Chuyên đề Một số giải pháp nâng cao khả năng thắng thầu của Công ty xây dựng 123

LỜI MỞ ĐẦU Một quy luật khắc nghiệt nhất của thị trường đó là cạnh tranh, mà đấu thầu là một hình thức tổ chức cạnh tranh. Theo đó bất kì một doanh nghiệp nào tham gia vào lĩnh vực xây dựng nếu không tiếp cận kịp với guồng quay của nó thì sẽ bị đánh bật ra khỏi thị trường xây dựng vốn đang rất sôi động Thị trường xây dựng ở Việt Nam, quy chế đấu thầu ngày càng hoàn thiện điều này buộc các doanh nghiệp xây dựng muốn tồn tại hay đồng nghĩa với việc giành thắng lợi trong đấu thầu, thì phải tự hoàn thiện mình. Cụ thể các doanh nghiệp xây dựng phải đáp ứng các tiêu chuẩn cơ bản: tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng; tiêu chuẩn về kinh nghiệm; tiêu chuẩn về tài chính, giá cả; tiêu chuẩn về tiến độ thi công. Bởi vậy, nhà thầu nào có khả năng bảo đảm toàn diện các tiêu chuẩn trên, khả năng trúng thầu của nhà thầu đó sẽ cao hơn các nhà thầu khác. Là một công ty thuộc Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 1, công ty xây dựng 123 mới được thành lập, cũng hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xây lắp nên hiện đang phải đối đầu với rất nhiều thách thức khi mà các đối thủ cạnh tranh đều là những ông lớn trong lĩnh vực xây dựng, có kinh nghiệm lâu năm. Làm thế nào để nâng cao khả năng thắng thầu trên thị trường xây lắp là bài toán mà từng ngày, từng giờ ban lãnh đạo của Công ty đang tìm lời giải đáp.Từ tính cấp thiết và hữu dụng của vấn đề, với mong muốn là góp phần rất nhỏ vào việc tìm ra những giải pháp nhằm tăng cường khả năng thắng thầu của Công ty xây trên thị trường xây lắp trong thời gian tới, em quyết định lựa chọn đề tài cho chuyên đề của mình là:"Một số giải pháp nâng cao khả năng thắng thầu của Công ty xây dựng 123 Dựa vào phương pháp nghiên cứu trên bố cục của chuyên đề thực tập, bao gồm 2 chương Chương I: Thực trạng công tác tham dự thầu của công ty trong giai đoạn 2006-2008 Chương II :Một số giải pháp nhằm nâng cao khả năng thắng thầu của công ty CHƯƠNG I: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM DỰ THẦU CỦA CÔNG TY TRONG GIAI ĐOẠN 2006-2008 1.1 Tổng quan về công ty xây dựng 123. 1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty. Công ty xây dựng 123 thuộc tổng công ty xây dựng công trình giao thông 1 ( cienco1). Vì vậy xin giới thiệu sơ qua về Tổng công ty (TCT) xây dựng công trình giao thông 1. Tiền thân của TCT xây dựng công trình giao thông 1 là : Ban xây dựng công trình giao thông miền Tây. Được thành lập vào ngày 3/8/1964 và trở thành “ Liên hiệp xí nghiệp giao thông khu vực 1” vào năm 1972. Để đáp ứng nhu cầu ngày càng lớn mạnh của ngành giao thông nói riêng và của toàn nền kinh tế nói chung, căn cứ theo quyết định số 4895 QS/TCCB-LS cho phép thành lập TCT xây dựng công trình giao thông 1. Trải qua các thời kì xây dựng, bảo vệ, tái thiết đất nước, nhiệm vụ chủ yếu của TCT là xây dựng mới, cải tạo, nâng cấp các công trình giao thông như: Cầu, đường, bến cảng…phục vụ nhu cầu kinh tế dân sinh và quốc phòng. Trước yêu cầu hội nhập của đất nước, tăng cường thu hút