Đề án Kiểm toán khoản mục doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ và Phải thu của khách hàng trong kiểm toán báo cáo tài chính

LỜI MỞ ĐẦU Ngành nghề kiểm toán đã xuất hiện từ lâu trên thế giới, song ở Việt Nam nó còn khá mới mẻ. Nghiên cứu lĩnh vực kiểm toán vì thế trở nên rất cần thiết, đặc biệt là với sinh viên chuyên nghành kiểm toán . Với chức năng xác minh và bày tỏ ý kiến về thực trạng hoạt động của đơn vị được kiểm toán, kiểm toán tạo niềm tin cho các nhà đầu tư, các nhà quản trị doanh nghiệp, cho khách hàng và những người quan tâm, cung cấp thông tin cho các cơ quan Nhà nước để điều tiết vĩ mô nền kinh tế bằng hệ thống pháp luật hay chính sách kinh tế nói chung. Hơn thế nữa, kiểm toán góp phần hướng dẫn nghiệp vụ và củng cố nền nếp hoạt động tài chính – kế toán nói riêng và hoạt động quản lý nói chung, nâng cao hiệu quả và năng lực quản lý. Trong quá trình kiểm toán Báo cáo tài chính của một đơn vị, nhất là với một công ty kinh doanh trong lĩnh vực thương mại thì kiểm toán Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ và khoản Phải thu của khách hàng là quan trọng nhất vì mức độ phát sinh tương đối lớn và tính phức tạp về nghiệp vụ có ảnh hưởng nhiều đến các chỉ tiêu quan trọng khác. Mặt khác, thông qua đó có thể đánh giá khả năng thanh toán, tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các chỉ tiêu này chứa đựng nhiều rủi ro và sai sót. Do đó, kiểm toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ và Phải thu khách hàng là quy trình kiểm toán quan trọng và chiếm khối lượng lớn trong quá trình kiểm toán. Chính vì những lý do trên, em đã chọn đề tài: “Kiểm toán khoản mục doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ và Phải thu của khách hàng trong kiểm toán Báo cáo tài chính” làm đề tài nghiên cứu. Ngoài phần Lời mở đầu và phần Kết luận, đề án của em gồm có hai phần: Phần I: Lý luận chung về Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ và Phải thu của khách hàng Phần II: Kiểm toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ và Phải thu của khách hàng trong kiểm toán tài chính. PHẦN I LÝ LUẬN CHUNG VỀ DOANH THU BÁN HÀNG VÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ DOANH THU BÁN HÀNG 1.1. Khái niệm Hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là một chuỗi các giai đoạn có liên quan chặt chẽ với nhau. Mỗi giai đoạn đều phải thực hiện các công việc cụ thể theo một công nghệ hợp lý, với lượng thời gian xác định và tiêu hao lượng chi phí nhất định về các nguồn lực được sử dụng. Các giai đoạn chủ yếu đó là: Trước tiên doanh nghiệp phải nghiên cứu nhu cầu thị trường về hàng hoá và dịch vụ để quyết định xem sản xuất cái gì, sau đó là công việc chuẩn bị các yếu tố đầu vào như lao động, đất đai, thiết bị máy móc, nguyên vật liệu, công nghệ,…tiếp nữa là tổ chức quá trình kết hợp các yếu tố đầu vào để tạo ra hàng hoá và dịch vụ, và công đoạn cuối cùng là tổ chức quá trình tiêu thụ hàng hoá dịch vụ, bán hàng và thu tiền về. Tại giai đoạn cuối cùng đó, doanh thu được xác định và ghi nhận trở thành một trong các chỉ tiêu quan trọng nhất giúp đánh giá toàn bộ quá trình sản xuất trong kỳ của doanh nghiệp. Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14 – Doanh thu và thu nhập khác ban hành theo quyết đinh số 149/2001/QĐ/BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính: Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của doanh nghiệp góp phần làm tăng nguồn vốn chủ sở hữu. Hiện nay doanh thu thường được phân loại theo lĩnh vực hoạt động, theo đây thì doanh thu được chia làm ba loại: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Doanh thu hoạt động tài chính Doanh thu khác Trong đề án này, em sẽ đi sâu vào tìm hiểu doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là doanh thu phát sinh từ các giao dịch như bán sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra hoặc bán các loại hàng hoá mua vào trước đó để lấy lãi từ khoản chênh lệch trong các đơn vị kinh doanh thương mại hoặc thực hiện các thoả thuận theo hợp đồng Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là nguồn thu chủ yếu trong thu nhập hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nó là toàn bộ tiền thu về và sẽ thu về từ việc tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp cho khách hàng. Trong đó quá trình tiêu thụ được coi là kết thúc khi đơn vị mua chấp nhận thanh toán. Bên cạnh chỉ tiêu doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ còn có chỉ tiêu doanh thu thuần. Trên thực tế, chỉ tiêu này thường thấp hơn chỉ tiêu doanh thu đã ghi nhận. Điều này được thể hiện bởi công thức sau: - = Doanh thu thuần về doanh thu bán hàng các khoản bán hàng và cung cấp dịch vụ và cung cấp dịch vụ giảm trừ Các khoản giảm trừ bao gồm: Chiết khấu thương mại: Là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng do việc người mua đã mua sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ với khối lượng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế hoặc các cam kết mua bán hàng. Giảm giá hàng bán: Là khoản giảm trừ cho người mua do hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu. Hàng bán bị trả lại: Là khối lượng hàng bán đã xác định là tiêu thụ bị khách hàng trả lại và từ chối do vi phạm cam kết, hợp đồng kinh tế, hàng bị mất, kém phẩm chất, hàng không đúng chủng loại, quy cách… Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp cho Nhà nước (nếu có). 1.2. Phân loại Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ được chia ra làm hai loại: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ ra bên ngoài: Là toàn bộ số tiền thu được hoặc sẽ thu được từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh như bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ cho khách hàng bao gồm cả các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có). Doanh thu nội bộ: Là doanh thu của số hàng hoá, lao vụ, sản phẩm tiêu thụ nội bộ giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty, tổng công ty, tập đoàn, liên hiệp xí nghiệp…hạch toán toàn ngành. 1.3. Công tác hạch toán kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 1.3.1. Nguyên tắc hạch toán kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ * Nguyên tắc xác định doanh thu bán hàng Theo chuẩn mực kế toán số 14, doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thoả mãn 5 điều kiện sau: - Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho người mua, Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sở hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá, Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn, Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng, Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. * Nguyên tắc xác định doanh thu cung cấp dịch vụ Doanh thu của giao dịch về cung cấp dịch vụ được ghi nhận khi kết quả của giao dịch đó có thể xác định một cách đáng tin cậy. Kết quả của giao dịch cung cấp dịch vụ được xác định khi thoả mãn đồng thời bốn điều kiện sau: Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn, Có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó, Xác định được phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập Bảng cân đối kế toán, Xác định được chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hoàn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đó. Trường hợp giao dịch về cung cấp dịch vụ liên quan đến