Chuyên đề Một số biện pháp quản lý nhằm nâng cao chất lượng thiết kế tại công ty Tư Vấn và Xây Dựng Thuỷ Lợi 1

Lời nói đầu Nước ta là một nước nông nghiệp mà theo ông cha ta đã nói: “ nhất nước, nhì phân, tam cần, tứ giống”, trong đó nước là yếu tố quan trọng hành đầu vì vậy hệ thống thuỷ lợi đối với nước ta là vô cùng quan trọng. Trong những năm qua, tình hình thời tiết diễn biến thất thường gây ra hạn hán, lụt lội khắp nơi, gây nhiều khó khăn trong đời sống sinh hoạt và làm việc của người dân. Vì vậy, hơn lúc nào hết vai trò của các công trình thuỷ lợi có tầm quan trọng rất lớn. Nhận thức được điều đó, em đã xin vào thực tập tại công ty Tư Vấn và Xây Dựng Thuỷ Lợi 1. Trong quá trình thực tập tại công ty, em nhận thấy điều ảnh hưởng lớn nhất đối với các công trình thuỷ lợi là thiết kế của công trình đó. Chính vì vậy em đã quyết định lựa chọn đề tài: Một số biện pháp quản lý nhằm nâng cao chất lượng thiết kế tại công ty Tư Vấn và Xây Dựng Thuỷ Lợi 1. Mục đích của nghiên cứu đề tài: Làm rõ những vấn đề chung về chất lượng thiết kế ở công ty tư vấn và xây dựng thuỷ lợi 1 Đề xuất một số giải pháp quản lý nhằm nâng cao chất lượng thiết kế của công ty. Bố cục của đề tài: Chương I: Giới thiệu chung về công ty Chương II: Thực trạng về công tác thiết kế tại công ty Chương III: Một số biện pháp quản lý nhằm nâng cao chất lượng thiết kế ở công ty. I. Giới thiệu chung về công ty 1.Thông tin chung về doanh nghiệp Tên doanh nghiệp: Công ty tư vấn xây dựng Thuỷ lợi I Tên tiếng anh: Hydraulic Engineering Consultants Corporation No.1 ( HEC). Địa chỉ: 95/2 Chùa Bộc- Đống Đa- Hà Nội Tel: ( 04)8526285- (04)8525339 Fax: 84-4-5632169 Email: HEC1@HN.VNN.VN 2. Quá trình hình thành và phát triển Sau cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp thắng lợi, tháng 6 năm 1956 Cục thiết kế Thuỷ lợi trực thuộc Bộ Kiến trúc- Thuỷ lợi được thành lập; đây là tổ chức tiền thân của Công ty Tư vấn Xây dựng Thuỷ lợi I ngày nay. Trải qua 50 năm xây dựng và trưởng thành, đơn vị đã thay đổi tên gọi nhiều lần: từ Cục thiết kế Thuỷ lợi đổi tên thành Cục khảo sát thiết kế Thuỷ lợi thuộc Bộ Thuỷ lợi, sau đó lại đổi tên thành Viện thiết kế thuỷ lợi thuỷ điện, Viện khảo sát thiết kế thuỷ lợi. Đến năm 1985 Bộ Thuỷ lợi có quyết định tách Phân Viện khảo sát thiết kế Thuỷ lợi Nam Bộ ra khỏi Viện khảo sát thiết kế thuỷ lợi để thành lập Viện khảo sát thiết kế Nam Bộ trực thuộc Bộ Thuỷ lợi. Tháng 10 – 1989 Bộ Thuỷ lợi có quyết định đổi tên từ Viện khảo sát thiết kế Thuỷ lợi thành viện khảo sát thiết kế thuỷ lợi Quốc gia, và từ tháng 2 – 1993 Bộ Thuỷ lợi có quyết định thành lập doanh nghiệp Nhà nước chuyển Viện Khảo sát thiết kế Thuỷ lợi Quốc gia thành Công ty khảo sát thiết kế thuỷ lợi I; từ tháng 9 – 1995 lại đổi tên thành Công ty Tư vấn Xây dựng Thuỷ lợi I. 3. Chức năng của công ty Theo quyết định số 79 QĐ/ TCCB, công ty tư vấn xây dựng Thuỷ lợi I có các ngành nghề kinh doanh sau: Lập dự án đầu tư xây dựng thuỷ lợi - thuỷ điện Khảo sát xây dựng ( khảo sát địa hình, địa chất, thuỷ văn, môi trường, địa vật lý) Thí nghiệm đất, đá, nền, móng, vật liệu, kết cấu xây dựng phục vụ thiết kế, kiểm tra chất lượng công trình, kiểm tra chất lượng xây dựng, xác định nguyên nhân sự cố công trình. Thiết kế: bao gồm thiết kế quy hoạch thuỷ lợi - thuỷ điện, thiết kế công trình thuỷ lợi- thuỷ điện, lập tổng dự toán và dự toán công trình xây dựng. Thẩm định dự án đầu tư, thẩm định thiết kế, thẩm định dự toán Tư vấn về đấu thầu và hợp đồng kinh tế trong xây dựng Quản lý dự án: nhận tổng thầu khảo sát thiết kế và quản lý dự án theo qui định của điều lệ quản lý đầu tư và xây dựng. Xây dựng thực nghiệm các công trình thuộc đề tài nghiên cứu, chuyển giao công nghệ, khoan, phụt xử lý nền và thân công trình, sửa chữa xe, máy chuyên dùng và gia công cơ khí. In đồ án thiết kế, các tài liệu chuyên môn nghiệp vụ, tạp chí, sách báo theo qui định và giấy phép của cơ quan có thẩm quyền. Công ty được phép mở rộng các hoạt động tư vấn khác về xây dựng không trái với các qui định về pháp luật 4. Cơ cấu tổ chức 4.1 Công ty tư vấn xây dựng thuỷ lợi I gồm các đơn vị hạch toán phụ thuộc: Xí nghiệp Thiết kế tư vấn xây dựng thuỷ lợi 1 Xí nghiệp Thiết kế tư vấn xây dựng thuỷ lợi 2 Xí nghiệp Tư vấn địa kỹ thuật Xí nghiệp Khảo sát và xây dựng số 1 Xí nghiệp Khảo sát và xây dựng số 3 Sơ đồ 1: Tổ chức công ty 4.2 Các công ty con ( là các công ty cổ phần, công ty mẹ giữ cổ phần trên50% vốn Điều lệ) do các đơn vị hiện tại của Công ty sẽ cổ phần hoá gồm: Xí nghiệp Thiết kế tư vấn xây dựng thuỷ lợi 3 Xí nghiệp Khảo sát và xây dựng số 2 Xí nghiệp khảo sát và xây dựng số 4 4.3 Các công ty liên kết ( là các công ty cổ phần, công ty mẹ giữ dưới 50% vốn Điều lệ) do các đơn vị hiện tại của Công ty sẽ cổ phần hoá gồm: Xí nghiệp In thuỷ lợi Xí nghiệp cơ khí thuỷ lợi Công ty cổ phần tư vấn đầu tư thuỷ lợi, thuỷ điện 5. Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty 5.1.Kết quả sản xuất kinh doanh Do đặc thù sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là tư vấn thiết kế xây dựng thuỷ lợi nên trong quá trình hoạt động, công ty đã gặp những thuận lợi, khó khăn sau: Thuận lợi: Công ty đã được sự tin cây của nhà nước cũng như của các đối tác khác: Công ty được Bộ giao nhiệm vụ tư vấn, khảo sát thiết kế hầu hết các công trình được đầu tư bằng nguồn vốn trái phiếu của chính phủ. Thị trường tại Cộng hoà DCND Lào vẫn là thị trường thứ 2 đầy triển vọng của công ty. Đội ngũ cán bộ kỹ thuật ngày càng được nâng cao về trình độ chuyên môn. Ngày càng có nhiều đơn vị trong và ngoài ngành ( đặc biệt là ngành điện) tăng cường liên doanh liên kết với công ty. Khó khăn Bên cạnh những thuận lợi đó công ty cũng gặp không ít những khó khăn trong quá trình hoạt động: Các dự án đòi hỏi phải đúng tiến độ ( các dự án nhóm A, các dự án vay vốn nước ngoài) Các dự án vay vốn nước ngoài ( WB, ADB1, ADB2) đều phải hoàn thành việc thi công và giải ngân trong 6 tháng đầu năm. Các công trình thuộc Bộ quản lý đều phải thông qua đấu thầu tư vấn, đấu thầu thiết kế vì vậy kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty luôn luôn bị động. Tình hình cạnh tranh ngày càng gay gắt Giá thiết kế trong những năm gần đây giảm nhiều ( giảm từ 50-60% so với giá cũ) gây ảnh hưởng tới nguồn thu của công ty. Do đặc thù của công ty nên có những dự án lớn đã cơ bản hoàn thành trong những năm đầu của dự án nên công việc những năm sau giảm nhiều. Trong những năm gần đây nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản của ngành Nông nghiệp và phát triển nông thôn giảm so với những năm trước. Nguồn vốn do các chủ đầu tư tạm ứng hoặc thanh toán, nguồn vốn giải ngân chậm gây rất nhiều khó khăn cho công ty trong việc cấp phát vốn đến các đơn vị. Đội ngữ cán bộ kỹ thuật có kinh nghiệm cũng giảm đi do nghỉ chế độ và chuyển công tác. Các máy móc, thiết bị chuyên dụng đã lạc hâu, công suất sử dụng nhỏ. Tình hình thời tiết ở nước ta nhất là vào các mùa mưa cũng ảnh hưởng tới tiến độ thi công của các công trình. Bảng 1: Kết quả sản xuất kinh doanh Đơn vị tính: VNĐ Chỉ tiêu  2003  2004  2005   1. DT bán hàng và cung cấp dịch vụ  44242358201  45306837587  63771747406   2. Giá vốn hàng bán  37934084714  37825487034  53234518865   3. Lợi nhuận gộp  6308273487  7481350553  10537228541   4. DT hoạt động tài chính  839952639  734456779  1123144478   5. Chi phí tài chính  474444567  498862725  410013137   6.Chi phí quản lý doanh nghiệp  3552794338  4349557363  8431826725   7.Lợi nhuận thuần từ hoạt động sản xuất kinh doanh  2755479149  3367387244  2818533157   8. Thu nhập khác  292286777  144771257  190805102   9.Chi phí khác  320316468  559465572  97017302   10. Lợi nhuận khác  612603245  -414694315  93787800   11. Thuế thu nhập  1034063719  881326057  854531646   12. Lợi nhuận sau thuế  2379210279  2071366872  2057789311   Ta thấy lợi nhuận năm 2004 giảm so với năm 2003, trong khi đó doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng mạnh so với năm 2003, giá vốn hàng bán lại giảm hơn 2003 như vậy lợi nhuận gộp năm 2004 tăng rất nhiều so với năm 2003 nhưng lợi nhuận từ hoạt động tài chính và thu nhập khác cũng giảm so với năm 2003, mà chi phí khác lại tăng mạnh dấn đến việc lợi nhuận của công ty giảm nhiều. Năm 2004 là một năm mà hoạt động tài chính của công ty gặp nhiều khó khăn nhưng công ty đã có những biện pháp kịp thời để khôi phục hoạt động tài chính, vì vậy đến năm 2005 lợi nhuận từ hoạt động tài chính đã tăng nhiều so với năm 2004. Tuy nhiên lợi nhuận của công ty năm 2005 vẫn tiếp tục giảm mạnh so với năm 2004. Nguyên nhân chính dẫn đến việc giảm lợi nhuận đó là do chi phí quản lý doanh nghiệp tăng mạnh, đó là do sự điều hành của ban lãnh đạo công ty và một số đơn vị chưa sâu sát, chưa bám sát mục tiêu yêu cầu, chưa nắm được kịp thời tình hình triển khai công việc và những vướng mắc phát sinh trong quá trình sản xuất và đặc biệt là sự phối hợp giữa các đơn vị chưa gắn kết nên ảnh hưởng tới việc quản lý toàn công ty. Vì vậy sang năm 2006 ban lãnh đạo công ty cấn có phương hướng giải quyết tình trạng này để ổn định công ty và tăng khả năng