Chuyên đề Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại cửa hàng bán máy vi tính Nguyễn Hoàng

Lời nói đầu Với sự phát triển của đất nước ta hiện nay, ngành Tin học có một vai trò quan trọng đối với sự phát triển Kinh tế - Xã hội của đất nước. Tin học giúp con người quản lý được các dữ liệu, thông tin, quản lý nhân sự v.v... Một cách dễ dàng, chính xác và tiêu tốn ít thời gian. Chính vì vậy Việt Nam đã coi Công nghệ thông tin là mục tiêu, là động lực của sự phát triển Kinh tế - Xã hội. Hiện nay đại đa số các Công ty đã đưa Tin học hóa một số công việc. Ví dụ như: Quản lý số liệu, xử lý các số liệu và các văn bản, quản lý nhân sự v.v... Làm cho lợi ích của Công ty ngày càng được nâng cao. Lợi nhuận là một trong những chỉ tiêu quan trọng nhất của doanh nghiệp, phản ánh hiệu quả cuối cùng của các hoạt động sản xuất kinh doanh. Do vậy, mục đích cao nhất của mỗi doanh nghiệp trong cơ chế thị trường hiện nay là tối đa hóa lợi nhuận. Có lợi nhuận doanh nghiệp mới có nguồn vốn để hình thành các quỹ (quỹ dự phòng, quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, sản xuất kinh doanh) và thực hiện nghĩa vụ với Nhà Nước. Qua một thời gian thực tập em đã chọn đề tài “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại cửa hàng bán máy vi tính Nguyễn Hoàng “. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC & CÔNG NGHỆ HTL . CÁC VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU, SỰ CẦN THIẾT CỦA ĐỀ TÀI, MỤC TIÊU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU. 1.1 MỤC TIÊU KHI THÀNH LẬP CÔNG TY - Tăng cường mối quan hệ hợp tác đào tạo giữa Trung tâm và các cơ sở đào tạo khác - Hỗ trợ tầng lớp thanh niên, học sinh, sinh viên, cán bộ kỹ sư, nhân viên CNTT trên toàn quốc có cơ hội tiếp cận với Công nghệ cao, tạo nên Trung tâm đào tạo,bồi dưỡng năng lực mang tính trí tuệ - Nghiên cứu khả năng triển khai và xây dựng các công trình, các phần mềm mạng máy tính, cung cấp hình thức đào tạo điện tử, đào tạo trực tuyến trên mạng. 1.2 CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY Nhằm mục đích thực hiện Chỉ thị 97 – CP của nhà nước về “ Phổ cập tin học và Chính phủ điện tử “ và nhằm mục đích phát triển CNTT phục vụ sự nghiệp CNH,HĐH nước nhà. Đồng thời góp phần hỗ trợ và đào tạo giới tri thức trẻ, tài năng trẻ.Viện tin học ứng dụng đã thành lập “ Trung tâm đào tạo tin học HTL “ trong quá trình phát triển đã cổ phần và hiện nay là “ Công ty cổ phần phát triển nguồn nhân lực & công nghệ HTL “ Công ty hoạt động dựa trên tư cách pháp nhân của Viện tin học ứng dụng - Hội tin học Việt Nam và Công ty cổ phần phát triển nguồn nhân lực & công nghệ HTL Đào tạo & phổ cập tin học cho mọi đối tượng, mọi trình độ. Chúng tôi giúp các bạn đưa Công Nghệ Thông Tin áp dụng vào các doanh nghiệp nhằm tự động hóa các thao tác. Nghiên cứu áp dụng các thành tựu của nghành Công Nghệ Thông Tin. Nhận cung cấp , lắp đặt các thiết bị về tin học, cung cấp các phần mềm quản lý, kế toán, thiết bị mạng, tạo các trang Web, thiết kế biển quảng cáo, logo công ty,… các dịch vụ in ấn. Nhận bảo hành, bảo trì các thiết bị tin học 1.3 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY 1) Đàm Thanh Hà – Giám Đốc 2) Đỗ Thị Hồng Hạnh – Phó Giám