Chuyên đề Xây dựng hệ thống thông tin quản lý vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội Huyện Thanh Oai

lời nói đầu Hiện nay nền kinh tế thế giới đang phát triển như vũ bão không phải thay đổi theo từng ngày từng giờ mà là từng phút. Vì thế để có thể tiến kịp, hội nhập với nền kinh tế thế giới thì đòi hỏi phải có sự nỗ lực hết mình của các cấp các ngành, các thành phần trong xã hội. Hoà cùng nhịp đập đó thì ngành Ngân hàng cũng góp phần không nhỏ vào sự phát triển của nền kinh tế, trong đó có hoạt động của Ngân hàng chính sách xã hội. Vấn đề đặt ra ngày càng không chỉ cho Việt Nam mà còn cho nhiều nước khác là vấn đề phát triển bền vững: Phát triển kinh tế theo chiều sâu gắn với chiều dọc, như vậy nền kinh tế mới vững chắc. Để đảm bảo cho không chỉ những người có tài sản thế chấp mới được vay vốn để học tập, phát triển kinh tế mà cho cả những người nghèo cũng có điều kiện ( tạo dựng kinh tế, cơ hội học tập...) có vốn. Do vậy mà Ngân hàng chính sách xã hội Việt Nam ra đời và Phòng giao dịch Ngân hàng chính sách xã hội huyện Thanh Oai là một chi nhánh. Ngân hàng chính sách xã hội hoạt động không vì mục đích lợi nhuận, được Nhà nước bảo trợ. Khi người nghèo và các đối tượng chính sách không có đủ khả năng trả nợ thì Ngân hàng chính sách xã hội xem xét, theo dõi và sau đó xoá nợ. Tuy nhiên không phải vì thế mà việc sử dụng và quản lý vốn có thể bừa bãi mà phải quản lý, đầu tư sao cho đồng vốn đó có thể phát huy tối đa hiệu quả để giúp người nghèo và các đối tượng chính sách thoát nghèo, phát triển kinh tế, nâng cao tri thức... Do công tác quản lý vốn rất quan trọng nên em mạnh dạn chọn đề tài: “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội Huyện Thanh Oai” làm chuyên đề thực tập của mình. Chương I. Tổng quan về Ngân hàng chính sách xã hội. I. Khái quát chung về tổ chức và hoạt động của ngân hàng chính sách xã hội. 1. Lịch sử hình thành của Ngân hàng chính sách xã hội. Việc thành lập Ngân hàng phục vụ người nghèo năm 1995 đã tạo ra kênh tín dụng dành cho đối tượng là hộ nghèo được vay vốn với lãi suất và điều kiện tín dụng ưu đãi, là bước tiến quan trọng góp phần nâng cao hiệu quả xoá đói giảm nghèo, cải thiện đời sống nhân dân ở nông thôn, đặc biệt là ở những vùng sâu vùng xa, vùng kém phát triển. Trong 7 năm đầu hoạt động, với sự tài trợ lớn của Chính phủ, sự hỗ trợ giúp đỡ của các Bộ, ngành, các cấp chính quyền của địa phương, đặc biệt là Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thông Việt Nam, Ngân hàng phục vụ người nghèo đã hoạt động không vì mục tiêu lợi nhuận: hơn 7000 tỷ đồng tín dụng đã đến với gần 3 triệu hộ dân nghèo với chất lượng tín dụng tốt, trong đó 1/3 số hộ đã thoát khỏi cảnh đói nghèo. Hầu hết các hộ được vay vốn từng bước đã tiếp cận được với kinh tế thị trường và tiến bộ khoa học kỹ thuật, nhiều hộ đã thực sụ trở thành khách hàng mới của Ngân hàng Thương Mại, thay vì trước đây chỉ là khách hàng của Ngân hàng Phục vụ người nghèo. Tuy nhiên, do nguồn lực tài chính cho các hoạt động tín dụng chính sách còn rất nhiều hạn chế, lại bị phân tán bởi nhiều định chế, tài