nhiều kỳ kế toán thì việc xác định doanh thu của dịch vụ trong từng kỳ thường được thực hiện theo phương pháp tỷ lệ hoàn thành.Theo đó, doanh thu được ghi nhận trong kỳ kế toán được xác định theo phần tỷ lệ công việc đã hoàn thành vào ngày lập bảng cân đối kế toán của kỳ đó. Phần công việc đã hoàn thành được xác định theo một trong ba phương pháp sau, tuỳ thuộc vào bản chất của dịch vụ: Đánh giá phần công việc đã hoàn thành, So sánh tỷ lệ phần trăm giữa khối lượng công việc đã hoàn thành với tổng khối lượng công việc phải hoàn thành, Tỷ lệ phần trăm chi phí đã phát sinh so với tổng chi phí ước tính để hoàn thành toàn bộ giao dịch cung cấp dịch vụ. 1.3.2. Quy trình hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ * Tài khoản sử dụng - TK 511: doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ TK này gồm 5 TK cấp hai: TK 5111, TK 5112, TK 5113, TK 5114, TK 5117 TK 512: doanh thu nội bộ TK này gồm 3 TK cấp hai: TK 5121, TK 5122, TK 5123 TK 521: Chiết khấu thương mại TK 531: Hàng bán bị trả lại TK 532: Giảm giá hàng bán * Sơ đồ hạch toán TK 511,512 TK 111,112,131 TK 33311 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (không có thuế GTGT) Thuế GTGT đầu ra TK 521,531,532 Kết chuyển các khoản ghi giảm doanh thu TK 3332,3333 Thuế TTĐB, Thuế XK phải nộp của hàng đã tiêu thụ trong kỳ TK 911 Kết chuyển doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ Sơ đồ 1.1: Hạch toán tổng hợp doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG 2.1. Khái niệm Phải thu của khách hàng là tài sản của đơn vị nhưng bị các tổ chức, tập thể hay cá nhân khác chiếm dụng mà đơn vị có trách nhiệm phải thu hồi. Đây là khoản phát sinh do “độ trễ” của quá trình thu tiền so với quá trình bán hàng. Số dư phản ánh trong TK Phải thu của khách hàng trên Báo cáo tài chính là số luỹ kế từ các quá trình kinh doanh trước đến cuối kỳ kinh doanh này. 2.2. Đặc điểm - Nợ phải thu của khách hàng phát sinh từ quá trình bán hàng với thời điểm phát sinh và thời hạn thanh toán khác nhau. Mặt khác, các khoản phải thu liên quan đến nhiều người mua có đặc điểm, điều kiện kinh doanh, quản lý và khả năng thanh toán khác nhau nên có thể dẫn đến các khoản nợ quá hạn, nợ khó đòi, thậm chí không đòi được từ người mua. Do đó, các khoản phải thu liên quan mật thiết đến kết quả kinh doanh, các khoản lập dự phòng, thuế thu nhập doanh nghiệp…cũng như các khoản mục khác như tiền, hàng tồn kho… - Các khoản phải thu chủ yếu có số dư bên Nợ, nhưng trong quan hệ với từng khách nợ, từng đối tượng phải thu có thể xuất hiện số dư bên Có, chẳng hạn: doanh nghiệp nhận tiền ứng trước, trả trước của khách hàng, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu. Cuối kỳ kế toán, khi tính toán các chỉ tiêu phải thu, phải trả, khi lập Báo cáo tài chính cho phép lấy số dư chi tiết của các đối tượng nợ phải thu để lên chỉ tiêu hai bên Tài sản và Nguồn vốn của Bảng cân đối kế toán. - Đối với các khoản nợ phải thu của khách hàng thì doanh nghiệp cần theo dõi, thường xuyên kiểm tra đôn đốc thu hồi, tránh bị chiếm dụng vốn. Phải xác minh tại chỗ hoặc yêu cầu nhận bằng văn bản đối với các khoản nợ tồn đọng lâu ngày chưa và khó có khả năng thu hồi được để làm căn cứ lập dự phòng phải thu khó đòi. - Các khách nợ có quan hệ thường xuyên hoặc số dư lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng, doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu các khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi và số nợ. Có thể yêu cầu khách hàng xác nhận số nợ phải thu bằng văn bản. - Các khách hàng thanh toán các khoản nợ phải thu cho doanh nghiệp bằng hàng hoá, sản phẩm (trường hợp hàng đổi hàng) hoặc bù trừ giữa nợ phải thu và nợ phải trả hay phải xử lý khoản nợ khó đòi cần có đủ các chứng từ hợp pháp, hợp lệ liên quan như: biên bản đối chiếu công nợ, biên bản xoá nợ kèm theo các bằng chứng về số nợ thất thu. 2.3. Hạch toán kế toán về phải thu của khách hàng 2.3.1. TK sử dụng TK 131: Phải thu của khách hàng Về mặt nguyên tắc TK 131 chỉ sử dụng khi phát sinh nợ phải thu, phải trả cho khâu bán hàng. Tuy nhiên để tạo thuận lợi cho công tác hạch toán thuế GTGT ở các doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế và thực hiện nghiệp vụ chiết khấu thương mại cho khách hàng, các doanh nghiệp có thể sử dụng TK này trong trường hợp thu tiền ngay. TK này có thể có số dư bên nợ hoặc bên có. 2.3.2. Hạch toán kế toán * Một số nguyên tắt hạch toán Phải thu của khách hàng: - Nghiệp vụ thanh toán với người mua phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ khi bán hàng và thu tiền là không cùng một thời điểm. - Phải chi tiết các khoản phải thu theo từng người mua, không được phép bù trừ công nợ phải thu, phải trả giữa các đối tượng khác nhau (trừ khi có sự thoả thuận giữa các đối tượng với doanh nghiệp). - Phải tổng hợp tình hình thanh toán với người mua theo tính chất nợ phải thu hay nợ phải trả trước khi lập báo cáo. - Đối với các khoản phải thu có gốc ngoại tệ thì vừa phải theo dõi được bằng đơn vị nguyên tệ, vừa phải quy đổi thành VNĐ theo tỷ giá thích hợp và thực hiện điều chỉnh tỷ giá khi lập Báo cáo tài chính. Sơ đồ hạch toán TK 131 TK 511,515,711 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ,doanh thu hoạt động tài chính và thu nhập khác TK 111, 112… Người mua thanh toán Ứng trước của người mua TK 521,532,531, 635,3331 CKTM, CKTT, GGHB, HBBTL TK 3331 Thuế GTGT Sơ đồ 1.2: Hạch toán tổng hợp Phải thu của khách hàng PHẦN II KIỂM TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG VÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH KIỂM TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TRONG KIỂM TOÁN TÀI CHÍNH Vai trò của kiểm toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trong kiểm toán Báo cáo tài chính Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh có một vị trí đặc biệt quan trọng trong Báo cáo tài chính của doanh nghiệp, phản ánh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và tình hình thực hiện nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với Ngân sách Nhà nước…của một kỳ kế toán. Các chỉ tiêu doanh thu cũng như các chỉ tiêu chi phí phản ánh trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh có mối quan hệ chặt chẽ với các chỉ tiêu phản ánh trên Bảng cân đối kế toán, với các chỉ tiêu thu – chi tiền mặt, tiền gửi, nhập - xuất vật tư, hàng hoá…Đồng thời là cơ sở để xác định chỉ tiêu lợi nhuận, thuế thu nhập doanh nghiệp và các nghĩa vụ khác của doanh nghiệp. Do đó thông qua việc kiểm toán doanh thu, đặc biệt là doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ có thể phát hiện ra những sai sót, gian lận trong việc hạch toán các chỉ tiêu có liên quan đó. Đặc điểm của kiểm toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ ảnh hưởng đến công tác kiểm toán Do chu trình bán hàng và ghi nhận doanh thu là một trong chuỗi các chu trình nghiệp vụ có mối liên hệ chặt chẽ với nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh nên khi tiến hành kiểm toán phải kết hợp kết quả kiểm toán các khoản mục liên quan như vốn bằng tiền, các khoản phải thu, khoản mục hàng tồn kho…và thực tế trong hầu hết các cuộc kiểm toán, kiểm toán viên đều thực hiện riêng rẽ kiểm toán khoản mục doanh thu mà quan trọng nhất là doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ do tính chất quan trọng và phức tạp của khoản mục này. Để thực hiện mục đích trốn thuế, lậu thuế và ghi giảm doanh thu, rất nhiều doanh nghiệp cố tình hạch toán sai chế độ, từ đó ảnh hưởng đến tính trung thực của thông tin trên Báo cáo tài chính. Chẳng hạn: Nhóm hàng có thuế suất cao chuyển sang nhóm hàng có thuế suất thấp nhằm trốn thuế, lậu thuế. Điều kiện về giá bán của hàng đại lý ký gửi là hạch toán vào doanh thu bán hàng hoa hồng mà doanh nghiệp được hưởng khi bán đúng giá niêm yết. Song trên thực tế, các đại lý bán với giá trên cơ sở cung - cầu về từng loại hàng hoá. Đối với doanh thu bán hàng theo phương thức trả chậm, trả góp thì doanh thu được ghi nhận theo giá bán trả ngay tại thời điểm ghi nhận doanh thu. Phần lãi từ khoản chênh lệch giữa giá bán trả chậm, trả góp với giá bán trả ngay được ghi nhận vào tài khoản “doanh thu chưa thực hiện”. Nhưng nhiều doanh nghiệp lại hạch toán hoàn toàn tiền lãi thu được vào doanh thu của năm tài chính. Mục tiêu kiểm toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 1.3.1.Mục tiêu hợp lý chung Mục tiêu hợp lý chung của kiểm toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là các nghiệp vụ bán hàng và cung cấp dịch vụ phải có căn cứ hợp lý để ghi nhận doanh thu, số liệu trên TK doanh thu là đúng đắn và phù hợp với các quy định và chuẩn mực kế toán được chấp nhận rộng rãi. 1.3.2. Mục tiêu kiểm toán đặc thù * Mục tiêu hiệu lực Mục tiêu này hướng vào tính có thực của khoản mục doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. KTV sẽ tìm hiểu doanh thu đã ghi nhận trên sổ sách là từ những nghiệp vụ đã thực sự phát sinh hay không. Cụ thể, KTV sẽ xem xét trên các khía cạnh: Có thật là hàng hoá đã được chuyển cho khách hàng, doanh thu có được ghi nhận tương ứng với số tiền mà khách hàng đã thanh toán hoặc chấp nhận sẽ thanh toán cho doanh nghiệp. Để xem xét cụ thể tính có thực, KTV tiến hành kiểm tra ngược với trình tự kế toán bằng cách lựa chọn và tính toán lại một số nghiệp vụ bán hàng có con số doanh thu được ghi nhận trên sổ sách là lớn. Từ đó KTV thu thập các chứng từ khẳng định nghiệp vụ đó đã xảy ra theo sự phê chuẩn của ban quản lý và theo nhu cầu mua hàng có thực của người mua. * Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ đã được phê chuẩn Xem xét có sự phê chuẩn của ban quản lý về phương thức và chính sách bán hàng, giá bán đơn vị, quy định về thanh toán và ưu đãi thanh toán với khoản phải thu của khách hàng. * Mục tiêu đầy đủ KTV tìm hiểu tất cả các nghiệp vụ doanh thu phát sinh đã được ghi nhận đầy đủ. Có hay không hàng hoá đã giao cho khách hàng nhưng không ghi nhận doanh thu. Với mục tiêu này, KTV kiểm tra theo đúng trình tự kế toán – đi từ chứng từ đến sổ sách. KTV cũng có thể kết hợp xem xét những nghiệp vụ giao dịch thanh toán với ngân hàng, với người mua để tìm ra các khoản mục doanh thu không được ghi sổ. * Mục tiêu định giá KTV xem xét doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ có được tính toán đúng trên cơ sở giá bán đã được phê chuẩn, số lượng hàng bán ra, các khoản giảm trừ cho khách hàng (nếu có). Bên cạnh đó, KTV sẽ lưu ý đến các điều kiện ghi nhận doanh thu có được thoả mãn đầy đủ không. * Mục tiêu chính xác số học KTV hướng vào kiểm tra doanh thu có được tính toán đúng, công việc cộng sổ, chuyển sổ, sang sổ thực hiện trên sổ tổng hợp, sổ chi tiết là chính xác hay không. * Mục tiêu phân loại và trình bày Mục tiêu này hướng đến việc doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ có được phân loại phù hợp với chế độ kế toán hiện hành cũng như chính sách của doanh nghiệp hay không. KTV làm rõ sự phân loại chỉ tiêu doanh thu trên các tiêu chí như doanh thu nội bộ hay doanh thu bán hàng cho khách hàng bên ngoài, doanh thu theo các phương thức bán