Chuyên đề Phân Tích Thiết Kế Phần Mềm Quản Lí Nhân Sự Tại Công Ty Cơ Khí Ô Tô 1- 5

Lời Mở Đầu Trên thế giới vào khoảng một hai thập niên trở lại đây, lĩnh vực tin học đã có những bước tiến vượt bậc. Nó đã tác động sâu rộng đến nhiều lĩnh vực hoạt động của con người từ lĩnh vực khoa học kỹ thuật như: điện tử, tự động đến các lĩnh vực các lĩnh vực quản lí kinh tế xã hội.Nhờ có tin học mà mọi hoạt động sản xuất và quản lí của con người trở nên phong phú, đơn giản, thuận tiện hơn và mang lại nhiều lợi ích. ở Việt Nam ta hiện nay, tin học cũng có những bước tiến vượt bậc. Nó không còn xa lạ với mọi người và ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội cũng như lĩnh vực quản lí. ở một số doanh nghiệp và tổ chức, tin học thường dược ứng dụng trong việc quản lí như: quản lí nhân lực, quản lí nguyên vật liệu, quản lí tài sản, quản lí lương ... Công Ty Cơ Khí Ô Tô 1-5 là một doanh nghiệp sản xuất ô tô lớn, là con chim đầu đàn của nghành công nghiệp sản xuất ô tô Việt Nam. Công ty đã có gần năm mươi năm hình thành và phát triển. Vấn đề nhân lực cũng đã được công ty quan tâm và thực hiện. Nhưng việc quản lí vẫn chủ yếu thực hiện bằng công nghệ quản lí thủ công truyền thống. Quản lí nhân lực là một vấn đề lớn, phức tạp và thực sự cần thiết đối với bất kì một công ty, một doanh nghiệp sản xuất nào. Bởi lẽ quản lí nhân lực là quản lí con người, nó tác động trực tiếp đến vấn đề hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực của mỗi doanh nghiệp. Nó ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp đó. Vì vậy việc tin học hoá trong lĩnh vực quản lí nhân lực tại Công Ty Ô Tô 1- 5 là vấn đề cần thiết được đặt ra. Do đó, em chọn đề tài: “ Phân Tích Thiết Kế Phần Mềm Quản Lí Nhân Sự Tại Công Ty Cơ Khí Ô Tô 1- 5 “ làm đề tài cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp. Phần mềm quản lí nhân sự cho phép thực hiện việc cập nhật các hồ sơ về các cán bộ công nhân viên tại công ty, cho phép thống kê và lập các báo cáo liên quan như : danh sách cán bộ công nhân viên tại các phòng ban, các phân xưởng, các xí nghiệp của công ty, cũng như việc tìm kiếm một cán bộ theo một tiêu chí nhất định . Bố cục bài chuyên đề thực tập gồm: Tên đề tài : “ Phân tích thiết kế phần mền quản lí nhân sự tại công ty cơ khí ô tô 1-5 “ Lời Mở Đầu ChươngI: Tổng quan về công ty cơ khí ô tô 1-5 và lí do chọn đề tài. ChươngII: Cơ sở lí luận trong việc nghiên cứu đề tài . ChươngIII: Phân tích thiết kế phần mềm quản trị nhân sự tại công ty cơ khí ô tô 1-5. Kết Luận Chương I Tổng Quan về Công ty cơ khí ô tô 1-5 I. Tổng quan về công ty cơ khí ô tô 1-5 1. Giới thiệu chung về công ty cơ khí ô tô 1-5 Công ty có tên giao dịch “ Công Ty Cơ Khí Ô Tô 1-5 “, trực thuộc Tổng Công Ty Công Nghiệp Ô Tô Việt Nam. Địa chỉ liên hệ: Km 15, Quốc lộ 3, Thị trấn Đông Anh, Hà Nội. Điện thoại: (04) 8820486, (04) 8820308. Hiện nay, Công ty có khoảng 2000 cán bộ công nhân viên. Trong đó: 370 ngưòi là lao động nữ, 290 lao động có trình độ Đại Học và Cao Đẳng, còn lại là trình độ trung cấp và công nhân sản xuất. Cơ cấu tổ chức của công ty gồm có: - Một giám đốc và bốn phó giám đốc - Phòng