Chuyên đề Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động nhập khẩu của công ty TNHH TM & SX Thanh Nam

Lời nói đầu Đã từ lâu việc phát triển nền kinh tế của mỗi quốc gia trên thế giới đều chịu tác động to lớn của hoạt động kinh tế quốc tế nói chung và hoạt động thương mại quốc tế nói riêng. Hoạt động thương mại quốc tế tạo nên mối quan hệ gắn kết trong việc trao đổi hàng hoá và dịch vụ giữa các quốc gia. Trong hoạt động thương mại quốc tế một bộ phận giữ vai trò quan trọng cấu thành nên nó mà ta không thể không kể đến đó là hoạt động nhập khẩu. Hoạt động nhập khẩu có một ý nghĩa rất to lớn đối với nền kinh tế quốc dân. Nó đóng vai trò là cầu nối giữa nền kinh tế trong nước với nền kinh tế của các nước trong khu vực và trên thế giới. Nhờ có hoạt động nhập khẩu mà người ta có thể đánh giá được vị thế, tiềm lực kinh tế của một quốc gia trên trường quốc tế. Ngày nay Việt Nam đang trong quá trình CNH – HĐH đất nước, nhu cầu nhập khẩu các linh kiện máy móc thiết bị, phục vụ văn phòng và những ngành sản xuất kinh doanh thương mại là rất cần thiết. Hơn nữa trong những năm đầu thế kỷ 21 trở lại đây Việt Nam lại đứng trước thềm hội nhập kinh tế quốc tế và đã gia nhập nhiều tổ chức quốc tế và cũng được sự giúp đỡ của nhiều tổ chức hỗ trợ của liên hợp quốc. Do vậy, đây chính là cơ hội rất thuận lợi để các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và Công ty TNHH TM & SX Thanh Nam nói riêng học hỏi và tiếp nhận những sản phẩm khoa học kỹ thuật tinh túy, từ những nước có nền khoa học kỹ thuật tiên tiến và phát triển vào bậc nhất thế giới như Mỹ, Nhật, Tây Âu… Đồng thời còn giúp các doanh nghiệp Việt Nam củng cố và phát triển hoạt động nhập khẩu của mình ngày càng trở nên sâu, rộng và hoàn thiện hơn. Tuy nhiên để hoạt động nhập khẩu có thể đứng vững và phát triển ổn định được thì đó quả là một bài toán hóc búa đối với các doanh nghiệp Việt Nam. Vì trên thực tế các doanh nghiệp Việt Nam hầu hết còn là những doanh nghiệp rất “non trẻ” ít kinh nghiệm khi phải đương đầu với những đối tác nước ngoài “cáo già” và dày dạn kinh nghiệm trên thương trường quốc tế. Mặt khác, từ khi đất nước ta chuyển hướng nền kinh tế từ tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước theo định hướng XHCN thì đã buộc cho mức độ cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong nước ngày càng trở nên gay gắt hơn. Vì vậy càng làm cho hoạt động nhập khẩu của các doanh nghiệp trở nên khó khăn và phức tạp hơn. Trước tình hình trên thì chỉ có một con đường có thể giúp các doanh nghiệp đứng vững và phát triển ổn định trong hoạt động nhập khẩu là tự hoàn thiện mình tốt hơn và tạo được chữ tín với thị trường người tiêu dùng. Cũng sau một thời gian thực tập và được nghiên cứu hoạt động nhập khẩu của công ty TNHH TM & SX Thanh Nam thì em đã quyết định chọn đề tài : “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động nhập khẩu ở công ty TNHH TM & SX Thanh Nam” làm đề tài nghiên cứu cho chuyên đề thực tập của mình. Nội dung Chương I: Những vấn đề lý luận cơ bản về hoạt động nhập khẩu và vai trò của quá trình nhập khẩu linh kiện, máy móc, thiết bị văn phòng phục vụ cho thị trường tiêu dùng trong nước. I. Khái niệm, các hình thức và vai trò của nhập khẩu trong nền kinh tế quốc dân 1. Khái niệm Khi nói đến hoạt động thương mại quốc tế của một quốc gia thì ta không thể không kể tới một bộ phận cốt lõi đóng vai trò quan trọng trong việc cấu thành nên nó là hoạt động nhập khẩu hàng hoá và dịch vụ. Nếu như trong hoạt động thương mại quốc tế, hành vi mua bán trao đổi hàng hoá - tiền tệ diễn ra theo hai chiều thì trong hoạt động nhập khẩu sự vận động của hàng hoá - tiền tệ chỉ diễn ra theo một chiều: hàng vào – tiền ra. Tuy nhiên, hoạt động nhập khẩu vẫn thể hiện là hoạt động kinh doanh trên phạm vi quốc tế, hành vi mua bán không phải chỉ là diễn ra đơn lẻ mà là cả một hệ thống các mối quan hệ mắt xích phức tạp và có tổ chức. Mối quan hệ ràng buộc giữa những hành vi của người mua và kẻ bán này đều được điều chỉnh bởi những quy tắc và điều lệ của pháp luật quốc tế và tập quán Quốc tế… Như vậy ta có thể hiểu: Hoạt động nhập khẩu là sự mua hàng hoá, dịch vụ từ nước ngoài về phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng trong nước hoặc tái xuất sang nước thứ ba nhằm thu lợi nhuận. Hay có thể hiểu theo cách khác hoạt động nhập khẩu là hoạt động trao đổi hàng hoá dịch vụ theo một chiều là hàng vào - tiền ra qua lãnh thổ biên giới của một quốc gia. Nhập khẩu thể hiện sự phụ thuộc lẫn nhau giữa nền kinh tế nội địa của một quốc gia với nền kinh tế của các nước khác trong khu vực và trên thế giới. Hoạt động nhập khẩu còn thúc đẩy sản xuất hàng hoá phát triển, chuyển đổi cơ cấu kinh tế bằng cách thoả mãn ngày càng cao nhu cầu tiêu dùng của người tiêu dùng trong nước, nhất là với những hàng hoá mà sản xuất trong nước chưa đáp ứng được nhu cầu người tiêu dùng. Đặc biệt là trong tình hình thế giới hiện nay xu hướng liên kết kinh tế toàn cầu và hội nhập kinh tế Quốc tế ngày một diễn ra mạnh hơn thì lại càng làm cho hoạt động nhập khẩu phát triển sâu, rộng, đa phương, đa chiều hơn. Hoạt động nhập khẩu có liên quan trực tiếp đến các quan hệ về chính trị và luật pháp giữa những nước nhập khẩu và những nước xuất khẩu. Vì vậy nhập khẩu là một cơ hội tốt để các doanh nghiệp có quốc tịch khác nhau làm ăn với nhau và qua đó phát triển mối quan hệ kinh tế hữu nghị với các quốc gia. Do đối tượng của hoạt động nhập khẩu rất phong phú và đa dạng, lại thường xuyên chịu sự chi phối của chính sách, luật pháp của mỗi quốc gia. Những quy định này thường xuyên được điều chỉnh, sửa đổi sao cho phù hợp với mục tiêu kinh tế xã hội của từng quốc gia điều này có tác động trực tiếp tới hoạt động nhập khẩu của các doanh nghiệp. 2. Vai trò của thương mại quốc tế và hoạt động nhập khẩu đối với nền kinh tế quốc dân 2.1 Vai trò tất yếu của thương mại quốc tế trong nền kinh tế quốc dân. Thương mại quốc tế là một trong những hình thức chủ yếu của hoạt động kinh doanh quốc tế. Đó là hoạt động mua bán hoặc trao đổi hàng hoá và dịch vụ vượt qua biên giới các quốc gia. Thương mại quốc tế khác với nội thương là hoạt động trao đổi diễn ra giữa các vùng, các địa phương hoặc các thành phố trong phạm vi một quốc gia. Như chúng ta đã biết mỗi quốc gia đều có thế mạnh của mình tài nguyên thiên nhiên, chất xám, nguồn vốn, nhân lực… sự khác nhau này đã