Chuyên đề Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng sách 292 Tây Sơn- Hà Nội

Lời nói đầu Công việc của các nhà quản lý kinh doanh hiên nay tương đối phức tạp, do xã hội ngày càng phát triển dẫn đến những yêu cầu trong kinh doanh càng cao hơn, họ cần phải có một hệ thống quản lý phù hợp để thích ứng với những yêu cầu đó. Từ những yêu cầu cấp bách đó thì tin học quản lý là một công cụ hữu hiệu để giải quyết vấn đề này. Hiện nay cùng với việc phát triển ngày càng mạnh của khoa học kỹ thuật, tin học đã tác động trực tiếp và thâm nhập vào các tổ chức kinh tế xã hội và trở thành một công cụ cần thiết trong công tác quản lý kinh doanh. Sự phát triển của các quan hệ kinh tế, sự mở rộng các mạng lưới nghiệp vụ và sự tăng cường quy mô hoạt động đã làm cho nhu cầu áp dụng công nghệ thông tin ngày càng lớn mạnh hơn. Việc các nhà quản lý dựa trên kinh nghiệm và trực giác không còn đem lại hiệu quả như mong muốn nữa, mà họ cần phải áp dụng công nghệ thông tin để hỗ trợ cho công tác quản lý đem lại hiệu quả kinh tế cao hơn. Tin học hoá công tác quản lý là một trong những lĩnh vực quan trọng của ứng dụng tin học. Việc áp dụng tin học vào quản lý không những làm tăng đáng kể năng suất và chất lượng lao động, mà còn tạo điều kiện cho việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý có cơ sở khoa học, chặt chẽ và chính xác hơn. Cửa hàng sách 292 Tây Sơn là một cửa hàng kinh doánh sách ở quy mô không lớn nhưng đã mạnh dạn áp dụng tin học vào trong công tác quản lý bán hàng và đã đạt được nhiều kết quả kinh tế cao. Hiện nay việc tin học hoá bài toán quản lý Bán hàng không còn là vấn đề mới mẻ, đã có nhiều chương trình ứng dụng quản lý bán hàng chạy trên các ngôn ngữ khác nhau, nhưng mỗi một cửa hàng lại có các vấn đề về quản lý nghiệp vụ riêng biệt, vì vậy cần phải có những hệ thống thông tin quản lý bán hàng khác nhau đòi hỏi việc tin học hoá phải phù hợp với từng hệ thống đó. Từ việc ứng dụng tin học hoá vào công tác quản lý Bán hàng tại cửa hàng sách 292 Tây Sơn, sau thời gian thực tập tại Công ty Điện Toán và Truyền số liệu(VDC) Tây Sơn-Hà Nội với kiến thức được tích luỹ trong những năm học tại trường Kinh Tế Quốc Dân, cùng với sự giúp đỡ và chỉ bảo tận tình của giáo viên hướng dẫn Ts. Trần Thị Song Minh vá các cán bộ của công ty Điện Toán và Truyền Số Liệu(VDC) em đã quyết định lựa chọn chuyên đề thực tập tốt nghiệp với đề tài:"Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng sách 292Tây Sơn- Hà Nội". Mục lục Chương I: giới thiệu về đơn vị thực tập và đề tài nghiên cứu I. công ty điện toán và truyền số liệu-vdc Được thành lập chính thức vào tháng 12/1989, với giấy phép đăng ký kinh doanh số: 109883 do Bộ Kế hoạch và Đầu tư cấp ngày 20/06/1995, Công ty Điện Toán và Truyền Số liệu hoạt động trên các lĩnh vực tin học, Internet và truyền số liệu với các sản phẩm và dịch vụ chính: cung cấp các dịch vụ Truyền số liệu VIETPAC, Frame Relay trên phạm vi toàn cuốc và tới hơn 150 nước trên thế giới. VNN/Internet-dịch vụ Internet tốt nhất tại Việt Nam và các dịch vụ trên cơ sở giao thức IP với mạng trục quốc gia bao phủ trên tất cả các tỉnh thành phố. Dịch vụ điện thoại gọi 171, Fax giá rẻ qua giao thức Internet(VOIP, FOIP). Các dịch vụ trên Web và thương mại điện tử (E-Commerce). Các dịch vụ thông tin, dịch vụ trục tuyến, danh bạ và danh bạ điện tử. Các dịch vụ Multimedia: phát thanh, truyền hình trên mạng. Dịch