Công tác văn thư lưu trữ doanh nghiệp - Nguyễn Duy Vĩnh

ức năng chủ yếu của các DN là sản xuất, kd nên ngoài những TL hành chính phục vụ cho hoạt động quản lý DN thì phần lớn tài liệu hình thành trong hoạt động của DN là những TL thiết kế, chế tạo, tài liệu phim, ảnh.. phục vụ thi công, sản xuất... Khi xác định giá trị của những TL này, chúng ta phải vận dụng những tiêu chuẩn đặc thù áp dụng cho tài liệu của doanh nghiệp như:T.chuẩn cái mới về nguyên tắc trong việc giải quyết các vấn đề KHKT.Trình độ của giải pháp KHKT.Hiệu qủa kinh tế, kỹ thuật và hiệu qủa xã hội.Mức độ tiêu chuẩn hóa sản phẩm hay công trình.Mức độ cải tạo công trình hay mức độ hiện đại hóa sản phẩm.Giai đoạn (bước) nghiên cứu, thiết kếĐạt trình độ phát minh, sáng chế hoặc có giá trị thương mạiChiếm giải thưởng ở các cuộc thi, triển lãm hoặc hội chợTính độc đáo về kiến trúc dân tộc của công trình xây dựng.Cấp dấu chất lượng quốc gia. 3. Chỉnh lý tài liệu3.1 Khái niệm Chỉnh lý tài liệu lưu trữ trong các DN là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị; hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý. 3.2 Mục đíchTổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu;Loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản.3.3 Yêu cầu Tuỳ theo điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp (kinh phí, thời gian, nhân lực, trình độ cán bộ, cơ sở vật chất) và tình hình khối tài liệu đưa ra chỉnh lý (mức độ phân loại, lập hồ sơ) mà thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh hoặc một số công đoạn của quy trình chỉnh lý (chỉnh lý sơ bộ).Tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh phải đạt được các yêu cầu sau:Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh;Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu đối với lưu trữ hiện hành; xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ đối với lưu trữ lịch sử;Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu;Lập các công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, tài liệu; cơ sở dữ liệu và công cụ tra cứu khác, phục vụ cho việc quản lý, tra cứu, sử dụng;Lập danh mục tài liệu hết giá trị và loại ra để tiêu huỷ. 3.4. Nguyên tắc chỉnh lýKhông phân tán phông lưu trữ. Tài liệu của từng đơn vị hình thành phông phải được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt;Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của doanh nghiệp hình thành tài liệu, sự liên hệ lôgic và lịch sử của tài liệu.3.5 Quy trình chỉnh lý tài liệuCông văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục VTLTNN ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính. Quyết định 321/QĐ-VTLTNN ngày 22/8/2005 của Cục VTLTNN v/v ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu. Quyết định 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/09 của Cục VTLTNN ban hành ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu theo tiêu chuẩn VN ISO 9001:2000. Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành chính(theo Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004)Quyết định 321/QĐ-VTLTNN ngày 22/8/2005 1. Nhận tài liệu2. Vận chuyển từ kho bảo quản tài liệu về địa điểm chỉnh lý3. Vệ sinh sơ bộ tài liệu4. Lập kế hoạch chỉnh lý, biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý:5. Phân loại tài liệu6. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ7. Biên mục phiếu tin8. Kiểm tra việc lập hồ sơ và biên mục phiếu tin9. Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án hệ thống hóa10. Hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin11. Biên mục hồ sơ12. Kiểm tra biên mục hồ sơ13. Bổ sung những thông tin còn thiếu trên phiếu tin14. Đánh số chính thức cho toàn bộ hồ sơ trên phiếu tin và lên bìa hồ sơ15. Vệ sinh, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng tài liệu và vào bìa hồ sơ16. Đưa hồ sơ vào hộp (cặp)17. Viết và dán nhãn hộp18. Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá19. Bàn giao tài liệu20. Nhập phiếu tin vào máy21. Kiểm tra việc nhập phiếu tin22. Lập mục lục hồ sơ23. Sắp xếp, thống kê tài liệu loại, bó gói thuyết minh tài liệu loại24. Tổng kết chỉnh lýQuyết định 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/09 1. Giao, nhận tài liệu2. Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản về địa điểm chỉnh lý3. Vệ sinh sơ bộ tài liệu4. Khảo sát và biên soạn các vb hướng dẫn chỉnh lý5. Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại6. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ, kết hợp với việc xác định giá trị tài liệu theo Hướng dẫn lập hồ sơ7. Biên mục phiếu tin (từ trường 1đến trường 14-trừ trường 3,10,12)8. Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và việc biên mục phiếu tin9. Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại10. Hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin11. Biên mục hồ sơ12. Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ.13. Đánh số chính thức cho hồ sơ vào trường số 3 của phiếu tin và lên bìa hồ sơ14. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ.15. Đưa hồ sơ vào hộp (cặp)16. Viết và dán nhãn hộp17. Vận chuyển TL vào kho và xếp lên giá18. Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý19. Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu20. Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin21. Lập mục lục hồ sơ22. Xử lý tài liệu loại23. Kết thúc chỉnh lý.4. Thống kê tài liệu lưu trữThèng kª TLLT lµ ¸p dông c¸c ph­¬ng ph¸p, c¸c c«ng cô chuyªn m«n ®Ó x¸c ®Þnh chÝnh x¸c sè l­îng, chÊt l­îng thµnh phÇn, néi dung TL vµ c¸c đối tượng khác trong KLT.§èi víi c¸c DN lín cña NN, khèi l­îng TLLT t­¬ng ®èi nhiều cã thÓ tiÕn hµnh thèng kª TLLT theo hai nhãm cơ bản: TL hµnh chÝnh vµ TL chuyªn m«n. (Việc thống kê theo ph­¬ng ph¸p vµ ph­¬ng tiÖn t­¬ng tù nh­ ®· häc ë học phần Thống kê và Công cụ tra tìm TLLT)Tài liệu chuyªn m«n cã nhiÒu lo¹i nh­: TL XDCB, thiết kế chế tạo SPCN, TL khÝ t­îng thuû v¨n; TL ¶nh, phim ®iÖn ¶nh, ghi ©m, ghi h×nh, tµi liÖu ®iÖn tö Mçi lo¹i tµi liÖu chuyªn m«n ®Òu cã ®Æc ®iÓm riªng v× vËy viÖc thèng kª c¸c lo¹i TL chuyªn m«n ph¶i phï hîp víi ®Æc ®iÓm cña tõng lo¹i TL ®ã. Kh«ng ®­îc sö dông c«ng cô thèng kª cña lo¹i TL nµy cho lo¹i TL kh¸c.Nhìn chung, tại các DN, tài liệu chuyên môn chiếm số lượng lớn, do đó việc thống kê riêng đối với khối tài liệu chuyên môn là cần thiết.Các DNNN phải thực hiện chế độ báo thèng kª c¬ së c«ng t¸c VTLT theo QuyÕt ®Þnh sè: 13/2005/Q§-BNV ngµy 06/01/2005 cña Bé Néi vô vÒ viÖc ban hµnh ChÕ ®é b¸o c¸o thèng kª c¬ së c«ng t¸c v¨n th­, l­u tr÷. Kú h¹n b¸o c¸o: n¨m. Ngµy göi b¸o c¸o: 15/01 n¨m sau. C¸c DNNN göi b¸o c¸o vÒ Côc VTLTNN.BiÓu mÉu b¸o c¸o theo BiÓu sè: 02/ CS b¸o c¸o thèng kª c¬ së (ban hµnh kÌm theo QuyÕt ®Þnh trªn) §èi víi c¸c DN kh¸c cuèi mçi n¨m còng nªn tiÕn hµnh c«ng t¸c thèng kª trong lưu trữ trong ®ã chñ yÕu lµ thèng kª TLLT vµ c¸c ph­¬ng tiÖn b¶o qu¶n TLLT ®Ó qu¶n lý chÆt chÏ tµi liÖu vµ cã kÕ ho¹ch trang bÞ, ®Çu t­ c¬ së vËt chÊt còng nh­ bè trÝ nh©n sù cho phï hîp. 5. Xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ trong DNCông cụ tra tìm TLLT là phương tiện tra tìm và thông tin tài liệu trong các LTHH và LTLS.Việc xây dựng công cụ tra tìm thường được thực hiện kết hợp trong quá trình chỉnh lý tài liệu. Hầu hết các DN hiện nay đều sử dụng cơ sở dữ liệu trên máy tính để quản lý và tra tìm VB. Cơ sở dữ liệu này được hình thành trong qúa trình lập mục lục văn bản, MLHS.