Đề tài Áp dụng tin học vào chương trình quản lý nhân sự cho công ty phần mềm kế toán ASIA

Lêi nãi ®Çu øng dông tin häc trong qu¶n lý nh©n sù lµ mét trong nh÷ng kÕt qu¶ cña tin häc. Nã lµm gi¶m tíi møc tèi thiÓu viÖc tham gia thùc hiÖn thñ c«ng b»ng søc ng­êi, tiÕt kiÖm thêi gian t×m kiÕm, lµm hÑp kh«ng gian l­u tr÷, hÖ thèng ho¸, cô thÓ ho¸ nh÷ng th«ng tin yªu cÇu cña ng­êi sö dông. NhiÒu c¬ quan xÝ nghiÖp ®· ®Æt kÕ ho¹ch tin häc ho¸ toµn bé c¸c kh©u qu¶n lý cña ®¬n vÞ m×nh, ®Æc biÖt lµ hÖ thèng qu¶n lý c¸n bé víi sù trî gióp cña m¸y tÝnh. Ngµy nay nhu cÇu th«ng tin cho c¸c c¸n bé qu¶n lý ®· trë nªn phøc t¹p, ®ßi hái møc ®é chi tiÕt vµ b¸o c¸o nhanh h¬n bao giê hÕt. §iÒu nµy lµ mét khã kh¨n trë ng¹i lín cho c¸c c¬ së vÉn duy tr× nh÷ng biÖn ph¸p l­u tr÷, thèng kª b¸o c¸o theo ph­¬ng ph¸p giÊy bót th«ng th­êng. §Æc biÖt mét lÜnh vùc quan träng nh­ qu¶n lý kÕ to¸n - tµi chÝnh, qu¶n lý c¸n bé ... lu«n lu«n ®ßi hái chi tiÕt, chÝnh x¸c vµ cËp nhËt th­êng xuyªn. V× thÕ, ®èi víi c¸c ho¹t ®éng nµy, gi¶i ph¸p duy nhÊt thÝch hîp lµ sö dông phÇn mÒm tin häc, øng dông c«ng nghÖ th«ng tin vµo qu¶n lý d÷ liÖu. §¸p øng nhu cÇu tin häc ho¸ tõng phÇn trong c«ng t¸c qu¶n lý nh©n sù cña c«ng ty ®Çu t­ vµ ph¸t triÓn phÇn mÒm kÕ to¸n ASIA lµ mét vÊn ®Ò v« cïng quan träng, nã quyÕt ®Þnh sù thµnh c«ng hay thÊt b¹i cña c«ng ty, trªn c¬ së ®ã ®Ò tµi "¸p dông tin häc vµo ch­¬ng tr×nh qu¶n lý nh©n sù cho c«ng ty phÇn mÒm kÕ to¸n ASIA" nh»m trî gióp c«ng t¸c qu¶n lý nh©n sù trong c«ng ty ®¹t hiÖu qu¶ cao h¬n. §Ò tµi gåm c¸c phÇn: Ch­¬ng I: Giíi thiÖu ®¬n vÞ thùc tËp vµ ®Ò tµi nghiªn cøu. Ch­¬ng II: Ph­¬ng ph¸p luËn ph©n tÝch, thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin phôc vô qu¶n lý. Ch­¬ng III: Ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý nh©n sù. Ch­¬ng I Giíi thiÖu ®¬n vÞ thùc tËp vµ ®Ò tµi nghiªn cøu I. Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty ASIA - Tªn ®¬n vÞ thùc tËp: C«ng ty ®Çu t­ vµ ph¸t triÓn phÇn mÒm kÕ to¸n ASIA - Trô së chÝnh cña c«ng ty ®Æt t¹i sè 6 Vò Ngäc Phan, §èng §a -Hµ Néi - C«ng ty ®Çu t­ vµ ph¸t triÓn phÇn mÒm kÕ to¸n ASIA ®­îc thµnh lËp theo giÊy phÐp sè 978 /Q§UB do Uû ban nh©n d©n thµnh phè Hµ Néi cÊp ngµy 9-10-2001 C«ng ty do ba s¸ng lËp viªn lµ Phïng §¨ng Vò, Ph¹m V¨n Léc vµ NguyÔn V¨n H­ng lËp nªn víi sè vèn ®iÒu lÖ lµ 550 000 000® - H×nh thøc së h÷u cña c«ng ty lµ cæ phÇn. - C«ng ty víi mét ®éi ngò nh©n viªn trÎ, cã tr×nh ®é, n¨ng ®éng s¸ng t¹o trong ®ã cã h¬n 30 nh©n viªn t¹i Hµ Néi, 25 cö nh©n khoa häc vµ kinh tÕ chuyªn ngµnh to¸n tin, 4 cö nh©n kinh tÕ chuyªn ngµnh kÕ to¸n, 1 cö nh©n ngo¹i ng÷. - Ngµnh nghÒ kinh doanh cña c«ng ty khi míi thµnh lËp lµ: S¶n xuÊt phÇn mÒm. TriÓn khai øng dông trong lÜnh vùc tin häc ho¸ c«ng t¸c tµi chÝnh kÕ to¸n vµ qu¶n trÞ kinh doanh - Sau mét thêi gian ®i vµo ho¹t ®éng c«ng ty cã bæ sung thªm ngµnh nghÒ kinh doanh: Cµi ®Æt vµ h­íng dÉn sö dông cho kh¸ch hµng. - DÞch vô: T­ vÊn vµ triÓn khai x©y dùng hÖ thèng th«ng tin tµi chÝnh kÕ to¸n vµ qu¶n trÞ kinh doanh cho c¸c doanh nghiÖp. - Môc tiªu: §¹t ®­îc vµ gi÷ v÷ng vÞ trÝ sè mét trªn thÞ tr­êng ViÖt Nam trong lÜnh vùc cung cÊp c¸c gi¶i ph¸p phÇn mÒm tµi chÝnh kÕ to¸n vµ qu¶n trÞ doanh