vụ truyền báo-viễn ấn và chế bản-xuất bản điện tử, E-publishing. Các sản phẩm và dịch vụ tin học, giải pháp tích hợp. Đào tạo, tư vấn, khảo sát thiết kế, xây lắp, bảo trì chuyên ngành tin học truyền số liệu. Sản xuất, xuất khẩu, nhập khẩu, kinh doanh các phần mềm tin học, vật tư, thiết bị công nghệ thông tin. Kinh doanh dịch vụ quảng cáo, quảng cáo trực tuyến-Online Advertising. Công ty Điện Toán và Truyền Số liệu là đơn vị hạch toán kinh tế trong khối thông tin bưu điện, có quyền tự chủ về sản xuất kinh doanh theo các quy định của tổng cục trưởng. Có tư cách pháp nhân được mở tài khoản ở ngân hàng, có con dấu theo tên gọi để giao dịch. Tại Hà nội và thành phố Hồ Chí Minh, hai cơ sở máy tính của ngành bước đầu đã được trang bị một số máy vi tính XT và AT286. một ứng dụng đầu tiên và quan trọng nhất là mạng vi tính của hai cơ sở này qua kênh viễn thông. Tốc độ truyền lúc đó: 1.200bps, 2.400bps qua kênh điện thoại dùng Modem. Hệ thống truyền số liệu đầu tiên, bước đầu sử dụng phương thức đơn giản, điểm nối điểm (point to point). DATEC là chương trình phần mềm truyền tin (communication software) do CBCNV của Công ty Điện Toán bưu điện TP-hồ Chí Minh tự nghiên cứu, thực hiện ở các tỉnh phía Nam và bộ phận kỹ thuật tin học của trung tâm Thống kê và Tính toán ở Hà Nội tự nghiên cứu và thực hiện ở các tỉnh phía Bắc. Chương trình DATEC của công ty điện toán TP-Hồ Chí Minh được hội đồng khoa học kỹ thuật bưu điện thành phố và uỷ ban khoa học kỹ thuật TP-Hồ Chí Minh đánh giá xuất sắc và khen thưởng. Ngày 28/11/1995, thành lập Trung Tâm Điện Toán và Truyền Số liệu khu vực 1(VDC1) có trụ sở đặt tại 75 Đinh Tiên Hoàng(HN) và Trung tâm Điện Toán và truyền số liệu khu vực III(VDC3) có trụ sở đặt tại 12 Lê Thánh Tông(Đà Nẵng). Ngày 25/11/1997, thành lập trung tâm dịch vụ Gia Tăng Giá Trị(VASC) trụ sở tại 258 Bà Triệu. Công ty Điện Toán và Truyền Số liệu mở rộng phạm vi hoạt động trên địa bàn cả nước và hiện giờ công ty trở thành: VDC- nhà cung cấp dịch vụ kết nối Internet hàng đầu tại Việt Nam (IXP) VDC- nhà cung cấp dịch vụ Internet đầu tiênvà uy tín nhất tại Việt Nam (ISP) VDC-nhà cung cấp thông tin trên mạng Internet(ICP) Ban lãnh đạo công ty VDC1 VDC2 VDC3 PhongTổ chức lao động Phòng kinh doanh Phòng kế toán tài chính Phòng kế hoạch Phòng đầu tư phát triển Phòng hành chính Phòng nghiên cứu ứng dụng PM Phòng nc và pt hệ thống Phòng quản lý tin học Phòng danh bạ Phòng VDCA Phòng biên tập Phòng kỹ thuật điều hành Phòng tính cước Phòng quản lý chất lượng Sơ đồ tổ chức công ty VDC + Phòng hành chính Liên hệ: Tel:(84)45372754;Fax:(84)45372753; Email:vdc@vnn.vn Chức năng: phòng hành chính có chức năng về công tác văn thư-lưu trữ, lễ tân, đối ngoại, thông tin tuyên truyền, nội vụ và làm đầu mối thông tin phục vụ cho hoạt dộng sản suất kinh doanh của công ty. + Phòng kế hoạch Liên hệ: Tel:(84)45372763;Fax:(84)45372753; Email:vdc@.hn.vnn.vn Chức năng: phòng kế hoạch có chức năng về công tác kế hoạch; quản lý tài sản; cung ứng vật tư. + Phòng kinh doanh Liên hệ: Tel:(84)45372760;Fax:(84)45372761; Email:vdc@vnn.vn Chức năng: Phòng kinh doanh có chức năng về công tác marketing; Kinh doanh sản phẩm; Dịch vụ; Bán hàng; Hợp tác kinh doanh. + Phòng kỹ thuật điều hành Liên hệ: Tel:(84)45372836;Fax:(84)45372835; Email:phviet@vnn.vn Chức năng: Phòng kỹ thuật điều hành có chức năng về kỹ thuật công nghệ, điều hành khai thác mạng và thiết bị. + Phòng