Công tác Hỗ trợ công việc kinh doanh tại một cửa hàng kinh doanh sản phẩm

Lêi Nãi §Çu Ngµy nay kh«ng ai kh«ng thõa nhËn vai trß to lín cña th«ng tin trong ®êi sèng, trong kinh doanh còng nh­ mäi mÆt, mäi lÜnh vùc cña x· héi. ViÖc n¾m b¾t th«ng tin nhanh, nhiÒu, chÝnh x¸c trë nªn v« cïng quan träng. Cïng víi sù ph¸t triÓn cña x· héi, th«ng tin ngµy cµng phong phó víi nhiÒu yÕu tè hîp thµnh, nhiÒu mèi quan hÖ. §Ó cã thÓ khai th¸c ®­îc nguån tµi nguyªn quÝ gi¸ Êy ®ßi hái ph¶i cã nh÷ng ph­¬ng ph¸p vµ c«ng cô míi. Tin häc ®· cung cÊp cho ta nh÷ng ph­¬ng ph¸p vµ nh÷ng c«ng cô ®ã. Ch­¬ng tr×nh lµ mét øng dông ®Æt ra trªn yªu cÇu thùc tÕ cña C«ng ty Hç trî Ph¸t triÓn Tin häc 23 - Quang Trung - Hµ Néi. Nh»m gi¶m bít c¸c kh©u trung gian ,c¸c c«ng viÖc lµm b»ng tay rÊt tèn thêi gian, t¹o ®iÒu kiÖn l­u tr÷, n¾m b¾t ®­îc cµng nhiÒu th«ng tin cµng tèt, phôc vô cho qu¸ tr×nh ph©n c«ng c«ng viÖc ®­îc nhanh chãng, chÝnh x¸c, hç trî cho kinh doanh cña c«ng ty. Ch­¬ng tr×nh ®­îc x©y dùng trªn hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu Microsoft Access, b»ng c¸ch kÕt hîp gi÷a viÖc sö dông c¸c c«ng cô cña Access víi lËp tr×nh Access Basic nh»m ®¸p øng c¸c ®ßi hái ®Æt ra cña bµi to¸n. MÆc dï cã nhiÒu cè g¾ng nh­ng do thêi gian vµ tr×nh ®é kinh nghiÖm cã h¹n, ®ång thêi viÖc tiÕp cËn víi hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu Access ch­a ®­îc bao l©u nªn ch¾c r»ng ch­¬ng tr×nh cßn cã nhiÒu sai sãt, khiÕm khuyÕt. RÊt mong nhËn ®­îc sù gãp ý cña c¸c thÇy c«, c¸c b¹n bÌ ®ång nghiÖp ®Ó cã thÓ hoµn thiÖn ch­¬ng tr×nh ®­îc tèt h¬n. T¸c gi¶ xin göi lêi c¶m ¬n ch©n thµnh tíi thÇy gi¸o h­íng dÉn: PTS T«n Quèc B×nh. C¸c thÇy c« trong khoa To¸n - C¬ - Tin häc Tr­êng §HKHTN - §¹i Häc Quèc Gia Hµ Néi cïng c¸c anh, chÞ trong c«ng ty HiPT ®· tËn t×nh gióp ®ì t¸c gi¶ hoµn thµnh luËn v¨n nµy ®óng h¹n. Hµ néi, ngµy 20 th¸ng 05 n¨m 1999 Nghiªm Trung HiÕu môc lôc Trang Lêi nãi §Çu 1 Ch­¬ng i: BµI To¸n 1. §Æt bµi to¸n 3 2. Ph©n tÝch bµi to¸n 11 Ch­¬ng II: CÊu Tróc D÷ LiÖu 1. S¬ ®å chøc n¨ng 23 2. S¬ ®å dßng th«ng tin 33 3. M« h×nh d÷ liÖu 34 ch­¬ng IIi: C«ng NghÖ Sö Dông 1. Giíi thiÖu c¬ së d÷ liÖu Access 47 2. Giíi thiÖu c«ng cô cña Access 48 1. B¶ng 49 2. Truy VÊn 51 3. MÉu biÓu 53 4. B¸o biÓu 57 5. Macro 61 6. §¬n thÓ 62 3. LËp tr×nh Access Basic 64 Ch­¬ng IV: Giíi ThiÖu ch­¬ng tr×nh I. Tæ chøc d÷ liÖu cña ch­¬ng tr×nh trªn Access 71 II. §Æc t¶ ch­¬ng tr×nh. 79 III. Giíi thiÖu mét vµi giao diÖn cña ch­¬ng tr×nh 109 KÕt luËn 116 TµI liÖu tham kh¶o 117 Ch­¬ng I : Bµi to¸n I. Bµi to¸n vµ c¸c yªu cÇu Bµi to¸n ®Æt ra lµ hç trî c«ng viÖc kinh doanh t¹i mét cöa hµng kinh doanh s¶n phÈm. T¹i cöa hµng mét qui tr×nh kinh doanh diÔn ra nh­ sau: + Cöa hµng nhËn c¸c B¸o gi¸ s¶n phÈm cña Nhµ cung cÊp s¶n phÈm. Néi dung cña c¸c b¸o gi¸ nµy ghi râ gi¸ b¸n cña tõng lo¹i s¶n phÈm. Sau khi nhËn c¸c b¸o gi¸ cña Nhµ cung cÊp s¶n phÈm, cöa hµng sÏ tiÕn hµnh lµm c¸c b¸o gi¸ s¶n phÈm cho nh÷ng kh¸ch hµng cã nhu cÇu ®Æt mua s¶n phÈm. + Sau khi göi c¸c b¸o gi¸ cho c¸c kh¸ch hµng, cöa hµng sÏ tiÕp nhËn c¸c ®¬n ®Æt hµng cña Kh¸ch hµng göi