Đánh giá thành tích công việc, một công cụ quản trị doanh nghiệp

Đánh giá thành tích công việc, một công cụ quản trị doanh nghiệp   Đánh giá là một sự miêu tả chính thức về giá trị, tính hiệu quả hay mức độ thành công của một người hay một cái gì đó. Mọi hoạt động của con người bao gồm hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD) cũng cần thường xuyên được đánh giá. Mục đích của việc đánh giá là nhằm tổng kết lại những điều đạt được và chưa đạt được và nguyên nhân là gì. Từ đó tiếp tục điều chỉnh hoạt động hướng tới trạng thái tốt hơn. Vậy đánh giá thành tích công việc là gì và tiến hành nó như thế nào? Những quy trình, thủ tục nào, những nhân tố nào cấu thành hệ thống đánh giá thành tích công việc? Bài viết dưới đây nhằm khái quát về hệ thống đánh giá thành tích công việc trong doanh nghiệp (DN), một công cụ quản trị DN mà theo tác giả chưa được đánh giá cao trong các DN ở Việt Nam nói chung và DN Nhà nước nói riêng. Khái niệm Khi mới hình thành, khái niệm đánh giá thành tích công việc chỉ được hiểu là một quá trình thường bắt đầu từ việc xây dựng một biểu mẫu đánh giá và kết thúc bằng cuộc trò chuyện giữa người quản lý và nhân viên và cũng thường được tiến hành một cách đại khái, hời hợt, chỉ mang tính chất hình thức. Tuy nhiên, vào cuối thập kỷ 80, tại hầu hết các nước có nền kinh tế phát triển, đánh giá thành tích công việc đã chú trọng tới việc xây dựng các mục tiêu và thứ tự ưu tiên mà theo đó thành tích công việc sẽ được đánh giá: phương pháp này được gọi là quản trị thành tích công việc. Quản trị thành tích công việc là một biện pháp nhằm đạt được kết quả tốt hơn trong hoạt động SXKD của DN thông qua việc tìm hiểu và quản lý thành tích công việc của mỗi cá nhân trong DN với những mục tiêu, những tiêu chuẩn và những yêu cầu về kỹ năng đã được thống nhất xây dựng trước bằng cách đánh giá và cải thiện thành tích công việc. Nếu quản trị thành tích công việc là một bộ phận của hệ thống kiểm soát của DN thì đánh giá thành tích công việc chỉ là một quá trình của quản trị thành tích công việc. Đánh giá thành tích công việc là việc xem xét kết quả các công việc mỗi cá nhân đã được thực hiện. Mục đích của đánh giá thành tích công việc là để xác định vị trí hiện tại cho nhân viên thực hiện công việc đó. Trong khi đó, quản trị thành tích công việc là việc xây dựng những mục tiêu trong tương lai mà nhân viên đó cần đạt được. Mục đích (cái bạn muốn đạt được) và mục tiêu (cái mà bạn cố gắng đạt được) của việc đánh giá thành tích công việc Đánh giá thành tích công việc là một trong những nhiệm vụ trọng tâm mà một người quản lý DN giỏi cần phải thực hiện tốt. Bất cứ một hệ thống đánh giá nào cũng nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động của DN thông qua việc đảm bảo rằng mọi cá nhân trong DN đều cố gắng tối đa khả năng của mình. Cụ thể đánh giá thành tích công việc nhằm ba mục đích sau: - Đánh giá xem các cá nhân có xứng đáng được thưởng hoặc tăng lương hay không (khen thưởng) - Soát xét lại công việc đã thực hiện nhằm xác định những tồn tại, điểm yếu cần khắc phục, xác định những khả năng tiềm ẩn chưa sử dụng đến của các cá nhân, và xây dựng những chương trình đào tạo, tập huấn phù hợp, cần thiết - Xác định những khả năng tiềm tàng của từng cá nhân, làm nền tảng để mỗi cá nhân có thể phát triển sự nghiệp của mình sau này Để đạt được các mục đích trên, việc đánh giá thành tích công việc cần phải có được những kết quả cụ thể sau đây (mục tiêu): - Xác định và xây dựng những nội dung công việc cụ thể mà từng cá nhân phải thực hiện nhằm đạt được mục tiêu chung của bộ phận, nơi mà cá nhân đó làm việc - Thiết lập những kết quả chính hoặc quan trọng mà doanh nghiệp mong đợi cá nhân đó sẽ đạt được trong công việc sau một khoảng thời gian nhất định - So sánh mức độ kết quả thành tích công việc của từng cá nhân với mức chuẩn, làm cơ sở cho việc để có chế độ thưởng thích đáng - Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển của từng cá nhân thông qua kết quả công việc thực tế - Xác định các cá nhân có khả năng để đề bạt vào các vị trí thích hợp trong bộ máy quản lý hay không - Xác định những khâu yếu kém, những tồn tại cần phải cải thiện hoặc thay đổi - Xác định, đánh giá năng lực nhân sự hiện có và tiềm ẩn phục vụ công tác lập kế hoạch nhân lực cho DN - Cải thiện sự trao đổi thông tin trong công việc giữa các cấp khác nhau Lợi ích của hệ thống đánh giá thành tích công việc Thoạt nhìn, hệ thống đánh giá thành tích công việc trong DN là một hoạt động tiêu tốn thời gian của mọi cá nhân và làm tăng chi phí của DN, đặc biệt là đối với các DN đang trong thời kỳ cần phải dốc toàn bộ nguồn lực cho cạnh tranh để tồn tại và phát triển. Tuy nhiên, lợi ích mà nó đem lại thì thực sự lớn và rất khó đánh giá. Đó là lợi ích đối với DN và đối với từng cá nhân trong DN đó. Đối với DN Thông thường trong hoạt động sản xuất kinh doanh của DN, người quản lý thường có ấn tượng về thành tích công việc cá nhân của nhân viên cấp dưới một cách ngẫu nhiên hoặc tình cờ (có thể là do những thành công hay thất bại rất đáng chú ý hoặc rất dễ nhận thấy của nhân viên cấp dưới). Hiện tượng phổ biến là người quản lý không có được một bức tranh rõ nét, hoàn chỉnh và khách quan về nhân viên cấp dưới của mình. Do đó một hệ thống đánh giá thành tích công việc chính thức sẽ giúp khắc phục được phần nào khiếm khuyết này. Hơn nữa, cho dù người quản lý có thể nhận ra lỗi hay thiếu sót của nhân viên cấp dưới một cách công bằng, nhưng họ cũng không có động cơ để bỏ thời gian quan tâm tới vấn đề cải thiện và phát triển thành tích công việc của từng cá nhân nếu như không có một hệ thống đánh giá chính thức. Việc đưa ra kiến đánh giá về một người dễ dàng hơn rất nhiều so với việc nhận xét đánh giá một cách chi tiết (bằng văn bản hoặc trực tiếp đối với người bị đánh giá). Trên phương diện này, hệ thống đánh giá thành tích công việc có ý nghĩa như một quy định bắt buộc trong DN đòi hỏi mọi cá nhân phải thực hiện vì lợi ích thiết thực của nó. Ngoài ra trong quá trình đánh giá, những người đánh giá khác nhau có thể áp dụng những tiêu chí đánh giá khác nhau, tiêu chuẩn khác nhau về tính khách quan và sự đánh giá. Điều này đã làm mất đi giá trị của việc đánh giá về phương diện so sánh, một trong những nguyên nhân làm giảm lòng tin của người bị đánh giá về hệ thống đánh giá. Do vậy một hệ thống đánh giá chính thức sẽ là một cơ sở để giảm bớt sự khác biệt trên. Cuối cùng hệ thống đánh giá chính thức của DN là một phương tiện khuyến khích người quản lý đưa ra các ý kiến phản hồi một cách đầy đủ cần thiết hoặc thích đáng đối với nhân viên cấp dưới, giúp cho nhân viên cấp dưới có thể điều chỉnh kịp thời theo hướng có lợi cho bản thân anh ta và cho DN. Đối với cá nhân Nếu trong DN không có một hệ thống đánh giá công việc chính thức thì bản thân mỗi cá nhân nhân viên cũng sẽ gặp phải nhiều bất lợi: họ sẽ không nhận ra được những tiến bộ cũng như