Chuyên đề Tổ chức công tác Vốn bằng tiền ở cửa hàng Bách hoá Kim Liên

Lời nói đầu Hạch toán kế toán (gọi tắt là kế toán) là khoa học thu nhận xử lý và cung cấp hoạt động sản xuất kinh doanh thông tin về tài sản và vận dụng của tài sản trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị nhằm kiểm tra giám sát hoạt động kinh tế tài chính. Kế toán là công cụ quản lý tài chính cần thiết trong bất kỳ chế độ kinh tế, chế độ xã hội nào, vai trò của kế toán xuất phát từ yêu cầu khách quan, của quá trình quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, khi nền sản xuất xã hội ngày càng phát triển thì yêu cầu phạm vi của kế toán ngày càng được mở rộng chỉ rõ tầm quan trọng của kế toán trong quá trình phát triển sản xuất xã hội. Mác viết: "Kế toán như là phương tiện kiểm soát và tổng kết quá trình sản xuất ý niệm càng cần thiết chừng nào mà quá trình càng có một quy mô xã hội càng mất tính chất thuần tuý cá thể". Nước ta đang trong quá trình chuyển hoá sang nền kinh tế thị trường với nhiều thành phần kinh tế theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Đó là xu thế tất yếu là đường lối đúng đắn của Đảng và Nhà nước ta trong quá trình chuyển đổi đó mỗi doanh nghiệp để thực hiện tốt mục tiêu của hạch toán kinh tế là sản xuất kinh doanh phải có lãi đòi hỏi phải đổi mới bộ máy và cơ chế quản lý kinh tế. Để tồn tại và phát triển ngày càng một vững mạnh các doanh nghiệp phải có đầy đủ yếu tố cơ bản: vốn, lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động. Trong đó, vốn là cơ sở hàng đầu không thể thiếu đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Mục đích của mỗi doanh nghiệp là làm sao phải bảo toàn được đồng vốn của mình và thu được lợi nhuận từ đồng vốn mình bỏ ra. Vì vậy, nhất thiết phải xây dựng được chu trình quản lý vốn một cách khoa học, giúp kế toán hạch toán được tiền mặt chính xác. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán "Vốn bằng tiền". Với thời gian ngắn được thực tập ở cửa hàng Bách hoá Kim Liên, được sự chỉ bảo của các cán bộ phòng Kế toán và sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Lợi. Em nghiên cứu sâu vào đề tài: "Tổ chức công tác Vốn bằng tiền ở cửa hàng Bách hoá Kim Liên". Nội dung của Chuyên đề bên cạnh Lời nói đầu và Kết luận em xin trình bày một số vấn đề sau: Phần I: Đánh giá thực trạng công tác kế toán của đơn vị. Phần II: Nội dung chính của Báo cáo. Phần III: Kết luận. Phần I Đánh giá thực trạng công tác kế toán I. Đặc điểm tình hình của đơn vị 1. Sự ra đời phương hướng hoạt động của đơn vị Công ty Bách Hoá Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nước thuộc Sở Thương mại Hà Nội. Trong những năm qua Công ty Bách hoá Hà Nội là một trong những đơn vị dẫn đầu của ngành thương mại, có uy tín rộng rãi trong các cơ quan quản lý, các bạn hàng và các tổ chức kinh tế. Trụ sở chính của công ty đặt tại số 45 Hàng Bồ - quận Hoàn Kiếm Hà Nội. Đây là một trong những trung tâm trao đổi mua bán hàng hoá, là đầu mối giao thông quan trọng của Hà Nội. Vì vậy nó đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc kinh doanh buôn bán của công ty. Tiền thân ban đầu của công ty là Công ty Mậu dịch Hà