Chuyên đề Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng trong công ty cổ phần hoá chất và vật tư khoa học kỹ thuật Hà Nội

Lời mở đầu Nền kinh tế nước ta đang trong giai đoạn chuyển từ kế hoạch hoá tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường có sự điều tiết của nhà nước vì vậy nhu cầu mở rộng hoạt động kinh doanh với tất cả các nước trong khu vực cũng như trên thế giới là công việc hết sức cần thiết. Trong điều kiện của kinh tế thị trường hầu hết các doanh nghiệp đều đang gặp phải nhiều thách thức lớn, phải chịu sự cạnh tranh gay gắt của thị trường về chất lượng, giá cả và mẫu mã sản phẩm. Do đó, vấn đề đặt ra là một doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trường trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu cần phải có tiềm lực về đội ngũ lao động có trình độ, tạo lập được uy tín, xây dựng chiến lược kinh doanh hợp lý, nắm vững được thị hiếu của người tiêu dùng, giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao chất lượng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu, thị hiếu đó. Đối với mỗi doanh nghiệp thì vai trò của người lao động là rất quan trọng, đây là điều kiện để có thể tồn tại và phát triển. Mọi người lao động tài năng, quyết đoán có thể dẫn tới doanh nghiệp vượt qua mọi khó khăn đồng thời có thể doanh nghiệp phát triển toàn diện. Chính vì vậy mà việc nâng cao hiệu quả trong công tác quản trị là vô cùng quan trọng. Trong thời gian thực tập tại Công Ty Cổ Phần Hoá Chất và Vật Tư Khoa Học Kỹ Thuật Hà Nội, em nhận thấy công ty này là công ty vốn chuyển từ cơ chế tâp trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường, để theo kịp với nhịp độ phát triển của thời đại công ty cũng có nhiều sự thay đổi về phương thức bán hàng, phương thức tiêu thụ hàng hoá. Tuy nhiên hoạt động mua hàng của công ty vẫn chưa được quan tâm thực sự. Đây là vấn đề mà không chỉ của công ty này mà gần như các doanh nghiệp khác nó cũng như vậy, hầu như các doanh nghiệp chỉ quan tâm đến hoạt động bán hàng. Các doanh nghiệp quan tâm đến việc mang lại nhiều lợi nhuận hơn là quan tâm đến việc giảm chi phí mua hàng. Trong khi đó mua hàng lại là khâu đầu tiên của quá trình kinh doanh vậy mà nó lại chưa được đánh giá đúng vị trí đầu tiên. Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng, hoạt động bán hàng có được tốt hay không còn phụ thuộc vào hoạt động mua hàng. Hơn nữa mua hàng tốt tạo điều kiện tăng lợi nhuận. Chính vì những lý do trên mà em chọn đề tài “ Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng trong công ty cổ phần hoá chất và vật tư khoa học kỹ thuật Hà nội”. Làm đề tài cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Thông qua quá trình nghiên cứu này sẽ giúp em có thể hiểu rõ hơn về hoạt động quản trị mua hàng trong doanh nghiệp không chỉ trên lý thuyết mà còn thông qua thực tế. Ngoài phần mở đầu và phần kết luận đề tài gồm ba chương lớn: Chương I: Cơ sở lý luận chung về quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại. Chương II: Khảo sát thực tế và đánh giá công tác quản trị mua hàng tại công ty cổ phần hoá chất và vật tư khoa học kỹ thuật. Chương III: Các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng trong công ty. Chương I. Lý luận chung