Đề cương ôn tập cuối kỳ môn Quản trị nhân sự trong văn phòng

ảo, biên tập, chuyển giao văn bản; Quản lý văn bản, lưu trữ hồ sơ, tra tìm thông tin trong văn bản (nhiệm vụ này chủ yếu của TK riêng): Hoạt động soạn thảo, biên tập, chuyển giao, quản lý văn bản, hồ sơ phải được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật (Theo nghị định 110, thông tư 01). Văn bản được soạn đúng theo thể thức và kỹ thuật; chuyển giao văn bản đúng nơi, đúng người và giải quyết văn bản đúng thời hạn quy định. Giải quyết các thủ tục hành chính, thực hiện các hoạt động liên lạc và giao dịch theo yêu cầu của lãnh đạo: các nhiệm vụ được lãnh đạo giao phải thực hiện đầy đủ và hoàn thành tốt bằng tất cả khả năng có thể. Gíup các công việc lễ tân: Lễ tân là bộ mặt của cơ quan. TK làm nhiệm vụ lễ tân phải làm tốt kỹ năng giao tiếp (Nghe, nói, thái độ) để tạo ra sự hài lòng cho khách hàng, đối tác. Tổ chức, sắp xếp, lập kế hoạch, lịch công tác: Các chương trình, hội họp trong cơ quan phải được đảm bảo tổ chức suôn sẻ bằng sự sắp xếp của người TKVP. Việc lập kế hoạch, chương trình công tác cũng phải được rõ ràng, không bị trùng lặp thời gian, chồng chéo mọi việc lên nhau. Đảm nhận các công việc để đảm bảo về cơ sở vật chất, trang thiết bị và phương tiện làm việc cho cơ quan và lãnh đạo: người làm TKVP phải thực hiện tốt công tác quản trị hậu cần, đảm bảo sử dụng tốt cơ sở vật chất, trang thiết bị và phương tiện làm việc cho cơ quan và người lãnh đạo, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian cho cơ quan và lãnh đạo. BÀI 4: TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ Viết 1 thông báo tuyển dụng đầy đủ Thông tin nhưng ngắn gọn cho vị trí công việc là chuyên viên quản trị văn phòng tại công ty. Thông báo tuyển dụng vị trí chuyên viên quản trị văn phòng tại công ty cổ phần chuyển phát nhanh EMS Giới thiệu chung về công ty: Kinh doanh các dịch vụ chuyển phát nhanh trong nước và Quốc tế; Kinh doanh các dịch vụ vận chuyển giao hàng hóa kho vận; Kinh doanh vật tư, thiết bị bưu chính viễn thông; Thành tích của công ty Bề dày kinh nghiệm 15 năm, tác phong chuyên nghiệp; Doanh thu, lợi nhuận tăng cao hàng năm; Là đối tác tin cậy của UPS, USPS, JNE, ARMEX, CITYLINK; Phương tiện vận chuyển hàng đầu, nhanh chóng, chính xác, an toàn, hiệu quả: Vietnam Airline, Cathay Pacific.. Những công việc chính: Tham mưu, soạn thảo văn bản; Lập các kế hoạch, hội họp, lịch công tác, thủ tục cho lãnh đạo, quản lý đi công tác: Vé máy bay, thanh quyết toán; Công tác lễ tân: chỉ đạo công việc cho các nhân viên văn phòng đón khách, Xử lý thông tin; Các công việc khác do lãnh đạo, quản lý cấp trên giao cho. Yêu cầu: Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp chuyên ngành Lưu trữ, Quản trị văn phòng Kinh nghiệm chuyên môn: Am hiểu Luật Lao động, các văn bản hướng dẫn khác Có ít nhất 01 năm kinh nghiệm làm việc tại vị trí tương đương Thành thạo Anh văn giao tiếp, vi tính văn phòng Kỹ năng làm việc Kỹ năng giao tiếp, đàm phán, thuyết phục Kỹ năng quản lý thời gian, quản lý công việc. Yêu cầu khác Tuổi từ 23 – 30 Biết giữ bí mật, tận tụy, kỷ luật Chịu được áp lực cao. Chế độ lương, phụ cấp và điều kiện thăng tiến Lương cứng, phụ cấp về