Công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổ chức

Giảng viên: TRẦN HOÀNG HẠNHCÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG CƠ QUAN, TỔ CHỨC Nhận thức trước tập huấnCông tác văn thư bao gồm những việc gì?Trách nhiệm đv Công tác văn thư :Văn thư cơ quanChánh Văn phòng/=người được giao trách nhiệm phụ trách công tác văn thưThủ trưởng cơ quan, các đơn vịMọi cá nhânĐẶT VẤN ĐỀTại sao nói công tác văn thư ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản lý hành chính nhà nước. Hãy nêu một ví dụ cụ thể do không làm tốt công tác văn thư đã ảnh hưởng tiêu cực đến công tác quản lý hành chính nhà nước. Anh, chị hãy chứng minh việc quản lý hồ sơ, tài liệu trong các cơ quan, đơn vị tốt sẽ thực hiện tốt chức năng quản lý hành chính nhà nướcTại sao hoạt động quản lý hành chính nhà nước phải cần làm tốt công tác văn thư. Hãy liên hệ với công tác văn thư của cơ quan, đơn vị mình, từ đó đề xuất những biện pháp cải tiến.Văn bản qui phạm pháp luật là gì. Anh, chị hiểu thế nào là quy chế pháp lý của Nhà nước về chữ ký và quản lý con dấu trong cơ quan hành chính nhà nước. Hãy nhận xét về công tác quản lý con dấu của cơ quan của mình. MUC TIÊUNỘI DUNG CƠ BẢN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮTRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮVỊ TRÍ, Ý NGHĨA CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ ĐỐI VỚI HỌAT ĐỘNG QUẢN LÝ 1. NĐ 110 CÔNG TÁC VĂN THƯ2. NĐ 111 CÔNG TÁC LƯU TRỮ3. GIÁO TRÌNH4. www.luutruvn.gov.vnTài liệuTHAM KHẢO5Wh2H?QUẢN LÝ VĂN BẢNYêu cầuVề lý luậnÝ NGHĨA Về thực tiễnCÔNG TÁC VĂN THƯ CÔNG TÁC LƯU TRỮCÁC GIẢI PHÁP ĐỔI MỚI CTVT, LT TRONG CÁC CQHCNNNội dungĐỌC VĂN BẢN, TÌM CÁC QUY ĐỊNH LÀM CƠ SỞ PHÁP LÝĐỌC GIÁO TRÌNH, BỔ SUNG VỀ LÝ LUẬNRÀ SOÁT, ĐÚC KẾT THỰC TIỄN,PHƯƠNG PHÁP HỌC TẬPXÂY DỰNG LÝ LUẬN CHO BÀI HỌC CÔNG TÁC VĂN THƯKHÁI NIỆM VỊ TRÍ, Ý NGHĨATRÁCH NHIỆMYÊU CẦU CHUNG 1.KỸ THUẬT NGHIỆP VỤ CTVTNỘI DUNG NGHIỆP VỤ CTVTCÔNG TÁC VĂN THƯ LÀ GÌCƠ SỞ PHÁP LÝ, CƠ SỞ LÝ LUẬNCÔNG TÁC VĂN THƯ LÀ ?ĐIỀU ?, NĐ 1101.CÔNG TÁC VĂN THƯ KHÁI NIỆMCông tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin văn bản phục vụ cho hoạt động quản ly, điều hành́ trong CQ, TCCông tác văn thư bao gồm:SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN;QUẢN LÝ VĂN BẢN, TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG QUÁ TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CQ,TC ( quá trình theo dõi giải quyết công việc của mỗi cá nhân trong CQ, TC);QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯBằng những nguyên tắc, yêu cầu, trình tự, thủ tục hợp pháp và hợp lý 1.CÔNG TÁC VĂN THƯ VỊ TRÍ ?, Ý NGHĨABảo đảm phục vụ Thông tin văn bản cho hoạt động quản lý Giải quyết