Công tác lập dự toán ngân sách tại công ty TNHH xu hướng xuất nhập khẩu công nghiệp: Thực trạng và giải pháp hoàn thiện

1298 CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY TNHH XU HƯỚNG XUẤT NHẬP KHẨU CÔNG NGHIỆP  THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN Ngô Thúy Liễu, Đỗ Thị Trường Thọ, Nguyễn Thị Kim Ngọc, Lê Trịnh Bích Nghi, Nguyễn Phúc Lợi Khoa Tài chính – Thương mại, Trường Đại học Công nghệ TP.Hồ Chí Minh GVHD: PGS.TS. Tr n Văn Tùng TÓM TẮT Trong thời buổi xuất nhập khẩu đang phát triển như hiện nay, việc lập dự toán (DT) cũng trở thành một phần trong công tác chuẩn bị với vai trò dự báo tình hình hoạt động, tình hình sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp (DN). Tuy nhiên theo khảo sát, hiện nay không phải DN nào cũng sử dụng công cụ này một cách có hiệu quả. Do vậy, việc lập dự toán ngân sách (DTNS) là việc làm quan trọng và cần thiết đối với các Công ty Trách nhiệm hữu hạn (TNHH) Xu hướng Xuất Nhập Khẩu Công nghiệp hiện nay. DTNS giúp nhà quản trị thực hiện tốt chức năng lập kế hoạch và kiểm soát, giúp DN đi đúng hướng phát triển và tránh trường hợp chi tiêu quá mức. Nội dung chính của đề tài là khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng công tác DTNS tại Công ty TNHH Xu hướng Xuất Nhập Khẩu Công nghiệp, từ đó đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác DTNS cho công ty này. Từ khóa: Dooanh nghiệp, dự toán, dự toán ngân sách, trách nhiệm hữu hạn. 1 ĐẶT VẤN ĐỀ Việc mở rộng giao lưu kinh tế đang ngày càng phát triển, thị trường xuất nhập khẩu ngày càng mở rộng. Tuy nhiên, việc thiếu định hướng về sản phẩm, thị trường cũng như năng lực sản xuất với năng lực, nhu cầu của khách hàng đã gây khó khăn cho công ty. Việc lập DT tại Công ty TNHH Xu hướng Xuất Nhập Khẩu Công nghiệp cũng không là ngoại lệ, hiện còn nhiều khiếm khuyết. Nhà quản trị luôn phải trăn trở về chí phí hoạt động hàng kỳ của công ty là bao nhiêu, định hướng sản phẩm như thế nào, loại hình dịch vụ nào sẽ mang lại nhiều lợi nhuận cho DN, công ty có cần phải thuê thêm nhân viên mới hay không,... Từ việc nhận thức sự cần thiết của công tác lập DTNS, nhóm chúng em đã chọn nghiên cứu đề tài “Công tác lập DTNS tại Công ty TNHH Xu hướng Xuất Nhập Khẩu Công nghiệp – Thực trạng và giải pháp hoàn thiện” với mong muốn là gợi ý một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác DTNS tại công ty nhằm giúp Ban lãnh đạo có định hướng nâng cao hiệu quả hoạt động và năng lực cạnh tranh của công ty. 2 TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU Nguyễn Thúy Hằng (2012), nghiên cứu đề tài “Xác lập mô hình DT và báo cáo DTNS cho các loại hình DN trong Khu công nghiệp Biên Hòa 2” Kết quả khảo sát cho thấy mô hình các nhân tổ ảnh hưởng đến DTNS gồm 5 nhân tố tác động gồm nguồn nhân lực, cơ sở vật chất, chế độ chính sách 1299 Nhà nước, tổ chức công tác kế toán, quy trình DT. Từ đó tác giả đã phân tích những điểm hạn chế và tồn tại trong công tác lập DTNS tại các DN trong Khu Công nghiệp Biên Hòa 2 để đưa ra khuyến nghị. Nguyễn Trí Minh (2013) “Hoàn thiện DTNS tại Công ty Cổ phần sữa Việt Nam” Công tác lập DT tại công ty bao gồm các vấn đề xung quanh việc lập DTNS, báo cáo DTNS và việc kiểm soát ngân sách tại Công ty Cổ phần sữa Việt Nam để cung