Để xây dựng cơ sở dữ liệu này đòi hỏi phải đảm bảo chuẩn thông tin đầu vào hồ sơ. 6. Bảo quản tài liệu lưu trữB¶o qu¶n TLLT lµ sö dông c¸c biÖn ph¸p KHKT ®Ó kÐo dµi tuæi thä vµ bảo đảm an toµn cho TLLT, nhằm phôc vô ®­îc tèt c¸c yªu cÇu n.cøu, khai th¸c tµi liÖu.TLLT trong các DN hiện nay gồm nhiều loại: tài liệu hành chính, KHKT&CN, tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử Các loại tài liệu này cũng bị hư hại hại bởi các nguyên nhân sau:- Do chÊt cÊu thµnh TLLT: tính chất của giấy, mực.- Do ®iÒu kiÖn thiªn nhiªn: nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, bụi, nấm mốc, côn trùng- Do ®iÒu kiÖn b¶o qu¶n vµ sö dông tµi liÖu:Để bảo quản tài liệu, hạn chế tác hại của các yếu tố trên tại các DN phải có kho tàng và trang bị các thiết bị cần thiết.DN có thể sử dụng một hoặc một số phòng (tuỳ theo khối lượng và loại hình tài liệu) tại trụ sở chính, tuy nhiên phải đảm bảo yêu cầu KLT ở tách biệt, hạn chế tối đa việc đi lại và đảm bảo an toàn. Thông thường người ta bố trí KLT ở tầng cao nhất của tòa nhà trụ sở. Ví dụ: toà nhà của công ty bảo hiểm dầu khí (thuộc tập đoàn dầu khí Việt Nam) gồm 8 tầng thì KLT của c.ty được bố trí ở tầng thứ 8. Cũng có trường hợp KLT được bố trí ở các tầng khác song phải ở nơi tách biệt, có lối đi riêng, ít người qua lại, chẳng hạn như kho lưu trữ của công ty liên doanh sản xuất thiết bị viễn thông ALCATEL được đặt ở tầng hai trong bộ phận, kho này nằm trong toà nhà tuy nhiên có lối đi riêng và hạn chế tối đa người qua lại.VÒ trang thiÕt bÞ, các DN cần trang bị các loại sau:- Giá: Nếu có điều kiện nên trang bị các gi¸ ®ùng tµi liÖu l­u tr÷ ®iÒu khiÓn tù ®éng (giá compact) sẽ giúp tiÕt kiÖm triÖt ®Ó ®­îc diÖn tÝch phßng kho. Tối thiểu cũng phải trang bị giá kim loại để đựng các cặp, hộp tài liệu.- Tñ: cã nhiÒu lo¹i tủ như tủ ®ùng hå s¬, tñ ®ùng b¶n vÏ, tñ ®ùng ¶nh, tñ ®ùng tµi liÖu theo kÝch th­ícDo đó, tuỳ thuộc vào loại hình, kích thước tài liệu mà trang bị các loại tủ cho phù hợp. Tñ cã thÓ ®ãng b»ng kim lo¹i hoÆc gç.- Hßm, b×a, cÆp, hép.+ Hßm: ®èi víi n­íc ta ®ùng tµi liÖu b»ng hßm lµ ph­¬ng tiÖn b¶o qu¶n cÇn thiÕt, vËt liÖu cã thÓ lµm b»ng gç hoÆc kim lo¹i. Yªu cÇu ph¶i ch¾c ch¾n chÞu ®­îc lùc.+ B×a hå s¬: DN có thể sử dụng bìa theo mẫu tiêu chuẩn của Côc l­u tr÷ hoặc mẫu theo ngành quy định, cũng có thể thiết kế mẫu bìa riêng phù hợp với thực tế tài liệu tại DN.+ Hép: sử dụng hộp theo tiêu chuẩn của Cục hoặc mua những hộp phi Axit do nước ngoài sản xuất.Ngoài ra, ở các DN hiện nay đang sử dụng phổ biến các loại File để bảo quản tài liệu với nhiều độ dày khác nhau song phải đảm bảo yêu cầu bền, chắc, bảo quản tốt tài liệu.- C¸c trang thiÕt bÞ kh¸c:Tïy theo ®iÒu kiÖn kho tµng vµ kh¶ n¨ng kinh phÝ, cÇn trang bÞ một sè thiÕt bÞ cho kho l­u tr÷ nh­: các phương tiện vận chuyển bao gồm thang m¸y, xe ®Èy ; trang thiÕt bÞ b¶o vÖ cöa chÝnh, cöa sæ, hÖ thèng b¸o ®éng; trang thiết bÞ chèng ch¸y: c¸c b×nh chèng ch¸y, hÖ thèng b¸o ch¸y tù ®éng; hÖ thèng th«ng giã, chèng Èm nh­ qu¹t, m¸y ®iÒu hoµ, c¸c dông cô ®o nhiÖt độ, các dụng cụ để đo độ ẩmVới một số DN hiện nay để bảo quản an toàn các tài liệu phát minh, sáng chế ngoài việc lưu trữ thêm một bộ tài liệu bảo hiểm, người ta còn tiến hành chụp các bản microfilm những tài liệu đó. Với những tài liệu dạng