Đề cương ôn tập quản trị học đại cương

cần thiết cùng với các chức năng hoạch định, tổ chức, điều khiển, chức năng kiểm tra giúp nhà quản trị nắm được kịp thời mọi diễn biến đang xảy ra trong tổ chức của mình. Kiểm tra không chỉ là biện pháp để theo dõi, giám sát những người thừa hành mà còn là công cụ để kiểm soát hoạt động của chính nhà quản trị, giúp nhà quản trị kịp thời phát hiện ra những thiếu sót của chính mình để sửa chữa, khắc phục kịp thời -Kiểm tra giúp phòng ngừa ngăn chặn sai phạm của các thành viên VD: công ty sữa vinamilk có 1 số nhân viên thường đi làm muộn mà về sớm trước giờ quy định của công ty công việc được giao làm chậm trì trệ so với thời gian quy định. Khi đó người quản lý kiểm tra sẽ nhắc nhở những nhân viên này k được tái phạm nếu không sẽ bị buộc thôi việc và nhờ đó các nhân viên này đi làm đúng giờ và chăm chỉ hơn. VD: sở tài nguyên và môi trường tỉnh bình phước nhận được thông tin là công ty sản xuất mủ cao su sơn thành đã thải nước k qua xử lý ra môi trường làm ảnh hưởng tới sông hồ. sở tài nguyên môi trường đã cử đội ngũ nhân viên xuống tận nơi để kiểm tra và sự thật đúng như thông tin được phản ánh và họ kịp thời xử phạt công ty này đồng thời cấm công ty này không được làm ô nhiễm nữa. -Kiểm tra nhằm đảm bảo cho các thành viên, các bộ phận trong toàn tổ chức luôn có ý thức về việc chấp hành nghiêm chỉnh những thể lệ, quy định, nguyên tắc của tổ chức, xác định rõ trách nhiệm của mỗi người trong việc thực hiện mục tiêu đã hoạch định -VD: trong công ty sản xuất bánh kẹo hải hà họ đặt ra quy định đối với nhân viên là ngày làm việc 8 tiếng bắt đầu sáng7g-11g và chiều 13g-17g. các nhân viên phải mặc đồng phục của công ty, trong giờ làm việc không được làm các hoạt động riêng như tụ tập nói chuyện, xem phim, lên mạng. ai vi phạm quy định sẽ bị xử phạt tùy theo mức độ và đồng thời có đội ngũ kiểm tra việc thực hiện quy định đó. Nhờ kiểm tra chặt chẽ mà các nhân viên làm việc rất tích cực đem lại năng suất cao cho công ty. -Kiểm tra giúp cho việc đánh giá kết quả công việc của từng cá nhân từng bộ phận cũng có tác dụng động viên khuyến khích các thành viên hăng hái thi đua làm việc, tạo điều kiện tăng năng suất, chất lượng, hiệu quả. VD bộ phận maketting của công ty du lịch thành công có 15 nhân viên trong đó có những người rất tích cực tận tâm với công việc nhưng có 1 số nhân viên thường hay đi làm trễ, công việc trì trệ không theo kế hoạch. Nhờ hoạt động kiểm tra mà người quản lý mới biết được11 nhân viên làm việc chăm chỉ, thu hút, quảng bá du khách tốt, đi làm đúng giờ và hoàn thành xuất sắc công việc đồng thời cũng khen thưởng những nhân viên đó để tích cực hơn, còn 4 nhân viên còn lại chưa hoàn thành tôt công việc thì nhắc nhở, động viên họ cố gắng hơn. -Kiểm tra là mối nối cuối cùng trong chuỗi các hoạt động của nhà quản trị. Kiểm tra là cách duy nhất để nhà quản trị biết được họ có đạt được mục tiêu của tổ chức đã đặt ra hay không, cũng như lí do vì sao đạt được hay không đạt được. VD: công ty may mặc đặt ra kế hoạch trong tháng này phải may xong 500 bộ quần áo. Các nhân viên phải làm việc và đồng thời người quản lý phải thường xuyên kiểm tra quá trình làm việc của nhân viên họ đi làm đúng giờ không? Trong quá trình làm việc ai siêng năng chăm chỉ ai hay nói chuyện làm các hoạt động riêng và người quản lý dựa vào kiểm tra để biết các nhân viên này có may xong 500 bộ quần áo hay không? -Tầm quan trọng đặc biệt của chức năng kiểm tra là ở sự liên kết của nó với chức năng