tíi. C¨n cø vµo c¸c ®¬n ®Æt hµng cña kh¸ch hµng, cöa hµng sÏ tiÕn hµnh lµm c¸c ®¬n ®Æt hµng göi tíi Nhµ cung cÊp s¶n phÈm, yªu cÇu cung cÊp lo¹i S¶n phÈm vµ sè l­îng cô thÓ cho tõng lo¹i s¶n phÈm ®ã. + Nhµ cung cÊp ®¸p øng yªu cÇu cung cÊp S¶n phÈm cña cöa hµng b»ng viÖc chuyÓn giao hµng cho cöa hµng theo ®¬n ®Æt hµng vµ lµm hãa ®¬n thanh to¸n. S¶n phÈm mµ Nhµ cung cÊp chuyÓn ®Õn sÏ ®­îc Cöa hµng x¸c nhËn, kiÓm tra theo mét ®¬n ®Æt hµng mµ cöa hµng ®· göi tíi Nhµ cung cÊp. S¶n phÈm mua vÒ tõ Nhµ cung cÊp cã thÓ ®­îc cöa hµng chuyÓn vµo Kho hµng dù tr÷. Sau khi nhËn hµng tõ Nhµ cung cÊp s¶n phÈm Cöa hµng sÏ tiÕn hµnh chuyÓn giao S¶n PhÈm cho tõng Kh¸ch hµng ®· göi ®¬n ®Æt hµng vµ lµm hãa ®¬n thanh to¸n. + C¸c Nh©n viªn cña cöa hµng sÏ thùc hiÖn c«ng viÖc chuyÓn giao S¶n phÈm cho Kh¸ch hµng. Kh¸ch hµng sÏ x¸c nhËn c¸c S¶n phÈm ®­îc chuyÓn tíi theo mét b¶n sao cña ®¬n ®Æt hµng ®· göi tíi Cöa hµng. Sau khi ®· x¸c nhËn hµng hãa ®· nhËn ®­îc, Kh¸ch hµng sÏ tiÕn hµnh c«ng viÖc chuyÓn tiÒn mua hµng cho Cöa hµng. Trong mét qóa tr×nh kinh doanh s¶n phÈm Cöa hµng ph¶i qu¶n lý c¸c ®èi t­îng sau : + S¶n PhÈm + Nhµ Cung CÊp S¶n PhÈm + Kh¸ch Hµng + Nh©n Viªn + Kho hµng + C¸c Lo¹i Chøng Tõ Bµi to¸n ë ®©y ®Æt ra lµ ph¶i qu¶n lý c¸c ®èi t­îng nµy theo c¸c yªu cÇu sau: 1. Yªu cÇu ®èi víi ®èi t­îng S¶n PhÈm Qu¶n lý ®èi t­îng S¶n phÈm ®­îc thùc hiÖn sao cho lu«n cã thÓ ®­a ra ®­îc c¸c th«ng tin sau: - C¸c th«ng tin m« t¶ chi tiÕt vÒ mét S¶n phÈm cô thÓ nh­: + Tªn gäi + CÊu h×nh + Tªn h·ng s¶n xuÊt ra S¶n PhÈm + §¬n vÞ tÝnh + §¬n vÞ gi¸ . . . . . . . . - S¶n phÈm ®­îc l­u tr÷ ë ®©u, kho nµo. . . - Th«ng tin vÒ sè l­îng cña mét S¶n PhÈm, Gi¸ mua vµo, Gi¸ b¸n ra ... Khi cÇn cã thÓ thùc hiÖn c¸c yªu cÇu ®­a vµo c¸c th«ng tin míi, hoÆc bæ sung vµo trong Danh S¸ch S¶n PhÈm tªn vµ c¸c th«ng tin vÒ mét S¶n PhÈm míi. 2. Yªu cÇu ®èi víi ®èi t­îng Kh¸ch Hµng Ph¶i ®­a ra ®­îc c¸c th«ng tin cÇn thiÕt vÒ mét Kh¸ch Hµng khi cã yªu cÇu. C¸c th«ng tin chi tiÕt vÒ Kh¸ch Hµng gåm cã: + Tªn gäi cña Kh¸ch Hµng + §Þa chØ liªn hÖ + Sè ®iÖn tho¹i + Sè Fax + Mét sè c¸c th«ng tin kh¸c: - LÜnh vùc ho¹t ®éng cña Kh¸ch Hµng - Tªn Ng©n hµng mµ Kh¸ch Hµng më tµi kho¶n. - Sè tµi kho¶n cña Kh¸ch Hµng - C¸c ghi chó cÇn thiÕt kh¸c Khi cÇn cã thÓ thùc hiÖn c¸c yªu cÇu ®­a vµo c¸c th«ng tin míi, hoÆc bæ sung vµo trong Danh S¸ch Kh¸ch Hµng tªn vµ c¸c th«ng tin vÒ mét Kh¸ch Hµng míi. 3. Yªu cÇu ®èi víi ®èi t­îng Nhµ Cung CÊp S¶n PhÈm Thùc hiÖn, tæ chøc l­u tr÷ c¸c th«ng tin chi tiÕt vÒ tõng Nhµ Cung CÊp S¶n PhÈm. Khi cã yªu cÇu xem th«ng tin cña mét Nhµ Cung CÊp S¶n PhÈm nµo ®ã, ph¶i ®­a ra ®­îc c¸c th«ng tin chi tiÕt cña Nhµ Cung CÊp ®ã. C¸c th«ng tin ph¶i ®­a ra cô thÓ lµ: + Tªn gäi cña Nhµ Cung CÊp S¶n PhÈm + §Þa chØ liªn hÖ + Sè ®iÖn tho¹i + Sè Fax + Mét sè c¸c th«ng tin kh¸c - LÜnh vùc ho¹t ®éng cña Nhµ cung cÊp s¶n phÈm - Tªn Ng©n hµng mµ Nhµ Cung CÊp S¶n PhÈm më tµi kho¶n - Sè tµi kho¶n cña Nhµ Cung CÊp S¶n PhÈm - C¸c ghi chó cÇn thiÕt kh¸c Khi cÇn cã thÓ thùc hiÖn c¸c yªu cÇu ®­a vµo c¸c th«ng tin míi, hoÆc bæ sung vµo trong Danh S¸ch Nhµ Cung CÊp