cạnh tranh của công ty. Bảng 2:Tổng sản lượng thực hiện  2000  2001  2002  2003  2004   sản lượng thực hiện  58187  40237  30000  79177  89586   sản lượng tự tìm  15000  13000  15000  35006  39178   Tổng sản lường  73187  53237  45000  114183  128764   Ta có thể thấy sản lượng thực hiện trong năm 2001, 2002 giảm nhiều so với những năm trước đó là do công việc khảo sát của các xí nghiệp của các dự án lớn đã cơ bản hoàn thành trong những năm trước nên năm nay khối lượng công việc giảm đi nhiều. Hơn nưa từ năm 2001, Bộ đã có chỉ thị các công trình của Bộ phải thông qua đầu thầu từ khâu tư vấn và thiết kế nên công ty gặp rất nhiều khó khăn trong giai đoạn này. Nhưng năm 2003, tổng sản lượng do công ty đã tăng 154% so với năm 2002, và năm 2004 vượt quá 12%. Có được kết quả đó là do công ty đã kịp thời thích ứng được những thay đổi và đã chủ động trong việc tìm kiếm thêm những hợp đồng ngoài những dự án được thầu của Bộ và công ty tuy gặp nhiều khó khăn về vấn đề tài chính nhưng cũng đã mua sắm một số máy móc thiết bị chuyên dụng nhằm nâng cao công suất hoạt động của toản công ty. 5.2. Tình hình lao động Bảng 3: Tình hình lao động Đơn vị: người Trình độ  2003  2004  2005   Tiến sĩ  03  03  04   Thạc sĩ  05  15  16   Đại học, cao đẳng  367  349  369   Trung cấp  71  64  62   Công nhân  410  412  379   Tuổi trung bình  30  28  27.5   Tổng  856  843  830   Lương bình quân/người/tháng  1,3 triệu đồng  2 triệu đồng  2,5 triệu đồng   Biểu 1: Chất lượng lao động
Qua bảng thống kê cơ cấu lao động trong 3 năm, ta nhận thấy số lượng cán bộ công nhân viên của công ty càng ngày càng giảm nhưng số cán bộ có trình độ cao mỗi năm lại tăng cao, còn số lượng công nhân và nhân viên thì giảm mạnh. Đó là do ban lãnh đạo của công ty đã có những điều chỉnh kịp thời: nâng cao trình độ cán bộ công nhân viên trong công ty và cắt giảm, tinh lọc bộ máy quản lý nhằm đem lại hiệu quả cao trong quá trình hoạt động. Tuy công ty có đội ngũ cán bộ, kỹ sư, công nhân kỹ thuật có năng lực và trình độ, yêu nghề và tâm huyết, có ý thức kỷ luật cao, phong cách làm việc nghiêm túc, ham học hỏi nhưng so với yêu cầu của nhiệm vụ mới còn nhiều nhược điểm phải khắc phục như: trình độ khoa học công nghệ còn chưa đáp ứng được những đòi hỏi của các dự án lớn, thiếu kiến thức về pháp luật trong lĩnh vực xây dựng, xã hội, ít cập nhật thông tin về tiến bộ khoa học. Vì vậy trong thời gian tới công ty đã đề ra các biện pháp khắc phục như: cử cán bộ đi học ở các trường đại học trong và ngoài nước, mở các lớp học tại công ty... Tuy trong quá trình hoạt động công ty còn gặp nhiều khó khăn nhưng công ty luôn quan tâm tới đời sống của cán bộ công nhân viên, nâng dần mức lương qua từng năm để góp phần cải thiện đời sống của cán bộ công nhân viên. Tình hình tài chính của công ty có thể được thể hiện thông qua bảng cân đối kế toán của công ty qua 3 năm 2003,2004,2005 Bảng 4: Bảng cân đối kế toán Chỉ tiêu  2003  2004  2005   TÀI SẢN  56604755806  55293502897  87499047481   A.TSLĐ và ĐTNH  38790255463  