Chuyên đề Vấn đề tổ chức công tác quản lý nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

Lêi nãi ®Çu N©ng cao chÊt l­îng, h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm ®Ó t¨ng søc c¹nh tranh lµ môc tiªu cña bÊt kú doanh nghiÖp s¶n xuÊt nµo. §Æc biÖt trong giai ®o¹n c¹nh tranh quyÕt liÖt nh­ hiÖn nay, cã thÓ nãi vÊn ®Ò nµy mang tÝnh chÊt sèng cßn ®èi víi mçi doanh nghiÖp. Bªn c¹nh viÖc chó träng c¸c yÕu tè ®Çu vµo nh­: Lao ®éng, vèn, c«ng nghÖ c¸c nhµ qu¶n lý ®Æc biÖt l­u t©m ®Õn yÕu tè nguyªn vËt liÖu bëi lÏ: - YÕu tè nguyªn vËt liÖu th­êng chiÕm tû träng chi phÝ rÊt lín trong tæng chi phÝ s¶n xuÊt: trªn 60% do vËy nh÷ng biÕn ®éng vÒ chi phÝ nguyªn vËt liÖu cã ¶nh h­ëng rÊt lín ®Õn gi¸ thµnh s¶n phÈm, ®Õn kÕt qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. - §Ó ®¸p øng ®­îc yªu cÇu cho s¶n xuÊt kinh doanh bÊt cø doanh nghiÖp s¶n xuÊt nµo còng cÇn ph¶i cã mét l­îng nguyªn vËt liªô dù tr÷. L­îng nguyªn liÖu tån kho bao nhiªu lµ hîp lý? B¶o qu¶n chóng nh­ thÕ nµo? Lµm thÕ nµo ®Ó ph©n phèi sè nguyªn vËt liÖu Êy mét c¸ch cã hiÖu qu¶ nhÊt cho c¸c bé phËn s¶n xuÊt? §©y lµ nh÷ng c©u hái lu«n ®­îc ®Æt ra ®èi víi c¸c nhµ qu¶n lý trong tõng giai ®o¹n s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. TÊt c¶ nh÷ng vÊn ®Ò ®ã ®· ®Æt ra cho c«ng t¸c qu¶n lý mét yªu cÇu rÊt cÊp thiÕt: ph¶i tæ chøc h¹ch to¸n kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu. Sau mét thêi gian nghiªn cøu, häc hái, t×m hiÓu hÖ thèng kÕ to¸n n­íc ta, ®Æc ®iÓm cña lo¹i h×nh doanh nghiÖp s¶n xuÊt... Em xin tr×nh bµy chuyªn ®Ò :"VÊn ®Ò tæ chøc c«ng t¸c qu¶n lý nguyªn vËt liÖu trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt ". PhÇn I: Nh÷ng vÊn ®Ò lý luËn c¬ b¶n vÒ c«ng t¸c qu¶n lý nguyªn vËt liÖu trong doanh nghiÖp s¶n xuÊt. PhÇn II: Thùc tr¹ng vÒ nguyªn vËt liÖu t¹i c«ng ty Thñ §« 1. PhÇn III: Mét sè gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c qu¶n lý nguyªn vËt liÖu t¹i c«ng ty Thñ ®« 1. PhÇn thø nhÊt Nh÷ng vÊn ®Ò lý luËn c¬ b¶n vÒ c«ng t¸c qu¶n lý nguyªn vËt liÖu trong doanh nghiÖp s¶n xuÊt I. Sù cÇn thiÕt ph¶i tiÕn hµnh c«ng t¸c qu¶n lý nguyªn vËt liÖu trong doanh nghiÖp s¶n xuÊt. 1. Nguyªn vËt liÖu vµ tÇm quan träng cña nã trong qóa tr×nh s¶n xuÊt. * Nguyªn vËt liÖu lµ g×? Nguyªn vËt liÖu lµ ®èi t­îng lao ®éng ®­îc biÓu hiÖn b»ng h×nh th¸i vËt chÊt khi tham gia vµo qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, trÞ gi¸ nguyªn vËt liÖu ®­îc chuyÓn mét lÇn vµo chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh. * §Æc ®iÓm, vÞ trÝ, tÇm quan träng: - Nguyªn vËt liÖu cïng víi c¸c yÕu tè: vèn, lao ®éng, c«ng nghÖ lµ lµ c¸c yÕu tè ®Çu vµo cÇn thiÕt ®Ó t¹o ra s¶n phÈm vËt chÊt. - Lµ bé phËn thuéc tµi s¶n l­u ®éng, nguyªn vËt liÖu lµ yÕu tè kh«ng thÓ thiÕu trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt ra s¶n phÈm. - ChÊt l­îng nguyªn vËt liÖu ¶nh h­ëng trùc tiÕp ®Õn chÊt l­îng s¶n phÈm. - ViÖc cung øng nguyªn vËt liÖu ®óng sè l­îng, chñng lo¹i chÊt l­¬ng vµ ®óng lóc sÏ ®¸p øng ®­îc chiÕn l­îc s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp: tung ra thÞ tr­êng ®óng lo¹i s¶n phÈm, ®óng thêi ®iÓm sÏ t¹o ra ­u thÕ c¹nh tranh cho doanh nghiÖp. ChÝnh v× vËy viÖc qu¶n lý chÆt chÏ nguyªn vËt liÖu, quy ®Þnh møc dù tr÷ nguyªn vËt liÖu hîp lý trong mçi giai ®o¹n s¶n xuÊt kinh doanh lµ viÖc lµm rÊt cÇn thiÕt. Nh­ trªn ®· nãi: chi phÝ nguyªn vËt liÖu th­êng chiÕm tû träng rÊt lín trong tæng chi phÝ s¶n xuÊt. ViÖc qu¶n lý, sö dông hîp lý, tiÕt kiÖm, b¶o qu¶n tèt nguyªn vËt liÖu tån kho, gãp phÇn gi¶m chi phÝ s¶n xuÊt, h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm doanh nghiÖp kh«ng nh÷ng n©ng cao ®­îc kh¶ n¨ng c¹nh tranh mµ cßn cã c¬ héi thu ®­îc lîi nhuËn cao. 2. Ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu: - XÐt theo vÞ trÝ t¸c dông cña nguyªn vËt liÖu ®èi víi qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh ng­êi ta chia thµnh: + Nguyªn vËt liÖu chÝnh + VËt liÖu phô + Nhiªn liÖu + Phô tïng thay thÕ. + VËt liÖu x©y dùng + PhÕ liÖu Trong kÕ to¸n: Nguyªn vËt liÖu ®­îc ph¶n ¸nh trªn tµi kho¶n 152 TK 1521: Nguyªn vËt liÖu chÝnh TK 1522: Nguyªn vËt liÖu phô TK 1523: Nhiªn liÖu TK 1524: Phô tïng thay thÕ - XÐt theo nguån nhËp nguyªn vËt liÖu + Nguyªn vËt liÖu mua ngoµi. + Nguyªn vËt liÖu ®­îc cÊp + Nguyªn vËt liÖu tù s¶n xuÊt gia c«ng + Nguyªn vËt liÖu nhËn vèn gãp liªn doanh + Nguyªn vËt liÖu biÕu tÆng. 3. TÝnh gi¸ nguyªn vËt liÖu - VÒ nguyªn t¾c th× ®èi víi vËt liÖu nhËp kho: KÕ to¸n ph¶i theo dâi vµ ghi sæ theo gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu nhËp. Tuy vËy trong c«ng viÖc s¶n xuÊt kinh doanh viÖc nhËp, xuÊt nguyªn liÖu diÔn ra hµng ngµy do vËy viÖc ph¶n ¸nh theo gi¸ thùc tÕ rÊt phøc t¹p nªn hÇu hÕt c¸c doanh nghiÖp th­êng sö dông gi¸ h¹ch to¸n ®Ó ®­a ra c¸ch tÝnh gi¸ trÞ thùc tÕ kh¸c nhau theo tõng tr­êng hîp cô thÓ. * Víi vËt liÖu mua ngoµi: = + · NÕu vËt liÖu dïng ®Ó s¶n xuÊt s¶n phÈm thuéc ®èi t­îng chÞu VAT theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ thuÕ th× gi¸ mua ghi tªn ho¸ ®¬n vµ gi¸ ch­a thuÕ vµ chi phÝ thu mua lµ ch­a cã VAT. · NÕu vËt liÖu dïng ®Ó s¶n xuÊt s¶n phÈm thuéc ®èi t­îng chÞu VAT theo ph­¬ng ph¸p trùc tiÕp hoÆc kh«ng thuéc ®èi t­îng chÞu VAT th× gi¸ mua vµ chi phÝ thu mua lµ gi¸ bao gåm c¶ thuÕ VAT. * Víi vËt liÖu ®­îc cÊp ph¸t, biÕu tÆng, viÖn trî: TrÞ gi¸ thùc tÕ cña nguyªn vËt liÖu ®­îc x¸c ®Þnh theo gi¸ thÞ tr­êng. * Víi vËt liÖu nhËn vèn gãp liªn doanh cña ®¬n vÞ kh¸c gi¸ thùc tÕ lµ gi¸ do c¸c bªn liªn doanh tho¶ thuËn. §èi víi xuÊt nguyªn vËt liÖu: kÕ to¸n ph¶i x¸c ®Þnh gi¸ thùc tÕ cña nguyªn vËt liÖu xuÊt dïng ®Ó tiÕn hµnh ghi sæ, tuú vµo tõng tr­êng hîp vµo ®iÒu kiÖn cô thÓ cña doanh nghiÖp mµ kÕ to¸n cã thÓ tÝnh gi¸ thùc tÕ cña nguyªn vËt liÖu xuÊt theo mét trong c¸c ph­¬ng ph¸p sau: · Ph­¬ng ph¸p gi¸ ®¬n vÞ b×nh qu©n c¶ kú dù tr÷: Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu tån ®Çu kú + Gi¸ thùc tÕ v©t liÖu trong trong kú Gi¸ ®¬n vÞ b×nh qu©n = + = x · Ph­¬ng ph¸p gi¸ ®¬n vÞ b×nh qu©n sau mçi lÇn nhËp: + = + · Ph­¬ng ph¸p gi¸ ®¬n vÞ b×nh qu©n cuèi kú tr­íc: = x · Ph­¬ng ph¸p nhËp tr­íc xuÊt tr­íc (ph­¬ng ph¸p FIFO). · Ph­¬ng ph¸p nhËp sau xuÊt tr­íc (LIFO) · Ph­¬ng ph¸p gi¸ h¹ch to¸n: + HÖ sè gi¸ = + Gi¸ thùc vËt liÖu xuÊt = Gi¸ h¹ch to¸n vËt liÖu xuÊt x HÖ sè gi¸. · Ph­¬ng ph¸p gi¸ thùc tÕ ®Ých danh. II. KÕ to¸n nguyªn vËt liÖu: 1. NhiÖm vô, yªu cÇu: - Ph¶i theo dâi vËt liÖu theo tõng lo¹i, tõng thø vËt liÖu c¶ vÒ sè l­îng còng nh­ gi¸ trÞ. - X¸c ®Þnh ®óng gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu, ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu theo