Chuyên đề Tổ chức cụng tác Kế toán nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ tại công ty xây dưng Quảng Ninh

Lời nói đầu Nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ là những loại công cụ chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất Hạch toán kế toán là một trong những công cụ quản lý sắc bén không thể thiếu được trong hệ thống quản lý kinh tế tài chính của các đơn vị trong nền kinh tế thị trường. Kế toán ngày nay không chỉ là những công việc tính toán, ghi chép thuần túy sự tuần hoàn của vốn mà kế toán còn là công cụ quản lý kinh tế,tài chính không thể thiếu được trong mỗi tổ chức kinh tế, vì vậy việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý là điều kiện phát huy đầy đủ các chức năng, nhiệm lãng phí không cần thiết tới mức thấp nhất.vụ của kế toán với chất lượng cao đồng thời giảm chi phí, tiết kiệm được những Muốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành đều đặn, liên tục thì phải đảm bảo cả ba yếu tố sản xuất: lao động, tài sản cố định, nguyên vật liệu. Đối với yếu tố nguyên vật liệu cần phải đồng bộ về cc, sử dụng, đối tượng một cách hợp lý cung cấp cho quá trình sản xuất nguyên vật liệu đủ về số lượng, kịp về thời gian, đúng về quy cách phẩm chất nhằm thực hiện mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận, tối thiểu hóa chi phí. Vì nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm mới nên đảm bảo tốt nguyên vật liệu cho sản xuất là một tất yếu khách quan, một điều kiện chung của mọi nền sản xuất xã hội. Để thực hiện được mục tiêu cuối cùng là hiệu quả kinh tế doanh nghiệp cần phải tổ chức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu nhằm cung cấp thông tin chính xác trong việc sử dụng nguyên vật liệu. Công ty xây dựng Quảng Ninh là một đơn vị hạch toán độc lập. Những năm gần đây công ty có những kết quả trong việc cải tiến công tác hạch toán nguyên vật liệu. Sau một thời gian thực tập tại công ty xây dung Quảng Ninh nhận thấy được tầm quan trọng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất và các vấn đề xung quanh việc hạch toán nguyên vật liệu, em đã đi vào nghiên cứu đề tài: “ Tổ chức cụng tỏc Kế toán nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ” tại công ty xây dưng Quảng Ninh” Với đề tài như vậy nội dung của chuyên đề em thực tập gồm 3 chương: Chương thứ nhất: Đặc điểm tình hình chung tại công ty xây dựng Quảng Ninh Chương thứ hai: Thực trạng công tác kế toán tại công ty xây dựng Quảng ninh Chương thứ ba: Một số kiến nghị về công tác kế toán nguyên vật liệu- công cụ dụng cụ tại công ty xây dựng Quảng Ninh Chương I : các vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ Để đơn giản cho việc viết ta có thể gọi nhóm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tắt là “kế toán vật liêu hoặc vật tư” I.Khái niệm , đặc điểm , vai trò của nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ 1.Khái niệm , đặc điểm nguyên vật liệu Vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá , chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chí phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất dưới tac động của lao động . Vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay thế hình thái vật chất ban đầu 2.Vai trò vị trí vật liệu trong sản xuất. Nền kinh tế nước ta dang chuyển hoá từ nền kinh tế còn nhiều tính chất tự cung tự cấp , tự túc trước đây sang nền kinh tế hang hoá nhiều thành phần . Cơ chế quản lí kinh tế cung chuyển hoá từ cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước trong thời kì chuyển hoá này hoạt động sản xuất kinh doanh dược mở rộng và phat triển mạnh mẽ , góp phần tích cực vào việc thúc đẩy sản xuất trong nước cả về số lượng