làm tăng khả năng thương mại của mỗi quốc gia. Có những nước điều kiện tự nhiện rất khó khăn nhưng vẫn có hàng hoá xuất khẩu, một số nước nền kinh tế lạc hậu, thấp kém nhưng vẫn có quan hệ kinh tế với các nước phát triển. Ngày nay hầu hết các quốc gia đều gia nhập vào các khu vực tự do thương mại, hội nhập đã trở thành trào lưu mà các quốc gia không thể cưỡng lại nổi. Thực tiễn việc buôn bán giữa các quốc gia cho thấy xu hướng vận động của thương mại quốc tế và đóng góp của nó vào tốc độ phát triển kinh tế. Thương mại quốc tế là lĩnh vực quan trọng nhằm tạo điều kiện cho các nước tham gia vào các phân công lao động Quốc tế, phát triển kinh tế và làm giàu cho đất nước. Thương mại quốc tế giúp các quốc gia phát huy hết các lợi thế tuyệt đối, lợi thế so sánh của mình trong sự phát triển kinh tế. Thương mại quốc tế còn trở thành nguồn lực kinh tế của mỗi quốc gia, kích thích sự phát triển của lực lượng sản xuất và nâng cao tiềm năng khoa học công nghệ. Thương mại quốc tế vừa là cầu nối kinh tế của mỗi quốc gia với các quốc gia khác trên thế giới mà còn là người hậu cần cho sản xuất và đời sống của toàn xã hội trở nên văn minh hơn, thịnh vượng hơn. Có thể thấy cơ sở của thương mại quốc tế là trao đổi chuyên môn hoá, đúng hơn là chuyên môn hoá trong sản xuất dựa trên cơ sở về lợi thế so sánh của mỗi quốc gia. Những lợi thế này trước hết có thể kể tới như điều kiện sản xuất, đất đai, nguồn lực về lao động, tài nguyên, vốn, khoa học công nghệ…mỗi quốc gia có sự khác nhau về những yếu tố trên nên sẽ dẫn tới hiệu quả sản xuất sẽ khác nhau. Chính vì thế mỗi quốc gia sẽ chuyên môn hoá sản xuất vào những ngành, nhóm sản phẩm có năng suất cao nhất để trao đổi sản phẩm với các quốc gia khác. Lợi ích từ thương mại quốc tế. Thương mại quốc tế mở ra những cơ hội mới cho tất cả những doanh nghiệp và người tiêu dùng trên toàn thế giới. Nhờ có thương mại quốc tế mà các doanh nghiệp có thể mở rộng sản xuất, từ đó đáp ứng nhu cầu không chỉ của thị trường nội địa, mà cả thị trường nước ngoài. Thương mại còn mang lại cho người dân của một quốc gia cơ hội lựa chọn lớn hơn đối với các hàng hoá và dịch vụ. 2.2 Sự cần thiết của hoạt động nhập khẩu đối với nền kinh tế quốc dân Nhập khẩu là hoạt động kinh doanh buôn bán ở phạm vi Quốc tế nó không phải là hành vi mua bán riêng lẻ, mà là cả một hệ thống các mối quan hệ mua bán trong một nền thương mại có tổ chức cả bên trong và bên ngoài quốc gia. Hoạt động nhập khẩu có ý nghĩa rất quan trọng vì một lý do cơ bản là “mở rộng khả năng sản xuất và thị trường tiêu dùng tất cả các mặt hàng với số lượng nhiều hơn mức có thể tiêu dùng với danh giới của kinh nghiệm sản xuất, tiêu dùng trong nước khi thực hiện chế độ tự cung, tự cấp không buôn bán” 3. Các hình thức nhập khẩu chủ yếu hiện nay 3.1 Nhập khẩu uỷ thác Nhập khẩu uỷ thác là hoạt động hình thành giữa một doanh nghiệp trong nước có vốn ngoại tệ riêng và có nhu cầu muốn nhập khẩu một số loại hàng hoá nhưng lại không có quyền tham gia các hoạt động nhập khẩu trực tiếp nên đã uỷ thác cho một doanh nghiệp khác làm nhiệm vụ giao dịch trực tiếp và tiến hành nhập khẩu hàng hoá theo yêu cầu của mình. Bên được uỷ thác phải tiến hành đàm