chính tiền tệ, do năng lực quản lý, sự thiếu minh bạch giữa tín dụng chính sách với tín dụng thương mại ngay trong hệ thống ngân hàng và trong môi trường tài chính ở nước ta, đã tác động tiêu cực tới hiệu quả của hoạt động thương mại theo nguyên tắc thị trường và hiệu quả xoá đói giảm nghèo trên diện rộng. Để khắc phục những mặt hạn chế nói trên, ngày 04-10-2002, thủ tướng Chính Phủ đã quyết định thành lập Ngân hàng Chính sách xã hội (NHCSXH), thời hạn hoạt động là 99 năm kể từ ngày 01-01-2003. NHCSXH có nhiệm vụ thực hiện chính sách tín dụng đối với người nghèo và đối tượng chính sách khác trên cơ sở tổ chức lại Ngân hàng Phục vụ người nghèo. 2. Mục tiêu hoạt động. Ngân hàng chính sách xã hội làm nhiệm vụ cho vay ưu đãi đối với các hộ nghèo nhằm phục vụ sản xuất kinh doanh, giải quyết việc làm nhằm tạo việc làm, giảm tỷ lệ thất nghiệp ở khu vực thành thị và nâng cao tỷ lệ sử dụng thời gian lao động ở khu vực nông thôn, chuyển dịch cơ cấu lao động phù hợp với cơ cấu kinh tế, góp phần thực hiện Chương trình Mục tiêu quốc gia xoá đói giảm nghèo và việc làm, ổn định xã hội, nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân dân. 3. Nguồn vốn hoạt động. 3.1. Nguồn vốn từ Ngân sách Nhà nước. -Vốn điều lệ cấp ban đầu: 5.000 tỷ đồng. -Vốn cho vay xoá đói giảm nghèo, tạo việc làm và thực hiện chính sách xã hội khác theo kế hoạch hàng năm. -Vốn từ UBND các cấp để tăng nguồn cho vay người nghèo và các đối tượng chính sách khác trên địa bàn. -Vốn ODA do Chính phủ giao. 3.2. Vốn huy động. -Nhận tiền gửi có trả lãi của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước trong phạm vi kế hoạch hàng năm được duyệt; -Các tổ chức tín dụng Nhà nước có trách nhiệm duy trì số dư gửi tại Ngân hàng Chính sách xã hội bằng 2% số dư nguồn vốn huy động bằng đồng Việt Nam tại thời điểm ngày 31 tháng 12 năm trước). Việc thay đổi tỷ lệ duy trì số dư tiền gửi nói trên do Thủ tướng Chính phủ quyết định. Tiền gửi của các tổ chức tín dụng Nhà nước tại NHCSXH được trả lãi suất tính trên cơ sở bình quân lãi suất huy động vốn hàng năm của tổ chức tín dụng cộng phí huy động hợp lý do hai bên thoả thuận. -Tiền gửi tự nguyện không lấy lãi của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước -Phát hành trái phiếu được Chính phủ bảo lãnh, chứng chỉ tiền gửi và các giấy tờ có giá khác. -Huy động tiết kiệm của người nghèo. -Vốn đi vay: + Vay các tổ chức tài chính, tín dụng trong và ngoài nước. + Vay tiết kiệm Bưu điện, Bảo hiểm Xã hội Việt Nam. + Vay Ngân hàng Nhà nước. -Vốn đóng góp tự nguyện không hoàn trả của các cá nhân, các tổ chức kinh tế, tổ chức tài chính, tín dụng và các tổ chức chính trị- xã hội, các hiệp hội, các hội, các tổ chức phi Chính phủ trong và ngoài nước. - Các nguồn vốn khác. II. Tổng quan về Phòng giao dịch Ngân hàng chính sách xã hội huyện Thanh Oai. 1. Quá trình thành lập Năm 2003 là năm thứ 3 thực hiện nghị quyết đại hội đảng bộ tỉnh lần thứ IX, kế hoạch 5 năm 2001-2005. Thực hiện quyết định số 131/QĐ-TTG ngày 04-10-2002 của Thủ tướng Chính phủ về việc thành lập NHCSXH, ngày 14-01-2003 chủ tịch hội đồng quản