và chất lượng hàng hoá , nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của mọi tầng lớp dân cư , góp phần mở rộng giao lưu hàng hoá mở rộng các quan hệ buôn bán trong nước và nước ngoài. Để hoạt động sản xuất được mở rộng và phat triển mạnh mẽ, thì một trong những điều kiện cần thiết không thể thiếu dược đó là đối tượng lao động trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu la tài sản dự trữ va phục vụ sản xuất thuộc nhom tài sản lưu động , được thể hiên dưới dạng vật hoá. Là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành lên thực thể sản phẩm. Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí về vật liệu chiếm một tỷ lệ khá lớn trong cơ cấu giá thành sản phẩm, đồng thời là một bộ phận dự trữ sản xuất quan trọng nhất của doanh nghiệp. Vật liệu có vai trò vị trí rất quan trọng trong sản xuất kinh doanh, nên việc quản lý và hạch toán các quá trình thu mua va dự trữ sử dụng vật liệu của các đơn vị sản xuất kinh doanh phải được tổ chức tốt mới đem lại hiệu quả kinh tế cao. 3.Đặc điểm của quản lý vật liệu. Từ vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh nguyên vật liệu lại thường xuyên biến động vì nó dược thu mua từ nhiều nguồn từ nhỉều nơi khác nhau và được xuất dùng cho nhiều đối tượng sử dụng . Cho nên để quản lý nguên vật liệu , thúc đẩy việc nghiên cứu kịp thời , đồng bộ những vật liệu cho sản xuất , các doanh nghiệp thường xuyên phải tiến hành mua vật liệu . Xuất phát từ đó thì việc quản lý vật liệu là điều kiện quan trọng không thể thiếu được đó là kiểm tra giám sát chấp hành các định mức dự trữ , tiêu hao vật liệu ngăn ngừa các hiện tượng hư hỏng mất mát ,lãng phí trong các khâu của quá trình sản xuất. II . Phân loại nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ Căn cứ vào công tác quản lý người ta chia làm hai loại : nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ 1.Phân loại nguyên vật liêu: a. Khái niệm nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là đối tượng lao động là một trong ba yếu tố sơ bản của quá trình sản xuất là sơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm. b.Phân loại nguyên vật liệu Để tiến hành sản xuất kinh doanh , doanh nghiệp phải sử dụng nhiều vật liệu khác nhau , mỗi loại có mục đích chức năng, tính năng lý hóa khác nhau, vì vậy để quản lý tốt vật liệu phải tiến hành phân loại vật liệu . - Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong doanh nghiệp, công ty đã chia vật liệu thành: Nguyên vật liệu chính: Là những thứ nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất sẽ là thành phần chủ yếu cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm như: sắt, thép,gạch, ngói...... + Nguyên vật liệu phụ: Là những thứ vật liệu khi tham gia vào sản xuất không cấu thành nên tực thể chính của sản phẩm mà có tác dụng phụ khi làm tăng chất lượng sản phẩm, tăng giá trị sử dụng của sản phẩm: sơn, vôi, dầu bôi trơn.... + Nhiên liệu: là những thứ vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt năng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Về thực chất nhiên liệu tham gia vào sản xuất cũng chỉ được coi là loại vật liệu phụ, nhưng do tính chất lý, hóa và tác dụng của nó nên cần quản lý và hạch toán riêng: xăng, dầu, than, củi, hơi đốt... + Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết , phụ tùng máy móc mà doanh nghiệp mua về phục vụ cho việc thay thế các bộ phận của phương tiện vận tải, máy móc thiết bị khi bị hỏng như săm, lốp ,vòng bi.... + Vật kết cấu: Loại thiết bị này là cơ sở chủ yếu hình thành nên sản phẩm xây lắp, công ty vừa sản xuâta vừa mua cuả doanh nghiệp khác để lắp vòa công trình của mình như: Vật kết cấu bê tông đúc sẵn, vật kết cấu bằng kim