yªu cÇu t×nh h×nh ®Æc ®iÓm cô thÓ cña doanh nghiÖp vµ c¸c nguyªn t¾c chung do nhµ n­íc qui ®Þnh. - Víi mçi doanh nghiÖp cô thÓ tuú thuéc vÒ lÜnh vùc ho¹t ®éng, ngµnh nghÒ qui m« mµ lùa chän ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n hµng tån kho. C«ng t¸c ghi sæ s¸ch, chøng tõ sö dông c¸c tµi kho¶n ... ph¶i phï hîp víi ph­¬ng ph¸p Êy. - Ph¶n ¸nh chÝnh x¸c, trung thùc sù biÕn ®éng nguyªn vËt liÖu trong kú h¹ch to¸n vµ vËt liÖu tån kho vµ cung cÊp sè liÖu chÝnh x¸c ®Ó tæng hîp chi phÝ s¶n xuÊt, x¸c ®Þnh gi¸ thµnh s¶n phÈm. - §¸nh gi¸, ph©n tÝch nh÷ng thµnh tÝch vµ yÕu kÐm trong kh©u mua, xuÊt sö dông nguyªn vËt liÖu ®Ó rót kinh nghiÖm cho nh÷ng kú sau. - T¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho c¸c nh©n viªn kiÓm to¸n hoµn thµnh c«ng viÖc khi cã c¸c ®ît kiÓm to¸n. 2. TiÕn hµnh kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu 2.1. KÕ to¸n nguyªn vËt liÖu ë c¸c doanh nghiÖp kÕ to¸n hµng tån kho theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn. Ph­¬ng ph¸p nµy thÝch hîp víi c¸c doanh nghiÖp qui m« lín, s¶n xuÊt kinh doanh nh÷ng mÆt hµng cã gi¸ trÞ cao, sö dông c¸c nguyªn vËt liÖu ®¾t tiÒn, viÖc b¶o qu¶n vµ theo dâi t×nh h×nh xuÊt nhËp nguyªn vËt liÖu hµng ngµy mét c¸ch thuËn lîi. Theo ph­¬ng ph¸p nµy t×nh h×nh nhËp, xuÊt vµ tån kho nguyªn vËt liÖu ®­îc ghi chÐp ph¶n ¸nh hµng ngµy theo tõng lÇn ph¸t sinh trªn TK 152 "Nguyªn vËt liÖu". + ¦u ®iÓm cña ph­¬ng ph¸p nµy lµ ph¶n ¸nh kÞp thêi chÝnh x¸c t×nh h×nh nhËp, xuÊt vµ tån kho nguyªn vËt liÖu theo tõng nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh, cung cÊp kÞp thêi c¸c chØ tiªu kinh tÕ cÇn thiÕt phôc vô cho yªu cÇu qu¶n lý. + Nh­îc ®iÓm cña nã lµ c«ng viÖc ghi chÐp nhiÒu lÇn, lµm t¨ng tÝnh phøc t¹p cña c«ng t¸c kÕ to¸n. KÕ to¸n nguyªn vËt liÖu ®­îc tiÕn hµnh theo tr×nh tù sau: - KÕ to¸n nhËp kho vËt liÖu trong c¸c doanh nghiÖp tÝnh VAT theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ. TH1: VËt liÖu t¨ng do mua ngoµi hµng vµ ho¸ ®¬n cïng vÒ: KÕ to¸n c¨n cø vµo ho¸ ®¬n mua hµng, biªn b¶n kiÓm nhËn vµ phiÕu nhËp kho ®Ó ghi bót to¸n. Nî 152: gi¸ mua ch­a VAT Nî 133: thuÕ VAT ®­îc khÊu trõ Cã 111, 112, 141, 331, 311: sè tiÒn theo gi¸ thanh to¸n Trong tr­êng hîp doanh nghiÖp mua vËt liÖu ®­îc h­ëng chiÕt khÊu hµng mua (chiÕt khÊu thanh to¸n) do viÖc tr¶ tiÒn tr­íc thêi h¹n cho ng­êi b¸n th× kho¶n chiÕt khÊu mua ®­îc ghi vµo thu nhËp ho¹t ®éng tµi chÝnh. ChiÕt khÊu hµng mua Nî 111, 112, 331 Cã 711 TH2: VËt liÖu t¨ng do mua ngoµi, hµng vÒ tr­íc, ho¸ ®¬n ch­a vÒ: khi vËt liÖu vÒ thñ kho tiÕn hµnh nhËp kho vµ kÕ to¸n l­u phiÕu nhËp kho vµo tËp hå s¬ riªng gäi lµ tËp hå s¬ hµng ch­a cã ho¸ ®¬n. NÕu trong th¸ng ho¸ ®¬n vÒ th× kÕ to¸n ghi sæ gièng tr­êng hîp 1. NÕu ®Õn cuèi th¸ng ho¸ ®¬n vÉn ch­a vÒ nhËp kho th× kÕ to¸n ghi sæ theo gi¸ t¹m tÝnh: Gi¸ t¹m tÝnh Nî 152 Cã 331 Khi ho¸ ®¬n vÒ kÕ to¸n tiÕn hµnh ®iÒu chØnh tõ gi¸ t¹m tÝnh sang gi¸ thùc tÕ. · Kh¶ n¨ng 1: Gi¸ t¹m tÝnh lín h¬n gi¸ thùc tÕ - ghi ©m · Kh¶ n¨ng 2: Gi¸ t¹m tÝnh nhá h¬n gi¸ thùc tÕ - ghi bót to¸n bæ sung TH3: VËt liÖu t¨ng do mua ngoµi, ho¸ ®¬n vÒ, hµng ch­a vÒ: khi ho¸ ®¬n vÒ kÕ to¸n l­u ho¸ ®¬n vµo tËp hå s¬ hµng mua ®ang ®i ®­êng. NÕu trong th¸ng hµng vÒ th× kÕ to¸n ghi sæ gièng tr­êng hîp 1, nÕu ®Õn cuèi th¸ng vËt liÖu vÉn ch­a vÒ th× kÕ to¸n ghi: Nî 151 Nî 1331 Cã 331, 111, 112... Khi vËt liÖu vÒ nhËp kho kÕ to¸n sÏ thùc hiÖn h¹ch to¸n: Nî 152 Cã 151 + KÕ to¸n nguyªn vËt liÖu sö dông s¶n xuÊt s¶n phÈm kh«ng thuéc ®èi t­îng chÞu VAT hay chÞu VAT theo ph­¬ng ph¸p trùc tiÕp. TrÞ gi¸ NVL theo gi¸ thanh to¸n Nî 152 Cã 111, 112, 331, 141, 311 + Nguyªn vËt liÖu ®­îc cÊp: c¨n cø vµo ho¸ ®¬n bªn cÊp kÕ to¸n ghi: TrÞ gi¸ v©t liÖu ®­îc cÊp Nî 152 Cã 411 + Nguyªn vËt liÖu tù s¶n xuÊt gia c«ng: Gi¸ thµnh NVL tù s¶n xuÊt gia c«ng Nî 152 Cã 154 + Nguyªn vËt liÖu nhËn vèn gãp liªn doanh hoÆc viÖn trî, biÕu tÆng: TrÞ gi¸ NVL nhËp kho Nî 152 Cã 411 + Tr­êng hîp nguyªn vËt liÖu mua vµo nhËp kho ph¸t hiÖn thõa hay kiÓm kª kho nguyªn vËt liÖu ph¸t hiÖn thõa ch­a râ nguyªn nh©n: TrÞ gi¸ NVL thõa ch­a râ nguyªn nh©n Nî 152 Cã 3381 Khi x¸c ®Þnh ®­îc nguyªn nh©n tuú theo nguyªn nh©n vµ c¸ch xö lý mµ ghi vµo c¸c TK cã liªn quan: Nî 3381: TrÞ gi¸ nguyªn liÖu thõa ®· x¸c ®Þnh ®­îc nguyªn nhCã 721: Thu nhËp bÊt th­êng Cã 152: Bªn b¸n xuÊt nhÇm m×nh tr¶ l¹i cho bªn b¸n Cã 331: Bªn b¸n xuÊt nhÇm ta mua nèt vµ bªn b¸n ®ång ý b¸n. + KÕ to¸n xuÊt kho nguyªn vËt liÖu. Khi xuÊt kho nguyªn vËt liÖu kÕ to¸n ghi cã TK 152. Tuú theo tõng tr­êng hîp xuÊt mµ ghi nî c¸c TK cã liªn quan. (1) XuÊt kho nguyªn vËt liÖu phôc vô cho s¶n xuÊt kinh doanh: Nî 621, 627, 641, 642, 241 Cã 152 (2) XuÊt nguyªn vËt liÖu ®em gãp vèn liªn doanh: - Trong tr­êng hîp trÞ gi¸ vèn gãp theo kÕt qu¶ ®¸nh gi¸ cña héi ®ång qu¶n trÞ lín h¬n trÞ gi¸ thùc tÕ cña nguyªn vËt liÖu ®em gãp vèn: Nî 128, 222: trÞ gi¸ vèn gãp Cã 152: trÞ gi¸ thùc tÕ cña NVL Cã 412: chªnh lÖch - Cßn trong tr­êng hîp trÞ gi¸ vèn gãp theo kÕt qu¶ ®¸nh gi¸ cña héi ®ång qu¶n trÞ nhá h¬n trÞ gÝa thùc tÕ cña nguyªn vËt liÖu ®em gãp vèn: Nî 128, 222 Nî 412 Cã 152 (3) KiÓm kª nguyªn vËt liÖu thiÕu ch­a râ nguyªn nh©n: TrÞ gi¸ NVL thiÕu chê xö lý Nî 1381 Cã 152 - Khi x¸c ®Þnh ®­îc nguyªn nh©n tuú theo nguyªn nh©n vµ c¸ch xö lý mµ ghi vµo c¸c TK liªn quan: Nî 1388 Nî 642 TrÞ gi¸ nguyªn liÖu thiÕu ®· x¸c ®Þnh Nî 821 ®­îc nguyªn nh©n Cã 1381 Kh¸i qu¸t t×nh h×nh nhËp - xuÊt nguyªn vËt liÖu b»ng s¬ ®å tµi kho¶n (TÝnh thuÕ VAT theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ) §¸nh gi¸ t¨ng §¸nh gi¸ gi¶m TK 412 ThiÕu ph¸t hiÖn qua kiÓm kª TK 1381 XuÊt thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn TK 154 XuÊt vèn gãp liªn doanh TK 128,222 CFQLDN, XDCB XuÊt: chi phÝ SXC, CFBH TK 627, 641, 642, 241 s¶n phÈm XuÊt trùc tiÕp chÕ t¹o TK 621 NhËn gãp vèn liªn doanh TK 128, 222 Ph¸t hiÖn thõa khi kiÓm kª NhËn cÊp ph¸t, biÕu tÆng nhËn TK 3381 nhËn liªn doanh cña ®¬n vÞ kh¸c NhËn cÊp ph¸t, biÕu tÆng nhËn nhËp kho trong kú nµy TK 411 nhËp kho trong kú nµy Hµng ®i ®­êng kú tr­íc vÒ TK 151 VËt liÖu t¨ng do mua ngoµi TK 152 VAT ®­îc khÊu trõ TK 1331 TK 111, 112, 331, 141 S¬ ®å h¹ch to¸n tæng qu¸t vËt liÖu theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn (TÝnh thuÕ VAT theo ph­¬ng ph¸p trùc tiÕp) TK 627, 641, 642 TK 151, 411, 222… TK 621 TK 152 TK 111, 112, 331, 141 nh©n kh¸c XuÊt ®Ó chÕ t¹o nh©n kh¸c s¶n phÈm (Tæng gi¸ trÞ thanh to¸n) T¨ng do mua ngoµi qu¶n lý PX, XDCB… XuÊt phôc vô b¸n VËt liÖu t¨ng do c¸c nguyªn 2.2. KÕ to¸n nguyªn vËt liÖu ë c¸c doanh nghiÖp kÕ to¸n hµng tån kho theo ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú. Ph­¬ng