Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Công nghệ và Thương mại Mai Sơn

Lời nói đầu Thế kỷ 21 là thế kỷ của công nghệ thông tin bùng nổ và phát triển mạnh mẽ trên toàn thế giới cũng như ở Việt Nam, Tin học đã trở thành một ngành công nghiệp mũi nhọn. Nó là một ngành khoa học kỹ thuật không thể thiếu ở nước ta hiện nay, việc ứng dụng tin học trong việc quản lý tại các doanh nghiệp hay bất cứ một tổ chức nào đều rất phổ biến và cấp thiết. Sự phát triển của công nghệ thông tin ngày nay đã đem lại những khả năng tuyệt vời trong việc quản lý, thu thập và xử lý những khối dữ liệu khổng lồ với tốc độ nhanh và chính xác cao mà con người có khả năng làm được. Để làm được điều này không chỉ cần đến các thiết bị phần cứng mà quan trọng hơn đó là các phần mềm ứng dụng phù hợp với yêu cầu quản lý thực tế. Nhưng thật đáng tiếc các nhà doanh nghiệp của chúng ta lại không thực hiện nó một cách đầy đủ và có hiệu quả hơn.Vấn đề ở chỗ các nhà doanh nghiệp thường không hiểu một càch đẩy đủ về khả năng cũng như những hạn chế của công nghệ thông tin hiện đại.Cũng như các lập trình viên và các chuyên viên của công nghệ thông tin tuy có trình độ chuyên môn và hiểu biết sâu về nó. Nhưng họ lại hay mắc sai lầm trong việc không tìm hiểu đươc hết về những yêu cầu và những ứng dụng mà những nhà doanh nghiệp cần hỗ trợ. Để có thể lấp đi khoảng cách giữa các doanh nghiệp, những người cần giải pháp kinh doanh trên máy tính và những người có hiểu biết về công nghệ thông tin thì một công tác thường phải được tiến hành khi phát triển một hệ thống đó là phân tích và thiết kế hệ thống. Có thể hiểu một cách khái quát về công việc phân tích và thiết kế một hệ thống là việc tập trung vào việc tìm hiểu bản chất của hệ thống, cho thấy hệ thống phải thực hiện những việc gì và các dữ liệu mà nó đề cập là những dữ liệu nào, có cấu trúc ra sao. Dựa trên các kết quả phân tích, công tác thiết kế sẽ đưa ra những quyết định về cài đặt hệ thống để hệ thống có thể thỏa mãn những yêu cầu của giai đoạn phân tích đưa ra, đồng thời thích ứng với những điều kiện ràng buộc trong thực tế. Những kết quả của phân tích và thiết kế là tiền đề cho việc thi công một hệ thống thông tin, chuyển các kết quả phân tích và thiết kế trên giấy thành một hệ thống chạy được, đáp ứng những nhu cầu được đề ra ban đầu. Tài liệu này đề cập đến việc phân tích hệ thống thông tin hỗ trợ cho công tác quản lý lương của một công ty tư nhân. Các khảo sát được tiến hành dựa trên việc điều tra công tác quản lý lương được tiến hành tại công ty trách nhiệm hữu hạn công nghệ và thương mại Hà Sơn, phòng 107, số 133 Thái Hà – Đống Đa – Hà Nội. Tại công ty này, công tác quản lý lương từ trước tới nay được thực hiện bằng sổ sách là chính, ứng dụng tin học chỉ dừng lại ở việc đánh văn bản, tính lương trên Excel, word… lưu văn bản đơn thuần, những công việc đó hoàn toàn phụ thuộc vào người thực hiện và việc tìm kiếm thông tin cần thiết còn gặp rẩt nhiều khó khăn, không mang tính tự động hóa. Sự hạn chế này không phát huy