Đề án Thương mại điện tử với sự phát triển ngân hàng ở Việt Nam

Lời nói đầu Trong các xu hướng mang tính toàn cầu nổi lên trong mấy chục năm gần đây, xu hướng thường được đề cập đến là tự do hoá, toàn cầu hoá, điện tử hoá. Thương mại điện tử thế giới là xu hướng được khởi xướng từ các nước đang phát triển, nhưng cho đến nay nó đã và đang cuốn hút tất cả các nước, kể cả những nước kém phát triển vào vòng xoáy của mình như một tất yếu lịch sử. Nó đang thiết lập những nguyên tắc mới cho "cuộc chơi" chung cho các nước, không phân biệt đó là nước lớn hay bé, không xem xét đến trình độ phát triển của các nước. Ngày nay, các nước muốn phát triển đều phải thực hiện chính sách mở cửa nền kinh tế, hiện đại hoá, phát triển thương mại điện tử để hoà nhập với kinh tế với nước ngoài. Quá trình này trên thực tế đang đặt ra nhiều vấn đề đối với các nước đang hoặc chậm phát triển. Các nước phải giải quyết các vấn đề đó như thế nào để có thể giảm thiểu tác động tiêu cực phát sinh và thu được nhiều lợi ích từ việc thực hiện điện tử hoá thương mại? Việc xem xét các lợi ích, các thách thức đối với các nước, đặc biệt các nước đang ở trình độ phát triển thấp khi tiến hành điện tử hoá thương mại, chỉ ra những vấn đề cần giải quyết đối với Việt Nam có ý nghĩa rất lớn trong bối cảnh nước ta tham gia vào các khối ASEAN, APEC, đang thực hiện đàm phán thương mại Việt - Mỹ.Trong bối cảnh đó, xét trên lĩnh vực ngân hàng thì TMĐT có ảnh hưởng trực tiếp và quan trọng. Đối với nước ta, vấn đề này còn mới mẻ và việc tiến hành chưa đi vào chi tiết và bao trùm. Vì vậy, việc đưa ra những giải pháp là cần thiết để phát triển thương mại điện tử, phát triển ngân hàng trong công cuộc phát triển nền kinh tế cũng như phát triển đất nước. Vì vậy, em đã chọn đề tài của đề án làm lại này là: "Thương mại điện tử với sự phát triển ngân hàng ở Việt Nam". Đối tượng được đề cập trong đề án này là thương mại điện tử và sự phát triển của ngân hàng. Chúng ta xem xét thương mại điện tử là gì và nó có tác động, ảnh hưởng và đóng vai trò như thế nào trong quá trình chuyển mình của ngân hàng. Nó tạo ra những thuận lợi hay thách thức ra sao đối với một đất nước hình chữ S của chúng ta. Với tính cấp thiết và đối tượng nghiên cứu của đề án đã nêu ở trên, đề án chia làm ba phần chính: A. Tổng quan về thương mại điện tử. B.Thương mại điện tử ở Việt Nam. C.Giải pháp để phát triển thương mại điện tử và phát triển ngân hàng tại Việt Nam. chương I. Lí luận chung về hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp I. Kiểm tra, kiểm soát trong hệ thống quản lí Kiểm tra là quá trình xem xét, đo lường và chấn chỉnh việc thực hiện nhằm đảm bảo cho các mục tiêu, kế hoạch được hoàn thành một cách có hiệu quả.Còn kiểm soát là xem xét để nắm bắt hoạt động và phát hiện, ngăn chặn những gì trái với qui định đặt trong phạm vi của mình. 1. Kiểm tra, kiểm soát gắn liền với hoạt động quản lí, là một chức năng của quản lí. Quản lí là một quá trình định hướng và tổ chức thực hiện các hướng đã định trên cơ sở những nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu qủa cao nhất. Kiểm tra không phải là một giai đoạn hay một pha của quản lí mà nó được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quá