Bảo hiểm, lương OT Các chế độ chăm sóc, bồi dưỡng sức khỏe và tinh thần cho nhân viên (Kiểm tra sức khỏe 6 tháng/lần, đi du lịch) Trải qua đợt kiểm tra trình độ chuyên môn lần/năm (điều kiện thăng tiến) Nộp hồ sơ: Hồ sơ gồm: sơ yếu lý lịch, chứng minh nhân dân photo, các bằng cấp có liên quan photo (công chứng) Địa chỉ nhận hồ sơ: văn phòng 36 Bis, đường Ba Vì, quận Tân Bình, TP.HCM Thời hạn nhận hồ sơ: 8h – 11h từ ngày 5/10/2015 – 20/10/2015 Mọi thắc mắc, xin liên hệ: 1900545433 hoặc email: cskh@ems.com.vn Thiết kế 1 biểu mẫu tổng hợp dùng để ghi chép và đánh giá ứng viên ở vòng phỏng vấn tuyển chọn Ví dụ: Phỏng vấn cho vị trí chuyên viên Quản trị văn phòng của phòng hành chính – tổng hợp PHÒNG HÀNH CHÍNH – TỔNG HỢP Tiêu chuẩn đánh giá chuyên viên Quản trị HCVP Họ và tên Chuyên môn Ngoại ngữ Vi tính Kỹ năng Phẩm chất Kết quả Nhận xét Nguyễn Văn Anh Đặng Qúy Bi Văn Quỳnh Mai Trần Lê Quỳnh Lê Hà Thủy PHÒNG NHÂN SỰ Tiêu chuẩn đánh giá chuyên viên Quản trị HCVP Họ và tên Chuyên môn Ngoại ngữ Vi tính Kỹ năng Phẩm chất Kết quả Nhận xét Nguyễn Văn Anh Đặng Qúy Bi Văn Quỳnh Mai Trần Lê Quỳnh Lê Hà Thủy Bảng hướng dẫn chấm điểm cho các tiêu chuẩn: Không hài lòng Tạm được Hài lòng Tốt Rất tốt 1-2 3-4 5-6 7-8 9-10 Soạn ít nhất 10 câu hỏi trắc nghiệp IQ và 10 câu hỏi trắc nghiệm EQ (để tuyển dụng chuyên viên quản trị văn phòng) Câu hỏi IQ Câu 1: Năm ngoái trong tổng số nhân viên của công ty số nhân viên nam nhiều hơn số nhân viên nữ 30 người. Năm nay, nhân viên công ty tăng lên 10%: số nhân viên nữ tăng 20% và số nhân viên nam tăng 50%. Hỏi có bao nhiêu nhân viên nam trong công ty năm nay? 20 30 40 50 Câu 2: Giả sử trong số các văn bản giấy tờ của bạn có đúng 25% số văn bản là Quyết định và đúng 1/9 số văn bản là Công văn. Nếu bạn có khoảng từ 50 đến 100 văn bản thì hỏi bạn có chính xác bao nhiêu văn bản? 70 71 72 73 Câu 3: Hai người đánh máy đánh được 3 trang trong 2 phút, nếu đánh 18 trang trong 6 phút cần bao nhiêu người? 2 4 6 8 Câu 4: Trong văn phòng, có 12 người soạn thảo quyết định, 18 người soạn thảo công văn, 14 người soạn thảo tờ trình. Trong đó, 6 người vừa soạn thảo quyết định vừa soạn thảo công văn, 8 người vừa soạn thảo côn văn vừa soạn thảo tờ trình, 4 người vừa soạn thảo tờ trình vừa soạn thảo quyết định. Hỏi có bao nhiêu người chỉ soạn thảo một loại văn bản? 4 người 6 người 8 người 10 người Câu 5: Sắp xếp 6 khâu nghiệp vụ lưu trữ theo đúng trình tự: Phân loại loại tài liệu; Chỉnh lý tài liệu; Xác định giá trị tài liệu; Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu; Thống kê, bảo quản tài liệu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu. Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu; Phân loại loại tài liệu; Chỉnh lý tài liệu; Xác định giá trị tài liệu; Thống kê, bảo quản tài liệu và Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu.  Thống kê, bảo quản tài liệu; Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu; Phân loại loại tài liệu; Chỉnh lý tài liệu; Xác định giá trị tài liệu và Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu.  