kế toán tài chính Liên hệ: Tel:(84)45372762;Fax:(84)45372753; Email:ptlan@vnn.vn Chức năng: phòng kế toán tài chính có chức năng về công tác kế toán, thống kê, tài chính của công ty. + Phòng đầu tư Phát triển Liên hệ: Tel:(84)45372837; Fax:(84)45372753; Email:hainq@vnn.vn Chức năng: Phòng đầu tư và phát triển có chức năng về công tác đầu tư xây dựng cơ bản, phát triển sản xuất. + Phòng tổ chức lao động Liên hệ: Tel:(84)45372759; Fax:(84)45372753; Email:tcld.vdc@vnn.vn Chức năng: Phòng tổ chức lao động có chức năng vêv công tác tổ chức bộ máy, nhân sự, tiền lương, đào tạo, thi đua, an ninh an toàn, chính sách đối với người lao động. + Ban biên tập báo điện tử Liên hệ: Tel:(84)45372784; Fax:(84)45372788; Email:vdcmedia@vnn.vn Chức năng: Ban biên tập báo điện tử có chức năng về thông tin quảng bá. + Phòng tính cước Liên hệ: Tel:(84)48257216; Fax:(84)48261595; Email:biling@vnn.vn Chức năng: Phòng tính cước có chức năng về công tác tính cước và các vấn đề liên quantới việc tính cước phí các loại hình dịch vụ trên mạng của toàn công ty. + Phòng nghiên cứu ứng dụng phần mềm Liên hệ: Tel:(84)45372786; Fax:(84)45372753; Email:tvdan@vnn.vn Chức năng: Phòng nghiên cứu ứng dụng phần mềm là bộ phận sản suất, có chức năng về công tác nghiên cứu công nghệ tin học và sản suất các sản phẩm tin học. + VDC A Liên hệ: Tel:(84)45372841; Fax:(84)45372753; Email:natqs@vnn.vn Chức năng: ban dự án VDC A có chức năng về quản lý hoạt động, thực hiện và hỗ trợ thực hiện các dự án được công ty giao. + Phòng tích hợp và phát triển hệ thống Liên hệ: Tel:(84)45372780; Fax:(84)45372753; Email:anhchien@vnn.vn Chức năng: Phòng tích hợp và phát triển hệ thống có chức năng chính trong công tác nghiên cứu triển khai công nghệ, tư vấn, xây dựng và phát triển các giải pháp tích hợp phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh và điều hành quản lý của công ty. + Phòng danh bạ thực hiện các công việc về cơ sở dữ liệu danh bạ toàn cuốc trên Web. Sản xuất đĩa CD-ROM danh bạ. Phát triển các dịch vụ liên quan đến danh bạ. Chủ động thực hiện các quan hệ hợp tác phục vụ cho các nhiệm vụ trên. Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc công ty giao. + Phòng quản lý tin học Liên hệ: Tel:(84)45372841; Fax:(84)45372753; Email:vdc@vnn.vn Phòng quản lý tin học có chức năng về quản lý khoa học công nghệ và sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực tin học. + Ban quản lý chất lượng Phòng hành chính có chức năng về công tác văn thư-lưu trữ, lễ tân, đối ngoại, thông tin tuyên truyền, nội vụ và làm đầu mối thông tin phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. II. đề tài nghiên cứu Công việc quản lý bán hàng là rất cần thiết đối với các cửa hàng, bởi vì mục tiêu chính trong công tác quản lý bán hàng của cửa hàng là làm sao có thể kiểm soát được những hoạt động trong cửa hàng đó một cách hiệu quả và hợp lý nhất, ví dụ như để quản lý được các công việc xuất bán hàng, nhập hàng, hàng tồn kho, các công nợ phải trả, phải thu… đòi hỏi các nhân viên trong cửa hàng phải thực hiện một loạt các công việc như cập nhật và lưu trữ các thông tin mới, lập hoá đơn nhập hàng, xuất hàng, các hoá đơn thanh toán… Tất cả những công việc này đều cần có một chương trình quản lý bán hàng phù hợp để phục vụ cho những công việc trên. Từ những lý do trên cùng với sự giúp đỡ của cán bộ hướng dẫn trong công ty Điên Toán và Truyền Số Liệu-VDC, và