cấp thông tin hữu ích cho NQT ra quyết định phù hợp và đúng đắn. Lê Thị Mỹ Nương (2014) “Hoàn thiện DTNS tại Công ty TNHH Hưng Thông” tác giả đã tiến hành tìm hiểu thực trạng công tác lập DT, qua đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác DTNS, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và sự phát triển bền vững của công ty trong tương lai. Điểm chung của các tác giả trong đề tài nghiên cứu là việc xác định đúng đối tượng nghiên cứu cho từng đề tài, các phương pháp nghiên cứu được vận dụng một cách phù hợp, cho người đọc thấy rõ thực trạng công tác lập DT của từng đơn vị và từ đó đề ra giải pháp hoàn thiện nội dung lập DT. Tuy nhiên các nghiên cứu đã công bố trên chưa nghiên cứu về công tác lập DT tổng thể áp dụng cho DN sản xuất kinh doanh trong ngành sản xuất và xuất khẩu sản phẩm từ “Gỗ”. Hơn nữa, hiện nay chưa có đề tài nghiên cứu nào đề cập đến công tác lập DT tổng thể tại Công ty TNHH Xu hướng Xuất Nhập khẩu Công nghiệp. Vì vậy đề tài mà tác giả lựa chọn để nghiên cứu không trùng với các đề tài nghiên cứu trước đây. 3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Tác giả sử dụng phương pháp thu thập, phân tích, tổng hợp để hệ thống hóa lý luận DTNS và tìm hiểu thực trạng DTNS tại Công ty TNHH Xu hướng Xuất Nhập khẩu Công nghiệp. Tác giả sử dụng phương pháp phân tích, tổng hợp, đối chiếu, so sánh và suy luận để đề xuất giải pháp hoàn thiện. 4 NỘI DUNG NGHIÊN CỨU 4.1 Dự toán ngân sách DTNS là sự tính toán, dự kiến một cách toàn diện mục tiêu kinh tế, tài chính mà doanh nghiệp cần đạt được trong kỳ hoạt động, đồng thời chỉ rõ cách thức, biện pháp huy động các nguồn lực để thực hiện các mục tiêu và nhiệm vụ của DN. DTNS là một hệ thống gồm nhiều báo cáo DT. DTNS phải được lượng hóa, được chuẩn bị trước, được áp dụng cho một khoảng thời gian cụ thể và phải là một bảng kế hoạch hành động. 4.2 Các mô hình dự toán ngân sách Mô hình ấn định từ trên xuống: Các chỉ tiêu được định ra từ cấp cao sau đó truyền xuống cho nhà quản lý cấp dưới. Theo mô hình này thì rất dễ tạo sự bất bình cho các bộ phận riêng lẻ trong DN, vì thế đòi hỏi nhà quản trị cấp cao phải có tầm nhìn tổng quát về mọi mặt, nắm vững chặt chẽ chi tiết hoạt động của từng bộ phận trong DN. 1300 Mô hình thông tin phản hồi: Các chỉ tiêu được ước tính từ NQT cấp cao sao đó phân bổ xuống các cấp thấp hơn và trên cơ sở tổng hợp, kinh nghiệm tầm nhìn tổng quát về hoạt động của các bộ phận cấp cơ sở, để xác định các chỉ tiêu DTNS có thể thực hiện được của bộ phận mình sau đó sẽ tiến hành trình bày và bảo vệ trước bộ phận quản trị cấp cao. Mô hình này sẽ thu hút được trí tuệ và kinh nghiệm của các cấp quản lý khác nhau và thể hiện được sự chung sức trong việc xây dựng DTNS trong DN. Tuy nhiên, nếu lập DT theo mô hình này sẽ phải tốn nhiều thời gian và chi phí cho việc thông tin dự thảo, phản hồi, xét duyệt và chấp nhận. Hơn nữa, mô hình này đòi hỏi có sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận và các thành viên trong mỗi bộ phận. Mô hình từ dưới lên: Là việc lập DTNS được lập từ cấp quản lý cấp thấp đến cấp quản lý cấp cao nhất trong DN. Theo mô hình này sẽ rất thông thoáng, hầu như mọi việc đều để cho các bộ phận tự quyết định. Việc để cho các bộ phận tự lập DTNS của bộ phận mình sẽ phát