền thống. Những đối thủ cạnh tranh: đây là một trong những nhân tố quan trọng có ảnh hưởng mạnh mẽ và tác động trực tiếp tới doanh nghiệp. Một mặt các đối thủ cạnh tranh làm doanh nghiệp phải giảm bớt doanh số, tăng thêm chi phí, hạ giá bán, giảm thị phần. Nhưng mặt khác họ lại là động lực - đồng nghiệp giúp doanh nghiệp luôn sáng tạo cải tiến để hấp dẫn, thu hút lôi cuốn khách hàng. Những nhân tố trên đây không thể không đề cập tới ở môi trường kinh doanh đặc thù của doanh nghiệp. Đó là những hạt nhân quan trọng chi phối mạnh mẽ đến hoạt động của doanh nghiệp . Môi trường chung của doanh nghiệp: là toàn bộ các tác nhân nằm bên ngoài doanh nghiệp. Mặc dù không có liên quan trực tiếp và rõ ràng với doanh nghiệp nhưng lại có ảnh hưởng mạnh mẽ đến nó. Môi trường kinh doanh chung bao gồm: Những điều kiện kinh tế: đó là những vấn đề như tăng trưởng kinh tế, thu nhập quốc dân, lạm phát thất nghiệp, lãi suất, tỉ giá hối đoái. Nếu những yếu tố này không ổn định thì hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ gặp rất nhiều khó khăn như khó thu hút đầu tư, lợi nhuận không lớn ... Những điều kiện về chính trị: Chính trị không ổn định nay thế này mai thế khác dẫn đến những điều kiện kinh tế không chắc chắn. Chẳng có một nhà đầu tư, một nhà doanh nghiệp nào dại gì mà bỏ tiền vào những quốc gia có chế độ chính trị lộn xộn vì mức độ mạo hiểm và tính chất rủi ro rất cao. Những điều kiện về văn hoá xã hội: đó là những tập quán, những thói quen mang tính truyền thống, những thị hiếu của dân cư từng khu vực từng nhóm khách hàng cũng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Những điều kiện về kĩ thuật công nghệ: ngày nay xã hội ngày càng phát triển cùng với sự phát triển như vũ bão của khoa học kĩ thuật và công nghệ, nhu càu khách hàng cũng phức tạp đòi hỏi cao hơn vì vậy nếu doanh nghiệp với trang thiết bị và công nghệ lỗi thời sẽ không đáp ứng được nhu cầu cho khách ảnh hưởng tới tiến trình hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp. Các yếu tố môi trường chung tác động không chỉ một mình doanh nghiệp nào mà nó tác động đồng thời lên nhiều doanh nghiệp khác trong từng khu vực. b.Môi trường bên trong của doanh nghiệp Môi trường bên trong của doanh nghiệp được hiểu là nền văn hoá của tổ chức doanh nghiệp được hình thành và phát triển cùng với quá trình vận hành của doanh nghiệp. Đây chính là “ cái nôi “ nuôi dưỡng bầu không khí, bản sắc tinh thần đặc trưng riêng của từng doanh nghiệp là động lực, nội lực thúc đẩy quá trình làm việc hăng say không mệt mỏi vì doanh nghiệp, vì sự phát triển vững vàng của doanh nghiệp trong tương lai. Môi trường bên trong của doanh nghiệp bao gồm 2 yếu tố: yếu tố vật chất và yếu tố tinh thần. *Yếu tố vật chất trong doanh nghiệp là những yếu tố như điều kiện tài chính, cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị máy móc, đất đai nhà xưởng…Điều kiện tài chính: thể hiện khả năng tự chủ cuả doanh nghiệp. Nếu điều kiện tài chính dư dật doanh nghiệp có thể tự quyết định mở rộng, đầu tư hay tiến hành làm một công việc gì đó hết sức dễ dàng. Ngược lại điều kiện tài chính gặp khó khăn, các chủ nợ, các ngân hàng thúc hối thì doanh nghiệp mất đi khả năng tự chủ, tự quyết định các kế hoạch của mình. Cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị máy móc, đất đai nhà xưởng là tài sản quan trọng của doanh nghiệp cũng góp phần không nhỏ trong việc thực hiện hoạt động kinh doanh có hiệu quả. Điều này hoàn toàn đúng đối với những doanh nghiệp có khả năng tài chính cũng như các qui mô cơ sở vật chất hiện đại nhà xưởng rộng lớn. *Yếu tố tinh thần : một yếu tố quan trọng nhất tạo nên nền văn hoá của công ty. Nó bao gồm