38380253647  57562782125   I. Tìên  16687447971  4708514092  13517431564   II. Đầu tư ngắn hạn      III. Các khoản phải thu  13379028483  14244162934  17590231371   IV. Hàng tồn kho  6795802934  16976113394  24574601235   V. Tài sản lưu động khác  1927976075  2451463227  1880517955   VI. Chi sự nghiệp      B. TSCĐ và ĐTDH  17841500343  16913249250  29936265356   I. Tài sản cố định  16944250343  16042999250  27832918356   II. Đầu tư dài hạn  870250000  870250000  870250000   III. Xây dựng cơ bản dở dang      IV. Ký quỹ, ký cược      NGUỒN VỐN  56604755806  55293502897  87499047481   A. Nợ phải tră  31577285881  29133189787  51430541500   I. Nợ ngắn hạn  31052698127  28739812187  51168283800   II. Nợ dài hạn  524587754  393377600  262257700   III. Nợ khác      B. Nguồn vốn chủ sở hữu  25027469925  26160313110  36213505981   I. Nguồn vốn, quỹ  21958371631  23088180354  33675650117   II. Nguồn kinh phí, quỹ khác  3069098294  3072132756  2537855864   Nguồn: Báo cáo tổng kết tài sản ngày 31/12 hàng năm. Về quy mô tài sản : Tài sản của công ty qua các nam có sự thay đổi mạnh . Năm 2003 giá trị của tài sản đạt 56604755806 triệu đồng , nhưng đến năm 2004 thì tài sản có sự suy giảm 1311252909 triệu so với năm 2003 là 55293502897 ( giảm 2,31% ). Ta thấy tuy năm 2004 các chỉ tiêu như: tài sản lưu động đều tăng mạnh nhưng do tái sản cố định như máy móc, thiết bị đều lạc hậu, hư hỏng nhiều nên tài sản cố định năm 2004 giảm mạnh đẫn đến việc giảm tài sản của công ty. Nhưng đến năm 2005 thì có sự tăng mạnh đạt 87499047481 ( tăng 58,2%) do công ty đã có những chính sách kịp thời khắc phục những khó khăn của năm 2004. Về nguồn vốn: công ty đã và đang chuyển một số xí nghiệp thành công ty cổ phần vì vậy đã làm tăng nguồn vốn của công ty từ các cổ đông tham gia mua cổ phần, ngoài ra công ty còn huy động vốn từ các nguồn: tư ngân sách nhà nước, thuê tài chính, từ nguồn khấu hao tài sản cố định, từ quỹ phát triển sản xuất. Tình hình tài chính của công ty còn thể hiện thông qua việc thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước Bảng 5: Tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước đơn vị: VNĐ Chỉ tiêu  2003  2004  2005   1. Thuế GTGT hàng bán nội địa  2983777863  2219580450  3302485919   2.Thuế GTGT hàng nhập khẩu      3. Thuế thu nhập DN  934063200  1459407122  841105297   4. Thuế trên vốn  215062     5. Thuế nhà đất  159574683  210801683  239548683   6. Tiền thuê đất      7. Các loại thuế khác  81017388  150215264  42980181   Tổng cộng  4158648196  4040004519  4426485919   6. Công tác Quản lý chất lượng Năm 2002 công ty đã được DET NORSKE VERITAS cấp chứng chỉ ISO 9001: 2000. Công ty cam kết cung cấp đầy đủ các nguồn lực cần thiết để thiết lập và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo ISSO 9001: 2000. Hệ thống này giúp cho công ty kiểm soát có hệ thống, phối hợp đồng bộ mọi hoạt động của các đơn vị, cá nhân trong dây chuyển công nghệ tạo ra sản phẩm khảo sát thiết kế. Công ty khẳng định một cách chắc chắn rằng tất cả các sản