chức năng: 09 phòng. - Ban chức năng: 03 ban. - Trung Tâm chức năng: 01 trung tâm. - 04 Xí nghiệp sản xuất - 01 nhà ăn ca Ngoài ra công ty còn có các đại lí ở một số tỉnh thành : TP Hồ Chí Minh. TP Cần Thơ, Tỉnh Thanh Hoá, TP Thái Bình, Tỉnh Hà Tây... Công ty cơ khí ô tô 1-5 chuyên hoạt động trong các lĩnh vực: Thiết kế, chế tạo máy thi công, sản xuất các sản phẩm cơ khí, sửa chữa lắp ráp đóng mới ô tô. Đảng bộ cơ sở trực thuộc Đảng bộ huyện Đông Anh, thành phố Hà Nội. Công đoàn cơ sở trực thuộc Công đoàn của Tổng công ty cơ khí giao thông vận tải. Quá trình hình thành và phát triển Đến nay, Công Ty có gần năm mươi năm hình thành và phát triển. Công Ty được thành lập vào ngày 01/05/1956 . Thành lập lại theo nghịđịnh 388 tại QĐ 1041/QĐ-TCCB-LĐ ngày 27/05/1993 của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải. Ban đầu Công Ty có 4 xưởng sản xuất: - Xưởng AVIA - Xưởng GK 115 - Xưởng GK 125 - Xưởng Yên Ninh Trong đó xưởng AVIA là do Pháp xây dựng tại Hà Nội từ năm 1925. Công Ty Cơ Khí Ô Tô 1-5 là cơ sở đầu tiên chế tạo thành công chiếc ô tô đầu tiên của Việt Nam và đã được diễu hành trong ngày Quốc Khánh 2/9/1960. Sau gần 50 năm hoạt động Công Ty đã được Đảng, Nhà Nước và Chính Phủ trao tặng : - 01 Huân chương lao động hạng nhất năm 1998. - 02 Huân chương lao động hạng nhì năm 1959 và 1960. - 05 Huân chương lao động hạng ba năm 1961, 1965, 1972. - Bốn năm đựơc tặng cờ luân lưu của chính phủ: 1986, 1998, 1999 và 2002 - Hai năm được nhận cờ đơn vị xuất sắc của Bộ GTVT năm 1996 và 1998. - Hai bằng khen của Bộ GTVT các năm: 1994, 1995. Nhất là năm 2000 Công Ty Cơ Khí Ô Tô 1-5 đã vinh dự được Đảng, Nhà Nước và Chính Phủ tặng danh hiệu anh hùng lao động trong thời kì đổi mới. Dưới đây là bảng kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công Ty trong ba năm trở lại đây: STT Danh mục Năm2001 (triệu) Năm2002 (triệu) Năm2003 (triệu) 1 Tổng tài sản hiện có 143.742 340.608 342.180 2 Tài sản lưu động 108.771 285.744 305.778 3 Lợi nhuận trước thuế 1.409 3.090 4.050 4 Lợi nhuận sau thuế 1.057 2.317 2.753 5 Doanh thu 100.705 312.696 763.796 2. Giới thiệu phòng Tổ Chức - Lao Động Phòng Tổ Chức – Lao Động có nhiệm vụ tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cho công ty. Phòng co trách nhiệm quản lí tốt nguồn nhân lực hiện có của công ty và phải có chiến lược phát triển nguồn nhân lực. Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận : - Trưởng phòng: Tham mưu cho giám đốc trong việc quản lý, bố trí và phát triển nguồn nhân lực cùng các chế độ, chính sách xã hội khác như tiền lương, bảo hiểm … Trưởng phòng có nhiệm vụ quản lý và bố trí nguồn nhân lực, tổ chức và xây dựng các chương trình đào tạo phát triển nguồn nhân lực. - Phó phòng: Tham mưu cho trưởng phòng, giúp việc cho trưởng phòng. Phòng có bốn bộ phận chức năng chính: - Bộ phận Tiền lương: Quản lí theo dõi, giải quyết việc thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty. - Bộ phận Tuyển dụng - Đào tạo: Quản lí theo dõi việc tuyển dụng và đào tạo cán bộ công nhân viên. - Bộ phận Chính sách xã hội: Quản lí theo dõi việc thực hiện các chế độ chính sách xã hội