Đốc 3) Cao Tuyết Lan – Phụ trách đào tạo 4) Đỗ Chung Thủy – Phụ trách thiết kế 5) Nguyễn Hoàng Linh – Phụ trách công nghệ Web Giám Đốc Phòng tổ chức Phòng tuyển sinh Phòng kỹ thuật Phó giám đốc đào tạo Phòng đào tạo Phòng nghiên cứu Bộ môn tin học văn phòng Bộ môn đồ họa chuyên nghiệp Bộ môn thiết kế Website Bộ môn quản trị mạng Bộ môn bảo trì máy tính Bộ môn quản trị cơ sở dữ liệu Bộ môn vẽ kỹ thuật Bộ môn lập trình 1.4 BÀI TOÁN QUẢN LÝ Qua quá trình thực tập ở trung tâm được sự hướng dẫn của giám đốc Đàm Thanh Hà em đã chọn bài toán quản lý sau : “ Xõy dựng hệ thống thụng tin quản lý bỏn hàng tại cửa hàng bỏn mỏy vi tớnh Nguyễn Hoàng “ 1.4.1 : SỰ CẦN THIẾT CỦA BÀI TOÁN Hiện nay công việc quản lý bán hàng thường được thực hiện bằng phương pháp thủ công dẫn đến những bất cập như: Tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứng được nhu cầu cần báo cáo đột xuất của ban lãnh đạo. Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn tới việc sai sót. Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng lớn bởi các yếu tố chủ quan do sự tác động của môi trường bên ngoài Lưu trữ thông tin khó, dễ bị lộ. Thông tin thường lưu trữ trên giấy gây lãng phí lớn. - Khi mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lý thủ công sẽ không đáp ứng được Bài toán đặt ra là tìm cách tổ chức một hệ thống mới quản lí các hoạt động liên quan tới quản lý bán hàng trên cơ sở cách thức hoạt động và quy tác làm việc của đơn vị. Hệ thống mới phải làm sao giải quyết được các vấn đề nêu trên, phù hợp với điều kiện của đơn vị ứng dụng hệ thống. 1.4.2 MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU Trong thời đại ngày nay thông tin kinh tế là vấn đề sống còn với các đơn vị kinh doanh. Đơn vị nào làm chủ được thông tin sẽ có ưu thế tuyệt đối trong hoạt động kinh doanh. Hơn nữa chỉ thu nhập thông tin tốt thì vẫn chưa đủ, mà phải biết bảo quản giữ gìn thông tin về hoạt động kinh doanh của đơn vị một cách chặt chẽ. Do đó hệ thống mới phải có cơ chế kiểm soát chặt chẽ, bảo đảm an toàn, bảo mật cơ sở dữ liệu. Từ công tác nghiệp vụ liên quan tới hoạt động quản lý bán hàng, chúng ta sẽ tiến hành phân tích thiết kế một hệ thống nhằm tin học hoá các chức năng có thể được thực hiện trên máy tính. Từ đó xây dựng một chương trình ứng dụng hỗ trợ cho quá trình thực hiện các chức năng như quản lý, xử lý các hoạt động nhập mua, xuất bán hàng hoá, các nghiệp vụ tiền mặt, lập các báo cáo định kỳ… Tóm lại, mục tiêu cuối cùng là xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng hiện đại, đáp ứng nhu cầu xử lý các chức năng nghiệp vụ trong quá trình thực hiện các hoạt động kinh doanh. 1.4.3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Trong việc phân tích thiét kế hệ thống chúng ta có thể áp dụng phương pháp thiết kế từ đỉnh xuống. Đây là phương pháp thiết kế giải thuật dựa trên tư tưởng module hoá. Trước hết xác định các vấn đề chủ yếu nhất mà việc giải quyết bài toán yêu cầu, bao quát được toàn bộ bài toán. Sau đó phân chia nhiệm vụ cần giải quyết thành các nhiệm vụ cụ thể hơn, tức là chuyển từ module chính đến các module con từ trên xuống dưới CHƯƠNG II : THỰC TRẠNG TIN HỌC HÓA TẠI CÔNG TY NGUYỄN HOÀNG VÀ GIẢI PHÁP CHO BÀI TOÁN QUẢN LÝ 2.1THỰC TRẠNG TIN HỌC HÓA Ở CÔNG TY NGUYỄN HOÀNG 2.1.1 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC 2.1.2 THỰC TRẠNG TIN HỌC HÓA VÀ YÊU CẦU XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG Hiện nay công việc quản lý bán hàng thường được thực hiện bằng phương pháp thủ công dẫn đến những bất cập như: Tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứng được nhu cầu cần báo cáo đột xuất của ban lãnh đạo. Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn tới việc sai sót. Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng lớn bởi các yếu tố chủ quan do sự tác động của môi trường bên ngoài Lưu trữ thông tin khó, dễ bị lộ. Thông tin thường lưu trữ trên giấy gây lãng phí lớn. - Khi mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lý thủ công sẽ không đáp ứng được Bài toán đặt ra là tìm cách tổ chức một hệ thống mới quản lí các hoạt động liên quan tới quản lý bán hàng trên cơ sở cách thức hoạt động và quy tác làm việc của đơn vị. Hệ thống mới phải làm sao giải quyết được các vấn đề nêu trên, phù hợp với điều kiện của đơn vị ứng dụng hệ thống. 2.1.3CÁC NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG CỦA CỬA CÔNG TY a/ Nhập hàng: Hàng được chở từ tổng kho của công ty đến kho của cửa hàng, nhân viên ở bộ phận quản lý kho sẽ kiểm tra và ghi nhận lại tên sản phẩm, số lượng và chất lượng. b/ Bán hàng : Khách hàng sau khi chọn hàng cần mua, nhân viên bán hàng ghi lại tên hàng, số lượng, đơn giá từng mặt hàng (đơn giá bán có trong bảng báo giá được công ty cập nhật hàng ngày) rồi chuyển cho nhân viên thu ngân lập phiếu bán hàng và thu tiền. Đối với khách hàng quen công ty có thể cho nợ tối đa trong vòng 10 ngày. Trong phiếu bán hàng có các thông tin sau : Mã phiếu, tên người mua, ngày bán, mặt hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền. Đối với các phiếu bán hàng có công nợ cần ghi thêm thông tin khách quen (tên, địa chỉ, điện thoại …). Sau đó đưa cho khách đem qua bộ phận kho để nhận hàng. c/ Đổi hàng hoặc trả hàng: - Theo qui định của công ty, khách hàng có thể được phép đổi hoặc trả hàng theo các qui định sau: + Tùy vào mặt hàng có được phép đổi hoặc trả hay không. + Khi đổi hoặc trả hàng, khách hàng phải chịu khoản lệ phí chuyển đổi tương ứng (từ 0% - 10% tùy theo mặt hàng đã mua), cộng với khoản chênh lệch giữa món hàng cũ và mới (nếu đổi hàng). Nếu số tiền thấp hơn tiền đã mua món hàng cũ thì khách hàng sẽ được trả lại tiền. + Số tiền khách hàng phải trả = Lệ phí chuyển đổi + Số tiền chêch lệch phải bù thêm vào mặt hàng. d/ Bảo hành : - Trong quá trình sử dụng sản phẩm của công ty nếu có vấn đề trục trặc về kỹ thuật được ghi rõ trong quy định về bảo hành thì khách hàng sẽ được công ty bảo hành nếu sản phẩm còn thời gian bảo hành. Khi công ty nhận hàng để bảo hành sẽ cung cấp một phiếu bảo hành cho khách hàng. - Không nhất thiết khách hàng là người mua hàng mới đem mặt hàng đi bảo hành (tên khách trong phiếu bảo hành có thể là tên khách hàng khác). e/ Nhập lại hàng bảo hành: Nếu hàng bảo hành không sửa được thì công ty phải đổi một món hàng cùng loại cho khách hàng. Nếu hàng bảo hành không sửa được mà công ty không còn loại hàng này thì công ty buộc phải nhập lại hàng của khách