Chuyên đề Kiểm toán chu trình hàng tồn kho trong kiểm toán tài chính do công ty Kiểm toán và Kế toán thực hiện

Lời nói đầu Hoạt động trong nền kinh tế thị trường điều quan trọng đối với nhà đầu tư, chủ doanh nghiệp và cơ quan nhà nước về kinh tế tài chính là có được các thông tin đáng tin cậy để đưa ra quyết định đầu tư, quyết định kinh doanh hoặc quyết định điều tiết. Với những tác dụng thực tiễn của mình, tư vấn tài chính và kiểm toán đã trở thành một nhu cầu không thể thiếu trong nền kinh tế thị trường. Tư vấn tài chính và kiểm toán là một điều kiện tích cực đảm bảo cho luật lệ và chuẩn mực kế toán được chấp hành nghiêm chỉnh, các số liệu, tài liệu kế toán được trình bày trung thực hợp lý. Nhìn chung nhu cầu kiểm toán Việt Nam đang ngày càng mở rộng đồng thời sự đòi hỏi tất yếu của chất lượng đối với dịch vụ kiểm toán ngày càng cao. Sự phát triển nhanh chóng của các Công ty kiểm toán độc lập trong những năm qua ở nước ta đã chứng minh cho sự cần thiết của hoạt động này. Một trong những hoạt động nghiệp vụ chủ yếu mà công ty kiểm toán độc lập cung cấp cho khách hàng đó là hoạt động kiểm toán Báo cáo tài chính, đó là sự kiểm tra và trình bày ý kiến nhận xét về báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Báo cáo tài chính là tấm gương phản ánh kết quả hoạt động của doanh nghiệp nói chung trên mọi khía cạnh của quá trình kinh doanh. Một tập hợp các thông tin có được từ việc xử lý các giao dịch cuối cùng sẽ được phản ánh thành các bộ phận, các khoản mục trên Báo cáo tài chính. Vì vậy, để đạt được mục đích kiểm toán toàn diện các Báo cáo tài chính nói chung và kiểm tra riêng biệt các bộ phận của chúng. Chu trình Hàng tồn kho là chu trình có số dư các khoản mục hàng tồn kho trên báo cáo tài chính luôn trọng yếu và liên quan tới rất nhiều chỉ tiêu quan trọng trên báo cáo tài chính. Mặt khác các chỉ tiêu về hàng tồn kho trên báo cáo là một trong những tiêu thức đánh giá tình hình tài chính và tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, kiểm toán chu trình hàng tồn kho là một phần quan trọng trong kiểm toán Báo cáo tài chính. Nhận thức được điều này nên trong thời gian thực tập tốt nghiệp tại công ty Kiểm toán và Kế toán Hà Nội em đã chọn đề tài "Kiểm toán chu trình hàng tồn kho trong kiểm toán Báo cáo tài chính do công ty Kiểm toán và Kế toán thực hiện" Mục đích nghiên cứu của đề tài là vận dụng lý thuyết về kiểm toán, đặc biệt là kiểm toán chu trình Hàng tồn kho trong kiểm toán Boá cáo tài chính và việc xem xét thực tiễn công tác kiểm toán của công ty, từ đó rút ra bài học kinh nghiệm và đưa ra một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm toán chu trình Hàng tồn kho do công ty Kiểm toán và kế toán Hà nội thực hiện. Nội dung chuyên đề thực tập tốt nghiệp bao gồm: Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm toán chu trình Hàng tồn kho trong báo cáo tài chính. Chương 2: Thực trạng kiểm toán chu trình Hàng tồn kho trong kiểm toán Báo cáo tài chính do công ty Kiểm toán và Kế toán Hà Nội thực hiện tại công ty A. Chương 3: Bài học kinh nghiệm và việc hoàn thiện công tác kiểm toán chu trình hàng tồn kho trong kiểm toán Báo cáo tài chính do công ty Kiểm toán và Kế