Chuyên đề Phân tích tình hình tài chính thông qua hệ thống báo cáo tài chính tại Công Ty TNHH Giao Nhận Hàng Hoá JuPiTer Pacific Chi nhánh Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU Trước ngưỡng cửa của tiến trình hội nhập kinh tế, để đứng vững trên thị trường các doanh nghiệp cần nâng cao năng lực cạnh tranh. Một tất yếu họ cần phải có uy tín với nhà đầu tư, nhà cung cấp, khách hàng…Đó sẽ là những người quan tâm đến tình hình tài chính của doanh nghiệp, tuy nhiên mục đích quan tâm khác nhau với từng đối tượng: đối với chủ doanh nghiệp thì mục đích quan tâm đến tình hình tài chính, để biết chính xác thực trạng tài chính của doanh nghiệp mình, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh, đối với các chủ đầu tư là để có thể đưa ra các quyết định đầu tư, đối với đối tác là có nên hợp tác hay không ….. Báo cáo tài chính cung cấp thông tin đầy đủ nhất cho một người quan tâm đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Tuy nhiên để có thể hiêủ được tình hình cụ thể về tài chính thông qua hệ thống báo cáo Tài chính của doanh nghiệp đó là điều không đơn giản. Vì vậy công tác phân tích tình hình tài chính thông qua hệ thống báo cáo tài chính có một ý nghĩa quan trọng, giúp cho những người quan tâm biết được cụ thể về tình hình tài chính và những lĩnh vực mà họ quan tâm. Trong thời gian thực tập tại Chi Nhánh em đã chọn đề tài “ Phân tích tình hình tài chính thông qua hệ thống báo cáo tài chính tại Công Ty TNHH Giao Nhận Hàng Hoá JuPiTer Pacific Chi nhánh Hà Nội” là nội dung cho chuyên đề với mong muốn học hỏi được phần nào thực tế công tác phân tích tình hình tài chính tại Chi nhánh. Được sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị trong phòng kế toán và sự chỉ bảo nhiệt tình của cô giáo hướng dẫn THS Lê Kim Ngọc giúp em hoàn thành chuyên đề của mình. Tuy nhiên do thời gian và kiến thức có hạn nên bài viết của em còn nhiều sai sót em mong được sự góp ý của thầy cô để bài viết của mình hoàn thiện hơn. Nội dung của bài chuyên đề được chia thành các phần sau: Lời Mở Đầu Nội Dung Chính Phần 1: Khái quát chung về hoạt động sản xuất kinh doanh và công tác kế toán của Chi nhánh. Phần 2: Phân tích tình hình tài chính thông qua hệ qua hệ thống báo cáo tài chính. Phần 3: Một số giải pháp nhằm cải thiện tình hình tài chính tại Chi nhánh. Kết Luận PHẦN I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CHI NHÁNH 1 - Quá trình hình thành và phát triển của Chi nhánh Chi nhánh- Hà Nội là một bộ phận trực thuộc Tổng Công Ty TNHH giao nhận hàng hoá JuPiTer Pacific. Vì vậy tìm hiểu về Tổng Công Ty sẽ giúp cho chúng ta hiểu hơn về quá trình hình thành và phát triển của Chi Nhánh Dưới đây là những nét sơ lược về Tổng Công Ty: Tổng Chi nhánh có tên là: Chi nhánh TNHH giao nhận hàng hoá Jupiterpacific Tên giao dịch là : Jupiter Pacific Forwarding LTD Được thành lập theo quyết định số 2014/ GP Của bộ kế hoạch và Đầu tư Ngày 19/12/1997. Trụ sở đặt tại 112 đường Hồng Hà, Quận Tân Bình, Thành Phố Hồ Chí Minh Với số vốn đầu tư của Doanh nghiệp liên doanh là 