với giá đã bán ban đầu hoặc yêu cầu khách đổi sang mặt hàng khác. Trong các trường hợp này nhân viên bảo hành sẽ phải lập phiếu nhập hàng trong đó ghi rõ tên hàng, giá tiền và lý do nhập hàng lại rồi chuyển qua bộ phận bán hàng để lập phiếu bán hàng mới (nếu khách hàng đổi sang mặt hàng khác). Khách hàng sẽ phải bù thêm tiền hay nhận lại khoản tiền chênh lệch (nếu có). f/ Đơn vị tiền tệ: Đa số các loại hàng đều nhập từ ngoài nước nên đơn vị tiền tệ chuẩn được giao dịch ở đây là USD (sau khi lập phiếu bán hàng thì quy ra tiền VNĐ được tính theo tỉ giá hiện ành) g/ Kiểm tra tồn kho : Cuối mỗi ngày nhân viên quản lý kho xem xét tồn kho. Nếu lượng tồn kho nhỏ hơn lượng tồn kho tối thiểu thì sẽ lập phiếu xin nhập hàng. Lưu ý phiếu xin nhập hàng và phiếu nhập kho không nhất thiết giống nhau (số lượng và mặt hàng được nhập không chắc sẽ CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ GIẢI PHÁP CHO BÀI TOÁN QUẢN LÝ 2.2.1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 2.2.1.1 KHÁI NIỆM Hệ thống thông tin là tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các rằng buộc được gọi là môi trường Tuỳ thuộc vào mỗi hệ thống mà mô hình hệ thống thông tin của mỗi tổ chức có đặc thù riêng tuy nhiên chúng vẫn tuân theo một quy tắc nhất định. Hệ thống thông tin được thực hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. 2.2.1.2 CẤU THÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN. + Bộ phận đưa dữ liệu vào (Input) + Bộ phận sử lý + Kho dữ liệu + Bộ phận đưa dữ liệu ra (Out Put) Mô hình hệ thống thông tin được mô tả như sau: Nguồn Thu thập Xử lý và lưu giữ Đích Phân phát Kho dữ iệu Cơ sở dữ liệu Một trong những bộ phận quan trọng nhất của hệ thống thông tin đó là cơ sở dữ liệu của hệ thống. Dữ liệu có tầm quan trọng sống còn đối với một doanh nghiệp hay tổ chức, do vậy mỗi khi phân tích, thiết kế một hệ thống thông tin thì yêu cầu đầu tiên đối với các phân tích viên là làm việc với cơ sở dữ liệu. Trước đây, khi máy tính điện tử ra đời thì tất cả các thông tin của hệ thống được thu thập và xử lý theo phương thức thủ công. Các dữ liệu này được ghi trên bảng, ghi trong sổ sách, ghi trong các phích bằng bìa cứng… Ngày nay nhờ sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ máy tính mà việc xử lý, lưu trữ dữ liệu trở nên thuận tiện và nhanh chóng hơn rất nhiều. b. Các khái niệm chủ yếu liên quan đến cơ sở dữ liệu: - Thực thể (entity): Là một đối tượng nào đó mà nhà quản lý muốn lưu trữ thông tin về nó. Chẳng hạn như nhân viên, máy móc thiết bị, hợp đồng mua bán, khách hàng…Khi nói đến thực thể cần hiểu rõ là nói đến một tập hợp các thực thể cùng loại. - Mỗi thực thể đều có những đặc điểm và tính chất mà ta gọi là những thuộc tính (Attribute): Mỗi thuộc tính góp phần mô tả thực thể và là những dữ liệu về thực thể mà ta muốn lưu trữ. Ví dụ thực thể nhân viên được đặc trưng bởi các thuộc tính mã nhân viên, họ tên, ngày sinh, quê quán, chức vụ - Trường dữ liệu (field): Để lưu trữ thông tin về từng thực thể người ta thiết lập cho nó một bộ thuộc tính để ghi giá trị cho các thuộc tính đó. Mỗi thuộc tính được gọi là một trường. Nó chứa một mẩu tin về thực thể cụ thể. - Bản ghi (record): Tập hợp bộ giá trị của các trường