phán với đối tác nước ngoai và làm thủ tục nhập hàng hoá theo yêu cầu của bên uỷ thác. Bên nhận uỷ thác sẽ được hưởng một phần thù lao được gọi là phí uỷ thác. 3.2 Nhập khẩu trực tiếp Hoạt động nhập khẩu trực tiếp là hoạt động nhập khẩu độc lập của một doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu trên cơ sở nghiên cứu kĩ thị trường trong nước và Quốc tế, tính toán chính xác các chi phí, đảm bảo hiệu quả kinh doanh nhập khẩu, tuân thủ đúng chính sách, luật pháp quốc gia và luật pháp Quốc tế. Trong hình thức này doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu phải trực tiếp làm các hoạt động tìm kiếm đối tác, đàm phán, kí kết hợp đồng… và phải bỏ vốn để tổ chức kinh doanh hàng nhập khẩu. 3.3 Nhập khẩu liên doanh Nhập khẩu liên doanh là hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hoá trên cơ sở liên kết kinh tế một cách tự nguyện giữa các doanh nghiệp trong đó ít nhất một bên là doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu trực tiếp nhằm phối hợp kĩ năng để cùng giao dịch và đề ra các chủ trương, biện pháp có liên quan đến hoạt động kinh doanh nhập khẩu, hướng hoạt động này sao cho có lợi nhất cho tất cả các bên, cùng chia lợi nhuận và cùng chịu lỗ. 3.4 Nhập khẩu hàng đổi hàng Nhập khẩu đổi hàng cùng trao đổi bù trừ là hai loại chủ yếu của buôn bán đối lưu đó là hình thức nhập khẩu đi đôi với xuất khẩu. Thanh toán cho hoạt động này không dùng tiền mà là hàng hoá. Mục đích của nhập khẩu hàng đổi hàng là vừa thu lãi từ hoạt động kinh doanh nhập khẩu và vừa xuất khẩu được hàng hoá trong nước ra nước ngoài. 3.5 Nhập khẩu tái xuất Hoạt động nhập khẩu tái xuất là hoạt động nhập khẩu hàng hoá vào trong nước nhưng không phải để tiêu thụ trong nước mà để xuất sang một nước thứ ba để thu lợi nhuận, những mặt hàng này không được qua chế biến ở nơi tái xuất. Như vậy trong hình thức nhập khẩu tái xuất này có sự tham gia của ít nhất ba quốc gia là nước xuất khẩu hàng hoá, nước nhập khẩu hàng hoá để tái xuất và nước thứ ba nhập khẩu hàng hoá đã được tái. II. Những nội dung chủ yếu của công tác nhập khẩu hàng hoá 1. Nghiên cứu nhu cầu người tiêu dùng Trong nhu cầu người tiêu dùng, việc mua sắm hàng hoá không phải do một cá nhân quyết định mà phải thông qua một hội đồng, hội đồng này bao gồm những người sử dụng các hàng hoá cần mua, người mua hàng hoá, người tham mưu (cung cấp các thông tin về hàng hoá), người thẩm định (quyết định có mua hàng hay không) và người kiểm soát (kiểm tra độ chính xác của các thông tin đưa vào). Đối với nhu cầu người riêu dùng thì kiểu tiếp cận có hiệu quả nhất đối với công ty là phương pháp marketing trực tiếp, tức là dùng các nhân viên đến chào hàng trực tiếp tới các khách hàng thông qua các catalogue quảng cáo, về các điều kiện khác làm như vậy sẽ ít tốn thời gian, công sức mà hiệu quả lại cao. Với cách chào hàng kiểu này nhà sản xuất sẽ nắm bắt được nhu cầu của khác hàng. Có thể trong thời điểm hiện tại họ chưa có nhu cầu về loại hàng hoá đó nhưng trong tương lai có thể họ sẽ có nhu cầu sử dụng loại hàng hoá này và họ sẽ nghĩ tới công ty chào hàng với họ có ý đợi mua sớm hàng hoá đó. Mặt khác khi nghiên cứu nhu cầu người tiêu dùng thì uy tín của doanh nghiệp trên thương trường cũng là yếu tố hết sức quan trọng. Những người tiêu dùng sẽ luôn biết rằng đây là hoạt động phức tạp vì vậy họ phải lựa chọn những công ty có uy tín trên thị trường. Những khách hàng đó sẽ tự tìm đến với công ty khi họ có nhu cầu về hàng hoá họ cần từ công ty mà họ tín nhiệm, mà không cần phải nhờ vào việc chào hàng của công ty. Đa số làm việc với công ty và họ tin tưởng hoàn toàn vào khả năng, uy tín của công ty trên thị trường. 