Chuyên đề Tổ chức kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu tại trung tâm nghiên cứu, sản xuất và bảo dưỡng thiết bị thông tin 2 thuộc Công ty Cổ phần thiết bị điện thoại

Lời mở đầu Trong nền kinh tế thị trường hiện nay có sự điều tiết của nhà nước là một điều kiện tốt cho sự phát triển của doanh nghiệp, mở ra các hướng phát triển đa dạng cho các doanh nghiệp. Với một hành lang pháp lý tương đối hoàn thiện, các doanh nghiệp Việt Nam có điều kiện để phát triển nhưng cũng là một thách thức lớn. Làm thế nào để đứng vững trên thương trường, đáp ứng được yêu cầu của người tiêu dùng với sản phẩm chất lượng cao, giá thành hạ thì các doanh nghiệp phải giám sát từ khâu đầu đến khâu cuối của quá trình sản xuất, từ khi tìm được nguồn thu mua vật liệu cho đến khi tìm được thị trường tiêu thụ sản phẩm để đảm bảo sử dụng vốn lưu động có hiệu quả, tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn, thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước, cải thiện đời sống người lao động, mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Muốn vậy doanh nghiệp phải thực hiện đồng bộ các biện pháp quản lý, các yếu tố liên quan tới quá trình sản xuất kinh doanh. Hạch toán kế toán là công cụ quan trọng không thể thiếu được để tiến hành quản lý các hoạt động kinh tế, việc sử dụng vật tư, tài sản, tiền vốn nhằm đảm bảo tính hiệu quả trong sản xuất kinh doanh. Một trong các phần hành kế toán quan trọng đó là kế toán nguyên vật liệu. Tổ chức kế toán nguyên vật liệu có đảm bảo tốt thì sẽ đảm bảo cho cả việc cung cấp vật liệu kịp thời đồng bộ cho nhu cầu sản xuất, kiểm tra và giám sát chặt chẽ việc chấp hành định mức dự trữ và tiêu hao vật liệu, ngăn chặn hiện tượng lãng phí vật liệu trong sản xuất, góp phần giảm bớt chi phí hạ thấp giá thành, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong doanh nghiệp. Sau một thời gian đi sâu nghiên cứu thực trạng tại trung tâm nghiên cứu, sản xuất và bảo dưỡng thiết bị thông tin 2 (VTC2) thuộc Công ty Cổ phần thiết bị điện thoại chuyên sản xuất, lắp ráp các thiết bị bưu chính- viễn thông, điện tử, tin học…, tôi nhận thấy vai trò quan trọng của vật liệu đối với quá trình sản xuất kinh doanh và sự cần thiết phải quản lý tốt vật liệu nhằm đáp ứng đầy đủ nhu cầu cho sản xuất của trung tâm, nhận thức công tác kế toán vật liệu đóng vai trò quan trọng trong toàn bộ công tác hạch toán kế toán của trung tâm, cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ kế toán , em đã đi sâu nghiên cứu đề tài: “Tổ chức kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu tại trung tâm nghiên cứu, sản xuất và bảo dưỡng thiết bị thông tin 2 thuộc Công ty Cổ phần thiết bị điện thoại”. Ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề bao gồm ba phần: Chương I : Những vấn đề lý luận chung về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu. Chương II: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại trung tâm VTC2. Chương III: Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại trung tâm VTC2. Chương I Những vấn đề lý luận chung về công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 1.1. Sự cần thiết phải tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. 1.1.1. Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu. Vật liệu là một trong các thành phần chủ yếu của vật tư nên vật liệu là những đối tượng lao động và là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Vật liệu là đối tượng được chuyển hoá do lao động có ích của con người. Theo Mác, tất cả mọi vật thể thiên nhiên xung quanh con người mà lao động có ích có thể tác động và để tạo ra của cải vật chất cho xã hội, phục vụ con người đều là đối tượng lao động. Nguyên vật liệu nào cũng có thể là đối tượng lao động song không phải bất cứ đối tượng nào cũng là nguyên vật liệu. Một đối tượng lao động có khả năng thay đổi do lao động của con người ấy mới là nguyên vật liệu. Ví dụ: Quả bông tự thân nó không phải là nguyên vật liệu nhưng nếu chúng được cung cấp cho công nghiệp dệt thì chúng lại trở thành nguyên vật liệu, bởi nó được lao động của con người tác động và biến thành các sản phẩm chế biến, phục vụ con người với hình thái khác hình thái tồn tại ban đầu của chúng. Bất kỳ một doanh nghiệp nào