theo đúng quy định của nhà nước như: hưu trí, tử tuất, tai nạn ốm đau ... - Bộ phận Bảo hiểm – Lao động: Thực hiện kiểm tra công tác an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ. Sơ đồ tổ chức của phòng Tổ chức – Lao động Trưởng Phòng Phó Phòng Bộ phận Tuyển dụng- Đào tạo Bộ phận Bảo hiểm lao động Bộ phận Chế độ CS - XH Bộ phận Tiền lương 3. Sơ đồ tổ chức của công ty cơ khí ô tô 1-5 Giám đốc Phó giám đốc nội chính Phó giám đốc sản xuất Phó giám đốc kỹ thuật Phó giám đốc kinh doanh XN SX chi tiết & NT ô tô XN sản xuất xe Buyt XN sản xuất xe khách XN chế tạo máy công trình Văn Phòng công ty Phòng Tổ chức lao động Ban Ytế vệ sinh MT Ban bảo vệ Nhà ăn công ty Ban thanh tra chất lượng Phòng KCS Phòng Ký thuật CN Phòng Tài chính kế toán Phòng cung ứng vật tư Trung tâm bảo hành Phòng KHTT & ĐHSX Phòng QlDA & XDCB Phòng Cơ điện Ban KT LĐTL PX SX mảng PX GKTH K35 K38 K51 PX Sơn PX nội thất PX CKD Ban KT ĐH LĐTL PX SX mảng PX GKTH B40 B60 B80 PX Sơn PX nội thất PX CKD Ban KT LĐTL PX cơ khí PX ghế đệm PX SX chi tiết ôtô Px com pa zit Ban KT LĐTL PX máy CT PX lắp ráp ôtô II. Tính cấp thiết Phải tin học hoá Khâu quản lí nhân sự tại công ty ô tô 1-5 Vấn đề quản lí nhân sự là một vấn đề lớn, cần thiết cho bất kì một công ty, một doanh nghiệp nào. Việc quản lí tốt nguồn nhân lực sẽ nâng cao hiệu quả sử dụng nhân lực tại công ty, sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sản xuất của công ty. Hơn nữa, một công ty lớn như Công Ty Cơ Khí Ô Tô 1-5 thì việc giải quyết tốt vấn đề nhân lực là rất cần thiết. Với nguồn nhân lực hiện có là 2000 cán bộ công nhân viên, thì việc quản lí nguồn nhân lực khá phức tạp và khó khăn. Mặt khác, hiện nay tại phòng nhân sự của Công Ty có sáu máy tính chỉ sử dụng chủ yếu cho việc đánh các báo cáo, thông báo của công ty, chưa tận dụng được hết tính năng và lợi ích vốn có của máy tính, cho nên sử dụng máy tính hiện rất lãng phí. Hiện nay, việc quản lí nguồn nhân lực tại Công Ty tất cả đều thực hiện bằng phương pháp thủ công truyền thống, lưu trữ dữ liệu vẫn bằng giấy. Việc lưu trữ bằng giấy không những tốn nhiều chi phí cho việc mua giấy lẫn công tác bảo quản. Hơn nữa, Mỗi khi cần thông tin hay lên báo cáo thì việc kết xuất thông tin sẽ rất vất vả và tốn nhiều thời gian đôi khi còn thiếu chính xác. Nếu mọi công việc quản lí nhân sự đều được thực hiện trên máy tính thì sẽ giải quyết được mọi hạn chế của việc quản lí, lưu trữ bằng giấy tờ. Nó sẽ rút ngắn thời gian lập báo cáo và giảm số nhân lực cho công việc lập báo cáo để thực hiên công việc khác. Ngoài ra, việc quản lí trên máy còn tận dụng được các máy tính đã có sẵn của Công Ty, khi đó sẽ không mất chi phí bảo quản. Như vậy, vấn đề ứng dụng tin học trong quản lí nhân sự tại Công Ty Cơ Khí Ô Tô 1-5 là rất cần thiết. Nó sẽ giải quyết mọi vấn đề về thời gian và chi phí khi quản lí bằng công nghệ truyền thống. Đồng thời sẽ giúp người quản lí xử lí dữ liệu và tổng hợp dữ liệu nhanh và chính xác hơn. Chương II Cơ Sở Phương pháp luận nghiên cứu đề tài I. khái niệm về hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu ... thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lí