giáo viên hướng dẫn thực tập Ts.Trần Thị Song Minh đã gợi ý nên tôi đã quyết định chọn đề tài là viết chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng sách 292- Tây Sơn. Mục đích của chương trình quản lý bán hàng : Quản lý được lượng tiền bán sách trong một khoảng thời gian nhất định. Quản lý được lượng sách bán ra trong một khoảng thời gian nhất định theo một chủng loại, một nhóm hay tất cả các loại sách. Quản lý được lượng tiền và số lượng sách nhập vào . Quản lý được số lượng sách tồn trong kho. In ra được các báo cáo theo đúng yêu cầu. ... Để thực hiện được công việc này ngôn ngữ sử dụng của tôi là Visual Basic và csdl Microsoft Access. Chương II: Phương pháp luận về phân tích và thiết kế hệ thông thông tin quản lý I. sự cần thiết khi phát triển hệ thống thông tin Việc phát triển hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chuẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình lô gíc, và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức. Vấn đề cần chú ý trong việc phát triển một hệ thống thông tin mới là cái gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin? Như chúng ta đã biết, sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thông tin, những vấn đề về quản lý và việc thâm thủng ngân quỹ là nguyên nhân đầu tiên thúc đẩy một yêu cầu phát triển hệ thống. Nhưng cũng còn một số nguyên nhân khác nữa như yêu cầu của nhà quản lý, công nghệ thay đổi và cả sự thay đổi sách lược chính trị. Có thể tóm lược các nguyên nhân đó như sau: Những vấn đề về quản lý. Những yêu cầu mới của nhà quản lý. Sự thay đổi công nghệ. Thay đổi sách lược chính trị. Từ những vấn đề xảy ra trên thì việc phân tích và phát triển một hệ thống thông tin trong quản lý là rất quan trọng đối với các nhà hoạt động sản suất kinh doanh giúp cho họ có được những công cụ quản lý tốt nhất và phù hợp với việc phát triển của khoa học công nghệ mới hiện nay. Thật vậy việc xuất hiện công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xem lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình. Khi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lại các hệ thống thông tin của mình để quyết định những gí họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những công nghệ mới này. Cuối cùng, vai trò của những thách thức chính trị cũng không nên bỏ qua. Nó cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin. Chẳng hạn, không phải là không có những hệ thống thông tin được phát triển chỉ vì người quản lý muốn mở rộng quyền lực của mình và khi ông ta biết rằng thông tin là một phương tiện thực hiện điều đó. Việc người ta nhận ra yêu cầu phát triển hệ thông tin rõ ràng là chưa đủ để bắt đầu sự phát triển này. trong phần lớn các tổ chức, có các cơ chế, ít nhiều chính thức đang tồn tại, để xác định một nghiên cứu phát triển về hệ thông thông tin có nên được thực hiện hay không. Vấn đề có thể là một yêu cầu đơn giản gửi tới từ một bộ phận hoặc một phòng ban đến lãnh đạo các bộ phận tin học của tổ chức, những người này chịu trách nhiệm quyết định liệu yêu cầu có thể chấp nhận được không. Bởi vì tình trạng như vậy có thể được xem như là để ngỏ cửa, nhiều tổ chức đặt ra một hội đồng tin học chịu trách nhiệm về những quyết định loại đó. Trong đại đa số hội đồng tin học được cấu thàng từ người chịu trách nhiệm về tin học cùng với những người chịu trách nhiệm về các chức năng chính của tổ chức. Cách thức này đảm