hết tác dụng của máy tính trong việc quản lý công ty. Tuy nhiên những nghiên cứu ở đây có thể được áp dụng cho bất cứ một công ty nào khác sử dụng hình thức quản lý lương trên Excel, word… Em xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Chí Ngọc đã giúp đỡ em trong công tác tìm hiểu tài liệu, chị Khúc Hoàng Tuyết Hương nhân viên công ty đã giúp đỡ em trong việc tìm hiểu các nghiệp vụ về quản lý lương. Mặc dù rất cố gắng để hoàn thành công việc, song thời gian có hạn và do những hiểu biết còn hạn chế về công tác nghiệp vụ quản lý lương cũng như về công nghệ thông tin nên không tránh khỏi những sai lầm và thiếu sót. Nên bài báo cáo còn sơ sài, rất mong nhận được sự góp ý của thầy và các bạn. CHƯƠNG I: KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG I. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty Công ty TNHH Công nghệ và Thương mại Mai Sơn là công ty kinh doanh và lắp đặt máy tính.Được thành lập vào ngày 08 tháng 04 năm 1995.Với 10 năm kinh nghiệm cùng với sự cố gắng lỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên, công ty đã khẳng định được chỗ đứng của mình trên thị trường và ngày càng nhiều doanh nghiệp biết đến các sản phẩm của công ty. Công ty có khoảng 40 cán bộ công nhân viên được phân bố hợp lý phù hợp với lĩnh vực kinh doanh và đòi hỏi của nền kinh tế. Đứng đầu là ban giám đốc : thực hiện các chính sách phát triển của công ty, trực tiếp điều hành các phòng , ban chức năng. Cơ cấu tổ chức của ban giám đốc bao gồm: Giám đốc – người chịu trách nhiệm cao nhất của công ty. Sau giám đốc là 2 phó giám đốc chịu trách nhiệm phát triển kinh doanh của công ty và quản lý nguồn lực của công ty. -Các phòng ban : + Phòng kế toán gồm kế toán trưởng ,kế toán bán hàng, kế toán các phân xưởng và thủ quỹ +Phòng tổ chức nhân sự gồm: trưởng phòng nhân sự, nhân viên văn phòng + Quản đốc phân xưởng. -Bộ phận kinh doanh gồm: trưởng phòng kinh doanh, nhân viên bán hàng và nhân viên khai thác tìm kiếm thị trường. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY. II. Yêu cầu của hệ thống Đối với mọi công ty dù lớn hay vừa và nhỏ thì việc quản lý lương cũng có vai trò rất quan trọng .Nó ảnh hưởng tới năng suất lao động của người công nhân viên. Đồng thời, nó cũng ảnh hưởng tới sự phát triển của công ty đó. Hệ thống của các công ty luôn phải quản lý đúng nghiệp vụ, chuyên môn và phải thật chính xác đầy đủ. Trong xu thế công nghệ thông tin phát triển như hiệm nay, các hoạt động nghiệp vụ diễn ra hàng ngày nhiều và phức tạp thì dòi hỏi một hệ thống phải đáp ứng được những yêu cầu sau: -Đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời để việc quản lý được chính xác và có hệ thống. - Đảm bảo cho việc an toàn dữ liệu là chính xác không để mất mát thông tin. - Mọi hoạt động về công tác quản lý lương phải rõ ràng và thật chính xác. - Phải hỗ trợ cho ban giám đốc công ty đưa ra các điều chỉnh kịp thời. III. Yêu cầu của hệ thống - Xây dựng một hệ thống quản lý thống nhất, chuẩn hóa. - Tự động hóa phần lớn công tác chi