phẩm của công ty cung cấp cho khách hàng đều đạt được mục tiêu chất lượng đã đề ra với phương châm: Chất lượng sản phẩm là mục tiêu hàng đầu và là thách thức lớn nhất đối với công ty Tư vấn Xây dựng Thuỷ lợi I. Với chính sách chất lượng như vậy công ty đã thiết lập, văn bản hoá, thực hiện và duy trì Hệ thống quản lý chất lượng của mình để quy định và hướng dẫn quản lý điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty bao gồm: Sổ tay chất lượng: giới thiệu chính sách chất lượng của công ty, hệ thống tổ chức, tóm tắt các quy trình, hướng dẫn chất lượng của công ty. Các quy trình chất lượng: để triển khai và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng trong quá trình hoạt động của mình, công ty đã xây dựng 50 quy trình và các hướng dẫn công việc, chỉ dẫn kỹ thuật kèm theo: Bảng 6: Danh mục quy trình tương ứng với yêu cầu của ISO 9001:2000 TT  Tên hồ sơ  Kí hiệu   1  Sổ tay chất lượng  STCL   2  Quy trình xem xét hợp đồng  QT 03-01   3  Quy trinh kiểm soát thiết kế  QT 04-01   4  Quy trình kiểm soát tài liệu và dữ liệu  QT 05-01   5  Quy trình kiểm soát văn bản đi đến  QT 05-02   6  Quy trình mua sắm vật tư, thiết bị  QT 06-01   7  Quy trình thuê thầu phụ, chuyên gia, cộng tác viên  QT 06-02   8  Quy trinh điều tra, khảo sát thuỷ văn  QT 09-01   9  Quy trình khảo sát địa chất công trình  QT 09-02   10  Quy trình khảo sát địa hình  QT 09-03   11  Quy trình quản lý phân tích mẫu trong phòng thí nghiệm  QT 09-04   12  Quy trình bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị  QT 09-05   13  Quy trình vận hành mạng máy tính  QT 09-06   14  Quy trình thanh toán  QT 09-07   15  Quy trình kiểm định, hiệu chỉnh thiết bị  QT 11-01   16  Quy trình hành động khắc phục phòng ngừa và giải quyết khiếu nại của khách hàng  QT 14-01   17  Quy trình bao góí, lưu kho, bảo quản và giao hàng  QT 15-01   18  Quy trình quản lý kho, xuất nhập kho vật tư, thiết bị  QT 15-02   19  Quy trình kiểm soát hồ sơ chất lượng  QT 16-01   20  Quy trình đánh giá chất lượng nội bộ  QT 17-01   21  Quy trình đào tạo cán bộ nhân viên  QT 18-01   22  Quy trình tuyển dụng cán bộ công nhân viên  QT 18-02   23  Hướng dãn lập hồ sơ dự thầu  HD 03-01   24  Hướng dẫn lập đề cương tổng quát khảo sát thiết kế  HD 04-01   25  Hướng dẫn thiết kế thuỷ công  HD 04-02   26  Hướng dẫn tính toán thuỷ văn  HD 04-03   27  Hướng dấn tính toán thuỷ năng và kinh tế thuỷ lợi  HD 04-04   28  Hướng dấn tính toán thuỷ lực  HD 04-05   29  Hướng dấn thiết kế cơ khí  HD 04-06   30  Hướng dấn thiết kế điện  HD 04-07   31  Hướng dấn thiết kế tổ chức thi công  HD 04-08   32  Hướng dẫn lập dự toán  HD 04-09   33  Hướng dẫn giám sát tác giả  HD 04-10   34  Hướng dấn thiết kế khoan phụt  HD 04-11   35  Hướng dẫn tư vấn giám sát kỹ thuật thi công  HD 04-12   36  Hướng dẫn viết thuyết minh địa hình  HD 04-13   37  Hướng dấn hình thức bản vẽ và văn bản kỹ thuật  HD 08-01   38  Hướng dẫn lập đề cương khảo sát địa chất công trình  HD 09-01   39  Hướng dẫn thực hiện công tác khảo sát địa chất  HD 