về công tác quản trị mua hàng I/ Khái niệm , vai trò và mục tiêu của công tác quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại. 1./ Khái niệm quản trị mua hàng tronh doanh nghiệp thương mại. 1.1/ Khái niệm mua hàng trong doanh nghiệp thương mại Mua hàng là nghiệp vụ nhằm tạo ra yếu tố đầu vào một cách đầy đủ, kịp thời, phù hợp với nhu cầu của khách hàng và kế hoạch bán ra của doanh nghiệp với chi phí thấp nhất. Mua hàng là khâu cơ bản đầu tiên của hoạt động kinh doanh, vì vậy mua hàng là điều kiện để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tôn tại và phát triển. Dưới góc độ của nhà Quản Trị thì mua hàng hoàn toàn trái ngược với bán hàng. Nếu bán hàng có nghĩa là tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hàng hoá dịch vụ một cách có hệ thống và tìm cách làm tăng ý thức về nhu cầu đó thì mua hàng là phủ nhận hoặc đình hoãn nhu cầu đó cho tới khi tìm ra được điều kiện mua hàng tốt. Thực chất mua hàng là biểu hiện mối quan hệ giữa người với người, bề ngoài được thể hiện ở quan hệ trao đổi, mua bán hay phản ánh nội dung của lưu thông hàng hoá. 1.2/ Khái niệm Quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại. Quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại là những hoạt động Quản trị đối với các yếu tố vật chất và con người có liên quan trực tiếp và gián tiếp đến việc mua hàng hay tạo ra nguồn hàng cho doanh nghiệp thương mại. Hay Quản trị mua hàng được hiểu là Quản trị một hoạt động cụ thể của quá trình kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại. Đó là những hoạt động của nhà Quản Trị Doanh Nghiệp nói chung và các nhà Quản trị mua hàng nói riêng, nó liên quan đến quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đão điều hành và kiểm tra kiểm soát hoạt động mua hàng của doanh nghiệp. Quá trình mua hàng là quá trình phân tích để đi đến quyết định mua hàng là gì? Của ai? Số lượng và giá như thế nào? Đây là một quá trình phức tạp được lặp đi, lặp lại thành một chu kỳ, nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích các yếu tố trong quản lý, cung ứng. 2. /Vai trò của Quản trị mua hàng. Vai trò quan trọng của Quản trị mua hàng xuất phát từ tầm quan trọng của Quản trị mua hàng thể hiện ở chỗ phải tổ chức, chỉ đạo, kiểm soát hoạt động mua hàng sao cho: - Hoạt động mua hàng được thường xuyên, đều đặn, liên tục, đủ về số lượng, chất lượng, cơ cấu sẽ đảm bảo cho việc bán ra của doanh nghiệp đồng thời phù hợp với nhu cầu của khách hàng sẽ tạo ra thuận lợi cho khách hàng khi lựa chọn mua hàng. - Hoạt động mua hàng phải đảm bảo được giá cả hợp lý, đảm bảo tối thiếu hoá chi phí mua hàng từ đó có thể tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định giá cả. Giá cả hàng hoá thấp làm cho doanh nghiệp có cơ hội cạnh tranh với các đối thủ của doanh nghiệp trên thị trường thông qua giá thành. Ngoài ra giá thành hạ giúp cho Doanh nghiệp có thể trở thành nhà cung cấp cho các doanh nghiệp khác, từ đó mở rộng được quy mô kinh doanh, nâng cao uy tín của Doanh nghiệp trên thị trường. - Hoạt động mua hàng phải đảm bảo được nhu cầu tiêu dùng của khách hàng, ảnh hưởng đến quá trình mua hàng như sự biến đổi nhu cầu sẽ tác động làm tốc độ bán hàng biến đổi dẫn đến sự biến đổi mua hàng, doanh số mua hàng của doanh nghiệp. 