những nhân tố như con người, lợi thế kinh doanh, uy tín của doanh nghiệp. Người ta nói: “ con người có khả năng thay đổi cả thế giới” đã khẳng định vai trò to lớn của nhân tố này. Trong doanh nghiệp yếu tố này được hiểu là toàn bộ ban lãnh đạo công ty và tập thể cán bộ công nhân viên. Nền văn hoá phát triển cao với bầu không khí hăng say làm việc đề cao sự sáng tạo hay một nền văn hoá thấp kém phổ biến sự bàng quan thờ ơ vô trách nhiệm đều do yếu tố con người chi phối. Điều kiện về tài chính trong doanh nghiệp hay lợi thế kinh doanh của doanh nghiệp trên thương trường đều do yếu tố con người quyết định, chi phối. Thế mới biết khả năng của con người thật vĩ đại. Lợi thế kinh doanh, uy tín của doanh nghiệp: một nhân tố có lợi cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Uy tín về chất lượng, giá cả, thái độ phục vụ, dịch vụ sau bán hàng tạo lòng tin cho người tiêu dùng hình thành nên một hình ảnh đẹp của công ty. Bên cạnh đó doanh nghiệp còn tham gia các hoạt động xã hội, thực hiện trách nhiệm xã hội gây ra mối thiện cảm của khách hàng. c.Môi trường tự nhiên và xã hội: đây là yếu tố tác động trực tiếp đến con người đến khả năng làm việc có hiệu quả của con người. Đó chính là điều kiện làm việc, điều kiện sinh hoạt, điều kiện sống của con người với môi trường làm việc trong sạch không ô nhiễm với những yếu tố ngoại cảnh thoáng mát, sạch sẽ có khuôn viên cây xanh tươi tốt sẽ tạo cho con người tinh thần sảng khoái sức khẻo đảm bảo và năng suất lao động làm việc được tăng lên. Ngược lại điều kiện làm việc chật chội, ồn ào, bẩn thỉu ... sẽ tạo ra sự ức chế tâm trạng dễ bị kích thích, quan hệ xã hội sẽ bị tổn thương, mâu thuẫn xã hội dễ bị tích tụ và bùng nổ. Tóm lại các yếu tố môi trường trong, ngoài, tự nhiên và xã hội là một phần không thể thiếu khi đề cập đến môi trường kinh doanh của bất cứ một doanh nghiệp nào. II.Những nội dung cơ bản của quản trị doanh nghiệp thương mại 1.Khái niệm về QTDNTM Nói về quản trị, người ta đưa ra rất nhiều quan điểm khác nhau. Theo quan điểm của Nguyễn Văn Lê quản trị được giải thích như sau: quản là đưa đối tượng vào mục tiêu cần đạt và trị là áp dụng những biện pháp mang tính hành chính, pháp chế nhằm đạt được mục tiêu đó. Còn theo quan điểm của Hkoontz quản trị là hoạt động cần thiết thiết yếu, nó đảm bảo phối hợp những nỗ lực cá nhân nhằm đạt được các mục đích của nhóm. Mục tiêu của nó là hình thành một môi trường mà trong đó con người có thể đạt được các mục đích của nhóm với thời gian, tiền bạc, vật chất và sự bất mãn cá nhân là ít nhất. Quan điểm của tập thể tác giả học viện chính trị quốc gia: quản trị là sự tác động của cơ quan quản lí vào đối tượng quản lí để tạo ra sự chế biến của toàn bộ hệ thống nhằm đạt được mục đích nhất định. Theo quan điểm của trường phái tâm lí học thì quản trị là khoa học và là nghệ thuật. Với cách thực hành thì quản trị là nghệ thuật còn kiếm thức về quản lí là khoa học. Quản trị là biết xét đoán và đưa ra các quyết định có cơ sở nhờ thu được các thông tin nhanh chóng, đầy đủ rõ ràng về nhiều mặt. Tóm lại, từ những quan điểm trên quản trị được hiểu là tập hợp các hoạt động nhằm đảm bảo sự hoàn thành công việc qua nỗ lực ( sự thực hiện) của người khác. Quản trị vừa là khoa học vừa là nghệ thuật bởi vì quản trị có cơ sở bắt nguồn từ những môn khoa học khác, quản trị có đối tượng nghiên cứu rất cụ thể, có phương pháp phân tích và có lí thuyết xuất phát từ việc nghiên cứu đó. Điều này chứng tỏ quản trị là khoa học. Nói quản trị là nghệ thuật quả không sai vì quản trị là cách ứng xử, hành vi của các nhà quản trị. Những cách ứng xử, những hành vi này không tuân theo một quy luật nào, không sách vở