349.624USD Trong đó : - Bên Việt Nam góp 174.812USD chiếm 50% vốn pháp định - Bên nước ngoài góp 174.812USD chiếm 50% vốn pháp định bằng tiền nước ngoài Cụ thể về các bên tham gia gia góp vốn như sau: Bên Việt Nam Tên doanh nghiệp : Chi nhánh Hàng Không Cổ Phần Pacific Đại diện hợp pháp : Ông Dương Cao Thái Nguyên Chức vụ : Giám đốc điều hành Quốc tịch Việt Nam Trụ sở chính : 112 Đường Hồng Hà, Phường 2, Q Tân Bình, Thành Phố Hồ Chí Minh Điện thoại : 84-8-845-0091 Fax : 84-8-845-0085 Phạm vi kinh doanh: Vận chuyển hành khách và hàng hoá trên các tuyến đường hàng không quốc tế và nội địa. Thực hiện việc kinh doanh các dịch vụ liên quan đến vận chuyển hành khách và hàng hoá đường hàng không. Liên loanh hợp tác kinh tế với các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế trong nước và ngoài nước. Giấy phép thành lập Chi nhánh: Số 2016 QĐ/TCCB- LD do Bộ giao thông vận tải và bưu điện cấp ngày 30/9/1992 Vốn điều lệ: 200.000 USD ( vào lúc thành lập) và được tăng lên 5.000.000 USD vào 11/1995 Tài khoản : Số 361.111.000.2408 362.111.370.2408(USD) Mở tại ngân hàng Viêtcombank Thành phố HCM Bên nước ngoài : Tên Chi nhánh : Jupiter Air LTD (Tên mới Jupiter Global LTD) Đại diện hợp pháp : Ông Masahiro Sakurai Chức vụ Chủ tịch và VCĐH cao cấp Quốc tịch Nhật Bản Trụ sở chính : Suite 3002, 30/F Tower 6 The Gate way, HaborCity Tsimshasui, Kowloon, HongKong Điện thoại : 852-2735-1886 Fax : 852-2735-0450 Phạm vi kinh doanh : - Dịch vụ chuyển nhanh bưu phẩm - Dịch vụ giao nhận hàng hoá bằng đường hàng không - Dịch vụ xử lý hàng hoá tại sân bay - Dịch vụ tổng đại lý cho các hãng hàng không Giấy phép thành lập: Do cơ quan đăng ký Chi nhánh của Hồng Kông cấp 17/5/1983. Tài khoản : Số 434- 204- 5030- 5 Mở tại ngân hàng Standard Charted Bank Chi nhánh của Tổng Công Ty mở tại Hà Nội có tên là CôngTy liên doanh TNHH giao nhận hàng hoá Jupiter Pacific Chi nhánh Hà Nội được thành lập theo giấy phép số 24/GP-UB ngày 21/03/2002. Địa chỉ đăng ký của Chi nhánh: Sân bay quốc tế Nội Bài, Hà Nội Tel : 84.4.5622804/ 5622805/5622806 E- mail : Hanoiffice@Jupiterpacific.com.vn Website : www.Jupitergroups.com Hand phone : 0953323800 Trụ sở làm việc đầu tiên của Chi nhánh là : Số 2 Nguyễn Khắc Cần – Khách sạn Dân Chủ Đến tháng 6/2004 Chi nhánh chuyển về P805 – 105 toà nhà Thăng LongFord- Láng Hạ - Hà Nội Cùng với thời gian hoạt động kinh doanh, Chi nhánh ngày càng được mở rộng. Ban đầu số lượng cán bộ nhân viên không lớn nhưng đến nay Chi nhánh đã có được đội ngũ cán bộ công nhân viên hùng hậu, có năng lức và sức trẻ. Hiện Chi nhánh đã có một văn phòng đại diện tại Hải Phòng thực hiện các giao dịch hàng hoá tại cảng Hải Phòng. Do Chi nhánh được thành lập chưa lâu nên cũng chưa có sự thay đổi lớn về phướng hướng kinh doanh, đội ngũ nhân sự, cơ cấu tổ chức. Nhưng Chi nhánh đã có được sự mở rộng lớn về phạm vi kinh doanh, điều đó được thể hiện qua thu nhập tăng qua các năm của Chi nhánh ( Qua bảng kê khai thu nhập) Bảng kê khai thu nhập qua các năm (Đơn vị tính : USD) Năm  Lợi Nhuận sau thuế   2002  