3./ Mục tiêu của Quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại. Quá trình kinh doanh thương mại là quá trình “ mua hàng- dự trữ - bán hàng”. Trong đó mua hàng là khâu đầu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh. Nó là điều kiện để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Để công tác mua hàng ổn đinh, hợp lý thì công tác mua hàng phải đảm bảo được các mục tiêu mua hàng sau: An toàn cho việc bán ra, chất lượng hàng mua phải đảm bảo và chi phí mua hàng thấp nhất. - Đảm bảo an toàn cho việc bán ra thể hiện trước hết là hàng mua phải đủ về số lượng và cơ cấu về hàng hoá, hạn chế tình trạng thừa thiếu, ứ đọng hàng hoá làm ảnh hưởng đến lưu thông hàng hoá. Mặt khác hàng mua phải phù hợp với nhu cầu của khách hàng vì khách hàng là người bỏ phiếu cuối cùng cho sự tồn tại và phát triên của doanh nghiệp. Cuối cùng là đảm bảo cho việc giao hàng, vận chuyển hàng hoá ít gặp rủi ro (giao hàng chậm, ách tắc trong khâu vận chuyển ...) - Mục tiêu đảm bảo chất lượng hàng mua vào thể hiện trước hết là hàng mua phải đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật, công nghệ về quản lý chất lượng, sau là thể hiện ở chỗ hàng phải có chất lượng mà khách hàng có thể chấp nhận được. Quan điểm phổ biến hiện nay trong sản xuất, lưu thông và tiêu dùng là cần có những hàng hoá có chất lượng tối ưu chứ không phải có chất lượng tối đa. Chất lượng tối ưu là mức chất lượng, mà tại đó hàng hoá đáp ứng tốt nhất một nhu cầu nào đó của người mua khi sử dụng tốt nhất các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp và như vậy người bán có thể thu được lợi nhuận tối ưu. Còn chất lượng tối đa là mức chất lượng đạt được cao nhất của doanh nghiệp khi sử dụng các yếu tố đầu vào để tạo ra sản phẩm, mà mức chất lượng này có thể cao hơn hoặc thấp hơn chất lượng tối ưu nhưng trình độ sử dụng các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp chưa tối ưu. - Mục tiêu đảm bảo của mua hàng với chi phí thấp nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định giá bán hàng. Doanh nghiệp có thể hạ giá bán thấp hơn đối thủ cạnh tranh một chút để kéo khách về mình. Chi phí mua hàng thể hiện không chỉ ở giá bán mà còn thể hiện ở chỗ mua hàng ở đâu, của ai, số lượng là bao nhiêu...Để chi phí giao dịch đặt hàng, chi phí vận chuyển là thấp nhất. Các mục tiêu mua hàng trên đây không phải lúc nào cũng dễ dàng thống nhất vơi nhau vì thường được cái này thì mất cái kia, ít khi được cả hai một cách toàn diện. Chẳng hạn thường xẩy ra mâu thuẫn giữa chất lượng và giá cả, chất lượng tốt thì giá thành cao. Ngoài ra mục tiêu mua hàng cũng có thể mâu thuẫn với các mục tiêu của các chức năng khác. Vì vậy khi xác định mục tiêu mua hàng cần đặt chúng vào trong tổng thể các mục tiêu của doanh nghiệp và tuỳ từng điều kiện cụ thể mà sắp xếp thứ tự ưu tiên giữa các mục tiêu mua hàng, đảm bảo sao cho hoàn thành các mục tiêu chung của doanh nghiệp. II./ Nội dung của Quản Trị Mua Hàng trong Doanh Nghiệp Thương Mại. Để triển khai có hiệu quả hoạt động mua hàng, khai thác tốt nhất các nguồn hàng phục vụ cho kinh doanh, các nhà Quản trị mua hàng cần thực hiện tốt quá trình mua hàng. Quản trị mua hàng