nghiÖp - Ph­¬ng ch©m: ChÊt l­îng cao dÞch vô tèt. - Quan ®iÓm dÞch vô kh¸ch hµng: v× sù thµnh c«ng cña kh¸ch hµng. - ChiÕn l­îc ph¸t triÓn s¶n phÈm: Ph¸t triÓn liªn tôc II S¬ ®å tæ chøc bé m¸y cña c«ng ty ®Çu t­ vµ ph¸t triÓn phÇn mÒm kÕ to¸n ASIA. Trong nhiÒu n¨m qua nhµ n­íc ta lu«n coi träng viÖc tin häc ho¸ tæ chøc qu¶n trÞ doanh nghiÖp vµ lu«n coi vÊn ®Ò nµy lµ mét trong nh÷ng néi dung chñ yÕu ®èi víi qu¶n trÞ doanh nghiÖp. Trong ph¹m vi tõng doanh nghiÖp viÖc tæ chøc bé m¸y qu¶n trÞ ph¶i ®¶m b¶o hoµn thµnh nh÷ng nhiÖm vô cña doanh nghiÖp thùc hiÖn ®Çy ®ñ c¸c chøc n¨ng qu¶n lý cña doanh nghiÖp. S¬ ®å c¸c bé phËn cña c«ng ty Ban gi¸m ®èc P.kinh doanh P. Marketing P. kÕ to¸n P. tæ chøc HÖ thèng kinh doanh HÖ thèng kÜ thuËt P.kÜ thuËt P.TriÓn khai dù ¸n Phßng b¶o hµnh Chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña c¸c phßng ban 1. Ban gi¸m ®èc: C«ng ty ®Çu t­ vµ ph¸t triÓn phÇn mÒm kÕ to¸n ASIA lµ c«ng ty cæ phÇn ®øng ®Çu l·nh ®¹o c«ng ty lµ Gi¸m ®èc vµ hai Phã gi¸m ®èc gióp viÖc (mét Phã gi¸m ®èc gióp viÖc qu¶n lý ®iÒu hµnh kinh doanh vµ mét phã gi¸m ®èc phô tr¸ch kÜ thuËt) cã kÕ to¸n tr­ëng phô tr¸ch c«ng t¸c kÕ to¸n thèng kª - tµi chÝnh, cã bé m¸y gióp viÖc chuyªn m«n nghiÖp vô vµ cã lùc l­îng lao ®éng trùc tiÕp. Gi¸m ®èc lµ ng­êi ®¹i diÖn ph¸p nh©n ng­êi ®iÒu hµnh cao nhÊt, ®iÒu hµnh mäi ho¹t ®éng cu¶ c«ng ty theo chøc n¨ng nhiÖm vô, theo dâi vµ chØ ®¹o cô thÓ c¸c ho¹t ®éng cña c«ng ty. Hai Phã gi¸m ®èc c«ng ty ®iÒu hµnh mét sè lÜnh vùc gi¸m ®èc ph©n c«ng, chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ c¸c c«ng viÖc ®ã, thay gi¸m ®èc ®iÒu hµnh vµ qu¶n lý ®¬n vÞ khi gi¸m ®èc ®i v¾ng. 2. Phßng tæ chøc: NhiÖm vô cña phßng nµy lµ phô tr¸ch c«ng t¸c nh©n sù vµ néi vô c«ng ty (tuyÓn dông, ®µo t¹o nh©n viªn, theo dâi, tham m­u gióp Gi¸m ®èc s¾p xÕp tæ chøc, n©ng l­¬ng, khen th­ëng,...) 3. Phßng kÜ thuËt: Chøc n¨ng lËp vµ qu¶n lý c¸c ch­¬ng tr×nh phÇn mÒm theo nhiÖm vô ®­îc giao tu©n thñ theo qui tr×nh qui ®Þnh nghiÖp vô cña c«ng ty phÇn mÒm kÕ to¸n. c¸c ch­¬ng tr×nh do cÊp trªn giao, tham m­u cho gi¸m ®èc c«ng ty vÒ kÜ thuËt nghiÖp vô, b¶o d­ìng söa ch÷a c¸c ch­¬ng tr×nh phÇn mÒm kÕ to¸n. 4. Phßng kÕ to¸n Cã chøc n¨ng lµm tham m­u cho gi¸m ®èc trong lÜnh vùc tµi chÝnh kÕ to¸n thèng kª vµ thùc hiÖn ®óng nguyªn t¾c thÓ lÖ thñ tôc qu¶n lý tµi chÝnh kÕ to¸n cña ®¬n vÞ. 5. Phßng kinh doanh: Cã chøc n¨ng lµm tham m­u cho gi¸m ®èc qu¶n lý c¸c lÜnh vùc c«ng t¸c kÕ ho¹ch kinh doanh vËt t­ vµ tµi s¶n trung t©m. 6. Phßng marketing: Chøc n¨ng phô tr¸ch lÜnh vùc kinh doanh th­¬ng m¹i, ph¸t triÓn thÞ tr­êng, t×m kiÕm b¹n hµng vµ ®èi t¸c, n¾m b¾t kÞp thêi th«ng tin thÞ tr­êng, dù b¸o biÕn ®éng thÞ tr­êng, tham m­u cho l·nh ®¹o nh÷ng vÉn ®Ò thuéc lÜnh vùc kinh doanh. 