trả lương. - Cung cấp các thông tin cần thiết về hoạt động quản lý lương trên mạng cho các đối tượng co nhu cầu. - Hệ thống mới phai khắc phục được nhược điểm của hệ thông cũ. - Có khả năng phát hiện lỗi và xử lý kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu ngay khi cập nhật. IV. Hình thức lương Hình thức lương chính là phần thù lao lao động được biểu hiện bằng tiền mà công ty trả cho người lao động căn cứ vào thời gian và khối lượng, chất lượng công việc của họ.Về bản chất, tiền lương chính là biểu hiện bằng tiền của giá cá sức lao động.Mặt khác tiền lương còn là đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần hăng hái lao động. Kích thích và tạo mối quan tâm của người lao động đến kết quả công việc của họ. Nói cách khác tiền lương chính là nhân tố thúc đẩy năng suất laođộng. Tuy theo mỗi công ty mà có các hình thức trả lương khác nhau. Hiện nay có ba hình thức trả lương chủ yếu ở nước ta. Đó là: - Hình tức trả lương theo sản phẩm - Hình thức trả lương khoán - Hình thức trả lương theo thời gian Tại công ty TNHH Công Nghệ và Thương Mại Hà Sơn thì việc thanh toán tiền lương cho công nhân viên dưới hình thức trả lương theo thời gian. Cụ thể là trả lương theo ngày . Đặc trưng cơ bản của hình thức này là trả lương theo năng suất lao động, dựa vào bảng chấm công. Quá trình này được tách ra làm 2 phần: - Đi thực tế để chấm công - Ghi vào bảng lương Hệ thống bao gồm: - Bảng chấm công - Bảng lương V. Hiện trạng của hệ thống 1. Chức năng và nhiệm vụ cơ bản của hệ thống Hệ thống quản lý lương có chưc năng thường xuyên thông báo cho ban giám đốc về các công tác: tiền lương, chấm công,…Hệ thống này được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc. Với chức năng như vậy, hệ thống quản lý lương luôn có nhiệm vụ quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên theo quy định, việc theo dõi và quản lý lao động để chấm công và thanh toán lương cho công nhân viên chức là nhiệm vụ quan trọng của hệ thống. Ngoài ra, thì công tác thống kê, báo cáo tình hình cho giám đốc cũng là nhiệm vụ không thể thiểu trong việc quản lý nhân sự. 2. Cơ cấu tổ chức Công tác quản lý lương bao gồm các công đoạn sau: 2.1 Vào bảng chấm công và bảng lương Công tác này chủ yếu thực hiện bằng tay thông qua các biểu mẫu dược quy định bởi bộ tài chính,một phần được thực hiện bằng máy tính,sử dụng cơ sở dữ liệu Access, Microsoft Word, Microsoft Excel. 2.2 Xem và kiểm tra dữ liệu Công tác này được thự hiện thủ công, dựa vào việc xem và kiểm tra các file lưu trên máy tính để khớp về dữ liệu lưu trữ.Công tác này nảy sinh, do ở công tác thứ nhất, các dữ liệu được thực hiện bằng tay, dễ gây nhầm lẫn, không đảm bảo được tính chính xác, nhất quán. 2.3 Kết xuất thông tin Công tác này thực hiện thủ công bằng máy tính, sử dụng các chương trình ứng dụng như Access, Microsoft Word, Microsoft Excel để tạo các biểu mẫu, các báo cáo quản lý lương. 