hàng và thanh toán khác nhau. * Mục tiêu đúng kỳ Khi xem xét doanh thu có được ghi sổ đúng kỳ kế toán hay không, KTV quan tâm đến việc ghi nhận doanh thu tại thời điểm chuyển giao giữa hai kỳ kế toán liên tiếp nhằm phát hiện lỗi hạch toán nhầm hoặc cố tình ghi sai kỳ cho những mục đích cụ thể. Chẳng hạn, một niên độ kế toán của doanh nghiệp bắt đầu từ ngày 1/1 đến 31/12, KTV quan tâm đến các nghiệp vụ ghi nhận doanh thu tại thời điểm tháng 12 năm kiểm toán và tháng 1 năm sau. 1.4. Quy trình kiểm toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 1.4.1. Thực hiện thử nghiệm kiểm soát Trong phần này em xin trình bầy theo hai hướng: thực hiện thủ tục kiểm soát theo từng kỹ thuật cụ thể và thực hiện thủ tục kiểm soát theo từng công việc cụ thể. * Thực hiện thủ tục kiểm soát theo từng kỹ thuật cụ thể - Điều tra: Thực hiện điều tra hướng đến mục tiêu tính hiện hữu của doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ nhằm đảm bảo các nghiệp vụ liên quan đến doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ đã ghi nhận là có thật. Trong đó chú ý đến việc xác minh các chữ ký trên chứng từ gốc là của người có đủ thẩm quyền. Xem xét các nghiệp vụ phát sinh có thực hiện đúng với chính sách bán hàng của khách hàng hay không. - Phỏng vấn: KTV lập bảng câu hỏi và tiến hành phỏng vấn các cá nhân có tham gia vào quá trình tiêu thụ sản phẩm. Dạng câu hỏi bao gồm cả câu hỏi đóng và câu hỏi mở nhằm thu thập được lượng thông tin hiểu biết nhiều nhất và sát thực nhất với thực tế đã diễn ra. Kết thúc phỏng vấn, KTV tóm tắt những kết quả thu được, cân nhắc thông tin nào là đúng đắn thông qua đánh giá về thái độ của người trả lời phỏng vấn. - Thực hiện lại: Khi có biểu hiện nghi vấn với một nghiệp vụ nào đó, KTV có thể yêu cầu nhân viên kế toán công ty khách hàng hoặc trực tiếp tiến hành thực hiện lại. - Kiểm tra từ đầu đến cuối: Thủ tục này là sự kết hợp giữa kỹ thuật phỏng vấn và điều tra theo diễn biến từng nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ và ghi nhận doanh thu từ khi phát sinh cho đến khi được phản ánh trên sổ chi tiết TK 511 và cuối cùng là Sổ cái TK Doanh thu. Kỹ thuật này giúp KTV hiểu tường tận về quy trình diễn ra nghiệp vụ điển hình, giải quyết mục tiêu xem xét tính trọn vẹn rằng các nghiệp vụ bán hàng phát sinh đã được ghi sổ đầy đủ. Bằng kinh nghiệm, khi kiểm tra từ đầu đến cuối các nghiệp vụ này, KTV có thể nhận dạng ngay những điểm chưa phù hợp của hệ thống kiểm soát nội bộ. - Kiểm tra ngược: Kỹ thuật này cho phép KTV kiểm tra một nghiệp vụ bán hàng và ghi nhận doanh thu từ sổ cái trở lại thời điểm ban đầu phát sinh nghiệp vụ. Mục tiêu hướng đến của công việc này là tính có thật, rằng doanh thu đã ghi sổ đều từ các nghiệp vụ thực sự phát sinh. Các nghiệp vụ trên đây không thể chỉ được thực hiện riêng lẻ mà phải được tiến hành đồng bộ để đảm bảo đem lại kết quả cao trong việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng. Bên cạnh những kỹ thuật trên đây, tuỳ thuộc vào hoàn cảnh và diễn biến cụ thể của cuộc kiểm toán mà KTV có thể linh hoạt trong việc kết hợp với các kỹ thuật khác để nhằm thu thập những bằng chứng thích hợp hơn. * Thực hiện thủ tục kiểm soát theo từng công việc kiểm soát nội bộ cụ thể - Sự đồng bộ của sổ sách kế toán: Đòi hỏi hệ thống kế toán từ chứng từ đến sổ kế toán và bảng tổng hợp có tác dụng kiểm soát tối đa các nghiệp vụ và do đó, các chu trình kế toán phải có trước khi đặt ra các mục tiêu kiểm soát nội bộ. Mặc dù với mọi đơn vị, khung pháp lý về kế toán là như nhau và được quy định trước nhưng mỗi đơn vị lại có thể lựa chọn các hình thức kế toán, các phương thức kế toán khác nhau dẫn đến trình tự kế toán cụ thể cũng khác