toán Hà Nội thực hiện. Tuy nhiên kiểm toán là một lĩnh vực còn mới mẻ ở Việt Nam cả về lý luận cũng như thực tế, đồng thời do hạn chế về kinh nghiệm và chuyên môn nên bài viết không tránh khỏi thiêu sót em rất mong nhận được sự góp ý chỉ bảo của thầy cô giáo. Mục lục Trang Lời nói đầu 1 Mục lục 3 Chương 1 Cơ sở lý luận về kiểm toán chu trình Hàng tồn kho trong báo cáo tài chính 1 Đặc điểm của chu trình Hàng tồn kho với tổ chức kế toán Hàng tồn kho 1.1 Những đặc điểm chung về chu trình Hàng tồn kho 1.2 Tổ chức công tác kế toán Hàng tồn kho 2 Chu trình Hàng tồn kho với vấn đề kiểm toán 2.1 Chức năng cơ bản của chu trình Hàng tồn kho 2.2 Mục tiêu kiểm toán chu trình Hàng tồn kho 2.3 Chứng từ kiểm toán trong chu trình Hàng tồn kho 3 Quy trình kiểm toán Hàng tồn kho 3.1 Lập kế hoạch kiểm toán Hàng tồn kho 3.2 Thực hiện kiểm toán chu trình hàng tồn kho 3.3 Kết thúc kiểm toán chu trình hàng tồn kho Chương 2 thực trạng kiểm toán chu trình hàng tồn kho trong kiểm toán báo cáo tài chính của công ty kiểm toán và kế toán hà nội thực hiện tại công ty a 1 khái quát chung tình hình hoạt động kinh doanh của công ty kiểm toán và kế toán hà nội 1.1- Quá trình hình thành và phát triển của công ty 1.2. Lĩnh vực kinh doanh và thị trường 1.3- Khách hàng của CPA 1.4- Đội ngũ nhân viên 1.5. Kết quả kinh doanh của công ty trong một số năm. 1.6- Tổ chức bộ máy quản lý của công ty 2 Tổ chức thực hiện kiểm toán chu trình hàng tồn kho trong kiểm toán Báo cáo tài chính của công ty kiểm toán và kế toán hà nội tại công ty A 2.1 Chương trình kiểm toán của công ty kiểm toán và kế toán Hà nội 2.2 Lập kế hoạch kiểm toán chu trình hàng tồn kho 2.3 Thực hiện Kế hoạch kiểm toán hàng tồn kho tại công ty A 2.4 Kết thúc kiểm toán chu trình hàng tồn kho Chương 3 Bài học kinh nghiệm và việc hoàn thiện công tác kiểm toán chu trình hàng tồn kho trong kiểm toán Báo cáo tài chính do công ty Kiểm toán và Kế toán Hà Nội thực hiện. 1. Nhận xét chung và những bài học kinh nghiệm qua thực tiễn kiểm toán chu trình hàng tồn kho trong kiểm toán Báo cáo tài chính của công ty Kiểm toán và Kế toán 2. Những đánh giá và ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kiểm toán chu trình hàng tồn kho trong kiểm toán Báo cáo tài chính 2.1. Giai đoạn lập kế hoạch 2.2 Giai đoạn thực hiện kế hoạch kiểm toán Kết luận Tài liệu tham khảo Chương 1 Cơ sở lý luận về kiểm toán chu trình Hàng tồn kho trong kiểm toán báo cáo tài chính tại các doanh nghiệp 1 Đặc điểm của chu trình Hàng tồn kho với tổ chức kế toán Hàng tồn kho 1.1 Những đặc điểm chung về chu trình Hàng tồn kho Hàng tồn kho là tài sản lưu động của doanh nghiệp biểu hiện dưới dạng vật chất cụ thể dưới nhiều hình thức khác nhau, tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, hàng tồn kho thường bao gồm: Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hoá. Ngoài ra còn có một số vật tư hàng hoá thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng vì những lý do khác nhau nên không nằm trong kho như: Hàng đang đi đường, hàng gửi bán… Chu kỳ vận động của hàng tồn kho từ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sang sản phẩm dở dang đến thành phẩm, hàng hoá. Quá trình vận động liên