microfilm này cần có tủ bảo quản chuyên dụng và phải là tủ chống cháy, ngoài ra còn phải trang bị máy đọc microfilm và máy in những tài liệu dạng này.Với một số loại hình tài liệu chuyên môn đặc thù phải tuân thủ theo các quy định về bảo quản đối với loại hình tài liệu đó.TL kế toán lưu trữ phải được bảo quản theo pháp luật hiện hành của NN về bảo vệ TLLT và theo quy định của chế độ này. TL kế toán lưu trữ phải được bảo quản trong KLT của đơn vị. KLT phải có đủ trang bị, thiết bị bảo quản và các điều kiện bảo đảm sự an toàn TL kế toán lưu trữ như: giá, tủ, phương tiện phòng chống hỏa hoạn; chống ẩm, mốc, chống lũ lụt, mối xông, chuột cắnNgười đứng đầu đơn vị phải chịu trách nhiệm trước PL về sự an toàn, đầy đủ và hợp pháp các TL kế toán của đơn vị đang LT.Trong trường hợp bất khả kháng do thiên tai, hỏa hoạn, TL kế toán bị hư hỏng hoặc mất, đơn vị phải thành lập Hội đồng phục hồi, xử lý TL kế toán do người đứng đầu đơn vị làm chủ tịch Hội đồng. Kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán và đại diện bộ phận có liên quan phải tham gia. Hội đồng phải thực hiện các công việc:- Bằng mọi biện pháp phục hồi, bảo toàn các TL có thể phục hồi được.- Tiến hành kiểm kê, xác định số TL hiện có, số tài liệu bị mất, bị hư hỏng không thể phục hồi được.- Lập biên bản xác định số TL hiện còn, số tài liệu bị mất theo từng loại tài liệu kế toán. Biên bản phải được lưu trữ cùng thời hạn lưu trữ quy định đối với TL bị hư hỏng, bị mất.7. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữCác DN hiện nay chủ yếu khai thác TL để phục vụ cho hoạt động sản xuất, KD. Chẳng hạn như phục vụ cho việc hợp tác, quan hệ với đối tác trong và ngoài nước, phục vụ cho việc quảng cáo, tiếp thị, đấu thầu, khai thác, sử dụng TLLT bảo vệ những bí mật về sản xuất, KD và tận dụng được những bí mật của DN khác để phục vụ cho việc cạnh tranh trong KD, phục vụ cho việc chứng minh, bảo vệ cho uy tín của DN trong những trường hợp liên quan đến tranh chấp pháp luật.Tuy nhiên, tại các DN hiện nay do trong các TLLT chứa đựng nhiều thông tin mà DN muốn giữ bí mật như thông tin về phát minh, sáng chế, quy trình công nghệ, tình hình thu chi tài chính, sản xuất KDnên các DN hạn chế tối đa việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu bao gồm cả việc hạn chế đối tượng và hình thức tổ chức sử dụng, thậm chí các đơn vị còn không muốn giao nộp TL vào LT mà giữ lại tại đơn vị để bảo quản và sử dụng.C¸c h×nh thøc tæ chøc sö dông TLLT trong DNĐối với các DN do hạn chế đối tượng khai thác, sử dụng chỉ chủ yếu phục vụ cho nhu cầu giải quyết công việc của các cán bộ lãnh đạo, nhân viên trong DN do đó hình thức tổ chức sử dụng cũng chỉ giới hạn trong một số hình thức mà theo DN có thể hạn chế tối đa việc dò rỉ thông tin. Các hình thức đó bao gồm:- Tæ chøc sö dông TLLT t¹i phßng ®äc- Cấp chứng thực TLLT.Nội dung ôn tập1.Bằng ví dụ cụ thể, trình bày ý nghĩa, tác dụng của TLLT đối với một doanh nghiệp cụ thể?2. Bằng ví dụ cụ thể, nêu các đặc điểm của tài liệu lưu trữ trong các doanh nghiệp.3.Kể tên các tiêu chuẩn cần được vận dụng trong xác định giá trị TLLT của doanh nghiệp. Cho ví dụ minh hoạ.4.Trình bày khái quát thực trạng thu thập, bổ sung TLLT doanh nghiệp vào các lưu trữ hiện nay và đề xuất các giải pháp khắc phục.Nội dung ôn tậpLớp CĐTC VTLT K1-thành phố HCMÝ nghĩa, tác dụng của TLLTDNCác tiêu chuẩn được vận dụng trong xác định giá trị tài liệu lưu trữ của DNCác đặc điểm đặc thù của TLLT DNThực trạng công tác thu thập, bổ sung TLLTDN vào các lưu trữ hiện nay và đề xuất giải pháp khắc phục.