7. Phßng triÓn khai dù ¸n Chøc n¨ng chuyªn tr¸ch vÒ c¸c dù ¸n phÇn mÒm kÕ to¸n phï hîp yªu cÇu cña kh¸ch hµng. 8. Phßng b¶o hµnh Cã tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn b¶o hµnh cho kh¸ch hµng khi kh¸ch hµng cã yªu cÇu. III. sù cÇn thiÕt ph¶i x©y dùng hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý nh©n sù Chóng ta ®ang trong kû nguyªn th«ng tin, h­íng ®Õn thÕ kû 21, ngµy nay kh«ng ai cßn nghi ngê g× vai trß cña tin häc trong ®êi sèng, trong khoa häc kÜ thuËt, kinh doanh còng nh­ mäi mÆt vËn ®éng cña x· héi, d­íi mäi quy m« tõ xÝ nghiÖp, c«ng ty cho ®Õn quèc gia vµ toµn thÕ giíi. §óng vËy nhu cÇu th«ng tin cho c¸c c¸n bé qu¶n lý ®· trë nªn phøc t¹p, ®ßi hái møc ®é chi tiÕt vµ b¸o c¸o nhanh h¬n bao giê hÕt. §iÒu nµy lµ mét trë ng¹i lín cho c¸c c¬ së vÉn duy tr× nh÷ng biÖn ph¸p l­u tr÷, thèng kª b¸o c¸o theo ph­¬ng ph¸p giÊy bót th«ng th­êng ®Æc biÖt lµ lÜnh vùc qu¶n lý nh©n sù. C«ng ty ®Çu t­ vµ ph¸t triÓn phÇn mÒm kÕ to¸n ASIA ®· øng dông tin häc vµo trong c«ng t¸c qu¶n lý kinh doanh. Nh­ng hiÖn t¹i phßng nh©n sù cña c«ng ty vÉn duy tr× biÖn ph¸p qu¶n lý nh©n sù thñ c«ng th«ng th­êng. V× vËy ®Ò tµi ®­a tin häc vµo qu¶n lý nh©n sù cña c«ng ty lµ mét trong nh÷ng vÊn ®Ò ®­îc c«ng ty quan t©m. C«ng ty ®Çu t­ vµ ph¸t triÓn phÇn mÒm kÕ to¸n ASIA lµ mét c«ng ty míi thµnh lËp vÉn cßn non trÎ do vËy ®Ó cã thÓ ®øng v÷ng trªn thÞ tr­êng th× vÊn ®Ò cßn ng­êi lµ kh©u ®Çu tiªn c«ng ty quan t©m. Phßng nh©n sù cña c«ng ty phÇn mÒm kÕ to¸n ASIA ®ang thùc hiÖn qu¶n lý nh©n sù b»ng ph­¬ng ph¸p thñ c«ng th«ng qua c¸c b¶ng biÓu, hå s¬ nh©n viªn ®Ó theo dâi ngµy c«ng , tr×nh ®é chuyªn m«n, tr×nh ®é v¨n ho¸...víi thñ tôc thñ c«ng nµy, ng­êi qu¶n lý ph¶i lµm rÊt l©u, mÊt nhiÒu thêi gian mµ hiÖu qu¶ kh«ng cao, nhiÒu khi vÉn x¶y ra sai sãt trong c«ng t¸c qu¶n lý. Mçi lÇn nh©n viªn yªu cÇu lÜnh l­¬ng th× ng­êi qu¶n lý l¹i ph¶i gië sæ ra ®Ó tra xem nh©n viªn ®ã lµm viÖc ®­îc bao l©u, hÖ sè l­¬ng lµ bao nhiªu...tra cøu rÊt l©u. H¬n n÷a víi thñ tôc thñ c«ng nh­ hiÖn nay, phßng nh©n sù kh«ng thÓ tËp trung ®­îc nh©n viªn. Khi ng­êi qu¶n lý muèn xem t×nh h×nh ngµy c«ng, phßng ban...nh­ thÕ nµo ®Òu kh«ng thÓ cËp nhËt nhanh. Trªn c¬ së thùc tÕ ®ã cña c«ng ty vµ ®¸p øng yªu cÇu thùc tÕ cña c«ng t¸c qu¶n lý nh©n sù, c«ng ty ®· quyÕt ®Þnh ®­a tin häc vµo qu¶n lý nh©n sù. §©y lµ mét quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n phï hîp yªu cÇu thùc tÕ ®Æt ra cña c«ng t¸c qu¶n lý nh©n sù, ®­a tin häc vµo qu¶n lý nh©n sù th× hÖ thèng sÏ ®¸p øng ®­îc viÖc cung cÊp c¸c th«ng tin vÒ nh©n sù mét c¸ch chÝnh x¸c, kÞp thêi, gi¶m bít thêi gian tra cøu, ®¸p øng ®­îc yªu cÇu cña l·nh ®¹o trë nªn ®¬n gi¶n h¬n. HÖ thèng ®­îc viÕt trªn hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu Visual Basic 6.0 nh»m gi¶i quyÕt 3 vÊn ®Ò: Qu¶n lý th«ng tin c¬ b¶n nh©n sù Qu¶n lý th«ng tin nh©n sù Qu¶n lý th«ng tin hÖ thèng Ch­¬ng II Ph­¬ng ph¸p luËn ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý nh©n sù I. HÖ thèng Th«ng tin Trong thêi ®¹i ngµy nay còng nh­ tr­íc ®©y, c«ng t¸c qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh mét tæ chøc ph¶i n¾m b¾t chÝnh x¸c c¸c th«ng tin vµ xö lý chóng khi ra quyÕt ®Þnh. Nh­ng ngµy nay ®ßi hái cã nh÷ng quyÕt ®Þnh nhanh vµ chÝnh x¸c. NÕu quyÕt ®Þnh kh«ng chÝnh x¸c nã sÏ dÉn ®Õn nh÷ng hËu qu¶ rÊt to lín, v× vËy c«ng t¸c qu¶n lý ngµy nay kh«ng chØ dùa trªn nh÷ng kinh nghiÖm mµ cßn dùa vµo nh÷ng c«ng cô, ph­¬ng tiÖn hiÖn ®¹i ®Ó n¾m b¾t, xö lý nhanh, chÝnh x¸c c¸c luång th«ng tin ®Ó phôc vô ra c¸c quyÕt ®Þnh. HÖ thèng th«ng tin lµ mét tËp hîp nh÷ng con ng­êi, c¸c thiÕt bÞ phÇn cøng, phÇn mÒm d÷ liÖu... thùc hiÖn ho¹t ®éng thu thËp, l­u tr÷, xö lý vµ ph©n phèi th«ng tin trong mét tËp c¸c rµng buéc ®­îc gäi lµ m«i tr­êng. Nã ®­îc thÓ hiÖn bëi nh÷ng con ng­êi, c¸c thñ tôc d÷ liÖu vµ thiÕt bÞ tin häc. ®Çu vµo (input) cña hÖ thèng th«ng tin ®­îc lÊy tõ c¸c nguån (Sources) vµ ®­îc xö lý bëi hÖ thèng sö dông nã cïng víi c¸c d÷ liÖu ®· ®­îc l­u tr÷ tõ tr­íc. KÕt qu¶ xö lý (Output) ®­îc chuyÓn ®Õn c¸c ®Ých (Destination) hoÆc cËp nhËt vµo kho l­u tr÷ d÷ liÖu (Storage). 