2. Nghiên cứu thị trường hàng nhập khẩu 2.1 Nghiên cứu mặt hàng nhập khẩu Khi nghiên cứu về mặt hàng cần thiết để doanh nghiệp nhập khẩu thì trước tiên phải dựa vào nhu cầu của sản xuất và tiêu dùng về quy cách, chủng loại, kích cỡ, giá cả, thời vụ và các thị hiếu cũng như tập quán tiêu dùng của từng vùng, từng lĩnh vực sản xuất. Phải hiểu rõ giá trị, công dụng các đặc tính của hàng hoá, từ đó xem xét các khía cạnh của hàng hoá trên thị trường thế giới về quy cách, phẩm chất, mẫu mã. Đối với các doanh nghiệp sản xuất vật tư phục vụ sản xuất, điểm đầu tiên để xác định mặt hàng là dựa trên các tiêu chuẩn kĩ thuật, dựa trên chất lượng sản phẩm hàng hoá. Nắm bắt đầy đủ các mức giá cho từng điều kiện mua bán, khả năng sản xuất và nguồn cung ứng dịch vụ đi kèm bảo đảm cho hàng hoá như: Bảo hành, bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa, cung ứng các thiết bị linh kiện thay thế… Mặt khác, để lựa chọn được mặt hàng nhập khẩu thì một trong số những nhân tố quan trọng là phải tính được tỷ suất ngoại tệ nhập khẩu của mặt hàng đó. Nếu tỷ suất ngoại tệ nhập khẩu cao hơn tỷ giá hối đoái trên thị trường thế giới thì việc lựa chọn mặt hàng nhập khẩu là đã có hiệu quả. Ngoài ra nhà nhập khẩu còn phải dựa vào những kinh nghiệm trên thị trường để có được những dự đoán các biến động từ thị trường nước ngoài cũng như thị trường trong nước và khả năng thương lượng để đạt được các điều kiện mua bán có ưu thế hơn. 2.2 Nghiên cứu dung lượng thị trường Dung lượng thị trường là khối lượng hàng hoá được giao dịch trên phạm vi một thị trường nhất định trong một phạm vi nhất định. Nghiên cứu dung lượng thị trường là cần phải xác định nhu cầu thật của khách hàng cả lượng dự trữ, xu hướng biến động của nhu cầu trong từng thời điểm, từng vùng, các khu vực có nhu cầu lớn và đặc điểm nhu cầu trong từng thời điểm, từng lĩnh vực sản xuất , tiêu dùng. Cùng với việc nắm bắt khả năng cung cấp cho thị trường phải xét tới các yếu tố dung lượng, khả năng sản xuất hàng hoá thay thế, khả năng lựa chọn trong việc mua sắm để thoả mãn nhu cầu. Một vấn đề cũng được khá quan tâm trong khâu này là tính thời vụ của sản xuất (cung) và tiêu dùng (cầu) hàng hoá đó trên thị trường thế giới để có biện pháp thích hợp cho từng giai đoạn, đảm bảo nhập khẩu có hiệu quả. Dung lượng thị trường không cố định, nó thay đổi do tác động tổng hợp của nhiều nhân tố trong những giai đoạn nhất định. Các nhân tố làm cho dung lượng thị trường thay đổi có thể được căn cứ vào thời gian ảnh hưởng của chúng đối với thị trường. 