trị NHCSX ra quyết định thành lập Ngân hàng chính sách xã hội tỉnh Hà Tây. Trong quá trình hoạt động của mình Ngân hàng chính sách xã hội tỉnh Hà Tây đã thành lập thêm các phòng giao dịch tại các huyện thị nhằm trợ giúp cho công việc của Ngân hàng và đồng thời để những người dân nghèo có thể vay vốn được dễ dàng hơn. Ngân hàng chính sách xã hội huyện Thanh Oai ra đời nhằm phục vụ cho mục đích đó. 2. Một số quy định đối với Phòng Giao Dịch Ngân hàng chính sách xã hội huyện Thanh Oai. a. Đối tượng vay vốn. Phòng giao dịch Ngân hàng chính sách xã hội huyện Thanh Oai là một chi nhánh trực thuộc Ngân hàng chính sách xã hội tỉnh Hà Tây được thành lập nhằm hỗ trợ cho việc giao dịch của các hộ nghèo tại địa bàn huyện Thanh Oai và Ngân hàng được thuận lợi hơn. Chính vì vậy đối tượng phục vụ của Phòng Giao dịch Ngân hàng chính sách xã hội huyện Thanh Oai bao gồm toàn bộ đối tượng đã được quy định theo nghị định của Chính Phủ đối với Ngân hàng chính sách xã hội nói chung. b. Nguồn vốn hoạt động. Nguồn vốn của PGD Ngân hàng chính sách xã hội Huyện Thanh Oai bao gồm: -Vốn được cấp theo kế hoạch của Ngân hàng chính sách xã hội Tỉnh Hà Tây. -Vốn uỷ thác của UBND Huyện Thanh Oai. -Vốn huy động từ các nguồn khác theo kế hoạch được giao của Ngân hàng chính sách xã hội Tỉnh Hà Tây. 3. Chức năng của phòng giao dịch NHCSXH huyện Thanh Oai. - Tham mưu, giúp việc Ban đại diện Hội đồng quản trị cấp huyện triển khai các hoạt động của NHCSXH trên địa bàn. - Kiểm tra, giám sát các đối tượng khách hàng, các tổ chức làm uỷ thác cho vay trong việc chấp hành chủ trương chính sách, quy chế nghiệp vụ tín dụng đối với hộ nghèo và các đối tượng chính sách khác. -Thực hiện một số hoạt động nghiệp vụ khi có điều kiện, được Giám đốc chi nhánh NHCSXH cấp tỉnh giao. 4. Nhiệm vụ của Phòng giao dịch NHCSXH huyện Thanh Oai. Theo quyết định của thủ tướng Chính phủ, NHCSXH được thực hiện các nghiệp vụ sau: -Tổ chức huy động vốn trong nước và nước ngoài có trả lãi của mọi tổ chức và tầng lớp dân cư bao gồm tiền gửi có kỳ hạn, không kỳ hạn. Tổ chức huy động tiết kiệm trong cộng đồng người nghèo. -Phát hành trái phiếu được Chính phủ bảo lãnh, chứng chỉ tiền gửi và các giấy tờ có giá khác; vay vốn các tổ chức tài chính, tín dụng trong và ngoài nước; vay tiết kiệm Bưu điện, Bảo hiểm xã hội Việt Nam; vay Ngân hàng nhà nước. -Được nhận các nguồn vốn đóng góp tự nguỵên không có lãi hoặc không hoàn trả gốc của các cá nhân, các tổ chức kinh tế, tổ chức tài chính, tín dụng và các tổ chức chính trị- xã hội, các hiệp hội, các tổ chức phi Chính phủ trong và ngoài nước. -Mở tài khoản tiền gửi thanh toán cho khách hàng trong và ngoài nước. -Ngân hàng chính sách xã hội có hệ thống thanh toán nội bộ và tham gia hệ thống liên ngân hàng trong nước. -NHCSXH được thực hiện các dịch vụ ngân hàng về thanh toán và ngân quỹ: +Cung ứng phương tiện thanh toán. +Thực hiện các dịch vụ thanh toán trong nước. +Thực hiện các dịch vụ thu hộ, chi hộ bằng tiền mặt và không bằng tiền mặt. +Các dịch vụ khác theo quy định của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước. -Thực hiện