và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào của hệ thống được lấy từ các nguồn và được xử lí bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả của nó sẽ được chuyển đến các đích hoặc vào các kho dữ liệu. Hệ thống thông tin của mỗi tổ chức đều có những đặc thù riêng nhưng nó vẫn tuân theo quy tắc trên. Dưới đây là mô hình hệ thống thông tin tổng quát: Đích Nguồn Thu thập Phân phát Xử lí & Lưu trữ Kho dữ liệu Như vậy, mọi hệ thống thông tin đều có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lí, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra. II. Các khái niệm liên quan đến cơ sở dữ liệu Dữ liệu có vai trò sống còn đối với một tổ chức hay một doanh nghiệp. Bởi lẽ, dữ liệu của một tổ chức, một doanh nghiệp phục vụ trực tiếp cho công việc quản lí và kinh doanh của chính doanh nghiệp đó. Hơn nữa, dữ liệu của một công ty có dung lượng rất lớn có thể lên đến hàng gigabytes. Nếu mất những dữ liệu đó thì tổ chức, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong quản lí và kinh doanh như: định giá sản phẩm bán hoặc mua, tính lương cho nhân viên, điều hành một tổ chức…Vì vậy bất kì một nhà quản lí nào cũng rất quan tâm đến việc quản lí dữ liệu của công ty, của doanh nghiệp. Đối với một phân tích viên hệ thống thì khi phân tích, thiết kế một hệ thống thông tin thì cần thiết là phải phân tích cơ sở dữ liệu của hệ thống. Cở sở dữ liệu bắt đầu từ những khái niệm sau: Thực thể: Thực thể là một đối tượng nào đó mà nhà quản lí muốn lưu trữ về nó. chẳng hạn: nhân viên, máy móc thiết bị, hợp đồng mua bán, khách hàng ... Khi nói đến thực thể cần hiểu rõ là nói đến một tập hợp các thực thể cùng loại. Trường dữ liệu: Để lưu thông tin về từng thực thể, người ta thiết lập cho nó một bộ thuộc tính để ghi giá trị cho các thuộc tính đó. Mỗi một thuộc tính được gọi là một trường. Nó chứa một mẩu tin về thực thể cụ thể. Bản ghi: Tập hợp bộ giá trị của các trường của một thực thể cụ thể làm thành một bản ghi. Bảng: Toàn bộ các bản ghi lưu trữ thông tin cho một thực thể tạo ra một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trường. Cơ sở dữ liệu: được hiểu là tập hợp các bảng có liên quan với nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sự quản lí của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người sử dụng khác nhau, với những mục đích khác nhau. Khi xem xét đến cơ sở dữ liệu, ta cũng phải xét đến những thao tác, hoạt động chính của nó như: cập nhật dữ liệu, truy vấn dữ liệu, lên các báo cáo từ cơ sở dữ liệu. Cập nhật dữ liệu: Dữ liệu được nhập vào cơ sở dữ liệu qua việc nhập dữ liệu. Dữ liệu có thể được nhập vào từ nhiều nguồn khác nhau: từ điện thoại, từ phiếu có sẵn, từ những bản ghi lich sử, từ các tệp tin máy tính hoặc từ nhiều thiết bị mang tin khác. Truy vấn dữ liệu: truy vấn dữ liệu là làm thế nào để lấy được dữ liệu từ cơ sở dữ liệu. Để thực hiện được điều này ta phải có một cách thức nào đó giao tiếp với cơ sở dữ liệu, Thông thường là thông qua một dạng nào đó của ngôn ngữ truy vấn, có hai dạng ngôn ngữ truy vấn: Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúcSQL: đây là ngôn ngữ phổ dụng nhất được dùng để truy vấn các cơ sở dữ liệu hiện nay. Ngôn ngữ truy vấn bằng ví dụ QBE: nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu có cách thức đơn giản hơn để giao tác với cơ sở dữ liệu là dựa vào khái niệm QBE. QBE tạo cho người sử dụng một lưới điền hoặc một mẩu để xây dựng cấu trúc một mẩu hoặc mô tả dữ liệu mà họ muốn tìm kiếm. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu hiện đại sử dụng giao diện đồ hoạ và kỹ thuật rê chuột để tạo truy vấn một cách dễ dàng và nhanh chóng. Lập các báo cáo: báo cáo là những dữ liệu kết xuất ra từ cơ sở dữ liệu, được tổ chức sắp xếp và đưa ra dưới dạng in ấn. Tuy nhiên báo cáo có thể được thể hiện trên màn hình. Tổ chức và mô hình dữ liệu: dữ liệu phải được tổ chức theo một cách nào đó để không dư thừa và dễ tìm kiếm, phân tích và hiểu dược chúng. Thông thường dữ liệu được tổ chức dưới 3 mô hình: mô hình phân cấp, mô hình mạng lưới và mô hình quan hệ. III. Lý thuyết về phân tích thiết kế hệ thống 1. Phân tích yêu cầu Phân tích yêu cầu của hệ thống là một công đoạn quan trọng cho việc quyết định sự thành bại của dự án. Một sai lầm phạm phải trong giai đoạn này sẽ làm lùi bước trên toàn dự án, kéo theo những chi phí lớn cho tổ chức. Vì vậy khi nhận được yêu cầu của bài toán thì ta phải đi phân tích yêu cầu cần có của hệ thông định xây dựng. Trong khâu đánh giá yêu cầu hệ thống, phải dánh giá hệ thống khả thi về những mặt nào, hệ thống cũ còn những sai sót gì, hệ thống mới sẽ được giải quyết như thế nào. Đánh giá tầm quan trọng việc thực hiện hệ thống mới. Đánh giá yêu cầu bao gồm các công đoạn sau: lập kế hoạch, làm rõ yêu cầu, đánh giá khả thi, chuẩn bị và trình bày báo cáo. 2. Phân tích chi tiết Sau khi đánh giá yêu cầu của hệ thống phân tích viên thực hiện công việc tiếp sau là phân tích chi tiết hệ thống hiện tại. Giai đoạn này có tầm quan trọng trong khâu phân tích hệ thống. mục đích của giai đoạn này là đưa ra được chuẩn đoán về hệ thống đang tồn tại, nghĩa là xác định được những vấn đề chính mà hệ thống đang tồn tại, mục tiêu cần đạt được của hệ thống mới và đề xuất ra được các giải pháp cho phép đạt được các mục tiêu trên. Trong phân tích chi tiết phân tích viên phải đưa ra được mô hình hoá luồng thông tin và luồng dữ liệu của hệ thống hiện tại. 2.1. Các kí pháp được sử dụng trong quá trình mô hình hoá luồng thông tin Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc sử lí, lưu trữ bằng các sơ đồ. Các kí pháp của sơ đồ luồng thông tin: - Xử lí: Thủ công Người- Máy Tin học hoá hoàn toàn - Kho dữ liệu: Thủ công Tin học hoá Tài liệu - Dòng thông tin: - Điều khiển 2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu Sơ đồ luồng dữ liệu cũng dùng để mô tả hệ thống thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lí, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không quan tâm đến thời điểm và đối tượng xử lí. Nó chỉ mô tả hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. Trong sơ đồ sử dụng các kí pháp sau: Tên nguồn hoặc đích Nguồn hoặc Đích Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu Tên tiến trình xử lí Tiến trình xử lí Tệp