trình này. 2. Kiểm tra, kiểm soát được thực hiện khác nhau đối với các đơn vị và cá nhân tuỳ thuộc vào nguồn ngân sách, vào quan hệ quản lí trong bộ máy nhà nước, vào loại hình hoạt động, vào truyền thống văn hoá, kinh tế, xã hội ở từng nước. Về mặt cấp quản lí, kiểm tra ở cấp vĩ mô (do nhà nước thực hiện trực tiếp hoặc gián tiếp) khác với kiểm tra ở cấp vi mô. Về loại hình hoạt động, kiểm tra, kiểm soát đối với hoạt động sự nghiệp hướng tới hiệu năng của quản lí khác với hoạt động kinh doanh hướng tới hiệu quả của vốn, lao động, tài nguyên. Trong quan hệ với truyền thống kinh tế, văn hoá, xã hội, kiểm tra, kiểm soát khác nhau do sự khác nhau về trình độ dân trí, trình độ quản lí, tính kỉ cương và truyền thống pháp luật. 3. Kiểm tra, kiểm soát phát triển cùng với quá trình phát triển của lịch sử và hoạt động quản lí theo xu hướng từ đơn giản đến phức tạp, từ hoạt động riêng rẽ đến phối hợp nhiều hoạt động kiểm tra, kiểm soát và tiến tới hoạt động độc lập: Khi nhu cầu kiểm tra, chưa nhiều và chưa phức tạp, kiểm tra, được thực hiện đồng thời với các chức năng quản lí khác trên cùng một con người, một bộ máy thống nhất, khi nhu cầu này phát triển tới mức độ cao, kiểm tra cũng cần tách ra một hoạt động độc lập và thực hiện bằng hệ thống bộ máy chuyên môn độc lập. Kiểm tra, kiểm soát có đóng góp rất lớn đối với hoạt động của các đơn vị, thể hiện ở: Phát hiện, sửa chữa sai lầm Hướng dẫn và điều khiển đơn vị đi đúng hành lang pháp lí Bảo vệ tài sản, tiền vốn Tạo niềm tin cho người quan tâm Theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường Tạo chất lượng tốt hơn cho hoạt động của đơn vị do tạo ra các chu kì đầu tư nhanh chóng hơn nhờ đảm bảo thực hiện chương trình, kế hoạch có hiệu quả cao. II. Hệ thống KSNB. 1. Định nghĩa hệ thống KSNB Như trên đã biết, kiểm tra, kiểm soát là một chức năng của quản lí. Nhưng kiểm tra thường mang tính thứ bậc hành chính (cấp trên với cấp dưới) trong khi kiểm soát có thể là của cấp trên với cấp dưới, cũng có thể là kiểm soát trong nội bộ doanh nghiệp và thường được dùng với nghĩa KSNB nhiều hơn. KSNB là việc tự bản thân doanh nghiệp thiết lập và tiến hành các thủ tục và các bước kiểm soát nhằm điều hành các hoạt động của mình. Hoạt động KSNB sẽ có hiệu quả hơn nếu chúng hình thành hệ thống. Trong văn bản chỉ đạo về kiểm toán quốc tế, hệ thống KSNB được định nghĩa là một hệ thống các chính sách, các biện pháp kiểm soát và các thủ tục kiểm soát nhằm các mục đích sau: Bảo vệ tài sản và sổ sách kế toán Bảo đảm tính tin cậy của thông tin Bảo đảm duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến hoạt động của đơn vị. Bảo đảm hiệu quả của các hoạt động và hiệu năng của quản lí Các chính sách trong KSNB bao gồm tất cả các chính sách về quản lí nhân sự, quản lí tiền lương, vật tư, tài sản, chính sách về tài chính, kế toán, các chính sách về hoạt động của đơn vị... Các biện pháp kiểm soát là các biện pháp được tiến hành để xem xét và khẳng định các biện pháp quản lí khác có được tiến hành hiệu quả và thích hợp hay không. Các thủ tục kiểm soát: Đó là các nguyên tắc phân công, phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn. Chính việc