của một thực thể tạo ra một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trường. - Bảng (table): Toàn bộ các bản ghi lưu trữ thông tin cho một thực thể tạo ra một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trường. - Cơ sở dữ liệu ( database) được hiểu là tập hợp các bảng có liên quan với nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sự quản lý của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người sử dụng khác nhau, với những mục đích khác nhau. - Cập nhật dữ liệu: Đây là nhiệm vụ không thể thiếu được khi sử dụng cơ sở dữ liệu. Hiện nay, hầu hết các phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu đều sử dụng giao diện đồ họa để nhập dữ liệu. - Truy vấn dữ liệu: Là việc sử dụng cách thức nào đó để giao tác với cơ sở dữ liệu. Thông thường sử dụng ngôn ngữ truy vấn. Có 2 kiểu ngôn ngữ truy vấn thường dùng: + Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc( SQL: Structured Query Language) + Truy vấn bảng ví dụ (Query by Example) - Lập các báo cáo (report) từ cơ sở dữ liệu: Lập báo cáo là việc lấy dữ liệu để xử lý và đưa ra cho người sử dụng dưới một thể thức có thể sử dụng được. Nhìn chung báo cáo là những dữ liệu được tổng hợp ra từ các cơ sở dữ liệu, được tổ chức và đa ra dưới dạng in ấn hoặc thể hiện trên màn hình. - Cấu trúc tệp và mô hình dữ liệu: dữ liệu phải được tổ chức sao cho thuận tiện cho việc cập nhật và truy vấn, điều đó đòi hỏi phải có cơ chế gắn kết các thực thể với nhau. Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu thường sử dụng 3 mô hình sau để kết nối các bảng: + Mô hình phân cấp. + Mô hình mạng lưới. + Mô hình quan hệ. 2.2.1.2 CÁC GIAI ĐOẠN XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ: Việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý bao gồm 7 giai đoạn. Mỗi giai đoạn bao gồm nhiều công đoạn khác nhau: Giai đoạn 1: Đánh giá yêu câu: Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo, tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính hiệu quả và khả thi của một dự án xây dựng hệ thống thông tin quản lý. Giai đoạn này gồm các công đoạn sau: 1 . Lập kế hoạch đánh gia yêu cầu. 2. Làm rõ yêu cầu. 3. Đánh giá khả năng thực thi. 4. Báo cáo đánh giá yêu cầu. Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết: Nhằm hiểu rõ vấn đề đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn đề đó, xác định đòi hỏi và những giàng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định những mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển hệ thống mới. Giai đoạn này gồm các công đoạn sau: 1. Lập kế hoạch phân tích chi tiết. 2. Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại. 3. Nghiên cứu hệ thống thực tại. 4. Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp . 5. Đánh giá lại tính khả thi. 6. Thay đổi đề xuất dự án. 7. Báo cáo phân tích chi tiết. Giai đoạn 3: Thiết kế logic Giai đoạn này xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ các vấn đề của hệ thống thực tế và cho phép đạt được những mục tiêu đã đặt ra ở giai đoạn trước. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao gồm thông tin mà hệ thống mới sẽ xản sinh ra, nội dung của Cơ sở dữ liệu, các sử lý và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện và các dữ liệu sẽ được nhâp vào. Gồm các công đoạn sau: 1. Thiết kế cơ sở dữ liệu 2. Thiết kế sử lý 3 . Thiết kế các luồng dữ liệu vào. 4 . Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic. 5 . Hợp thức hoá cho mô hình logic. Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án giải pháp. Từ mô hình logic, chúng ta phải đưa ra các giải pháp khác nhau để cụ thể hoá mô hinh logic đó. Mỗi giải pháp là một mô phác hoạ của mô hình vật lý ngoài. ứng với mỗi phương án đều có các khuyến nghị cụ thể, phải có những phân tích về chi phí, lợi ích. Các công đoạn của giai đoạn này gồm: 1. Xác định các dàng buộc tin học và các giang buộc tổ chức. 2. Xây dựng các phương án của giải pháp. 3. Đánh giá các phương án của giải pháp. 4. Báo cáo các giai đoạn đó. Giai đoạn 5: thiết kế vật lý ngoài. Bao gồm tài liệu chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới cần có và tài liệu dành cho người sử dụng mà nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá. Gồm những công đoạn chính sau: 1. Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài. 2. Thiết kế chi tiết các giao diện. 3. Thiết kế các cách thức tương tác với phần tin học hoá. 4. Thiết kế các thủ tục thủ công. 5. Báo cáo về thiết kế vật lý ngoài. Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống: tin học hoá hệ thống thông tin.Các công đoạn chính của giai đoạn này gồm: 1. Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật 2. Thiết kế vật lý trong 3. Lập trình 4. Thử nghiệm hệ thống. 5. Chuẩn bị tài liệu Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác hệ thống: đây là giai đoạn chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Giai đoạn này gồm các công đoạn sau: 1. Lập kế hoạch cài đặt. 2. Chuyển đổi. 3. Khai thác và bảo trì. 4. Đánh giá. 2.Phương án giải quyết Trong thời đại ngày nay, thông tin kinh tế là vấn đề sống còn đối với các đơn vị kinh doanh. Đơn vị nào làm chủ được thông tin sẽ có ưu thế tuyệt đối trong hoạt động kinh doanh. Hơn nữa, chỉ thu nhập thông tin tốt thì vẫn chưa đủ, mà cần phải biết bảo quản giữ gìn thông tin về hoạt động kinh doanh của đơn vị một cách chặt chẽ. Do đó, hệ thống mới phải cơ chế kiểm soát chặt chẽ, đảm bảo an toàn, bảo mật cơ sở dữ liệu. Từ công tác nghiệp vụ liên quan đến hoạt động quản lý bán hàng, chúng ta sẽ tiến hành phân tích thiết kế một hệ thống nhằm tin học hoá các chức năng có thể thực hiện được trên máy tính. Từ đó xây dựng một chương trình ứng dụng hỗ trợ cho quá trình thực hiện các chức năng như quản lý, xử lý các hoạt động nhập mua, xuát bán hàng hoá, các nghiệp vụ tiền mặt, lập các báo cáo định kỳ. Tóm lại, mục tiêu cuối cùng là xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng hiện đại, đáp ứng nhu cầu xử lý các chức năng nghiệp vụ trong quá trình thực hiện các hoạt động kinh doanh. 