đầu tư nước ngoài, vấn đề về cơ sơ hạ tầng của kĩ thuật trong đó mạng lưới giao thông đóng vài trò rất quan trọng để phát triển kinh tế. Nắm bắt được tình hình đó, năm 2004 TCT xây dựng công trình giao thông 1 đã ra quyết định thành lập Công ty xây dựng 123,căn cứ theo quyêt định số 0747 QĐ/ HĐQT ngày 15/6/2004 của hội đồng quản trị TCT xây dựng công trình giao thông 1 về việc thành lập Công ty xây dựng 123 trực thuộc tổng công ty xây dựng công trình giao thông 1. Công ty xây dựng 123 là đơn vị hạch toán độc lập vào TCT xây dựng công trình giao thông 1, công tác kế toán thống kê chấp hành theo đúng Luật kế toán do Quốc hội ban hành ngày 17 tháng 3 năm 2003, các hệ thống quản lý tài chính tuân thủ theo quy định của Chính phủ, Bộ tài chính, Ngân hàng và các quy định khác của TCT ( theo mẫu biểu của TCT và công ty quy định). Công ty được chủ động về tài chính trong kinh doanh. Công ty có nhiệm vụ thực hiện các công trình do TCT giao phó, và có quyền tự tìm kiếm các công trình khác để thực hiện. Tuy mới thành lập được 5 năm nhưng công ty xây dựng 123 luôn cố gắng thực hiện tốt những nhiệm vụ mà TCT giao phó như: xây dựng gói thầu Cầu Giẽ - Ninh Bình, nút giao thông Láng – Hòa Lạc, đường dẫn cầu Phù Đổng… và đã tìm kiếm những công trình cho công ty mình như: Gói 10 quốc lộ 279-Tuyên Quang, gói 7 quốc lộ 27 - Ninh Thuận, Sài Gòn – Trung Lương, cho thuê thiết bị, cung cấp nhiên liệu… Địa chỉ của công ty - Tên doanh nghiệp: Công ty xây dựng 123 - Trụ sở chính của công ty: Tầng 13-Tòa nhà Cienco 1- 623 La thành, Ba Đình, Hà Nội. - Điện thoại: 04.7724.986 - Fax: 04.7724.986 - Email : cc123 – cienco1@yahoo.com - Giám đốc: Nguyễn Ngọc Hòa 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty. Chức năng chính của công ty là: Xây dựng các công trình chuyên ngành giao thông vận tải như: Đường ô tô, cầu đường bộ, cảng sông, cảng biển… Xây dựng các công trình chiếu sáng công cộng, cây xanh công viên, vỉa hè đô thị, Xây dựng các công trình kênh mương, đê, kè, cống thủy lợi … Sản xuất vật liệu xây dựng, cấu kiện bê tông đúc sẵn. Sửa chữa phương tiện, thiết bị thi công và gia công dầm cầu thép… Cho thuê thiết bị, cung cấp nhiên liệu. Nạo vét, san lấp mặt bằng Đặc điểm ngành nghề kinh doanh của công ty. Khác với các mặt khác được bày bán trên thị trường, sản phẩm của công ty là sản phẩm đơn chiếc, được làm theo đơn đặt hàng, vì vậy thị trường của nó là các sở giao thông, và tất cả các đơn vị, tổ chức, cá nhân có nhu cầu. vì công ty chủ yếu là xây dựng các công trình giao thông, nên địa điểm sản xuất phân tán. Do đó lực lượng của công ty luôn lưu đông, phân tán, làm việc ngoài trời, chịu sự phụ thuộc vào điều kiện tự nhiên… Do sản xuất xây dựng phân tán do đó làm cho việc tổ chức thi công gặp nhiều khó khăn và phức tạp cho việc kiểm tra. Lãnh đạo, bố trí sửa chữa máy móc và thiết bị trong quá trình thi công. Do chịu ảnh hưởng rất lớn vào thời tiết nên làm cho công ty không thể lường trước được hết những khó khăn có thể xảy ra, từ đó làm giảm hiệu quả lao động, và làm gián đoạn quá trình sản xuất, làm ảnh hưởng đến tiến độ thi công và giá