hoạch định và hoạt động ủy quyền. Nhà quản trị hiệu quả cần liên tục theo sát để đảm bảo mọi nhân viên thực hiện đều ủng hộ mục tiêu đã được đề ra. Trên thực tế, quản trị là một tiến trình liên tục và kiểm tra, là mối nối then chốt với hoạch định. Bởi vì, nếu nhà quản trị không thực hiện hoạt động kiểm tra thì họ không xác định được mục tiêu có thể đạt được hay không và cần triển khai hoạt động gì tiếp theo. Vd: công ty điện máy Nguyễn Kim đặt ra kế hoạch là trong 5 thánghọ sẽ mở thêm 1 chi nhánh điện máy ở tỉnh bình phước. như vậy để thực hiện kế hoạch này họ phải kiểm tra đội ngũ nhân viên xem các nhân viên và các thành phần cổ đông trong công ty họ có ý kiến gì không? Nhân viên nào có khả năng làm quản lý cho chi nhánh mới?ai sẽ làm kế toán? Những ai sẽ chuyển về làm việc trong chi nhánh mới họ dựa vào việc kiểm tra quá trình làm việc của nhân viên để quyết định rồi triển khai việc chọn địa điểm thời gian xây dựng chi nhánh mới. -Hệ thống kiểm tra tốt là một việc làm rất quan trọng vì các nhà quản trị đều cần thực hiện việc ủy quyền. Nhưng nhà quản trị phải chịu trách nhiệm về những quyết định của cấp dưới nên họ rất cần sự thông tin phản hồi từ hệ thống kiểm soát. -Kiểm tra giúp doanh nghiệp theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường. Thay đổi là thuộc tính tất yếu của môi trường.Nhờ kiểm tra các nhà quản trị sẽ nắm được bức tranh toàn cảnh về môi trường và những phản ứng thích hợp trước các vấn đề và cơ hội thông qua việc phát hiện kịp thời những thay đổi đang và sẽ ảnh hưởng đến sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp. VD: Giám đốc doanh nghiệp sản xuất tôn Tân lập kế hoạch sản xuất tôn trong năm tới và nhờ công tác kiểm tra đã dự đoán được trước nhu cầu của thị trường đối với các loại tôn khác nhau nên khi lập kế hoạch sản xuất đã cắt giảm những loại tôn không được ưa chuộng, tăng những loại tôn bán chạy. Khi thị trường biến động như dự đoán của Giám đốc, doanh nghiệp Tân Thành đã tránh được sự thiệt hại. -Kiểm tra tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới. Với việc đánh giá các hoạt động, kiểm tra khẳng định những giá trị nào sẽ quyết định sự thành công của doanh nghiệp trong sản xuất kinh doanh. Những giá trị đó sẽ được tiêu chuẩn hóa để trở thành mục đích,mục tiêu, quy tắc, chuẩn mực cho hành vi của các nhân viên trong doanh nghiệp. Đồng thời, kiểm tra giúp cho các nhà quản trị bắt đầu lại chương trình cải tiến mọi hoạt động của doanh nghiệp thông qua việc xác định những vấn đề và cơ hội cho doanh nghiệp VD: công ty điện máy Hoàng sơn nhờ vào quá trình kiểm tra tốt đã sản xuất ra các mặt hàng máy tính, ti vi, tủ lạnh rất được người tiêu dùng ưa chuộng và từ đó giám đốc biết được công ty làm việc hiệu quả như vậy là nhờ đội ngũ nhân viên có tay nghề cao, siêng năng làm việc và từ những ưu điểm đã đạt được công ty tăng cường mở rộng các mặt hàng mới để đem lại doanh thu lớn cho công ty mình Câu 18: Kiểm tra phải trải qua mấy bước hãy mô tả 1 cách cụ thể các bước trong quá trình kiểm tra. Bước 1: đo lường việc thực hiện công việc Bước này để xác định kết quả công việc thực tế, nhà quản trị phải lựa chọn tiêu chuẩn để đo lường. tiêu chuẩn này phụ thuộc vào từng lĩnh vực hoạt động khác nhau, không có 1 khuôn mẫu nhất định. Mỗi cơ quan đơn vị đều có những tiêu chuẩn khác nhau VD: công ty bánh kẹo Tiên Dung thường sử dụng các tiêu chuẩn như: số lượng sản xuất bánh kẹo trong 1 ngày. Số lượng bánh kẹo được tiêu thụ.Số lượng bánh kẹo còn tồn lại. Bước 2: so sánh kết quả công việc với tiêu chuẩn Bước này giúp nhà quản trị xác định được sự khác biệt giữa các tiêu chuẩn đã đặt ra và kết quả công việc thực tế công ty may mặc Hoàng giám đốc muốn kiểm tra bộ phận nhân sự về quá trình làm việc và hiêu quả làm việc của nhân viên. Giám đốc sẽ đề ra các tiêu chuẩn đó là trong tháng này công ty phải may xong 1000 bộ quần áo để đưa ra thị trường trong dịp tết 2013. Người quản lý bộ phận nhân sự phải kiểm tra quá trình làm việc của nhân viên hàng ngày sau đó biết được kết quả chính xác nhân viên mình có hoàn thành được 1000 bộ quần áo không nhưng thực tế trong tháng này nhân viên chỉ hoàn thành được 900 bộ quần áo như vậy các nhân viên còn may thiếu 100 bộ quần áo Bước 3: điều chỉnh sự khác biệt đối với tiêu chuẩn Nhà quản trị có thể thực hiện 1 trong 2 cách sau khi thực hiện bước cuối cùng trong quá trình kiểm tra đó là điều chỉnh các hoạt động thực tế hoặc điều chỉnh lại các tiêu chuẩn ban đầu Tìm ra nguyên nhân của sự khác biệt giữa kết quả và tiêu chuẩn: Do tiêu chuẩn ban đầu quá cao hoặc ngược lại quá thấp Do nhà quản trị thay đổi chiến lược, thay đổi bổ sung nhân sự để quá trình thực hiện thuận lợi và chính xác hơn VD: tư ví dụ trên người quản lý sẽ phải tìm ra nguyên nhân tại sao không hoàn thành và phát hiện ra nguyên nhân không hoàn thành là do bộ phân nhân sự quản lý nhân viên chưa tốt các nhân viên hay đi làm trễ, trong quá trình làm thường tụ tập nói chuyện hoặc sử dụng điện thoại di động để trò chuyện sau đó người quản lý sẽ điều chỉnh nhân viên bằng cách nhắc nhở, khiển trách 1 số nhân viên và đề ra nội quy các hình thức xử phạt đối với các nhân viên vi phạm Câu 19: So sánh ưu điểm của kiểm tra hiện nay với các hình thức kiểm tra khác. Câu 20: Hãy trình bày tóm tắt nội dung cơ bản của các nguyên tắc thuộc hệ thống kiểm tra hữu hiệu (hiệu quả). + Chính xác; - Hệ thống kiểm tra chính xác làm cho các thành viên của tổ chức tin cậy và tạo ra thông tin hợp lý. - Hệ thống thông tin không chính xác có thể làm cho nhà quản trị thiếu tập trung trong quá trình thực hiện. VD: công ty sản xuất sữa Fami mở đợt khen thưởng đối với các nhân viên làm việc tốt, đạt hiệu quả cao. Nhờ vào hệ thống kiểm tra chính xác công ty có thể khen thưởng đúng người làm cho các nhân viên rất tin tưởng và cố gắng làm việc chăm chỉ. Vd: công ty bánh kẹo hải hà muốn tăng thêm sản phẩm bánh kẹo trong dịp tết sắp tới nhưng họ lại chưa biết chính xác nhu cầu thị trường hiện nay như thế nào? Người nhân viên làm công tác này do chưa nắm rõ tình hình thị trường đã báo cáo cho giám đốc. giám đốc quyết định cho sản xuất ồ ạt sản phẩm đến khi ra thị trường người tiêu dùng không ưa chuộng loại sp đó làm hàng hóa tồn đọng quá nhiều thiệt hại cho công ty. + Kịp thời: - Cung cấp thông tin kịp thời để các nhà quản trị ngăn ngừa các tác động có thể ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của tổ chức. VD: sở tài nguyên và môi trường nhận được thông tin từ người dân là công ty sản xuất điều Bình Phước đã thải các loại vỏ điều và các loại nước thải ra sông hồ xung quanh ma không qua xử lý làm ảnh hưởng đến nguồn nước và sức khỏe của người dân. Do đó sở tài nguyên kịp thời cử đội ngũ cán bộ xuống tận nơi kiểm tra và kịp thời xử lý công ty nay ngăn không để tiếp tục làm ô nhiễm môi trường + Tiết kiệm - Chi phí cho hoạt động kiểm tra phải tương xứng với kết quả thu được từ công tác kiểm tra. Vd: để thu được kết quả kiểm tra từ ví dụ công ty sản xuất điều làm ô nhiễm môi trường thì đội ngũ nhân