S¶n PhÈm tªn vµ c¸c th«ng tin vÒ mét Nhµ Cung CÊp S¶n PhÈm míi. 4. Yªu cÇu ®èi víi ®èi t­îng Nh©n Viªn Nh©n Viªn lµ nh÷ng ng­êi lµm trong cöa hµng, lµ ®èi t­îng tham gia vµo tÊt c¶ c¸c ho¹t ®éng, c«ng viÖc trong cöa hµng. C¸c yªu cÇu : - Khi cã yªu cÇu xem th«ng tin vÒ mét Nh©n Viªn nµo ®ã, cÇn ph¶i lÊy ®­îc c¸c th«ng tin chi tiÕt vÒ Nh©n Viªn ®· yªu cÇu. C¸c th«ng tin ®­a ra gåm: + Tªn gäi cña Nh©n Viªn + Ngµy sinh + Giíi tÝnh + §Þa chØ liªn hÖ + Sè ®iÖn tho¹i + Sè chøng minh th­ + Chøc vô cña Nh©n viªn ®ã + §¬n vÞ qu¶n lý nh©n viªn ®ã + §Þa chØ liªn hÖ hiÖn nay + §Þa chØ th­êng tró + C¸c th«ng tin ghi chó ®Æc biÖt vÒ b¶n th©n cña Nh©n Viªn - Qu¸ tr×nh c«ng t¸c - Gia ®×nh . . . . . . . . . - Khi cÇn cã thÓ thùc hiÖn c¸c yªu cÇu ®­a vµo c¸c th«ng tin míi vÒ mét Nh©n Viªn nµo ®ã, hoÆc bæ sung vµo trong Danh S¸ch Nh©n Viªn tªn vµ c¸c th«ng tin vÒ mét Nh©n Viªn míi. 5) C¸c yªu cÇu víi ®èi t­îng Kho hµng Kho hµng lµ n¬i l­u tr÷ hµng hãa s¶n phÈm dù tr÷ cña c­a hµng C¸c th«ng tin vÒ Kho Hµng bao gåm: + Tªn gäi cña Kho Hµng + §Þa chØ cña Kho Hµng + Ng­êi qu¶n lý Kho Hµng + C¸c th«ng tin phô kh¸c m« t¶ Kho Hµng - ChiÒu dµi - Réng - DiÖn TÝch. . . . . . . .. . . . .. Khi cÇn cã thÓ thùc hiÖn c¸c yªu cÇu ®­a vµo c¸c th«ng tin míi vÒ mét Kho Hµng nµo ®ã, hoÆc bæ sung vµo trong Danh S¸ch Kho Hµng tªn vµ c¸c th«ng tin vÒ mét Kho Hµng míi. 6) C¸c yªu cÇu ®èi víi ®èi t­îng C¸c lo¹i chøng tõ C¸c chøng tõ ph¸t sinh gåm cã : + C¸c B¸o Gi¸ S¶n PhÈm + C¸c §¬n §Æt Hµng + C¸c Hãa §¬n Thanh To¸n + C¸c PhiÕu XuÊt ,NhËp Kho + C¸c X¸c NhËn NhËn Hµng + C¸c b¸o c¸o t×nh h×nh kinh doanh cña cöa hµng C¸c yªu cÇu chung: - §¶m b¶o hoµn thµnh c«ng viÖc thiÕt lËp c¸c lo¹i chøng tõ khi cã mét yªu cÇu ®ßi hái nµo ®ã. - Khi cã yªu cÇu cho th«ng tin vÒ mét lo¹i chøng tõ nµo, ph¶i ®­a ra ®­îc c¸c th«ng tin cña lo¹i chøng tõ ®ã vµ néi dung c¶u chøng tõ. C¸c yªu cÇu ®èi víi mçi lo¹i chøng tõ kh¸c nhau 6.1. C¸c B¸o Gi¸ S¶n PhÈm B¸o gi¸ còng cã hai chiÒu : - ChiÒu ®Õn,®ã lµ c¸c b¸o gi¸ cña Nhµ cung cÊp göi b¸o gi¸ cho cöa hµng - ChiÒu ®i, ®ã lµ c¸c b¸o gi¸ cña Cöa hµng göi tíi c¸c Kh¸ch Hµng C¸c th«ng tin cÇn ®­a ra cho mçi B¸o Gi¸ gåm : + B¸o gi¸ cho ai, cho kh¸ch hµng nµo ? + Nhµ cung cÊp lµ ai + Ngµy b¾t ®Çu cã hiÖu lùc cña b¸o gi¸ + Ngµy hÕt hiÖu lùc cña b¸o gi¸. + Tªn cña Nh©n viªn lµm b¸o gi¸ + C¸c th«ng tin chi tiÕt cña c¸c S¶n PhÈm ®­îc b¸o gi¸. - Tªn gäi cña s¶n phÈm. - Gi¸ b¸n , thuÕ . . . - Sè l­îng + C¸c th«ng tin phô kh¸c cña bao gi¸ - H×nh thøc thanh to¸n - §iÒu kiªn giao hµng - Thêi gian b¶o hµnh . . . . . . Khi cÇn cã thÓ thùc hiÖn c¸c yªu cÇu ®­a vµo c¸c th«ng tin míi vÒ mét B¸o Gi¸ nµo ®ã, hoÆc bæ sung vµo trong Danh S¸ch B¸o Gi¸ c¸c th«ng tin vÒ mét B¸o Gi¸ míi. 6.2. C¸c §¬n §Æt Hµng C¸c §¬n §Æt Hµng bao gåm c¶ §¬n §Æt Hµng cña Cöa Hµng göi tíi Nhµ Cung CÊp S¶n PhÈm vµ c¸c §¬n §Æt Hµng cña Kh¸ch Hµng göi tíi Cöa Hµng. C¸c yªu cÇu vÒ §¬n §Æt Hµng lµ viÖc kÕt xuÊt c¸c th«ng tin vÒ ®Æt hµng. Th«ng tin cña mét §¬n §Æt Hµng gåm: + Tªn gäi cña Kh¸ch Hµng göi ®¬n ®Æt hµng. Th«ng tin vÒ §Þa chØ liªn hÖ cña Kh¸ch Hµng.. . . + Tªn cña Nhµ cung cÊp S¶n phÈm (§Þa chØ liªn hÖ víi Nhµ cung cÊp.) + Ngµy ®Æt hµng. + Ngµy ph¶i chuyÓn giao hµng ( ngµy ®ßi hái ph¶i chuyÓn hµng). + §Þa chØ chuyÓn hµng ®Õn + Hä tªn cña Nh©n Viªn lµm ®¬n hµng + Th«ng tin chi tiÕt vÒ tõng S¶n PhÈm ®Æt hµng - Tªn S¶n phÈm - Sè l­îng ®Æt hµng. - Gi¸ b¸n. - ThuÕ VAT . . . . . . + C­íc phÝ thùc hiÖn chuyªn chë hµng ho¸ (VËn chuyÓn hµng) + Gi¸ trÞ cña ®¬n hµng.  + C¸c ghi chó cÇn thiÕt vÒ ®¬n ®Æt hµng Khi cÇn cã thÓ thùc hiÖn c¸c yªu cÇu ®­a vµo c¸c th«ng tin míi vÒ mét §¬n §Æt Hµng nµo ®ã, hoÆc bæ sung vµo trong Danh S¸ch C¸c §¬n §Æt Hµng c¸c th«ng tin vÒ mét §¬n §Æt Hµng míi. 6.3. C¸c Hãa §¬n Thanh To¸n Hãa §¬n Thanh To¸n x¸c ®Þnh S¶n PhÈm ®­îc b¸n cho Kh¸ch Hµng. C¸c th«ng tin vÒ mét hãa ®¬n thanh to¸n cÇn cã lµ: + Th«ng tin vÒ Nhµ cung cÊp s¶n phÈm ( Tªn gäi, §Þa chØ liªn hÖ ...) + Th«ng tin vÒ Kh¸ch hµng (Tªn gäi, §Þa chØ liªn hÖ ...) + Th«ng tin vÒ Nh©n viªn lµm hãa ®¬n thanh to¸n. + Th«ng tin chi tiÕt vÒ tõng S¶n PhÈm ®­îc thanh to¸n - Tªn S¶n phÈm - Sè l­îng thanh to¸n - Gi¸ b¸n. . . . . . . Khi cÇn cã thÓ thùc hiÖn c¸c yªu cÇu ®­a vµo c¸c th«ng tin míi vÒ mét Hãa ®¬n thanh to¸n nµo ®ã, hoÆc bæ sung vµo trong Danh S¸ch c¸c Hãa ®¬n thanh to¸n c¸c th«ng tin vÒ mét Hãa ®¬n thanh to¸n míi. 6.4. C¸c X¸c NhËn NhËn Hµng C¸c th«ng tin cÇn ®­a ra trªn mét X¸c NhËn NhËn Hµng gåm cã c¸c th«ng tin sau: + Th«ng tin vÒ ®¬n ®Æt hµng ®· göi + Th«ng tin vÒ Kh¸ch Hµng + Th«ng tin vÒ Nhµ Cung CÊp + Th«ng tin chi tiÕt vÒ tõng lo¹i S¶n PhÈm ®­îc Kh¸ch Hµng x¸c nhËn, bao gåm: - Tªn gäi cña S¶n PhÈm - Gi¸ b¸n - Sè l­îng ....... Khi cÇn cã thÓ thùc hiÖn c¸c yªu cÇu ®­a vµo c¸c th«ng tin míi vÒ mét X¸c NhËn NhËn Hµng nµo ®ã, hoÆc bæ sung vµo trong Danh S¸ch c¸c X¸c NhËn NhËn Hµng c¸c c¸c th«ng tin vÒ mét X¸c NhËn NhËn Hµng míi. 6.5. C¸c Hãa §¬n XuÊt Kho Th«ng tin cÇn ®­a ra trªn mét hãa ®¬n xuÊt kho lµ + Th«ng tin vÒ kho hµng n¬i thùc hiÖn c¸c hãa ®¬n xuÊt kho + Ngµy thùc hiÖn xuÊt kho + Tªn cña ng­êi nhËn hµng + XuÊt kho cho ai, kh¸ch hµng lµ ai ? + Chi tiÕt c¸c th«ng tin vÒ San PhÈm XuÊt kho ` - Tªn gäi cña S¶n PhÈm - Gi¸ b¸n - Sè l­îng . . . . . . Thùc hiÖn c¸c yªu cÇu t×m kiÕm mét hãa ®¬n xuÊt kho, cËp nhËt th«ng tin trªn c¸c hãa ®¬n xuÊt kho, hoÆc ®­a vµo trong danh s¸ch c¸c hãa ®¬n xuÊt kho mét hãa ®¬n xuÊt kho míi. 6.6. C¸c Hãa §¬n NhËp Kho Th«ng tin cÇn ®­a ra trªn mét hãa ®¬n nhËp kho lµ + Th«ng tin vÒ kho hµng n¬i thùc hiÖn c¸c hãa ®¬n nhËp kho + Ngµy thùc hiÖn nhËp kho + Tªn cña ng­êi nhËn hµng + NhËp kho cho ai, kh¸ch hµng lµ ai ? + Chi tiÕt c¸c th«ng tin vÒ S¶n PhÈm NhËp kho ` - Tªn gäi cña S¶n PhÈm - Gi¸ b¸n - Sè l­îng .. . . . .. Thùc hiÖn c¸c yªu cÇu t×m kiÕm mét hãa ®¬n nhËp kho, cËp nhËt th«ng tin trªn c¸c hãa ®¬n nhËp kho, hoÆc ®­a vµo trong danh s¸ch c¸c hãa ®¬n nhËp kho mét hãa ®¬n nhËp kho míi. 6.7. C¸c b¸o c¸o vÒ t×nh h×nh kinh doanh C¸c b¸o c¸o cÇn thùc hiÖn gåm cã + B¸o c¸o XuÊt - NhËp - Tån kho trong mét kho¶ng thêi gian nµo ®ã do ng­êi sö dông yªu cÇu + B¸o c¸o b¸n hµng: Thùc hiÖn tæng kÕt t×nh h×nh b¸n hµng cña cöa hµng trong mét kho¶ng thêi gian . + B¶ng