Nội do Bộ Lao động Công thương quyết định được thành lập ngày 28/9/1954. Trải qua hơn 40 năm hoạt động mỗi bước đi của công ty gắn liền với sự thay đổi của nền kinh tế đất nước. Đến ngày 23/6/1988, để phù hợp với cơ chế kinh tế mới, công ty đã đổi tên thành Công ty Bách hoá Hà Nội. Với số cán bộ công nhân viên gồm 750 người, trong đó có 100 người có trình độ Đại học, Cao đẳng và 250 người có trình độ Trung cấp, số còn lại là trình độ sơ cấp hoặc đã qua đào tạo các lớp cơ bản. Công ty là đơn vị hạch toán kinh tế độc lập và hình thức sở hữu vốn Nhà nước cấp và vốn tự có, công ty tự chủ về tài chính có tư cách pháp nhân, có tài khoản riêng tại ngân hàng có quyền sử dụng con dấu riêng và quyết định mọi phương thức hoạt động kinh doanh của mình. Công ty Bách hoá có 15 cơ sở trực thuộc gồm các Trung tâm thương mại và cửa hàng. Cửa hàng Bách hoá Kim Liên là một trong số 15 đơn vị trực thuộc của Công ty Bách hoá Hà Nội. Cửa hàng được thành lập ngày 28/8/1960, với tên gọi là cửa hàng Bách hoá Kim Liên. Trụ sở đặt tại số 135 phố Lương Đình Của - quận Đống Đa - Hà Nội. Đây là trục đường chính - là đầu mối giao thông có đông dân cư sinh sống, là trung tâm buôn bán lớn, nên tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức hoạt động kinh doanh của cửa hàng. Mạng lưới của cửa hàng có 3 địa điểm: Tập thể Kim Liên, Khương Thượng và 82 Nguyễn Trãi. Tổng số có 35 cán bộ công nhân viên. Chức năng cụ thể của cửa hàng là bán lẻ các loại hàng phục vụ nhu cầu tiêu dùng. - Tổ chức nghiên cứu thị trường khai thác nguồn hàng bảo quản và dự trữ hàng hoá. - Tổ chức tuyên truyền quảng cáo (giới thiệu hàng, tổ chức bán hàng và phục vụ khách hàng). Ngoài ra cửa hàng còn tổ chức công tác quản lý: + Quản lý về kế hoạch luân chuyển hàng hoá. + Quản lý việc sử dụng nguồn vốn kinh doanh. + Quản lý lao động, cơ sở vật chất kỹ thuật. + Quản lý về kế toán tài chính và các nghiệp vụ kinh doanh. Nhiệm vụ của cửa hàng là kinh doanh các dịch vụ: - Thực hiện nghĩa vụ và nhiệm vụ đối với Nhà nước: + Kinh doanh theo các mặt hàng đã đăng ký như lương thực phụ (Bánh, kẹo, nước giải khát,...); may mặc (quần áo may sẵn, khăn,...); dụng cụ gia đình (nồi, chảo,...); tạp phẩm (giấy, bút,...); kim khí điện máy; mỹ phẩm và hàng lưu niệm. + Nguồn hàng chủ yếu được lấy thông qua công ty và tự tổ chức khai thác trên thị trường. + Phương thức kinh doanh chủ yếu là bán lẻ, bán hàng thu tiền trực tiếp và bán hàng tự chọn. - Cửa hàng thực hiện bảo toàn và phát triển vốn được giao sao cho kinh doanh có hiệu quả, tăng lợi nhuận. - Tổ chức quản lý lao động trong doanh nghiệp như tổ chức phong trào thi đua lao động tiết kiệm, nâng cao hiệu quả kinh doanh, giải quyết việc làm, không ngừng nâng cao văn minh thương mại, để thực hiện chính sách "Dân giàu - nước mạnh - xã hội công bằng - văn minh" của Đảng và Nhà nước. - Thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch do công ty giao cho như thuế GTGT, thuế vốn, BHXH, khấu hao TSCĐ, phí quản lý. Cửa hàng luôn phấn đấu để hoàn thành kế hoạch của công ty và Sở Thương mại giao cho hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế cho Nhà nước và các nghĩa vụ khác, chăm lo