Xác định giá trị tài liệu; Thống kê, bảo quản tài liệu; Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu; Phân loại loại tài liệu; Chỉnh lý tài liệu và Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu. Câu 6: Tên loại; trích yếu nội dung của văn bản và nơi nhận của văn bản quy định cỡ chữ bao nhiêu: 12; 11 12; 13 13; 11 14; 11 Câu 7: Các thành phần chính của thể thức văn bản bao gồm bao nhiêu thành phần: 9 10 11 12 Câu 8: Thành phần tài liệu lưu trữ quốc gia của Trung tâm lưu trữ quốc gia II bao gồm những loại tài liệu nào? Tài liệu hành chính; Tài liệu khoa học kỹ thuật; Tài liệu nghe nhìn. Tài liệu khoa học kỹ thuật; Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ; Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ. Tài liệu hành chính; Tài liệu văn học nghệ thuật; Tài liệu nghe nhìn. Tài liệu nghe nhìn; Tài liệu văn thư hành chính; Tài liệu văn học nghệ thuật. Câu 9: Phông Lưu trữ quốc gia Việt nam có bao nhiêu yếu tố tạo thành? 2 3 4 5 Câu 10: Tiêu chuẩn định mức sử dụng điện tích làm việc của nhân viên văn phòng ở cấp xã là bao nhiêu? 40m2 / người 30 m2 / người 20 m2 / người 10 m2 / người Câu 11: Khối tài liệu mộc bản triều Nguyễn được UNESCO vinh danh là “Di sản tư liệu thế giới” vào ngày tháng năm nào? 31/05/2009 31/06/2009 31/07/2009 31/08/2009 Câu 12: Với nguồn kinh phí có hạn, bạn sẽ ưu tiên mua trang thiết bị nào trước để phục vụ cho công tác văn phòng? Máy photocoppy Máy in Máy tính Máy scan văn bản Câu hỏi EQ Câu 1.Trong giờ làm việc hành chính, bạn nhận được một cuộc điện thoại của khách hàng phản ánh về chất lượng dịch vụ của cơ quan, tổ chức với thái độ gay gắt. Bạn sẽ cảm thấy như thế nào ? Vui vẻ và xin lỗi khách hàng đồng thời tìm hiểu nguyên nhân. Thái độ thờ ơ, trả lời cho qua và không ghi chép lại nội dung phản ánh. Thái độ khó chịu và lập tức cúp máy. Chuyển điện thoại cho một đồng nghiệp khác nghe máy. Câu 2: Bạn sẽ cảm thấy như thế nào khi đang tập trung làm việc mà lại bị đồng nghiệp làm phiền hoặc nhờ giúp đỡ thực hiện một công việc nào đó ? Vui vẻ ngừng việc và nhanh chóng giúp đỡ đồng nghiệp Tiếp chuyện cho qua và tiếp tục công việc đang thực hiện Cảm thấy bực mình nhưng không biểu hiện ra bên ngoài và từ chối giúp đỡ Thể hiện thái độ gay gắt, từ chối giúp đỡ Câu 3: Khi nhìn thấy văn phòng làm việc bừa bộn, sắp xếp thiếu khoa học, bạn sẽ cảm thấy như thế nào ? Không quan tâm và tiếp tục làm việc Nhắc nhở khéo mọi người và kêu gọi mọi người cùng tham gia dọn dẹp Không than phiền và dọn dẹp văn phòng một mình Than phiền, khó chịu ra mặt với mọi người và bắt mọi người dọn dẹp Câu 4: Bạn cảm thấy thế nào khi đồng nghiệp đi làm trễ ? Bình thường không có gì đặc biệt Khó chịu Bực tức Vui vẻ, nhắc khéo đồng nghiệp nên đi làm sớm Câu 5: Bạn cảm thấy như thế nào khi mặc đồng phục của cơ quan ? Thoải mái, tự hào Khó chịu, gò bó nhưng vẫn phải mặc vì đó là quy định Mặc cũng được, không mặc cũng được Màu mè, không cần thiết Câu 6: Khi thấy đồng nghiệp đang tranh cãi nhau về một vấn đề và có thể dẫn tới xung đột, bạn sẽ cảm thấy như thế nào ? Cảm thấy khó chịu và đứng ra căn ngăn Thờ ơ, không quan tâm Lo lắng và lập tức báo cáo lãnh đạo Đứng về 1 phe và lao vào cuộc tranh cãi Câu 7: Khi nói chuyện với đồng nghiệp bạn thường Đứng khoanh tay Hai tay nắm chặt Một hoặc cả hai tay chắp sau hông Chạm vào người