kª hãa ®¬n b¸n hµng + B¶ng kª hãa ®¬n mua hµng + B¶ng kª c¸c chøng tõ mua vµo + B¶ng kª c¸c chøng tõ b¸n ra + B¸o c¸o tæng kÕt ho¹t ®éng kinh doanh trong mét kho¶ng thêi gian II. Ph©n tÝch bµi to¸n §Ó ®¸p øng yªu cÇu, ®ßi hái cña bµi to¸n, cÇn lµm s¸ng tá, ph©n tÝch kü h¬n ®Ó thÊy ®­îcc c¸c ®Æc ®iÓm tÝnh chÊt cña c¸c ®èi t­îng ®· nªu ë phÇn trªn. 1. S¶n phÈm Kinh doanh s¶n phÈm hµng ho¸ dùa trªn c«ng viÖc chuyÓn giao s¶n phÇm tõ cöa hµng tíi c¸c ®èi t­îng kh¸ch hµng. Do vËy cöa hµng lu«n cÇn thiÕt cã c¸c th«ng tin vÒ s¶n phÈm, hµng ho¸. Cöa hµng lu«n lu«n cã thÓ cã ngay ®­îc c¸c th«ng tin m« t¶ chi tiÕt vÒ mét lo¹i s¶n phÈm bÊt kú, vÒ sè l­îng s¶n phÈm. C¸c th«ng tin m« t¶ chi tiÕt vÒ s¶n phÇm gåm: - C¸c th«ng tin m« t¶ s¶n phÈm + Tªn gäi cña s¶n phÈm. + CÊu tróc, c«ng dông cña s¶n phÈm, h·ng s¶n xuÊt ra s¶n phÈm... + §¬n vÞ tÝnh + §¬n vÞ gi¸ - Th«ng tin vÒ nguån cung cÊp s¶n phÈm: S¶n phÈm ®· ®­îc mua vÒ tõ Nhµ cung cÊp nµo. - S¶n phÈm ®­îc l­u tr÷ ë ®©u. N»m trong kho nµo - Sè l­îng s¶n phÈm hiÖn cã trong cöa hµng. - Gi¸ mua vµo cña S¶n PhÈm. - Gi¸ b¸n ra cña S¶n phÈm thÓ hiÖn trªn c¸c b¸o gi¸ gÇn nhÊt. T¹i cöa hµng kinh doanh s¶n phÈm, s¶n phÈm ®­îc b¸n cho kh¸ch hµng lÊy ra tõ: - Kho dù tr÷ hµng ho¸ cña cöa hµng. - LÊy ra tõ phßng tr­ng bÇy (Showroom) Nguån bæ xung s¶n phÈm cho cöa hµng ®­îc lÊy tõ: - Th«ng qua NhËp KhÈu hµng ho¸, c¸c c«ng ty ®¹i lý n­íc ngoµi. - LÊy tõ c¸c c«ng ty, xÝ nghiÖp trong n­íc. Th«ng tin kÕt xuÊt ®­a ra lµ th«ng tin chi tiÕt vÒ tõng lo¹i s¶n phÈm, vÒ mçi mét s¶n phÈm cô thÓ. C¸c th«ng tin ®ã phôc vô cho: - §¸p øng yªu cÇu th«ng tin vÒ s¶n phÈm cña kh¸ch hµng (kh¸ch hµng yªu cÇu cho biÕt th«ng tin chi tiÕt vÒ mét s¶n phÈm nµo ®ã). - Phôc vô cho qu¸ tr×nh lªn ®¬n ®Æt hµng göi tíi Nhµ Cung CÊp S¶n PhÈm. 2. Kh¸ch hµng Kh¸ch hµng lµ mét nh©n tè quan träng quyÕt ®Þnh sù sèng cßn trong c«ng viÖc kinh doanh cña cöa hµng. Kh¸ch hµng lµ ng­êi ®­a ra c¸c ®¬n ®Æt hµng mua s¶n phÈm vµ lµ n¬i ®Ó cho cöa hµng thùc hiÖn chuyÓn giao s¶n phÈm, hµng ho¸. Cöa hµng cÇn ph¶i l­u tr÷ c¸c th«ng tin vÒ kh¸ch hµng, c¸c th«ng tin nµy bao gåm: + Tªn cña kh¸ch hµng. + §Þa ChØ liªn hÖ + Sè ®iÖn tho¹i, sè Fax. + §¹i diÖn cña kh¸ch hµng. + LÜnh vùc ho¹t ®éng cña Kh¸ch Hµng + Tµi kho¶n. + Ng©n hµng + C¸c ghi chó cÇn thiÕt kh¸c. * Th«ng tin Ng©n hµng, Tµi kho¶n lµ th«ng tin vÒ tµi kho¶n cña kh¸ch hµng ®· më t¹i mét Ng©n hµng nµo ®ã. KÕt xuÊt, ®­a ra c¸c th«ng tin vÒ kh¸ch hµng lµ ®­a ra c¸c th«ng tin nµy. c¸c th«ng tin vÒ kh¸ch hµng qua thêi gian cã thÓ bÞ thay ®æi, nh­ vËy ngoµi viÖc ®­a ra c¸c th«ng tin chi tiÕt vÒ kh¸ch hµng, cßn ph¶i ®¸p øng c¸c yªu cÇu söa ®æi th«ng tin vÒ kh¸ch hµng hoÆc bæ sung th«ng tin vÒ mét kh¸ch hµng míi vµo danh s¸ch kh¸ch hµng cña cöa hµng. 3. Nhµ Cung CÊp S¶n PhÈm. Nhµ Cung CÊp S¶n PhÈm lµ n¬i cung cÊp cho cöa hµng c¸c s¶n phÈm bæ sung cho c¸c s¶n phÈm ®· bÞ chuyÓn giao ( b¸n ) cho kh¸ch hµng. Cöa hµng cÇn ph¶i l­u tr÷ c¸c th«ng tin vÒ Nhµ Cung CÊp S¶n PhÈm. C¸c th«ng tin nµy sÏ ®­îc lÊy ra trong qu¸ tr×nh lªn c¸c ®¬n ®Æt hµng, c¸c ho¸ ®¬n thanh to¸n vµ c¸c X¸c nhËn ®· nhËn hµng khi Nhµ Cung CÊp chuyÓn giao hµng. C¸c th«ng tin mµ cöa hµng cÇn l­u tr÷ gåm cã: + Tªn cña Nhµ Cung CÊp S¶n PhÈm. + §Þa chØ. + §¹i diÖn cña Nhµ Cung CÊp S¶n PhÈm. + LÜnh vùc ho¹t ®éng cña Nhµ cung cÊp s¶n phÈm + Sè ®iÖn tho¹i, sè Fax. + Sè tµi kho¶n. + Ng©n hµng + C¸c ghi chó cÇn thiÕt kh¸c vÒ Nhµ cung cÊp S¶n PhÈm Yªu cÇu ®­a ra c¸c th«ng tin vÒ Nhµ Cung CÊp S¶n PhÈm lµ qu¸ tr×nh ®­a ra c¸c th«ng tin trªn. Qu¶n lý th«ng tin vÒ Nhµ Cung CÊp S¶n PhÈm kh«ng nh÷ng ph¶i ®¸p øng c¸c yªu cÇu ®ßi hái th«ng tin vÒ Nhµ Cung CÊp S¶n PhÈm mµ cßn ®¸p øng c¶ c«ng viÖc bæ sung, thay thÕ c¸c th«ng tin vÒ Nhµ Cung CÊp S¶n PhÈm. 4. Nh©n viªn. Nh©n viªn, lµ nh÷ng ng­êi lËp nªn c¸c chøng tõ : + B¸o gi¸ s¶n phÈm + C¸c ho¸ ®¬n thanh to¸n + C¸c x¸c nhËn chuyÓn giao hµng + C¸c hãa ®¬n xuÊt ,nhËp kho + C¸c b¸o c¸o Qu¶n lý ®èi t­îng Nh©n Viªn ®ßi hái ph¶i ®­a ra ®­îc c¸c th«ng tin cô thÓ cña mçi nh©n viªn, khi n¶y sinh c¸c yªu cÇu cÇn cã sù x¸c minh, ph©n c«ng c«ng viÖc..., c¸c yªu cÇu nµy cÇn mét sè th«ng tin vÒ b¶n th©n cña Nh©n Viªn. C¸c th«ng tin vÒ nh©n viªn cÇn l­u tr÷ gåm: + Hä vµ Tªn cña Nh©n Viªn. + §Þa chØ, liªn hÖ (n¬i ë hiÖn nay) + §Þa chØ th­êng tró. + Sè chøng minh th­ + Giíi tÝnh + Ngµy sinh + Sè ®iÖn tho¹i. + Chøc vô c«ng t¸c. + Tªn ®¬n vÞ qu¶n lý Nh©n viªn + C¸c ghi chó kh¸c vÒ Nh©n Viªn. - Tr×nh ®é häc vÊn - Chuyªn m«n - Qu¸ tr×nh c«ng t¸c . . . . . . . . C¸c th«ng tin vÒ Nh©n Viªn còng cã thÓ bÞ thay ®æi, hoÆc th«ng tin vÒ Nh©n viªn nµo ®ã kh«ng cßn cÇn thiÕt ( ch¼ng h¹n nh­ ®· th«i viÖc) th× Cöa hµng sÏ tiÕn hµnh bæ sung th«ng tin vÒ Nh©n viªn ®ã, hoÆc lo¹i bá, hoÆc còng cã thÓ ®­a vµo danh s¸ch Nh©n Viªn cña cöa hµng c¸c th«ng tin vÒ mét Nh©n Viªn míi.... KÕt xuÊt th«ng tin vÒ ®èi t­îng nµy lµ viÖc ®­a ra c¸c th«ng tin chi tiÕt vÒ mçi Nh©n viªn cô thÓ khi cã yªu cÇu. 5. Kho Hµng Kho hµng lµ n¬i l­u tr÷ hµng hãa s¶n phÈm dù tr÷ cña Cöa hµng C¸c th«ng tin vÒ Kho Hµng bao gåm: + Tªn gäi cña Kho Hµng + §Þa chØ cña Kho Hµng + Ng­êi qu¶n lý Kho Hµng + C¸c th«ng tin phô kh¸c m« t¶ Kho Hµng - ChiÒu dµi - Réng - DiÖn TÝch. . . . . . . . .. . . . .. Khi cÇn cã thÓ thùc hiÖn c¸c yªu cÇu ®­a vµo c¸c th«ng tin míi vÒ mét Kho Hµng nµo ®ã , hoÆc bæ sung vµo trong Danh S¸ch Kho Hµng tªn vµ c¸c th«ng tin vÒ mét Kho Hµng míi. 6. C¸c lo¹i chøng tõ Tõ quy tr×nh kinh doanh ®· nªu, cã c¸c lo¹i chøng tõ sau: 6.1. B¸o gi¸ S¶n PhÈm Khi cã yªu cÇu cña kh¸ch hµng, cÇn biÕt th«ng tin vÒ gi¸ b¸n cña mét sè s¶n phÈm, cöa hµng ®¸p øng yªu cÇu ®ã b»ng viÖc göi c¸c b¸o gi¸ s¶n phÈm cho hä. Trong cöa hµng tån t¹i hai lo¹i b¸o gi¸: - B¸o gi¸ cña Nhµ Cung CÊp S¶n PhÈm. Lóc nµy cöa hµng cã vai trß lµ Kh¸ch hµng cña Nhµ Cung CÊp S¶n PhÈm, c¸c B¸o gi¸ s¶n phÈm ®­îc göi ®Õn theo yªu cÇu cña Cöa hµng, néi dung cña c¸c b¸o gi¸ lµ th«ng tin vÒ gi¸ cña nh÷ng S¶n phÈm cô thÓ nµo ®ã ( c¸c S¶n phÈm mµ Kh¸ch Hµng yªu cÇu cho biÕt gi¸ ). - B¸o gi¸ cña Cöa hµng cho Kh¸ch hµng. Kh¸ch hµng còng cã yªu cÇu biÕt gi¸ b¸n cña c¸c S¶n phÈm mµ m×nh s¾p mua. Kh¸ch hµng sÏ yªu cÇu Cöa hµng göi ®Õn c¸c b¸o gi¸ s¶n phÈm. Cöa hµng sau khi tiÕp nhËn c¸c