09-02   40  Hướng dấn lập đề cương điều tra khảo sát thuỷ văn  HD 09-03   41  Hướng dẫn mẫu hồ sơ gốc trong khảo sát địa chất  HD 09-04   42  Hướng dẫn lập đề cương khảo sát địa hình  HD 09-05   43  Hướng dẫn thực hiện công tác khảo sát địa hình  HD 09-06   44  Hướng dẫn mẫu hồ sơ gốc trong khảo sát địa hình  HD 09-07   45  Hướng dẫn kiểm định hiệu chỉnh nội bộ các dụng cụ, thiết bị thí nghiệm trong phòng  HD 11-01   46  Hướng dẫn kiểm định hiệu chỉnh nội bộ thiết bị địa hình  HD 11-02   47  Hướng dẫn kiểm định hiệu chỉnh nội bộ thiết bị địa vật lý  HD 11-03   48  Hướng dẫn kiểm định phần mềm tính toán  HD 11-04   49  Hướng dẫn ghi ký hiệu, sắp xếp, bảo quản và khai thác hồ sơ lưu trữ  HD 15-01   50  Phiếu mô tả trách nhiệm quyền hạn  MT TN& QH   Các mẫu biểu, hồ sơ chất lượng: công ty ban hành và sử dụng thống nhất các mẫu biểu trong toàn công ty Kiểm soát tài liệu: Công ty đã thực hiện việc kiểm soát thích hợp để đảm bảo rằng các tài liệu đang được sử dụng là các tài liệu đang được hiện hành, được phê duyệt thích hợp, đang có hiệu lực và có sắn ở những nơi cần thiết để tiện cho việc sử dụng. Các tài liệu có thể được sửa đổi hoặc thay thế từng phần, từng trang hay toàn bộ. Sự thay đổi phải được ghi nhận để đảm bảo kiểm soát được thay đổi. Các biểu mẫu có ghi số biểu mẫu và ngày ban hành. Kiểm soát văn bản, văn kiện, thông tin Kiểm soát hồ sơ chất lượng: hồ sơ chất lượng đều được lưu trữ theo quy định để đảm bảo cho việc kiểm soát các hoạt động tại đơn vị. Tất cả các đơn vị trong công ty đều phải thu thập và lưu giữ hồ sơ chất lượng để chứng ming rằng hệ thống chất lượng được duy trì và đảm bảo. Phạm vi áp dụng: áp dụng toàn bộ các điều khoản của tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 cho tất cả các hoạt động của mình. Với một hệ thống chất lượng được xây dựng một cách qui mô, chắt chẽ cùng với sự cam kết chắc chắn của lãnh đạo và của toàn thể cán bộ công nhân viên thì công ty đã áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 cũng như đảm bảo và duy trì được hệ thống này ( đã được DET NORSKE VERITAS cấp lại chứng chỉ lần thứ 2). Nhờ áp dụng thành công hệ thống này nên trong những năm qua mặc dù gắp rất nhiều khó khắn nhưng công ty đã thu được nhiều kết quả to lớn: giảm chi phí quản lý công ty, các mẫu thiết kế đạt chất lượng cao, giảm phàn nàn của khách hàng, nâng cao tinh thần làm việc của cán bộ công nhân viên... II.Thực trạng về công tác thiết kế tại công ty 1. Chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm của một số công tác thiết kế chủ yếu ở công ty Như chúng ta đã biết, trong bất kỳ một công trình, một dự án nào thì khâu thiết kế chiếm vai trò rất quan trọng, bản thiết kế có tốt thì công trình, dự án đó mới đạt được mục tiêu đề ra. Thiết kế là dựa trên mục đích, mục tiêu, qui mô, điều kiện hiện có của dự án để xây dựng một phương án tốt nhất cho công trình, dự án đó 1.1. Thiết kế thuỷ công Thuỷ công là môn khoa học có tính tổng hợp có quan hệ mật thiết với các môn khoa học căn bản và kỹ thuật cơ sở như