sai sót hay lỗi của mình trong công việc; họ sẽ không có cơ hội được đánh giá xem mình có thể được xem xét đề bạt hay không; họ sẽ không được xác định và sửa chữa các yếu điểm của mình thông qua đào tạo; và họ sẽ ít có cơ hội trao đổi thông tin với cấp quản lý... Trình tự đánh giá Việc đánh giá cũng có một trình tự nhất định giống như các quá trình khác trong DN và thông thường bao gồm các bước sau: Bước 1. Xác định tiêu chí đánh giá, có thể dựa trên việc phân tích công việc, những tiêu chuẩn thành tích công việc, bản mô tả chức danh công việc v..v.. Bước 2. Người đánh giá chuẩn bị biểu mẫu đánh giá. Trong một số hệ thống đánh giá, có thể cả người đánh giá và người được đánh giá cùng chuẩn bị biểu mẫu đánh giá này một cách độc lập. Sau đó các biểu mẫu này được đối chiếu và thống nhất với nhau: Bước 3. Người đánh giá và người được đánh giá cùng thực hiện đánh giá. Thực hiện đánh giá thực chất là việc trao đổi quan điểm về nội dung biểu mẫu, về mục tiêu phát triển cho người được đánh giá, về các biện pháp khắc phục tồn tại v.v.. Bước 4. Người giám sát người đánh giá soát xét kết quả đánh giá. Mục đích của việc soát xét này là để người được đánh giá không có cảm giác phải chịu sự đánh giá của một người. ở bước này, để đảm bảo tính công bằng của quá trình đánh giá, người bị đánh giá có thể khiếu nại chính thức nếu cần thiết Bước 5. Người đánh giá và người được đánh giá cùng nhau xây dựng kế hoạch hành động nhằm đạt được sự thay đổi và phát triển cho người được đánh giá. Sau đó, người được đánh giá phải thực hiện kế hoạch hành động đã được thống nhất trên Bước 6. Quá trình thực hiện kế hoạch hành động phải được giám sát và thay đổi một cách phù hợp, kịp thời Biểu mẫu đánh giá Việc xây dựng biểu mẫu đánh giá là một trong những yếu tố quyết định tới sự thành công của hệ thống đánh giá thành tích công việc của DN. Trong khi xây dựng biểu mẫu đánh giá, phải luôn giữ một số nguyên tắc nhất định. Đó là: việc đánh giá phải liên quan tới các tiêu chuẩn chung, nhằm mục đích so sánh giữa các cá nhân; mặt khác nó còn phải liên quan tới những tiêu chí kết quả công việc có ý nghĩa, có tính đến các biến số quan trọng trong từng công việc khác nhau. Thông thường biểu mẫu đánh giá được xây dựng trước khi thực hiện đánh giá. Về nội dung, nói chung các tiêu chí trong biểu mẫu đánh giá chủ yếu liên quan tới các nội dung cơ bản của bản mô tả công việc. Cần lưu ý rằng, tính cách và năng lực là những phạm trù rất khó đánh giá. Trong hầu hết các hệ thống đánh giá thì tính cách thường không được xếp vào các tiêu chí đánh giá, trừ khi nó có liên quan cụ thể, trực tiếp tới thành tích công việc. Trong khi đó năng lực lại được quan tâm đánh giá nhiều nhất. Năng lực là một kỹ năng thể hiện khả năng có thể hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể nào đó. Nó có thể bao gồm cả khả năng chuyển giao kỹ năng và kiến thức. Ví dụ về một số tiêu chí đánh giá năng lực của người quản lý được trình bày trong bảng 1. Bảng 1. Khẳ năng về trí tuệ  Có khả năng bao quát Khả năng phân tích và đánh giá (ví dụ biết cách tìm tòi các thông tin phù hợp, có liên quan, biết cách dành sự chú ý thích đáng tới các chi tiết quan trọng) Có khả năng lên kế hoạch và tổ chức (ví dụ lên chương trình và giao quyền, giao việc)   Khả năng ứng xử giữa cá nhân với nhau (đồng nghiệp)  Biết cách quản lý nhân viên (ví dụ có tác phong lãnh đạo, biết đào tạo nhân viên) Có sức thuyết phục (biết dàn xếp, khéo thương