huy rất tích cực vai trò kiểm tra của DTNS. Tuy nhiên, khuyết điểm lớn nhất của việc lập DT theo mô hình thông tin từ dưới lên đó chính là việc để cho các cơ sở tự hoạch định DT cho mình nên có thể sẽ xảy ra tình trạng lập DTNS thấp hơn năng lực thật sự mà họ có thể thực hiện được. 4.3 Thực trạng công tác lập DT Công ty TNHH Xu hướng Xuất Nhập khẩu Công nghiệp Hiện nay, công ty đang lập DTNS theo mô hình phản hồi. Trong cuộc họp, các vấn đề còn vướng mắc sẽ đưa ra phân tích và bàn luận để có được sự thống nhất về DTNS hoàn chỉnh sau đó sẽ được trình lại cho tổng giám đốc phê duyệt và sẽ trở thành DT chính thức của công ty trong năm tới. Trong quá trình thực hiện, nếu phát hiện có sự không hợp lý trong việc phân bổ các nguồn lực xí nghiệp thì giám đốc sẽ điều động lại cho phù hợp hơn. Quy trình DTNS tại Công ty TNHH Xu hướng Xuất Nhập khẩu Công nghiệp gồm 3 giai đoạn: Giai đoạn chuẩn bị, giai đoạn soạn thảo và giai đoạn dõi theo. Các loại DTNS tại Công ty TNHH Xu hướng Xuất Nhập khẩu Công nghiệp: DT tiêu thụ, DT sản xuất, DT chi phí vận chuyển, DT chi phí bán hàng, DT chi phí quản lý DN, DT lưu chuyển tiền tệ, DT báo cáo kết quả kinh doanh. Những kết quả mà công ty đã đạt được xây dựng được mục tiêu định hướng rõ ràng, cụ thể, cắt giảm các khoản chi phí không cần thiết, thực hiện tốt chủ trương tiết kiệm và đề ra những chính sách hợp lý nhằm đạt được các kế hoạch, mục tiêu. Xây dựng được định mức nguyên vật liệu cho từng mặt hàng và định mức khối lượng công việc một cách đầy đủ, rõ ràng. Bên cạnh đó cũng có những hạn chế như là còn mang tính chất thủ công, thiếu sự hỗ trợ của phương tiện kỹ thuật hiện đại, nhân sự ít mà lại đảm nhận nhiều công việc của cả hai phòng, công ty không bố trí nhân sự chuyên trách về lập DT, đội ngũ nhân viên chưa có được đào tạo chuyên sâu. Phòng kế hoạch khi lập DTNS chưa bám sát vào mục tiêu tăng ít nhất là 5% lợi nhuận và doanh thu trong năm kế hoạch. Việc áp đặt các chỉ tiêu như vậy có thể gây tâm lý bất bình cho cán bộ công nhân viên, khiến cho các bộ phận cấp dưới chịu áp lực. Công tác DTNS chưa có sự phối hợp toàn diện và đầy đủ cho mọi hoạt động, mọi phòng ban, bộ phận khác nhau trong công ty. Công ty chưa xây dựng được những biểu mẫu thích hợp và đã bỏ qua các rủi ro tiềm ẩn và những cơ hội ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh sắp tới của công ty cũng như chưa xét tới những 1301 nhân tố bên trong và bên ngoài. Trong quá trình DT, không có sự đánh giá cẩn thận và khoa học cũng như sự phân bổ nguồn lực tối ưu và hợp lý. Nguyên nhân do hiện tại, thị trường tiêu thụ chính của sản phẩm công ty là các nước ở các châu Âu, châu Á, châu Úc, châu Mỹ, chiếm > 90% sản lượng tiêu thụ, số sản phẩm còn lại tiêu thụ thị trường trong nước. Như vậy, thị trường sản phẩm của công ty là trong và ngoài nước. Nhưng khi thực hiện công tác DTNS, công ty đã bỏ qua thị trường trong nước, không DT sản lượng tiêu thụ, doanh thu tiêu thụ, đơn giá tiêu thụ, cho số sản phẩm này. Khi DT sản lượng tiêu thụ, công ty không DT một cách khách quan mà phụ thuộc nhiều vào sản lượng tiêu thụ kỳ trước nên số liệu DT không phù hợp với thực tế. Khi DT doanh thu, công ty chưa tính đến sự trượt giá trong năm kế hoạch, nhất là trong giai đoạn lạm phát gia tăng như hiện