dữ liệu Kho dữ liệu Các mức của sơ đồ DFD: Sơ đồ ngữ cảnh: Thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mô tả sao cho chỉ cần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Sơ đồ phân rã của hệ thống: Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dung kỹ thuật phân dã sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ khung ngữ cảnh, người ta phân rã thành sơ đồ mức 0, mức 1, mức 2… 3. Thiết kế cơ sở dữ liệu Đây là khâu thiết kế lô gíc của hệ thống thông tin mới.Sau khi kết thúc khâu phân tich chi hệ thống cũ phân tích viên bắt tay vào thiết lô gíc cho hệ thống mới trên cơ sở đã phân tích chi tiết trước đó. Sản phẩm đầu ra của giai đoạn này là các sơ đồ luồng dữ liệu cho hệ thống mới và các sơ đồ cấu trúc dữ liệu của hệ thống. Xây dựng mô hình lô gíc cho hệ thống thông tin mới là một quá trình tương đối phức tạp, cần phải có sự hiểu biết sâu sắc về hệ thống đang tồn tại và biết làm chủ các công cụ thiết kế lô gic cho hệ thống. Thiết kế các bộ phận của hệ thống sẽ bao gồm: thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế xử lí, thiết kế vào ra cho hệ thống. 3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu của hệ thống Thiết kế cơ sở dữ liệu của hệ thống là xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng hệ thống thông tin mới. Thiết kế cơ sở dữ liệu của hệ thống được sử dụng hai phương pháp sau: a) Thiết kế cơ sở dữ liệu đi từ các thông tin đầu ra của hệ thống.Xác định các tệp cơ sở dữ liệu trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệ thống là phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế cơ sở dữ liệu.Nó được thiết kế theo các bước sau: Bước 1 Xác định các đầu ra - Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra. - Nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận của chúng. Bước 2 Xác định các tệp cần cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra.- Liệt kê các phần tử thông tin đầu ra : liệt kê các thuộc tính thành danh sách. Đánh dấu các thuộc tính lặp , là các thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu. Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh và loại bỏ ra khỏi danh sách gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin dầu ra.Xem xét loại bỏ các thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lí. - Thực hiện chuẩn hoá mức 1( 1.NF) : trong mỗi danh sách không được phép chứa các thuộc tính lặp. Nếu có thuộc tính lặp thì phải tách ra thành một danh sách con, có một ý nghĩa dưới góc độ quản lí và gắn thêm cho nó một tên tìm một thuộc tính định danh . - Thực hiện chuẩn hoá mức 2(2.NF) : trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không phụ thuộc vào một phần của khoá. Nếu có phụ thuộc một phần thì phải tách thành danh sách mới và tìm thuộc tính định danh cho nó. - Thực hiện chuẩn hoá mức 3 (3.NF): trong danh sách không có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu có thì phải tách chúng thành danh sách mới với thuộc tính định danh mới. Mỗi danh sách sau khi chuẩn hoá mức 3 sẽ là một tệp cơ sở dữ liệu. Bước 3 Tích hợp các tệp để tạo ra một cơ sở dữ liệu. Bước 4 Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ cơ sở dữ liệu. Bước 5 Xác định liên hệ lô gíc giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc giữa các tệp. b) Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá: Mô hình dữ liệu quan niệm được thể hiện bằng sơ đồ mối quan hệ thực thể. Trong sơ đồ có sử dụng ba ký pháp sau: Thực thể: được dùng để biểu diễn những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực thể mà ta muốn lưu trữ thông tin về nó. Tên của thực thể là một danh từ và nó được biểu diễn bằng một hình trữ nhật: Tên thực thể Thực thể Liên kết: một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thực thể khác. Nó có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau. Giữa các thực thể có thể tồn tại các mối liên kết sau: + Liên kết một – một. + Liên kết một – nhiều: mỗi lần xuất hiện của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B và một lần xuất hiện của B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuất hiện của A. + Liên kết nhiều – nhiều: một lần xuất hiện của A được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất hiện của B và mỗi lần xuất hiện của B cũng được liên kết với nhiều lần của A. Liên kết Mối liên kết của các thực thể được biểu diễn bằng hình thoi và bằng động từ: Liên kết Thuộc tính : dùng để mô tả các đặc trưng của một thực thể hoặc một quan hệ. Có ba loại thuộc tính: thuộc tính mô tả, thuộc tính định danh và thuộc tính quan hệ.Thuộc tính định danh là thuộc tính dùng để xác định một cách duy nhất mỗi lần xuất hiện của thực thể, giá trị của nó là duy nhất. Thuộc tính mô tả dùng để mô tả về thực thể. Thuộc tính quan hệ dùng để chỉ đến một lần xuất nào đó trong thực thể có quan hệ. Sau khi xác định được sơ đồ quan hệ thực thể ta phải chuyển sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu. + Đối với quan hệ một chiều: loại liên kết một – một và một - nhiều thì tạo ra một tệp dữ liệu duy nhất. Liên kết nhiều – nhiều tạo ra hai tệp, một tệp thể hiện thực thể, một tệp thể hiện mối quan hệ. + Đối với quan hệ hai chiều: loại liên kết một – một tạo ra hai tệp ứng với hai thực thể.Loại liên kết một – nhiều tạo ra hai tệp ứng với hai thực thể. Loại liên kết nhiều – nhiều tạo ra hai tệp mô tả hai thực thể và một tệp mô tả quan hệ của hai thực thể. 3.2. Thiết kế lô gíc xử lí Hoạt động xử lí của dữ liệu bao gồm hai công việc : tra cứu và cập nhật dữ liệu. Ta xem xét một số khái niệm cơ sở cho quá trình phân tích cập nhật và phân tích tra cứu. + Sự kiện: việc thực hiện khi đến nó làm khởi sinh sự thực hiện của một hoặc nhiều việc khác.Sự kiện cập nhật xảy ra khi phát sinh một dữ liệu mới mà ta cần lưu trữ thì ta phải cập nhật nó. + Phân tích tra cứu: phân tích tra cứu là tìm xem bằng cách nào để có được những thông tin đầu ra từ tệp đã được thiết kế trong phần thiết kế cơ sở dữ liệu. + Phân tích cập nhật: thông tin trong cơ sở dữ liệu luôn phải được cập nhật thường xuyên để đảm bảo cơ sở dữ liệu phản ánh tình trạng mới nhất của các đối tượng mà nó quản lí. 3.3.Thiết kế vào ra của hệ thống Thiết kế khuông dạng của các đầu vào và đầu ra của hệ thống phải hợp lí thuận tiện và đẹp, việc thiết kế đầu