313.840   2003  321.821   2004  365.992   2005  314.088   2- Chức năng nhiệm vụ của Chi nhánh Trước xu thế toàn cầu hoá, nước ta đang từng bước gia nhập vào tổ chức thương mại thế giới WTO, các hoạt động xuất khẩu hàng hoá trong nước ngày càng được khuyến khích và hàng hoá được nhập vào nước ta cũng được ưu đãi về thuế hơn. Do đó nhu cầu về dịch vụ giao nhận hàng hoá qua đường hàng không và đường biển tăng lên nhanh chóng và đây là một xu thế tất yếu. Vì vậy, Chi nhánh Jupiter Pacific Chi nhánh Hà nội đã được thành lập với mục đích cung cấp các dịch vụ cho các tổ chức và cá nhân trong nước và nước ngoài tại Việt Nam. Các dịch vụ mà Chi nhánh cung cấp : - Cung cấp các dịch vụ giao nhận hàng hoá hiện đại bằng đường hàng không trong nước và quốc tế. - Cung cấp các dịch vụ giao nhận hàng hoá hiện đại bằng đường biển trong nước và quốc tế. - Cung cấp các dịch vụ kho bãi ( lưu kho, đóng gói lại / tân trang trước khi xuất khẩu, dán nhãn và ghi mã hiệu trên bao bì và phân phối / thu gom hàng hóa) - Cung cấp các dịch vụ làm tổng đại lý cho các hãng hàng không - Cung cấp các dịch vụ xử lý hàng hóa cho các hãng hàng không 3 - Đặc điểm bộ máy quản lý của Chi nhánh Sơ đồ1- Sơ đồ tổ chức Bộ máy quản lý Qua sơ đồ tổ chức của Chi nhánh chúng ta cũng có thể nhận thấy các phòng ban có liên hệ mật thiết với giám đốc và giám đốc sẽ chịu trách nhiệm giám sát mọi hoạt động của các phòng ban này. Tuy nhiên giữa các phòng ban cũng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau điều đó được thể hiện qua những quy định của Chi nhánh về chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban, cụ thể nh­ sau: Giám đốc : Là người chịu trách nhiệm quản lý Chi nhánh và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng giám đốc Tổng Công ty. - Là người đại diện hợp pháp của Chi nhánh và có sự hội ý của tổng giám đốc để thực hiện các kế hoạch kinh doanh và chiến lược phát triển đã được TGĐ quyết định. - Thực hiện các hoạt động kinh doanh hàng ngày của Chi nhánh theo sự hướng dẫn của TGĐ. - Giám đốc Chi nhánh được phép tuyển dụng, chỉ định và đuổi việc nhân viên của Chi nhánh phù hợp với luật pháp Việt Nam và phải có sự đồng ý của TGĐ Tổng Công ty. - Giám đốc Chi nhánh chịu trách nhiệm lập ngân sách và kế hoạch kinh doanh năm của Chi nhánh cho mỗi năm tài chính và được gửi về trụ sở chính để trình lên TGĐ để xin sự chấp thuận và phải bao gồm các thông tin khái quát về: + Huy động và sử dụng vốn + Dự toán về các khoản thu, chi tổng thể của Chi nhánh + Tuyển dụng và phát triển nhân viên Phòng Marketing & Sale: Là một phòng quan trọng và nằm dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc Chi nhánh. Chức năng nhiệm vụ của phòng này: - Đưa ra các kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát về các chiến lược quảng cáo và bán hàng trong nước cũng như nước ngoài. - Thực hiện việc xúc tiến các hoạt động cho vận chuyển hàng hoá. - Xác định các chính sách về giá, chính sách về hải quan cho việc chở hàng. - Làm việc với hàng không để đặt được chỗ tốt nhất trong chuyến bay, với bên