quan đến nhiều khoản mục trên báo cáo tài chính. Đối với Bảng cân đối kế toán như: Các chỉ tiêu nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng đang đi đường, hàng gửi bán, chi phí sản phẩm dở dang, thành phẩm hàng hoá, dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Đối với báo cáo kết quả kinh doanh như các chỉ tiêu: Chi phí nguyên vật liệu, chi phí sản xuất chung, giá vốn hàng bán…Đây là những chỉ tiêu cơ bản để phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp về hiểu quả sản xuất kinh doanh, triển vọng cũng như những rủi ro trong sản xuất. Vì những lý do đó mà các chỉ tiêu này thường bị phản ánh sai lệch. Để có được những hiểu biết sâu sắc về chu trình Hàng tồn kho, trước hết phải nắm được các đặc điểm của chu trình: - Hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của doanh nghiệp. - Các khoản mục hàng tồn kho thường rất đa dạng và có thể chịu ảnh hưởng lớn bởi hao mòn vô hình và hao mòn hữu hình thông qua các biểu hiện như bị hư hỏng trong thời gian nhất định, dễ bị lỗi thời… - Giá trị nhập kho của hàng tồn kho thường được cộng ( hoặc trừ) các chi phí thu mua, khoản giảm giá bớt giá… - Có nhiều phương pháp đánh giá và tính giá thực tế xuất hàng tồn kho, vì thế nên khác nhau về trị giá hàng tồn kho thực tế và lợi nhuận của kỳ kinh doanh. Những đặc điểm này của chu trình Hàng tồn kho có ảnh hưởng tới công tác kiểm toán: - Vì chiếm tỉ trọng lớn trong tổng tài sản của doanh nghiệp nên những sai sót trong các khoản mục hàng tồn kho thường dẫn đến những sai sót trọng yếu về chi phí và kết quả kinh doanh. - Hàng tồn kho trong doanh nghiệp thường ở các địa điểm khác nhau và thậm chí còn do nhiều người nhiều bộ phận quản lý. Do vậy việc quản lý, bảo quản và kiểm soát vật chất sẽ gặp nhiều khó khăn, phức tạp, dễ nhầm lận, sai sót và có thể tồn tại gian lận. - Quá trình đánh giá hàng tồn kho gặp nhiều khó khăn và phức tạp. Cụ thể trong đánh giá sản phẩm dở dang, phân bổ chi phí sản xuất chung cho các loại sản phẩm có thể mang tính chủ quan, không đúng kỳ… đã dẫn đến những sai phạm trọng yếu. Nhiều doanh nghiệp còn không áp dụng nhất quán phương pháp tính giá trị hàng tồn kho giữa các niên độ kế toán. Đối với doanh nghiệp áp dụng nhiều phương pháp tính giá trị thực tế cho nhiều loại hàng tồn kho khác nhau làm tăng khối lượng công việc kiểm toán. - Tính đa dạng về chủng loại và tính chất đặc thù của hàng tồn kho cũng gây khó khăn nhất định trong quá trình quan sát, đánh giá và thực hiện những thủ tục khảo sát cần thiết, nhiều trường hợp đòi hỏi phải cần đến chuyên gia (Ví dụ: Vàng, bạc, đá quý, hoá chất…). 1.2 Tổ chức công tác kế toán Hàng tồn kho Chu trình Hàng tồn kho là một giai đoạn trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cũnh giống như các giai đoạn khác tổ chức kế toán hàng tồn kho bao gồm các nội dung sau: 1.2.1 Tổ chức chứng từ kế toán Tổ chức chứng từ kế toán là tổ chức vận dụng phương pháp chứng từ trong ghi chép kế toán, bao gồm công việc thiết kế khối lượng công tác hạch toán kế toán ban đầu trên hệ thống chứng từ hợp lý, hợp pháp theo quy trình luân chuyển nhất định. Bộ phận cung ứng P. đề nghị mua hàng Đề nghị nhập kho Người giao hàng Ban kiểm