loại đúc sẵn. + Vật liệu khác: Gồm các loại vật liệu đặc chủng, các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất như: Bao bì, thu hồi do thanh lý tài sản cố định.. 2. Khái niệm và phân loại công cụ dụng cụ. a.Khái niệm công cụ, dụng cụ: Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ điều kiện, tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định để xếp vàp tài sản cố định. Theo quy định hiện hành, những tư liệu lao động sau đây không phân biệt giá trị và thời gian sử dụng vẫn hạch toán là công cụ dụng cụ. - Các loại bao bì dùng để đựng vật tư, hàng hóa trong quá trình mua, bảo quản dự trữ và tiêu thụ. - Các loại lán tại tạm thơì, đà giáo,công cj dụng cụ gá lắp chuyên dùng trong xây dựng cơ bản. * Công cụ dụng có những đặc điểm sau: - Tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, vẫn giữ nguyên được trạng thái vật chất ban đầu - Trong quá trình tham gia vào sản xuất, giá trị công cụ dụng cụ bị hao mòn dần và chuyển dịch từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. b.Phân loại công cụ dụng cụ: Cũng như vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất khác nhau cũng có sự phân chia khác nhau. Công ty đã chia công cụ dụng cụ thành những loại sau. - Dụng cụ gá lắp chuyên dụng trong sản xuất. - Đà giáo ,cốt pha. - Dụng cụ quần áo bảo hộ lao động. Theo chế độ kế toán hiện hành thì hiện nay có tất cả hai phương pháp để đánh giá vật liệu công cụ dụng cụ đó là: - Đánh giá vật liệu công cụ dụng cụ theo giá thực tế và theo giá hạch toán. Trong hai phương pháp trên thì mỗi một phương pháp đều có những ưu nhược điểm khác nhau và công ty xây dựng Quảng Ninh đã chọn việc đánh giá vật liệu công cụ dụng cụ theo giá thực tế ( giá cả trong khâu mua và nhập kho tuân thủ theo nguyên tắc giá thực tế). Giá thực tế của vật liệu công cụ dụng cụ là toàn bộ chi phí thực tế mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có được loại nguyên liệu vật liệu hoặc công cụ dụng cụ đó. Giá thực tế bao gồm giá bản thân của vật liệu, công cụ dụng cụ, chi phí gia công, chi phí chế biến. Về guyên tắc vật liệu công cụ dụng cụ ghi sổ theo giá thực tế – nhập bằng giá nào thì xuất ra theo giá đó. Công ty áp dụng luật thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ nên giá thực tế được tính như sau: Giá thực tế = giá mua + CFPS + thuế( nếu có) VL,CCDC ( chưa thuế) trong quá trình thu mua 3.Phương pháp đánh giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Đánh giá vật liệu công cụ dụng cụ là dùng tiền để biểu thị giá trị của vật liệu, công cụ dụng cụ theo nguyên tắc nhất định. Kế toán nhập xuất, tồn kho vật liệu công cụ dụng cụ phải phản ánh theo giá trị thực tế. Tuy nhiên, không chỉ có phương pháp giá thực tế mà còn một số phương pháp khác nữa. Xong dù đánh giá theo giá nào thì kế toán vẫn phải đảm bảo việc phản ánh tình hình nhập, xuất vật liệu công cụ, dụng cu trên các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo kế toán theo giá thực tế. *Phương thức xác định giá trị tồn kho cuối kỳ: Theo số lượng kiểm kê thực tế tính theo giá bình quân thực tế. *Phương pháp hach toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên. Giá thực tế của vật liệu, công cụ, dụng cu xuất kho được tính theo công thức sau: Giá T. tế vật liệu,CCDC = Số lượng vật liệu,CCDC x Đơn giá Xuất dùng xuất dùng bình quân Trong đó đơn giá bình quân được xác định. Trị giá t.tế vật liệu Trị giá t.tế vật liệu CCDC tồn kho Đ.kỳ CCDC nhập kho trong kỳ + Số lượng vật liệu Số lượng t.tế vật liệu CCDC tồn đầu kỳ CCDC nhập kho trong kỳ + Đơn giá bình quân = Phương pháp này sau mỗi lần nhập ta lại tính đơn giá bình quân, đơn giản dễ làm nhưng độ chính xác không cao, công việc tính toán dồn vào