3. Nội dung trình tự tính lương Như ở công ty TNHH Công nghệ và Thương Mại Hà Sơn thì trình tự tính lương theo định kỳ hàng tháng. Hàng tháng, các tổ tự tính công, và tính lương cho công nhân dựa vào số ngày công họ làm việc trong tháng. Sau đó bảng tính công và bảng tính lương của các tổ được gửi về phòng tài chính-kế toán. Lúc này cán bộ tiền lương sẽ thực hiện việc kiểm tra bảng lương của các phòng ban và cập nhật vào sổ sách kế toán để lên báo cáo theo quy định. Tại văn phòng cán bộ tiền lương trực tiếp tính lương cho CBCNV dựa theo bảng chấm công các cán bộ do các phòng ban gửi tới. Trước đó, tại các phòng ban các cán bộ phụ trách theodõi các họat động của cán bộ trong phòng dựa vào bảng theo dõi chấm công. Cuối mỗi tháng, cán bộ chấm công thực hiện công việc tổng hợp chấm công. Sau đó, bảng chấmcông sẽ đượcgửi tới phòng tài chính kế toán. Dựa vào bảng tổng hợp trên cán bộ tiền lương tính lương cho nhân viên. Lương của cán bộ trong công ty bao gồm 2 phần lương: lương cơ bản và lương kinh doanh + phụ cấp tháng Lương cơ bản là mức lương đã được ghi trong hợp đồng. Lương kinh doanh được tính theo công của cán bộ thực hiện hàng tháng. Lương kinh doanh ở công ty này là lương thời gian được tính theo công thời gian Phụ cấp tháng bao gồm: tiền ăn trưa + tiền xăng xe + tiền điện thoại Cách tính lương như sau: Thực lĩnh = lương cơ bản + lương thời gian + lương phụ cấp – các khoản phải trừ. Trong đó: Lương cơ bản tháng = (lương cơ bản 1 tháng) / (số ngày thưc tế của 1 tháng) * số ngày công Lương thời gian = công thời gian * lương cơ bản / 26 Khoản phải trừ: Bảo hiểm xã hội : 5% Sơ đồ làm bảng lương. Kế toán tổng hợp và lập bảng tính và phân bổ lương So sánh đối chiếu Bảng chấm công Tổng hợp số ngày công Hàng ngày tổ trưởng chấm công Hình 1: Sơ đồ làm bảng lương 4. Phê phán hiện trạng Hiện nay đối với các doanh nghiệp việc quản lý lương chủ yếu được thực hiện bằng thủ công hoặc tin học hóa một phần với các đặc điểm chủ yếu sau: -Hệ thống quản lý lương chủ yếu dựa trên các tài liệu được viết bằng tay. Việc xử lý thủ công như vậy vừa tốn công lao động, dễ gây nhầm lẫn, vừa không đảm bảo được tính nhanh chóng, kịp thời để cung cấp thông tin khi cần thiết, hơn nữa luôn có nguy cơ tiềm ẩn việc thất lạc hư hỏng các tài liệu. -Một số dữ liệu được quản lý thông qua chương trình viết băng Access để kết xuất dữ liệu thứ cấp. Các dữ liệu này được lưu trữ, không được chuẩn hóa, nên cơ sở dữ liệu khó kết nối phải lưu trữ nhiều dữ liệu trùng lặp, thiếu một số thông tin quan trọng. 5. Phạm vi của bài báo cáo Trong bài báo cáo này chỉ nêu những ứng dụng tin học trong công tác quản lý lương của công ty TNHH Công Nghệ và thương mại Mai Sơn Công tác quản lý lương của công ty này bao gồm: -Cập nhật thông tin về hồ sơ của cán bộ công nhân viên. -Cập nhật thông tin về lương của công nhân viên. -Đảm bảo dữ liệu không bị dư thừa. -Tìm kiếm thong tin nhanh chóng ,chính xác. -Tìm kiếm lương, hệ số lương của cán bộ công nhân viên. -Báo cáo thống kê về lương của cán bộ công nhân viên. CÁC MẪU BIỂU DÙNG TRONG HỆ THỐNG BAO GỒM: - Mẫu bảng biểu chấm công tháng Là quá trình theo dõi công việc