nhau. Hơn nữa mọi văn bản pháp lý vẫn chỉ là khung tối thiểu còn thực tế của mỗi đơn vị lại rất đa dạng, phong phú. Do đó, mỗi đơn vị cần định sẵn trình tự cụ thể tương ứng với hệ thống sổ sách tạo thành yếu tố kiểm soát có hiệu lực. Tương ứng với công việc kiểm soát này, trắc nghiệm đạt yêu cầu cần dựa vào các quy định và trình tự ghi sổ đã nêu để đối chiếu thực tiễn tại đơn vị được kiểm toán. Tuy nhiên trắc nghiệm đạt yêu cầu cũng cần chú ý cả những chi tiết cụ thể của tính đồng bộ không chỉ trong trình tự mà ngay trong từng sự kết hợp cụ thể. Ví dụ, đơn vị được kiểm toán quy định liên thứ hai của Hoá đơn bán hàng phải kèm theo Lệnh vận chuyển để đề phòng bỏ sót các khoản thanh toán tiền hàng đã vận chuyển. Khi đó trắc nghiệm đạt yêu cầu cần xét dãy liên tục các Lệnh vận chuyển để khẳng định chắc chắn là mỗi lệnh đều đã được kèm theo vào liên thứ hai của Hoá đơn bán hàng. - Việc đánh số thứ tự các chứng từ: Đây là một thủ tục kiểm soát đơn giản nhưng mang lại hiệu quả cao trong công tác quản lý. Sử dụng chứng từ có đánh trước số theo thứ tự liên tục có tác dụng vừa đề phòng bỏ sót, giấu diếm, vừa tránh trùng lặp các khoản doanh thu, các khoản ghi sổ bán hàng. Tất nhiên việc đánh số trước phải có mục đích rõ ràng, kèm theo việc tổ chức hợp lý theo hướng tích cực để đạt được mục đích đó. Cụ thể nếu việc bán hàng và vận chuyển diễn ra với tần suất lớn thì cần phải kiểm soát qua số thứ tự liên tục của vận đơn. Để tránh bỏ sót các nghiệp vụ ghi nhận doanh thu cần lưu trữ tất cả các chứng từ vận chuyển đã đánh số liên tục sau mỗi lần vận chuyển và cùng người khác định kỳ soát lại tất cả số thứ tự, tìm ra nguyên nhân của bất kỳ sự bỏ sót nào. Trắc nghiệm đạt yêu cầu thông thường cho việc kiểm soát này là chọn ra một dãy liên tục các chứng từ khác nhau như liên thứ hai của chứng từ bán hàng đã ghi sổ nhật ký tiêu thụ để phát hiện các trường hợp bỏ sót hay ghi trùng trong dãy số liên tục. Trắc nghiệm này đồng thời cung cấp bằng chứng cho cả hai mục tiêu: hiệu lực và trọn vẹn. - Lập bảng cân đối thanh toán tiền hàng và gửi cho khách hàng: Các công ty có nghiệp vụ bán hàng với quy mô lớn, thông thường hàng tháng có tổng hợp và lập bảng cân đối giữa giá trị hàng bán với các khoản đã thu tiền, các khoản phải thu để kiểm soát việc bán hàng. Do các cân đối này có liên quan đến khách hàng nên cần gửi đến khách hàng để thông báo đồng thời xác nhận quan hệ mua – bán đã phát sinh trong tháng. Việc lập báo cáo về giá trị hàng bán để xác nhận với khách hàng là một công việc kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với các nghiệp vụ bán hàng và ghi nhận doanh thu. Trắc nghiệm đạt yêu cầu trong trường hợp này là sự xem xét và đưa ra ý kiến của kiểm toán của KTV về việc lập và xác nhận các Bảng cân đối trên. - Xét duyệt nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ: Tại doanh nghiệp, việc xét duyệt này được xem xét trên hai góc độ khác nhau: + Đối với các nghiệp vụ bán hàng có quy mô nhỏ như bán lẻ, bán hàng cho khách vãng lai…việc phê chuẩn đối với nghiệp vụ này chính là các quy định về giá bán lẻ, quy định về vận chuyển hàng hoá, ký duyệt hoá đơn… + Đối với các đơn đặt hàng, các hợp đồng kinh tế có giá trị lớn, thủ tục kiểm soát này thường tập trung vào các điểm chủ yếu sau: Việc bán chịu phải được phê duyệt thận trọng trước khi bán hàng, Hàng hoá chỉ được vận chuyển sau khi duyệt với đầy đủ chứng từ (TK, con dấu, chữ ký hợp pháp của bên mua và bên bán), Giá bán phải được phê duyệt bao gồm cả chi phí vận chuyển, giảm giá, chiết khấu thương mại và điều kiện thanh toán. Các thủ tục kiểm soát này nhằm ngăn ngừa rủi ro do vận chuyển đến người mua “ma” hay người mua không có điều kiện