tuân thủ các nguyên tắc này tự nó đã tạo nên sự hiệu quả của kiểm soát. Về các mục đích của hệ thống KSNB: Bảo vệ tài sản và sổ sách: Tài sản của các công ty bao gồm cả tài sản hữu hình (như tiền mặt, vật tư, TSCĐ), và các tài sản vô hình như các tài liệu quan trọng, uy tín của doanh nghiệp… những tài sản này của công ty có thể bị trộm cắp, bị tham ô… nếu không có những biện pháp kiểm soát thích hợp. Việc bảo vệ tài sản và sổ sách trở nên ngày càng quan trọng từ khi hệ thống máy tính được sử dụng, một số lượng lớn thông tin trên các đĩa từ có thể bị lấy cắp hoặc bị phá hoại nếu chúng không được cẩn trọng bảo vệ. Bảo đảm tính tin cậy của thông tin: Ban quản trị cần phải có được thông tin chính xác, kịp thời để đưa ra quyết định điều hành. Hệ thống KSNB được xác lập nhằm đảm bảo các thông tin cung cấp cho ban quản trị là đáng tin cậy. Bảo đảm duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến hoạt động của đơn vị: Hệ thống KSNB nhằm đảm bảo hợp lí rằng các qui định đó cùng những qui định khác bên ngoài liên quan đến hoạt động của các công ty được tuân thủ. Bảo đảm hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lí: Các quá trình kiểm soát trong tổ chức có tác dụng ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các nỗ lực và sự lãng phí trong mọi lĩnh vực kinh doanh, ngăn cản cách sử dụng kém hiệu qủa các nguồn tiềm năng. Dấu hiệu để nhận biết sự tồn tại của hệ thống KSNB. - Sự tồn tại của các chính sách và thủ tục thể hiện trong qui chế KSNB. - Sự vận hành của qui chế trên hoạt động của đơn vị. - Tính liên tục của sự vận hành của qui chế đó trên thực tế. 2. Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB. Có nhiều cách phân loại khác nhau về những bộ phận của hệ thống KSNB, chẳng hạn chia thành KSNB về kế toán và kiểm soát nội bộ về hành chính.Nhưng thông thường hệ thống KSNB được cấu thành bởi các yếu tố sau: 2.1. Môi trường kiểm soát: Một tổ chức có được kiểm soát hiệu quả hay không phụ thuộc vào thái độ của bộ phận quản lí. Bộ phận quản lí tạo ra môi trường chung, nhờ đó xác lập thái độ của toàn đơn vị đối với hệ thống kiểm soát. Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các yếu tố có tính chất môi trường tác động đến việc thiết kế, sự hoạt động và tính hữu hiệu của các chính sách, thủ tục kiểm soát của đơn vị. Các nhân tố này liên quan đến thái độ và hành động của người quản lí cấp cao đối với quá trình kiểm soát mà các nhân tố chủ yếu là: 2.1.1.Quan điểm, phong cách điều hành và tư cách của các nhà quản lý cao cấp: Các nhà quản lý cao cấp là người quyết định và điều hành mọi hoạt động của đơn vị, vì thế quan điểm, đường lối quản trị, cũng như tư cách của họ là vấn đề trung tâm trong môi trường kiểm soát. Phong cách quản lý của các nhà quản lý có thể chia ra làm hai loại: + Nhà quản lí quá táo bạo và mạnh dạn, những người này có thể sẵn sàng mạo hiểm để đổi lấy lợi nhuận cao. Đối với những doanh nghiệp này, khả năng gặp rủi ro lớn, các chính sách thường không ổn định dẫn đến hoạt động của doanh nghiệp khó đi vào nề nếp. + Nhà quản lí quá rụt rè, họ giữ thái độ thận trọng khi đưa ra bất cứ một quyết định nào. Những doanh nghiệp này thường bị bỏ lỡ thời cơ và do đó ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của đơn vị. Qui mô và mức độ hoạt động phân tán từ đó ảnh hưởng đến cơ cấu quyền lực trong đơn vị cũng là một vấn đề tiêu biểu của đặc thù quản lí ảnh hưởng quan trọng đến hệ thống KSNB. 2.1.2. Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí là tổng hợp các bộ phận được chuyên môn hoá với những trách nhiệm, quyền hạn nhất định có mối liên hệ mật thiết với nhau, nhằm thực hiện các chức năng quản lí. Cơ cấu tổ chức đóng vai trò quan trọng trong chỉ đạo và kiểm soát hoạt động của đơn vị. Một cơ cấu tổ chức hợp lí sẽ đảm bảo sự thông suốt trong phân công, phân nhiệm, trong uỷ quyền và phê chuẩn, ngăn ngừa sự vi phạm các chính sách, thủ tục kiểm soát, loại bỏ được những hoạt động không phù hợp có thể dẫn đến sai lầm và gian lận. Đối với các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, trong điều kiện các yếu tố khác của hệ thống KSNB chưa hoàn thiện hoặc chưa vững mạnh thì cơ cấu tổ chức hợp lí là một bộ phận quan trọng hỗ trợ công tác KSNB 2.1.3. Chính sách nhân sự Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lí nhân sự và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạt, khen thưởng, và kỉ luật đối với nhân viên. Con người là yếu tố quan trọng của bất kì tổ chức nào, là nhân tố quyết định sự thắng lợi của mọi hoạt động. Đó cũng là khía cạnh quan trọng nhất của bất kì hệ thống KSNB nào. Một đội ngũ nhân viên có năng lực và đáng tin cậy có thể hạn chế nhiều quá trình kiểm soát khác mà vẫn đảm bảo đạt được các mục tiêu của hệ thống KSNB. Ngược lại, nếu đội ngũ nhân viên không trung thực và kém năng lực thì dù cho đơn vị có thiết kế và duy trì một hệ thống KSNB rất đúng đắn và chặt chẽ vẫn không phát huy được hiệu quả. Vì thế chính sách nhân sự là vô cùng quan trọng, một chính sách nhân sự đúng đắn phải đảm bảo: Sử dụng đúng người, đúng việc, tạo điều kiện để mỗi người phát huy đúng sở trường của mình. Phải có các chính sách rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, bố trí, đề bạt, khen thưởng, kỉ luật đối với từng cá nhân, từng bộ phận. Động viên khích lệ kịp thời là bí quyết thành công của chính sách nhân sự. 2.1.4. Công tác kế hoạch và dự toán. Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định…đặc biệt là kế hoạch tài chính bao gồm những ước tính và cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai. Lập kế hoạch là một chức năng quan trọng của công tác quản lí, nó cho biết phương hướng hoạt động, giảm sự tác động của những thay đổi, tránh được sự lãng phí, dư thừa trong quản lí. Nếu việc lập và thực hiện các kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc, thì nó trở thành một công cụ kiểm soát rất hữu hiệu.Chính vì thế các nhà quản lý phải quan tâm xem xét về tiến độ thực hiện kế hoạch, định kỳ so sánh giữa số liệu thực hiện và số liệu kế hoạch. Đây cũng chính là một khía cạnh mà các kiểm toán viên rất quan tâm, đặc biệt là trong áp dụng thủ tục phân tích. 2.1.5. Uỷ ban kiểm toán. Tại một số quốc gia lớn- chẳng hạn như Mỹ- thì các công ty cổ phần có quy mô lớn thường thành lập một uỷ ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị. Uỷ ban thường có 3 đến 5 uỷ viên, không phải là nhân viên của Công ty có nhiệm vụ, quyền hạn như sau: Giám sát sự chấp hành luật pháp của Công ty. Xây dựng bộ máy kiểm toán nội bộ, kiểm tra, giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ. Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính. Đại diện Công ty mời kiểm toán viên độc lập và xác lập mối quan hệ với các chủ thể kiểm toán bên ngoài. Hoà giải những mâu thuẫn (nếu có) giữa kiểm toán viên độc lập và ban giám đốc. Do có những chức năng quan trọng như trên nên sự độc lập và hữu hiệu trong hoạt động của Uỷ ban kiểm toán là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát. Vì thế để tạo đIũu kiện thuận lợi cho công tác kiểm toán, kiểm toán viên độc lập phảI phối hợp chặt chẽ với Uỷ ban này. 2.1.6. Kiểm toán nội bộ Kiểm toán nội bộ là một loại hình kiểm soát có tổ chức mà chức năng là đo lường và đánh giá hiệu quả của việc kiểm soát khác và mang tính nội kiểm. Đây là một nhân tố cơ bản của hệ thống KSNB. Kiểm toán nội bộ bao trùm tất cả các hoạt động của đơn vị, nó cung cấp một sự giám sát và đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị trong đó có hệ thống KSNB và tham gia hoàn thiện chúng, từ đó đảm bảo sự vận hành tốt của hệ thống KSNB.Tuy nhiên bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ có thể phát huy tác dụng nếu nó được xây dựng trên những nguyên tắc nhất định . Ngoài những nhân tố bên trong đã nêu, thì hoạt động của đơn vị còn chịu ảnh hưởng bởi những yếu tố bên ngoài.Ví dụ như luật pháp,sự kiểm soát của các cơ quan Nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ… Những yếu tố này tuy không thuộc tầm kiểm soát của đơn vị nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến các nhà quản lí trong sự thiết kế và vận hành hệ thống KSNB như luật pháp, sự kiểm tra của các cơ quan nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ… 2.2. Hệ thống kế toán Hệ thống kế toán là hệ thống thông tin và kiểm tra tài sản, nguồn hình thành tài sản và sự vận động của tài sản bằng các phương pháp kế toán: phương pháp chứng từ, tính giá, đối ứng tài khoản và phương pháp tổng hợp- cân đối. Thông qua việc ghi nhận, tính toán, phân loại, kết chuyển vào sổ cái, tổng hợp và lập hệ thống báo cáo cung cấp những thông tin cần thiết cho quá trình quản lý và kiểm soát các mặt hoạt động của đơn vị.Do đó, hệ thống kế toán là một bộ phận quan trọng của kiểm soát nội bộ.Một hệ thống kế toán hữu hiệu sẽ đảm bảo các mục tiêu tổng quát sau đây: -Tính có thật: nghĩa là chỉ được ghi chép những nghiệp vụ có thực, không ghi chép những nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách của đơn vị. -Sự phê chuẩn: trước khi thực hiện mọi hoạt động nghiệp vụ, đều phảI đảm bảo rằng chúng đã được phê chuẩn hợp lệ. -Tính đày đủ:Nghĩa là không được loại bỏ, giấu bớt để ngoài sổ sách về mọi nghiệp vụ phát sinh. -Sự đánh giá: Không để xảy ra những sai phạm trong tính toán, trong việc áp dụng chính sách kế toán. -Sự phân loại: Bảo đảm số liệu được phân loại đúng đắn theo sơ đồ tài khoản của đơn vị, và ghi nhận đúng đắn các loạI sỏ sách kế toán có liên quan. -Đúng hạn: Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải đúng kỳ. -Chuyển sổ và tổng hợp chính xác. *Khi xem xét hệ thống kế toán