công việc có Chất lượng; Giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước và cơ quan; Phòng ngừa vi phạm pháp luậtHình thành hệ thống hồ sơ có giá trị phục vụ nhu cầu tra cứu, giải quyết công việc hàng ngày và chuẩn bị nộp vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dàiGóp phần thúc đẩy nhanh tiến trình cải cách hành chính nhà nướcĐIỀU 27-ĐIỀU 28TRÁCH NHIỆM QLNN ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ  BỘ NV, CÁC BỘCỤC VT<CQ, TCCHÍNH PHỦUBNDTPVP UBTRÁCH NHIỆM QLNN ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ  TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CQ, TCNGƯỜI ĐỨNG ĐẦU CHÁNH VPTRƯỞNG ĐƠN VỊMỌI CÁ NHÂNVĂN THƯCĐTM, TCTHĐĐ, NNTHỰC HIỆN các nhiệm vụ cụ thể trong CTVT ĐIỀU 29CÔNG TÁC VĂN THƯ PHẢI ĐÁP ỨNGKỊP THỜI HIỆN ĐẠIĐẦY ĐỦ CHÍNH XÁCBẢO MẬTYÊU CẦUMỐI QUAN HỆ VỀ VĂN BẢN GIỮA CQTC VỚI CÁC CQTC KHÁC VÀ CÁ NHÂNCÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC KHÁC, CÁ NHÂNNGHIỆP VỤ CTVT_ CÁC KHÁI NIỆMCQABCKHÁI NIỆMVBDEVBĐIVB KHÁC VBDI1/ SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN2/ QUẢN LÝ VĂN BẢN httqthđ của CQ,TCQUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIQUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾNQUẢN LÝ VB KHÁC VBDIQUẢN LÝ VĂN BẢN MẬTLẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HS VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH3/ QL & SD CDNỘI DUNG NGHIỆP VỤ CTVTKỸ THUẬT NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯĐI ƯuQUY TRÌNH NGHIỆP VỤNGUYÊN TẮC, YÊU CẦU, TRÌNH TỰ, THỦ TỤCSOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢNĐI ƯuNGUYÊN TẮC, YÊU CẦU, TRÌNH TỰ, THỦ TỤCQUY TRÌNH NGHIỆP VỤTRÌNH TỰ, THỦ TỤC SOẠN THẢO, BAN HÀNHđiều 6-điều 10 SOẠN THẢODUYỆT BẢN THẢOKÝ CHÍNH THỨCĐÁNH MÁY, NHÂN BẢNKIỂM TRA TRƯỚC KHI KÝTùy theo tính chất từng loại văn bản, cơ quan, tổ chức cần phải quy định quy trình cụ thể Quy trình trên có thể được đơn giãn hoặc chi tiết hóaThảo luận 1Sản phẩm mỗi bướcTìm hiểu NT, YC tại Đ8, Đ9Các biện pháp để nâng cao hiệu quả thực hiện quy trìnhTRÌNH TỰ,THỦ TỤC SOẠN THẢO, BAN HÀNHđiều 6-điều 10 SOẠN THẢODUYỆT BẢN THẢOKÝ CHÍNH THỨCĐÁNH MÁY, NHÂN BẢNKIỂM TRA TRƯỚC KHI KÝ?????SẢN PHẨMAD TCH, UDCNTT VÀO THỰC HiỆN CHUẨN HÓA TT, HINH THUC, KTTBDT, BD, TH CB, CC; TUYỂN NGUOI QUA DT TCVÁP DUNG ISO TrT,TT?????QUẢN LÝ VBDINTQUY TRÌNHVBDI?Xác định các nguyên tắc, yêu cầu QLVBDIGiải thích khỏan 1 điều 18. Vì sao phải chuyển phát ngay trong ngày?Hâu quả gì có thể xảy ra, nếu văn thư chỉ lưu bản có chữ ký trực tiếp và k đóng dấu bản nàyTại sao phải thực hiện nguyên tắc chế tác? Biện pháp để thực hiện được nguyên tắc chế tácVì sao có hiện tượng số văn bản có a, b,QUY TRÌNH SOẠN THẢO, BAN