nhận hàng Phiếu kiểm nhận hàng Lập phiếu nhập kho Cán bộ P. cung ứng Thủ kho Kiểm tra và nhập kho Ghi sổ và lưu chứng từ Kế toán Quy trình luân chuyển chứng từ nhập mua: Trong công tác tổ chức chứng từ hàng tồn kho tuỳ thuộc vào từng loại hình kinh doanh của doanh nghiệp để xây dựng danh mục chứng từ hàng tồn kho cho phù hợp. Song chứng từ được sử dụng trong chu trình Hàng tồn kho thường bao gồm các loại: - Chứng từ nhập mua vật tư, hàng hoá bao gồm: Phiếu đề nghị mua hàng; hoá đơn nhà cung cấp; phiếu kiểm nhận hàng mua; phiếu nhập kho và thẻ kho. - Chứng từ xuất kho cho sản xuất gồm có: Phiếu yêu cầu lĩnh vật tư; phiếu xuất kho vật tư; vận đơn (nếu có) và thẻ kho. Bộ phận sản xuất Phiếu xin lĩnh vật tư Phê duyệt T. phòng vật tư Nhân viên P. vật tư Lập phiếu xuất kho Xuất kho Thủ kho Ghi sổ và lưu chứng từ Kế toán Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho cho sản xuất: - Chứng từ xuất bán thành phẩm, hàng hoá: Đơn đặt mua hàng (của khách hàng); vận đơn; phiếu xuất kho; hoá đơn bán hàng và thẻ kho. Khách hàng Đơn đặt hàng HĐ bán hàng và P. xuất kho Bộ phận bán hàng Gián đốc, Kế toán trưởng Phê duyệt hoá đơn Thu tiền hoặc theo dõi nợ Kế toán thanh toán Thủ kho Xuất kho Ghi sổ và lưu chứng từ Kế toán Quy trình luân chuyển chứng từ xuất bán hàng hoá, thành phẩm: 1.2.2 Tổ chức tài khoản kế toán Tổ chức tài khoản kế toán là tổ chức vận dụng tài khoản trong phương pháp đối ứng để xây dựng hệ thống tài khoản để hệ thống hoá các chứng từ kế toán theo thời gian và theo đối tượng. Để phản ánh đầy đủ các thông tin liên quan đến hàng tồn kho đơn vị phải xây dựng một bộ tài khoản sao cho bao quát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong chu trình Hàng tồn kho: + TK 151: Hàng đang đi đường + TK 152: Nguyên liệu, vật liệu. + TK 153: Công cụ, dụng cụ + TK 154: Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang + TK 155: Thành phẩm + TK 156: Hàng hoá + TK 157: Hàng gửi bán + TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho + TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ + TK 331: Phải trả cho người bán + TK 611: Mua hàng (*) + TK 631: Giá thành sản xuất (*) + TK 632: Giá vốn hàng bán + TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp + TK 627: Chi phí sản xuất chung + TK 641: Chi phí bán hàng + TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp (*) Nếu hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. 1.2.3 Tổ chức sổ kế toán Tổ chức sổ kế toán là hình thức biểu hiện của phương pháp đối ứng tài khiản trên sổ kế toán. Sổ kế toán là phương tiện vật chất để hệ thống hoá các số liệu kế toán trên cơ sở các chứng từ gốc và tài liệu kế toán khác. Sổ kế toán bao gồm nhiều loại, tuỳ thuộc và yêu cầu quản lý để tổ chức sổ kế toán cho phù hợp. Trong doanh nghiệp thường tổ chức 2 hệ thống sổ: Sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp. Theo chế độ kế toán Việt Nam đơn vị có thể lựa chọn một hình thức kế toán trong số các hình thức sau: + Theo hình thức Nhật ký chung: - Sổ kế toán tổng hợp: Nhật ký chung, sổ các các tài khoản. - Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết nhập (xuất) vật tư, hàng hoá; Sổ chi tiết chi phí sản xuất; sổ chi