các nghiệp vụ về ngoại hối và kinh doanh ngoại hối. -Cho vay ngắn hạn, trung hạn và dài hạn phục vụ cho sản xuất, kinh doanh, tạo việc làm, cải thiện đời sống, góp phần thực hiện Chương trình mục tiêu quốc gia xoá đói, giảm nghèo, ổn định xã hội. -Nhận làm dịch vụ uỷ thác cho vay từ các tổ chức quốc tế, quốc gia, cá nhân trong nước và nước ngoài theo hợp đồng uỷ thác. Để thực hiện đúng chức năng của Phòng Giao dịch NHCHXH cấp huyện đã được quy định và căn cứ vào nhiệm vụ của NHCHXH, Phòng giao dịch NHCSXH cấp huyện được giao tổ chức thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể sau đây: -Ký kết cụ thể về uỷ thác cho vay, hợp đồng nhận uỷ thác vốn trên địa bàn cấp huyện. -Tổ chức thu chi nghiệp vụ -Tổ chức nhận tiền gửi, tiền tiết kiệm dân cư. -Thực hiện nghiệp vụ thanh toán -Phối hợp với chính quyền các cấp, các tổ chức nhận uỷ thác, các tổ chức chính trị- xã hội trên địa bàn trong việc triển khai thành lập, đào tạo bồi dưỡng, giám sát các hoạt động của “Tổ tiết kiệm và vay vốn”; phối hợp với các ngành các chức năng lồng ghép các chương trình khuyến nông, khuyến lâm, khuyến ngư với chương trình cho vay vốn trên địa bàn. -Tổ chức thực hiện và chấp hành chế độ báo cáo thống kê, kế toán và báo cáo nghiệp vụ, quản lý nghiệp vụ theo quy định của NHCSXH. -Thực hiện nhiệm vụ khác do Hội đồng quản trị cho phép. 5. Cơ cấu tổ chức. Cơ cấu Phòng giao dịch Ngân hàng Chính sách xã hội huyện Thanh Oai được bố trí gọn nhẹ, có một số cán bộ chuyên môn về kế toán, kiểm toán, ngân quỹ và kế hoạch nghiệp vụ. Tất cả các nhân viên trong ngân hàng đều chịu sự quản lý của Giám đốc Ngân hàng. NHCSXH huyện Thanh Oai tổ chức thành các phòng ban sau: - Phòng Giám đốc. - Phòng kế toán- ngân quỹ - Phòng tín dụng. 6. Chức năng của các phòng ban. 6.1. Phòng giám đốc. Giám đốc phòng giao dịch NHCSXH có nhiệm vụ và quyền hạn như sau: - Tổ chức điều hành hoạt động của Phòng giao dịch NHCSXH theo quy định. - Quyết định chương trình, kế hoạch và biện pháp công tác của Phòng giao dịch. - Có trách nhiệm báo cáo theo yêu cầu của Uỷ ban nhân dân cấp huyện, Ngân hàng Chính sách xã hội cấp trên và các tổ chức có vốn uỷ thác. - Đại diện NHCSXH theo uỷ quyền trong quan hệ với các cơ quan quản lý, cơ quan pháp luật trên địa bàn về các việc có liên quan đến hoạt động của NHCSXH. - Tổ chức tuyên truyền tiếp thị, tiếp nhận và có trách nhiệm giải đáp những kiến nghị của khách hàng, các tổ chức nhận uỷ thác cho vay về những vấn đề có liên quan đến hoạt động của NHCSXH. - Có phương án phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc bảo đảm an ninh, an toàn hoạt động của phòng giao dịch NHCSXH. - Thực hiện các nhiệm vụ khác do NHCSXH cấp trên và Ban đại diện Hội đồng quản trị giao. 6.2. Phòng kế toán- ngân quỹ. Phòng kế toán- ngân quỹ thực hiện các nghiệp vụ sau: -Trực tiếp hạch toán kế toán, hạch toán thống kê, hạch toán nghiệp vụ, thanh toán theo quy định. -Tổng hợp lưu trữ hồ sơ tài liệu đầy đủ. -Thực hiện chế độ quyết toán hàng năm theo quy định. -Lập báo cáo chuyên đề. -Thực hiện nhiệm vụ do lãnh đạo giao. Trong đó nhân viên kiểm soát