đang nc với bạn Sờ tay lên mũi, cằm hoặc lắc lư người Câu 8 :Khi bạn được mời phát biểu tại một cuộc họp của cơ quan bạn cảm thấy như thế nào ? Có phần hồi hộp những vẫn diễn đạt tốt Lo lắng, không phát biểu được Cảm thấy thoải mái, diễn đạt trôi chảy Khó chịu và phát biểu qua loa Câu 9: Cảm xúc của bạn trong ngày đầu tuần đến cơ quan làm việc ? Hào hứng, sẵn sàng cho một tuần làm việc mới Mệt mỏi vì cuộc đi chơi cuối tuần Ước gì được nghỉ thêm một ngày nữa Cảm thấy bình thường như mọi ngày Câu 10: Khi bị thủ trưởng đơn vị quở trách vì mắc sai lầm khi thực hiện công việc, bạn cảm như thế nào ? Khó chịu và cãi lại sếp Tươi cười, lắng nghe và sẽ nhanh chóng khắc phục Khó chịu nhưng không biểu hiện ra mặt, im lặng lắng nghe Cảm thấy bực bội vì không được đối xử công bằng Phân biệt giữa IQ và EQ Chỉ số IQ Chỉ số EQ IQ ( Intelligent Quotient) là một chỉ số được sử dụng để diễn tả sự thông minh. EQ ( Emotional Quotient ) là thước đo về cảm xúc Khả năng nhận thức Khả năng cảm nhận Có từ lúc sinh ra và có thể thay đổi so với thời gian Có thể làm tăng thêm cùng với thời gian IQ học được từ sách vở, trường lớp EQ rèn luyện được thông qua cuộc sống IQ chứng minh bằng số liệu và thực tế EQ thuyết phục người khác bằng lý do và cảm xúc IQ chỉ đúng kỹ năng nhận thức EQ sử dụng cảm xúc và kinh nghiệm để thực hiện chức năng một cách hiệu quả Chỉ một phần của bộ não Gồm nhiều khu vực của bộ não Có sự ảnh hưởng nhỏ lên người khác Có sự ảnh hưởng lớn đến những người xung quanh Chi phối khả năng thu nhận kiến thức của bản thân Chi phối hành vi của bản thân và của người khác Thích hợp cho việc quản lý chuyên môn Thích hợp cho việc quản lý các mối quan hệ Soạn ít nhất 10 câu hỏi để phỏng vấn tuyển dụng (Phân biệt với câu hỏi nhằm phân tích công việc) Nhiệm vụ của anh/chị đối với công việc này là gì? Công việc này đòi hỏi anh/chị phải có những kiến thức gì? Anh/chị sử dụng những kỹ năng nào đối với công việc này? Kĩ năng nào được anh/chị sử dụng nhiều nhất trong công việc này? Theo anh/chị, công việc này đòi hỏi mỗi người phải có thái độ làm việc như thế nào? Thái độ làm việc có ảnh hưởng gì đến hiệu quả của công việc này? Điều kiện về cơ sở vật chất – kỹ thuật của công việc này là gì ? Điều kiện về môi trường của công việc này là gì? Điều kiện về tiền lương của công việc này là gì? Điều kiện về sức khoẻ của côngviệc này là gì? Thiết lập quy trình tuyển dụng nhân viên cho cơ quan (tự chọn loại hình cơ quan) Khi nào thì cơ quan cần tinh giản biên chế? Kế hoạch tinh giản biên chế cần có những thông tin gì? Khi nào thì nên thực hiện chính sách tinh giản biên chế? Sự chuyển đổi từ nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung sang nền kinh tế thị trường, vấn đề cạnh tranh khốc liệt, các cuộc suy thoái kinh tế, trình độ trang bị kỹ thuật hiện đại và chi phí lao động ngày càng tăng trong thập kỷ vừa qua đã làm cho vấn đề thừa nhân viên trong các doanh nghiệp trở thành một vấn đề có tính chiến lược ở nhiều nơi trên thế giới, đặc biệt là ở các nước trong nền kinh tế chuyển đổi. Ở Việt Nam, khi chuyển sang nền kinh tế thị trường, đặc điểm chung của các doanh nghiệp nhà nước là biên chế cồng kềnh, năng suất và hiệu quả sử dụng lao