tiết bán hàng… + Theo hình thức Nhật ký chứng từ: - Nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ các các tài khoản. - Một số sổ chi tiết khác. + Theo hình thức Chứng từ ghi sổ: - Sổ kế toán tổng hợp: Sổ cái, chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết nhập (xuất) vật tư, hàng hoá; Sổ chi tiết chi phí sản xuất; sổ chi tiết bán hàng… 1.2.4 Phương pháp tính giá và quy trình hạch toán hàng tồn kho ă Các phương pháp tính giá: Hàng ngày vật tư, hàng hoá nhập kho được kế toán ghi nhận theo giá thực tế nhưng đơn giá các lần nhập khác nhau là khác nhau và thời điểm nhập là khác nhau. Do đó kế toán có nhiệm vụ xác định giá thực tế vật tư, hàng hoá, thành phẩm mỗi lần xuất kho. Theo chế độ kế toán Việt Nam hiện hành doanh nghiệp có thể sử dụng một trong các phương pháp tính giá sau để áp dụng cho việc tính giá thực tề xuất kho cho tất cả các loại hàng tồn kho hoặc cho riêng từng loại: - Phương pháp tính giá thực tế đích danh - Phương pháp giá bình quân gia quyền - Phương pháp giá nhập trước xuất trước (FIFO) - Phương pháp giá nhập sau xuất trước (LIFO) Mỗi phương pháp tính giá thực tế xuất kho của vật tư , hàng hoá, đều có những ưu nhược điểm nhất định. Mức độ chính xác và độ tin cậy của mỗi phương pháp tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và năng lực nghiệp vụ của các kế toán viên và trang thiết bị xử lý thông tin của doanh nghiệp. ă Tổ chức hạch toán hàng tồn kho: Tổ chức hạch toán hàng tồn kho là thiết kế khối lượng công tác hạch toán trên hệ thống các loại chứng từ, sổ chi tiết, sổ tổng hợp và báo cáo kế toán nhập - xuất - tồn cho các loại vật tư, sản phẩm hàng hoá tăng giảm trong kỳ kế toán. Hạch toán hàng tồn kho bao gồm hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp: + Hạch toán chi tiết hàng tồn kho: Doanh nghiệp có thể áp một trong ba phương pháp sau: - Phương pháp thẻ song song. - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. - Phương pháp sổ số dư. + Hạch toán tổng hợp hàng tồn kho: Để hạch toán hàng tồn kho kế toán có thể áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê địng kỳ. Việc áp dụng phương pháp nào tuỳ thuộc đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của kế toán viên cũng như quy định của chế độ kế toán hiện hành. - Phương pháp kê khai thường xuyên: Là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình biến động của hàng tồn kho một cách thường xuyên liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. - Phương pháp kiểm kê định kỳ: Là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên liên tục về tình hình biến động của vật tư, hàng hoá trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn thực tế và lượng xuất thực tế. Quy trình hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thương xuyên và theo phương pháp kiểm kê định kỳ được mô tả trên sơ đồ ở phần phụ lục chương 1. 