bảo rằng mọi khía cạnh đều được xem xét khi một quyết định được đưa ra. Quyêta định của hội đồng hay của người chịu trách nhiệm tin học trong một số trường hợp, có thể không bắt buộc phải dẫn tới việc cài đặt một hệ thống mới, nó chỉ mới khởi động một dự án phát triển. Suốt quá trình của dự án, người ta phải xem lại quyết định này có nghĩa là phải xác định xem sẽ tiếp tục dự án hay kết thúc nó. Phương pháp phát triển hệ thống thông tin Mục đích chính xác của dự án phát triển một hệ thống thông tin là có được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, mà nó được hòa hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước. Không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp để phát triển một hệ thống thông tin, tuy nhiên nếu không có phương pháp ta có nguy cơ không đạt được những mục tiêu định trước. Bởi vì một hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp. Để làm chủ được sự phức tạp đó, phân tích viên cần phải có một cách tiến hành nghiêm túc, một phương pháp. Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Phương pháp được đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin. Ba nguyên tắc đó là: Sử dụng các mô hình. Chuyển từ cái chung sang cái riêng. Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lôgic khi phân tích và từ mô hình lôgic sang mô hình vật lý khi thiết kế. Trước hết chúng ta cần hiểu rõ ba mô hình của hệ thống thông tin: Mô hình lo gíc: mô tả hệ thống làm gì ? dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho chứa kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sinh sản ra. Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như thời điểm hoặc địa điểm mà dữ liệu được xử lý. Mô hình của hệ thống được gắn ở quầy tự động dịch vụ khách hàng. Mô hình vật lý ngoài: mô hình này chú ý đến khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức đầu vào và đầu ra của thông tin. Mô hình này chú ý cũng đến khía cạnh thời gian của hệ thống, nghĩa là về thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác xảy ra. Mô hình này được gắn ở quầy giao dịch rút tiền ở ngân hàng. Mô hình vật lý trong: mô hình này liên quan đến những khía cạnh của hệ thống tuy nhiên không phải cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Bằng cách cùng mô tả về một đối tượng chúng ta đã thấy ba mô hình này được quan tâm từ những góc độ khác nhau. Phương pháp phát triển hệ thống được thể hiện cũng dùng tới khái niệm của những mô hình này và do đó cần phải luôn luôn phân địng rõ ràng ba mức trong tâm trí chúng ta. Nguyên tắc đi từ chung đến riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hoá. Thực tế người ta khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét chi tiết. Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là hiển nhiên. tuy nhiên những công cụ được sử dụng đầu tiên để phát triển ứng dụng tin học cho phép tiến hành mô hình hoá một hệ thống bằng các khía cạnh chi tiết hơn. nhiệm vụ lúc đó sẽ khó khăn hơn. Nhiệm vụ phát triển sẽ đơn giản hơn bằng cách ứng dụng nguyên tắc thứ ba, có nghĩa là đi từ vật lý sang lôgíc khi phân tích và đi từ lôgíc sang vật lý khi thiết kế. Như đã kể ra ở trên, phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu về hệ thống thông tin đang tồn tại và về khung cảnh của nó. Nguồn dữ liệu chính là những người sử dụng, các tài liệu và quan sát. Cả ba nguôn này cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hình