kiểm toán viên cần nghiên cứu về: -Chính sách kế toán là các nguyên lý, các cơ sở các quy ước,các luật lệ,và các thủ tục được Ban giam đốc công nhận để soạn thảovà trình bày các báo cáo tàI chính một cách trung thực về tình hình tàI chính của đơn vị. -Hình thức kế toán là phương pháp tổ chức và phối hợp giữa các loại sổ sách kế toán. Sự nghiên cứu đó giúp cho kiểm toán viên tiếp cận hệ thống kế toán, để hiểu về quá trình xử lý thông tin và đánh giá về quá trình kiểm soát nội bộ của đơn vị qua các giai đoạn của một quá trình kế toán. 2.2.1 Lập chứng từ :Đây là giai đầu tiên và rất quan trọng vì số liệu kế toán chỉ chính xác khi việc lập chứng từ nghiêm túc,nghĩa là việc lập chứng từ đày đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực mọi nghiệp vụ phát sinh. 2.2.2 Sổ sách kế toán : Là giai đoạn chính trong quá trình xử lý số liệu kế toán, bằng việc ghi chép, phân loạI tính toán tổng hợp…để cung cấp những thông tin tổng hợp trên báo cáo tàI chính.Trong kiểm soát nội bộ, sổ sách kế toán đóng một vai trò rất quan trọng ví dụ như sổ chi tiết về vật tư hàng hoá. 2.2.3 Báo cáo tài chính: Là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý, nhằm tổng hợp các số liệu trên sổ sách thành những chỉ tiêu báo cáo. 2.3. Các biện pháp và các thủ tục kiểm soát. Các biện pháp kiểm soát cũng là một bộ phận quan trọng của hệ thống KSNB, có thể chia thành hai loại biện pháp kiểm soát: kiểm soát trực tiếp và kiểm soát tổng quát. 2.3.1Kiểm soát trực tiếp: Kiểm soát trực tiếp là các biện pháp kiểm soát được xây dựng trên cơ sở đánh giá các yếu tố dẫn liệu trong báo cáo tài chính. Kiểm soát trực tiếp bao gồm ba loại hình cơ bản: Kiểm soát quản lí: là việc kiểm soát các hoạt động đơn lẻ do những nhân viên độc lập với người thực hiện hoạt động tiến hành. Kiểm soát quản lí là biện pháp rất có hiệu lực để phát hiện, ngăn chặn các sai sót, gian lận. Kiểm soát xử lí: là kiểm soát được đặt ra để kiểm tra việc xử lí các giao dịch, tức là kiểm tra lại những công việc mà giao dịch được công nhận, cho phép, phân loại, tính toán, ghi chép, tổng hợp, báo cáo. Kiểm soát để bảo vệ tài sản: là các biện pháp, qui chế kiểm soát nhằm bảo đảm sự an toàn của tài sản, của thông tin trong đơn vị, nó thường bao gồm: Phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản, đặc biệt là bảo vệ các ghi chép về tài sản. Hệ thống an toàn và vật chắn. Kiểm kê hiện vật, xác nhận của bên thứ ba. Sau đây là một số biện pháp kiểm soát quan trọng nhất, chúng đều thuộc kiểm soát trực tiếp: Kiểm soát để đảm bảo chứng từ và sổ sách là đầy đủ và việc ghi sổ là đúng đắn: + Sổ sách là bộ phận quan trọng trên đó các nghiệp vụ kinh tế được phản ánh và tổng hợp. + Chứng từ: Trong toàn đơn vị và với các đơn vị bên ngoài, chứng từ là minh chứng pháp lí cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chứng từ phải đầy đủ để cung cấp sự đảm bảo hợp lí là tất cả các tài sản đã được kiểm soát đúng đắn và tất cả các nghiệp vụ kinh tế được ghi sổ chính xác. +Sơ đồ tài khoản: Là một công cụ kiểm soát quan trọng vì nó bao gồm hệ thống các tài khoản sử dụng, qui trình hạch toán các nghiệp vụ giúp cho việc phân loại đúng các nghiệp vụ, cho thấy sự vận động của