hàng hải để có được chỗ trên các chuyến tàu. - Xem xét sự thay đổi về giá cả và những khả năng thay đổi tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của Chi nhánh. - Báo cáo với giám đốc Chi nhánh toàn bộ các công việc thực hiện và các chính sách về vận chuyển hàng hoá Trên đây là nhiệm vụ chung của phòng nhưng cụ thể hơn về lĩnh vực Marketing là: - Phải phối hợp với các phòng ban khác để dự đoán, xác định và thoả mãn lợi ích của khách hàng mục tiêu. - Trợ giúp cho giám đốc bán hàng tìm kiếm cơ hội để mở rộng dịch vụ của Chi nhánh chặt lọc thông tin xuất nhập khẩu để vạch kế hoạch quảng cáo kịp thời. - Giám sát các điều kiện thị trường và phản ánh yêu cầu đặc điểm của khách hàng với giám đốc. - Luôn liên lạc với hải quan để biết kế hoạch xuất nhập khẩu và duy trì mối quan hệ tốt với họ. - Tìm kiếm các khách hàng mới cho Chi nhánh. - Khi chấp nhận đơn đặt hàng của khách hàng phòng này phải gửi bảng dự kê giá, đưa ra tất cả cước phí vận chuyển hàng không và những phí liên quan khác cho khách hàng. - Thông báo với phòng khách hàng về chỗ cho lô hàng và kiểm tra với hàng không về việc đặt chỗ. Trao đổi với khách hàng về cách tốt nhất và tiết kiệm nhất cho việc vận chuyển hàng hoá của họ. - Trợ giúp giám đốc liên lạc với mạng lưới đại lý của nước ngoài để thực hiện được việc gửi hàng một cách tốt nhất. Phòng khách hàng: Với đặc điểm kinh doanh là các dịch vụ giao nhận hàng hoá nên phòng khách hàng của Chi nhánh có vai trò quan trọng trong việc giúp cho Chi nhánh giữ được khách hàng và duy trì mối quan hệ tốt với họ. Chức năng nhiệm vụ cụ thể của phòng khách hàng như sau : - Chịu trách nhiệm sắp xếp chỗ đặt hàng trên tàu và đặt chỗ trong những chuyến tàu sắp tới. - Liên hệ với những người lãnh đạo trong tổ chức để có được chỗ trong các chuyến bay của JAL. - Trợ giúp giám đốc Chi nhánh liên lạc với mạng lưới đại lý nước ngoài trong việc gửi hàng hoá. - Gửi nhận tất cả những chỗ đã đặt và đã được xác nhận bởi hàng không và Fax đến khách hàng. - Gửi cho khách hàng những thông tin về thời hạn cuối cùng để giao hàng đến sân bay, thông báo thời gian bốc dỡ hàng thích hợp để tránh phải trả phí lưu hàng. - Chuẩn bị các thông tin cần thiết và làm giảm bớt hàng hoá trong kho hải quan. - Sắp xếp, kiểm tra chi tiết và fax đến các đại lý nước ngoài trong việc xếp hàng xuất nhập khẩu. - Chuyển tất cả các thông tin về những chỗ đã đặt cho chuyến hàng, và những dịch vụ đã được khách hàng yêu cầu tới phòng giao dịch. - Trợ giúp cho phòng Marketing liên lạc thường xuyên với những đơn vị vận chuyển để sắp xếp các chỗ trên các chuyến bay, chuyến tàu. - Phối hợp với phòng Marketing và phòng giao dịch để mở rộng dịch vụ của Chi nhánh. - Trợ giúp cho các nhân viên trong phòng giao dịch trong việc yêu cầu khách hàng thực hiện bốc dỡ hàng hoá. - Báo caó các công việc trực tiếp với giám đốc Chi nhánh. Phòng giao dịch: Là một phòng quan trọng trong Chi nhánh. Thực hiện các nhiệm vụ cụ thể sau: - Cung cấp các thông tin kịp thời cho phòng Marketing và giám đốc Chi nhánh về những thay đổi liên