nay. Trong các DT chi phí, chưa có sự phân loại chi phí thành biến phí và định phí để phục vụ cho việc ra các quyết định theo sự ứng xử của chi phí như phân tích hòa vốn chẳng hạn. Các báo cáo DT của công ty chỉ mới thiết lập, lên kế hoạch cho một năm, tức công ty chỉ mới dừng lại ở loại hình DT ngắn hạn mà chưa xây dựng được DT dài hạn. 4.4 Hoàn thiện công tác DTNS tại Công ty TNHH Xu hướng Xuất Nhập khẩu Công nghiệp Hoàn thiện DTNS phải phù hợp với mô hình tổ chức quản lý của công ty, các báo cáo DTNS dựa trên quan điểm cân đối giữa chi phí và lợi ích có được cho việc lập và quản lý ngân sách, công tác lập và kiểm soát DTNS phải phát huy hết vai trò và đạt được tính hữu hiệu và tính hiệu quả nhất định tương ứng với quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh, các báo cáo DTNS còn phải phù hợp với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và dựa trên sự phân tích các yếu tố bên trong và bên ngoài ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp để có thể dự toán được các chỉ tiêu về sản lượng tiêu thụ, doanh thu, chi phí và giá vốn hàng bán,... Để đảm bảo các báo cáo DTNS phản ánh đúng tiềm lực của công ty nhưng không mất quá nhiều thời gian và chi phí thì công ty nên áp dụng mô hình thông tin từ cấp dưới lên. Xí nghiệp phải tự đánh giá về năng lực sản xuất, tình hình sử dụng máy móc thiết bị, tình hình nhân sự, mức sản xuất tối ưu và lập các DT chi phí phát sinh tại xí nghiệp của mình, sau đó chuyển lên cho ban quản lý hệ thống các xí nghiệp. Phòng kinh doanh – Xuất Nhập khẩu lập DT tiêu thụ, DT tiêu thụ sau khi hoàn chỉnh sẽ được chuyển về phòng kế toán để xem xét. Tất cả các báo cáo DTNS sẽ được phòng kế toán tiến hành kiểm tra, xem xét và yêu cầu điều chỉnh (nếu cần thiết) cho phù hợp với mục tiêu và yêu cầu đặt ra của công ty. Sau đó sẽ được báo cáo trong cuộc họp về DTNS với thành phần tham gia gồm ban giám đốc, trưởng các phòng ban có liên quan đến việc lập DTNS. Để công tác DTNS tại công ty được hoàn chỉnh và phù hợp với thực tế, công ty cần hoàn thiện lại quy trình DTNS theo các bước: Giai đoạn 1: Chuẩn bị: Cho thấy mục tiêu trong kỳ DT tiếp theo dựa trên những đánh giá tình hình thực hiện ngân sách trong năm hiện tại và những dự báo về môi trường hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, cần bổ sung thêm việc phản ánh những yếu tố ảnh hưởng đến công tác DTNS, thể hiện việc hợp nhất DTNS tại công ty, mở rộng thêm phạm vi của công tác DTNS bằng cách hợp 1302 nhất mục tiêu kinh doanh, các báo cáo DTNS của công ty sử dụng ngân sách sẽ có thông tin tổng quát hơn cho toàn bộ tập đoàn. Giai đoạn 2: Soạn thảo: Ban giám đốc cần tham gia nhiều hơn nữa vào toàn bộ quy trình lập DTNS nhất là giai đoạn soạn thảo để công tác DTNS được hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn nữa, cũng như Ban giám đốc sẽ nắm rõ hơn tình hình thực hiện DTNS. Giai đoạn 3: Dõi theo: Cần bổ sung thêm công tác đánh giá kỹ năng quản lý ngân sách của từng phòng ban, bộ phận trong việc lập và sử dụng ngân sách ngay tại chính bộ phận của mình. Để hoàn thiện phương pháp lập DT thì công ty nên thay đổi phương pháp lập DT hiện tại bằng phương pháp lập DT từ đầu - ZBB (phương pháp lập ngân sách trên cơ sở bằng 0) để kiểm soát chi phí hoạt động trong môi trường