trong tháng. -Số thứ tự: cho biết số thứ tự của cán bộ công nhân viên -Họ và tên: cho biết số người trong công ty được sắp xếp theo vần a,b,c… -Ngày: cho biết các ngày trong tháng từ 1…31 trong mỗi cột tương ứng 1 ngày sẽ ghi ký hiệu chấm công. -Tổng ngày công: là số công đượcquy ra lương theo lương thời gian hoặc nghỉ phép, nghỉ bù, nghỉ tết……. -Ghi chú: lý do nghỉ …. -Mẫu biểu bảng lương -Thưc hiện việc tính lương cho cán bộ công nhân viên theo danh sách các tổ SX, các phòng ban. Trong đó: -Số thứ tự : cho biết số thứ tự của công nhân viên trong công ty bắt đầu từ 1,2,3…. -Họ tên: cho biết số người trong công ty đước sắp xếp theo vần a,b,c… -Chức vụ: là chức danh của cán bộ công nhân viên trong công ty -Lương chính: là lương cơ bản là lương ghi trong hợp đồng -Lương ngày: là lương của cán bộ công nhân viên được tính theo ngày. -NC: ngày công của cán bộ công nhân viên -Phụ cấp: là các khoản phụ cấp mà người đó được hưởng khi kiêm nhiệm bao gồm: Tiền xăng xe. Ví dụ:là 300 nghìn Tiền ăn trưa: là 10 nghìn Tiền điện thoại: là 200 nghìn -Lương TG: là lương được tính theo thời gian làm việc của người đó -Được lĩnh: là số tiền người đó được lĩnh theo số ngày công làm việc của mình. -BHXH: là số tiền mà người đó phải nộp để trả thay lương theo quy định của nhà nước. -Còn được lĩnh: số tiền mà sau khi khấu trừ các khoản theo quy định mà người đó được nhận . CHƯƠNG II PHÂN TÍCH CÁC CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ Tổng quát Hệ thống thực hiện các chức năng nghiệp vụ lập bảng lương của công ty theo phương pháp trực tiếp bằng máy tính phải đảm bảo được tính chính xác, an toànvà bảo mật cho dữ liệu được lưu trữ, có thể trên một máy mạng máy tính nội bộ hay diện rộng. Hệ thống có tính chất sử dụng nên cần nên cần có một cơ sở dữ liệu hệ thống khoa học có khả năng lưu trữ và truy xuất những thông tin có tính pháp lý. Việc quản lý và xử lý phải đúng theo các nghiệp vụ tính lương đã được quy định. Hệ thống phải thường xuyên cập nhật thông tin khi có những điều chỉnh về lương và lập các báo cáo chuyên môn cung cấp các thông tin về tình hình lương của công ty cho các phòng ban khác mà ta gọi là “Ban giám đốc”. Xây dựng cơ sở dữ liệu trong hệ thống phải đặc trưng cho việc quản lý lương trên mạng của một công ty có thể gồm nhiều chi nhánh ở các địa điểm khác. Trên thực tế, công tác quản lý lương chỉ là một bộ phận của công tác quản lý kinh tế của công ty, vì thế hệ thống cần phải được thiết kế trên cơ sở có khả năng mở rộng và làm việc tương thích trên các hệ thống khác II. Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống HTTT QLTL Thêm Sửa Xóa Cập nhật công và tính lương Cập nhật hệ số lương Cập nhật khác Báo cáo lương Báo cáo nhân sự Quản lý hồ sơ Quản lý tiền lương Báo cáo Hình 2: Biểu đồ phân cấp chức năng III. Đặc tả chức năng Thêm : Chức năng này tiến hành thêm dữ liệu khi có nhân viên mới vào công ty được lưu trữ trong hệ thống Bắt đầu Quyền truy cập hợp lệ Kết thúc Đ S Sửa hồ sơ Đầu vào: yêu cầu thêm dữ liệu Quyền truy cập Thân Hình3: Đặc tả chức năng thêm hồ sơ vào hệ thống Sửa : Chức năng này tiến hành điều chỉnh, sửa đổi, chỉnh lý hồ sơ mỗi khi có sự thay đổi Đầu vào: yêu cầu dữ liệu Quyền truy cập Bắt đầu Quyền truy cập hợp lệ Kết thúc Đ S Sửa hồ sơ Thân Hình4 : Đặc tả chức năng sửa hồ sơ trong hệ thống 1.3 Xóa : Chức năng này tiến hành xóa hồ sơ khi có nhiệm vụ thuyên chuyển công tác sang công ty khác hoặc thôi việc ….