1. S¬ ®å hÖ thèng th«ng tin Nguån Thu thËp Xö lý vµ l­u tr÷ Kho d÷ liÖu §Ých Ph©n ph¸t M« h×nh hÖ thèng th«ng tin Nh­ h×nh trªn minh ho¹, mäi hÖ thèng th«ng tin cã bèn bé phËn: bé phËn ®­a d÷ liÖu vµo, bé phËn xö lý, kho d÷ liÖu, vµ bé phËn ®­a d÷ liÖu ra. Tõ m« h×nh hÖ thèng th«ng tin tæng qu¸t ta cã m« h×nh hÖ thèng th«ng tin phôc vô qu¶n lý chung. 2. HÖ thèng th«ng tin phôc vô qu¶n lý S¬ ®å qu¶n lý hÖ thèng HÖ thèng th«ng tin phôc vô qu¶n lý CÊp d­íi Ban l·nh ®¹o §Çu ra §Çu vµo Th«ng tin ngoµi vµo Th«ng tin ra Th«ng tin ®· ®­îc xö lý Th«ng tin thu thËp Ban l·nh ®¹o ban hµnh c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý. CÊp d­íi thùc hiÖn c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý, biÕn c¸c yÕu tè ®Çu vµo cña hÖ thèng thµnh c¸c yÕu tè ®Çu ra. HÖ thèng th«ng tin phôc vô qu¶n lý lµ trung gian cña hai hÖ thèng trªn cã chøc n¨ng thu thËp, l­u tr÷ vµ truyÒn th«ng tin trong hÖ thèng, ®­a th«ng tin vµo qu¸ tr×nh xö lý vµ truyÒn ®¹t th«ng tin ra mét c¸ch kÞp thêi. Ho¹t ®éng cña tæ chøc ®­îc ®¸nh gi¸ lµ tèt hay xÊu tuú thuéc vµo chÊt l­îng cña viÖc xö lý, sù phï hîp cña th«ng tin. Víi s¬ ®å qu¶n lý hÖ thèng trªn, ta cã thÓ øng dông vµo c«ng ty vµ cã s¬ ®å hÖ thèng qu¶n lý nh©n sù cña c«ng ty. KiÓm tra hå s¬ nhËn Hå s¬ nh©n viªn Ph©n hÖ qu¶n lý nh©n sù Bé phËn qu¶n lý nh©n sù HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý nh©n sù Th«ng tin ®· xö lý QuyÕt ®Þnh qu¶n lý nh©n sù B¸o c¸o tæng hîp nh©n sù Hå s¬ ®­îc chÊp nhËn D÷ liÖu qu¶n lý Th«ng b¸o cña phßng nh©n sù Th«ng tin nh©n sù Tra cøu th«ng tin nh©n viªn 3. M« h×nh biÓu diÔn hÖ thèng th«ng tin Cïng mét hÖ thèng th«ng tin cã thÓ ®­îc m« t¶ kh¸c nhau tuú theo quan ®iÓm cña ng­êi m« t¶. Cã ba m« h×nh ®· ®­îc ®Ò cËp tíi ®Ó m« t¶ cïng mét hÖ thèng th«ng tin: m« h×nh logic, m« h×nh vËt lý ngoµi vµ m« h×nh vËt lý trong. M« h×nh logic m« t¶ hÖ thèng lµm g×. M« h×nh nµy tr¶ lêi c©u hái “C¸i g×?” vµ “§Ó lµm g×?”. Nã kh«ng quan t©m tíi ph­¬ng tiÖn ®­îc sö dông còng nh­ ®Þa ®iÓm hoÆc thêi ®iÓm mµ d÷ liÖu ®­îc xö lý. M« h×nh vËt lý ngoµi chó ý tíi nh÷ng khÝa c¹nh nh×n thÊy ®­îc cña hÖ thèng. M« h×nh nµy còng chó ý tíi mÆt thêi gian cña hÖ thèng, nghÜa lµ nh÷ng thêi ®iÓm mµ c¸c ho¹t ®éng xö lý d÷ liÖu kh¸c nhau xÈy ra. Nã tr¶ lêi c©u hái: C¸i g×? Ai? ë ®©u? vµ Khi nµo? M« h×nh vËt lý trong liªn quan tíi nh÷ng khÝa c¹nh vËt lý cña hÖ thèng tuy nhiªn kh«ng ph¶i lµ c¸i nh×n cña ng­êi sö dông mµ lµ cña nh©n viªn kü thuËt. M« h×nh gi¶i ®¸p c©u hái: Nh­ thÕ nµo? Mçi m« h×nh lµ kÕt qu¶ cña mét gãc nh×n kh¸c nhau, m« h×nh logic lµ kÕt qu¶ cña gãc nh×n qu¶n lý, m« h×nh vËt lý ngoµi lµ gãc nh×n sö dông, m« h×nh vËt lý trong lµ cña gãc nh×n kü thuËt. Ba m« h×nh trªn cã ®é æn ®Þnh kh¸c nhau, m« h×nh logic lµ æn ®Þnh nhÊt vµ m« h×nh