đến đời sống vật chất tinh thần cán bộ công nhân viên. Cửa hàng luôn tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên đi học để nâng cao trình độ chuyên môn. Mặt khác luôn theo dõi sát sao thị trường để đề ra các phương hướng chiến lược kinh doanh đúng đắn cho kỳ hoạt động kinh doanh mới. 2. Cơ cấu tổ chức bộ máy của cửa hàng Cửa hàng Bách hoá Kim Liên là một đơn vị trực thuộc Công ty Bách hoá Hà Nội nên bộ máy của cửa hàng cũng nằm trong hệ thống tổ chức của công ty, để phù hợp với loại hình kinh doanh và thích ứng với cơ chế thị trường công ty sắp xếp bộ máy tổ chức của cửa hàng như sau: Sơ đồ cơ cấu mạng lưới tổ chức hoạt động của cửa hàng Tổ nghiệp vụ Tổ kế toán 3 tổ bán hàng Tổ bảo vệ Khương Thượng Kim Liên Nguyễn Trãi Ban phụ trách Nhiệm vụ: - Ban phụ trách của cửa hàng gồm 2 người: + Đứng đầu là 01 cửa hàng trưởng: phụ trách toàn bộ cửa hàng, chịu trách nhiệm với công ty về hoạt động của cửa hàng, theo dõi tình hình hoạt động của cửa hàng, quyết định chính sách, phương thức kinh doanh, công tác đối ngoại. + 01 cửa hàng phó: nhiệm vụ giúp việc cho cửa hàng trưởng xây dựng kế hoạch dài hạn, kế hoạch hàng năm và triển khai các công tác sản xuất kinh doanh. - Tổ nghiệp vụ: có nhiệm vụ tìm nguồn hàng để đáp ứng mọi nhu cầu tiêu dùng của khách. - Tổ kế toán có chức năng thu thập xử lý cung cấp thông tin cho hoạt động kinh doanh, cho công tác quản lý và thực hiện tốt các kế hoạch tài chính và các báo cáo qui định và có nhiệm vụ thực hiện các nghiệp vụ kế toán và trả lương cho cán bộ. - Ba tổ bán hàng có nhiệm vụ bảo quản hàng hoá kinh doanh tại địa điểm của cửa hàng hay nói cách khác họ thực hiện nghĩa vụ trao đổi hàng và tiền. - Tổ bảo vệ có nhiệm vụ bảo vệ tài sản trang thiết bị và hàng hoá cho cửa hàng. Như vậy, toàn bộ cửa hàng có 35 cán bộ công nhân viên với số vốn ít ỏi nhưng trong những năm qua cửa hàng vốn không ngừng phát huy mọi khả năng có thể của mình để tìm tiến tới hoà nhập với mạng lưới kinh doanh của Thủ đô và kinh doanh thu được cao trên cơ sở nguồn vốn được cấp để nhằm phát huy khả năng kinh doanh của mình. Tổng số vốn của cửa hàng tính đến ngày 31/12/2000 là 500.000.000 VNĐ. Trong đó, 100.000.000 là nguồn vốn được Nhà nước cấp, số còn lại là cửa hàng đã huy động nội bộ. Số vốn nội bộ của cửa hàng lớn hơn nguồn vốn được Nhà nước cấp. Ngoài ra trong mấy năm gần đây cửa hàng đã tự bổ xung nguồn vốn kinh doanh của mình bằng cách trích lợi nhuận. Vì thế nguồn vốn kinh doanh của cửa hàng không ngừng lớn hơn nhưng phải kinh doanh nhiều mặt hàng nên có một số mặt hàng chính phải áp dụng hình thức mua hàng của bạn hàng và trả chậm, để tiện dùng thêm nguồn vốn kinh doanh. Chính vì vậy, số vốn bình quân rất nhỏ, tốc độ vòng quay vốn khá cao 12 vòng/năm. Điều đó có nghĩa là hiệu quả sử dụng vốn của cửa hàng đạt hiệu quả tốt. 3. Tổ chức bộ máy kế toán của cửa hàng, hình thức kế toán của cửa hàng áp dụng - Thực hiện hạch toán kế toán tương đối hoàn chỉnh các nghiệp vụ kinh tế được phân cấp. - Tổng hợp các số liệu. - Lên báo cáo về các hoạt động kinh tế đó (tính và nộp các loại thuế luật định, tự cân đối chi phí và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh của cửa hàng). - Lập báo cáo kế toán và báo cáo hoạt động kinh doanh của cơ sở lên Công ty. Sơ đồ mô hình tổ chức kế toán của Công ty Thủ quỹ Kế toán kho, quầy Kế toán các nghiệp vụ kinh tế Kế toán lương, thống kê Tổ trưởng kế toán - Chức năng và nhiệm vụ của Phòng Kế toán: Trực tiếp hạch toán kinh doanh các nghiệp vụ kinh tế phản ánh của toàn bộ cửa hàng. Thu nhập số liệu phản ánh tình hình kinh doanh của cửa hàng, tổ chức công tác hạch toán kế toán và bộ máy, phù hợp với mô hình kinh doanh của cửa hàng. - Để phù hợp với tổ chức quản lý của cửa hàng các bộ phận trong bộ máy kế toán có nhiệm vụ riêng. + Thủ quỹ: Quản lý tình hình thu chi của toàn bộ cửa hàng (phát lương). + Kế toán kho, quầy: Theo dõi bán tồn tại kho vào các quầy hàng lên bảng kê, hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ, mua vào, bán ra, lên tờ kê chi tiết bán hàng, bảng kê số 4, các biên bản liên quan nộp tổ trưởng, kế toán tổng hợp. Theo dõi tình hình kinh doanh của quầy và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của quầy. + Kế toán lương, thống kê: Theo dõi tiền lương của cán bộ công nhân viên. + Kế toán các nghiệp vụ kinh tế: Hạch toán các nghiệp vụ như: thuế, bán hàng, thu tiền. 4. Những thuận lợi và khó khăn ảnh hưởng đến công tác hạch toán của cửa hàng * Thuận lợi: Tất cả các cán bộ kế toán trong cửa hàng có trình độ Trung cấp trở lên đã qua công tác lâu năm. Vì vậy cán bộ kế toán có rất nhiều kinh nghiệm để giải quyết các vấn đề kinh tế phát sinh. Do đặc điểm mô hình kinh doanh, cửa hàng áp dụng hình thức tổ chức kế toán tập trung để theo dõi và phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cung cấp cho lãnh đạo những thông tin cần thiết để có hướng đầu tư điều chỉnh nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh cho cửa hàng. * Khó khăn: Từ ngày 1/1/1999 Bộ Tài chính ban hành Luật thuế GTGT, việc áp dụng Luật thuế mới này đã gây khó khăn cho công tác kế toán của cửa hàng. Bởi vì cửa hàng kinh doanh nhiều mặt hàng có các loại thuế suất mua khác nhau: 3%, 5%, 10%. Nhưng khi bán ra chỉ chịu thuế suất 5% và 10%. Nhưng hàng mua có thuế suất 3% nay phải chịu thuế suất bán ra là 10% sự chênh lệch đó làm ảnh hưởng đến lợi nhuận. II. Thực trạng công tác kế toán của cửa hàng Cửa hàng Bách hoá Kim Liên là một đơn vị trực thuộc của Công ty Bách hoá Hà Nội nhưng cửa hàng phải tự hạch toán tình hình biến động và số hiện có các loại tiền mặt tại quỹ của cửa hàng, do đó bộ phận kế toán có vai trò quan trọng trong việc hạch toán tình hình quỹ tiền mặt tại cửa hàng. Hình thức hạch toán kế toán Công ty đang áp dụng: Nhật ký chứng từ. Sơ đồ hạch toán kế toán Nhật ký chứng từ Nhật ký chứng từ Sổ cái Báo cáo tài chính Bảng kê Sổ, thẻ chi tiết Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng Tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu kiểm tra Ghi hàng tháng Căn cứ từ chứng từ hàng ngày kế toán lấy số liệu vào sổ quỹ, bảng kê, nhật ký chứng từ và sổ thẻ chi tiết. Từ các nhật ký chứng từ đến cuối tháng vào sổ cái trước khi vào sổ cái kế toán đối chiếu bảng kê với sổ cái. Đến cuối tháng từ bảng kê, sổ và thẻ chi tiết vào Nhật ký chứng từ. Cuối tháng