Đồng thời nó được lưu lại một file khác để lấy thông tin cần thiết Đầu vào : yêu cầu xóa dữ liệu Quyền truy cập Thân Bắt đầu Quyền truy cập hợp lệ Kết thúc Đ S xóa hồ sơ Hình5 : Đặc tả chức năng xóa hồ sơ trong hệ thống Cập nhật công và tính lương Chức năng này tiến hành cập nhật công và tính lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty Đầu vào : yêu cầu cập nhật Quyền truy cập Thân Bắt đầu Quyền truy cập hợp lệ Kết thúc Cập nhật công tính lương Đ S Hình6: Đặc tả chức năng cập nhật công và tính lương 2.2 Cập nhật hệ số lương Chức năng này tiến hành cập nhật thông tin về hệ số lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty khi có sự điều chỉnh hoặc sửa đổi Đầu vào : yêu cầu cập nhật Quyền truy cập Thân Bắt đầu Quyền truy cập hợp lệ Kết thúc Lấy dữ liệu về hệ số lương Nhập dữ liệu hệ số lương Đ S Cập nhật hệ số lương Hình 7: Đặc tả chức năng cập nhật hệ số lương 2.3 Cập nhật khác Chức năng này tiến hành cập nhật khác như là khen thưởng, kỷ luật…của CBCNV Đầu vào: yêu cầu cập nhật Quyền truy cập Thân Đ S Bắt đầu Quyền truy cập hợp lệ Kết thúc Lấy dữ liệu khác Nhập dữ liệu Cập nhật khác Hình 8: Đặc tả chức năng cập nhật khác. 3.1: Báo cáo nhân sự. Căn cứ vào các thông tin của CBCNV ta tiến hành báo cáo tình hình nhân sự của công ty một cách tự động hóa. Đầu vào: Yêu cầu dữ liệu Quyền truy cập. Đầu ra: Báo cáo nhân sự. Thân: Bắt đầu Quyền truy cập hợp lệ hhợp lệ Kết thúc Lấy dữ liệu về nhân sự Nhập dữ liệu về nhân sự Đ S Báo cáo nhân sự Hình 9:Đặc tả chức năng báo cáo nhân sự 3.2: Báo cáo lương. Chức năng này báo cáo tình hình tiền lương của CBCNV tong công ty, dựa trên bảng tính lương của công ty. Đầu vào: Yêu cầu dữ liệu. Quyền truy cập. Đầu ra: Báo cáo lương. Thân: Đ S Bắt đầu Quyền truy cập hợp lệ Kết thúc Lấy dữ liệu về tiền lương Nhập dữ liệu tiền lương Báo cáo lương Hình 10: Đặc tả chức năng báo cáo lương. IV. Biểu đồ phân luồng dữ liệu Tên tác nhân Tên chức năng Tác nhân ngoài Luồng dữ liệu 1 chiều Chức năng Kho dữ liệu Tác nhân trong Ký hiệu biểu diễn Các thành phần Tài liệu Thủ công Giao tác người-máy Tin học hóa hoàn toàn Thủ công Tin học Dòng thông tin Khối diều khiển 1. SƠ ĐỒ NGỮ CẢNH HTTTQUẢN LÝ TIỀN LƯƠNG CBCNV Tính lương Giám đốc Cán bộ chấm công Bộ tài chính Biểu thuế Phiếu lương Báo cáo Biểu nộp thuế Bảng chấm công Hình11 :biểu đồ dữ liệu ở mức ngữ cảnh 2. BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU Ở MỨC ĐỈNH PTC-HC CBCNV Giám đốc Bộ TC CBCNV Cán bộ chấm công 1.0 Cập nhập hồ sơ CBCNV 2.0 Chấm công CBCNV 4.0 Tính lương và các khoản 3.0 Tính thuế Hồ sơ D1 : HSCBCNV D2: Bảng công Thu nhập trước