của ngân hàng có nhiệm vụ: -Kiểm tra, kiểm soát thường xuyên các hoạt động trong hệ thống. -Kiểm tra, kiểm soát báo cáo chuyên đề. 6.3. Phòng tín dụng. Phòng tín dụng hay còn gọi là phòng Kế hoạch nghiệp vụ có chức năng như sau: -Nghiên cứu các dự án nhằm tăng trưởng vốn để mở rộng phạm vi hoạt động. -Thẩm định các chương trình, dự án tín dụng, lựa chọn lập kế hoạch theo quy định -Tổ chức kiểm tra, giám sát việc sử dụng vốn. -Đôn đốc trả lãi, trả gốc. -Xử lý nợ đến hạn. -Huy động vốn. -Báo cáo chuyên đề. -Thực hiện các nhiệm vụ do Giám đốc giao. 7. Sơ đồ tổ chức. Phòng Giám Đốc Phòng tín dụng Phòng kế toán-ngân quỹ Chương II. khảo sát và đánh giá thực trạng của hệ thống đang tồn tại. I. Thực trạng ứng dụng tin học tại Ngân hàng. Cho tới thời điểm hiện tại, các phòng ban của Ngân hàng chính sách xã hội Huyện Thanh Oai đã được trang bị đầy đủ máy vi tính. Các máy tính được cài đặt chương trình Windows 2000 và có phần mềm hỗ trợ công tác quản lý Ngân hàng do Ngân hàng cấp trên chuyền về. Hiện nay, mọi giao dịch với khách hàng đều được thực hiện bằng máy vi tính qua phần mềm quản lý Ngân hàng. Tuy nhiên PGD NHCSXH huyện Thanh Oai chỉ phải thực hiện một số nghiệp vụ theo quy định nên không cần thiết phải sử dụng hết toàn bộ chức năng của phần mềm được cung cấp. Do đó phần mềm hiện đang sử dụng tại ngân hàng được đánh giá là tương đối cồng kềnh không thuận tiện cho sử dụng. II. Tổng quan về đề tài nghiên cứu. 1.ý nghĩa của đề tài nghiên cứu. Ngày nay, Công nghệ thông tin đang phát triển như vũ bảo trên toàn thế giới. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các nghành nghề kinh tế- xã hội khác nhau đã đem lại hiệu quả thiết thực. Thật khó mà tưởng tượng ra một quốc gia với nền kinh tế- xã hội mà trong đó không có sự hiện diện của tin học thì sẽ như thế nào. Đó sẽ là một nền kinh tế lạc hậu chậm phát triển và cách biệt với nền kinh tế của các quốc gia khác. Hiện nay, công nghệ thông tin đã trở thành một ngành kinh tế mũi nhọn đối với nhiều quốc gia. Đối với các nước đang phát triển, việc ứng dụng tin học ngày càng cần thiết nhằm đạt được lợi ích cao trong công việc. ở Việt Nam, trong quá trình công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước việc đưa tin học vào sử dụng rộng rãi trong hầu hết các lĩnh vực kinh tế, văn hoá xã hội góp một phần hết sức quan trọng vào việc phát triển nền kinh tế nói chung và ở các ngành, các lĩnh vực nói riêng đồng thời phù hợp với xu thế chung của thời đại. Một trong những ngành kinh tế ứng dụng tin học sớm nhất ở Việt Nam là ngành Ngân hàng. Với sự trợ giúp của máy tính và các chương trình phần mềm ứng dụng đã làm giảm sai sót, nhầm lẫn và tăng chất lượng phục vụ của ngân hàng lên rất nhiều đặc biệt là trong lĩnh vực huy động vốn và sử dụng vốn để cho vay. Nhờ đó các nhân viên trong Ngân hàng không những giải quyết công việc một cách nhanh chóng mà còn được tạo điều kiện để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Ngoài ra, máy tính còn giúp cho việc bảo mật thông tin, lưu trữ dữ liệu của Ngân hàng. Đây là vấn đề được quan tâm nhiều nhất và là yêu cầu đặt