khi tiến hành sản xuất đều phải có 3 yếu tố cơ bản, đó là: - Tư liệu lao động - Đối tượng lao động - Sức lao động Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm. Khác với tư liệu lao động, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu đuực chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Do vậy dưới hình thái hiện vật nó là một bộ phận quan trọng của tài sản lưu động, còn dưới hình thái giá trị nó là vốn lưu động dự trữ của doanh nghiệp. Vì vậy việc quản lý nguyên vật liệu chính là quản lý vốn sản xuất kinh doanh và tài sản của doanh nghiệp, là nhân tố quyết định sự thành bại của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nguyên vật liệu không chỉ ảnh hưởng đến số lượng sản phẩm mà còn ảnh hưởng lớn đến chất lượng sản phẩm. Nguyên vật liệu có đảm bảo chất lượng cao, đúng quy cách, chủng loại thì sản phẩm tạo ra mới phù hợp nhu cầu thị trường, mới tạo ra sức cạnh tranh cao. Bên cạnh chất lượng sản phẩm được đảm bảo thì phải nói tới giá cả, giá thành sản phẩm phải hợp lý thì doanh nghiệp mới có chỗ đứng để tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trường hiện nay. Điều đó khiến doanh nghiệp phải quản lý vật liệu từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu thật chặt chẽ nhằm tiết kiệm tối đa chi phí sản xuất, giảm tiêu hao vật liệu trong quá trình sản xuất, giảm giá thành sản phẩm. Chi phí nguyên vật liệu thường chiếm khoảng 50%- 70% trong giá thành sản phẩm, nó tác động trực tiếp đến chỉ tiêu sản lượng, chất lượng,chỉ tiêu giá thành sản phẩm, chỉ tiêu lợi nhuận, chỉ tiêu về sức sản xuất, tình hình sử dụng vốn lưu động… Qua phân tích trên, tuỳ theo tình hình đặc điểm sản xuất, kinh doanh của từng doanh nghiệp, cũng như tình hình quản lý nhân sự ở mỗi doanh nghiệp mà lựa chọn phương pháp bảo quản, quản lý vật liệu sao cho phù hợp. Song nhìn chung với phương pháp nào thì vẫn phải bảo đảm yêu cầu đặt ra là: Vật liệu cần được quản lý tốt ở các khâu mua, bảo quản dự trữ và sử dụng hợp lý, có hiệu quả. 1.1.2. Đặc điểm, yêu cầu quản lý. 1.1.2.1. Đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Trong các doanh nghiệp sản xuất để quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường thì cần phải có kế hoạch mua và dự trữ các loại vật tư, hàng hoá, nguyên vật liệu hợp lý và phải đảm bảo việc cung cấp đầy đủ, kịp thời cả về số lượng và chất lượng trong đó vật liệu chiếm tỷ trọng lớn vì vậy kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp phải thực hiện tốt các đặc điểm sau đây: - NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và khi tham gia vào chu kỳ sản xuất vật liệu sẽ bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị biến đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành lên thực thể sản phẩm. - Do chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nên giá trị của vật liệu sẽ được tính hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ do đặc điểm này nó được xếp vào tài sản lưu động và được đầu tư mua sắm bằng nguồn vốn lưu động của doanh nghiệp. 1.1.2.2. Yêu cầu quản lý của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Mỗi doanh nghiệp do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanh nên cần tuân thủ các yêu cầu quản lý sau để nhằm phục vụ cho yêu cầu quản trị của doanh nghiệp: - Phải quản lý chặt chẽ chi tiết đến từng nhóm, từng loại vật tư, hàng hoá ở từng khâu khác nhau như thu mua bảo quản dự trữ, sử dụng và phải phản ánh về vật tư, hàng hoá cả về mặt hiện vật và giá trị khi nhập, khi xuất và tồn. - ở khâu thu mua phải quản lý cả về mặt số và chất lượng, quy cách, phẩm chất, chi phí mua, giá mua cũng như phải đặt kế hoạch thu mua để đảm bảo việc thu mua theo đúng tiến độ sản xuất. - ở khâu bảo quản dự trữ thì phải tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, phương tiện cân đo đong đếm thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng thứ vật liệu để tránh hiện tượng hư hỏng, mất mát, ngoài ra còn phải xác định định mức dự trữ tối đa, tối thiểu đối với từng loại vật liệu để đáp ứng yêu cầu sản xuất và tiết kiệm chi phí. - ở khâu sử dụng phải tiết kiệm hợp lý trên cơ sở các định mức và dự toán độc lập. Do vậy mỗi một doanh nghiệp trong quá trình sản xuất kinh doanh thì việc yêu cầu quản lý là rất quan trọng và nó giúp cho quá trình quản lý, kế toán vật liệu được tốt hơn, thuận lợi hơn và đặc biệt trong điều kiện cơ giới hoá công tác kế toán ở doanh nghiệp có ý nghĩa rất lớn. 1.1.3. Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Qua cơ sở lý luận trên và để thực hiện chức năng giám đốc, công cụ quản lý kinh tế xuất phát từ vị trí của kế toán trong quản lý, nhà nước đã xác định nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất như sau: - Ghi chép, tính toán, phản ánh chinh xác, trung thực, kịp thời số lượng, chất lượng và giá thực tế của vật liệu nhập kho. - Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lượng và chất lượng vật liệu đồng thời kiểm tra tình hình chấp hành định mức tiêu hao vật liệu. - Phân bổ hợp lý giá trị vật liệu sử dụng vào các đơn đặt hàng trong sản xuất kinh doanh. - Tính toán và phản ánh chính xác giá trị vật liệu tồn kho, phát hiện kịp thời vật liệu thiếu thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp kịp thời để xử lý, hạn chế đến mức tối đa các thiệt hại có thể xảy ra. - Đối với mỗi thứ vật liệu phải xây dựng định mức dự trữ, xác định rõ giới hạn định mức tối thiểu, tối đa để ngăn ngừa các trường hợp thiếu nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất hay tình trạng ứ đọng vốn. - Xây dựng định mức tiêu hao vật liêụ, không ngừng cải tiến, hoàn thiện để đạt định mức tiên tiến. Công tác kế toán vật liệu có một vai trò hết sức quan trọng trong công việc quản lý vật liệu, cung cấp số liệu cho việc kế toán chi phí và tính giá thành thành phẩm từ đó giúp cho các nhà quản lý vật liệu đưa ra các quyết định kịp thời, chính xác. Giúp cho doanh nghiệp có kế hoạch thu mua, dự trữ nguyên vật liệu tránh tình trạng làm gián đoạn quá trình sản xuất. Do đó cần tổ chức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu, đồng thời từ các thông tin đó mà doanh nghiệp mới biết tình hình sử dụng vốn lưu động, từ đó có biện pháp để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, tăng nhanh vòng quay của vốn lưu động và tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất. 1.2. Tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. 1.2.1. Phân loại nguyên vật liệu. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải sử dụng rất nhiều loại vật liệu có hình dáng, kích cỡ khác nhau, tính chất cơ, lý, hoá cũng khác nhau. Mỗi loại vật liệu có vai trò, công dụng hết sức khác nhau trong qúa trình sản xuất. Trong điều kiện đó thì việc phân loại vật liệu giúp cho quá trình quản lý và kế toán vật liệu đưọc tốt hơn . Phân loại vật liệu là sắp xếp các thứ vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý và công tác kế toán. Căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất, vật liệu được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính ( Bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài): Nguyên vật liệu chính là những thứ ,sau quá trình gia công chế biến sẽ trở thành thực thể chủ yếu của sản phẩm. Ví dụ: Bông trong nhà máy sợi, sắt, thép trong nhà máy cơ khí… - Vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để nâng cao chất lượng sản phẩm, thay đổi hình dáng mầu sắc, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động…( thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ, xà phòng, giẻ lau…) - Nhiên liệu, năng lượng : Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh như than , xăng, dầu, hơi đốt, khí đốt… - Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải… - Vật liệu và thiết bị xây dựng: Là các loại vật liệu, thiết bị phục vụ cho lao động xây dựng cơ bản, tái tạo tài sản cố định. Theo cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp nắm bắt được nội dung kinh tế cùng chức năng của từng loại vật liệu và từ đó có phương hướng và biện pháp quản lý thích hợp 1.2.2. Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu. Đánh giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. Có hai cách đánh giá đó là: Đánh giá theo giá thực tế và đánh giá theo giá hạch toán nhằm phản ánh kịp thời tình hình biến động và số hiện có của vật liệu. 1.2.2.1. Các cách đánh giá vật liệu nhập kho. - Đối với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế nhập kho = Giá mua + Chi phí mua + Thuế nhập khẩu( nếu có) + Thuế VAT – Các khoản giảm trừ - Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế nhập kho = Chi phí vật liệu + Chi phí liên quan( tiền thuê gia công, chế biến, vận chuyển, bốc dỡ…) - Với vật liệu tự gia công chế biến : Giá thực tế nhập kho = Giá thành sản xuất vật liệu - Đối với vật liệu do nhận vốn góp liên doanh cổ phần: thì giá thực tế là giá trị vật liệu được các bên tham gia góp vốn chấp nhận cộng(+) với chi phí liên quan đến tiếp nhận( nếu có) - Phế liệu thu hồi nhập kho: Giá thực tế nhập kho là giá ước tính thực tế có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu Ngoài ra, khi tính giá vật liệu nhập người ta còn sử dụng giá hạch toán. Vật liệu nhập kho chỉ được tính theo giá hạch toán khi có những vật liệu xuất sử dụng ngay trong kỳ kinh doanh nhưng chưa biết giá thực tế vật liệu nhập. Giá hạch toán còn được gọi là giá tạm tính hay giá kế hoạch. Giá hạch toán vật liệu nhập trong kỳ = số lượng vật liêụ nhập x đơn giá hạch toán. Vật liệu nhập trong kỳ vẫn được tính theo giá thực tế, đến cuối kỳ trên cơ sở ghi sổ giá hạch toán và giá thực tế nhập đã biết, ta tính hệ số giá, tính giá trị vật liệu xuất sử dụng. 1.2.2.2. Đánh giá NVL xuất kho. Trong quá trình sản xuất việc đánh giá vật liệu theo giá thực tế là rất quan trọng. Nó giúp cho việc phân bổ chính xác chi phí thực tế về vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh. Tuỳ theo đặc điểm hoạt động của các doanh nghiệp, phụ thuộc vào yêu cầu của quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán mà có thể sử dụng một trong các phương pháp sau theo nguên tắc nhất quán trong kế toán, nếu có thay đổi phải có sự giải thích rõ ràng. - Phương pháp nhập trước, xuất trước(FIFO): Cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu nào mua trước sẽ được dùng làm giá của vật liệu xuất trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ chính là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng. Phương pháp này thích ứng với trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm. - Phương pháp nhập sau,xuất trước(LIFO): Phương pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ được xuất trước. Phương pháp này thích ứng với trường hợp lạm phát, giá cả có xu hướng tăng. - Phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này, căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho của lô vật liệu xuất kho để tính. - Phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền: Đây là phương pháp thích hợp với những doanh nghiẹp có ít danh điểm vật liệu, tần suất nhập, xuất lớn. Căn cứ vào số lượng vật liệu xuất và giá đơn vị bình quân để xác định giá trị vật liệu xuất dùng. Giá thực tế vật liệu + Giá thực tế vật liệu Đơn giá bình quân = tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Số lượng vật liệu + Số lượng vật liệu Nhập trong kỳ tồn đầu kỳ Trong đó: Giá trị vật liệu xuất kho = số lượng vật liệu x đơn giá bình quân 1.3. Nội dung tổ chức công tác kế toán vật liệu Chứng từ kế toán: Quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp liên quan đến việc nhập xuất vật liệu phải được lập chứng từ kế toán một cách kịp thời, đầy đủ chính xác theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về vật liệu đã được nhà nước ban hành theo quyết định 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và các văn bản khách của Bộ trưởng Tài chính. Chứng từ dùng để hạch toán vật liệu là cơ sở để ghi chép vào thẻ kho và các sổ kế toán liên quan ddồng thời là căn cứ để kiểm tra tình hình biến động của vật liệu. Chứng từ được lập trên cơ sở kiểm nhận vật liệu hoặc là kiểm nhận kết hợp với đối chiếu ( tuỳ theo nguồn nhập) và trên cơ sở xuất kho vật liệu. Nội dung của chứng từ phải phản ánh được những chỉ tiêu cơ bản như tên, qui cách của vật liệu, số lượng vật liệu nhập hoặc xuất, lý do nhập hoặc xuất kho. Theo chế độ hiện hành kế toán vật liệu sử dụng các chứng từ chủ yếu sau: - Phiếu nhập kho vật liệu ( Mẫu 01 – VT ). - Phiếu xuất kho vật tư ( Mẫu 02 – VT ). - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu 03 – VT ). - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá ( Mẫu 08 – VT ). - Hoá đơn (GTGT ) ( Mẫu GTKT) - Hoá đơn cước phí vận chuyển ( Mẫu 03 – BH ) - Ngoài ra các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo qui định của nhà nước các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hưỡng dẫn như phiếu xuất vật liệu theo hạn mức ( Mẫu 04 _ VT ); biên bản kiểm nghiệm vật liệu ( Mẫu 05 - VT ); phiếu báo vật liệu còn lại cuối kỳ ( Mẫu 07 – VT ) và các chứng từ khác tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp Sổ chi tiết vật liệu Để kế toán chi tiết vật liệu tùy thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết sau : - Sổ ( thẻ ) kho - Sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu - Sổ đối chiến luân chuyển - Sổ số dư Sổ ( thẻ ) kho ( mẫu 06 – VT ) được sử dụng để theo dõi số lượng nhập xuất kho của từng thứ vật liệu theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi chi tiết : Tên, nhẫn hiệu, qui cách, đơn vị tính, mã số vật liệu. Sau đó giao cho thủ kho để ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn hàng ngày về số lượng. The kho dùng để hạch toán ở kho không phân biệt hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp nào. Còn sổ ( Thẻ ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư được sử dụng để hạch toán từng hàng nhập – xuất – tồn vật liệu về mặt giá trị hoặc cả lượng và giá trị phụ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp. Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên, còn có thể sử dụng các bảng kê nhập - xuất. Các bảng luỹ kế tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng, kịp thời. 1.4. Các phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu Hiện nay doanh nghiệp có thể lựa chọn hạch toán chi tiết vật liệu theo một trong ba phương pháp sau: 1.4.1. Phương pháp thẻ song song. - ở kho : Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập – xuất tồn vật liệu về mặt lượng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ được mở cho từng danh điểm vật liệu. Cuối tháng thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm vật liệu. ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu sử dụng thẻ hay sổ chi tiết vật liệu. Sổ chi tiết vật liệu kết cấu như thể kho nhưng thêm cột đơn giá và phản ánh riêng theo số lượng, giá trị và cũng được phản ánh theo từng danh điểm vật liệu. Hàng ngày khi nhận được chứng từ nhập – xuất vật liệu ở kho, kế toán kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ rồi ghi vào thẻ chi tiết. Định kỳ phải kiểm tra số liệu trên thẻ kho và sổ chi tiết. Cuối tháng tính ra số tồn kho và đối chiếu số liệu với sổ kế toán tổng hợp. Đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết vật liệu ở phòng kế toán và thẻ kho của thủ kho bằng cách thông báo tình hình biến động của vật liệu do thủ kho gửi lên. + Ưu điểm: Việc ghi chép đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót trong việc ghi chép quản lý chặt chẽ tình hình biến động và số hiện có của từng thứ vật liệu theo số lượng và giá trị. + Nhược điểm: Ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lắp về chỉ tiêu số lượng, bên cạnh đó việc đối chiếu còn tiến hành chủ yếu vào cuối tháng nên còn hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. Do vậy phương pháp ghi thẻ song song áp dụng thích hợp với những doanh nghiệp có chủng loại vật liệu ít, tình hình nhập – xuất vật liệu phát sinh hàng ngày không nhiều. Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song. Chứng từ nhập vật liệu Chứng từ xuất vật liệu Thẻ kho Sổ(thẻ) chi tiết Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn Vật liệu Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu,kiểm tra 1.4.2. Phương pháp sổ đối chỉếu luân chuyển. Nguyên tắc: Tại kho thủ kho theo dõi lượng vật liệu nhập, xuất, tồn về mặt giá trị còn tại phòng kế toán theo dõi cả về mặt số lượng lẫn mặt giá trị. Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Chứng từ nhập vật liệu Chứng từ xuất vật liệu Thẻ kho Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập Bảng kê xuất Kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu,kiểm tra Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển có những ưu, nhược điểm sau: - Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. - Nhược điểm: Việc ghi sổ vẫn trùng lắp và còn hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. Mẫu sổ đối chiếu luân chuyển Sổ đối chiếu luân chuyển Năm : N Danh điểm vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Tên, chủng loại, quy cách vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Đơn vị tính Số dư đầu tháng 1 Luân chuuyển đầu tháng 1 Luân chuyển tháng 12 Ghi chú SL TT Nhập Xuất … Nhập Xuất SL TT SL TT SL TT SL TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Cộng - - xxx - Xx - xx - xx - xx Người giữ sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký,tên,đóng dấu) 1.4.3. Phương pháp sổ số dư. Nguyên tắc: Tại kho thủ kho có nhiệm vụ theo dõi lượng vật liệu nhập, xuất, tồn trên sổ số dư về mặt số lượng, còn tại phòng kế toán chỉ theo dõi lượng vật liệu nhập, xuất, tồn về mặt giá trị. Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp sổ số dư Chứng từ nhập Vật liệu Chứng từ xuất Vật liệu Thẻ kho Sổ số dư Bảng luỹ kế Nhập- Xuất-Tồn Phiếu giao nhận Chứng từ nhập Phiếu giao nhận Chứng từ xuất Kế toán Tổng hợp Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Ghi chú: Phương pháp này có ưu, nhược điểm sau: - Ưu điểm: Giảm bớt công việc của kế toán, tránh trùng lắp - Nhược điểm: Khó kiểm tra, đòi hỏi trình độ kế toán đồng đều Mẫu sổ số dư Sổ số dư Năm : N Danh điểm vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Tên, chủng loại, quy cách vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Đơn vị tính Định mức dự trữ Số dư đầu tháng 1 Số dư cuối tháng 1 Số dư cuối tháng 2 -> 12 Số dư cuối tháng 12 Ghi chú Cao nhất Thấp nhất SL TT SL TT SL TT SL TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 1521 … 1522 … ………. 153…… ………. Cộng - - - Xx - xx - xx - xx Người giữ sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký,tên,đóng dấu) Kế toán tổng hợp vật liệu Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 1.5.1.1. Tài khoản sử dụng - Tài khoản 152: Nguyên liệu, vật liệu Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động về các loại nguyên, vật liệu của doanh nghiệp ( có thể mở chi tiết cho từng loại, nhóm thứ vật liệu ). Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp có thể mở tài khoản chi tiết cho tài khoản 152. Tài khoản 1521 Nguyên vật liệu chính. Tài khoản 1522 Nguyên vật phụ Tài khoản 1523 Nhiên liệu Tài khoản 1524 Phụ tùng thay thế Tài khoản 1525 Thiết bị xây dựng cơ bản Tài khoản 1528 Vật liệu khác - Tài khoản 331 : Phải trả cho người bán : Tài khoản này dùng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán, người nhận thầu về các khoản vật liệu theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Tài khoản 331 được mở theo dõi cho từng đối tượng cụ thể : Từng người bán, từng người nhận thầu. Khi lập bảng cân đối kế toán số dư chi tiết bên nợ được ghi vào chi tiết trả trước cho người bán ( mã số 132 ) ; số dư chi tiết bên có được ghi vào chi tiết phải trả cho người bán ( mã số 313 ). - Tài khoản 151: Hàng mua đang đi đường. Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá các loại nguyên vật liệu mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa về nhập kho của doanh nghiệp, còn đang đi trên đường vận chuyển ở bến cảng, bến bãi hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nghiệm nhận nhập kho. - Tài khoản 133 : Thuế VAT được khấu trừ Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế VAT đầu vào được khấu trừ đã khấu trừ và còn được khấu trừ. Tài khoản 133 có 2 tài khoản cấp 2 : Tài khoản 1331 : Thuế VAT được khấu trừ của hàng hoá dịch vụ. Tài khoản 1332 : Thuế VAT được khấu trừ của tài sản cố định. Ngoài các tài khoản trên, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan như tài khoản 111, tài khoản 112, 141, 128, 222, 241, 627, 621, 642, 622. 1.5.1.2. Kế toán tăng vật liệu Tăng do mua ngoài. - Trường hợp vật liệu và hoá đơn cùng về trong tháng + Theo phương pháp khấu trừ thuế Nợ TK 152 ( chi tiết liên quan ) : Theo giá mua thực tế. Nợ TK 133 Thuế VAT được khấu trừ. Có TK liên quan ( 111, 122, 141, 331) Tổng giá thanh toán. + Tính theo phương pháp trực tiếp : Nợ TK 152 Tổng giá thanh toán. Có TK liên quan ( 111, 141, 331) Tổng giá thanh toán. - Trường hợp vật liệu đã về nhập kho nhưng cuối tháng vẫn chưa có hoá đơn: Nợ TK 152 Theo giá tạm tính. Có TK ( 111, 122, 141, 331) 152 Theo giá tạm tính. Sang tháng sau khi hoá đơn về sẽ tiến hành điều chỉnh giá tạm tính th