nào đề cập đến mà nó đòi hỏi những nhà quản trị phải biết linh hoạt, sáng tạo vận dụng tuỳ vào tình huống cụ thể. Không thể kết luận rằng một nhà quản trị có trình độ học vấn cao mà lại là một nhà quản trị tài ba. Một vấn đề nữa cần chú ý, quản trị chính là quản trị sự thay đổi. Thế giới kinh doanh tiến triển rất nhanh cùng các tiến bộ khoa học công nghệ. Những sự thay đổi nhanh đến nỗi hiện tại hình như chưa bắt đầu tương lai đã sẵn sàng đối đầu thách thức chúng ta. Là nhà quản trị thì phải có tầm nhìn rộng lớn đồng thời phải sẵn sàng tiếp nhận những thay đổi, có khả năng biến thách thức thành cơ hội và nắm bắt kịp thời những cơ hội quý báu đó. Đặc biệt là những nhà quản trị trong cơ chế thị trường một cơ chế cạnh tranh và thải loại, một cơ chế không hề dung nạp những nhà quản trị chỉ biết làm theo mệnh lệnh mà không đủ năng lực gây ra những thay đổi thậm chí những đảo lộn hợp lí mà qua đó có thể đưa doanh nghiệp mình phát triển một cách nhanh chóng. 2. Vai trò của quản trị Có thể nói vai trò của quản trị trong doanh nghiệp thương mại nói riêng hay bất cứ doanh nghiệp nào nói chung cũng có tầm quan trọng rất lớn. Người ta ví vai trò của quản trị trong doanh nghiệp thương mại như vai trò của một nhạc trưởng điều khiển cả dàn nhạc trên sân khấu. Có thể hình dung công việc của nhạc trưởng thật đơn giản chỉ có mỗi nhiệm vụ vung đũa lên cao hay xuống thấp nhưng điều đó lại có tác dụng to lớn làm cả dàn nhạc ăn khớp nhịp nhàng với nhau. Thật vậy một nhạc sĩ độc tấu vĩ cầm thì tự điều khiển bản thân mình nhưng cả một dàn nhạc thì không thể thiếu người nhạc trưởng. Trong quản trị cũng vậy với sự buông lỏng quản lí hay quản lí tồi sẽ mở đường cho chủ nghĩa tự do, sự rối loạn và điều tất yêú là ảnh hưởng đến những hoạt động khác trong doanh nghiệp. Nhưng nếu có một nhà quản trị lỗi lạc tài ba thì chắc chắn sự thành công trong mọi hoạt động của doanh nghiệp là trong tầm tay. Thực tế chứng minh rằng nguyên nhân sự phá sản của những công ty lớn nhỏ thuộc về công tác quản trị chiếm 50 á 60 %. 3. Chức năng của quản trị Quản trị doanh nghiệp bao gồm bốn chức năng chủ yếu: họach định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát. a. Hoạch định: là một quản trị liên quan đến tư duy và ý chí của con người bắt đầu bằng việc xác định mục tiêu và định rõ chiến lược, chính sách thủ tục và các kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu. Hoạch định là quyết định cho các hoạt động tương lai. Nó là một tâm trạng và một hành động hướng về tương lai. Hoạch định có tác dụng quyết định phương hướng vận động phát triển và khắc phục những mâu thuẫn trên cơ sở nghiên cứu các nhu cầu lợi ích và không quên tính đến những quy luật khách quan ... Đặc biệt hoạch định còn cho phép xác định các nguồn vật chất cụ thể như lao động, tài chính ... cần thiết để có thể đạt được mục tiêu đề ra. Không những thế hoạch định còn có tác dụng hợp tác phối hợp giữa các bộ phận khác nhau cùng thực hiện một mục tiêu chung. Hoạch định còn mang tính chất động viên cổ vũ thực hiện một xung lực, sự vận động tương ứng của hệ thống quản lí. Để chức năng hoạch định có hiệu quả thì mọi hoạt động trong hoạch định phải mang tính quy luật và có thông tin đầy đủ, chính xác. Bởi vì bất cứ cái gì trái quy luật sẽ bị đào thải và sự sai lệch thiếu thông tin sẽ làm hoạch định không có cơ sở. Trong hoạch định cần có tính thống nhất, có sự nhất quán trong sự liên quan đến công việc và nhiệm vụ được giao, có giứi hạn về thẩm quyền và địa chỉ nơi nhận cụ thể. b. Tổ chức: là một trong bốn chức năng cơ bản của quản trị. Đó là việc xác lập mô hình phân công và giao nhiệm vụ cho các bộ phận trong doanh nghiệp để đảm nhận