động thấp. Riêng năm 1988 có 25% lao động trong các doanh nghiệp Nhà nước và 20% lao động trong khu vực hành chính sự nghiệp là dư thừa. Như vậy khi các doanh nghiệp dư thừa lao động họ sẽ thực hiện chính sách tinh giản biên chế nhằm loại bớt những người có năng lực yếu hơn những người khác hoặc những người không phù hợp với vị trí công việc ra khỏi doanh nghiệp. Kế hoạch tinh giản biên chế cần có những thông tin nào? Tinh giản biên chế có thực sự đem lại lợi ích cho doanh nghiệp không? Tinh giản biên chế không phải lúc nào cũng mang lại lợi ích cho tổ chức, doanh nghiệp. Tại Mỹ chỉ có hơn một nửa số công ty thực hiện tinh giản biên chế sau đó năng suất, lợi nhuận tăng; 64% công ty có hơn 10 ngàn nhân viên báo cáo rằng vấn đề đạo đức, hành vi của nhân viên giảm đi; 30% công ty nói rằng thời gian làm việc ngoài giờ tăng lên; 22% công ty đã cho nghỉ lầm người. AT&T cho nghỉ 9000 người, sau đó tốn hàng triệu đô la để tuyển lại 4000 người.Hơn nữa, khi một vị trí công việc bị loại bỏ, điều đó đồng thời là các hợp đồng, quan hệ có giá trị, kiến thức và kỹ năng cũng có thể bị loại bỏ.Như vậy là lợi bất cập hại. Theo Victor Infante, khi thực hiện tinh giản biên chế trong khu vực quốc doanh cần lưu ý những vấn đề sau đây : Những nhân viên còn lại sau các đợt tinh giản biên chế sẽ chịu tác động của tinh giản biên chế và sẽ nghĩ đến một đợt tinh giản biên chế khác sẽ chạm đến họ. Chi phí để tuyển một người có năng lực rất cao. Sự rõ ràng, công khai, thẳng thắn có thể tạo ra sự khác biệt giữa tinh giản thành công hay không, vì vậy, doanh nghiệp nên chú ý đến các thủ tục ra quyết định nghỉ việc và thể hiện sự tôn trọng đối với các nhân viên. Các sai lầm thường gặp khi thực hiện tinh giản biên chế trong khu vực quốc doanh là: Trả tiền thêm quá nhiều làm tăng thêm chi phí Tuyển ngược lại: Chương trình trợ cấp thôi việc làm cho những nhân viên sáng giá nhất lại nhận trợ cấp thôi việc và đi tìm việc làm ở nơi khác. Nhân viên nhận tiền trợ cấp thôi việc sau đó lại được tuyển lại, gây lãng phí. Để tránh các sai lầm đó khi thực hiện tinh giản biên chế, doanh nghiệp cần: Phải bảo đảm rằng khi giảm chi phí nhân sự sẽ không làm giảm sản lượng. Tính toán đầy đủ các chi phí khi thực hiện tinh giản biên chế (nhân viên dễ bị căng thẳng, dễ gây ra tai nạn, chi phí thôi việc, ) Sử dụng các tiêu thức công bằng nhất trong việc đánh giá nhân viên để cho nghỉ việc. Xem xét thận trọng thời gian để thông báo thực hiện tinh giản biên chế để giảm bớt thiệt hại cho quá trình thực hiện công việc trong công ty. Quan tâm đến những người còn lại, thực hiện cố vấn, đào tạo, quan tâm đến họ. Thực hiện chương trình trợ cấp, hướng dẫn cho những nhân viên thuộc diện giảm biên chế, giúp họ mau chóng thích nghi với điều kiện mới bằng cách: đào tạo, hướng dẫn cho nhân viên một nghề đơn giản đang có nhu cầu trong xã hội; cố vấn, hướng dẫn cho nhân viên cách đi xin việc; động viên kích thích họ về vật chất và tinh thần để giúp họ giảm bớt mặc cảm tâm lý và những khó khăn ban đầu khi không còn được làm việc như cũ. Theo quy định, các doanh nghiệp trong khu vực quốc doanh phải thành lập quỹ việc làm để đào tạo, bồi dưỡng nghề, hỗ trợ cho nhân viên đi tìm việc làm