ra hàng đầu đối với thiết kế phần mềm sử dụng trong Ngân hàng. Chính vì vậy các chương trình phần mềm ứng dụng trong Ngân hàng luôn luôn được bảo trì, đổi mới để phù hợp và phục vụ tốt hơn trong hoạt động của Ngân hàng, nhất là các chương trình về nhận tiền gửi và cho vay vì đây là hoạt động cơ bản nhất trong bất kỳ Ngân hàng nào. 2. Xây dựng đề tài. Trong nền kinh tế thị trường mỗi doanh nghiệp là một đơn vị kinh tế hoạt động với mục đích là tối đa hoá lợi nhuận thông qua việc sản xuất, trao đổi hàng hoá, dịch vụ trên thị trường. Để đạt được mục đích của mình thì một trong những vấn đề quan trọng là doanh nghiệp phải có vốn để thực hiện các hoạt động của mình. Vốn đóng vai trò rất quan trọng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Nó vừa là tiền đề, vừa là kết quả của quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với Ngân hàng nói chung và Ngân hàng chính sách xã hội nói riêng quản lý vốn là nghiệp vụ cần thiết và quan trọng đảm bảo hoàn thành các mục tiêu đặt ra. Trong quá trình thực tập em nhận thấy rằng phân hệ quản lý vốn là phân hệ mang nhiều đặc trưng nhất của hệ thống Ngân hàng. Nó bao gồm các nghiệp vụ chung nhất liên quan đến lưu chuyển nhập xuất các dòng tiền trong hoạt động đầu tư của Ngân hàng. Vì vậy em quyết định lựa chọn đề tài: “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội Huyện Thanh Oai ” . Đây là một đề tài có tính mở và phục vụ tốt cho công tác quản lý tại cơ sở thực tập. 3. Mục tiêu của đề tài. Đề tài này có thể áp dụng để quản lý giao dịch tại một chi nhánh nhỏ của Ngân hàng (PGD). Chương trình quản lý vốn bằng tin học hoá sẽ nâng cao độ chính xác, giảm thiểu sai sót trong quá trình huy động vốn và sử dụng vốn đồng thời giúp cho cán bộ ngân hàng chuyên sâu về mặt nghiệp vụ, dễ dàng theo dõi số dư nợ cuối kỳ. Mặt khác hệ thống Ngân hàng cần thiết phải được ứng dụng tin học ở mọi quy trình để đảm bảo tính đồng bộ, dễ dàng trao đổi dữ liệu với các Ngân hàng khác khi cần thiết. Vì vậy chương trình quản lý vốn sẽ giúp cho các nhân viên dễ dàng kiết xuất báo cáo, theo dõi tình hình sử dụng vốn để có kế hoạch định hướng cho các hoạt động cụ thể trong tương lai. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp này sử dụng ngôn ngữ Visual Foxpro 7.0 để lập trình. Chương III. Những vấn đề chung về phương pháp luận cơ bản và ngôn ngữ sử dụng. I. Tổng quan về phương pháp luận cơ bản. 1.Tổ chức và thông tin trong tổ chức. Thông tin đã trở nên quan trọng đối với các tổ chức ngay từ đầu những năm 80. Vào năm 1980, mỗi ngày thế giới kinh doanh Mỹ đã sản sinh ra gần 600 triệu trang dữ liệu tin học, 235 triệu tờ phôtô copy và 76 triệu thư tín. Ngày nay trong các xã hội phương tây, số lượng nhân viên thu thập, xử lý và phân phối thông tin nhiều hơn số lượng nhân viên ở bất kỳ ngành nghề nào khác. Hàng triệu máy tính được lắp đặt trên thế giới và nhiều triệu km cáp quang, dây dẫn và sóng điện từ kết nối con người, máy tính cũng như các phương tiện xử lý thông tin lại với nhau. Xã hội giờ đây thực sự trở thành một xã hội thông tin, thời đại là thời đại thông tin. Sự phát