2 Chu trình Hàng tồn kho với vấn đề kiểm toán 2.1 Chức năng cơ bản của chu trình Hàng tồn kho Một doanh nghiệp có hệ thống kiểm soát nội bộ tốt đối với hàng tồn kho đòi hỏi phải xây dựng các bộ phận (hoặc cá nhân) riêng biệt thực hiện những công việc cơ bản như: Mua hàng, kiểm nhận hàng, nhập và lưu kho, xuất cho sản xuất và tiêu thụ. Tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị để tổ chức các phòng ban cho phù hợp, tuy nhiên phải đảm bảo tính độc lập hoạt động của các bộ phận (hay cá nhân) nhằm đảm bảo công tác kiểm tra, kiểm soát của các cấp quản lý đối với từng bộ phận, từng cá nhân. Có nhiều cách thức tổ chức các phòng ban khác nhau song chung quy lại chu trình hàng tồn kho bao gồm 3 chức năng sau. 2.1.1 Chức năng nhập mua vật tư, hàng hoá Trong chức năng này gồm các công việc sau: - Mua vật tư hàng hoá: Khi có nhu cầu mua hàng thì các bộ phận có liên quan sẽ lập phiếu đề nghị mua hàng. Sau khi phiếu đề nghị mua hàng được phê chuẩn bộ phận cung ứng sẽ lập đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp đã lựa chọn: + Phiếu yêu cầu mua hàng: Do bộ phận có trách nhiệm lập (như bộ phận vật tư). Phiếu được lập theo kế hoạch sản xuất hoặc lập đột xuất. + Đơn đặt hàng: Căn cứ vào phiếu đề nghị mua hàng đã được phê chuẩn của Giám đốc (hoặc người phụ trách) bộ phận mua hàng lập đơn đặt hàng để gửi cho nhà cung cấp. Mẫu của đơn đặt hàng được thiết kế sẵn có đầy đủ các cột cần thiết nhằm hạn chế tối đa các sai sót. - Nhận hàng: Khi bên nhà cung cấp giao hàng bộ phận nhận hàng sẽ dựa trên đơn đặt hàng để kiểm tra về mẫu mã, số lượng, chủng loại, quy cách, phẩm chất và thời gian giao hàng, cuối cùng trưởng nhóm phải lập biên bản kiểm nhận hàng. Bộ phận nhận hàng phải độc lập với bộ phận kho và bộ phận kế toán. - Sau khi hàng được kiểm nhận bộ phận cung ứng viết phiếu nhập kho dựa trên biên bản kiểm nhận hàng. Hàng được giao xuống kho và lưu kho. Phiếu nhập kho được lập nhiều liên để lưu cuống, nhập kho và kế toán ghi chép sổ sách. 2.1.2 Chức năng xuất kho Đối với một đơn vị sản xuất thì xuất kho có 2 lý do cơ bản là xuất cho nội bộ (cho sản xuất, cho bán hàng, cho quản lý doanh nghiệp) và xuất bán. - Xuất vật tư, hàng hoá cho nội bộ: Khi có hợp đồng sản xuất mới hoặc theo kế hoạch sản xuất hoặc các nhu cầu vật tư trong nội bộ doanh nghiệp các bộ phận sẽ lập phiếu xin lĩnh vật tư, bộ phận vật tư lập phiếu xuất kho (khi phiếu xin lĩnh vật tư được phê chuẩn). + Phiếu xin lĩnh vật tư: Do bộ phận sản xuất (hoặc các bộ phận khác) căn cứ nhu cầu sản xuất (hoặc nhu cầu bán hàng hoặc quản lý doanh nghiệp), người phụ trách bộ phận đó lập phiếu xin lĩnh vật tư trong đó phải ghi rõ loại vật tư, mã số, chủng loại, quy cách, phẩm chất, số lượng và thời gian giao vật tư. - Xuất kho để bán: Căn cứ vào đơn đặt mua bộ phận tiêu thụ lập hoá đơn bán hàng và lập phiếu xuất kho, ngoài ra bộ phận vận chuyển phải lập chứng từ vận chuyển. + Hoá đơn bán hàng: Được bộ phận tiêu thụ lập thành nhiều liên để lưu ở cuống và giao cho khách, giao cho bộ phận kế toán để thanh toán và ghi sổ. Trong hoá đơn ghi rõ các nội dung như ngày thàng giao hàng, loại hàng giao, mã số, chủng loại quy cách, phẩm chất, số lượng, đơn giá và thành tiền thanh toán. + Phiếu xuất kho: Được bộ phận vật tư hoặc bộ phận bán hàng lập thành nhiều liên để lưu cuống, xuất kho và ghi sổ kế toán. Phiếu xuất kho ghi rõ các nội dung như loại vật tư, hàng hoá chủng loại quy cách, phẩm chất, số lượng và ngày xuất. + Chứng từ vận chuyển (vận đơn): Do bộ phận vận chuyển lập