quan đến các chuyến bay, chuyến tàu có ảnh hưởng đến việc giao nhận hàng hoá của các khách hàng sử dụng dịch vụ. - Kiểm tra sự sắp xếp những dịch vụ được khách hàng yêu cầu với phòng khách hàng để chuẩn bị cho việc xếp hàng. - Kiểm tra với hải quan về những thông tin bốc dỡ hàng tại Nội Bài. - Đề nghị với khách hàng những điều kiện để có thể thực hiện việc thanh toán các khoản thuế với hải quan. - Trợ giúp khách hàng trong việc sắp xếp và làm các thủ tục giao nhận hàng hoá ở hải quan. - Cung cấp các dịch vụ cho khách hàng nếu khách hàng yêu cầu. Thực hiện việc hỏi ý kiến của khách hàng trong một số tình huống như về : loại hình vận chuyển, các điều kiện cần thiết cho phù hợp với yêu cầu xếp hàng của họ. - Trợ giúp phòng Marketing báo gửi các dịch vụ đưa ra những lời khuyên về thị trường và giải quyết các dịch vụ hỗ trợ tăng thêm với khách hàng. - Nhận tiền từ thủ quỹ để làm thanh toán phí lưu trữ hàng, gửi hàng, và các phí khác phải trả. - Chịu trách nhiệm phê chuẩn tài liệu xuất nhập khẩu cho việc bốc dỡ hàng theo định kỳ. - Nhận tất cả tài liệu cần thiết từ khách hàng. - Duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng, hàng không , hải quan - Chuẩn bị các số liệu thống kê về hàng hoá xuất nhập khẩu - Báo cáo trực tiếp với giám đốc Chi nhánh về mọi hoạt động và các kế hoạch của phòng. Phòng hành chính: Cũng như các phòng hành chính trong các doanh nghiệp khác phòng hành chính của Chi nhánh chịu trách nhiệm trong việc nhận sắp xếp kiểm tra, lưu trữ các tài liệu và thực hiện việc báo cáo trực tiếp với giám đốc Chi nhánh. Chức năng nhiện vụ cụ thể của phòng hành chính là: - Nhận tài liệu về việc xếp hàng từ phòng giao dịch, kiểm tra với phòng khách hàng để làm giấy đòi nợ. - Gửi tất cả các giấy đòi nợ và tài liệu về việc xếp hàng đồng thời chuyển cho phòng kế toán để làm hoá đơn. - Kiểm tra tất cả các hoá đơn, tài liệu của các yêu cầu thanh toán. - Làm các báo cáo hàng hoá trong và ngoài kho hải quan - Lập danh sách những khách hàng được hưởng hoa hồng trên cơ sở những thông tin mà phòng kế toán và phòng khách hàng cung cấp - Chuẩn bị các báo cáo về việc xếp hàng hoá - Giải quyêt tất cả các công việc quản lý kinh doanh trong phòng và chuẩn bị các tài liệu về các Chi nhánh khác liên quan đến Chi nhánh - Báo cáo trực tiếp các công việc lên giám đốc của Chi nhánh Phòng Kế toán: Với chức năng nhiệm vụ của mình phòng kế toán đóng một vai trò không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ. Với vai trò là một phòng tập hợp các số liệu phân tích tình hình về kết quả kinh doanh, lập các báo cáo lên giám đốc của Chi nhánh phòng kế toán đã khẳng định vị trí quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của Chi nhánh Chi nhánh. Có thể nói cụ thể về chức năng nhiệm vụ của phòng kế toán như sau : - Kiểm tra với khách hàng những hóa đơn đưa ra - Lập hoá đơn trên cơ sở các tài liệu về hàng hoá đã được xếp dỡ - Liên lạc với các Chi nhánh của nước ngoài về các khoản phải trả và thực hiện việc thanh toán với các nhà cung cấp - Làm báo cáo hàng tháng về các