thành. Phạm vi, quy mô hoạt động của công ty. Công ty xây dựng 123 trực thuộc tổng công ty xây dựng công trình giao thông 1, có địa bàn hoạt động rỗng rãi, phân tán trên nhiều vùng miền trên khắp đất nước, từ Bắc – Trung – Nam. Tuy mới thành lập được 5 năm, nếu so sánh với các công ty xây dựng khác thì công ty xây dựng 123 vẫn còn non trẻ, thời gian hoạt động chưa dài , tuy nhiên bằng sự nỗ lực của toàn thể ban lãnh đạo, nhân viên công ty đã nỗ lực tham gia xây dựng và hoàn thành đúng tiến độ, đạt chất lượng cao nhiều công trình như: Km215+340, Km 216+000 phía Hà Nam, nút giao thông Đại Xuyên phía Hà Tây… 1.1.3 Cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý của công ty xây dựng 123 Cơ cấu của công ty được tổ chức theo phòng nghiệp vụ, đội công trình, hoặc công trình trực thuộc công ty Căn cứ Quyết định số 0747 QĐ/HĐQT ngày 15/6/2004 của Hội đồng quản trị TCT xây dựng công trình giao thông 1 về việc thành lập Công ty xây dựng 123 trực thuộc TCT xây dựng công trình giao thông 1. Căn cứ quyết định số 0066 HĐQT – TCT ngày 26/8/2004 của Hội đồng quản trị TCT xây dựng công trình giao thông 1 về việc ban hành Quy chế Tổ chức và hoạt động Công ty xây dựng 123 như sau: Giám đốc công ty. Các phó giám đốc. 05 phòng nghiệp vụ: + Phòng tổ chức hành chính. + Phòng kinh tế kế + Phòng kỹ thuật thi công + Phòng vật tư thiết bị + Phòng Tài chính kế toán. Các đội công trình: Định biên cán bộ, nhân viên trong các phòng nghiệp cụ sẽ căn cứ vào chức năng nhiệm vụ cụ thể của các phòng để xây dựng cho phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ sản xuất kinh doanh theo kế hoạch hàng năm. SƠ ĐỒ 1.1 : CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY Giám đốc Các phó giám đốc Phòng kinh tế kế hoạch Phòng kỹ thuật thi công Phòng vật tư thiết bị Phòng tài chính kế toán Đội công trình 1 Đội công trình 24 Đội công trình 21 Đội công trình 12 Đội công trình 4 Đội công trình 2 Đội công trình 3 Đội công trình 8 Đội công trình 23 Đội công trình 5 Đội công trình 9 Đội công trình 16 Đội công trình 20 Phòng tổ chức hành chính 1.2. Năng lực của công ty. 1.2.1. Năng lực máy móc thiết bị thi công của công ty. Máy móc thiết bị là bộ phận chủ yếu và quan trọng trong danh mục tài sản cố định của doanh nghiệp. Nó là nhân tố quan trọng góp phần vào tăng khả năng cạnh tranh cũng như khả năng thắng thầu của nhà thầu bởi nó là một phần chi phí để tính giá dự thầu. Khi tham gia đấu thầu, năng lực máy móc thiết bị tác động vào chất lượng và tiến độ công trình. Để đánh giá về năng lực máy móc thiết bị chủ đầu tư có thể nhìn nhận ở những khía cạnh như: - Số lượng, công suất máy móc thiết bị - Tính hiện đại: được thể hiện ở các thông tin như hãng sản xuất, năm sản xuất, công suât,giá trị còn lại của thiết bị - Tính đồng bộ: Máy móc thiết bị phải phù hợp với biện pháp thi công, phù hợp với từng công việc… - Tính hiệu quả: Đây chính là trình độ sử dụng, khả năng vận hành máy móc thiết bị. Nhận thức được tầm quan trọng đó, công ty xây dựng 123 luôn quan tâm chú ý đến đầu tư để mua sắm, nâng cấp và đổi mới máy móc thiết bị để phục vụ thi công công