vật lý ngoài của hệ thống. Ví dụ, một người sử dụng nói với chúng ta: “ Robert xem xét bản sao mầu hồng và chuyển bản sao mầu xanh cho Marie. Marie xem xét nội dung tài liệu, ký vào văn bản và gửi cho phòng kế toán” hơn là nói: “Người thứ nhất xem xét tính hợp lệ của đơn đặt hàng, người thứ hai xem xét và xác định sự đúng đắn của số tiền trả”, việc phiên dịch như vậy là nhiệm vụ của phân tích viên. tuy nhiên vấn đề sẽ khác đi khi ta tiến hành phân tích hệ thống mới. Trong thực tế ta xây dựng trước hết là: “ Hệ thống phải kiểm tra tư cách của khách hàng” trước khi ta xem xét cụ thể nên để: “ Khách hàng đưa thẻ của mình vào cửa đọc thẻ và nhập mã hiệu cá nhân vào máy” hay là “ Khách hàng đặt ngón tay cái và ngón tay trỏ vào máy đọc vân tay số hoá”. III. Các giai đoạn của việc phát triển hệ thống Một hệ thống thông tin trong một tổ chức cần phải thực hiện đầy đủ 7 giai đoạn dưới đây: Giai đoạn I: Đánh giá yêu cầu Giai đoạn đánh giá yêu cầu có mục đích giúp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Nó bao gồm các công đoạn sau: Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu. Mỗi giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống cần phải được lập kế hoạch cẩn thận. Mức độ hình thức hoá của kế hoạch này sẽ được thay đổi theo quy mô của dự án và theo giai đoạn phân tích. Về cơ bản thì lập kế hoạch của giai đoạn thẩm định dự án là làm quen với hệ thống đang xét, xác định thông tin phải thu thập cũng như nguồn và phương pháp thu thập cần dùng. Số lượng và sự đa dạng của nguồn thông tin phụ thuộc vào kích thước và độ phức tạp của hệ thống nghiên cứu. Chẳng hạn, thẩm định yêu cầu phát triển hệ thống lập hoá đơn bán hàng cho một doanh nghiệp sẽ yêu cầu tư vấn với số lượng nguồn thông tin ít hơn so với hệ quản lý nhân sự của một doanh nghiệp lớn mà nhân viên được tổ chức thành nhiều công đoạn. Làm rõ yêu cầu. Làm rõ yêu cầu có mục đích là làm cho phân tích viên hiểu đúng yêu cầu của người yêu cầu. Xác định chính xác đối tượng yêu cầu, thu thập những yếu tố cơ bản của môi trường hệ thống và xác định khung cảnh nghiên cứu. Làm sáng tỏ yêu cầu được thực hiện chủ yếu qua những cuộc gặp gỡ với những người yêu cầu sau đó là với những người quanr lý chính mà bộ phận của họ bị tác động hoặc bị hệ thống nghiên cứu ảnh hưởng tới. Thêm vào đó để nhằm tới nguyên nhân dẫn đến yêu cầu và xác định hệ thống có liên quan những cuộc gặp nàyphục vụ việc xây dựng lên bản phác họa đầu tiên về khung cảnh của hệ thống nghiên cứu. Khung cảnh hệ thống được xem như là các nguồn và các đích của thông tin, cũng như các bộ phận, các chéc năng và các cá nhân tham gia vào sử lý dữ liệu. định nghĩa này về khung cảnh sẽ có một ảnh hưởng tới việc xác định tầm vóc của dự án trong tương lai. Xác định khung cảnh của hệ thống không phải là một công việc dễ dàng. Nừu phân tích viên xác định nó quá hẹp thì sẽ có nguy cơ là một số thành phần quan trọng của hệ thống sẽ bị bỏ qua không tính đến. Hệ thống kết quả của dự án có thể không đáp ứng theo nhu cầu của tổ chức. Nó có thẻ tác động tới hoặc bị ảnh hưởng tới một số cá nhân, một số bộ phận hoặc hệ thống mà người ta sẽ không tính đến trong quá trình phát triển hệ thống. Đánh giá khả năng thực thi. Theo cách nói chung thì đánh giá khả năng thực thi của một dự án là tìm xem có yếu tố nào ngăn cản nhà phân tích thực hiện, cài đặt một cách thành công giải pháp đã đề xuất hay không? Tất nhiên