có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp. Tổng hợp các phân tích đánh giá trên phục vụ cho quá trình mua hàng. Để triển khai có hiệu quả hoạt động mua hàng, khai thác tốt nhất các nguồn hàng phục vụ cho kinh doanh, các Nhà Quản Trị mua hàng cần thực hiện tốt các bước triển khai mua hàng Thương lượng và đặt hàng Tìm và lựa chọn nhà cung cấp Xác định nhu cầu Theo dõi và kiểm tra Đánh giá kết quả mua hàng Sơ đồ 1: Quá trình triển khai mua hàng trong doanh nghiệp thương mại. 1./ Xác định nhu cầu mua hàng. Xác định nhu cầu mua hàng, dựa trên các căn cứ để mua hàng: Căn cứ dựa trên các quyết định Marketing, đặc biệt là mặt hàng và giá cả. Căn cứ vào kết quả phân tích và tình hình bán ra về chi phí bán hàng, về phân tích nguồn hàng. Căn cứ vào nhu cầu và sự thoả mãn nhu cầu của khách hàng. Từ các căn cứ trên, Doanh nghiệp phải xây dựng được một kế hoạch mua hàng. Mục đích của việc mua hàng là để bán ra nên Doanh nghiệp cần phải lựa chon danh mục hàng hoá là để bán ra nên Doanh nghiệp cần phải lựa chọn danh mục hàng hoá có thể thoả mãn nhu cầu tối thiểu đó. Trên cơ sở dự báo mức sản phẩm, căn cứ vào lượng hàng dự trữ và căn cứ vào kế hoạch bán ra Doanh nghiệp sẽ xác định số lượng hàng hoá sẽ mua vào trong kỳ thông qua công thức: Mua hàng trong kỳ = Bán ra trong kỳ + Dự trữ cuối kỳ – Dự trữ đầu kỳ. Trong thực tế người ta còn dựa vào các tài liệu có trong sổ sách( thẻ kho hoặc sổ theo dõi hàng hoá nhằm xác định hàng hoá dự trữ. Các bảng thống kê về tiêu thụ sản phẩm từ kỳ trước và dự báo mức tiêu thụ trong tương lai. Dựa vào thống kê thu nhập của dân cư ) để làm cơ sở cho việc xác định nhu cầu. Việc xác định nhu cầu giúp cho Doanh nghiệp có được lượng hàng tối ưu mà doanh nghiệp sẽ mua, từ đó mới có thể tìm và lựa chọn nhà cung cấp cho phù hợp. 2./ Tìm kiếm và lựa chon nhà cung ứng. Có nhiều nguồn thông tin để tìm kiếm những nguồn cung ứng, chằng hạn qua các trang vàng, danh mục điện thoại, các trang điện tử, qua các cuộc hội chợ triển lãm mà các nhà cung cấp cần vận dụng một cách sáng tạo nguyên tắc “không nên chỉ có một nhà cung cấp”. Muốn vậy phải nghiên cứu kỹ và toàn diện các nhà cung cấp tiềm năng trước khi đưa ra quyết định chon lựa. Lựa chọn người cung ứng thông qua các tiêu chuẩn như chất lượng, giá cả, khả năng kỹ thuật, sự nổi tiếng, thời hạn giao hàng, vị trí địa lý mà doanh nghiệp lựa chọn người cung ứng. Việc đánh giá đơn vị cung ứng có thể thực hiện theo phương pháp cho điểm với mỗ tiêu chuẩn của doanh nghiệp. Việc đánh giá được thực hiện theo định kỳ và không hạn chế ở những đơn hàng đầu tiên. Người cung ứng phải được đánh giá lại nhằm đảm bảo sự ổn định về chất lượng dịch vụ. - Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang sẵn có các nhà cung cấp( tức là những mặt hàng doanh nghiệp đang kinh doanh) thì việc đó cần phải tìm kiếm các nhà cung cấp mới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc “ nếu các nhà cung cấp con làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp tục mua hàng của họ”. - Đối với những hàng hoá mới được đưa vào danh mục mặt hàng kinh doanh của doanh nghiệp hoặc trong trường hợp phải tìm kiếm nhà cung cấp mới thì cần phải tiến hành nghiên cứu kỹ các nhà cung cấp trên các mặt sau: + Nhãn hiệu hàng hoá: có nổi tiếng hay không, đã được khẳng định trên thị trường hay chưa.... + Khả năng tài chính của nhà cung cấp: họ đang ở giai đoạn ổn định và phát triển với tình hình tài chính lành mạnh hay đang ở thời kỳ thua lỗ và có khó khăn về tài chính. + Những ưu đãi mà nhà cung cấp có thể dành cho doanh nghiệp-người mua: ưu đãi về giá, vận chuyển(miễn phí), thanh toán( cho hưởng tín dụng hay không)... + Uy tín của nhà cung cấp: uy tín về chất lượng sản phẩm, uy tín trong việc giao nhận hàng( đúng thời hạn, đảm bảo số lượng, chất lượng). + Các nhà dịch vụ sau bán hàng của nhà cung cấp. 3./ Thương lượng và đặt hàng. Thương lượng là giai đoạn quan trọng của quá trình mua. Sau khi đã có danh sách các nhà cung cấp, doanh nghiệp tiến hành thương lượng và đặt hàng để đi đến ký kết hợp đồng mua bán với các nhà cung cấp. Những mục tiêu cần đạt được trong thương lượng là: - Xác định tiêu chuẩn kỹ thuật các sản phẩm( độ dung sai sản phẩm, độ bền và phương tiện kiểm tra). - Xác định giá cả, với những điều khoản xét lại giá cả khi giao hàng theo thời hạn như kiểm tra lại khi có biến động giá nguyên vật lệu, trị giá đồng tiền. - Xác định hình thức trả tiền( như trả tiền mặt với sự giảm giá, trả vào ngày cuối tháng, bằng hối phiếu được chấp nhận). - Điều kiện giao hàng - Thời hạn giao hàng và hình phạt khi giao hàng chậm. Sau khi đã thoả thuận các điều kiện trong thương lượng, nếu chấp nhận doanh nghiệp tiến hành ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp đã lựa chọn hoặc lập đơn đặt hàng. Hợp đồng phải thể hiện tính chủ động trong mua hàng và đảm bảo lợi ích hợp lý của cả hai bên mua bán. Hợp đồng phải được ký kết trên cơ sở các quy định của pháp luật( pháp lệnh về hợp đồng kinh tế, luật dân sự, luật thương mại...) Nếu là hợp đồng mua hàng nhập khẩu phải tuân thủ quy định của luật pháp Việt Nam về hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu, công ước quốc tế về hợp đồng xuất nhập khẩu và các quy định pháp luật của các nước có liên quan đến cũng như thông lệ quốc tế. Nội dung của hợp đồng mua hàng cụ thể, chi tiết càng tốt, nhưng ít nhất phải có những điều khoản bắt buộc. Nhìn chung hợp đồng phải thể hiện được những nội dung sau: - Tên, địa chỉ của các bên mua bán hoặc người đại diện của các bên. - Tên và số lượng, quy cách, phẩm chất của hàng hoá. - Đơn giá và phương pháp định giá. - Phương thức và điều kiện giao nhận. - Điều kiện vận chuyển. - Phương thức và điều kiện thanh toán. Đặt hàng là một hành động pháp lý của người mua với người cung ứng. Tài liệu này được soạn thảo thành nhiều bản, hai bản người cung ứng, một bản cho bộ phận dịch vụ kế toán, một bản cho cửa hàng kiểm tra việc nhận hàng và một bản cùng lưu ở bộ phận dịch vụ mua hàng. Đơn đặt hàng là tài liệu giao dịch mang tính hợp đồng. 4./ Tổ chức thực hiện việc giao nhận và kiểm tra theo dõi. Sau khi tiến hành ký kết hợp đồng đặt hàng, doanh nghiệp tiến hành tổ chức thực hiện nhận hàng. Việc giao nhận hàng được thực hiện trên cơ sở hợp đồng, tuy nhiên cần đôn đốc, thúc giục các nhà cung cấp nhanh chóng chuyển hàng để tránh tình trạng hàng đến chậm làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Cần giám sát theo dõi toàn bộ quá trình giao hàng xem bên cung cấp có thực hiện