trình. Để chứng minh cho điều này ta xem xét năng lực máy móc thiết bị của công ty thông qua bảng kê tóm tắt sau. BẢNG1.1 : KÊ KHAI MÁY MÓC THIẾT BỊ TT Tên thiết bị Số lượng Công suất Tính năng Nước sản xuất A MÁY LÀM ĐẤT I Máy ủi 03 1 Máy ủi T 130 01 130CV ủi Nga 2 Máy ủi Mitsubishi D3 54CV ủi Nhật 3 Máy ủi Kamatsu D60A 110CV ủi Nhật II Máy xúc 1 Máy xúc lật WA 200 01 1.65m3 Xúc Nhật 2 Máy xúc đào Solar 130 01 0.8-1.2m3 Đào HQ III Máy san 1 Máy san Komatsu 01 115CV San gạt Nhật 2 Máy san Mítubishi 01 110CV San gạt Nhật IV Máy lu 1 Lu bánh sắt SaKai 8T 01 8T Đầm nén Nhật 2 Lu rung bánh sắt 10T 01 10T Đầm nén TQ 3 Lu rung YZ 14 02 14T Đầm nén TQ B Máy làm đá I Máy nén khí 02 660m3/h Thổi bụi TQ II Các máy khác 1 Máy cắt bê tông 01 Căt BT Nhật 2 Máy chèn đường sắt 01 TQ 3 Máy cắt thảm 01 Cắt BTN VN 4 Máy cắt thảm MD2 01 Cắt BTN VN C Máy xây dựng I Thiết bị thi công nền móng cầu 01 II Thiết bị thi công Bê tông 1 Máy trộn bê tông 750L 01 750L Trộn BT Nga 2 Máy trộn bê tông 250L 01 250L Trộn BT TQ 3 Máy trộn bê tông 01 750L Trộn BT TQ III Thiết bị thi công mặt đường 1 Máy rải Vogele 01 100T/h Rải VL Đức 2 Máy rải Mitsubishi 01 100T/h Rải VL Nhật 3 Máy rải sơn 01 Sơn đường 4 Trạm trộn asphalt 80T/h 01 80T/h Trộn BTN VN 5 Thiết bị đun nhựa đường 01 Đun nhựa VN 6 Máy tưới nhựa 01 190CV Tưới nhựa VN 7 Máy nấu sơn dẻo nhiệt 01 Nấu sơn VN D Máy chuyển ngang I Oto ben 1 Ô tô KPAZ 29L-8215 01 180CV Vận chuyển VL Nga 2 Ô tô KPAZ 29L-8223 01 180CV Vận chuyển VL Nga 3 Ô tô KPAZ 29L-8224 01 180CV Vận chuyển VL Nga 4 Ô tô KPAZ 29K-8550 01 190CV Vận chuyển VL Nga 5 Ô tô KaMaz 29M-8712 01 190CV Vận chuyển VL Nga 6 Ô tô KaMaz 29M-8713 01 190CV Vận chuyển VL Nga 7 Ô tô KaMaz 29U-4460 01 190CV Vận chuyển VL Nga II Các phương tiện vận chuyển khác 1 Xe kia 29U-4943 01 TQ 2 ô tô téc 29U-1351 01 7m3 Tưới nước TQ 3 Đầu kéo Kamaz 9M-6884 01 Nga E Máy vận chuyển cao I Cẩu bánh lốp 1 Cần cẩu kpaz 29H-5552 02 180CV Cẩu cấu kiện Nga 2 Cẩu bánh xích 01 40T Cẩu lắp rầm F Máy phát điện 1 Máy phát điện 250KW 01 50KW Phát điện Tiệp 2 Máy phát điện 250KW 01 200KW Phát điện Pháp 3 Cân điện tử 01 80T Cân BTN Nhật G Các máy khác I Đầm cọc 1 Đầm cọc MT 72PU 02 1,5KW Đầm nén Nhật 2 Đầm cọc Tacom 01 1,5KW Đầm nén Nhật II Máy bơm nước 02 400m3/h Bơm nước Nhật III Máy kinh vĩ, thủy bình 1 Máy toàn đạc DTM 80 01 Đo đạc Thụy sĩ 2 Máy kinh vĩ 01 Đo đạc Nhật 3 Máy thủy chuẩn 01 Đo đạc Nhật ( nguồn: Phòng Vật tư thiết bị ) Nhìn vào bảng kê khai trên ta nhận thấy, máy móc thiết bị của công ty tương đối nhiều và đa dạng về chủng loại phục vụ cho việc thi công, có khả năng tham gia các công trình xây dựng một cách liên tục, độc lập. Mặt khác, các máy móc này hầu như đều được từ những hãng có uy tín như: Nhật, Nga, Hàn Quốc, Thụy sỹ… nên có thể yên tâm về chất lượng, độ an toàn. Nhìn chung năng lực máy móc thiết bị có thể được coi là điểm mạnh của công ty xây dựng 123. 