HÀNH, QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIQUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VBQUY TRÌNH QLVBDI_Đ17-20;CÁC CVHDQUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIKIỂM TRAGHI SỐ, NGÀY, NHÂN BẢNTTPH,CPTDCPĐÓNG DẤULƯU V.BẢNTHỂ THỨCH. THỨCKTT.BÀYGHI SỐGHI NGÀYDAÁU CQDẤU KHÁCHSCVIVTDẤU CQC, PHÁTTTPHĐĂNG KÝCPHAÙTTDCPHÁTĐẦU VÀO, ĐẦU RAGHI NGÀYNHÂN BẢN QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾNVĂN BẢN ĐẾN LÀ?QUY TRÌNHNT, YÊU CẦUXEM NĐ110 CÔNG TÁC VĂN THƯ-ĐIỀU 12-16TIẾP NHẬNĐĂNG KÝGIẢI QUYẾTTRÌNH, CGIAOTHEO DÕI GQKIỂM TRAP. LOẠIBÓC BÌĐÓNG DẤU ĐẾNĐĂNG KÝ SBTRÌNHDUYỆT PPL. HSNTL.HSCVIXEM XÉT TOÀN BỘBÁO CÁOQUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾNL.HSTKC.GIAOĐK BỔ SUNGKÝ NHẬNĐĐ, NNBÁO CÁOLẬP BÁO CÁOTham khảo_Văn thư điện tử Văn thư đien tử là hoạt động giao dịch bằng điện tử đối với các loai VB, sự kiện, hình ảnh, tiếng nói.Việc truyền thông đươc thực hiện truyền trên hệ thống mạng từ máy này sang máy khác.Tham khảo_Văn bản điện tử Thông tin được chuyển giao qua hệ thống mạng LAN, WAN được tổ chức công nhận bằng văn bảnVĂN BẢN NỘI BỘQUẢN LÝKHÁI NIỆMVĂN BẢN MẬTVBQPPL?NGUYÊN TẮCKHÁI NIỆMVB MẬT Văn bản mật là văn bản chứa đựng bí mật của nhà nước có nội dung quan trọng về các lĩnh vực chính trị, an ninh, kinh tế, khoa học, công nghệ, hoặc các lĩnh vực khác mà Nhà nước chưa hoặc không công bố và nếu tiết lộ thì gây nguy hại cho nhà nước CHXHCNVNVBQPPLPháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước, ngày 28/12/2000 Nghị định của Chính phủ quy định chi tiết thi hành PLBVBMNN, số 33/2001/NĐ-CP, ngày28/3/2001Thông tư 12/2002/TT-BCA(A11), ngày 13/9/2002NGUYÊN TẮC QLVBMXác định đúng mức độ mậtKhông phổ biến cho những người không trách nhiệmKhông được tự ý mang VBM ...Không được giao .Không được tự ý sao chép .Không bàn bạc, trao đổi...Không tự ý huỷ VBM...Không sử dụng máy tính có nối mạng Internet để soạn thảo, in ấn sao chụp1.CÔNG TÁC VĂN THƯQUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤUCON DẤUVBQPPL?NGUYÊN TẮCKHÁI NIỆMÝ NGHĨACon dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nướcCON DẤUVBQPPLHHNghị định 58/2001/NĐ-CP, ngày 24/8/2001; Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu(01/04/2009)ĐIỀU 25, 26 NĐ 110/2004/NĐ-CPThông tư 07/2002/TT-LT, ngày 06/5/2002 của Liên tịch Bộ Công an – Ban Tổ chức – Cán bộ – Chính phủTẬP TRUNG NGHIÊN CỨUMỗi CQ- một con dấu chungCon dấu khác cùng loại con dấu thứ nhấtDấu nổi, dấu thu nhỏThủ tục sủ dụng con dấu mớiĐóng dấu, giữ dấuTrách nhiệm quản lý con dấuMực inMất con dấuCon dấu mòn, hỏng, chuyển đổi về tổ chức, đổi tên tổ chứcKiểm tra sử dụng con dấuTrường hợp tạm đình chỉ con