ph¸p nµy do ¸p dông thÝch hîp víi c¸c doanh nghiÖp qui m« nhá, s¶n xuÊt kinh doanh nh÷ng mÆt hµng cã gi¸ trÞ thÊp, sö dông c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu Ýt tiÒn nh­ng chñng lo¹i phøc t¹p viÖc theo dâi t×nh h×nh nhËp xuÊt vµ b¶o qu¶n nguyªn vËt liÖu khã kh¨n. - Theo ph­¬ng ph¸p nµy t×nh h×nh nhËp xuÊt nguyªn vËt liÖu ®­îc ph¶n ¸nh trªn TK 611: mua hµng. + ¦u ®iÓm: gi¶m bít ®­îc khèi l­îng ghi chÐp cña kÕ to¸n v× nhËp kho nguyªn liÖu ghi hµng ngµy theo tõng lÇn ph¸t sinh cßn xuÊt kho nguyªn liÖu hµng ngµy kh«ng ghi cuèi kú míi tÝnh vµ ghi mét lÇn. + Nh­îc ®iÓm lµ tÝnh chÝnh x¸c kh«ng cao. Tr×nh tù tiÕn hµnh: * §Çu kú kÕt chuyÓn trÞ gi¸ nguyªn vËt liÖu cßn l¹i ®Çu kú: TrÞ gi¸ NVL cßn l¹i ®Çu kú Nî 611 Cã 152, 151 * Trong kú mua nguyªn vËt liÖu: - Sö dông s¶n xuÊt s¶n phÈm thuéc ®èi t­îng chÞu VAT theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ thuÕ: Nî 611: Gi¸ mua NVL ch­a cã thuÕ VAT Nî 133: VAT ®­îc khÊu trõ Cã 111, 112, 331, 141, 311: Sè tiÒn theo gi¸ thanh to¸n. - Sö dông s¶n xuÊt s¶n phÈm kh«ng thuéc ®èi t­îng chÞu VAT hoÆc chÞu thuÕ VAT theo ph­¬ng ph¸p trùc tiÕp: Tæng sè tiÒn theo gi¸ thanh to¸n Nî 611 Cã 111, 112, 331, 141, 311 * Cuèi kú kiÓm kª vµ kÕt chuyÓn trÞ gi¸ nguyªn vËt liÖu cßn l¹i cuèi kú TrÞ gi¸ NVL cßn l¹i cuèi kú Nî 152, 151 Cã 611 S¬ ®å h¹ch to¸n tæng hîp vËt liÖu theo ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú (TÝnh thuÕ VAT theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ thuÕ) TK 151, 152 TK 111, 112, 131 Gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt dïng 621, 627, 641, 642 Gi¸ trÞ thiÕu hôt mÊt m¸t 138, 334, 821, 642 Gi¶m gi¸ ®­îc h­ëng TK 111, 112,331 Gi¸ trÞ vËt liÖu tån cuèi kú TK 151, 152 §¸nh gi¸ t¨ng vËt liÖu TK 411 cÊp ph¸t, tÆng VËt liÖu nhËn vèn gãp liªn doanh khÊu trõ ThuÕ VAT ®­îc TK 411 TK 1331 VËt liÖu mua trong kú kú ch­a sö dông Gi¸ trÞ vËt liÖu tån ®Çu TK 611 S¬ ®å h¹ch to¸n tæng hîp vËt liÖu, dông cô theo ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú. (TÝnh thuÕ VAT theo ph­¬ng ph¸p trùc tiÕp) TK 151, 152 TK 111, 112, 331, 411 Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu, dông cô xuÊt dïng TK 621, 627 Gi¶m gi¸ ®­îc h­ëng vµ gi¸ trÞ hµng tr¶ l¹i TK 111, 112, 331 Gi¸ trÞ vËt liÖu dông cô t¨ng thªm trong kú Gi¸ trÞ vËt liÖu dông cô tån ®Çu kú, ch­a sö dông Gi¸ trÞ vËt liÖu, dông cô tån cuèi kú TK 151, 152, 153 TK 611 PhÇn thø hai Thùc tr¹ng vÒ nguyªn vËt liÖu t¹i c«ng ty thñ ®« 1 I Kh¸i qu¸t vÒ c«ng ty Thñ §« 1. 1 LÞch sö h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn Theo quyÕt sè 3023/DP-TLDN do UBND thµnh phè Hµ Néi ký ngµy 8/4/1997. GiÊy ®¨ng ký kinh doanh sè 051576 do së kÕ ho¹ch ®Çu t­ Hµ Néi cÊp ngµy 16/4/1997. C«ng ty Thñ §« 1 ®· ®­îc c«ng nhËn lµ mét doanh nghiÖp t­ nh©n mét ®¬n vÞ ho¹ch to¸n ®éc lËp, tù chñ hoµn toµn vÒ mÆt tµi chÝnh. HiÖn nay, trô së chÝnh cña c«ng ty ®Æt t¹i phßng 502-504 nhµ A1 15-17 Ngäc Kh¸nh-Ba ®×nh Hµ Néi. C«ng ty thñ ®« 1 lµ mét doanh nghiÖp cã quy m« nhá nh­ng l¹i cã mét ®éi ngò c«ng nh©n viªn rÊt n¨ng ®éng cã tuæi ®êi trung b×nh thÊp. Tuy nhiªn tõ khi thµnh vµ ho¹t ®éng c«ng ty gÆp ph¶i kh«ng Ýt nh÷ng khã kh¨n trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng kinh doanh nh­ vèn Ýt, thiÕu kinh nghiÖm kh¶ n¨ng c¹nh tranh ch­a cao, nh­ng