1.2.2 Nguồn nhân lực Nguồn nhân lực là nguồn lực con người và là một trong những nguồn lực quan trọng nhất đối với mỗi doanh nghiệp và toàn xã hội. Chính con người tạo ra các máy móc thiết bị và chính con người sẽ vận hành, điều khiển chúng.Mới được thành lập, nhưng nhận thức được điều này, công ty đã xây dựng môi trường làm việc thuận lợi, phát huy được năng lực với nhiều cơ hội thăng tiến nhằm hội tụ được đội ngũ cán bộ công nhân dày dạn kinh nghiệm, có trình độ kỹ thuật cao, có năng lực đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh, hơn nữa lại có tình cảm gắn bó với nghề, với công ty. Phòng Tổ chức hành chính thống kê nguồn nhân lực công ty như sau: BẢNG 1.2 : THỐNG KÊ NGUỒN NHÂN LỰC CỦA CÔNG TY STT Chức danh Tổng số I Trên đại học 3 II Đại học- cao đẳng 59 1 Ký sư xây dựng 2 2 Kỹ sư thủy lợi 1 3 Kỹ sư xây dựng ngầm 1 4 Kỹ sư mỏ địa chất 2 5 Kỹ sư đo đạc, chắc địa 2 6 Kỹ sư máy xây dựng 2 8 Kỹ sư điện 2 9 Kỹ sư cơ khí 3 10 Kỹ sư địa chính 3 11 Kỹ sư lâm nghiệp 2 12 Kỹ sư kinh tế xây dựng 3 13 Kỹ sư kinh tế năng lượng 2 14 Kỹ sư viễn thông 2 15 Cử nhân quản lý kinh doanh 3 16 Kỹ sư silicat 2 17 Cử nhân quản trị kinh doanh 2 18 Cử nhân luật 1 19 Kỹ sư đô thị 2 20 Kỹ sư cấp thoát nước 3 21 Kỹ sư kinh tế giao thông 2 22 Cử nhân tài chính kế toán 2 23 Cử nhân ngoại ngữ 3 24 Cử nhân kinh tế 2 25 Kỹ sư điện tử viến thông 2 26 Kỹ sư bảo hộ lao động 2 27 Cử nhân chính trị 1 28 Kỹ sư cầu đường 4 29 Kỹ sư công nghệ thông tin 2 30 Kỹ sư nhiệt lạnh 1 IV Công nhân kỹ thuật trực tiếp sản xuất 130 ( Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính ) Từ bảng nguồn nhân lực của công ta thấy, công ty có đội ngũ lao động rồi rào,đông đảo. Tuy nhiên số lượng cán bộ chuyên môn có trình độ từ đại học trở lên không cao lắm khoảng 33%, đây chỉ là so sánh tương đối với tổng đội ngũ lao động của công ty, còn nếu xét về số lượng thì với con sô 62 lao động trên đại học thì cũng không phải là thấp. Khi đánh gía nguồn nhân lực của các công ty tham gia dự thầu thì chủ đầu tư quan tâm chủ yếu đến khía cạnh như: Ban lãnh đạo doanh nghiệp, cán bộ quản lý cấp trung gian,cán bộ quản lý cấp cơ sở. Vì vậy trong hồ sơ dự thầu công ty có lập riêng danh sách cán bộ chủ chốt điều hành thi công tại công trường, và danh sách công nhân thi công để tiện cho chủ đầu tư đánh giá xem nguồn nhân lực đó có phù hợp với dự án ( gói thầu ) đang tham gia không? Ví dụ trong gói thầu số 7: Xây dựng đoạn KM 227+250-KM 236+500 có bảng dự kiến danh sách công nhân thi công như sau: BẢNG 1.3: DANH SÁCH DỰ KIẾN CÔNG NHÂN THI CÔNG STT Loại công nhân Số người Bậc thợ 1 Thợ nề bê tông 28 3/7 2 Thợ nề bê tông 22 4/7-5/7 3 Thợ cơ khí 04 3/7-5/7 4 Thợ điện 02 3/7-5/7 5 Thợ sắt 08 3/7 6 Thợ sắt 12 4/7-5/7 7 Thợ đường 20 2/7 8 Thợ đường 15 3/7 9 Thợ đường 15 4/7-5/7 10 Thợ đường 04 7/7 STT Công nhân lái máy Số người Bậc thợ 1 Lái ô tô 08 3/7 2 Lái ô tô 10 4/7-5/7 3 Lái lu 07 3/7 4 Lái lu 05 4/7-5/7 5 Thợ vận hành trạm trộn 03 02 3/7 4/7-5/7 6 Lái máy ủi 02 3/7 7 Lái máy ủi 02 4/7-5/7 8 Lái máy đào 02 3/7 9 Lái máy đào 01 4/7-5/7 10 Lái máy san 02 3/7-5/7 11 Lái máy xúc lật 01 3/7 12 Lái máy rải 02 4/7 13 Lái cầu 40T 01 3/7 14 Lái cầu tự hành 02 3/7 15 Công nhân vận hành các loại máy khác 06 03 3/7 4/7-5/7 ( nguồn: HSDT gói thầu số 7: xây dựng đoạn km227+250-km236+500) 