đúng các điều kiện đã ghi trong hợp đồng không. Cần phải nghiệm thu hàng một cách cẩn thận để tránh các rủi ro( thiếu về số lượng, không đúng về quy cách, chất lượng). Nếu những dấu hiệu vi phạm hợp đồng hay thoả thuận cần phải lập biên bản về những trục trặc phát sinh, thông báo cho nhà cung cấp biết và cùng nhau tìm biện pháp xử lý. Nếu những vi phạm tương đối lớn, doanh nghiệp có thể từ chối việc nhận hàng nói chung và việc giao nhận hàng nói riêng thì trước hết trong nội bộ doanh nghiệp, giữa doanh nghiệp với các nhà cung cấp và với mạng lưới đại lý thu mua cần được tổ chức tốt và thường xuyên theo dõi hoạt động, diễn biến xảy ra đối với doanh nghiệp. 5./ Đánh giá kết quả mua hàng. Mua hàng là hoạt động thường xuyên xẩy ra trong mỗi quá trình kinh doanh sản xuất. Hoạt động này phải được đánh giá một cách liên tuc, chính xác phải được đánh giá một cách liên tục, chính xác thông qua các kết quả đạt được từ trước. Vì vậy khi kết thúc hợp đồng mua hàng, doanh nghiệp cần tổ chức đánh giá kết quả và hiệu quả mua hàng, doanh nghiệp cần tổ chức đánh giá kết quả và hiệu quả mua hàng. Cơ sở để đánh giá là những mục tiêu mua hàng đã được xác định ngay từ đầu cũng như mức độ phù hợp của hoạt động mua hàng với mục tiêu tài chính của doanh nghiệp. Có thể xẩy ra hai khả năng: kết quả mua hàng không thoả mãn tức là không đáp ứng được mục tiêu mua hàng hay là không phù hợp với mục tiêu bán hàng thì lại bắt đầu từ giai đoạn “tìm và lựa chọn nhà cung cấp” hoặc là doanh nghiệp có thể tiếp tục mua trong đợt tiếp theo. Để đánh giá kết quả mua hàng thì doanh nghiệp cần phải chỉ ra được những mặt tồn đọng của doanh nghiệp trong khâu mua hàng và tất nhiên không thể bỏ qua cả những mặt thành công mà doanh nghiệp đạt được trong mua hàng. Nhà quản trị mua hàng nên đo lường được sự đóng góp của từng cá nhân, từng bộ phận có liên quan, làm rõ được trách nhiệm của mỗi cá nhân và mỗi bộ phận. III./ Sự cần thiết phải nâng cao công tác quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại. 1/ Sự cần thiết phải nâng cao công tác quản trị mua hàng. Hoạt động mua hàng là khâu hoạt động nghiệp vụ kinh doanh đầu tiên, mở đầu cho hoạt động lưu thông hàng hoá(tiền – hàng). Mua hàng là một hoạt động nghiệp vụ cơ bản của doanh nghiệp thương mại. Nếu không mua được hàng thì các hoạt động tiếp theo của doanh nghiệp sẽ không thể tiếp tục được và như vậy doanh nghiệp sẽ phải ngừng hoạt động ngay. Nếu doanh nghiệp mua được hàng nhưng hàng lại hỏng, xấu, kém chất lượng, tóm lại là hàng không đạt được yêu cầu, doanh nghiệp thương mại sẽ bị ngừng lại hoạt động và như vậy hàng hoá sẽ bị ứ đọng lại, vốn lưu động không lưu chuyển được và doanh nghiệp sẽ không bù đắp được chi phí, hơn nữa lại còn bị thua lỗ. Điều này lại càng chứng tỏ được vai trò quan trọng của mua hàng trong hoạt động kinh doanh. Nó ảnh hưởng đến các nghiệp vụ kinh doanh khác và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy cần phải làm tốt công tác mua hàng. Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng góp phần nâng hiệu quả hoạt động kinh doanh, nâng cao khả năng cạnh tranh và uy tín của doanh nghiệp trên thị trường. Việc lập kế hoạch mua hàng chính xác giúp cho doanh nghiệp có thể tăng nhanh vòng chu chuyển vốn, đem lại hiệu quả sử dụng vốn. Sở dĩ như vậy vì việc lập kế hoạch mua hàng được căn cứ trên mức tiêu thụ sản phẩm, do đó sản phẩm mua hàng sẽ được cung ứng hết không còn tình trạng ứ đọng hàng hoá, đồng vốn lưu động được lưu chuyển nhanh. Mặt khác khi Doanh nghiệp có mối quan hệ tốt với nhà cung ứng, Doanh nghiệp có thể mua hàng với giá rẻ hơn. Như vậy giá thành sẽ thấp hơn và Doanh nghiệp có khả năng cạnh tranh so với các đối thủ cạnh tranh qua giá thành. Hơn nữa Quản trị tốt mua hàng còn giúp cho Doanh nghiệp giảm thiểu chi phí phát sinh do hàng hoá kém phẩm chất, chi phí bảo quản, chi phí kho bãi, chi phí hao hụt ngoài định mức. Khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp còn thể hiện ở uy tín của doanh nghiệp trong việc kịp thời cung ứng ra thị trường khi có nhu cầu. Mà muốn làm được điều đó thì bắt buộc các Doanh nghiệp phải quản lý hoạt động mua hàng. Nâng cao công tác quản trị mua hàng còn giúp cho doanh nghiệp đảm bảo tính thường xuyên, đều đặn của hoạt động kinh doanh. Ngay từ khâu đầu tiên của hoạt động mua hàng, nếu Doanh nghiệp không quản lý tốt, hoạt động mua hàng sẽ bị chậm trễ. Chẳng hạn khi mua hàng doanh nghiệp không thúc giục bên bán chuẩn bị giao hàng đúng hen, nên có thể hàng hoá sẽ giao muộn hơn so với dự kiến của doanh nghiệp. Hoặc doanh nghiệp không tổ chức kiểm tra kỹ số lượng và chất lượng hàng hoá trước khi giao nhận, sau khi nhận hàng về kho doanh nghiệp mới phát hiện ra là thiếu hàng, hàng kém phẩm chất, lúc đó doanh nghiệp mới trả lại bên bán cho nên lỡ hàng để bán cho khách, vì thế mà doanh nghiệp mất đi lợi nhuận và uy tín của mình. Ngoài ra doanh nghiệp có thể mất công đi tìm kiếm nhà cung ứng mới. Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng con giúp cho hoạt động tài chính của doanh nghiệp thu hồi được vốn nhanh, có tiền bù đắp chi phí kinh doanh, có lợi nhuận để phát triển và mở rộng kinh doanh, tăng thu nhập cho người lao động và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước (đóng thuế) và các mặt khác của doanh nghiệp thương mại. Nâng cao công tác quản trị mua hàng còn có tác dụng đối với lĩnh vực sản xuất hay nhập khẩu, là nơi mà doanh nghiệp thương mại có quan hệ. Nó đảm bảo thị trường ổn định sao cho doanh nghiệp sản xuất và nhập khẩu. Nó thúc đẩy sản xuất và nhập khẩu, tăng cường khả năng có thể và mở rộng thị trường, ổn định điều kiện cung ứng hàng hóa, tạo điều kiện ổn định nguồn hàng chất lượng tốt, nguồn cung ứng ổn định lâu dài, phong phú, giá cả phải chăng là điều kiện đảm bảo cho sự thăng tiến của doanh nghiệp và vị trí của doanh nghiệp trên thương trường mà doanh nghiệp đang hoạt động, cũng như thành công trong hoạt động kinh doanh. Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng còn góp phần thực hiện các mục tiêu của các thành viên ( chủ doanh nghiệp, người lao động, các đối thủ liên doanh...) khi tham gia vào doanh nghiệp đều có động cơ, mục tiêu riêng. Nói chung động cơ của các thành viên này là tìm kiếm một khoản thu nhập, được lao động, được phát huy khả năng sáng tạo của mình. Vì vậy những người quản trị phải biết được điều này và tìm cách kích thích họ làm việc với việc thoả mãn nhu cầu của họ. Muốn đáp ứng được điều này thì doanh nghiệp phải kinh doanh có hiệu quả mà kinh doanh có hiệu quả hay không thì nó còn phải phụ thuộc vào các khâu mua hàng, bán hàng và dự trữ hàng. Do đó cần phải quản trị tốt ngay từ khâu đầu tiên đó là công tác quản trị các hoạt động nói chung và công tác quản trị mua hàng nói riêng. 