3. Lựa chọn đối tác Đây là đối tượng giao dịch rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu, việc lựa chọn đối tác phải được tiến hành một cách cẩn thận, kĩ lưỡng nhất là trong điều kiện hội nhập kinh tế quốc tế như hiện nay, thông tin nhanh nhậy từ nhiều nguồn… thường khi lựa chọn đối tác để giao dịch thì các nhà doanh nghiệp thường dựa trên những cơ sở sau: Tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, lĩnh vực và phạm vi kinh doanh, khả năng cung cấp hàng hoá lâu dài, thường xuyên và kịp thời. Khả năng về vốn, cơ sở vật chất kĩ thuật của doanh nghiệp. Cử chỉ thái độ và quan điểm kinh doanh của doanh nghiệp (chiếm lĩnh thị trường hay độc quyền, những quan điểm về mua bán với bạn hàng). Uy tín của doanh nghiệp đó trên thương trường Trong lựa chọn đối tác giao dịch thì tôt hơn hết là nên lựa chọn đối tác trực tiếp, tránh những đối tác trung gian trừ khi doanh nghiệp muốn thâm nhập vào thị trường mới mà mình chưa có kinh nghiệm. Việc lựa chọn đối tác giao dịch có căn cứ khoa học sẽ là một điều kiện quan trọng để thực hiện và tổ chức hoạt động kinh doanh nhập khẩu của công ty dẫn tới thắng lợi và thành công. 4. Lập phương án nhập khẩu hàng hoá Từ kết quả thu được trong quá trình nghiên cứu thị trường, tiếp cận đối tượng giao dịch, mặt hàng, giá cả trong nước và quốc tế, đơn vị kinh doanh sẽ tiến hành lập phương án kinh doanh. Lập phương án kinh doanh sẽ giúp cho doanh nghiệp đạt được những mục tiêu đã đề ra trong hoạt động nhập khẩu của mình. Công việc lập phương án kinh doanh nhập khẩu hàng hoá sẽ được tiên hành qua các bước sau: Đánh giá thị trường và khách hàng. người lập phương án kinh doanh phải rút ra những kết luận cụ thể về khách hàng, về thị trường trong nước và nước ngoài, để từ đó xây dựng nên chiến lược và phương hướng kinh doanh phù hợp. Lựa chọn mặt hàng, thời cơ, điều kiện và phương thức kinh doanh. Sự lựa chọn này phải có tính thuyết phục trên cơ sở phân tích về mặt hàng, nguồn hàng, thời cơ, thời điểm khi mua hàng và bán hàng, đồng thời lựa chọn phương thức kinh doanh hợp lý nhất (như uỷ thác, trực tiếp, liên doanh…) và đặc biệt là phải chú ý đến tỷ suất hàng nhập khẩu. Mục đích phương án và sơ bộ đánh giá kết quả kinh doanh. Những mục tiêu đề ra cho một phương án là những mục tiêu cụ thể như sẽ bán được bao nhiêu hàng? giá bán bao nhiêu? bán cho ai? Trong thời gian bao lâu?…sau khi đã xác định được các mục tiêu cụ thể trên, ta có thể đánh giá sơ bộ hiệu quả kinh doanh thông qua một số chỉ tiêu chủ yếu như thời gian hoà vốn, tỷ suất ngoại tệ, điểm hoà vốn và tỷ suất lợi nhuận. Biện pháp thực hiện Sau khi đánh giá được các chỉ tiêu trên mà thấy phương án kinh doanh có tính khả thi thì nhà kinh doanh đưa ra các biện pháp thực hiện phương án kinh doanh gồm những khâu như sau:đầu tư vốn cho kinh doanh, ký kết hợp đồng, tiến hành quảng cáo, mở rộng hệ thống bán hàng… 5. Giao dịch đàm phán 5.1 Đàm phán qua thư tín Ngày nay đàm phán qua thư tín vẫn còn là một hình thức chủ yếu để giao dịch giữa các nhà kinh doanh xuất nhập khẩu, thường cuộc tiếp xúc ban đầu thường qua thư từ, ngay cả sau khi hai bên đã có điều kiện gặp gỡ trực tiếp thì việc duy trì quan hệ cũng phải qua thư tín thương mại. So với gặp gỡ trực tiếp thì giao dịch qua thư tín tiết kiếm được nhiều chi phí. Trong cùng một lúc, có thể giao dịch với nhiều khách hàng ở nhiều nước