hoặc công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển lập (nếu thuê dịch vụ vận chuyển). Đây là tài liệu minh chứng cho việc hàng đã được xuất kho giao cho khách, chứng từ vận chuyển được đính kèm với phiếu xuất kho hoặc hoá đơn bán hàng làm minh chứng cho nghiệp vụ bán hàng. 2.1.3 Chức năng lưu kho Đây là chức năng nhằm bảo quản và quản lý tài sản của doanh nghiệp khi vật tư, hàng hoá, thành phẩm được nhập kho. Công việc này doanh nghiệp phải tổ chức canh phòng bảo vệ tránh mất mát, tránh bị lạm dụng tài sản, đồng thời sử dụng các trang thiết bị bảo quản nhằm đảm bảo điều kiện bảo quản vật chất. Khi nhập kho hay xuất kho các bên phải có đầy đủ các giấy tờ hợp lệ thủ kho mới được nhập, xuất kho. Mặt khác thủ kho là người chịu trách nhiệm về tài sản mình trông coi và phải ghi chép để theo dõi về số lượng vật tư, hàng hoá, thành phẩm nhập- xuất- tồn kho. 2.2 Mục tiêu kiểm toán chu trình Hàng tồn kho 2.2.1 Mục tiêu hợp lý chung Mục tiêu hợp lý chung bao hàm việc xem xét, đánh giá tổng thể số tiền ghi trên các khoản mục trên cơ sở cam kết chung về trách nhiệm của nhà quản lý và thông tin thu được qua khảo sát thực tế ở khách thể kiểm toán. Do đó đánh giá sự hợp lý chung hướng tới khả năng sai sót củ thể của các số tiền trên khoản mục (Theo giáo trình Kiểm toán tài chính). Đối với chu trình hàng tồn kho có thể củ thể hoá mực tiêu hợp lý chung như sau: Tất cả hàng tồn kho đều biểu hiện hợp lý trên thẻ kho và bảng cân đối kế toán; hay có thể nói: Các số dư hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán và bảng liệt kê hàng tồn kho là hợp lý. 2.2.2 Mục tiêu chung khác Trong mục tiêu chung khác bao gồm: Mục tiêu hiệu lực, mục tiêu trọn vẹn, mục tiêu quyền và nghĩa vụ, mục tiêu định giá và phân bổ, mục tiêu chính xác cơ học và mục tiêu phân loại và trình bày. Các mục tiêu này được củ thể hoá cho chu trình Hàng tồn kho: - Tất cả hàng tồn kho ghi trên sổ đều tồn tại thực tế vào ngày lập Bảng cân đối kế toán (Hiệu lực). - Mọi hàng hoá, tài sản tồn kho đều bao hàm trong Bảng cân đối kế toán (Trọn vẹn). - Các tài sản ghi trong mục hàng tồn kho thuộc sử hữu của đơn vị và không thuộc tài sản thế chấp, cầm cố hoặc tạm vay (Quyền và nghĩa vụ). - Thứ nhất: Giá trị hàng tồn kho phù hợp với hiện vật. Thứ hai: Giá cả hàng hoá được tính theo giá thực tế. Các lần điều chỉnh giá được phản ánh đúng và hàng hoá mất giá được điều chỉnh (Định giá và phân bổ) - Số tổng cộng các khoản mục hàng tồn kho (Tính chính xác cơ học) - Thứ nhất: Phân loại đúng hàng tồn kho theo các nhóm: Nguyên vật liệu, công trình dở dang, thành phẩm và chi tiết theo quy định. Thứ hai: Thuyết trình rõ các hàng hoá cầm cố, chuyển nhượng, tạm gửi hoặc giữ hộ (Phân loại và trình bày). Các mục tiêu được củ thể hoá cho chu trtình kiểm toán Hàng tồn kho ở trên được gọi là các mục tiêu kiểm toán đặc thù. Đối với mỗi chu trình kiểm toán có các mục tiêu đặc thù riêng, tuy nhiên với mỗi cuộc kiểm toán cụ thể thì mục tiêu riêng của chu trình Hàng tồn kho có thể là khác nhau. Vì vậy, căn cứ vào từng trường hợp củ thể mà kiểm toán viên định ra các mục tiêu kiểm toán cụ thể. 2.3 Chứng từ kiểm toán trong chu trình Hàng tồn kho Chứng từ kiểm toán là