2./ Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại. Trong doanh nghiệp thương mại, để công tác quản trị mua hàng được tốt, được hoàn thành nhiệm vụ của mình thì yếu tố am hiểu về quá trình quản trị thôi chưa đủ mà doanh nghiệp cần phải nắm rõ các nhân tố ảnh hưởng tới quản trị mua hàng. Nhà quản trị phải theo xát nhu cầu của người mua dưới góc độ: cơ hội được lựa chọn người mua, số lượng người mua, sự quan tâm của người bán với sự quan tâm của người mua đối với loại hàng hoá mà doanh nghiệp kinh doanh .... Bên cạnh đó còn có một loạt các tác nhân gây ảnh hưởng đối với mua hàng như cường độ cạnh tranh của các doanh nghiệp hiện tại, sức ép do các nhà cạnh tranh mới và ngay trong nội tại của hoạt động mua hàng. 2.1/ Những nhân tố bên trong ảnh hưởng đến công tác quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại. 2.1.1./ Kế hoạch và tình hình tiêu thụ hàng hoá. - Chiến lược kinh doanh: chiến luợc kinh doanh có vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Doanh nghiệp đặc biệt coi trọng quản lý hoạt động kinh doanh của mình theo chiến lược. Bởi vì chiến lược kinh doanh giúp doanh nghiệp thấy rõ mục đích, hướng đi của mình. Chiến lược kinh doanh giúp doanh nghiệp nắm bắt được cơ hội trên thị trường và tạo được lợi thế cạnh tranh trên thương trường bằng các nguồn lực có hạn cho doanh nghiệp với kết quả cao nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Do đó chiến lược kinh doanh có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình mua hàng do đó quản trị mua hàng cũng phải phụ thuộc vào chiến lược, tuỳ thuộc chiến lược trong từng giai đoạn mà các nhà quản trị mua hàng đưa ra kế hoạch mua hàng hợp lý. - Kết quả tiêu thụ: Là cơ sở để nhà quản trị doanh nghiệp xây dựng nên một kế hoạch mua hàng hợp lý . Với mỗi một mặt hàng, doanh nghiệp có thể dựa trên kết quả tiêu thụ để xác định xem mặt hàng đó khả năng tiêu thụ như thế nào, và nếu có được kết quả đó thì nguyên nhân do đâu để từ đó xây dựng được một kế hoạch hợp lý hơn. - Các nguồn lực của doanh nghiệp. + Vốn: Là cơ sở vật chất cho mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đặc biệt là trong mua hàng. Đây là nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến công tác mua hàng của doanh nghiệp. Khi có vốn đầy đủ thì hoạt động mua hàng được tiến hành nhanh chóng, thuận lợi, tránh tình trạng dây dưa trong mua hàng, giảm được chi phí trong khâu mua. Mặt khác việc đảm bảo tiền vốn cho doanh nghiệp giúp doanh nghiệp chớp được các cơ hội trong các thương vụ kinh doanh. + Cơ sở vật chất kỹ thuật: Nó là cơ sở phản ánh thực lực của doanh nghiệp, cơ sở vật chất kỹ thuật tốt, hiện đại tạo điều kiện tốt trong mua hàng bởi nếu doanh nghiệp có cơ sở vật chất hiện đại thì doanh nghiệp sẽ nhanh chóng nắm bắt được thông tin, có nhiều cơ hội chớp lấy thời cơ để mua được hàng nhanh hơn, tốt hơn.... điều đó làm tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp so với các đối thủ c