Đề án Kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp

lời nói đầu Đời sống xã hội loài người có nhiều mặt hoạt động: hoạt động lao động sản xuất, hoạt động khoa học kỹ thuật, văn hóa - nghệ thuật, hoạt động chính trị, tôn giáo… Trước khi tiến hành các hoạt động trên, con người phải tồn tại, phải tiêu dùng một lượng tư liệu sinh hoạt nhất định như: thức ăn, đồ mặc, nhà ở… Để có những thứ đó, con người phải sản xuất và không ngừng tái sản xuất với quy mô ngày càng mở rộng. Như vậy sản xuất của cải vật chất là cơ sở của đời sống xã hội. Bất kỳ một quá trình sản xuất xã hội nào cũng đều có 3 yếu tố chủ yếu sau: - Lao động - Đối tượng lao động - Tư liệu lao động Nguyên vật liệu là một loại của đối tượng lao động. Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất kinh doanh. Chi phí nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành sản phẩm và trong bộ phận dự trữ chủ yếu của quá trình sản xuất kinh doanh. Chính vì vậy, quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Để làm được điều này, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải tổ chức tốt công tác kế toán nhất là kế toán nguyên vật liệu. Công tác kế toán nguyên vật liệu được thực hiện tốt sẽ cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin cho các nhà quản trị doanh nghiệp biết về tình hình sử dụng tài sản lưu động, đồng thời góp phần vào việc cung ứng kịp thời, đầy đủ vật tư cho quá trình sản xuất, thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát việc chấp hành định mức tiêu hao nguyên vật liệu, góp phần giảm những chi phí không cần thiết nhằm hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Như vậy, công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng giữ một vai trò đối với hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Với những lý do trên, được sự hướng dẫn tận tình của cô giáo - Th.S. Lê Kim Ngọc, em đã vận dụng những kiến thức đã được học để thực hiện đề án “Kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp”. Đề án gồm 3 phần: Phần I: Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp. Phần II: Phương pháp kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp. Phần III: Một số nhận xét và giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp. Phần I Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp I - Sự cần thiết phải tổ chức kế toán nguyên vật liệu: 1. Khái niệm và đặc điểm của nguyên vật liệu: 1.1. Khái niệm nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hóa; là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm. 1.2. Đặc điểm nguyên vật liệu: - Nguyên vật liệu là những tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho. - Nguyên vật liệu là cơ sở cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm. - Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. - Trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, giá trị nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng cao trong tổng tài sản lưu động và tổng chi phí sản xuất. 2. Nhiệm vụ và vai trò của kế toán nguyên vật liệu: Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói chung để tồn tại và phát triển phải đưa ra được những sản phẩm thích ứng với nhu cầu thị trường với một mức giá hợp lý. Để làm được điều đó, các nhà quản trị doanh nghiệp phải nắm bắt được những thông tin về thị trường, về giá cả, về sự biến động của các yếu tố đầu vào… Và những thông tin đó có được một phần là nhờ công tác kế toán nguyên vật liệu. Để cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin cho công tác quản lý nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp, kế toán nguyên vật liệu phải thực hiện được những nhiệm vụ chủ yếu sau: - Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lượng, chất lượng và giá thành thực tế của nguyên vật liệu nhập kho. - Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số lượng và giá trị nguyên vật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao nguyên vật liệu. - Phân bổ hợp lý giá trị nguyên vật liệu sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất - kinh doanh. - Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu tồn kho, phát hiện kịp thời nguyên vật liệu thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra. II - Phân loại và tính giá nguyên vật liệu 1. Phân loại nguyên vật liệu Nguyên vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp công nghiệp có nhiều loại với những vai trò và công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất - kinh doanh. Vì vậy, để tổ chức tốt công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu, doanh nghiệp cần phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu. Trên thực tế, đặc trưng dùng để phân loại nguyên vật liệu thông dụng nhất là vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất - kinh doanh. Theo đặc trưng này, nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp được phân ra các loại sau: - Nguyên liệu và vật liệu chính: là nguyên liệu, vật liệu mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm. - Vật liệu phụ: là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất – kinh doanh, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý. - Nhiên liệu: là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng như than đá, than bùn, củi, xăng… Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ. - Phụ tùng thay thế: là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng tài sản cố định. - Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản: là các loại thiết bị, vật liệu phục vụ cho hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản. - Vật liệu khác: là các loại vật liệu đặc chủng của từng doanh nghiệp hoặc phế liệu thu hồi. Căn cứ vào nơi sử dụng nguyên vật liệu: - Nguyên vật liệu dùng ở bộ phận sản xuất - Nguyên vật liệu trực tiếp - Nguyên vật liệu gián tiếp - Vật liệu dùng ở bộ phận bán hàng - Vật liệu dùng ở bộ phận quản lý doanh nghiệp - Vật liệu dùng cho xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn tài sản cố định - Nguyên vật liệu dùng cho các bộ phận khác: chi tiêu công đoàn, quỹ phúc lợi… Căn cứ vào nguồn nhập, ta có: - Nguyên vật liệu mua ngoài - Nguyên vật liệu tự gia công chế biến - Nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh hoặc cổ phần - Nguyên vật liệu vay, mượn tạm thời của đơn vị khác - Phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp 2. Tính giá nguyên vật liệu Tính giá nguyên vật liệu là công tác quan trọng trong việc tổ chức kế toán nguyên vật liệu. Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu. Theo Chuẩn mực kế toán số 02 - Hàng tồn kho, nguyên vật liệu được tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Phù hợp với Chuẩn mực kế toán Hàng tồn kho trong công tác kế toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp, nguyên vật liệu được tính theo giá thực tế. Giá thực tế của nguyên vật liệu là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu. 2.1. Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được xác định tùy theo từng nguồn nhập. Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Gtt = Ghđ + Tn + Cm - Ck Gtt: Giá thực tế nguyên vật liệu nhập vào Ghđ: Giá ghi trên hóa đơn (tính theo giá thu tiền một lần) Tn: Thuế ngoài giá thanh toán phải nộp trong quá trình thu mua Cm: Chi phí thu mua Ck: Chiết khấu thương mại hoặc giảm giá được hưởng Đối với những doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì thuế giá trị gia tăng không được tính vào giá thực tế của nguyên vật liệu. Đối với những doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thì thuế giá trị gia tăng được tính vào giá thực tế của nguyên vật liệu. Đối với nguyên vật liệu gia công chế biến xong nhập kho, thì giá thực tế bao gồm giá xuất và chi phí gia công chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ. Đối với nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh hoặc cổ phần, thì giá thực tế của nguyên vật liệu là giá trị nguyên vật liệu được các bên tham gia góp vốn thừa nhận. Đối với nguyên vật liệu vay, mượn tạm thời của đơn vị khác, thì giá thực tế nhập kho được tính theo giá thị trường hiện tại của số nguyên vật liệu đó. Đối với phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp thì giá thực tế được tính theo đánh giá thực tế hoặc giá bán trên thị trường. 2.2. Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho Thời điểm tính giá là khi xuất kho nguyên vật liệu hoặc cuối kỳ kế toán. Giá xuất kho phải tính theo giá phí và phù hợp với khối lượng xuất. Phương pháp tính giá nguyên vật liệu phải nhất quán và phải thích hợp với đặc điểm nguyên vật liệu của từng doanh nghiệp. Theo Chuẩn mực kế toán số 02 - Hàng tồn kho, việc tính giá trị hàng tồn kho được áp dụng theo một trong các phương pháp sau: - Phương pháp tính theo giá đích danh - Phương pháp bình quân gia quyền - Phương pháp nhập trước, xuất trước - Phương pháp nhập sau, xuất trước Phương pháp tính theo giá đích danh (tính trực tiếp) Phương pháp này được áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định, doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô nguyên vật liệu nhập kho, vì vậy khi xuất kho lô nào thì tính theo giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó. Phương pháp này có ưu điểm là công tác tính giá nguyên vật liệu được kịp thời và thông qua việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho, kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của từng lô nguyên vật liệu. Tuy nhiên, phương pháp này đòi hỏi công tác sắp xếp, bảo quản phải hết sức tỉ mỉ, tốn công sức. Phương pháp bình quân gia quyền: Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu nhưng số lần nhập, xuất mỗi danh điểm nhiều. Ptt xuất kho = P đơn vị bình quân cả kỳ x Lượng nguyên vật liệu xuất kho P đơn vị bình quân cả kỳ = Ptt từng danh điểm nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Khối lượng từng danh điểm nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ ưu điểm của phương pháp này là giảm nhẹ được việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, không phụ thuộc vào số lần nhập, xuất của từng danh điểm nguyên vật liệu. Nhưng phương pháp này có nhược điểm là dồn công việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho vào cuối kỳ kế toán nên ảnh hưởng đến các khâu kế toán khác và kế toán phải tính giá theo từng danh điểm nguyên vật liệu. Phương pháp Nhập trước, xuất trước (FIFO): Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là lô nguyên vật liệu nhập kho trước sẽ được xuất dùng trước. Vì vậy lượng nguyên vật liệu xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó. Ưu điểm của phương pháp này là cho phép kế toán có thể tính giá nguyên vật liệu xuất kho kịp thời. Nhược điểm của phương pháp này là phải tính giá theo từng danh điểm nguyên vật liệu và phải hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức, chi phí kinh doanh không phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của nguyên vật liệu. Phương pháp Nhập trước - xuất trước thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều. Phương pháp Nhập sau – xuất trước (LIFO): Theo phương pháp này, nguyên vật liệu được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô nguyên vật liệu nào nhập vào kho sau sẽ được xuất dùng trước. Về cơ bản ưu, nhược điểm và điều kiện vận dụng của phương pháp Nhập sau - xuất trước giống như phương pháp Nhật trước - xuất trước nhưng sử dụng phương pháp Nhập sau - xuất trước giúp cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của nguyên vật liệu. Phần II Phương pháp kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp I - Kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Trong quá trình sản xuất, doanh nghiệp thường sử dụng nhiều chủng loại nguyên vật liệu khác nhau, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ra ngừng sản xuất. Vì vậy, kế toán nguyên vật liệu phải bảo đảm theo dõi được tình hình biến động của từng danh điểm nguyên vật liệu. Trong thực tế, công tác kế toán hiện nay ở nước ta, các doanh nghiệp thường áp dụng một trong ba phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu là phương pháp thẻ song song, phương pháp đối chiếu luân chuyển và phương pháp số dư. 1. Thủ tục chứng từ: Chứng từ kế toán là bằng chứng chứng minh nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, đã hình thành, là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán. Cả ba phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu đều sử dụng những chứng từ sau: 1.1. Phiếu nhập kho - Mẫu số 01-VT: - Mục đích: Xác nhận số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hóa nhập kho, là căn cứ thủ kho nhập vật tư, hàng hóa, ghi thẻ kho, kế toán ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp về hàng tồn kho. - Phương pháp lập: Phiếu nhập kho do phòng cung ứng hoặc bộ phận sản xuất lập. Phụ trách các bộ phận này ký vào phiếu. Người nhận hàng mang phiếu nhập kho xuống kho để giao hàng. Thủ kho nhận hàng, ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho còn 2 cột thành tiền và đơn giá kế toán ghi. Thủ kho ghi: Ngày - tháng - năm nhập kho và cùng người giao hàng ký vào phiếu. Phiếu được lập làm 3 liên: liên 1 lưu cuống phiếu, liên 2 thủ kho giữ sau đó chuyển cho kế toán, liên 3 giao cho người giao hàng. 1.2. Phiếu xuất kho - Mẫu số 02-VT - Mục đích: Theo dõi số lượng vật tư, hàng hóa, sản phẩm xuất kho, thủ kho ghi thẻ kho, kế toán hàng tồn kho ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp về hàng tồn kho. Phiếu xuất kho còn là căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng định mức tiêu hao vật liệu. Phiếu xuất kho do bộ phận xin lĩnh vật tư hoặc phòng cung ứng lập. Phiếu xuất kho gồm 3 liên; phụ trách của các bộ phận này ký vào phiếu. Thủ kho xuất hàng hóa ghi số lượng thực xuất vào phiếu; ghi ngày - tháng - năm xuất kho và cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu. 1.3. Biên bản kiểm nghiệm sản phẩm, vật tư, hàng hóa: Biên bản này xác định số lượng, quy cách, chất lượng vật tư, sản phẩm, hàng hóa trước khi nhập kho, làm căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản. Biên bản này thường lập cho các loại vật tư có đặc điểm sau: - Nhập kho với số lượng lớn - Các loại vật tư có tính chất lý hóa phức tạp - Các loại vật tư quý hiếm. Biên bản này do ban kiểm nghiệm lập; gồm 2 bản: 1 bản giao cho phòng cung ứng, 1 bản giao cho phòng kế toán. Trường hợp có vật tư không đúng số lượng, quy cách, phẩm chất so với hóa đơn thì phải lập thêm 1 liên kèm với chứng từ liên quan gửi cho đơn bị bán. 1.4. Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ: Phiếu này xác nhận số lượng vật tư cuối kỳ còn ở đơn vị sử dụng, làm căn cứ ghi giảm chi phí sản xuất - kinh doanh. Phiếu do bộ phận sử dụng lập, gồm 2 bản: 1 bản giao cho phòng cung ứng, 1 bản giao cho phòng kế toán. Trường hợp vật tư không cần dùng nộp lại kho thì phải lập phiếu nhập kho. 1.5. Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa: Biên bản này xác nhận số lượng, chất lượng và giá trị của vật tư, sản phẩm, hàng hóa có ở kho tại thời điểm kiểm kê, là căn cứ để xác định số lượng, giá trị vật tư thừa, thiếu so với số liệu trên sổ sách, là căn cứ để ghi sổ kế toán. Biên bản do hội đồng kiểm kê lập, gồm 2 bản: 1 bản giao cho phòng kế toán, 1 bản giao cho thủ kho. 1.6. Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức: 2. Tổ chức kế toán chi tiết: 2.1. Phương pháp thẻ song song: - Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu về mặt số lượng. Thẻ kho được mở cho từng danh điểm nguyên vật liệu. Căn cứ để ghi thẻ kho là các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu. - Kế toán nguyên vật liệu cũng dựa trên chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu để ghi số lượng và tính thành tiền nguyên vật liệu nhập, xuất vào “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu”, mở tương ứng với thẻ kho. Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu” với “Thẻ kho” tương ứng, đồng thời từ “Sổ kế toán chi tiết vật liệu”, kế toán lấy số liệu để ghi vào “Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu” theo từng danh điểm, từng loại nguyên vật liệu để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu. Phương pháp này đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng danh điểm nguyên vật liệu kịp thời, chính xác. Tuy nhiên, việc ghi chép còn trùng lặp về mặt lượng giữa kho và phòng kế toán. Phương pháp này chỉ sử dụng được khi doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu. Sơ đồ 21: Hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu ( Bảng kêt tính giá) Thẻ kế toán chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp nhập - xuất- tồn kho vật liệu Thẻ kho Ghi chú: Ghi hàng ngày; Ghi cuối tháng; Đối chiếu 2.2. Phương pháp đối chiếu luân chuyển: - Thủ kho: căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu để ghi “Thẻ kho”. - Kế toán: mở “Sổ đối chiếu luân chuyển nguyên vật liệu” theo từng kho. Cuối kỳ trên cơ sở phân loại chứng từ nhập, xuất theo từng danh điểm nguyên vật liệu và theo từng kho, kế toán lập “Bảng kê nhập vật liệu”, “Bảng kê xuất vật liệu” và dựa vào các bảng kê này để ghi vào “Sổ luân chuyển nguyên vật liệu”. Khi nhận được thẻ kho, kế toán tiến hành đối chiếu tổng lượng nhập, xuất của từng thẻ kho với “Sổ luân chuyển nguyên vật liệu”; đồng thời từ “Sổ đối chiếu luân chuyển nguyên vật liệu” lập “Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu” để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp vật liệu. - Ưu điểm của phương pháp này là giảm nhẹ khối lượng công việc ghi chép của kế toán. - Nhược điểm: Công việc ghi sổ, kiểm tra đối chiếu dồn vào cuối kỳ nên trong trường hợp số lượng chứng từ nhập, xuất của từng danh điểm nguyên vật liệu nhiều thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ khó khăn, ảnh hưởng tới tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm nguyên vật liệu và số lượng chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu không nhiều. Sơ đồ 2.2: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập vật liệu Phiếu nhập kho Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu Sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Bảng kê xuất vật liệu Phiếu xuất kho Ghi chú: Ghi hàng ngày; Ghi cuối tháng; Ghi đối chiếu 2.3. Phương pháp số dư: - Thủ kho: Ngoài việc ghi “Thẻ kho” thì cuối kỳ còn phải ghi lượng nguyên vật liệu tồn kho từ “Thẻ kho” vào “Sổ số dư”. - Kế toán: dựa vào số lượng nhập, xuất của từng danh điểm nguyên vật liệu kèm theo “Phiếu giao nhận chứng từ” và giá hạch toán để trị giá thành tiền nguyên vật liệu nhập, xuất theo từng danh điểm, từ đó ghi vào “Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn”. Cuối kỳ, tính tiền trên “Sổ số dư” và đối chiếu tồn kho từng danh điểm nguyên vật liệu trên “Sổ số dư” với tồn kho trên “Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn”. Từ “Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn”, kế toán lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về vật liệu. Phương pháp này khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp trên: tránh được việc ghi chép trùng lặp và dãn đều công việc trong kỳ. Tuy nhiên, với phương pháp này, việc kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai sót gặp nhiều khó khăn. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm nguyên vật liệu và đồng thời số lượng chứng từ nhập, xuất của mỗi loại nhiều. Sơ đồ 2.3: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp số dư Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu Sổ số dư Thẻ kho Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu T\ Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ xuất Ghi chú: Ghi trong tháng; Ghi cuối tháng; Đối chiếu II - Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: A. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên: 1. Khái niệm và tài khoản sử dụng: 1.1. Khái niệm phương pháp kê khai thường xuyên: Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán. Theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán cũng xác định được lượng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng. Phương pháp kê khai thường xuyên đòi hỏi ghi chép nhiều, không thích hợp với doanh nghiệp có sử dụng những loại hàng tồn kho mà giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán. 1.2. Tài khoản sử dụng: TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu” Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế. Kết cấu của TK 152: + Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng giá trị nguyên vật liệu trong kỳ. + Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm giảm giá trị nguyên vật liệu trong kỳ. + Dư Nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho. TK 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2, chi tiết theo từng loại, nhóm thứ vật liệu tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. TK 151 “Hàng mua đang đi đường” Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận ấnnh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng về. Kết cấu của TK 151: + Bên Nợ: Phản ánh trị giá hàng mua đang đi đường trong kỳ. + Bên Có: Phản ánh trị giá hàng mua đi đường kỳ trước, kỳ này về nhập kho. + Dư Nợ: Phản ánh giá trị hàng mua đang đi đường cuối kỳ chưa về nhập kho. 2. Sơ đồ kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX: Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX TK 111,112,311,331... TK 152 TK 621, 627, 641, 642,... Giá mua và chi phí mua NVL đã nhập kho Giá trị NVL xuất kho sử dụng trong doanh nghiệp TK 133 VAT đầu vào TK 154 TK 151 Giá trị NVL xuất để gia công chế biến Hàng mua đang Hàng đi đường đi đường nhập kho TK 154 TK 128, 222 Nhập kho NVL tự chế hoặc gia công Xuất NVL để góp liên doanh TK 412 TK 411 TK 411 Nhận vốn góp liên doanh bằng NVL TK 128, 222 Xuất NVL trả vốn góp liên doanh Nhận lại vốn góp liên doanh bằng NV TK 138 , 622 TK 338, 711 Trị giá NVL thiếu khi kiểm kê kho Tri giá NVL thừa khi kểm kê kho B. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ ( KKĐK): 1. Khái niệm và tài khoản sử dụng : 1.1. Khái niệm phương pháp kiêm kê định kỳ: Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị vật tư, hàng hoá đã xuất trong kỳ theo công thức: Trị giá vật tư, Tổng trị giá vật tư, Trị giá vật tư, Trị giá vật tư, hàng hoá = hàng hoá mua + hàng hoá - hàng hoá xuất kho vào trong kỳ tồn đầu kỳ tồn cuối kỳ Theo phương pháp KKĐK, mọi biến động vật tư, hàng hoá không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản hàng tồn kho. Giá trị hàng hoá mua vào nhập kho được phản ánh trên một tài khoản riêng ( tài khoản“Mua hàng”). Khi áp dụng phương pháp KKĐK, các tài khoản hàng tồn kho chỉ sử dụng đầu kỳ hạch toán (để kết chuyển số dư đầu kỳ) và cuối kỳ hạch toán (để kết chuyển số dư cuối kỳ). Ưu điểm của phương pháp KKĐK là giảm nhẹ khối lượng công việc kế toán, nhưng độ chính xác về vật tư, hàng hoá xuất dùng cho các mục đích khác nhau phụ thuộc vào chất lượng công tác quản lý tại kho, quầy, bến bãi... Phương pháp KKĐK thường được áp dụng ở những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá với quy cách, mẫu mã khác nhau,giá trị thấp và được xuất thường xuyên. 1.2. Tài khoản sử dụng: TK 611 “Mua hàng”: Tài khoản này dùng để phản ánh giá thực tế của số vật tư, hàng hoá mua vào, xuất trong kỳ. Kết cấu của TK 611: + Bên Nợ: Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và mua vào trong kỳ. + Bên Có: Giá thực tế NVL xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt... trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. TK 611 không có số dư cuối kỳ và được chi tiết thành các TK cấp 2 2. Sơ đồ kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK: Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK TK 152, 153 TK 611 TK 151, 152 K/C NVL đi đường và tồn kho đầu kỳ K/C NVL đi đường và tồn kho cuối kỳ TK 111, 112, 113 TK 111, 112. 331 Gtt NVL mua vào trong kỳ Trả NVL cho người bán hoặc CKTM TK 133 TK 133 TK 621, 627 Gtt NVL đã sử dụng trong kỳ III - Tổ chức sổ kế toán: Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nhgiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán. Như vậy, sổ kế toán là vật mang thông tin, là công cụ để tập hợp và hệ thống hoá những thông tin ban đầu từ các chứng từ kế toán làm cơ sở cho việc soạn thảo c