vào và ra của hệ thống mà không hợp lí đẹp mắt sẽ làm cho người sử dụng không muốn sử dụng hệ thống mặc dù nó có được đánh giá cao ở khía cạnh khác. Một số thiết kế cách thức giao tác người – máy : giao tác bằng một số tập hợp lệnh, Giao tác bằng bàn phím, giao tác bằng dạng thực đơn(menu),giao tác bằng dạng biểu mẫu và bằng dạng hoạ tiết. 3.4. Mã hoá dữ liệu Mã hoá là việc rất cần thiết khi xây dựng một hệ thống thông tin. việc mã hoá dữ liệu mang lại nhiều lợi ích sau: + Nhận diện không nhầm lẫn các đối tượng, nó mang tính duy nhất. + Mô tả nhanh chóng các đối tượng. + Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn. Mã hoá được xem là việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính quy ước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn. Các phương pháp mã hoá cơ bản: + phương pháp mã hoá phân cấp: Theo phương pháp nàyđối tượng được phân cấp từ trên xuống, được xây dựng từ trái qua phải và được kéo dài về phía bên phải để thể hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn. + Phương pháp mã hoá liên tiếp: mã này được tạo ra bởi một quy tắc tạo dãy nhất định. Đối với phương pháp này có ưu điểm không nhầm lẫn và tạo lập dễ dàng, tuy nhiên nó có nhược điểm là không gợi nhớ và không cho phép chèn thêm mã vào giữa hai mã cũ. + Phương pháp mã hoá tổng hợp: đây là phương pháp kết hợp giữa mã hoá liên kết và mã hoá phân cấp. + Phương pháp mã hoá gợi nhớ: phương pháp này căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng. Phương pháp này có ưu điển là gợi nhớ cao có thể nới rộng dễ dàng. Tuy nhiên nó có nhược điểm là ít thuận lợi cho tổng hợp và phân tích, nó có mã dài hơn. +Phương pháp mã hoá nối ghép: ưu điểm của phương pháp này là nhận diện không nhầm lẫn, có khả năng phân tích cao và có khả năng kiểm tra thuộc tính. Khi mã hoá dữ liệu thì bộ mã hoá mà càng ngắn thì càng tốt, điều đó sẽ giúp tiết kiệm bộ nhớ, tiết kiệm thời gian nhập liệu và giảm sai sót khi sử dụng đồng thời phải dễ kiểm tra. 4. Triển khai hệ thống và thử nghiệm chương trình Giai đoạn triển khai hệ thống thông tin có nhiệm vụ đưa ra các quyết định tới việc lựa chọn công cụ phát triển hệ thống, tổ chức vật lý của cơ sở dữ liệu. Mục đích của giai doạn là xây dựng một hệ thống hoạt động tốt và có hiệu quả Một số khái niệm liên quan đến thiết kế vật lí trong: Sự kiện: là một việc thực khi đến nó làm khởi sinh việc thực hiện của một hoặc nhièu xử lí nào đó. Công việc: là một dãy các xử lí có chung một sự kiện khởi. Tiến trình: một dãy các công việc mà các xử lí bên trong của nó nằm trong cùng một lĩnh vực nghiệp vụ. Nhiệm vụ: là một xử lí được xác định thêm các yếu tố về mặt tổ chức và về phương thức xử lí. Pha xử lí: là tập hợp các nhiệm vụ có tính đến các yếu tố tổ chức và sự thực hiện chúng, không phụ thuộc vào sự kiện nào khác mà chỉ phụ thuộc vào sự kiện khởi sinh ban đầu. Công Việc Tiến trình 1 Tiến trình 2 Tiến trình 3 Pha 1 Pha 2 Pha 3 Ta có sơ đồ sau: Mô đun xử lí: là một xử lí cập nhật hoặc tra cứu bên trong của một pha và thao tác với số lượng tương đối ít dữ liệu. đây là cách chia nhỏ các xử lí. Thử nghiệm hệ thống: Thử nghiệm chư