2.2.2 SƠ LƯỢC VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG VÀ NHU CẦU QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY NGUYỄN HOÀNG 2.2.2.1 SƠ LƯỢC VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG Như phần giới thiệu đề tài đã nhắc tới, mục tiêu của đề tài này là xây dựng một hệ thống thông tin hỗ trợ công tác quản lí bán hàng . Vì vậy ở phần này sẽ đi sâu vào khảo sát cơ cấu tổ chức cũng như các hoạt động chính của các đơn vị kinh doanh hàng hoá. Thực tế cho thấy công việc chính của hệ thống thông tin quản lí bán hàng của các đơn vi kinh doanh là quản lí thông tin liên quan tới hoạt động bán hàng, ví dụ như: Thông tin về hàng hoá, nhà sản xuất, khách hàng, đối thủ cạnh tranh... Thông tin đầu vào của hệ thống gồm các thông tin về hàng hoá, thông tin về khách hàng, nhà cung cấp, các hoạt động mua bán hàng, các hoạt động thu chi. Trên cơ sở đó đưa ra các số liệu về tình hình hoạt động kinh doanh của các đơn vị báo cáo lên các cấp lãnh đạo và các phòng ban để thuận tiện cho việc quản lí và hoạch định chiến lược kinh doanh phù hợp. Ngoài ra hệ thống còn cung cấp thông tin cho các đối tác làm ăn, các nhà đầu tư, các cấp quản lí nhà nước.. Với tình hình kinh doanh năng động hiện nay các cấp lãnh đạo của các đơn vi rất cần những thông tin chính xác đầy đủ kịp thời, không chỉ là các báo cáo định kỳ mà là các thông tin thường xuyên khi cần là phải có. Điều này không thể thực hiện được nếu chỉ dựa vào hệ thống thủ công. Điều này đòi hỏi cấp lãnh đạo của đơn vị đầu tư phát triển hệ thống thông tin phù hợp 2.2.2.2 NHU CẦU QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY NGUYỄN HOÀNG a Hoạt động quản lí thông tin. Thông tin cần quản lí của hệ thống bao gồm các thông tin: Thông tin về khách hàng: Đây là những thông tin liên quan tới bán hàng của đơn vị như nhà cung cấp, khách hàng mua hàng. Thông tin về mỗi đối tượng gồm có: Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại , mã thuế... Thông tin về mặt hàng gồm: Mã hàng, tên hàng, đơn vị tính,thuế giá trị gia tăng, thuế tiêu thụ đặc biệt… Thông tin về các nghiệp vụ xuất nhập hàng hoá như hoá đơn bán hàng, hoá đơn nhập hàng. Đối tượng này ta phải quan tâm tới các thông tin sau: Mã số chứng từ, thời điểm xảy ra nghiệp vụ, tên khách hàng mua và bán, loại tiền tệ được sử dụng trong nghiệp vụ, các loại hàng hoá được mua hoặc bán. Thông tin về hoạt động quản lí tiền mặt như hoạt động thu tiền, chi tiền, các hoạt động tài chính liên quan. Đối tượng này có các loại thông tin sau: Mã số phiếu (phiếu thu, phiếu chi..) số tiền, ngày xẩy ra nghiệp vụ. Đây là những thông tin cần thiết mà dựa trên cơ sở đó hệ thống có thể thiết lập các báo cáo cung cấp cho ban giám đốc, phòng kế toán, phòng nhân lực, phòng kế hoạch. Những thông tin này được quản lí chặt chẽ cung cấp thông tin cho đúng đối tượng tránh tình trạng lộ bí mật hoạt động kinh doanh của đơn vị. Hoạt động này thực chất là cung cấp quyền truy cập hệ thống cho các đối tượng sử dụng dưới hình thức cung cấp tài khoản sử dụng. b. Hoạt động quản lí kinh doanh. Phòng kế hoạch đảm nhiệm chức năng tổng hợp số liệu từ các bộ phận chức năng trong đơn vị, phân tích tình hình nội bộ, kết hợp với các thu nhập, xử lí các thông tin về tình hình thị trường, khách hàng, đối thủ cạnh tranh. Trên cơ sở đó, phòng sẽ lên kế hoạch, hoạch định chiến lược từng kì cho toàn đơn vị. Phòng kinh doanh đảm nhiệm chức năng thu thập các số liệu về tình hình thị trường kinh doanh: Tình hình khách hàng thường xuyên, tình hình khách hàng tiềm năng, các nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh để báo cáo cho phòng