dấu Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức mình Con dấu phải để tại trụ sở cơ quan, tổ chức và phải được quản lý chặt chẽ, không được tuỳ tiện mang dấu theo ngườiTrường hợp cần thiết để giải quyết công việc ở xa trụ sở cơ quan thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức đó có thể mang con dấu đi theo và phải chịu trách nhiệm về việc mang con dấu ra khỏi cơ quan Điều 25 NĐ110 LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNHHỒ SƠ? LHS?QUY TRÌNHYÊU CẦUXEM NĐ110 CÔNG TÁC VĂN THƯVỊ TRÍ, Ý NGHĨATRÁCH NHIỆMQUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢNtrong giai đoạn văn thưQUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾNSOẠN THẢO, BAN HÀNH, QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐILẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNHHỒ SƠTẬPTẬPHỒ SƠTẬPTẬPTẬPlà 1 tập hợp văn bản, tài liệu cùng liên quan với nhau về 1 vấn đề, 1 sự việc, 1 đối tượng CỤ THỂ (HS công việc ), hình thành trong quá trình, theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng , nhiệm vụ của 1 CQ,TC hoặc của 1 cá nhânHS còn là 1 tập hợp văn bản có cùng một hoặc vài đặc điểm giống nhau nào đó. Chẳng Hạn ĐẶC điểm TÁC GIẢ, TÊN LOAI VĂN BẢN ,hoặc các đặc điểm khác (Tập VB có đặc điểm chung) hình thành trong quá trình, theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng , nhiệm vụ của 1 CQ,TC hoặc của 1 cá nhânÝ NGHĨA CỦA SỰ PHÂN BIỆTHỒ SƠTẬPTẬP YÊU CẦULHSHHPHẢI PHÙ HỢP CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤPHẢI CÓ GIÁ TRỊ BẢO QUẢN TƯƠNG ĐỐI ĐỒNG ĐỀUPHẢI LIÊN QUAN VÀ ĐÚNG TRÌNH TỰ DIỄN TIẾN 1. CTVT trường hợp BSHPBản sao y bản chínhBản sao lụcBản trích saoBản sao được chứng thựcPhó bảnBản sao được xác nhận GIÁ TRỊ BẢO QUẢNLHS là làm gì?Trong quá trình theo dõi giải quyết công việc bằng những nguyên tắc, phương pháp nhất địnhTẬP HỢP VB THÀNH HSSẮP XẾP VBHSNTHSCVIHSNSHSTK4 LOAÏI HSCÁC LOẠI HS THƯỜNG GẶPHỒ SƠ NGUYÊN TẮCCÁCH LẬPTập hợp văn bản theo vấn đề, sau đó sắp xếp theo thời gian (Số lượng VB nhiều)Luôn luôn cập nhật văn bản mới, huỷ văn bản hết hiệu lựcKhông nộp vào lưu trữ HỒ SƠ TRÌNH KÝCÁCH LẬPCác văn bản làm phát sinh văn bản trình kýCác văn bản chứa đựng các nguyên tắc làm căn cứ cho văn bản trình kýCác văn bản làm cơ sở thực tế ghi kết quả điều tra, nghiên cứu vấn đề cho văn bản trình kýBản thảo văn bản trình kýHỒ SƠ NHÂN SỰTập hợp văn bản có liên quan tới một cán bộ, công chức nhất định trong cơ quan. Hồ sơ nhân sự là tài liệu mật, phải được khai thác, sử dụng theo chế độ bảo mật.MỞ HSTT,CNKẾT THÚCBIÊN MỤCNHẬN NVGHI TĐHSKIỂM ĐIỂMSẮP XẾPBÌA NGOÀIMỤC LỤC VBQUY TRÌNH LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH (HSCVI)ĐÁNH SỐTrong quá trình theo