thuế D3 : Bảng lương D4 : Biểu thuế D5: Tổng hợp Baó cáo Nộp thuế Báo cáo Phiếu lương Bảng công Bảng công đã tổng hợp Phiếu lương Hình 12: Biểu đồ luồng dữ liệu ở mức đỉnh 3. Biều đồ phân luồng dữ liệu ở mức dưới đỉnh chức năng 1 Phòng TC- HC 1.1 Kiểm tra và xét duyệt 1.3 Báo cáo CBCNV mới 1.4 Báo cáo CBCNV nghỉ việc 1.5 Báo cáo Điều động D1: HS CBCNV DS đã kiểm tra 1.2 Lập hồ sơ D1: HS CBCNV GĐ CBCNV QĐ BC QĐ BC BC Hình 13: Biểu đồ phân luồng dữ liệu ở mức dưới đỉnh chức năng 1 4.Biểu đồ phân luồng dữ liệu ở mức dưới đỉnh chức năng 2 CBCNV 2.1 Chấm công 2.2 Cập nhật công Công Bảng chấm công Bảng công đã cập nhập D2 : Bảng công Hình 14: biểu đồ phân luồng dữ liệu ở mức dưới đỉnh chức năng 2 5. Biểu đồ luồng dữ liệu ở mức dưới đỉnh chức năng 3 3.1 Tổng hợp số liệu 3.2 Báo cáo công 3.4 Báo cáo đột xuất 3.5 Báo cáo định kỳ 3.2 Tính lương D5: Tổng hợp CBCNV D3: Bảng lương GĐ GĐ Dữ liệu đã tổng hợp Phiếu lương Báo cáo Báo cáo Báo cáo Hình 15: Biểu đồ phân luồng dữ liệu ở mức dưới đỉnh chức năng 3 6. Biểu đồ các luồng thông tin(IDF) 6.1 Chức năng cập nhật dữ liệu Đăng nhập hệ thống Cập nhật dữ liệu Cập nhật dữ liệu D1,D2 Thời điểm Cán bộ tiền lương Chương trình Khi muốn cập nhật Cập nhật thông tin Cập nhật xong Hình 16:Biểu đồ phân luồng chức năng cập nhật dữ liệu 6.2. Chức năng cập nhật lương Tính lương DS công CBCNB Phân loại công DS công Thời gian Dữ liệu về CBCNV Tính công thời gian D3: bảng lương Phiếu lương Thời điểm D1:CBCNV D2:Bảng công Cán bộ tiền lương CBCNV cuối tháng Trả lương Hình 17: Biểu đồ phân luồng chức năng cập nhật lương CHƯƠNG III PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU 1. tệp canbo Tên thực thể : cán bộ -Tên viết tắt : canbo Mỗi thực thể canbo được xác định bởi mã số duy nhất MaCb.Mã này được bộ phân quản lý CBCNV thêm vào khi cập nhật cán bộ ,nhân viên mới vào hệ thống. Bảng thuộc tính. Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú MaCb HoCb TenCb Nsinh Gioi MaPb MaCv Hesl CongTG Congkhac Trukhac Diachi Ghichu Text Text Text Date Text Text Text Numeric Numeric Numeric Numeric Text Text 4 20 10 8 3 4 3 4,2 5,2 12,0 12,0 35 45 Mã cán bộ nhân viên Họ cán bộ ,nhân viên Tên cán bộ ,nhân viên Ngày sinh Giới tính Mã phòng ban Mã chức vụ Hệ số lương Công thời gian Khoản cộng khác Khoản trừ khác Địa chỉ Ghi chú 2. Tệp DMPB -Tên thực thể :Phòng ban -Tên viết tắt : DMPB Mỗi thực thể lọai DMPB là một đối tượng dùng để lưu trữ các phòng ban, đơn vị trực thuộc công ty. Thực thể này được xác định bởi mã số duy nhất MaPb Mô tả bảng thuộc tính : Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú MaPb TenPb Dienthoai Fax Text Text Numeric Numeric 4 35 10 10 Mã phòng ban Tên phòng ban Điện thoại Fax 3. Tệp DMCV -Tên thực thể :chức vụ -Tên viết tắt :DMCV Mỗi loại thực thể DMCV là một đối tượng dùng để lưu trữ các chức vụ của cán bộ trong công ty.Thực thể được xác định bởi mã số duy nhất MaCv Bảng mô tả thuộc tính : Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú MaCv TenCv Text Text 3 25 Mã chức vụ Tên chức