hoá đơn đã được sử dụng - Làm các báo cáo tài chính theo quy định ( bảng cân đối kế toán , báo cáo kết quả kinh doanh , bảng lưu chuyển tiền tệ, bảng cân đối tài khoản, các báo cáo thuế ) - Làm các báo cáo theo yêu cầu của giám đốc Chi nhánh - Cập nhật tất cả các số liệu kế toán vào phần mền Chi nhánh sử dụng - Giải quyết tất cả các khoản phải thu & phải trả kế toán - Báo cáo trực tiếp với giám đốc Chi nhánh những vấn đề liên quan đến phương hướng và tình hình hoạt động của Chi nhánh Văn phòng đại diện của Chi nhánh tại Hải Phòng: - Sẽ thay mặt Chi nhánh thực hiện các giao dịch hàng hoá liên quan đến việc vận chuyển hàng hoá qua đường biển. - Văn phòng này sẽ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc Chi nhánh và phải báo cáo các hoạt động cho giám đốc Chi nhánh. - Sẽ đảm nhiệm các công việc giống như phòng giao dịch của Chi nhánh - Mọi số liệu, các chứng từ sẽ được tập hợp lên Chi nhánh của Chi nhánh Như vậy chúng ta có thể nhận thấy mỗi phòng ban trong Chi nhánh điều có những chức năng và nhiệm vụ riêng tuy nhiên tất cả đều nhằm dưới sự quản lý trực tiếp của giám đốc Chi nhánh và giữa các phòng ban này đều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong quá trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng 4 - Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh Chi nhánh cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa, đó là một loại hình dịch vụ mới ở Việt Nam hiện nay, tuy nhiên trong tương lai có thể là một trong những loại hình phát triển ở nước ta khi nước ta tham gia vào tổ chức thương mại thế giới. Cụ thể các dịch vụ Chi nhánh cung cấp: - Dịch vụ giao nhận hàng hoá bằng đường hàng không trong nước và quốc tế. - Khi khách hàng có nhu cầu nhận hàng hoá nhập khẩu hoặc xuất khẩu Chi nhánh nhận hàng hoá và giao trực tiếp cho khách hàng hoặc giao hàng cho bên đối tác của khách hàng thông qua mạng lưới đại lý ở nước ngoài nếu khách hàng có yêu cầu. - Dịch vụ giao nhận hàng hoá bằng đường biển trong nước và quốc tế. - Hàng hoá của khách hàng vận chuyển thông qua đường biển, Chi nhánh sẽ cung cấp dịch vụ trợ giúp cho khách hàng trong dịch vụ giao nhận. - Dịch vụ giao nhận hàng hoá hiện đại bằng đường bộ trong nước và quốc tế. - Dịch vụ kho bãi ( lưu kho, đóng gói lại/ tân trang trước khi xuất khẩu, dán nhãn và ghi mã hiệu trên bao bì, phân phối thu gom hàng hoá ). Ngoài dịch vụ giao nhận hàng hóa Chi nhánh còn cung cấp cho khách hàng một hệ thống kho bãi bảo quản hàng hoá khi khách hàng yêu cầu, giúp cho khách hàng trong việc đóng gói lại sản phẩm hàng hóa hoặc dán nhãn hiện. - Dịch vụ xử lý hàng hoá nhập khầu, là thủ tục hải quan của hàng hoá xuất nhập khẩu và thực hiện việc phân phối hàng hoá. - Dịch vụ làm tổng đại lý cho các hãng hàng không. - Dịch vụ tổng đại lý xử lý hàng hoá cho các hãng hàng không. Các dịch vụ Chi nhánh cung cấp khác với loại hình dịch vụ được cung cấp bởi các doanh nghiệp xuất nhập khẩu uỷ thác. Chi nhánh chỉ làm các thủ tục xuất nhập khẩu hàng hoá của khách hàng, không chịu trách nhiệm về các giao dịch mua