mới. Điều này không những có tác dụng tốt đối với những nhân viên trong diện giảm biên chế mà còn có tác động tích cực đối với những nhân viên khác trong doanh nghiệp, kích thích nhân viên nâng cao ý thức trung thành, làm việc tận tâm và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp. BÀI 5&6: ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ LÀM VIỆC & ĐÀO TẠO, PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC Để nâng cao chất lượng đánh giá hiệu quả làm việc của người lao động, các cơ quan, tổ chức nên làm gì? Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cần phải thực hiện theo tính chất sau đây để nâng cao chất lượng đánh giá hiểu quả làm việc của người lao động: Tính chấp hành quy định, kỷ luật Bên cạnh việc một số doanh nghiệp sử dụng lao động không quản lý chặt chẽ, xây dựng quy trình, biện pháp làm việc an toàn, thì nguyên nhân cơ bản do chính người lao động đã hết sức chủ quan, không tuân thủ nghiêm các quy định về an toàn và kỷ luật lao động. Trong lao động sản xuất nói chung , duy trì kỷ luật lao động được xem là yếu tố sống còn, không chỉ góp phần bảo đảm an toàn cho người lao động mà còn giúp tăng năng suất và hiệu quả lao động. Tại những quốc gia phát triển, bí quyết thành công của họ có thể gói gọn trong ba chữ: kỷ luật cao. Ví dụ: Sự cố tại Nhà máy thép Pomina 3 (KCN Phú Mỹ, huyện Tân Thành, tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu) xảy ra mới đây đã khiến một công nhân của nhà máy tử vong, sau gần một tuần được đội ngũ y, bác sĩ Bệnh viện Chợ Rẫy (TP Hồ Chí Minh) hết lòng cứu chữa. Đó là hậu quả của một phút chủ quan, lơ đễnh thật nặng nề! sự cố kể trên xuất phát từ việc công nhân vận hành do sơ ý đã quên đậy nắp thùng rót thép, khiến lượng thép nóng chảy bị trào ra ngoài Sự việc trên dấy lên hồi chuông cảnh tỉnh đến các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Cho thấy về tính chuyên nghiệp, ý thức và kỷ luật của người lao động trong rất nhều nơi chưa được tuân thủ và chấp hành một cách triệt để. Quỹ phúc lợi hợp lý,lương bổng công bằng Lương bổng Công bằng Hợp lý Cạnh tranh Lương phải công bằng trong nội bộ. Lương dù có cao nhưng cào bằng cũng không làm người lao động hài lòng, không kích thích phấn đấu mà ngược lại còn làm thui chột tâm huyết của họ. Đồng thời, lương cũng phải hợp lý, nghĩa là phải thể hiện được năng lực, thành tích và tiềm năng của nhân viên. Không có chuyện, kẻ làm hùn hụt nhưng lương thấp, kẻ ngồi mát mà ăn bát vàng. Lương cũng phải đảm bảo tính cạnh tranh, cả bên trong lẫn bên ngoài.Nhân viên phải thấy được sự chênh lệch giữa năng lực và mức lương mới có động cơ phấn đấu.Đồng thời, lương của doanh nghiệp cũng không thể thấp lẹt đẹt mà đòi giữ người ta lâu dài được..Nghịch lý là, chúng ta biết nhưng vẫn chưa làm được hệ thống lương tốt vì hấu hết chúng ta đều làm tắt, hoặc làm “ngược” nên khi vận hành mới phát sinh, lúng túng. Vì thế vấn đề lương bổng ảnh hướng rất nhiều đến năng suất lao động, việc đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên cũng không được khả quan chính xác. Bởi vì vấn đề lương quá thấp hay là có sự chênh lệch cũng làm phát sinh mọi bất cập trong bộ máy hoạt động, chính sự đố kỵ hoặc không