cuối tháng và sau mỗi lần nhập hàng ta phải tính toán lại giá. Với phương pháp mà công ty đang áp dụng thì NVL luôn được cập nhật và ghi chép trên sổ kế toán, do vậy ở bất cứ thời điểm nàongười ta cũng có thể xác định được số dư tồn kho để cung cấp cho người quản lý điều hành sản xuất kinh doanh. Với quản lý kê khai thường xuyên thì tài sản của công ty sẽ được giám sát tương đối chặt chẽ Đánh giá nguyên vật liệu a.Giá thực tế nhập kho: Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu từ nhiều nguồn và giá thực tế của chúng trong từng trường hợp được xác định cụ thể như sau: Đối với nguyên liệụ mua ngoài: giá vật liệu mua ngoài bao gồm giá mua nghi trên hoá đơn của người bán , đối với công ty ap dụng phương pháp khấu trừ thuế VAT thì(giá chưa co thuế VAT) đối với doanh nghiệp hoặc công ty chưa áp dụng thuế VAT theo phương pháp khấu trừ thì (giá có thuế VAT) cộng với thuế nhập khẩu (nếu có) , cộng chi phí khác thu mua thực tế , trưg các khoản triết khấu ,trừ đi các khoản giảm giá hàng mua dược hưởng. Đối với vật liệu từ sản xuất : Tính theo giá thành sản xuất thực tế. Đối với vâti liệu thuê ngoài gia công, chế biến, giá thực tế gồm giá trị vật liệu xuất chế biến (+) các chi phí liên quan Đối với vật liệu được tặng thưởng : giá thực tế được tinh theo giá thị trường tương đương do hội đòng giao nhận xác định. Đối với phế liệu : giá thực tế có thể sử dụng hay giá trị thu hồi tối thiểu. b.Giá thực tế xuất kho : Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ , tuỳ theo địa điểm hoạt động của từng doanh nghiệp , yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán , có thể sử dụng một trong những phương pháp sau: Phương pháp giá đơn vị bình quân : theo phương pháp này ,giá trị thực tế nguyên liệu xuất dùng trong kỳ được tinh theo giá đơn vị bình quân. Theo công thức : (Giá trị thực tế (Số lượng vật liệu (Giá đơn vị bình vật liệu xuất dùng) = xuất dùng) quân vật liệu) Giá trị thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = Trong đó giá trị bình quân theo từng phương pháp được tính như sau: Giá trị thực tế vật liệu trước và sau từng đợt nhập Lượng thực tế vật liệu trước và sau từng đợt nhập Giá đơn vị bình quân sau mỗi lân nhập = Giá trị thực tế vật liệu tồn đầu kì và nhập trong kì Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kì và nhập trong kì = +Giá đơn vị bình quân cuối kì trước hay đầu kì này *Tính theo giá thưc tế nhập trước – xuất trước : Theo phương pháp này , giả thiết ràng số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước , xuất hết số nhập trước mới ddến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất , nói cách khác cơ sở của phương pháp này là giá trị thực tế của vật liệuh mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kì sẽ là giá thực tế của số vật liêu mua vào sau cùng. *Tính theo giá thực tế nhập sau – xuất trước. Ta cũng phải xác định đơn giá thực tế của từng lần nhập kho và cùng giả thiết hàng nhập kho sau thì xuất trước , sau đó căn cứ vào số lượng nhập kho tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc : Tính theo đơn giá thực tế của lần nhập sau cùng đối với số lượng xuất kho lần nhập sau cùng , số còn lại dược tính theo đơn giá thực tế của các lần nhập trước đó. Như vậy giá thực tế của vật liệu tồn kho cuối kì lại là giá trị thực tế của vật liệu thuộc các lần nhập đầu kì. * Tính theo giá thực tế đích danh : Phương pháp này thường được áp dụng đối với các loại vật liệu đặc chủng giá thực tế xuất kho được căn cứ vào đợơn giá thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô, từng lần nhập và số lượng xuất kho theo từng lần. * Phương pháp giá hạch toán; Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để theo