c«ng ty vÉn lu«n cè g¾ng t¹o cho m×nh mét chç ®øng v÷ng ch¾c, ®Ó trë thµnh mét c«ng ty cã uy tÝn trªn thÞ tr­êng t¹o ®­îc lßng tin cho kh¸ch hµng vµ cïng hoµ nhËp víi sù ph¸t triÎn ®i lªn cña ®Êt n­íc. 2. Chøc n¨ng nhiÖm vô cña c«ng ty. C«ng ty thñ ®« 1 lµ mét doanh nghiÖp trÎ míi ra ®êi vµo nh÷ng n¨m ®Çu khi ®Êt n­íc më cöa vµ còng lµ mét trong nh÷ng doanh nghiÖp ho¹t ®éng s¸ng t¹o, n¨ng ®éng trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng. Nh÷ng lÜnh vùc kinh doanh chÝnh cña c«ng ty bao gåm: X©y dùng c¬ së h¹ tÇng, x©y dùng thuû lîi, d©n dông, c«ng nghiÖp, c¸c c«ng tr×nh giao th«ng trªn toµn quèc. Ngoµi ra c«ng ty cßn tham gia kinh doanh mét sè c¸c dÞch vô nh­ ®Çu t­ th­¬ng m¹i, ®¹i lý mua, ®¹i lý b¸n, ký göi hµng ho¸. Trong ®ã c¸c lÜnh vùc kinh doanh chÝnh chiÕm 98% lîi nhuËn cña c«ng ty. Chøc n¨ng vµ nhiÖm vô chñ yÕu cña c«ng ty lµ: T¹o ra c¸c c«ng tr×nh cã chÊt l­îng cao ho¹t ®éng kinh doanh theo sù chØ ®¹o, ®Þnh h­íng cña nhµ n­íc gãp phÇn x©y dùng c¬ së h¹ tÇng v÷ng ch¾c cho ®Êt n­íc, ®ång thêi c«ng ty cßn ph¶i lµm ¨n cã l·i, vµ thùc hiÖn nghÜa vô ®ãng gãp ng©n s¸ch nhµ n­íc. Tr­íc sù lín m¹nh cña c¸c doanh nghiÖp trong n­íc, vµ sù s©m nhËp cña c¸c c«ng ty, c¸c tËp ®oµn n­íc ngoµi ngµy cµng nhiÒu trªn thÞ tr­êng c«ng ty lu«n t×m c¸ch ®Ó ®æi míi m×nh nh»m môc ®Ých hoµn thiÖn vµ n©ng cao chÊt l­îng c«ng tr×nh, gi¶m gi¸ thµnh ®Ó ®¸p øng nhu cÇu cña kh¸ch hµng tèt h¬n. HiÖn nay, c«ng ty ®ang tham gia ®Êu thÇu vµ x©y dùng nh÷ng c«ng tr×nh lín, dù ®Þnh trong t­¬ng lai c«ng ty sÏ më réng ph¹m vi ho¹t ®éng vµ tham gia nhiÒu h¬n vµo nh÷ng c«ng tr×nh träng ®iÓm cã tÇm cì quèc gia. 3. §Æc ®iÓm vÒ c¬ cÊu tæ chøc trong c«ng ty: Tån t¹i vµ ph¸t triÓn trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng cã sù qu¶n lý vÜ m« cña nhµ n­íc, c«ng ty ph¶i ®¶m b¶o ®­îc tÝnh tèi ­u, linh ho¹t vµ phï hîp víi t×nh h×nh ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp. Lµ mét ®¬n vÞ h¹ch to¸n ®éc lËp vµ víi nhiÖm vô chñ yÕu lµ x©y dùng c¬ së h¹ tÇng, hiÖn nay m« h×nh qu¶n lý cña c«ng ty ®­îc tæ chøc theo chÕ ®é mét thñ tr­ëng víi s¬ ®å nh­ sau: S¬ ®å tæ chøc cña c«ng ty Gi¸m ®èc Phã gi¸m ®èc kü thuËt Phã gi¸m ®èc tµi chÝnh Phßng Hµnh chÝnh Phßng qu¶n lý dù ¸n Phßng kü thuËt thiÕt bÞ Phßng kÕ to¸n Khèi c¸c c«ng tr×nh C¸c ®éi thi c«ng ®éi xe,m¸y –söa ch÷a Theo m« h×nh trªn Gi¸m ®èc lµ ng­êi cã n¨ng lùc cao nhÊt trong c«ng t¸c qu¶n lý, ®iÒu hµnh mäi ho¹t ®éng cña c«ng ty chÞu tr¸ch nhiÖm chÝnh trong c«ng viÖc thùc hiÖn dù ¸n, trùc tiÕp ®iÒu hµnh vµ gi¶i quyÕt c¸c mèi quan hÖ gi÷a c¬ quan ®iÒu hµnh vµ ®¬n vÞ thi c«ng, còng nh­ quan hÖ víi kü s­ gi¸m ®Þnh vµ chñ ®Çu t­ c¬ quan thiÕt kÕ. Gióp viÖc cho gi¸m ®èc lµ hai phã gi¸m ®èc, phã gi¸m ®èc kü thuËt vµ phã gi¸m ®èc tµi chÝnh cïng c¸c phßng ban chøc n¨ng. +Phã gi¸m ®èc kü thuËt ( chñ nhiÖm c«ng trinh): lµ kü s­ chuyªn nghµnh cã nhiÒu kinh nghiÖm trong thi c«ng, chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc gi¸m ®èc ®iÒu hµnh vÒ tiÕn ®é, chÊt l­îng thi c«ng c¸c h¹ng môc c«ng tr×nh, trùc tiÕp chØ ®¹o gi¶i quyÕt phèi hîp thi c«ng c¸c h¹ng môc mét c¸ch nhÞp nhµng, chØ ®¹o trùc tiÕp lùc l­îng kü thuËt hiÖn tr­êng b¶o ®¶m quy tr×nh ®¬n vÞ thi c«ng ®óng yªu cÇu cña chñ ®Çu t­ vµ ®¬n vÞ thÇu. + Phã gi¸m ®èc tµi chÝnh: ChÞu tr¸ch nhiÖm vÒ c¸c ho¹t ®éng tµi