kế hoạch biết, đồng thời phòng kinh doanh có nhiệm vụ thực hiện các chính sách về khách hàng. c. Hoạt động quản lí xuất nhập hàng. Tại mỗi kho hàng phải có thủ kho chuyên trách quản lí hàng hoá xuất nhập kho. Khi có yêu cầu nhập hàng thủ kho thực hiện nhiệm vụ kiểm tra xem hàng thực tế có đúng như trên giấy tờ không. Khi hàng được xác nhận là hợp lý thủ kho thực hiện viết và ký rồi nhập hàng vào kho. Khi có giấy yêu cầu xuất hàng, thủ kho thực hiện kiểm tra xem hàng tồn trong kho có đáp ứng nhu cầu xuất hàng không, kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ yêu cầu xuất kho. Khi yêu cầu được chấp nhận thủ kho viết phiếu xuất rồi xuất hàng. Trong trường hợp hàng trong kho không đủ bán, thủ kho có trách nhiệm thông báo cho phòng kinh doanh biết để tiến hành đặt mua hàng hoá từ nhà cung cấp. Nhân viên kế toán nhiệm vụ định khoản cho các phiếu xuất, phiếu nhập định kỳ hàng tháng, phòng kế toán lập báo cáo về hoạt động của kho hàng như: Báo cáo chi tiết hàng xuất kho, báo cáo chi tiết hàng nhập kho, báo cáo hàng tại kho. Đồng thời, phòng kế toán còn có nhiệm vụ tính toán lượng tồn cuối kỳ dựa trên cơ sở số dư đầu kỳ, số nhập, xuất bán trong kỳ của từng mặt hàng, sau đó lập báo cáo cân đối hàng hoá để nộp lên lãnh đạo. Hàng quý, kế toán thực hiện việc kiểm kê tình hình hàng hoá tại kho, xem có khớp về mặt số lượng với giấy tờ hay không, đồng thời kết hợp với thủ kho kiểm tra chất lượng hàng hoá để thực hiện chuẩn hoá chuyển khoản hàng tổn thất. Trên cơ sở đó phòng kế toán phải lập biên bản kiểm kê kho để nộp cho các cấp lãnh đạo. d. Hoạt động quản lý tiền mặt. Dựa trên cơ sở các phiếu thu, piếu chi, hoá đơn bán hàng, phòng kế toán lập bảng thu chi tiền mặt từng ngày, báo cáo thu chi trong ngày và váo sổ cái theo từng tài khoản mỗi ngày, định kỳ hàng tháng, quý, năm phòng kế toán lập báo cáo chi phí, doanh thu.. Trên cơ sở theo dõi từng mặt hàng nhập xuất, phòng kế toán cuối tháng có nhiệm vụ tổng kết để tính toán lợi nhuận, lập báo cáo tình hình lãi cho lãnh đạo và phòng kế hoạch để có chính sách mặt hàng phù hợp tình hình hoạt động kinh doanh của đơn vị và của thị trường liên quan. Phòng kế toán cũng đảm nhiệm công việc kiểm soát tình hình công nợ của đơn vị bao gồm các khoản phải thu và các khoản phải trả. Việc kiểm soát về mặt công nợ cho phép phòng kế toán xúc tiến thực hiện việc xuất tiền thanh toán cho khách hàng cũng như thu tiền nợ của khách hàng đến hạn phải trả. 2.2.3 GIẢI PHÁP CHO BÀI TOÁN QUẢN LÝ 2.2.3.1.YÊU CẦU VỚI CÁC MODUL NHẬP ĐẦU VÀO. Thông tin đầu vào thường lớn nên yêu cầu các Modul cập nhật đầu vào phải: Sử dụng các công cụ nhập liệu, xây dựng cấu trúc dữ liệu và tổ chức màn hình nhập liệu hợp lý nhằm giảm các thao tác thừa. - Xây dựng cơ sở dữ liệu chuẩn Giám sát kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu, có các thông báo thích hợp nhằm loại trừ các lỗi có thể có trong quá trình nhập liệu. Tự động nạp các dữ liệu, lập các dữ liệu thứ sinh, các dữ liệu đã biết để tăng tốc độ nhập liệu. Tổ chức thông tin khoa học, lưu trữ hợp lý tạo điều kiện thuận lợi cho việc cập nhật, tiết kiệm bộ nhớ. 2.2.3.2 YÊU CẦU ĐỐI VỚI MODUL TRA CỨU. Tra cứu phải rõ ràng. Tốc độ xử lý nhanh. Đưa các thông tin đầy