dõi tình hình nhập xuất chi tiết hàng ngày , cuối tháng phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế của vật liệu xuất dùng dự trên hệ số giá thực tế với giá hạch toán vật liệu. Giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ(hoặc tồn kho cuối kỳ) Giá hạch toán vật liệu xuất dung trong kỳ (hoặc tồn kho cuối kỳ) Hệ số giá vật liệu = x Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ Giá hạch toán vật liệu tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ Hệ số giá vật liệu = Trong đó : Hệ số giá có thể tính cho từng loại , từng nhóm từng thứ vật liệu chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý. III.Hạch toán chi tiết NVL, CCDC NVL, CCDC là một trong những đối tượng kế toán các loại tài sản phải được tổ chức hoạch toán chi tiết về mặt giá trị mà cả hiện vật, không chỉ theo từng kho mà phải chi tiết theo từng loại, nhóm.. và phải được tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên từng cơ sở các chứng từ nhập xuất kho. Công ty xây dựng Quảng Ninh đã tổ chức hệ thống chứng từ và mở các sổ kế toán chi tiết để tăng cường cho công tác quản lý tài sản nói chung, công tác quản lý vật liệu, công cụ, dụng cụ nói riêng. Các chứng từ kế toán về vật liệu, công cụ, dụng cụ mà công ty sử dụng theo chế độ kế toán hiện hành bao gồm: Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) Phiếu xuất kho (mẫu 02VT0 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT) Biên bản kiểm kê vật tư , sản phẩm hàng hoá (mẫu 08-VT) Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH) Hoá đơn cước vân chuyển (mẫu 03-BH) (Theo chế độ 114/TC/QĐ/CĐ kế toán ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính) Vào các sổ kế toán sau: - Sổ (thẻ) kho - Sổ kế toán chi tiết vật liệu - Sổ đối chiếu luân chuyển - Sổ số dư Mọi chứng từ kế toán về vật liệu, công cụ, dụng cụ phải luân chuyển theo trình tự hợp lý, do kế toán trưởng quy định phục vụ cho việc phản ánh ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận cá nhân có liên quan. Theo chế độ kế toán hiện hành thì có tất cả là 3 phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ đó là: Phương pháp thẻ song song. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Phương pháp sổ số dư. Phương pháp thẻ song song: + ở kho : việc ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn kho hàng ngaỳ do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lượng. + Khi nhận dược các chứng từ nhập -xuất vật liệu thủ kho phải tiến hành kiểm tra tính hoẹp lý , jợp pháp của chứng từ và ghi chép số thực nhập , thực xuất vào chứng từ và thẻ kho . Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho . Cuối tháng thủ kho gửi (hoặc kế toán xuống kho nhận) các chứng từ nhập – xuất đã được phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. + Ơ phòng kế toán : Kế toán sử dụng sổ(thẻ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập-xuất-tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị . Cuối tháng kế toán cộng sổ (thẻ) tính ra tổng số nhập-xuất-tồn kho của từng thứ vật liệu , rồi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho , trên cơ sở đó lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn kho vật liệu về mặt giá trị của từng loại vật liệu: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Kế toán tổng hợp Bảng tổng hợp nhập, xuất tồn kho vật liệu Thẻ hoặc sổ chi tiêu vật liệu Thẻ kho Ghi chú : Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Phương pháp này ghi chép đơn giản , dễ kiểm tra và đối chiếu . Nhưng nó có mặt hạn chế là việc ghi chép của thủ kho và phòng ké toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng . Hơn nữa việc kiểm tra đối chiếu tiến hành vao cuối tháng . Do vậy hạn ché chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: + ở kho : Việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng được thực hiện trả thẻ kho giống như phương pháp thẻ song song. + ở phòng kế toán : Không mở thẻ kế toán chi tiết mà mở sổ đối chiếu luân chuyển dể hạch toán số lượng và số tiền của từng thứ vật liệu theo từng kho . Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập –xuất phát sinh trong tháng của từng vật liệu , mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ . Cuối tháng đối chiếu luân chuyển với thẻ kho , đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp. Với phương pháp này khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng, nhưng việc ghi sổ vẫn trùng lập giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu hiện vật… Việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán cũng chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra. Thường áp dụng phương pháp này trong các doanh nghiệp sản xuất có không nhiều nghiệp vụ nhập–xuất–tồn. Không bố chí nhân viên kế toán vật liệu Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệutheo phương pháp đối chiếu luân chuyển Phiếu nhập kho Thẻ kho Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Phiếu xuất kho Kế toán tổng hợp Bảng kê nhập Ghi chú Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Phương pháp sổ số dư: + ở kho : Giống các phương pháp trên , định kỳ , sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuât kho phát sinh từng vât liệu quy định, sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất vật liệu. + ở phòng kế toán : Định kỳ nhân viên kế toán phải xuống kho dể hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá chứng từ và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời ghi số tiền vừa tinhs dược của từng nhóm vật liệu vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu. Bảng này được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, được ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập xuất vật liệu. Việc kiểm tra đối chiếu căn cứ vào cột tiền tồn kho trên sổ số dư và bảng kê tổng hợp nhập-xuất-tồn kho và số liệu kế toán tổng hơp. Việc quản lý vật liệu, công cụ, dụng cụ do nhiều bộ phận đơn vị tham gia. Xong việc quản lý tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu, công cụ, dụng cụ hàng ngày chủ yếu được thực hiện ở bộ phận kho và phòng kế toán trên cơ sở chứng từ kế toán về nhập, xuất vật liệu, công cụ, dụng cụ. Thủ kho và kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ phải phản ánh chính xác, kịp thời tình hình nhập - xuất - tồn - kho vật liệu, công cụ, dụng cụ. Bởi vậy giữa kho và phòng kế toán luôn có sự phối hợp với nhau để sử dụng chứng từ nhập xuất vật liệu, công cụ, dụng cụ một cách hợp lý trong việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho. Hiện nay việc hạch toán được thực hiện theo 3 phương pháp đã nêu ở trên và công ty xây dựng số 1 đã lựa chọn phương pháp sổ số dư để ghi chép. Theo phương pháp sổ số dư thì: + ở kho: chỉ theo dõi về mặt số lượng + ở phòng kế toán: chi theo dõi về măt giá trị Sơ đồ hạch toán theo phương pháp sổ số dư Phiếu nhập Giấy giao nhận chứng từ nhập Bảng lũy kế nhập Thẻ kho Sổ số dư Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Phiếu xuất kho Giấy giao nhận chứng từ xuất Bảng lũy kế xuất Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu kiêm tra: -Tại kho: Hàng ngày sau khi ghi thẻ xong thủ kho tập hợp chứng từ nhập xuất phát sinh trong kỳ và phân loại theo nhóm quy định, căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ, thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ nhập, chứng từ xuất, ghi số lượng số hiệu chứng từ của từng