chÝnh trong c«ng ty +Phßng qu¶n lý dù ¸n: x©y dùng kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, gi¸ thµnh, kÕ ho¹ch cña s¶n phÈm, ký kÕt hîp ®ång s¶n xuÊt, quyÕt to¸n s¶n l­îng, tham gia ®Ò xuÊt víi Gi¸m ®èc c¸c quy chÕ qu¶n lý kinh tÕ ¸p dông néi bé. +Phßng kü thuËt thiÕt bÞ thi c«ng: Phô tr¸ch vÊn ®Ò x©y dùng vµ qu¶n lý c¸c quy tr×nh trong s¶n xuÊt, nghiªn cøu c¸c øng dông c«ng nghÖ míi ®­a vµo s¶n xuÊt, tæ chøc h­íng dÉn nh»m n©ng cao tay nghÒ cho c«ng nh©n, t¨ng kh¶ n¨ng nghiÖp vô cho c¸c kü thuËt viªn. Ngoµi ra cßn cã nhiÖm vô cung cÊp nguyªn vËt liÖu cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt (®¶m b¶o ®ñ sè l­îng, ®óng chÊt l­îng vµ chñng lo¹i), tiªu thô s¶n phÈm C«ng ty s¶n xuÊt còng nh­ hµng tån kho, ®iÒu hµnh mäi ph­¬ng tiÖn thiÕt bÞ ®­îc giao cho toµn C«ng ty. + Phßng hµnh chÝnh: Lµm nhiÖm vô ®ãn kh¸ch ®Õn c«ng ty, lµm viÖc, qu¶n lý ®iÖn tho¹i, fax… C¸c vÊn ®Ò x· héi phôc vô ®êi sèng x· héi cho toµn thÒ c«ng ty. +Phßng kÕ to¸n: Thùc hiÖn thèng kª qu¶n lý tµi chÝnh doanh nghiÖp, thùc hiÖn h¹ch to¸n kinh doanh theo quy ®Þnh cña nhµ n­íc, t­ vÊn vÒ c¸c ho¹t ®éng tµi chÝnh. Cuèi cïng lµ c¸c bé phËn thi c«ng tham gia x©y dùng + C¸c ®éi thi c«ng: lµ c¸c ®éi tæ chøc thi c«ng c¸c c«ng tr×nh nÒn mãng d©n dông, c«ng nghiÖp thi c«ng vµ söa ch÷a ®­êng bé, cÇu cèng võa vµ nhá. Trong c¸c ®éi nµy cã c¸c ®éi xe c¬ giíi cã nhiÖm vô b¶o d­âng phôc håi c¸c lo¹i xe, m¸y, ®¶m b¶o vËn chuyÓn vËt liÖu, m¸y mãc thiÕt bÞ ®Õn n¬i cÇn thiÕt, phôc vô trùc tiÕp cho qu¸ tr×nh thi c«ng x©y dùng s¶n xuÊt cã hiÖu qu¶. +§éi xe, m¸y - söa ch÷a: cã nhiÖm vô söa ch÷a b¶o d­ìng phôc håi c¸c lo¹i xe, m¸y x©y dùng, thiÕt bÞ thi c«ng cña C«ng ty ®Ó ®¶m b¶o thi c«ng c«ng tr×nh ®óng tiÕn ®é vµ cã hiÖu qu¶. +Khèi c¸c c«ng tr×nh. Tæng sè c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty lµ 297 ng­êi: Trong ®ã, c¸n bé qu¶n lý 78 ng­êi th× 70 ng­êi cã tr×nh ®é ®¹i häc, 200 lao ®éng trùc tiÕp lµ ®éi ngò c«ng nh©n lµnh nghÒ cã tay nghÒ vµ kinh nghiÖm trong c«ng viÖc. 4. Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n trong c«ng ty. Trong c«ng ty viÖc tæ chøc thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng, nhiÖm vô h¹ch to¸n kÕ to¸n do bé m¸y kÕ to¸n ®¶m nhiÖm. Do vËy mét bé m¸y kÕ to¸n hîp lý lµ ®iÒu cÇn thiÕt theo ®ã nh÷ng ng­êi lµm c«ng t¸c kÕ to¸n cã thÓ ®Þnh h×nh ®­îc khèi l­îng c«ng viÖc còng nh­ chÊt l­îng cÇn phµi ®¹t ®­îc vÒ hÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n. Trªn gãc ®é tæ chøc c¸c lao ®éng kÕ to¸n bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty bao gåm 7 ng­êi lµ mét tËp hîp ®ång c¸c nh©n viªn kÕ to¸n, cã tr×nh ®é chuyªn m«n cao ®Òu lµ nh÷ng cö nh©n kinh tÕ ®Ó ®¶m b¶o thùc hiÖn khèi l­îng c«ng t¸c phÇn hµnh víi ®Çy ®ñ c¸c chøc n¨ng th«ng tin vµ kiÓm tra ho¹t ®éng cña c¸c ®¬n vÞ c¬ së. XuÊt ph¸t tõ sù ph©n c«ng lao ®éng phÇn hµnh kÕ to¸n trong c«ng ty mµ c¸c nh©n viªn cã mèi quan hÖ ch¹t chÏ qua l¹i lÉn nhau. Mçi nh©n viªn ®Òu ®­îc quy ®Þnh râ vÒ chøc n¨ng quyÒn h¹n ®Ó tõ ®ã t¹o ®­îc mèi liªn hÖ cã tÝnh vÞ trÝ, lÖ thuéc chÕ ­íc lÉn nhau. Quan hÖ gi÷a c¸c lao ®éng trong bé m¸y kÕ to¸n ë c«ng ty ®­îc tæ chøc theo c¸ch thøc bé m¸y kÕ to¸n theo kiÓu trùc tuyÕn: Bé m¸y nµy ho¹t ®éng theo ph­¬ng thøc trùc tiÕp, nghÜa lµ kÕ to¸n tr­ëng trùc tiÕp ®iÒu hµnh c¸c nh©n viªn