viên phải xuống tận nơi tìm hiểu, phân tích đánh giá mức độ ô nhiễm, xem xét kỹ xem có phải do công ty đó làm ô nhiễm thật k, muốn làm được công tác đó thì đòi hỏi phải có chi phí phù hợp để khuyến khích họ chăm chỉ hoàn thành công việc. + Linh hoạt - Hệ thống kiểm tra phải linh hoạt, có thể điều chỉnh tương ứng với sự thay đổi bất lợi và tận dụng lợi thế của những cơ hội mới. VD: trong công ty bánh kẹo A người quản lý làm công tác kiểm tra giờ làm việc của các nhân viên thì phát hiện nhân viên X bên bộ phận thường xuyên đi làm trễ mà về rất sớm, công việc giao cho thì trì trệ không hiệu quả vì vậy người quản lý quyết định cho nhân viên X thôi việc và tuyển thêm nhân viên mới vào thay vị trí đó đem lại năng suất làm việc cao, các sản phẩm mới liên tục được đưa ra thị trường. + dễ hiểu: - Hệ thống kiểm tra sẽ không có tác dụng nếu các cá nhân liên quan không hiểu về hệ thống này. - Hệ thống kiểm tra quá phức tạp có thể gây ra những sơ suất không đáng có, làm nhân viên thất vọng, thậm chí có thể bỏ qua trong quá trình giải quyết công việc. + Tiêu chuẩn kiểm tra phải hợp lý - Hệ thống kiểm tra và các tiêu chuẩn đưa ra phải hợp lý và có khả năng thực hiện được nếu các tiêu chuẩn quá cao và không hợp lý sẽ không tạo được sự động viên thúc đẩy nhân viên. Vd: giám đốc công ty nước giải khát Pep Si đề ra tiêu chuẩn đối với bộ phận nhân sự là tât cả nhân viên đều phải có bằng cử nhân đại học hoặc sau đại học, ngày làm việc 9 tiếng, thứ bảy chủ nhật không được nghỉ. Như vậy tiêu chuẩn này không hợp lý làm cho các nhân viên mệt mỏi, chán nản, nhiều người đã xin chuyển công tác. + Căn cứ vào kế hoạch của tổ chức Nhà quản trị phải xác lập các yếu tố kiểm tra theo kế hoạch và theo quy mô của tổ chức và theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra vì nhà quản trị không thể kiểm tra mọi hoạt động của tổ chức. Vd: trong đợt tăng sản phẩm cho dịp tết của công ty sữa vinamilk để kiểm tra quá trình làm việc của nhân viên giám đốc phải phân ra mỗi người quản lý chỉ quản lý 1 bộ phận như trong bộ phận nhân sự sẽ kiểm tra về quá trình làm việc của nhân viên, thời gian làm việc nhân viên nào đi làm đúng giờ nhân viên nào thường xuyên đi trễ để từ đó người quản lý của từng bộ phận sẽ báo cáo lên giám đốc. + Thực hiện kiểm tra lại những điểm quan trọng để xác định được sự khác biệt giữa kết quả thực tế và kết quả mong đợi để từ đó đánh giá được hoạt động của toàn bộ tổ chức Vd: trong bản kế hoạch đề ra của công ty may mặc nam là trong tháng này sẽ may xong 1000 bộ quần áo để đưa ra thị trường nhưng qua quá trình kiểm tra thì thực tế trong tháng này công ty chỉ hoàn thành được 800 bô quần áo như vậy các nhân viên đã không hoàn thành được chỉ tiêu đề ra để từ đó kiểm tra sẽ biết được do nhân viên nào bộ phận nào không hoàn thành công việc + Hoạt động điều chỉnh cần được xác định trong hoạt động kiểm tra Hệ thống kiểm tra không những xác định được dấu hiệu của sự khác biệt so với kế hoạch mà phải đưa ra giải pháp để điều chỉnh các sai lệch( nếu không có việc này thì kiểm tra không có ý nghĩa) Vd: như vd công ty may mặc nam ở trên sau khi kiểm tra biết được bộ phận nào không hoàn thành nhiệm vụ như do bộ phận nhân sự quản lý công việc không tốt nhân viên hay đi làm trễ giờ, trong quá trình làm việc thường làm việc riêng nói chuyện sử dụng điện thoại di động từ đó giám đốc sẽ đưa ra giải pháp khiển trách người quản lý nhân viên và đồng thời đưa ra quy định cụ thể và các hình thức xử phạt nghiêm khắc đối với nhân viên .