kinh tế khó khăn. ZBB cũng giúp làm sáng tỏ những chi phí ẩn, chi phí do lạm phát... không cần thiết và giúp chỉ ra những khoản chi phí chồng chéo hoặc những nơi sẽ hoang phí nguồn lực. Tuy nhiên, việc triển khai trong thực tế có thể hơi phức tạp vì cần thời gian và nỗ lực thực hiện do nó đòi hỏi khối lượng công việc lớn hơn phương pháp DT tăng dần - cách thức mà các nhà quản lý dựa vào những số liệu quá khứ để đưa ra chi phí tương lai. DTNS là một hệ thống bao gồm nhiều báo cáo DT khác nhau nếu được xây dựng hợp lý và khoa học thì DTNS sẽ là một công cụ đa chức năng của nhà quản lý, góp phần mang đến nhiều lợi ích cho DN. Vì thế, hoàn thiện các báo cáo DT cũng chính là hoàn thiện nội dung và hình thức của các thông tin được trình bày trên báo cáo DT. Về mặt thực tế, số lượng các báo cáo DT nhiều hay ít và hình thức thế nào là hoàn toàn phụ thuộc vào tình hình của từng công ty cụ thể. 4.5 Kiến nghị Do đó để hoàn thiện công tác tuyển dụng công ty cần chú trọng và hoàn thiện công tác tuyển dụng là yếu tố tạo nên sự thành công cho tổ chức nói chung cũng như tạo hiệu quả cho công tác lập DT nói riêng. Bao gồm ba nội dung quan trọng sau: Một là, hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân sự. Hai là, hoàn thiện việc bố trí sử dụng nhân sự. Ba là, chuẩn bị đội ngũ kế cận cho các cấp quản trị. Tiếp theo là xây dựng bộ máy kế toán quản trị: Việc áp dụng tổ chức công tác kế toán tập trung với mô hình hỗn hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị đối với các DN nói chung là rất cần thiết và hợp lý, mô hình tổ chức hỗn hợp kế toán tài chính và kế toán quản trị sẽ tận dụng được mối quan hệ về thu thập, cung cấp thông tin. 5 KẾT LUẬN Ngày nay, để tồn tại và phát triển đòi hỏi các DN không ngừng đổi mới và nâng cao trình độ quản lý, trong đó đổi mới và hoàn thiện công tác DTNS giữ một vị trí vô cùng quan trọng, có ý nghĩa lý luận và thực tiễn. Hoàn thiện công tác DTNS giúp các DN xây dựng hệ thống báo cáo DTNS chính xác, phản ánh đúng tiềm năng, đảm bảo cho việc chuẩn bị các nguồn lực để kịp thời đối phó với mọi tình huống xảy ra đột xuất trong tương lai. Tuy nhiên, trong thực tế không có một phương pháp hay cách lập DTNS chung cho tất cả các DN, mà tùy theo đặc điểm của mỗi DN sẽ có những cách vận dụng khác nhau. 1303 Thông qua việc nghiên cứu cơ sở lý thuyết và đối chiếu với thực trạng DT tại Công ty TNHH Xu hướng Xuất Nhập Khẩu Công nghiệp, tác giả nhận thấy rằng công tác DTNS tại công ty có những ưu điểm cần được kế thừa và phát huy, nhưng bên cạnh đó vẫn còn một số khuyết điểm cần khắc phục để DTNS trở thành một công cụ quản lý hữu ích, một thước đo chuẩn để đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận trong tổ chức. TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Bộ môn Kế toán quản trị - Phân tích hoạt động kinh doanh, Chủ biên PGS.TS. Phạm Văn Dược; TS. Huỳnh Đức Lộng; ThS. Lê Thị Minh Tuyết, 2011. Phân tích hoạt động kinh doanh. Nhà xuất bản Lao động. [2] Charles T. Horngren. et al., 2012. Cost accounting: a managerial emphasis. 4th ed, Pearson Education. [3] Đại học Kinh tế TP.HCM (1993), “Giáo trình kế toán quản trị”, NXB Tổng hợp. [4] Đoàn Ngọc Quế, Phạm Văn Dược, Huỳnh Lợi (2015), Kế toán chi phí. Đại học Kinh tế Tp. Hồ Chí Minh, 2015.