triển của công nghệ thông tin đã đóng vai trò của một lực trợ giúp và một chất xúc tác trong công việc nâng cao tầm quan trọng của thông tin. Những khái niệm về cơ sở dữ liệu, phần mềm hệ thứ tư, Fax, hệ chuyên gia, vệ tinh viễn thông và vi tin học là những công cụ xử lý thông tin mà các tổ chức hiện đại đã và đang sử dụng thường ngày. Thông tin trong các cơ quan tổ chức có tầm quan trọng vô cùng to lớn. Thông tin được dùng để lập kế hoạch nhằm tạo ra sự chuyển biến trong tổ chức. Nhờ có thông tin, các nhà quản lý có thể lập kế hoạch, đặt ra những mục tiêu cho công ty hay tổ chức của mình một cách sát với thực tế. Các nhà quản lý, lãnh đạo nhờ có thông tin có thể đưa ra các quyết định nhanh chóng đối với hoạt động của tổ chức, giúp tổ chức đạt được những mục tiêu của mình. Quy mô công nghiệp đã phát triển mạnh từ những năm 50. Các doanh nghiệp mà hoạt động chủ yếu của chúng là xử lý thông tin như Ngân hàng, các tổ chức thế giới, các công ty bảo hiểm, các doanh nghiệp quảng cáo trước đây chiếm một tỷ lệ nhỏ trong GNP của cả nước, thì từ những năm 1988 trở lại đây chúng đã chiếm một tỷ lệ lớn và có xu hướng ngày càng lớn hơn. Đối với nhiều doanh nghiệp lớn, thông tin vừa là nguyên liệu vừa là sản phẩm cuối cùng. Xã hội đang chuyển dần sang xã hội thông tin. R.N Anthony đã đưa ra mô hình thể hiện một tổ chức trong đó tổ chức được trình bày như là một thực thể cấu thành từ ba mức quản lý có tên là: lập kế hoạch chiến lược, kiểm soát quản lý chiến thuật, và điều hành tác nghiệp. Cán bộ quản lý trong các cấp khác nhau cần thông tin cho quản lý khác nhau. Việc ra quyết định khác nhau cần được cung cấp thông tin khác nhau. Người ta thường chia quyết định của một tổ chức thành 3 loại: -Quyết định chiến lược: Là những quyết định xác định mục tiêu và những quyết định xây dựng nguồn lực cho tổ chức. -Quyết định chiến thuật: Là những quyết định cụ thể hoá mức mục tiêu thành nhiệm vụ, những quyết định kiểm soát và khai thác tối ưu nguồn lực. -Quyết định tác nghiệp: Là những quyết định nhằm thực thi nhiệm vụ. 2. HTTT và chức năng của HTTT trong tổ chức 2.1 Hệ thống thông tin. HTTT là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu...thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. HTTT quản lý (MIS) là những hệ thống trợ giúp hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. HTTT quản lý tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. 3. Nguyên nhân và phương pháp phát triển một hệ thống thông tin 3.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin Mục tiêu của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất, hay nói cách khác phát triển hệ thống thông tin nhằm giải quyết cải thiện tình trạng hiện tại của hệ thống và giúp nhà quản lý thực hiện công việc của mình tốt hơn. Những yêu cầu mới của quản lý có thể dẫn tới sự cần thiết của một dự án phân tích một hệ thống thông tin mới. Những luật mới của chính phủ mới ban hành, việc ký kết một hiệp tác mới, đa dạng hóa các hoạt động của doanh nghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới đòi hỏi cách thức quản lý mới. Các hành động mới của doanh nghiệp cạnh tranh cũng có tác động mạnh buộc doanh nghiệp cần có những hành động đáp ứng. Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xem lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình. Đặc biệt khi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời, nhiều tổ chức phải rà soát lại các hệ thống thông tin của mình để quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những công nghệ mới này. Vai trò của những thách thức chính trị cũng không nên bỏ qua. Nó cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thông tin. Chẳng hạn, không phải là không có những hệ thông tin được phát triển chỉ vì người quản lý muốn mở rộng quyền lực của mình và khi biết rằng thông tin là một phương tiện thực hiện điều đó. Tuy nhiên, việc nhận ra yêu cầu phát triển hệ thông tin chưa đủ để bắt đầu sự phát triển này, ta phải tính toán và đánh giá tính khả thi về cơ cấu tổ chức, tài chính, thời gian và kỹ thuật có đáp ứng cho việc phát triển hay không. Ngoài ra, trong suốt quá trình thực hiện dự án phát triển hệ thống, ta phải xác định lại xem dự án có thể tiếp tục hay kết thúc nó nếu không đạt được những yêu cầu cần thiết trong các mặt của quá trình quản lý. 3.2. Phương pháp phát triển hệ thống thông tin Mục đích chính xác của dự án phát triển một hệ thống thông tin là có được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, hòa hợp được vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước. Không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp để phát triển một hệ thống thông tin, tuy nhiên không có phương pháp ta có nguy cơ không đạt được những mục tiêu định trước. Bởi vì, một hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong môi trường cũng phức tạp. Do vậy, để làm chủ hệ thống, ta cần phải có một cách tiến hành nghiêm túc – một phương pháp. Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Hiện nay, ta thường sử dụng phương pháp dựa trên ba nguyên tắc cơ sở: - Sử dụng các mô hình: các mô hình của hệ thống thông tin (gồm mô hình logic, mô hình vật lý ngoài, mô hình vật lý trong) cùng mô tả về một đối tượng nhưng được nhìn từ các góc độ khác nhau. Phương pháp phát triển hệ thống cần được phân định rõ ràng ba mức. - Chuyển từ cái chung đến cái riêng: nguyên tắc đi từ chung đến riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hóa. Để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét chi tiết. Tuy nhiên, cũng có thể phát triển ứng dụng tin học cho phép tiến hành mô hình hóa hệ thống bằng các khía cạnh chi tiết đến tổng thể, thực hiện công việc lúc này sẽ khó khăn hơn. - Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế: nguyên tắc này cũng sẽ khiến công việc phát triển hệ thống đơn giản hơn. Phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu cề hệ thống thông tin đang tồn tại và về khung cảnh của nó. Nguồn dữ liệu chính là những người sử dụng, các tài liệu và quan sát – các nguồn này được cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hình vật lý ngoài của hệ thống. Các giai đoạn để phát triển một hệ thống thông tin gồm có: - Đánh giá yêu cầu