trong quá trình phát triển hệ thống luôn luôn phải tiến hành việc đánh giá lại. Những vấn đề chính về khả năng thực thi là: khả thi về tổ chức, khả thi về tài chính, khả thi về thời hạn và khả năng kỹ thuật. Khả thi về tổ chức: đánh giá tính khả thi về mặt tổ chức đòi hỏi phải có sữ hoà hợp giữa các giả pháp dự kiến về môi trường tổ chức. Dự án có tôn rọng chính sách quản lý nhân sự của doanh nghiệp không? Nó ảnh hưởng như thế nào tới không khí làm việc và quan hệ với khách hàng? Anhư hưởng gì sẽ sảy ra với những hệ thông tin bên cạnh và tới sự quản lý các hoạt động có sự trợ giúp của hệ thống.... Khả thi kỹ thuật: Tính khả thi kỹ thuật được đánh giá bằng cách so sánh công nghệ hiện có hoặc có thể mua sắm được vơí yêu cầu kỹ thuật của hệ thống đề xuất... Khả thi về tài chính: là xác định xem lợi ích hữu hình chờ đợi có lớn hơn tổng các chi phí bỏ ra hay không? Chi phí: + Chi phí khai thác + Chi phí phát triển + Chi phí cài đặt + Chi phí mua thiết bị Thời gian: + Khả năng tổ chức + Khả năng người sử dụng + Lập trình viên + Kỹ thuật viên Đánh giá khả thi rất quan trọng. đòi hỏi phân tích viên có sự hiểu sâu vấn đề, có năng lực thết kế nhanh các yếu tố của giả pháp và đánh giá chi phí của các giải pháp. nếu đánh giá nhận định là không tích cực thì buộc các nhà phân tích phải có một đề xuất mới. Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu. Báo có cho phép các nhà quyết định dự án có tiếp tục hay dừng lại. Báo cáo phải cung cấp một bức tranh sáng sủa và đầy đủ về tình hình và khuyến nghị những hành đôngj tiếp theo. Báo cáo thường được rình bầy để các nhà quyết định có thể yêu cầu làm rõ thêm các vấn đề. Sau đó là tiếp tục hay loại bỏ dự án. Giai đoạn II: Phân tích chi tiết Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển hệ thống mới. Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm những giai đoạn sau đây: Lập kế hoạch phân tích chi tiết. Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại. Nghiên cứu hệ thống thực tại. Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp. Đánh giá lại khả thi. Thay đổi đề xuất của dự án. Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết. Sau khi lập kế hoạch, thu thập một lượng lớn thông tin về hệ thống đang tồn tại và về môi trường của nó. Khi có một lượng lớn thông tin, phân tích viên đưa ra chuẩn đoán tức là xác định vấn đề và nguyên nhân, và đánh giá lại tính kkhả thi. Rất có thể một số yếu tố mới không được nêu ra trong khi đánh giá yêu cầu sẽ xuất hiện và làm thay đổi mức khả thi của dự án. những yếu tố này có thể khẳng định lại việc đánh giá tính khả thi của giai đoạn đi trước. Do có những yếu tố mới này mà đè xuất của dự án trong báo cáo về đánh giá yêu cầu sẽ phải thay đổi, dữ liệu chính sác hơn về mục tiêu cần đạt được, về thời hạn về chi phí và lợi ích phải được đưa nhập vào đề xuất. Cuối cùng thì báo cáo về nghiên cứu chi tiết phải được chuẩn bị và được trình bầy cho những người có trách nhiệm quyết định. Quá trình được mô tả ở đây là tính lặp, trong thực tế rất có thể lúc tiến hành đưa ra chuẩn đoán, đánh giá lại tính khả thi hoặc thay đổi đề xuất phân tích viên thấy thiếu một số thông tin nào đó hoặc là về hệ thống hoặc là về môi trường. Phân tích viên phải thu thập thêm thông tin. Cũng có thể ngay trong khi trình bầy báo cáo một số yếu tố mới nảy sinh và như vậy một số công đoạn phải làm lại. Giai đoạn III: Thiết kế logic Giai đoạn này nhằm