vËt lý trong lµ hay biÕn ®æi nhÊt. Kh¸i niÖm m« h×nh nµy lµ rÊt quan träng, nã t¹o ra mét trong nh÷ng nÒn t¶ng cña ph­¬ng ph¸p ph©n tÝch, thiÕt kÕ vµ cµi ®Æt hÖ thèng th«ng tin sÏ ®­îc tr×nh bµy ë phÇn sau. 4. C¬ së d÷ liÖu 4.1 HÖ thèng qu¶n lý d÷ liÖu Trong hÖ thèng th«ng tin ng­êi ta l­u tr÷ vµ qu¶n lý d÷ liÖu trong nh÷ng kho d÷ liÖu, ®ã lµ n¬i cÊt gi÷ d÷ liÖu mét c¸ch cã tæ chøc sao cho cã thÓ t×m kiÕm nhanh chãng nh÷ng d÷ liÖu cÇn thiÕt. NÕu kho d÷ liÖu nµy ®­îc ®Æt trªn c¸c ph­¬ng tiÖn nhí cña m¸y tÝnh ®iÖn tö vµ ®­îc b¶o qu¶n nhê ch­¬ng tr×nh m¸y tÝnh th× nã cßn ®­îc gäi lµ ng©n hµng d÷ liÖu hay hÖ c¬ së d÷ liÖu. Ng©n hµng d÷ liÖu lµ mét hÖ thèng dïng m¸y tÝnh ®iÖn tö ®Ó l­u tr÷, qu¶n lý tËp trung d÷ liÖu nh»m phôc vô cho nhiÒu ng­êi vµ nhiÒu môc ®Ých qu¶n lý kh¸c nhau. B¶n th©n kho d÷ liÖu (hay ng©n hµng d÷ liÖu) cïng víi con ng­êi vµ c¸c ph­¬ng tiÖn ®Ó duy tr× sù ho¹t ®éng cña nã t¹o thµnh hÖ thèng qu¶n lý d÷ liÖu. ViÖc xö lý nghiÖp vô vµ viÖc ra quyÕt ®Þnh ®Òu ph¶i dùa vµo nh÷ng hÖ thèng qu¶n lý d÷ liÖu, v× vËy c¸c tæ chøc ph¶i duy tr× nh÷ng hÖ thèng qu¶n lý d÷ liÖu. 4.2 M« h×nh d÷ liÖu M« h×nh d÷ liÖu lµ mét b¶n ph¸c ho¹ chØ ra c¸c thùc thÓ, thuéc tÝnh vµ nh÷ng mèi quan hÖ gi÷a chóng víi nhau. HÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu th­êng sö dông 3 m« h×nh d­íi ®©y ®Ó g¾n kÕt c¸c thùc thÓ cã quan hÖ víi nhau trong mét c¬ së d÷ liÖu: M« h×nh phÊn cÊp (Hierarchical Model) thÓ hiÖn mèi quan hÖ Cha - Con. Mét thùc thÓ cha cã thÓ cã nhiÒu thùc thÓ con, nh­ng mçi thùc thÓ con chØ cã thÓ cã mét thùc thÓ cha. Quan hÖ nµy cßn ®­îc gäi lµ quan hÖ Mét - NhiÒu. M« h×nh m¹ng l­íi (Network Model) tá ra mÒm dÎo h¬n nhiÒu so víi m« h×nh ph©n cÊp. Theo s¬ ®å nµy thùc thÓ cha cã thÓ cã nhiÒu thùc thÓ con vµ ng­îc l¹i. Quan hÖ nµy cßn ®­îc gäi lµ quan hÖ NhiÒu - NhiÒu. M« h×nh nµy mÒm dÎo nh­ng còng cã ®iÓm yÕu cña nã. KÝch th­íc vµ sù phøc t¹p cña c¸c mèi quan hÖ sÏ lµm cho c¬ së d÷ liÖu trë thµnh rÊt lín, rÊt cång kÒnh vµ dÔ nhÇm lÉn. Hai m« h×nh trªn ®· lµ nÒn t¶ng cho hÇu hÕt c¸c hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu ph¸t triÓn vµo nh÷ng n¨m tõ 1960 ®Õn nh÷ng n¨m ®Çu 1980. Vµo n¨m 1970, khi nhËn thÊy nh÷ng nh­îc ®iÓm cña c¸c HQTCSDL ph©n cÊp vµ m¹ng l­íi, E.F. Codd ®· ®­a ra m« h×nh quan hÖ (relational model). ViÖc nghiªn cøu ®Ó s¸ng lËp ra m« h×nh quan hÖ nh»m vµo ba môc tiªu. Môc tiªu thø nhÊt lµ v¹ch ra mét ®­êng ranh giíi râ rµng gi÷a c¸c ph­¬ng diÖn logic vµ vËt lý cña viÖc qu¶n trÞ CSDL. Khi ®ã c¸c nhµ lËp tr×nh øng dông kh«ng cÇn ph¶i ®Ó ý tíi c¸ch tr×nh bµy d÷ liÖu trªn c¸c ph­¬ng tiÖn vËt chÊt n÷a. Codd gäi môc tiªu nµy lµ môc tiªu ®éc lËp d÷ liÖu. Môc tiªu thø hai lµ t¹o ra mét m« h×nh ®¬n gi¶n mµ ®«ng ®¶o c¸c nhµ lËp tr×nh vµ nh÷ng ng­êi dïng cã thÓ hiÓu ®­îc ngay. §©y lµ môc tiªu truyÒn ®¹t nh»m t¨ng hiÖu suÊt vµ hiÖu qu¶ cña viÖc trao ®æi gi÷a ng­êi dïng vµ c¸c c¸n bé hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý. Môc tiªu thø ba ®­îc gäi lµ môc tiªu xö lý tËp hîp, nh»m t¨ng kh¶ n¨ng xö lý tõ “lÇn l­ît tõng b¶n ghi” ®Õn “®ång thêi nhiÒu b¶n ghi”. §¹t ®­îc c¸c môc tiªu nµy nghÜa chØ cÇn viÕt mét sè Ýt dßng lÖnh cho c¸c ch­¬ng tr×nh øng dông ®ång thêi nh÷ng ng­êi