dõi giải quyết công việcCHỨNG TỪ KẾT THÚC GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNHXEM ĐIỀU 22 NĐ110 CÔNG TÁC VĂN THƯTRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LHS TRONG CQ, TCNGƯỜI ĐỨNG ĐẦU CHÁNH VPTRƯỞNG ĐƠN VỊMỌI CÁ NHÂNTK văn bản => GQCVI đạt hiệu quả caoQLHSTL=> QL toàn bộ công việc CQ; BM Đ, NN và CQCC=> cơ sở PL và thực tế để GQCVIHTHS có GT=> phục vụ hoạt động thực tiễn CQ; tiền đề cho CTLTNN=> TPLĐKH Ý NGHĨATìm kiếm văn bản dễ dàng, nhanh chóng, chính xác, nhờ thế, giúp cho Năng suất giải quyết công việc đạt hiệu quả caoQuản lý tài liệu chặt chẽ, đầy đủ, có hệ thống và khoa học; thông qua đó giúp thủ trưởng cơ quan quản lý được toàn bộ công việc, tạo điều kiện bảo quản hoàn chỉnh, giữ gìn được bí mật Đảng, nhà nước cũng như bí mật cơ quanLập hồ sơ tốt sẽ tạo ra những bộ hồ sơ có giá trị đảm bảo Chứng cứ trung thực, làm cơ sở pháp lý và thực tế cho quá trình giải quyết công việc Công tác lập hồ sơ tốt chẳng những tạo nên hệ thống các hồ sơ có giá trị phục vụ tra cứu, giải quyết công việc hàng ngày mà còn tạo tiền đề cho công tác lưu trữ bảo đảm tốt việc thực hiện các hoạt động nghiệp vụ phục vụ cho việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữCông tác LHS tốt sẽ tạo nên nề nếp làm việc trong CQ, ĐV.Từ đó xây dựng được tác phong lao động khoa học của CB,CC XHCNVỊ TRÍKhâu cuối cùng , quan trọng của công tác VĂN THƯ và là tiền đề của công tác LƯU TRỮLHSHH VÀ GIAO NỘP HS VÀO LTHHTHẢO LUẬNTóm tắt nội dung nghiệp vụ công tác văn thư Phân tích ý nghĩa công tác văn thưTóm tắt nội dung nghiệp vụ công tác lập hồ sơ hiện hànhI. 2.Khaùi nieämTLVTTLLTLTHHLTLSH.ĐỘNGTLLTLTLSTLLTTLLTGTTTGTTTGTLS*TLVTTLVTtbdtkttltlstlthhtLTHHTLLTQUY TRÌNH QUẢN LÝ VB CÔNG TÁC LƯU TRỮKHÁI NIỆM Ý NGHĨATÓM TẮT NỘI DUNG NGHIỆP VỤTRÁCH NHIỆMNGUYÊN TẮC 2. Là bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị được chọn lựa lại từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và nhân vật lịch sử được bảo quản trong các kho lưu trữTài liệuLƯU TRỮ2. Công tác lưu trữ là giữ lại và tổ chức khoa học TLLT để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. Nội dung CTLT gồm: ??????CÔNG TÁC LƯU TRỮ2.TẬP TRUNGTHỐNG NHẤTNGUYÊN TẮC LƯU TRỮTHAM KHẢO HỆ THỐNG LTLS Ở NƯỚC TACấp TWTTLTQG IITTLTQG IIITTLTQG ITTLTQG IVTTLT T, TPCấp tỉnh, TP thuộc TWLT HUYỆNCấp huyệnTÓM TẮT NỘI DUNG NGHIỆPVỤ CTLTTHU THẬPTHỐNG KÊ LƯU TRỮXÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆUTỔ CHỨC KHAI THÁC SỬ DỤNGCHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮBẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ 2.TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG CQ, TCNGƯỜI ĐỨNG ĐẦU CHÁNH VPTRƯỞNG ĐƠN VỊMỌI