hài lòng thì làm sao nhân viên mặn nồng với cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp được. Quỹ phúc lợi hợp lý Song song với vấn đề lương công bằng thì quỹ phúc lợi hợp lý cũng là điều hết sức quan trọng, không thể thiếu đối với bất kỳ cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp nào.Cũng giống như lương, các đãi ngộ, phúc lợi khéo léo hợp lý. Nhà quản trị phải là người hết sức tinh tế về các chế độ ưu đãi, khuyến khuyến khích đối với nhân viên, phải có hẳng một quy định về phúc lợi, y tế trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và an toàn lao động, có thêm trợ cấp khi nằm viện cho nhân viên Nhân viên cảm thấy hài lòng với nhà quản trị sẽ có quyết tâm ở lại cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đó vì chế độ đãi ngộ quá tốt. Từ đó năng suất lao động tăng lên nhờ vào sự khéo léo của nhà quản trị tài tình, không cần niếu kéo mà nhân viên vẫn luôn một lòng, trung thành. Khen thưởng kịp thời Động viên cấp dưới bằng những lời khen ngợi, hoan nghênh khi họ làm tốt hoặc khi làm vượt chỉ tiêu công việc, có thể ban thưởng cho họ.Phần thưởng dù không lớn nhưng được khen thưởng trước nhiều người, khiến nhân viên vui sướng và hãnh diện. Nhà quản lý có thể khen người này, biểu dương người kia, khi đó nhân viên sẽ phấn chấn làm việc hăng say hơn, năng suất làm việc sẽ tăng lên. Nếu không khích lệ tinh thần nhân viên sẽ sa sút, công việc không hiệu quả. Do vậy lãnh đạo nên thường xuyên khuyến khích nhân viên. Nhân viên nào cũng vậy, khi được Sếp khen, họ phấn chấn vui vẻ hẳn lên. Cơ hội phát triển nghề nghiệp Bất cứ nhân viên nào cũng mong muốn được phát triển nghề nghiệp. Khảo sát cho thấy, phát triển nghề nghiệp là một trong năm yếu tố quan trọng hàng đầu tạo ra sự thỏa mãn trong công việc cho nhân viên và làm cho họ gắn bó hơn, sự cam kết làm việc lâu dài với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Điều này phản ánh một thực tế là mặc dù nhân viên rất quan tâm đến phát triển nghề nghiệp nhưng doanh nghiệp chưa thật sự đầu tư đúng mức để giúp họ đạt được điều này. Vì thế nhà quản trị cần lập ra một kế hoạch phát triển nghề nghiệp sẽ mang đến lợi ích cho cả người lao động và người sử dụng lao động. Kế hoạch này cần tập trung vào những nhu cầu phát triển của nhân viên và những chương trình hỗ trợ cần thiết mà doanh nghiệp nên cung cấp để giúp họ có thể đạt được mục tiêu này. Xây dựng mối quan hệ giữa nhân viên và lãnh đạo Nhà quản lý thành công luôn biết cách thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên, quan tâm và khuyến khích giúp đỡ nhân viên của mình khi họ gặp khó khăn trong công việc cũng như trong cuộc sống.Ngược lại, các nhân viên cũng luôn có thái độ tôn trọng cấp trên.Mối quan hệ giữa nhà quản lý và nhân viên là sự tôn trọng lẫn nhau, cùng giúp đỡ lẫn nhau. Khi các nhân viên cảm thấy được tôn trọng và hài lòng về bản thân về công việc họ sẽ có động lực làm việc.Các nhân viên cũng nên có thái độ tôn trọng các lãnh đạo cấp trên của mình.Bí quyết chính là ở chỗ lãnh đạo có thể đảm bảo không bị nhân viên đánh giá là người quá rộng rãi hoặc quá chặt chẽ mà là người khôn ngoan, có khả năng xây dựng một doanh nghiệp thành công. Nhà quản lý nên