toán, vật lý, hoá học, thuỷ văn, cơ học đất, thuỷ lực, lý thuyết đàn hồi, sức bền vật liệu, kết cấu công trình, vật liệu xây dựng... Đồng thời thuỷ công là môn khoa học về thiết kế, xây dựng, quản lý nên phụ thuộc vào các yếu tố như khí hậu, địa hình, địa chất, dân sinh kinh tế, kỹ thuật thi công, kinh tế xây dựng... Thiết kế thuỷ công nhằm làm thay đổi, cải biến trạng thái tự nhiên của dòng chảy của sông hồ, biển, nước ngầm để sử dụng nước một cách hợp lý có lợi nhất và bảo vệ môi trường xung quanh trách khỏi những tác hại của dòng chảy gây nên, hoặc làm hình thành dòng chảy nhân tạo để thoả mãn nhu cầu dùng nước, khi dòng chảy tự nhiên ở đó không có hoặc không đủ. Công tác thiết kế được tiến hành theo hai bước : + Thiết kế kỹ thuật + Thiết kế bản vẽ thi công . Bước thiết kế kỹ thuật có nhiệm vụ xác định chính xác vị trí tuyến đập và tuyến các công trình khác của cụm công trình đầu mối trong vùng tuyến đã chọn và tiến hành tính toán thiết kế các hạng mục công trình ; tính toán khối lượng và lập tổng dự toán . Công tác khảo sát trong giai đoạn này phải tiến hành cụ thể cho từng công trình . Bước thiết kế bản vẽ thi công - tiến hành thiết kế tỉ mỉ các kết cầu công trình , dựa trên tài liệu địa chất chính xác để thiết kế xử lý nền , lập tổng tiến độ thi công , phương pháp thi công , trình tự thi công và dự toán các hạng mục công trình . Giai đoạn này có thể gặp một số vấn đề địa chất chưa được đề cập ở dai đoạn trước , do đó cần kịp thời thăm do bổ sung , trong những trường hợp đặc biệt có thể thay đổi vị trí tuyến đập và vị trí các công trình khác . Tuy nhiên cũng phải lưu ý rằng , sau khi luận chứng kinh tế kỹ thuật đã được cơ quan có thẩm quyền duyệt mà thay đổi vị trí tuyến , quy mô công trình và các giải pháp kỹ thuật chủ yếu hoặc tổng dự toán vượt qua mức vốn đã phê duyệt trong luận chứng kinh tế kỹ thuật thì phải báo cáo lên cấp có thẩm quyền xét duyệt để xem xét lại chủ trương đầu tư . Đối với các công trình có kỹ thuật xây dựng đơn giản có thể sử dụng thiết kế định hình thì cơ quan xét duyệt luận chứng kinh tế kỹ thuật được quyết định cho thiết kế theo một bước : Thiết kế kỹ thuật và bản vẽ thi công 1.2. Thiết kế tổ chức thi công Thiết kế tổ chức thi công là môn khoa học kinh tế và kỹ thuật về công tác tổ chức và quản lý sản xuất trên những công trường xây dựng thuỷ lợi, thuỷ điện.Nó có nhiệm vụ nghiên cứu sự tác động của các quy luật kinh tế xã hội chủ nghĩa trong mọi hoạt động của công trường, nghiên cưú và xác định việc lãnh đạo tổ chức kế hoạch, sản xuất và toàn bộ cơ cấu thi công một cách hợp lý nhất. Mục đích của thiết kế tổ chức thi công là để đảm bảo kế hoạch các khâu công tác, nâng cao trình độ quản lý thi công đến mức thật khoa học đảm bảo công trình hoàn thành đúng thời hạn. Không có thiết kế tổ chức thi công thì không thể lập được kế hoạch cung cấp kịp thời các vật liệu, thành phẩm, nhân lực, thiết bị máy móc..mặt bằng công trường lộn xộn, phát sinh những hiện tượng thừa thiếu lãng phí, đình đốn, chất lượng kém, kỳ hạn sai.