cộng các sổ thẻ chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản đối chiếu với sổ cái. Và từ sổ cái, bảng kê và bảng tổng hợp chi tiết cuối tháng kế toán vào báo cáo tài chính. Phần II Nội dung chính của báo cáo.Trình tự tổ chức kế toán "Vốn bằng tiền" tại cửa hàng Bách hoá Kim Liên Chuyển sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa, kế toán với tư cách là công cụ quan trọng của quản lý kinh tế để có thể đáp ứng tốt hơn cho công tác quản lý đòi hỏi phải làm tốt công tác kế toán. Trong công tác kế toán, kế toán vốn bằng tiền là một phần quan trọng. Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh đòi hỏi doanh nghiệp phải có tài khoản bằng tiền nhất định. Đó là số tiền mà doanh nghiệp hiện có, có thể sử dụng mua hàng hoá, TSCĐ, thanh toán công nợ hay chi phí, tài sản bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm: tiền mặt tại quỹ gồm cả ngân phiếu và tiền gửi ngân hàng kho bạc và tiền đang chuyển. Tài sản bằng tiền là loại tài sản có tính lưu động cao nhất trong doanh nghiệp nên đòi hỏi phải có sự quản lý và hạch toán chặt chẽ. Việc hạch toán bằng tiền phải tuân theo các nguyên tắc của Nhà nước. Hạch toán tài sản bằng tiền phải sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam (VNĐ) theo tỉ giá do ngân hàng Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh dịch vụ để ghi sổ kế toán. Kế toán tiền mặt tại quỹ: Tiền mặt ở quỹ chỉ sử dụng tiền Việt Nam. ã Khi nhận tiền góp vốn lao động: Nợ TK 1111 Có TK 411 ã Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ: Nợ TK 1111 Có TK 1121 ã Thu tiền từ ngoài kinh doanh: Nợ TK 1111 Có TK 721 Có TK 711 ã Vay vốn và nhận tiền ký cược, ký quỹ: Nợ TK 1111 Có TK 311 Có TK 341 Có TK 344 - Xuất quỹ tiền mặt mua vật tư hàng hoá, TSCĐ: ã Trường hợp áp dụng theo thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Nợ TK 211 Nợ TK 213 Nợ TK 156 Nợ TK 153 Nợ TK 611 Nợ TK 133 Có TK 1111 ã Theo phương pháp trực tiếp: Nợ TK có liên quan Có TK 1111 ã Xuất quỹ tiền mặt trả nợ: Nợ TK 311 Nợ TK 315 Nợ TK 331 Nợ TK 333 Nợ TK 334 Nợ TK 338 Có TK 1111 ã Xuất quỹ tiền mặt dùng cho hoạt động đầu tư tài chính: Nợ TK 121 Nợ TK 222 Nợ TK 228 Nợ TK 128 Có TK 1111 ã Xuất quỹ tiền mặt để ký cược, ký quỹ: Nợ TK 144 Nợ TK 244 Có TK 1111 ã Xuất quỹ tiền mặt chi tạm ứng: Nợ TK 141 Có TK 1111 Và hiện nay cửa hàng sử dụng các loại chứng từ sổ sách: - Chứng từ gốc (phiếu thu, phiếu chi) - Sổ quỹ - Báo cáo quỹ - Nhật ký chứng từ số 1 - Bảng kê số 1 - Sổ cái Trình tự luân chuyển chứng từ và hạch toán tiền mặt theo sơ đồ sau: Nhật ký chứng từ số 1 Sổ cái Bảng kê số 1 Chứng từ gốc(phiếu thu, chi) Sổ quỹ Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu kiểm tra Ghi hàng tháng Báo cáo tài chính Báo cáo quỹ Công ty Bách hoá Hà Nội Cửa hàng Bách hoá Kim Liên --------- Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----o0o---- Giấy nộp tiền Tên người nộp : Anh Bản Địa chỉ : 82 Nguyễn Trãi Lý do nộp : Tiền thuê nhà Số tiền nộp : 750.000 (viết bằng chữ): Bảy trăm năm mươi nghìn đồng. Thủ quỹ(Ký, họ tên) Ngày 26 tháng 6 năm 2001Người nộp Giải thích nội dung: Giấy nộp tiền. - Mục đích: Giấy nộp tiền là giấy biên nhận của