lượng) Quyết đoán và kiên định Nhạy cảm (mềm dẻo, linh hoạt trong giao tiếp với đồng nghiệp)   Khả năng thích nghi, thích ứng và khả năng chịu đựng  Có thể hoạt động dưới áp lực và trong mọi hoàn cảnh (hoàn cảnh bất lợi)   Luôn đặt kết quả công việc là mục tiêu phấn đấu  Nghị lực và có óc sáng kiến (là một người năng động và duy trì cường độ làm việc cao) Có động cơ đạt thành tích cao trong công việc (ví dụ đặt ra các mục tiêu khắt khe đòi hỏi có nhiều cố gắng) Có đầu óc kinh doanh   Phỏng vấn đánh giá Phỏng vấn đánh giá là một quá trình trong hệ thống đánh giá thành tích công việc. Nói một cách đơn giản, phỏng vấn đánh giá là cuộc trao đổi giữa người đánh giá và người được đánh giá để có được kết quả đánh giá. Nhưng giá trị của nó không chỉ dừng lại ở kết quả đánh giá. Trong khi biểu mẫu đánh giá chỉ là một công cụ thực hiện đánh giá thành tích công việc thì sự thành công của những cuộc phỏng vấn đánh giá mới thực sự quyết định đến hiệu quả của hệ thống đánh giá. Qua phỏng vấn đánh giá các mục tiêu được trình bày ở phần trên sẽ được giải quyết. Thông thường trình tự các bước phỏng vấn đánh giá được tiến hành như sau: Bước 1. Chuẩn bị. Việc chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn đánh giá bao gồm việc lên kế hoạch cụ thể về thời gian, địa điểm và không gian phù hợp. Người đánh giá chủ động xem xét quá trình làm việc của người được đánh giá. Ngoài ra, trong bước này người được đánh giá có thể chuẩn bị những ý kiến đánh giá của những người quản lý khác làm thông tin tham khảo thêm cho người đánh giá. Biểu mẫu đánh giá cũng được chuẩn bị trong bước này. Có thể người đánh giá xem xét bản tự đánh giá của người được đánh giá (nếu có). Bước 2. Tiến hành phỏng vấn đánh giá. Trước tiên, người đánh giá nghe người được đánh giá trình bày. Nguyên tắc lúc này đối với người đánh giá phải giữ nhịp cho buổi phỏng vấn đánh giá chỉ ở ngưỡng thảo luận, không được xảy ra tranh cãi. Người đánh giá phải tập trung khuyến khích người được đánh giá nói, từ đó có thể xác định được vấn đề và những giải pháp thích đánh. Cái khó nhất đối với người đánh giá là phải nghe một cách công bằng. Bước 3. Sau khi trao đổi, thảo luận, người đánh giá và người được đánh giá phải cùng nhau đi đến thống nhất được một kế hoạch hành động, người đánh giá phải đạt được sự cam kết từ phía người được đánh giá. Trước khi kết thúc người đánh giá phải luôn kết luận những điều đạt được trong buổi phỏng vấn đánh giá để một lần nữa khẳng định hai bên hoàn toàn hiểu nhau. Bước 4. Hoàn thiện biểu mẫu đánh giá. Bước 5. Các bên thực hiện kế hoạch hành động như đã thoả thuận. Quá trình này phải được giám sát chặt chẽ và thông tin đầy đủ, liên tục đối với người được đánh giá Kết luận Với lợi ích mà hệ thống đánh giá thành tích công việc đem lại bất kỳ một DN nào cũng không thể bỏ qua việc xem xét và triển khai nó. Đây thực sự là một cơ hội để DN vươn lên trong môi trường ngày nay khi mà tính cạnh tranh ngày càng gay gắt. Đặc biệt đối với các DN nhà nước trong nền kinh tế đang hội nhập mạnh với nền kinh tế thế giới, các nhà quản lý phải nhận thức sâu sắc được lợi ích của hệ thống đánh giá thành tích công việc, phải nắm bắt được những nguyên tắc cơ bản, những mấu chốt để có được một hệ thống đánh giá thành tích hiệu quả. Hy vọng rằng qua khái quát về hệ thống đánh giá thành tích công việc như trên có thể gợi mở cho những nhà quản lý của chúng ta có thêm phương tiện nâng cao hiệu quả SXKD của DN mình./.