khác nhau. Người viết thư tín có điều kiện cân nhắc, suy nghĩ tranh thủ ý kiến nhiều người và có thể khéo léo dấu kín ý định thực hiện của mình. Những việc giao dịch qua thư tín thường mất nhiều thời gian chờ đợi, có thể bỏ lỡ thời cơ mua bán, có thể dùng điện tín để khắc phục điều này. Khi sử dụng thư tín để giao dịch, đàm phán phải luôn nhớ rằng thư từ là sứ giả của mình đến khách hàng. Bởi vậy phải lưu ý hết sức trong việc viết thư, đảm bảo các yêu cầu lịch sự, chính xác, khẩn trương. Nội dung của thương mại bao giờ cũng hết sức chính xác, tránh những sự hiểu lầm do trình bày không rõ ràng, không khúc triết hoặc do sử dụng từ ngữ không chính xác. Mọi lý lẽ được diễn đạt đầy đủ, nhưng không rườm rà. Cần nhớ rằng mỗi nước có một cách hiểu khác nhau về từng vấn đề liên quan tới buôn bán như đơn vị đo lường, cách bao bì, đóng gói, cách trả tiền, sự phân chia các chi phí trong giao nhận bốc dỡ…bởi thế khi đề cập đến mỗi vấn đề, cần phải thật chi tiết, cụ thể, rõ ràng về quan niệm của mình hoặc những yêu cầu của mình nêu ra, không bao giờ nên nghĩ rằng chắc đối phương cũng hiểu vấn đề này như cách mình hiểu.Sự khẩn trương trong trao đổi thư tín cần được chú ý thích đáng. Tất cả mọi thư tín gửi đến đều phải được trả lời một cách nhanh chóng dù rằng mình chưa có cơ hội bán hàng. Việc trì hoãn trả lời, hoặc thậm chí quên không trả lời thư của khách hàng, sẽ gây ra những ấn tượng xấu. Một nhà kinh doanh tốt bao giờ cũng cố gắng mở rộng quan hệ với nhiều khách hàng. 5.2 Đàm phán qua điện thoại. Việc trao đổi qua điện thoại nhanh chóng, giúp người giao dịch tiến hành đàm phán một cách khẩn trương, đúng vào thời cơ cần thiết. Nhưng phí tổn điện thoại giữa các nước rất cao, các cuộc trao đổi bằng điện thoại thường phải hạn chế về mặt thời gian, các bên không thể trình bày chi tiết, mặt khác trao đổi qua điện thoại là trao đổi bằng miệng, không có gì làm bằng chứng cho những thoả thuận , quyết định trong trao đổi bởi vậy điện thoại chỉ được dùng trong những trường hợp cần thiết, thật khẩn trương, sợ lỡ thời cơ, hoặc trong những trường hợp mà mọi điều kiện đã thảo luận xong, chỉ còn chờ xác nhận một vài chi tiết…khi phải sử dụng điện thoại, cần phải chuẩn bị thật chu đáo để có thể trả lời ngay mọi vấn đề được nêu lên một cách chính xác.Sau khi trao đổi bằng điện thoại, cần có thư xác nhận nội dung đã đàm phán thoả thuận. 5.3 Đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp Việc gặp gỡ trực tiếp giữa hai bên để trao đổi về mọi điều kiện giao dịch, về mọi vấn đề liên quan đến việc kí kết và thực hiện hợp đồng mua bán là hình thức đàm phán đặc biệt quan trọng. Hình thức đàm phán này đẩy nhanh tốc độ giải quyết mọi vấn đề giữa hai bên và nhiều khi là lối thoát cho những đàm phán bằng thư tín hoặc điện thoại đã kéo dài quá lâu mà không có kết quả. Nhiều khi đàm phán qua thư từ kéo dài nhiều tháng mới đi đến kí kết hợp đồng. Trong khi đó đàm phán trực tiếp chỉ 2,3 ngày đã có kết quả. Hình thức đàm phán này thường được dùng khi hai bên có nhiều điều kiện phải giải thích cặn kẽ để thuyết phục nhau, khi đàm phán về những hợp đồng lớn, những hợp đồng có tính chất phức tạp… Việc hai bên mua bán trực tiếp gặp gỡ nhau