dïng vµ nh÷ng c¸n bé ph©n tÝch sÏ Ýt hiÓu lÇm nhau h¬n trong giao tiÕp. Theo m« h×nh quan hÖ th× HQTCSDL xem xÐt vµ thÓ hiÖn c¸c thùc thÓ nh­ mét b¶ng hai chiÒu víi b¶n ghi lµ c¸c hµng vµ c¸c tr­êng lµ c¸c cét. Cã mét cét ®ãng vai trß tr­êng kho¸ hay cßn gäi lµ tr­êng ®Þnh danh. Mçi gi¸ trÞ cña nã x¸c ®Þnh mét b¶n ghi duy nhÊt. B¶ng cã thÓ chøa c¸c tr­êng liÕn kÕt, chóng kh«ng ph¶i lµ nh÷ng tr­êng m« t¶ vÒ thùc thÓ mµ lµ mãc xÝch liªn kÕt víi mét hoÆc nhiÒu b¶n ghi cña mét b¶ng kh¸c. CÊu tróc nh­ vËy cã rÊt nhiÒu thuËn lîi cho viÖc thao t¸c víi d÷ liÖu trªn c¸c b¶ng. M« h×nh quan hÖ lµ m« h×nh ®­îc dïng phæ biÕn nhÊt hiÖn nay. C¬ së d÷ liÖu nh©n sù ®­îc tæ chøc theo m« h×nh quan hÖ. GÇn ®©y xuÊt hiÖn m« h×nh d÷ liÖu h­íng ®èi t­îng, m« h×nh nµy ®­îc dïng kÕt hîp víi m« h×nh quan hÖ. M« h×nh d÷ liÖu gióp chóng ta hiÓu ®­îc cÊu tróc, quan hÖ vµ ý nghÜa cña d÷ liÖu, ®©y lµ ®iÒu hÕt søc cÇn thiÕt tr­íc khi b¾t tay t¹o lËp mét c¬ së d÷ liÖu. LËp m« h×nh d÷ liÖu lµ phÇn viÖc chÝnh cña viÖc thiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu. 5. C¸c giai ®o¹n cña viÖc ph¸t triÓn mét hÖ thèng th«ng tin Mét hÖ thèng th«ng tin lµ mét ®èi t­îng phøc t¹p, vËn ®éng trong mét m«i tr­êng còng rÊt phøc t¹p. Do ®ã ph©n tÝch viªn cÇn ph¶i cã mét ph­¬ng ph¸p tiÕn hµnh nghiªm tóc. Mét ph­¬ng ph¸p ®­îc ®Þnh nghÜa nh­ mét tËp hîp c¸c b­íc vµ c¸c c«ng cô cho phÐp tiÕn hµnh mét qu¸ tr×nh ph¸t triÓn hÖ thèng chÆt chÏ nh­ng dÔ qu¶n lý h¬n. Ph­¬ng ph¸p ®­îc ®Ò nghÞ ë ®©y dùa vµo ba nguyªn t¾c c¬ së chung cña nhiÒu ph­¬ng ph¸p hiÖn ®¹i cã cÊu tróc ®Ó ph¸t triÓn hÖ thèng th«ng tin. Ba nguyªn t¾c ®ã lµ: Nguyªn t¾c 1: Sö dông c¸c m« h×nh. Trong phÇn 3 ®· nªu ra ®Þnh nghÜa ba m« h×nh cña hÖ thèng th«ng tin, ®ã lµ m« h×nh logic, m« h×nh vËt lý ngoµi vµ m« h×nh vËt lý trong. B»ng c¸ch cïng m« t¶ vÒ mét ®èi t­îng chóng ta thÊy ba m« h×nh nµy ®­îc quan t©m tõ nh÷ng gãc ®é kh¸c nhau. Ph­¬ng ph¸p ph¸t triÓn hÖ thèng ®­îc thÓ hiÖn còng dïng tíi kh¸i niÖm cña nh÷ng m« h×nh nµy vµ do ®ã cÇn lu«n lu«n ph©n ®Þnh râ rµng ba møc. Nguyªn t¾c 2: ChuyÓn tõ c¸i chung sang c¸i riªng. Nguyªn t¾c 3: ChuyÓn tõ m« h×nh vËt lý sang m« h×nh l«gÝc khi ph©n tÝch vµ tõ m« h×nh l«gÝc sang m« h×nh vËt lý khi thiÕt kÕ C¸c giai ®o¹n cña ph¸t triÓn hÖ thèng Ph­¬ng ph¸p ®­îc ®­a ra ë ®©y cã 7 giai ®o¹n. Mçi giai ®o¹n bao gåm mét d·y c¸c c«ng ®o¹n. Ph¸t triÓn hÖ thèng lµ mét qu¸ tr×nh lÆp. Tuú theo kÕt qu¶ cña mét giai ®o¹n cã thÓ, vµ ®«i khi lµ cÇn thiÕt, ph¶i quay vÒ giai ®o¹n tr­íc ®Ó t×m c¸ch kh¾c phôc nh÷ng sai sãt. Ph­¬ng ph¸p cã c¸c giai ®o¹n sau. Giai ®o¹n 1: §¸nh gi¸ yªu cÇu Giai ®o¹n 2: Ph©n tÝch chi tiÕt Giai ®o¹n 3: ThiÕt kÕ l« gÝc Giai ®o¹n 4: §Ò xuÊt c¸c ph­¬ng ¸n cña gi¶i ph¸p Giai ®o¹n 5: ThiÕt kÕ vËt lý ngoµi Giai ®o¹n 6: TriÓn khai kÜ thuËt hÖ thèng Giai ®o¹n 7: Cµi ®Æt vµ khai th¸c 5.1 Giai ®o¹n 1: §¸nh gi¸ yªu cÇu §¸nh gi¸ yªu cÇu cã môc ®Ých cung cÊp cho l·nh ®¹o tæ chøc nh÷ng d÷ liÖu ®Ých thùc ®Ó ra quyÕt ®Þnh vÒ thêi c¬, tÝnh kh¶ thi vµ hiÖu qu¶ cña mét dù ¸n ph¸t triÓn hÖ thèng. Giai ®o¹n nµy ®­îc thùc hiÖn t­¬ng ®èi nhanh vµ kh«ng ®ßi hái chi phÝ lín. Nã bao gåm c¸c c«ng ®o¹n sau: LËp kÕ ho¹ch ®¸nh gi¸ yªu cÇu. Lµm râ yªu cÇu. §¸nh gi¸ kh¶ n¨ng