1.2.3 Năng lực tài chính của công ty. Năng lực tài chính là một trong những thông tin quan trọng mà chủ đầu tư quan tâm. Nó thể hiện công ty có đủ khả năng để hoàn thành công trình đúng tiến độ và đảm bảo chất lượng hay không? Năng lực tài chính đóng vai trò giống như một chất dầu bôi trơn cho các hoạt động được diễn ra một cách xuôn xẻ. Theo phòng tài chính thì cơ cấu nguồn vốn của công ty như sau: BẢNG 1.4 : CƠ CẤU NGUỒN VỐN CỦA CÔNG TY ( Đơn vị : triệu đồng ) STT Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 1 Tổng nguồn vốn đầu tư 21,365 21,511 20,105 Tốc độ tăng liên hoàn 1.0068 0.9346 2 Vốn tín dụng thương mại 14,738 15,214 14,862 Tốc độ tăng liên hoàn 1.0322 0.9768 3 Vốn tự có 6,627 6,297 5,243 Tốc độ tăng liên hoàn 0.9502 0.8326 ( Nguồn : Phòng tài chính kế toán ) Nhìn vào bảng cơ cấu vốn thấy , tổng nguồn vốn của công ty có khoảng 21 tỷ , đối với một công ty mới thành lập thì đó cũng là bước khởi đầu khả quan, tuy nhiên do đặc thù cuả ngành xây dựng là đòi hỏi vốn lớn vì khi bàn giao công trình mới được thanh quyết toán, chính vì vậy mà công ty có khối lượng vốn tin dụng thương mại lớn. Điều này bên cạnh tính ưu điểm về khả năng chiếm dụng vốn thì đây là một cơ cấu vốn nguy hiểm vì khi đến hạn phải trả mà công ty chưa có đủ khả năng trả nợ thì sẽ dẫn đến nguy cơ phá sản… 1.3 Thực trạng công tác tham dự thầu của công ty xây dựng 123. 1.3.1 Cơ cấu các phòng ban tham gia công tác dự thầu. Đối với công ty thì quá trình tham dự thầu có sự tham gia phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban của công ty. Công việc được phân chia một cách cụ thể cho từng phòng chức năng. Có 4 phòng chính tham gia vào công tác dự thầu: Phòng Kinh tế - Kế hoạch: Đây là phòng có vai trò quan trọng, chủ chốt trong công tác đấu thầu của công ty. Là phòng tổng hợp các tài liệu từ các phòng khác gửi để tiến hành lập Hồ Sơ Dự thầu. Nhiệm vụ chính của phòng KTKH đó là: Tổng hợp các thông tin về các dự án tổ chức đấu thầu. Đi nghiên cứu, khảo sát hiện trường thi công. Chuẩn bị các thủ tục pháp lý cần có trong Hồ sơ dự thầu như: Đơn dự thầu Kê khai nhân sự chủ chốt điều hành thi công tại hiện trường Kê khai kinh nghiệm của công ty như: Các công trình tương tự đã thực hiện ( gồm hợp đồng thực hiện, biên bản, chứng chỉ hoành thành công trình ), các công trình đang thực hiện trong những năm gần nhất. Dựa trên biện pháp thi công của phòng Kỹ thuật đưa ra giá dự thầu Hoàn thiện Hồ sơ dự thầu, photo, đóng gói, nộp Hồ sơ dự thầu. Phòng kỹ thuật thi công. Xây dựng sơ đồ tổ chức hiện trường. Xây dựng biện pháp thi công của dự án ( gói thầu ) đáp ứng nhu cầu của Hồ sơ mời thầu. Số lượng công nhân thi công dự án ( gói thầu ) Lập danh sách máy móc cân huy động cho gói thầu Phòng tổ Tài chính – Kế toán. Lập bảng cân đối kế toán. Bảo lãnh dự thầu Thư cung cấp tín dụng ( nhằm chứng minh dòng tiền huy động để thực hiện dự án ) Phòng Vật tư, thiết bị Căn cứ theo danh sách máy móc cần huy động cho dự án ( gói thầu ) mà phòng kỹ thuật đã đưa, phòng vật tư có trách nhiệm kê khai tên máy, chủng loại, hóa đơn, giấp phép kiểm định nhằm chứng