luồng thông tin kế toán tại các bộ phận và qui trình tổng hợp thông tin để lên các báo cáo. + Cẩm nang thủ tục: Là tài liệu hướng dẫn về các thủ tục, về thời hạn lập và luân chuyển chứng từ trong toàn đơn vị, các hướng dẫn về việc ghi sổ và duy trì sự kiểm soát đúng đắn đối với tài sản. Tài liệu này sẽ giúp kế toán viên ghi chép, hạch toán theo những chuẩn mực kế toán, giúp những người có thẩm quyền thực hiện sự kiểm soát và tạo điều kiện kiểm tra tương hỗ giữa những người, những bộ phận có liên quan. Kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách: Kiểm soát vật chất để bảo vệ tài sản và sổ sách là sử dụng những biện pháp đề phòng vật chất như việc xây dựng các nhà kho, các két sắt chịu lửa, để bảo vệ tiền tệ cũng như chứng từ, sổ sách, trang bị hệ thống báo cháy, báo nổ, trang bị các máy tính tiền, máy đếm tiền hay sử dụng một số loại thiết bị xử lí dữ liệu tự động là những công cụ KSNB hữu ích đối với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách. Ngoài ra, việc hạn chế sự tiếp cận trực tiếp tài sản, sổ sách cũng là biện pháp kiểm soát quan trọng: ban hành qui chế kiểm soát việc ra vào, qui chế tham khảo các tài liệu kế toán, dữ liệu lưu trữ trong máy điện toán... Kiểm soát độc lập việc thực hiện: Là việc xem xét lại một cách cẩn thận và toàn diện các biện pháp, thủ tục kiểm soát khác. Nhu cầu kiểm soát độc lập phát sinh do cơ cấu KSNB có khuynh hướng thay đổi qua thời gian và do những hạn chế vốn có của thủ tục kiểm soát.Việc thực thi các biện pháp kiểm soát độc lập để lại dấu vết trên sổ sách và đó là bằng chứng quan trọng cho kiểm toán viên bên ngoài đánh giá hệ thống KSNB. 2.3.2.Kiểm soát tổng quát: Kiểm soát tổng quát là sự kiểm soát tổng thể đối với nhiều hệ thống, nhiều công việc khác nhau. Trong môi trường máy tính hoá, kiểm soát tổng quát thuộc về chức năng kiểm soát của phòng điện toán. Các bước kiểm soát và thủ tục kiểm soát có thể không giống nhau thậm chí rất khác nhau giữa các đơn vị và các loại nghiệp vụ. tuy nhiên, các loại kiểm soát nói trên đều được xây dựng theo nguyên tắc cơ bản sau: + Nguyên tắc phân công, phân nhiệm (nguyên tắc tập trung, dân chủ): Theo nguyên tắc này, công việc và trách nhiệm cần được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hay cho nhiều bộ phận trong một tổ chức, mục đích là để không một cá nhân hay một bộ phận nào được thực hiện từ khâu đầu đến khâu cuối, từ đó mà tránh được gian lận, sai sót. Việc phân công, phân nhiệm rõ ràng còn có sự tác chuyên môn hoá và giúp cho việc kiểm tra, thúc đẩy lẫn nhau trong công việc Trong phân công, phân nhiệm cần tránh cả hai xu hướng quá tập trung hoặc quá phân tán. Quá tập trung dễ dẫn đến lạm quyền, quá phân tán dễ dẫn đến những quyết định trong quản lí không đáp ứng được yêu cầu kịp thời hoặc không chuẩn xác, từ đó các cấp có thẩm quyền không nắm được thông tin. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Sự cách li thích hợp về trách nhiệm là nguyên tắc cơ bản nhằm ngăn ngừa cả sai phạm cố ý lẫn vô ý, tránh được các hành vi lạm dụng quyền hạn đồng thời cũng là một biện pháp kiểm soát quan trọng (kiểm tra, kiểm soát giữa các bộ phận độc lập) Ba sự cách li quan trọng nhất cần lưu ý: Cách li quyền phê chuẩn nghiệp vụ với việc thực hiện nghiệp vụ kinh tế để tránh sự lạm dụng quyền hạn sử dụng nguồn lực một cách tuỳ tiện. Cách li việc bảo quản tài sản với kế toán: một người thực hiện cả hai chức năng này sẽ có nhiều rủi ro là anh ta bán tài sản để thu lợi cá nhân rồi điều chỉnh sổ sách để trốn tránh trách nhiệm, ví dụ người bảo quản tiền mặt và ghi sổ tiền mặt, người ghi sổ vật tư và người bảo quản vật tư. Cách li chức năng thực hiện nghiệp vụ và kiểm soát nghiệp vụ, có như vậy chức năng kiểm soát mới có tác dụng và việc thực hiện nghiệp vụ mới nghiêm túc. Đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm đã là thực hiện được một biện pháp kiểm soát rất quan trọng, rủi ro xảy ra gian lận, sai sót đã giảm đi đáng kể. Vì thế trong điều 9, Điều lệ tổ chức kế toán nhà nước qui định: “Cán bộ kế toán ở các đơn vị quốc doanh, công tư hợp doanh, hợp tác xã và các đơn vị có sử dụng kinh phí của nhà nước hoặc đoàn thể không được kiêm nhiệm làm thủ kho, thủ quĩ, tiếp liệu và công tác phụ trách vật chất khác” + Nguyên tắc uỷ quyền, phê chuẩn. Nhà quản lí không thể và cũng không nên trực tiếp quyết định mọi vấn đề mà nên có sự phân công nhiệm vụ đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả, mặt khác đảm bảo cho nhà quản lí có thể tổng quan kiểm soát được mọi hoạt động. Nhưng muốn vậy, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn bởi nhà quản lí hoặc người được uỷ quyền. Bởi nếu bất cứ ai trong tổ chức đều có thể mua bán tài sản tuỳ tiện thì sự hỗn độn và phức tạp sẽ xảy ra dẫn đến lãng phí hoặc mất mát nguồn lực.Tuỳ theo cách điều hành của các nhà quản lý, mà họ có thể quyết định thẩm quyền hay thủ tục phê chuẩn khác nhau. Ngoài cách phân chia các yếu tố của KSNB như trên còn có cách phân chia khác, theo cách này, hệ thống KSNB được chia thành KSNB về kế toán và KSNB về hành chính: + KSNB về kế toán: rà soát, đối chiếu công tác kế toán đảm bảo ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh, lập báo cáo tài chính đúng hạn, tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan, bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích, thường do một bộ phận độc lập thực hiện. + KSNB về quản lí hay hành chính: rà soát và đối chiếu những hoạt động về tài chính và quản lí ở trong đơn vị. Tóm lại, hệ thống KSNB là một tập hợp các yếu tố có liên quan chặt chẽ với nhau. Sự vận hành của những yếu tố này trong mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau, hỗ trợ nhau sẽ tạo ra một hệ thống kiểm soát hiệu qủa.Hệ thống KSNB được thiết kế để điều hành mọi hoạt động, nó là một hệ thống nhằm huy động mọi thành viên trong đơn vị cùng tham gia kiểm soát các hoạt động. 3 Những hạn chế vốn có của kiểm soát nội bộ Trong thực tế không có một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn hảo, nghĩa là một hệ thống kiểm soát nội bộ không thể ngăn ngừa được tất cả những hậu quả xấu có thể xảy ra.Những hạn chế đó xuất phát từ những nguyên nhân sau: -Yêu cầu của những nhà quản lý là những chi phí cho kiểm tra phảI hiệu quả. -Hầu hết các biện pháp kiểm tra đều tập trung vào các sai phạm dự kiến, vì thế khó có thể phát hiện được những sai phạm đột xuất hay bất thường. -Sa