kÕ to¸n phÇn hµnh, kh«ng th«ng qua mét kh©u trung gian nhËn lÖnh. Nã lµm cho mèi quan hÖ phô thuéc trë nªn ®¬n gi¶n h¬n, thùc hiÖn trong mét cÊp kÕ to¸n tËp trung phï hîp víi m« h×nh ho¹t ®éng cña c«ng ty. M« h×nh tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n tËp trung KÕ to¸n tr­ëng ®¬n vÞ h¹ch to¸n Bé phÇn tµi chÝnh vµ tæng hîp t¹i trung t©m PhÇn hµnh kÕ to¸n ho¹t ®éng trung t©m C¸c nh©n viªn kÕ to¸n phÇn hµnh tµi s¶n trung t©m B¸o sæ NhÇn viªn h¹ch to¸n ban ®Çu b¸o sæ tõ ®¬n vÞ trùc thuéc Khèi l­îng c«ng t¸c kÕ to¸n trong c«ng ty ®­îc ph©n chia thµnh 3 giai ®o¹n g¾n liÒn víi tõng phÇn hµnh kÕ to¸n. Mçi kÕ to¸n phÇn hµnh vµ kÕ to¸n tæng hîp víi chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn h¹n riªng vÒ khèi l­îng c«ng t¸c kÕ to¸n ®­îc giao. + KÕ to¸n tr­ëng: lµ ng­êi cã chøc n¨ng kiÓm tra c«ng t¸c kÕ to¸n ë c«ng ty víi chøc n¨ng nµy, kÕ to¸n tr­ëng lµ ng­êi gióp viÖc trong lÜnh vùc chuyªn m«n kÕ to¸n, tµi chÝnh cho gi¸m ®èc. Gi¸m s¸t c¸c nh©n viªn kÕ to¸n. Trong ®¬n vÞ kÕ to¸n tr­ëng lµ ng­êi chÞu sù l·nh ®¹o trùc tiÕp vÒ mÆt hµnh chÝnh cho gi¸m ®èc, ®ång thêi chÞu sù chØ ®¹o nghiÖp vô cña kÕ to¸n. KÕ to¸n tr­ëng cã quyÒn phæ biÕn chñ tr­¬ng vµ chØ ®¹o thùc hiÖn c¸c chñ tr­¬ng vÒ chuyªn m«n, ký duyÖt c¸c tµi liÖu kÕ to¸n, cã quyÒn tõ chèi kh«ng ký duyÖt vÊn ®Ò liªn quan ®Õn tµi chÝnh doanh nghiÖp víi chÕ ®é qui ®Þnh, cã quyÒn yªu cÇu c¸c bé phËn chøc n¨ng kh¸c trong bé m¸y trong qu¶n lý ®¬n vÞ. + KÕ to¸n phÇn hµnh trong c«ng ty gåm 4 ng­êi: chuyªn m«n ho¸ theo tõng phÇn hµnh, cã tr¸ch nhiÖm qu¶n lý trùc tiÕp ph¶n ¸nh th«ng tin kÕ to¸n, thùc hiÖn sù kiÓm tra qua ghi chÐp, ph¶n ¸nh tæng hîp. §èi t­îng kÕ to¸n phÇn hµnh ®¶m nhiÖm lµ trùc tiÕp ghi chÐp chøng tõ, tiÕp nhËn, kiÓm tra tíi ghi sæ kÕ to¸n phÇn hµnh, ®èi chiÕu kiÓm tra sè l­îng trªn sæ víi thùc tÕ tµi s¶n, tiÒn vèn vµ ho¹t ®éng kh¸c, lËp b¸o c¸o phÇn hµnh ®­îc giao. C¸c kÕ to¸n phÇn hµnh ®Òu cã tr¸ch nhiÖm liªn hÖ víi kÕ to¸n tæng hîp ®Ó hoµn thµnh viÖc ghi sæ tæng hîp hoÆc lËp b¸o c¸o ®Þnh kú chung ngoµi b¸o c¸o phÇn hµnh. Quan hÖ gi÷a c¸c nh©n viªn kÕ to¸n phÇn hµnh lµ quan hÖ ngang cã tÝnh chÊt t¸c nghiÖp. +KÕ to¸n tæng hîp trong c«ng ty cã 2 ng­êi cã chøc n¨ng nhiÖm vô c¬ b¶n lµ : thùc hiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n cuèi kú cã thÓ gi÷ sæ c¸i tæng hîp cho tÊt c¶ c¸c phÇn hµnh, ghi sæ c¸i tæng hîp, lËp b¸o c¸o néi bé vµ cho bªn ngoµi ®¬n vÞ theo ®Þnh kú b¸o c¸o hoÆc theo yªu cÇu ®ét xuÊt. ViÖc ph©n c«ng lao ®éng trong c«ng ty ph¶i lu«n t«n träng c¸c ®iÒu kiÖn bÊt vÞ th©n, bÊt kiªm nghiÖm hiÖu qu¶ vµ tiÕt kiÖm chuyªn m«n ho¸ vµ hîp t¸c ho¸ lao ®éng. HÖ thèng sæ kÕ to¸n trong h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i c«ng ty C«ng ty ®· sö dông h×nh thøc kÕ to¸n chøng tõ ghi sæ ®Ó tËn dông ®­îc nh÷ng ­u ®iÓm dÔ lµm, dÔ kiÓm tra ®èi chiÕu c¸c c«ng viÖc ph©n ®Òu trong th¸ng ®Ó ph©n c«ng chia nhá thuËn tiÖn cho viÖc ¸p dông m¸y tÝnh. Doanh nghiÖp sö dông ph­¬ng ph¸p ho¹c to¸n kª khai th­êng xuyªn vµ ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu thÎ song song S¬ ®å h¹ch to¸n theo ph­¬ng ph¸p thÎ song song PhiÕu nhËp kho ThÎ kho B¶ng tæng hîp nhËp – xuÊt – tån PhiÕu xuÊt kho Sæ kÕ to¸n chi tiÕt KÕ to¸n tæng hîp : Ghi hµng ngµy : Ghi cuèi th¸ng : Quan hÖ ®èi chiÕu + Sæ sach sö dông: - Chøn