tạo điều kiện cho việc hiểu biết nhau tốt hơn và duy trì được quan hệ tốt lâu dài với nhau. Cũng phải thấy rằng đây là hình thức đàm phán khó khăn nhất trong các hình thức đàm phán. Đàm phán trực tiếp đòi hỏi người tiến hành đàm phán phải chắc chắn về nghiệp vụ, tự chủ, phản ứng nhanh, nhạy…để có thể tỉnh táo, bình tĩnh nhận xét , nắm được ý đồ, sách lược đối phương, nhanh chóng có biện pháp đối phó trong những trường hợp cần thiết hoặc quyết định ngay tại chỗ khi thấy thời cơ kí kết đã chín muồi. Mất bình tĩnh, không tự chủ sẽ lộ ý định của mình để đối phương nắm được. Trong trao đổi trực tiếp, nên tránh bàn bạc tham khảo ý kiến của nhau trứoc mặt đối phương để trả lời cho đối phương. Mỗi lần gặp gỡ nhau thường tốn kém về các chi phí đi lại, đón tiếp, quà cáp, cho nên gặp gỡ nhau mà không đi đến kết quả gì là điều mà cả hai bên đều không mong muốn. Chuẩn bị kĩ lưỡng trước khi tiến hành đàm phán trực tiếp là việc hết sức cần thiết. Cần xác định rõ mục đích, yêu cầu của đợt đàm phán ,dự kiến những biện pháp để đạt được những biện pháp để đạt được những kết quả mong muốn. Mỗi bên đều phải nghiên cứu kĩ về hàng hoá mình định mua bán, các điều kiện giao dịch định đưa ra trao đổi…quan trọng là việc tìm hiểu kĩ khách hành mình sẽ gặp. Tính tình, tác phong, trình độ…đều cần được chú ý. Cần phải để nhiều công sức vào việc dự đoán cho được ý định của khách hàng, dự kiến những yêu cầu hoặc những nhận xét mà khách hàng sẽ nêu ra đối với quy cách phẩm chất mặt hàng, về các điều kiện giao dịch về giá cả, về những hợp đồng đã kí kết trước đó, về tình hình thực hiện những hợp đồng… cần tránh hai khuynh hướng: một khuynh hướng cho rằng chẳng cần chuẩn bị gì nhiều cũng có thể đàm phán thành công, ỷ vào những hiểu biết và kinh nghiệm vốn có … mộ khuynh hướng khác thì chuẩn bị quá lâu, quá cầu toàn. Việc chuẩn bị đàm phán cần làm chi tiết, chu đáo nhưng phải nhanh. Trước giai đoạn này, người ta thường lập phương án đàm phán. Trong phương án đàm phán nêu rõ mục đích của khách hàng, dự kiến những vấn đề khách hàng sẽ nêu ra và cách giải quyết những vấn đề đó. Sách lược đàm phán phải được nghiên cứu chuẩn bị thật kĩ. Có thể chuẩn bị nhiều sách lược ứng với từng tình huống. Những yêu cầu đạt được trong đàm phán cũng được đề ra với nhiều mức. Bên cạnh là những biện pháp dự kiến bao gồm từ thành phần đàm phán đến các bước thăm dò, cách trình bày ý kiến, các điều kiện giao dịch với những khuyến khích … và nhất là về giá cả mua bán. Bên cạnh phương án đàm phán, các cán bộ kinh doanh còn có phương án tiếp đãi. Trong phương án này có nêu rõ những người tiếp đón, đàm phán, dự kiến bố trí chương trình làm việc, giải trí, tặng phẩm, chiêu đãi. Khi tiếp đón khách hàng, cần phải gây thiện cảm ngay từ bước đầu. Nhã nhặn, quan tâm, nhiệt tình, nhưng đúng mức, không quá vồ vập. Trong đàm phán cần theo dõi lời nói, cách phát biểu và những thái độ biểu lộ của khách hàng để phán đoán được ý định và điều quan tâm thực sự của khách hàng. Tất nhiên khách hàng sẽ tìm cách che dấu, nhưng những cán bộ giàu kinh nghiệm, chuẩn bị kĩ càng đã tìm hiểu sâu công việc và khách hàng vẫn có khả năng thăm dò, phát hiện được. Trong quá trình đàm phán,