minh những máy móc đó đúng là thuộc sở hữu của công ty. Kê khai các nguyên vật liệu cần thiết. Phòng Tổ chức hành chính. Cung cấp quyết định thành lập công ty Giấy phép kinh doanh và một số giấy tờ có liên quan khác. 1.3.2 Quy trình tham dự thầu của công ty. SƠ ĐỒ 1.2 : QUY TRÌNH THAM DỰ THẦU CỦA CÔNG TY Thu thập thông tin Ra quyết định tham dự thầu Gửi thư từ chối (nếu nhận được thư mời thầu ) Không tham gia Tham gia Mua và nghiên cứu HSMT Tham gia Lập HSDT Trình duyệt, đóng gói , nộp HSDT Lưu hồ sơ, phân tích tìm nguyên nhân, rút kinh nghiệm Tham dự mở thầu Trượt thầu Trúng thầu Thương thảo, ký kết hợp đồng Hậu đấu thầu 1.3.3 Mô tả quy trình. 1.3.3.1 Thu thập thông tin Đây là bước đầu tiên và giữ vai trò quan trọng vì chỉ khi nào có được thông tin về công trình đấu thầu thì mới có thể thực hiện được các bước tiếp theo. Nôi dung tổ chức thu thập thông tin về đấu thầu của chủ đầu tư thì có rất nhiều nội dung nhưng khi thu thập tin phải xác định được chi tiết và cụ thể như: Quy mô gói thầu Loại gói thầu Nguồn vốn thực hiện Thời gian phát hành Hồ sơ mời thầu Công việc này do các cán bộ công nhân viên của công ty thu thập hoặc do TCT thông báo. Các thông tin về yêu cầu đấu thầu của khách hàng đều được chuyển đến phòng Kinh tế- kế hoạch.Các cán bộ phụ trách đấu thầu phòng Kinh tế - kế hoạch sẽ ghi các thông tin này lại và báo cáo trưởng phòng. Trong bước công việc đầu tiên này thì công ty thường tìm kiếm dựa vào các nguồn chủ yếu sau. Thu thập các thông tin quảng cáo về công trình cần đấu thầu trên các phương tiện thông tin đại chúng như báo đài, vô tuyến, website Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các cơ quan quản lý Nhà nước, các cấp chính quyền để có những thông tin về Kế hoạch đầu tư của Bộ, Ban ngành, các cơ quan Nhà nước. Duy trì mối quan hệ với các chủ đầu tư đã có hợp tác lâu dài nhờ đó có khả năng nhận được thư mời thầu khi họ có đầu tư mới. 1.3.3.2 Ra quyết định tham dự thầu. Sau khi có thông tin về các dự án hay các gói thầu thì Giám đốc công ty và các trưởng phòng chức năng sẽ tổ chức họp, xem xét để ra quyết định có tham dự hay không tham dự thầu dự án ( hay gói thầu ) nào.Hai vấn đề chính cần được xem xét đó là: Tìm hiểu thông tin về chủ đầu tư tổ chức đấu thầu, dự án ( gói thầu ) Tiến hành phân tích năng lực của công ty xem có phù hợp không và xem xét tính khả thi khi thực hiện dự án ( gói thầu ). Kết quả xem xét sẽ được Giám đốc được giám đốc hoặc trưởng phòng Kinh tế - Kế hoạch sẽ quyết định: Nếu xét thấy dự án đó không phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của công ty hoặc công ty không đủ năng lực để thực hiện, nếu cần thì trưởng phòng Kinh tế - Kế hoạch sẽ gửi thông báo từ chối tham dự thầu ( trong trường hợp nhận được thư mời thầu của khách hàng ). Nếu công ty có đủ năng lực thực hiện đấu thầu và thi công dự án ( gói thầu ) đó thì giám đốc quyết định tiến hành mua hồ sơ mời thầu ( HSMT ) hoặc đăng ký tham gia đấu thầu đến chủ đầu tư 1.3.3.3 Mua và nghiên cứu Hồ sơ mời thầu của chủ đầu tư. Sau khi quyết định tham dự thầu thì công ty sẽ mua Hồ sơ mời thầu từ chủ đầu