thùc thi. ChuÈn bÞ vµ tr×nh bµy b¸o c¸o ®¸nh gi¸ yªu cÇu. 5.2 Giai ®o¹n 2: Ph©n tÝch chi tiÕt Ph©n tÝch chi tiÕt ®­îc thùc hiÖn sau khi cã sù ®¸nh gi¸ thuËn lîi vÒ yªu cÇu. Môc ®Ých chÝnh cña giai ®o¹n nµy lµ hiÓu râ c¸c vÊn ®Ò cña hÖ thèng ®ang nghiªn cøu, x¸c ®Þnh nh÷ng nguyªn nh©n ®Ých thùc cña vÊn ®Ò, x¸c ®Þnh nh÷ng ®ßi hái vµ nh÷ng rµng buéc ¸p ®Æt ®èi víi hÖ thèng vµ x¸c ®Þnh môc tiªu mµ hÖ thèng th«ng tin míi ph¶i ®¹t ®­îc. Giai ®o¹n nµy bao gåm c¸c c«ng ®o¹n sau: LËp kÕ ho¹ch ph©n tÝch chi tiÕt. Nghiªn cøu m«i tr­êng cña hÖ thèng ®ang tån t¹i. Nghiªn cøu hÖ thèng thùc t¹i. §­a ra chuÈn ®o¸n vµ x¸c ®Þnh c¸c yÕu tè gi¶i ph¸p. §¸nh gi¸ l¹i tÝnh kh¶ thi. Thay ®æi ®Ò xuÊt cña dù ¸n. ChuÈn bÞ vµ tr×nh bµy b¸o c¸o ph©n tÝch chi tiÕt. Mét sè kh¸i niÖm S¬ ®å luång th«ng tin (IFD) ®­îc dïng ®Ó m« t¶ hÖ thèng th«ng tin theo c¸ch thøc ®éng. Tøc lµ m« t¶ sù di chuyÓn cña d÷ liÖu, viÖc xö lý, viÖc l­u tr÷ trong thÕ giíi vËt lý b»ng c¸c s¬ ®å. C¸c ký ph¸p cña s¬ ®å luång th«ng tin nh­ sau: - Xö lý Thñ c«ng Giao t¸c ng­êi - m¸y Tin häc ho¸ hoµn toµn - Kho l­u tr÷ d÷ liÖu Thñ c«ng Tin häc ho¸ Dßng th«ng tin - §iÒu khiÓn Tµi liÖu S¬ ®å luång d÷ liÖu (DFD) dïng ®Ó m« t¶ còng chÝnh hÖ thèng th«ng tin nh­ s¬ ®å luång th«ng tin nh­ng trªn gãc ®é trõu t­îng. Trªn s¬ ®å chØ bao gåm c¸c luång d÷ liÖu, c¸c xö lý, c¸c l­u tr÷ d÷ liÖu, nguån vµ ®Ých nh­ng kh«ng hÒ quan t©m tíi n¬i, thêi ®iÓm vµ ®èi t­îng chÞu tr¸ch nhiÖm xö lý. S¬ ®å luång d÷ liÖu chØ m« t¶ ®¬n thuÇn hÖ thèng lµm g× vµ ®Ó lµm g×. Ký ph¸p dïng cho s¬ ®å luång d÷ liÖu Ng«n ng÷ s¬ ®å luång d÷ liÖu DFD sö dông 4 lo¹i ký ph¸p c¬ b¶n: thùc thÓ, tiÕn tr×nh, kho d÷ liÖu vµ dßng d÷ liÖu. Tªn ng­êi/bé phËn ph¸t/nhËn tin Nguån hoÆc ®Ých Tªn dßng d÷ liÖu Tªn tiÕn tr×nh xö lý TÖp d÷ liÖu Dßng d÷ liÖu TiÕn tr×nh xö lý Kho d÷ liÖu C¸c møc cña DFD S¬ ®å ng÷ c¶nh (Context Diagram) thÓ hiÖn rÊt kh¸i qu¸t néi dung chÝnh cña hÖ thèng th«ng tin. S¬ ®å nµy kh«ng ®i vµo chi tiÕt, mµ m« t¶ sao cho chØ cÇn mét lÇn nh×n lµ nhËn ra néi dung chÝnh cña hÖ thèng. §Ó cho s¬ ®å ng÷ c¶nh s¸ng sña, dÔ nh×n cã thÓ bá qua c¸c kho d÷ liÖu; bá qua c¸c xö lý cËp nhËt. S¬ ®å ng÷ c¶nh cßn ®­îc gäi lµ s¬ ®å møc 0. Ph©n r· s¬ ®å §Ó m« t¶ hÖ thèng chi tiÕt h¬n ng­êi ta dïng kü thuËt ph©n r· (Explosion) s¬ ®å. B¾t ®Çu tõ s¬ ®å ng÷ c¶nh, ng­êi ta ph©n ra thµnh s¬ ®å møc 1, tiÕp sau møc 1 lµ møc 2… 5.3 Giai ®o¹n 3: ThiÕt kÕ l« gÝc Giai ®o¹n nµy nh»m x¸c ®Þnh tÊt c¶ c¸c thµnh phÇn l« gÝc cña mét hÖ thèng th«ng tin, cho phÐp lo¹i bá ®­îc c¸c vÊn ®Ò cña hÖ thèng thùc tÕ vµ ®¹t ®­îc nh÷ng môc tiªu ®· ®­îc thiÕt lËp ë giai ®o¹n tr­íc. ThiÕt kÕ l« gÝc bao gåm c¸c c«ng ®o¹n sau: ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu. ThiÕt kÕ xö lý. ThiÕt kÕ c¸c luång d÷ liÖu vµo. ChØnh söa tµi liÖu cho møc logic. Hîp thøc ho¸ m« h×nh logic. Cã hai ph­¬ng ph¸p thiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu: ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu logic ®i tõ c¸c th«ng tin ra. ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu logic b»ng ph­¬ng ph¸p m« h×nh ho¸. Trong ®Ò tµi nµy lùa chän thiÕt kÕ b»ng ph­¬ng ph¸p m« h×nh ho¸. Kh¸i niÖm c¬ b¶n Thùc thÓ qu¶n lý (Entity) Lµ tËp hîp c¸c ®èi t­îng cã cïng b¶n chÊt ®­îc nhµ qu¶n lý quan t©m tíi. Mét thùc thÓ cã thÓ lµ nh©n sù (c¸n bé nh©n viªn, gi¸o viªn, sinh viªn, ng­êi lµm dÞch vô); tæ chøc (ng©n hµng, kho b¹c); nguån lùc h÷u h×nh (tiÒn, ®å dïng v¨n phßng phÈm). Thùc thÓ ®­îc biÓu diÔn b»ng mét h×nh ch÷ nhËt cã ghi tªn thùc thÓ bªn trong. C¸n bé nh©n viªn Quan hÖ Mét thùc thÓ trong thùc tÕ kh«ng tån t¹i ®éc lËp víi c¸c thùc thÓ kh¸c. Cã sù liªn hÖ qua l¹i gi÷a c¸c thùc thÓ kh¸c nhau. Kh¸i niÖm quan hÖ ®­îc dïng ®Ó tr×nh bµy, thÓ hiÖn mèi liªn hÖ tån t¹i gi÷a c¸c thùc thÓ. Nh©n viªn Chøc vô Cã Gi÷a thùc thÓ nh©n viªn vµ thùc thÓ chøc vô tån t¹i mèi quan hÖ: mét nh©n viªn cã thÓ cã nhiÒu chøc vô, mét chøc vô nhiÒu ng­êi n¾m gi÷. Sè møc quan hÖ Ngoµi viÖc biÕt thùc thÓ nµy liªn kÕt víi thùc thÓ kh¸c ra sao cßn ph¶i biÕt cã bao nhiªu lÇn xuÊt cña thùc thÓ A t­¬ng øng víi mçi lÇn xuÊt cña thùc thÓ B vµ ng­îc l¹i. 1@1 Quan hÖ Mét-Mét Mét lÇn xuÊt cña thùc thÓ A ®­îc liªn kÕt víi chØ mét lÇn xuÊt cña thùc thÓ B vµ ng­îc l¹i. Tr­ëng phßng Phßng c«ng t¸c L·nh ®¹o 1 1 Mét tr­ëng phßng chØ cã thÓ l·nh ®¹o mét phßng c«ng t¸c vµ mét phßng c«ng t¸c chØ cã mét tr­ëng phßng. 1@N Quan hÖ Mét - NhiÒu Mçi lÇn xuÊt cña thùc thÓ A ®­îc liªn kÕt víi mét hoÆc nhiÒu lÇn xuÊt cña thùc thÓ B vµ mçi lÇn xuÊt cña thùc thÓ B chØ liªn kÕt víi duy nhÊt mét lÇn xuÊt cña thùc thÓ A. Nh©n viªn L­¬ng Cã 1 N Mét nh©n viªn cã nhiÒu kho¶n l­¬ng nh­ng l­¬ng ®ã chØ thuéc vÒ mét nh©n viªn N@M Quan hÖ NhiÒu-NhiÒu Mét lÇn xuÊt cña thùc thÓ A ®­îc liªn kÕt víi mét hoÆc nhiÒu lÇn xuÊt cña thùc thÓ B vµ mçi lÇn xuÊt cña thùc thÓ B ®­îc liªn kÕt víi mét hoÆc nhiÒu lÇn xuÊt cña thùc thÓ A. Nh©n viªn Ngo¹i ng÷ Cã N M Mét nh©n viªn cã thÓ cã nhiÒu ngo¹i ng÷, mét ngo¹i ng÷ cã nhiÒu nh©n viªn theo häc. Kh¶ n¨ng tuú chän cña quan hÖ Trong thùc tÕ cã nh÷ng lÇn xuÊt cña thùc thÓ A kh«ng tham gia vµo liªn kÕt ®ang tån t¹i gi÷a thùc thÓ A vµ thùc thÓ B. Trong tr­êng hîp nh­ vËy ta gäi lµ quan hÖ tuú chän. Kh¸ch hµng §¬n hµng §Æt 1 N Dïng h×nh ovan nhá ®Ó chØ mét quan hÖ tuú chän ChiÒu cña mét quan hÖ ChiÒu cña mét quan hÖ chØ ra sè l­îng c¸c thùc thÓ tham gia vµo quan hÖ ®ã. Ng­êi ta chia c¸c quan hÖ lµm 3 lo¹i: mét chiÒu, hai chiÒu, ba chiÒu. Quan hÖ mét chiÒu lµ mét quan hÖ mµ mét lÇn xuÊt cña mét thùc thÓ ®­îc quan hÖ víi mét lÇn xuÊt cña chÝnh thùc thÓ ®ã. VÝ dô: Quan hÖ “Lµ b¹n” trong mét thùc thÓ sinh viªn Sinh viªn Lµ b¹n 1 N Mèi quan hÖ hai chiÒu lµ quan hÖ trong ®ã cã hai thùc thÓ liªn kÕt víi nhau. VÝ dô: Quan hÖ gi÷a nh©n viªn vµ l­¬ng Nh©n viªn L­¬ng Cã 1 N Quan hÖ nhiÒu chiÒu lµ mét quan hÖ cã nhiÒu h¬n hai thùc thÓ tham gia. Nh©n viªn Ngo¹i ng÷ Cã N M Chøc vô M VÝ dô C¸c m¸y tÝnh hiÖn nay kh«ng biÓu diÔn ®­îc quan hÖ ba chiÒu (nhiÒu chiÒu) nªn chóng ta ph¶i ph©n r· quan hÖ nµy thµnh c¸c quan hÖ hai chiÒu. Thuéc tÝnh Thuéc tÝnh dïng ®Ó m« t¶ c¸c ®Æc tr­ng cña mét thùc thÓ hoÆc mét quan hÖ. Cã ba lo¹i thuéc tÝnh: thuéc tÝnh m« t¶, thuéc tÝnh ®Þnh danh vµ thuéc tÝnh quan hÖ. Thuéc tÝnh ®Þnh danh (Identifier) lµ thuéc tÝnh dïng ®Ó x¸c ®Þnh mét c¸ch duy nhÊt mçi lÇn xuÊt cña thùc thÓ. Gi¸ trÞ cña thuéc tÝnh ®ã lµ duy nhÊt ®èi víi mäi lÇn xuÊt cña thùc thÓ. VÝ dô, “M· nh©n viªn” lµ duy nhÊt cho mçi