bán hàng. Một số loại hàng hoá Chi nhánh thực hiện các thủ tục giao nhận: ( Các loại hàng hoá xuất khẩu. ( Các loại hàng hoá nhập khẩu. ( Các loại hàng hoá nhập khẩu đầu tư. ( Các loại hàng hoá nhập khẩu đầu tư gia công. ( Các loại hàng hoá tạm nhập tái xuất. Với loại hình dịch vụ cung cấp thị trường của Chi nhánh cũng có những đặc trưng riêng. Khách hàng của Chi nhánh là tất cả các doanh nghiệp trong và ngoài nước có nhu cầu giao nhận, lưu trữ hàng hoá, các doanh nghiệp có nhu cầu xuất, nhập khẩu hàng hoá trong quá trình hoạt động của mình. Thời gian thành lập không lâu nhưng Chi nhánh đã có được những bạn hàng thường xuyên, luôn giữ được mối quan hệ tốt Một trong những bạn hàng thường xuyên của Chi nhánh: - Chi nhánh TNHH Ban Dai Viet Nam - Chi nhánh TNHH JoHoKu Hải Phòng - Chi nhánh TNHH Denso Viet Nam - Tổng Chi nhánh Diệt May - Chi nhánh TNHH SD Việt Nam - Vi Con Ship Hồ Chí Minh - Tas Express CO.,LTD - HaNo Trans - Chi nhánh CP Giầy Đông Anh - Chi nhánh TNHH TM & Vận Tải MeGa - Chi nhánh TNHH Ganet Nam Định - Chi nhánh 8/3 -Chi nhánh giầy Hà Nội Bên cạnh các khách hàng Chi nhánh luôn có mối quan hệ tốt với các đối tác: - Jupiter Air services ( Malaysia) - Jupiter Japan - Jupiter Hong kong - Quang zhou Jupiter World- Link INTL Forwarding CO.,LTD - JAL Trans INC- New york Với loại hình dịch vụ giao nhận hàng hóa, thị trường tiềm năng mở ra cho Chi nhánh là lớn, đòi hỏi Chi nhánh cần tạo cho mình một dịch vụ tôt nhất cho khách hàng giữ được những khách hàng thường xuyên, tạo thêm cho mình khách hàng mới. Quy trình dịch vụ Chi nhánh cung cấp (chỉ xin nói về loại hình dịch vụ xử lý hàng hoá xuất khẩu): - Khi xuất hiện đơn đặt hàng, khách hàng yêu cầu làm thủ tục xuất khẩu một lô hàng, yêu cầu đó sẽ được tiếp nhận ở phòng Marketing & Sale, phòng này sẽ có trách nhiệm tư vấn cho khách hàng về hình thức và loại hình xuất khẩu hàng hoá & cách thức để xuất khẩu hàng hoá. - Phòng Marketing& Sale chuyển những những thông tin và yêu cầu của khách hàng tới phòng khách hàng, phòng này có trách nhiệm liên lạc với hàng không (đường biển) về các chuyến bay, thực hiện việc đặt chỗ cho các lô hàng, sau đó phòng này sẽ thông báo cho khách hàng về thời gian và địa điểm. - Sau khi hàng được chuyển đến sân bay phòng giao dịch trên Nội Bài sẽ có trách nhiệm dán nhãn ghi mã hiệu trên bao bì và thu gom hàng hoá và làm các thủ tục hải quan cần thiết cho việc xuất khẩu lô hàng. - Trên cơ sở các vận đơn mà phòng giao dịch gửi, phòng hành chính sẽ tập hợp và viết giấy đòi nợ khách hàng. - Phòng hành chính sẽ gửi cho phòng kế toán để viết hoá đơn và vào sổ. Trên đây toàn bộ quy trình của một loại hình dịch vụ Chi nhánh cung cấp. 5. Khái quát chung về công tác kế toán tại Công Ty TNHH Jupiter pacific Chi nhánh Hà Nội a/. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Chúng ta đều biết để quản lý hiệu quả các hoạt động sản xuất kinh doanh các doanh nghiệp không phân biệt thành phần kinh tế, loại hình kinh doanh, lĩnh vực hoạt động hay hình thức sở hữu đều phải sử dụng hàng loạt các công cụ quản lý khác nhau trong đó kế toán được coi là một công cụ quản lý hữu hiệu nhất.Trong mỗi loại hình Doanh Nghiệp bộ máy kế toán được tổ chức mang những đặc trưng riêng. Do đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý, bộ máy kế toán của Chi nhánh được tổ chức theo mô hình tập trung. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán trong Chi nhánh: 0 Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán của tổ chức bộ máy kế toán của Chi nhánh Chức năng nhiệm vụ của kế toán các phần hành trong bộ máy kế toán của Chi nhánh: Kế toán trưởng: - Kế toán trưởng thực hiện nhiệm vụ quản lý, điều hành chung bộ máy kế toán, trợ giúp giám đốc đưa ra các quyết định kinh doanh và trình lên giám đốc các báo cáo và định hướng về kết quả cần đạt được của Chi nhánh trong thời gian sắp tới. - Kế toán trưởng thực hiện việc tổng hợp số liệu để lên các báo cáo tài chính - Kế toán trưởng theo dõi chung về các khoản thanh toán với khách hàng. - Kế toán trưởng là người trực tiếp phân công công việc cho các kế toán viên phần hành và chịu trách nhiệm trước giám đốc Chi nhánh về những công việc của phòng kế toán. Kế toán giá thành dịch vụ - Kế toán giá thành dịch vụ thực hiện công việc tập hợp các chi phí liên quan đến giá thành của dịch vụ để lên bảng tính giá thành, công việc tập hợp và theo dõi các chi phí khác mà không được tính vào giá thành dịch vụ như các chi phí về quản lý, các chi phí về tiền lương các chi phí bất thường khác .. - Kế toán giá thành sẽ chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng về công việc đã được phân công. Kế toán tiền lương - Thực hiện theo dõi hạch toán tiền lương của cán bộ công nhân viên trong Chi nhánh và theo dõi các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT trong Chi nhánh không có thực hiện trích kinh phí công đoàn. - Bên cạnh việc hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương kế toán tiền lương còn thực hiện theo dõi về vật tư và tài sản cố định của Chi nhánh vì vật tư và tài sản cố định của Chi nhánh chỉ có một số lượng nhỏ và số lượng nghiệp vụ phát sinh liên quan đến nó không đáng kể. - Kế toán phần hành tiền lương chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng về công việc được giao. Kế toán thanh toán - Kế toán thanh toán theo dõi các khoản phải thu phải trả của từng khách hàng, nhà cung cấp, lập các báo cáo về các khoản phải thu phải trả của các khách hàng thường xuyên. - Theo dõi các khoản phải thu phải trả nội bộ. - Theo dõi doanh thu của dịch vụ và các khoản thu nhập khác liên quan. - Kế toán thanh toán chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng về các công việc đã được giao. Kế toán ngân hàng - Theo dõi các khoản tiền trong ngân hàng của Chi nhánh, lưu chuyển của luồng tiền ra vào. - Kế toán ngân hàng kiêm theo dõi về tiền mặt của Chi nhánh và các khoản tạm ứng cho cán bộ công nhân viên trong đơn vị. - Kế toán ngân hàng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng và chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng về phần hành mà mình đảm nhiệm.