đơn vị hoặc cá nhân đã thu tiền của người nộp làm căn cứ để lập phiếu thu, nộp tiền vào quỹ, đồng thời để người nộp thanh toán với cơ quan hoặc lưu quỹ. - Yêu cầu: Giấy nộp tiền phải được đóng thành quyển và ghi rõ tên đơn vị của cơ quan. Từng tờ ghi rõ ngày tháng năm lập và thu tiền. - Phương pháp ghi chép: + Ghi rõ họ tên và địa chỉ của người nộp. + Dòng "Lý do nộp" ghi rõ lý do như: tiền bán hàng, thuê nhà,... + Giấy phải được lập thành 02 liên (đặt giấy than viết 1 lần). Sau khi thu tiền người nộp và người thu tiền cùng ký và ghi rõ họ tên để xác định số tiền đã thu, đã nộp. Ký xong người thu tiền lưu liên 1, còn liên 2 được giao cho người nộp tiền giữ. Giấy nộp tiền trong ngày, giao cho kế toán lập phiếu thu làm thủ tục nhập quỹ tiền mặt, thu được ngày nào người thu tiền phải nộp quỹ ngày đó. - Nhiệm vụ: + Phải ghi chính xác và đầy đủ đúng số tiền của người nộp. + Chấp hành nghiêm chỉnh đúng nguyên tắc của nội dung giấy nộp tiền. Mẫu số 01 - TT QĐ số 1141 - TCQĐ/CĐKT Ngày 1.1.1995 của BTC Phiếu thu Quyển số: Số: 116 Nợ TK 1111 : 750.000 Có TK 5111 : 750.000 Ngày 26 tháng 6 năm 2001 Tên người nộp : Anh Bản Địa chỉ : 82 Nguyễn Trãi Lý do nộp : Tiền thuê nhà Số tiền nộp : 750.000 (viết bằng chữ): Bảy trăm năm mươi nghìn đồng. Kèm theo : 01 chứng từ gốc. Ngày 26 tháng 6 năm 2001 Thủ trưởng đơn vị(Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng(Ký, họ tên) Người lập phiếu(Ký, họ tên) Người nộp(Ký, họ tên) Thủ quỹ(Ký, họ tên) Giải thích nội dung phiếu thu: - Mục đích: Xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán, ghi sổ các khoản thu có liên quan. Mọi tài khoản tiền Việt Nam nhập quỹ nhất thiết phải có phiếu thu. - Yêu cầu: Phiếu thu phải đóng thành quyển và ghi số từng quyển dùng trong một năm. Trong mỗi phiếu thu phải ghi sổ quyển và sổ của từng phiếu thu. Số phiếu thu phải đánh liên tục trong một kỳ kế toán. Từng phiếu thu phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu; ngày, tháng, năm thu tiền. - Phương pháp ghi chép: + Ghi rõ họ tên và địa chỉ người nộp tiền. + Dòng "Về khoản" ghi rõ nội dung nộp tiền như: thu tiền bán hàng, sản phẩm, tạm ứng còn thừa,... + Dòng "Số tiền" ghi bằng số và bằng chữ số tiền nộp quỹ, ghi rõ đơn vị tính là đồng Việt Nam (VNĐ). + Dòng tiếp theo ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo phiếu thu. Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần) ghi đầy đủ các nội dung trên và ký vào phiếu, sau đó chuyển cho kế toán trưởng duyệt chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đầy đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào phiếu thu trước khi ký tên. Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi rõ một liên giao cho người nhận tiền, 1 liên lưu nơi lập phiếu. Cuối ngày toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán. - Nhiệm vụ: + Phải phản ánh đầy đủ và chính xác số tiền thể hiện trên giấy nộp tiền. + Phải tuân thủ theo đúng nội dung yêu cầu của phiếu. Công ty Bách hoá Hà Nội Cửa hàng Bách hoá Kim Liên --------- Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----o0o---- Giấy đề nghị thanh toán mua hàng Tên tôi là : Doãnh Bích Liên Là cán bộ nghiệp vụ của đơn vị Đề nghị cửa hàng thanh toán tiền mua hàng. Nội dung: Chi nhánh công ty CNP Đà Nẵng 033459 số tiền là: 2.967.795 (Hai triệu chín trăm sáu bảy ngàn bảy trăm chín lăm đồng chẵn) Kế toán Phụ trách Hà nội, ngày 3 tháng 6 năm 2001Người mua hàng Giải thích nội dung: Giấy đề nghị thanh toán mua hàng. - Mục đích: Giấy đề nghị thanh toán mua hàng là căn cứ để xét duyệt thanh toán làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho thanh toán. - Yêu cầu: Giấy đề nghị thanh toán do người xin thanh toán viết 1 liên và ghi rõ gửi phụ trách đơn vị. - Phương pháp ghi chép: + Người xin đề nghị thanh toán phải ghi rõ họ tên, chức vụ và số tiền xin đề nghị thanh toán (viết bằng chữ và số). + Lý do thanh toán: phải ghi rõ mục đích tiền thanh toán. Giấy đề nghị thanh toán được chuyển cho kế toán trưởng xem xét và ghi lý do đề nghị phụ trách đơn vị duyệt chi. Căn cứ quyết định của Thủ trưởng kế toán lập phiếu theo giấy đề nghị thanh toán và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ. + Phải xem xét nội dung xin đề nghị thanh toán có đúng với thức tế đang cần. + Phải kiểm tra số tiền (cần chi) có đúng với số tiền xin đề nghị thanh toán bằng cách đối chiếu thực tế. Mẫu 02 - TT QĐ số 1141 - TC/CĐKT Ngày 1.1.1995 của BTC Phiếu chi Quyển số: Số: 498 Nợ TK 156 Có TK 1111 Ngày 4 tháng 6 năm 2001 Họ tên người nhận tiền : Doãnh Bích Liên CMT số: do CA cấp ngày Địa chỉ : QTH3 Số tiền : 2.967.795 (viết bằng chữ): Hai triệu chín trăm sáu bảy ngàn bảy trăm chín lăm đồng. Lý do : Mua hàng T4/2001 Kèm theo : 01 chứng từ gốc. Ngày 4 tháng 6 năm 2001 Thủ trưởng đơn vị(Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng(Ký, họ tên) Người lập phiếu(Ký, họ tên) Người nhận(Ký, họ tên) Thủ quỹ(Ký, họ tên) - Nợ TK 156 : 2.967.795 Có TK 1111 : 2.967.795 Giải thích nội dung phiếu chi. - Mục đích: Xác định các khoản tiền mặt thực tế xuất quĩ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ và sổ kế toán. - Yêu cầu: Phiếu chi phải đóng thành quyển và ghi số từng quyển dùng trong 1 năm. Trong mỗi phiếu chi phải ghi số quyển và số của từng phiếu chi. Số phiếu chi phải đánh liên tục trong 1 kỳ kế toán. Từng phiếu chi phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu; ngày, tháng, năm chi tiền và trước khi xuất quỹ phải được kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị xem xét rồi ký duyệt. - Phương pháp ghi chép: + Ghi rõ họ tên và địa chỉ người nhận tiền. + Dòng "Về khoản" ghi rõ nội dung chi tiền như mua hàng, tiếp khách, mua sắm trang thiết bị. + Dòng "Số tiền" phải ghi bằng số và ghi bằng số tiền cần chi, ghi rõ đơn vị tính là đồng Việt Nam (VNĐ). + Dòng tiếp theo ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo phiếu chi. + Phiếu chi được lập thành 2 liên (đặt giấy than viết 1 lần) và chỉ sau khi có đủ chữ ký của người lập phiếu, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị, thủ quỹ mới được xuất quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền người nhận tiền phải ghi số tiền đã nhận bằng chữ, ký tên, ghi rõ họ tên sau khi xuất quỹ cũng phải ký tên và ghi rõ họ tên vào phiếu chi. + Liên thứ nhất lưu ở nơi người lập phiếu. + Liên thứ hai thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán. - Nhiệm vụ: + Phải ghi đầy đủ và chính xác số tiền cần chi, thể hiện đúng như thực tế yêu cầu. + Phải ghi đúng nội dung hợp lý mà mỗi một phiếu chi yêu cầu. + Chấp hành nghiêm chỉnh các nguyên tắc của 1 phiếu chi. Doanh nghiệp Kim Liên Bảng kê 1 Ghi Nợ tài khoản 1111 "Tiền mặt" Tháng 6 năm 2001 Số dư đầu tháng: TT Ghi Nợ TK 1111 - Ghi Có TK... 5111 5113 3331 3383 3384 641 Cộng nợ TK 1 2 50.520.200 681.818 68.182 51.270.000 3 19.028.800 816.380 163.690 20.008.880 4 17.791.100 4.200.000 420.000 22.411.100 5 20.499.000 20.499.000 6 15.018.900 15.018.900 7 17.069.200 690.480 17.935.680 8 17.232.000 17.758.800 9 26.554.000 3.045.454 304.546 29.904.000 10 43.833.900 43.833.900 11 12 227.536.100 7.927.272 792.728 1.506.865 163.690 544.800 238.411.460 Kế toán ghi sổ(Ký, họ tên) Số dư cuối tháng:............Ngày tháng năm Kế toán trưởng(Ký, họ tên) - Nợ TK 1111 : 238.471.460 Có TK 5111 : 227.536.100 Có TK 5113 : 7.927.272 Có TK 3331 : 792.728 Có TK 3383 : 1.506.865 Có TK 3384 : 163.695 Có TK 641 : 544.800 Giải thích nội dung Bảng kê số 1. - Mục đích: dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế và để theo dõi các khoản làm tăng quỹ số tiền mặt, được thể hiện qua phiếu thu. - Yêu cầu: Bảng kê số 1 chỉ mở và ghi chép các tài khoản làm tăng tiền mặt trong quỹ (ghi Nợ TK 1111 - ghi có TK có liên quan,...) và được ghi chép theo từng ngày, tháng, năm, số hiệu ngày lập chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ. - Phương pháp: Cơ sở vào bảng kê số 1 là các phiếu thu kèm theo chứng từ gốc có liên quan. Đầu tháng khi mở bảng kê số 1, lấy số dư cuối tháng trước làm số dư đầu tháng sau. Số cuối ngày được tính bằng số dư cuối ngày hôm trước cộng với số phát sinh Nợ trong ngày trên bảng kê số 1 trừ đi số phát sinh Có trong ngày trên Nhật ký chứng từ số 1, số dư này phải khớp với số tiền mặt hiện có tại quỹ cuối ngày. Cuối tháng hoặc cuối quí khoá sổ bảng kê số 1 xác định số tổng phát sinh Nợ TK 1111 đối ứng có của TK có liên quan để vào sổ cái. - Nhiệm vụ: + Phản ánh đầy đủ, kịp thời và chính xác các nghiệp vụ kinh tế làm tăng tiền mặt qua phiếu thu. + Chấp hành đúng nguyên tắc ghi chép và thể hiện nội dung hợp lý khi vào bảng kê số 1. Doanh nghiệp Kim Liên Nhật ký chứng từ số 1 Ghi Có TK 1111 "Tiền mặt" Tháng 6 năm 2001 TT Ngày tháng Ghi Có TK 1111 - Ghi Nợ TK... 331 334 641 1121 3331 1331 821 Cộng Có TK 1 2 2-6/6 63.505.659 1.000.000 123.000 69.628.659 3 7-9/6 18.022.424 16.164.420 194.000 5.000.000 34.380.841 4 10-12/6 16.241.228 107.500 20.892.278 5 13-15/6 19.199.380 4.543.550 19.199.380 6 16-18/6 10.370.419 6.000 20.910 10.376.419 7 22-25/6 10.187.130 466.090 10.674.130 8 19-21/6 13.183.130 2.100.000 598.000 16.486.030 9 26-29/6 15.822.164 940.000 16.915.014 10 28-29/6 25.291.333 373 25.291.706 192.579.121 19.264.420 2.435.090 5.000.000 4.543.550 20.910 373 223.844.460 Đã ghi sổ cái ngày ... tháng ... năm ... Kế toán ghi sổ(Ký, họ tên) Kế toán trưởng(Ký, họ tên) Giải thích nội dung Nhật ký chứng từ số 1 - Mục đích: Nhật ký chứng từ số 1 dùng để tổng hợp phát sinh bên Có TK 1111 đối ứng bên Nợ TK 1111 của bảng