xây dựng các quy tắc nhất định và cho nhân viên hiểu thành công của họ phụ thuộc vào thái độ tôn trọng các quy tắc đó. Nếu một ai phá vỡ quy tắc đó, sẽ làm ảnh hưởng đến công ty, do vậy nên tôn trọng. Cả hai bên nên có sự tôn trọng lẫn nhau, thể hiện qua thái độ làm việc tích cực . Sự quan tâm thường xuyên của lãnh đạo tới nhân viên Quan tâm giúp đỡ và khuyến khích nhân viên khi họ gặp khó khăn là điều nhà quản lý nên làm.Một nhà quản lý tốt phải là người có thái độ đúng mực, động viên cấp dưới bằng lời khen ngợi, nhưng khi phê bình họ cũng phải tìm cách chê cho khéo. Bày tỏ sự quan tâm tới nhân viên Lãnh đạo quan tâm đến đời sống nhân viên sẽ tạo nên mối quan hệ đặc biệt giữa hai bên. Nhà quản lý phải biết cách làm sao để điều tiết mối quan hệ với nhân viên Ví dụ:Vào các ngày hè trời oi bức, giúp nhân viên bật điều hòa lên cho đỡ nóng, không cần đợi đến khi nhân viên yêu cầuChỉ bằng các hành động nhỏ như vậy cũng khiến cho nhân viên cảm thấy có sự quan tâm từ các cấp lãnh đạo. Quy trình đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên: Chuẩn bị đánh giá: Đầu kỳ, người đánh giá thiết lập tiêu chuẩn đánh giá và biểu mẫu đánh gía hiệu quả làm việc của nhân viên dựa vào: Bản mổ ta công việc, bản yêu cầu chuyên môn công việc, bản tiêu chuẩn kết quả công việc. Những mục tiêu công việc giao cho nhân viên ở đầu kỳ. Tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả công việc phải tuân theo nguyên tắc SMART. Xem lại quy trình đánh giá của cơ quan, tổ chức, cty đang áp dụng ( nếu có) và kết quả đánh giá của nhân viên kỳ trước. Đo lường hiệu quả công việc: Thu thập thông tin về phương pháp làm việc, kết quả và thái độ làm việc của nhân viên bằng cách: Quan sát nhân viên thực hiện công việc: Theo dõi sát sao công việc của nhân viên thông qua người quản lý trực tiếp. Kiểm tra các mẫu công việc do nhân viên hoàn thành: Chuẩn bị mẫu đánh giá càng chi tiết càng tốt cho cả nhân viên và người quản lý Tính khối lượng công việc nhân viên hoàn thành Theo dõi việc đảm bảo ngày công, kỷ luật và thực hiện nội quy, quy chế của nhân viên. Ghi lại những sự kiện đặc biệt về nhân viên Tham khảo ý kiến của những người khác: Cho nhân viên phát biểu sang kiến trong quá trình thực hiện công việc và góp ý trong quá trình đánh giá hiệu quả công việc. Làm cho nhân viên tin rằng việc đánh giá kết quả thực hiện công việc là công bằng và khuyến khích họ chủ động, tích cực tham gia vào quá trình đánh giá Nói chuyện trực tiếp với nhân viên về công việc Đánh giá hiệu quả làm việc Người đánh giá yêu cầu nhân viên tự đánh giá về hiệu quả làm việc của mình: Dù ở bất cứ vị trí nào nhân viên cũng đêu có quyên được đánh giá kết quả làm việc của mình. Nhà quản lý, bạn không có quyền áp đặt sự đánh giá của riêng bạn mà quên đi quyền tự được đánh giá của người lao động. Hãy để nhân viên của bạn được quyền tự nhìn nhận kết quả công việc mà họ tạo ra theo một mẫu hướng dẫn chung của công ty trên cơ sở mục tiêu công việc mà họ đã cam kết. Chính trong quá trình đánh giá đó, bản thân nhân viên sẽ nhìn nhận được sự cố gắng cũng như những điểm chưa hoàn thiện của mình và chủ động có những giải pháp thay đổi.Trong bước này, điều quan trọng nhất bạn cần