tư với mức giá do chủ đầu tư đưa ra, thông thường là từ 500.000đ đến 1000000đ. Các cán bộ của phòng Kinh tế - Kế hoạch tham gia lập Hồ sơ dự thầu sẽ căn cứ vào Hồ sơ mời thầu để xác định rõ các thông tin như: nguồn gốc dự án, quy mô dự án, địa điểm thực hiện, thời gian đấu thầu, bảng tiên lượng, vật liệu …xem khả năng và năng lực của công ty đáp ứng đến đâu trong những thông tin mà chủ đầu tư đưa ra trong Hồ sơ mời thầu, thời điểm bên mời thầu đóng mở thầu để có kế hoạch phân công nhiệm vụ cho công tác khảo sát hiện trường và lập Hồ sơ dự thầu có chất lượng đạt tiêu chuẩn quy định của chủ đầu tư.Công tác khảo sát hiện trường của công ty là khảo sát về các điều kiện thi công, điều kiện tự nhiên, kinh tế xã hội của dự án ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, giá thành. vì vậy công tác này rất quan trọng, bởi nó tác động đến giá dự thầu và là căn cứ để lập các biện pháp quản lý kinh tế, tổ chức thi công, tổ chức hiện trường. 1.3.3.4 Lập Hồ sơ dự thầu. Hồ sơ dự thầu được ví như bài thi của các nhà thầu nộp cho giám khảo là chủ đầu tư. Nó là nhân tố quyết định đến khả năng nhà thầu có trúng thầu dự án ( gói thầu ) đó hay không.Vì vậy, Lập Hồ sơ dự thầu là khâu quan trọng nhất, mất nhiều thời gian và công sức nhất. Việc lập Hồ sơ dự thầu được giao cho phòng Kinh tế - Kế hoạch của công ty trên cơ sở có sự giúp đỡ, phối hợp của các phòng ban khác. Nội dung cụ thể của Hồ sơ dự thầu sẽ được lập theo yêu cầu của Hồ sơ mời thầu của bên mời thầu mà công ty đã mua. Công tác lập Hồ sơ dự thầu bao gồm các nội dung sau: Lập các thông tin chung giới thiệu về nhà thầu: Tài liệu này bào gồm hồ sơ tư cách pháp nhân của công ty, giới thiệu về năng lực tài chính, máy móc thiết bị, nhân lực, kèm theo những thành tích cũng như kinh nghiệm của công ty. Để qua đó chủ đầu tư có cái nhìn tổng quát về công ty. Căn cứ vào vào bản thiết kế kỹ thuật trong Hồ sơ mời thầu tiến hành bóc tách để đưa ra khối lượng từng hạng mục công trình. Lập biện pháp thi công, và tiến độ thực hiện công trình. Trên cơ sở bảng tiên lượng, công ty tiến hành lập bảng giá dự thầu bao gồm: Đơn giá dự thầu cho từng công việc, đơn giá cho từng hạng mục công trình, và cuối cùng là tính giá dự thầu. Lập các hồ sơ khác theo yêu cầu trong Hồ sơ mời thầu như bảo lãnh dự thầu, các tài liệu có liên quan đến nguyên vật liệu… Hồ sơ dự thầu được lập xong sẽ được tiến hành rà soát lại nhằm phát hiện những sai xót. 1.3.3.4 Trình duyệt, hoàn thiện, phôtô, đóng gói và nộp Hồ sơ dự thầu. Hồ sơ dự thầu sau khi được hoàn tất sẽ được trình lên Giám đốc công ty để duyệt, chủ yếu là duyệt giá bỏ thẩu để quyết định giảm bao nhiêu % trong thư giảm giá để tránh trường hợp thông tin giá dự thầu bị lộ ra ngoài và để khả năng trúng thầu là lớn nhất. Sau khi đã được phòng Kinh tê – Kế hoạch rà soát, chỉnh sửa, được lãnh đạo duyệt, thì cán bộ phòng Kinh tế - Kế hoạch sẽ tiến hành hoàn thiện lần cuối trước khi cho photo, đóng gói theo đúng yêu cầu của Hồ sơ mời thầu. khi Hồ sơ dự thầu đã hoàn chỉnh, công ty tiến hành nộp cho bên mời thầu: Nộp trực tiếp tại nơi nhận: Cán bộ phòng Kinh tế -