nhóm vật liệu, công cụ, dụng cụ xong đính kèm theo phiếu xuất kho, phiếu nhập kho giao cho phòng kế toán . Cuối tháng căn cứ vào thẻ kho, thủ kho ghi số lượng vật liệu,công cụ, dụng cụ tồn cuối tháng của từng danh điểm vật tư, vào sổ số dư sau đó chuyển sổ cho phòng kế toán. Sổ số dư do kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, giao cho thủ kho trước ngày cuối tháng. - Tại phòng kế toán: Khi nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu, công cụ, dụng cụ ở kho, kế toán kiểm tra việc phân loại chứng từ và ghi giá hạch toán, tính tiền cho từng nhóm, tổng cộng số tiền của các chứng từ nhập,xuất theo từng nhóm vật liệu, công cụ, dụng cụ ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ ghi vào bảng lũy kế nhập – xuất – tồn, bảng này được mở cho từng kho. Khi nhận sổ số dư kế toán kiểm tra và ghi chỉ tiêu giá trị vào sổ số dư, sau đó đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn với sổ số dư. Công ty hach toán chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ theo phương pháp sổ số dư sẽ làm giảm nhẹ được khối lượng ghi chép hàng ngày, công việc của kế toán sẽ được tiến hành đều đặn trong tháng, hàng ngày kế toán có thể giám sát,kiểm tra việc nhập xuất vật liệu, công cụ, dụng cụ thường xuyên. Mặc dù phương pháp sổ số dư có nhiều ưu điểm nhưng ngược lại nếu có sai sót thì rất khó phát hiện, khó kiểm tra, đòi hỏi trình độ quản lý của thủ kho và kế toán phải khá nếu sẽ dẫn đến sai sót. IV. Kế toán tổng hợp về nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ Hiện nay theo chế độ kế toán hiện hành thì các doanh nghiệp có thể sử dụng hai phương pháp hạch toán đó là: phương pháp kê khai thường xuyên va phương pháp kiểm kê định kỳ. 1.Phương pháp kê khai thường xuyên. Là phương pháp theo dõi tình hình hiện có, biến động tăng, giảm vật liệu một cách thường xuyên liên tục. Phương pháp này được áp dụng trong doanh nghiệp có quy mô lớn, thường tiến hành từ 2 hoạt động sản xuất kinh doanh trở lên hay sản xuất nhiều loại sản phảm khác nhau với sản lượng lớn, giá trị cao. 2. Phương pháp kiểm kê định kỳ. Là phương páhp không theo dõi thường xuyên liên tục về tinh fhình động của các loại vật tư, hàng hoá, sản phảm mà chỉ phản ánh giá trị tồn đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ xác định lượng tồn kho thực tế, chưa xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác. Phương pháp này chỉ thích hợp cho các đơn vị không tiến hành đồng thời hai hoạt động sản xuất kinh doanh trở lên, chỉ sản xuất một loại sản phẩm, số lượng vùa phải, giá trị không cao. A. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. 1.Hạch toán tinh hình biến động tăng. a)Tăng vật liệu do mua ngoài + Trường hợp mua ngoài hàng về hoá dơn cũng về Căn cứ vào hoá đơn mua hàng , biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho , kế toán ghi. Nợ TK 152 : giá thực tế vật liệu (chi tiết từng loại) Nợ TK 133 (1331): Thuế VAT được khấu trừ Có TK liên quan : 331,111,141…: Tổng giá thanh toán - Số chiêt khấu mua hàng , giảm giá hàng mua (nếu có) ghi Nợ TK 331: Trừ vào số tiền hàng phải trả Nợ TK 111, 112 : Số tiền được người bán trả lại Nợ TK 1388: Số được người bán chấp nhận Có TK 152 (chi tiết từng loại): Sổ chiết khấu mua hàng , giảm giá hàng mua được hưởng theo giá không có thuế Có TK 1331; thuế VAT không được khấu trừ b.Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn Về nguyên tắc khi phát hiện thừa, phải làm văn bản báo cáo cho các bên liên quan biết để cùng sử lý, kế toán ghi. Nếu nhập toàn bộ : Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu) : Trị giá toàn bộ số hàng (giá không có thuế VAT) Nợ TK133(1331): Thuế VAT tính theo số hoá đơn Có TK 331: Trị giá