CÁ NHÂNLƯU TRỮ HIỆN HÀNH 2.2.4.TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG CQ, TCNGƯỜI ĐỨNG ĐẦU CHÁNH VPTRƯỞNG ĐƠN VỊMỌI CÁ NHÂNVĂN THƯCĐTM, TCTHĐĐ, NNTHỰC HIỆN TỐT CTLHSĐIỀU 23 NĐ111Bao vệ an toàn, hoàn chỉnh hệ thống TLLT của cơ quan tổ chứcÝ NGHĨATỔ CHỨC khai thác sử dụng TLLT phục vụ cho hoạt động thực tiễn của cơ quan nói riêng và xã hội nói chung 2.HỆ THỐNG GIẢI PHÁPCÁN BỘ, CÔNG CHỨC KHOA HỌC CÔNG NGHỆTC BỘ MÁY THỰC HIỆN CTVT QLÝ, CĐẠO, HD, KTrCƠ SỞ VẬT CHẤT 3. Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ trong giai đoạn nay trong các cơ quan hành chính nhà nước Các giải pháp đối với đội ngũ CB, CC NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU CHÁNH VPTRƯỞNG ĐƠN VỊMỌI CÁ NHÂNVĂN THƯLỰCTHỨCTÂMKiện toàn tổ chức bộ máy thực hiện  công tác văn thư, lưu trữTỔ/ BỘ PHẬN/ CÔNG CHỨC CHUYÊN TRÁCH/KIÊM NHIỆMQuản lý CTVT,LTPháp chếLưu trữVăn thư“Một cửa”   cơ sở vật chấtĐiều kiện làm việcTrang thiết bịKết cấu HTKTCNTTTăng cường  cơ sở vật chất cho công tác quản lý văn bản Nghiên cứu khoa học và ứng dụng khoa học công nghệ vào trong công tác văn thư; không ngừng hiện đại hóa công tác văn thư, quản lý văn bảnQuan hệ chặt chẽ Giảm giấy tờ Ứng dụng công nghệ thông tinÁp dụng ISO 9001: 2000 Tiêu chuẩn hoá các loại văn bản GIẢM GIẤY TỜTối ưu hoá quy trình, thủ tục hành chínhQuy định chặt chẽ việc in ấn, sao chụp, gửi văn bảnĐẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quy trình hành chính, khai thác TTChuẩn hoá, ban hành đồng bộ các loại biểu mẫu giấy tờÁP DỤNG ISO 9001:2000Xây dựng các quy trình quản lý văn bản chuẩnThống nhất trong quản lý nhà nướcCơ sở ứng dụng công nghệ thông tinHẠN CHẾ TRONG VIỆC TIÊU CHUẨN HOÁCòn nhiều văn bản sai sót về thể thức và kỹ thuật trình bày Chuyên viên soạn thảo không kế thừa file mẫu bằng kỹ thuật nhân bản để soạn thảo văn bản cụ thể Không thể ứng dụng công nghệ thông tin vào toàn bộ quy trình soạn thảo và ban hành văn bản Nguyên nhânHẠN CHẾTRONG VIỆC TIÊU CHUẨN HOÁFile mẫu KHÔNG CHUẨN về Thể thức và kỹ thuật trình bàyCOI NHẸ Thể thức và kỹ thuật trình bàyKỸ NĂNG TIN HỌC của CB, CC còn hạn chếFile mẫu sử dụng KỸ THUẬT TIN HỌC phức tạp hoặc còn tuỳ tiệnKHẮC PHỤC File mẫu CHUẨN về Thể thức và kỹ thuật trình bàyKiểm tra chặt chẽ thể thức, kỹ thuật trình bày, kỹ năng tin học khi chuyển giao trên mạng và trước khi kýTẬP HUẤN sử dụng File mẫuFile mẫu sử dụng KỸ THUẬT TIN HỌC phải đơn giản, dễ phổ biếnYÊU CẦUMANG TÍNH NGUYÊN TẮCPhải có quyêt tâm cao của Người đứng đầuPhải tổ chức triển khai tốt việc TẬP HUẤN sử dụng Phần mềm dùng chungPhải sử dụng các phần mềmQuản lý văn bản DÙNG CHUNG Ứng dụng công nghệ thông tinCỦNG CỐTRÂN TRỌNG KÍNH CHÀO VÀ CHÂN THÀNH CẢM ƠN