b¸o gi¸ s¶n phÈm cña Nhµ Cung CÊp S¶n PhÈm sÏ tiÕn hµnh lµm c¸c b¸o gi¸ s¶n phÈm göi tíi c¸c kh¸ch hµng cã yªu cÇu: * §Æc ®iÓm yªu cÇu cña c¸c lo¹i b¸o gi¸ + C¸c b¸o gi¸ chØ cã hiÖu lùc trong mét thêi gian nhÊt ®Þnh sau thêi gian nµy cã b¸o gi¸ sÏ ®­îc lµm l¹i. + Gi÷a c¸c b¸o gi¸ cña Nhµ Cung CÊp S¶n PhÈm göi tíi cöa hµng göi tíi cöa hµng vµ c¸c b¸o gi¸ mµ Cöa hµng göi ®Õn kh¸ch hµng lµ kh¸c nhau ( kh¸c nhau vÒ gi¸ cña S¶n PhÈm ). Do c¸c B¸o gi¸ ph¶i phô thuéc vµo c¸c yªu cÇu cña Kh¸ch hµng (s¶n phÈm nµo cÇn b¸o gi¸). + B¸o gi¸ S¶n PhÈm còng cÇn cã sù thèng nhÊt, chÝnh x¸c. C¸c b¸o gi¸ ®­îc göi tíi cïng mét kh¸ch hµng trong thêi gian c¸c b¸o gi¸ vÉn cßn hiÖu lùc ph¶i gièng nhau vÒ néi dung th«ng tin cña c¸c S¶n phÈm b¸o gi¸. * C¸c th«ng tin mµ B¸o gi¸ cÇn chøa lµ: + Tªn kh¸ch hµng nhËn B¸o Gi¸ + Tªn Nhµ Cung CÊp S¶n PhÈm ( n¬i göi Bao Gi¸ ) + Ngµy b¸o gi¸. + Ngµy hÕt hiÖu lùc cña b¸o gi¸ . + H×nh thøc thanh to¸n. + §iÒu kiÖn giao hµng. + Thêi gian b¶o hµnh s¶n phÈm sau khi mua + Tªn nh©n viªn lµm b¸o gi¸. + C¸c s¶n phÈm cô thÓ ®­îc b¸o gi¸. Th«ng tin ë phÇn nµy gåm: - Tªn s¶n phÈm ®­îc b¸o gi¸. - Sè l­îng - Gi¸ b¸n - ThuÕ s¶n phÈm. C¸c th«ng tin mµ b¸o gi¸ chøa còng chÝnh lµ c¸c th«ng tin cÇn ®­a ra khi cã yªu cÇu xem b¸o gi¸. C¸c thao t¸c ®èi víi ®èi t­îng nµy: - Lµm míi mét b¸o gi¸. - Söa, bæ sung th«ng tin. - Xo¸ c¸c b¸o gi¸. 6.2. C¸c ®¬n ®Æt hµng Cã hai lo¹i ®¬n ®Æt hµng: - §¬n ®Æt hµng cña Cöa hµng göi tíi Nhµ Cung CÊp S¶n PhÈm. Chóng lµ c¸c ®¬n ®Æt mua hµng cña Cöa hµng, néi dung cña c¸c ®¬n ®Æt mua hµng nµy lµ c¸c s¶n phÈm theo yªu cÇu cÇn mua cña Cöa hµng. - §¬n ®Æt hµng cña Kh¸ch hµng göi tíi Cöa hµng. Néi dung cña ®¬n ®Æt hµng lµ c¸c s¶n phÈm mµ kh¸ch hµng cÇn mua. C¸c ®¬n ®Æt hµng sÏ lµ c¸c chøng tõ cã liªn quan ®Õn viÖc x¸c nhËn hµng ho¸ chuyÓn giao. Kh¸ch hµng sÏ x¸c nhËn hµng ho¸ theo mét b¶n sao cña ®¬n ®Æt hµng mµ tr­íc ®ã ®· ®­îc göi tíi Nhµ Cung CÊp S¶n PhÈm. Néi dung th«ng tin gi÷a ®¬n ®Æt hµng vµ x¸c nhËn ®· nhËn hµng ho¸ cã thÓ kh¸c nhau. Sù sai kh¸c ph¸t sinh trong kh©u chuyªn chë hµng ho¸ ( hµng hãa cã thÓ bÞ háng, vì, mÊt..). C¸c th«ng tin mµ mét §¬n §Æt Hµng chøa sÏ lµ: + Tªn kh¸ch hµng + Tªn Nhµ Cung CÊp S¶n PhÈm + §Þa chØ chuyÓn hµng ®Õn + Ngµy ®Æt hµng + Ngµy giao hµng (®ßi hái chuyÓn hµng) + Tªn c¸c lo¹i s¶n phÈm + Sè l­îng tõng lo¹i S¶n phÈm ®Æt mua. + Gi¸ s¶n phÈm. + ThuÕ VAT ®èi víi tõng lo¹i S¶n phÈm + Tæng sè tiÒn cña §¬n ®Æt hµng. + Tªn nh©n viªn lµm §¬n ®Æt hµng( Nh©n viªn cña Cöa hµng). + Ghi chó ®¬n ®Æt hµng ( l­u tr÷ c¸c th«ng tin phô vÒ ®¬n ®Æt hµng ) C¸c th«ng tin nµy còng lµ c¸c th«ng tin cÇn ®­a ra khi cã yªu cÇu th«ng tin vÒ mét ®¬n ®Æt hµng nµo ®ã. 6.3. C¸c ho¸ ®¬n thanh to¸n. Tr­íc khi hµng ho¸ ®­îc tiÕn hµnh chuyªn chë, chuyÓn giao cho kh¸ch hµng. Nhµ Cung CÊp S¶n PhÈm sÏ ph¶i lµm c¸c ho¸ ®¬n thanh to¸n. Ho¸ ®¬n thanh to¸n x¸c nhËn thùc tÕ sè l­îng S¶n phÈm sÏ ®­îc chuyªn chë. S¶n phÈm ®­îc chuyÓn cho Kh¸ch hµng theo mét ®¬n §Æt hµng nµo ®ã, hoÆc cã Hãa ®¬n thanh to¸n néi bé kh«ng theo mét ®¬n hµng nµo . Hãa ®¬n thanh to¸n trong cöa hµng tån t¹i hai lo¹i: + Hãa ®¬n thanh to¸n gi÷a Cöa hµng víi Nhµ cung cÊp s¶n phÈm, nã x¸c nhËn tõng lo¹i S¶n PhÈm ®­îc mua vÒ. + Hãa ®¬n thanh to¸n gi÷a Cöa hµng víi Nhµ cung cÊp s¶n phÈm, nã x¸c nhËn tõng lo¹i S¶n PhÈm ®­îc mua vÒ. C¸c th«ng tin mµ Ho¸ ®¬n thanh to¸n l­u tr÷ lµ: + Tªn kh¸ch hµng. + §Þa chØ kh¸ch hµng. + Tªn Nhµ Cung CÊp S¶n PhÈm + §Þa chØ liªn hÖ víi nhµ cung cÊp + Tªn ng­êi nhËn hµng + Tªn ng­êi giao hµng + Ngµy lµm hãa ®¬n thanh to¸n + Chi tiÕt vÒ c¸c s¶n phÈm, néi dung gåm cã - Tªn s¶n phÈm - Sè l­îng - Gi¸ - ThuÕ VAT - §¬n vÞ tÝnh + Tæng sè tiÒn thanh to¸n. + ChiÕt khÊu + Nh©n viªn lµm ho¸ ®¬n thanh to¸n. + C¸c ghi chó cÇn thiÕt ( c¸c th«ng tin phô vÒ hãa ®¬n thanh to¸n ) Th«ng tin cÇn kÕt xuÊt ra còng chÝnh lµ néi dung th«ng tin mµ ho¸ ®¬n thanh to¸n l­u tr÷. Do sè l­îng c¸c hãa ®¬n thanh to¸n lµ r©t nhiÒu do vËy cã thÓ ®­a vµo mét sè tiªu chÝ ®Ó giíi h¹n sè l­îng c¸c ho¸ ®¬n thanh to¸n ®Ó cã thÓ dÔ dµng ®­a ra mét ho¸ ®¬n cÇn thiÕt. 6.4. C¸c x¸c nhËn chuyÓn giao s¶n phÈm Sau khi lµm c¸c Ho¸ ®¬n thanh to¸n, hµng ho¸ sÏ ®­îc chuyÓn tíi Kh¸ch hµng nhê c¸c Nh©n viªn cña Nhµ cung cÊp. Trong qu¸ tr×nh chuyªn chë sè l­îng S¶n phÈm ®­îc chuyÓn ®Õn tay Kh¸ch hµng cã thÓ kh¸c víi sè l­îng s¶n phÈm thanh to¸n (do s¶n phÈm cã thÓ háng, vì, mÊt..). Kh¸ch hµng cÇn x¸c nhËn l¹i thùc tÕ sè l­îng s¶n phÈm nhËn ®­îc ®Ó lµm c¬ së cho viÖc thanh to¸n tiÒn víi Nhµ Cung CÊp S¶n PhÈm, chÝnh ®iÒu nµy ®· lµm xuÊt hiÖn mét chøng tõ gäi lµ chøng tõ X¸c nhËn ®· nhËn hµng. X¸c nhËn giao hµng ( ®· nhËn hµng ) dùa trªn c¬ së mét b¶n sao cña ®¬n ®Æt hµng mµ kh¸ch hµng ®· göi tíi Nhµ Cung CÊp S¶n PhÈm. Sè l­îng s¶n phÈm theo yªu cÇu trong ®¬n ®Æt hµng vµ sè l­îng s¶n phÈm nhËn ®­îc sau khi chuyÓn giao s¶n phÈm ( trong chøng tõ x¸c nhËn nhËn hµng ) cã thÓ kh¸c nhau. Cöa hµng ph¶i qu¶n lý 2 lo¹i x¸c nhËn: + X¸c nhËn cña Cöa hµng víi t­ c¸ch lµ Kh¸ch hµng, x¸c nhËn c¸c s¶n phÈmchuyÓn ®Õn tõ Nhµ cung cÊp s¶n phÈm. + X¸c nhËn cña Kh¸ch hµng ®èi víi c¸c s¶n phÈm do Nh©n viªn cña Cöa hµng chuyªn chë ®Õn (Cöa hµng ®ãng vai trß lµ Nhµ cung cÊp s¶n phÈm). Néi dung cña mçi X¸c nhËn gåm cã: + Tªn kh¸ch hµng: Kh¸ch hµng nhËn s¶n phÈm theo yªu cÇu ®Æt hµng + Tªn ng­êi nhËn hµng + Tªn Nhµ Cung CÊp: Nhµ cung cÊp chuyÓn s¶n phÈm ®Õn theo ®Æt hµng + Tªn ng­êi giao hµng + Tªn nh©n viªn lµm X¸c nhËn nhËn hµng + Ngµy X¸c nhËn ®­îc lËp. + Chi tiÕt hµng ho¸ x¸c nhËn ®· nhËn ®­îc - Tªn s¶n phÈm. - Gi¸ - Sè l­îng - ThuÕ VAT cho mçi lo¹i s¶n phÈm + Tæng sè tiÒn ph¶i tr¶ cho ng­êi cung cÊp + ChiÕt khÊu + C¸c ghi chó cÇn thiÕt ( c¸c ghi chó cÇn thiÕt vÒ X¸c nhËn) Néi dung cña X¸c nhËn còng lµ c¸c th«ng tin cña mçi X¸c NhËn cÇn ®­a ra khi cã yªu cÇu xem mét x¸c nhËn ®· nhËn hµng. 6.5. C¸c hãa ®¬n XuÊt kho XuÊt kho khi cã mét yªu cÇu cÇn cã mét l­îng hµng hãa ®Ó chuyÓn giao cho Kh¸ch hµng, nh­ng còng cã thÓ chØ lµ l­u chuyÓu hµng hãa gi÷a c¸c kho trong cöa hµng. Bªn c¹nh c¸c hãa ®¬n thanh to¸n cßn cã c¸c hãa ®¬n XuÊt kho, hãa ®¬n xuÊt kho lµm gi¶m l­îng hµng hãa trong kho. Néi dung cña c¸c Hãa ®¬n xuÊt kho gåm: + Th«ng tin vÒ kho hµng n¬i thùc hiÖn xuÊt kho,