nguồn tư liệu sãn có cung cấp cho kiểm toán viên. Chứng từ kiểm toán có thể là các tài liệu kế toán hoặc cũng có thể là tài liệu khác. Trong chu trình Hàng tồn kho các loại chứng từ kiểm toán thường bao gồm: - Tài liệu kế toán: + Chứng từ: Phiếu nhập xuất kho vật tư, hàng hoá, sản phẩm dở dang, thành phẩm. + Các bảng kê chứng từ gốc + Sổ kế toán chi tiết hàng tồn kho, sổ kế toán tổng hợp hàng tồn kho. + Các báo cáo tài chính. - Tài liệu khác: Đơn đặt mua hàng của khách hàng, quy chế bảo quản tài sản, quy chế về kiểm kê tài sản, các văn bản liên quan tới việc lập dự phòng và xử lý thừa thiếu hàng tồn kho, các hợp đồng, các cam kết kinh tế… 3 Quy trình kiểm toán Hàng tồn kho Trong kiểm toán Báo cáo tài chính, để thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có giá trị làm căn cứ cho kết luận của kiểm toán viên về tính trung thực hợp lý của thông tin trên báo cáo tài chính đồng thời đạt được hiểu quả kinh tế cho công ty, kiểm toán viên phải xây dựng quy trình kiểm toán cho cuộc kiểm toán đó. Thông thường quy trình kiểm toán được thực hiện qua 3 giai đoạn: Lập kế hoạch và thiết kế phương pháp kiểm toán; Thực hiện kế hoạch kiểm toán; Hoàn thành cuộc kiểm toán và công bố báo cáo kiểm toán. Trong quy trình kiểm toán chung bao gồm quy trình kiểm toán 1 chu trình củ thể vì các chu trình kiểm toán như là tế bào cấu thành nên cuộc kiểm toán. Sau đây là cá giai đoạn trong quy trình kiểm toán Hàng tồn kho: 3.1 Lập kế hoạch kiểm toán Hàng tồn kho Theo chuẩn mực kiểm toán Việt nam số 300 quy định: "Kế hoạch kiểm toán phải được lập một cách thích hợp nhằm đảm bảo bao quát hết các khía cạnh trọng yếu của cuộc kiểm toán, đảm bảo phát hiện những vấn đề tiềm ẩn và cuộc kiểm toán được hoàn thành đúng hạn". Do đó việc lập kế hoạch kiểm toán được triển khai qua các bước: (1) Chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán Trong quá trình chuẩn bị cho 1 cuộc kiểm toán báo cáo tài chính công ty kiểm toán tiến hành các công việc cần thiết như: Đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán, nhận diện các lý do kiểm toán, lựa chọn đội ngụ nhân viên kiểm toán và ký hợp đồng kiểm toán. (2) Thu thập thông tin cơ sở Sau khi đánh giá khả năng kiểm toán của khách hàng và thực hiện các công việc chuẩn bị, kiểm toán viên bắt đầu lập kế hoạch tổng quát. Theo chuẩn mực kiểm toán Việt nam chuẩn mực số 300 quy định kiểm toán viên cần hiểu biết về nghành nghề, công việc kinh doanh của khách hàng, tìm hiểu hệ thống kế toán, kiểm soát nội bộ và các bên liên quan để đánh giá rủi ro và lên kế hoạch kiểm toán. Trong giai đoạn này kiểm toán viên thực hiện các công việc sau: - Tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng. - Xem xét lại kết quả kiểm toán của lần kiểm toán trước - Tham quan nhà xưởng. - Nhận diện các bên có liên quan. - Dự kiến nhu cầu chuyên gia. (3) Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng như xem xét: Giấy phép kinh doanh, điều lệ công ty, biên bản các cuộc họp hội đồng quản trị và ban Giám đốc, xem xét các hợp đồng, các cam kết quan trọng… (4) Sử dụng các thủ tục phân tích Theo chuẩn mực kiểm toán Việt nam chuẩn mực số 520 quy định: "Kiểm toán viên phải thực hiện các thủ t