vụ 4. Sơ đồ thực thể liên kết Sau khi đã xác định các kiểu thực thể chính ta xác định các kết nối tự nhiên giữa chúng.Ghi các quan hệ dưới dạng một-nhiều. Ta căn cứ vào các gợi ý sau để xác định quan hệ : -Một quan hệ tồn tại giữa hai thực thể khác nhau thuộc 2 bảng khác nhau nếu cần phải giữ thông tin trong thực thể này về thực thể kia. -Trong quan hệ một – nhiều thực thể giữ thông tin kết nối theo định nghĩa là ở đầu nhiều. -Các quan hệ gián tiếp (nhiều- nhiều ) được bỏ qua. Thông qua việc xác định các thực thể, quan hệ các thực thể ta xây dưng được sơ đồ dữ liêu liên kết sau : Cán bộ Mã Cb Họ Cb Nsinh Giới Mã Pb Mã Cv HSL Công TG Tạm ứng Cộng khác Trừ khác Địa chỉ Ghi chú Phòng ban Mã Pb Tên Pb Điện thoại FAX Chức vụ Mã Cv Tên Cv Chương IV THIẾT KẾ GIAO DIỆN FORM 1. Form xem danh sách cán bộ 2. Form xem danh sách phòng ban 3. Form xem danh sách chức vụ 4. Form đăng ký người dùng mới 5. Form cập nhật cán bộ 6. Form cập nhật phòng ban 7. Form cập nhật chức vụ 8. Form cập nhật công cán bộ 9. Form báo cáo tổng hợp tiền lương cán bộ 10. Form báo cáo chi tiết tiền lương KẾT LUẬN Công nghệ thông tin ngay nay đóng một vai trò hết sức quan trọng trong nền kinh tế quốc dân. Trong nước ta tuy việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt đông kinh tế xã hội còn mới mẻ và đang ở giai đoạn đầu của sự hình thành và phát triển nhưng nó đã trở thành một nghành công nghiệp đóng vai trò mũi nhọn. Tin học là một nghành khoa học có khả năng đóng góp mạnh mẽ vào việc phát triển kinh tế cũng như xã hội. Vì vậy vấn đề tin học hóa đã và đang được quan tâm một cách đúng mức và việc đưa các ứng dụng tin học vào trong hoat động đời sống của con người đang trở nên cấp thiết. Đặc biệt là trong hoạt động quản lý của các tổ chức doanh nghiệp. Công ty TNHH Công nghệ và Thương mại Hà Sơn đã từng bước tin học hóa toàn bộ hệ thống, dần dần thay thế vào bằng các sản phẩm phần mềm có hiệu quả hơn.Công tác quản lý tiền lương cũng đang là một trong những vấn đề còn tồn tại trong công ty. Công tác quản lý tiền lương cần phải thay thế bằng mọt chương trình có hiệu quả. Trong phạm vi bài báo cáo này ,em đưa ra các cách thức phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý tiền lương theo yêu cầu thực tiễn của công ty TNHH Công nghệ và Thương mại Hà Sơn. Tuy nhiên do thời gian còn hạn chế, trình độ, kinh nghiệm thiết kế một hệ thống thông tin còn hạn chế nên bài báo cáo của em còn rất nhiều những thiếu sót và sai lầm. Em rất mong được sự góp ý và chỉ bảo của thầy và các bạn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Chí Ngọc và các bạn trong lớp đã tận tình chỉ bảo và giúp đỡ em hoàn thành bài báo cáo này. Em xin chân thanh cảm ơn! Tài liệu tham khảo - Sách phân tích và thiết kế - Nguyễn văn Ba - Bài báo cáo phân tích và thiết kế hệ thống quản lý tài chính kế toán – Thầy Nguyễn Chí Ngọc - Visual basic 6.0 và lập trình cơ sở dữ liệu - Nguyễn Thị Ngọc Mai - Các biều mẫu dùng trong báo cáo: Bảng chấm công thang năm 2007 Bảng lương tháng năm 2007 MỤC LỤC