những hoạt động cần thiết phù hợp và xác định các mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận đó. Mục tiêu của chức năng này là tạo ra một môi trường nội bộ thuận lợi từ đó mỗi cá nhân trong tập thể có thể phát huy toàn diện năng lực vốn có và sự nhiệt tình trong công việc. Khi xây dựng cơ cấu tổ chức phải đi đôi với phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp. Nghĩa là khi mục tiêu thay đổi thì cơ cấu tổ chức cũng phải thay đổi theo. Đa dạng quản lí phải phù hợp với đa dạng đối tượng quản lí. Có như thế doanh nghiệp mới tạo ra một hệ thống tổ chức hài hoà cân đối cùng thống nhất, nhất quán . Đây là công việc hết sức khó khăn đòi hỏi sự kết hợp giữa hai hệ thống tổ chức chính và phụ. Một hệ thống là linh hồn, nền tảng. Còn hệ thống kia là cơ bắp để cả hệ thống hoạt động được nhịp nhàng. c. Lãnh đạo: Nói đến chức năng này đó là một quá trình một nghệ thuật tác động đến con người sao cho họ tự nguyện và hăng hái để đạt được mục tiêu chung của tổ chức. Một cách tổng quát lãnh đạo được hiểu là một hệ thống (một quá trình) tác động đến con người hay một tập thể để họ ( con người hay tập thể nhận tác động) tự nguyện và nhiệt tình thực hiện các hoạt động cần thiết nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức. Lãnh đạo là làm sao để mọi người tuân thủ. Tâm lí con người có xu hướng phục vụ người mà họ cho là có thể cung cấp cho họ như phương tiện để đạt được những nhu cầu, ước vọng đó. Lãnh đạo tạo động cơ thúc đẩy mọi hoạt động. Người Nhật đã chứng minh các quy luật này. Ông Ishikawa nói “ trong mọi mục đích của công ty chúng tôi xếp trước tiên là công nhân, sau đó mới đến khách hàng. Hạnh phúc của công nhân phải đi trước vì hạnh phúc đó gắn liền với việc phục vụ người tiêu dùng. Công nhân và người tiêu dùng tuy hai mà là một “. Chủ tịch của một hãng điện tử nổi tiếng thế giới Sony đã phát biểu “ công nhân quan trọng hơn cổ đông, chúng tôi như một đại gia đình trong đó họ là con cái chúng tôi. Chúng tôi quan tâm đến lợi ích của từng người những người bình thường cũng như nổi trội, đem hạnh phúc thực sự đến cho họ và tin tưởng ở bản thân họ. Đổi lại sự quan tâm đặc biệt đó những người công nhân Nhật Bản coi doanh nghiệp như gia đình của họ và bằng tất cả khả năng của mình họ cố gắng xây dựng và bảo vệ ngôi nhà thân yêu đó. Lãnh đạo không phải là việc đứng ngoài cùng, không phải là đứng trên tập thể để ra lệnh doạ nạt hoặc mắng mỏ. Người lãnh đạo cũng không bao giờ được đứng đằng sau cầm roi cầm gậy để thúc giục mà người lãnh đạo phải đặt mình trong nhóm là thành viên chính thức đồng thời là người hướng dẫn, người điều khiển tiên phong đi đầu trong nhóm tạo niềm tin sự phấn khích cho cả nhóm làm mồi lửa lan toả lòng nhiệt tình trong công việc. d. Kiểm soát: Đây là chức năng cuối cùng nhưng không thể thiếu trong quản trị vì nếu lãnh đạo mà không có kiểm tra coi như không có lãnh đạo. Chức năng này nhằm tìm hiểu xem xét các quyết định được thực hiện như thé nào, phát hiện các mối liên hệ ngược về các quyết định, những kế hoạch để kịp thời điều chỉnh tạo khả năng thực thi tốt hơn. Thông qua kiểm tra, cũng tác động không nhỏ đến hành vi của con người nhằm nâng cao tinh thần trách nhiệm và củng cố các chức năng trên. Đó là bốn chức năng cơ bản của quản trị. Giữa các chức năng này có sự phân biệt tương đối nhưng chúng lại có mối liên hệ ngược bổ xung và quy định lẫn nhau. Chúng được thực hiện đồng thời, đan xen nhau. Trong mỗi chức năng lại có ba chức năng kia cùng tồn tại. III.Mua hàng và quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại Bản chất của hoạt động mua hàng Nhiệm vụ cơ bản, chủ yếu nhất của DNTM là đảm bảo cung ứng cho sản