Chuyên đề Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần In Hà Nội

LỜI NÓI ĐẦU Trong những năm qua Đất nước ta đang chuyển mình đổi mới, sự nỗ lực của toàn dân cùng với chính sách mở của Đảng và Nhà nước, bộ mặt Đất nước ta đang thay đổi từng ngày, từng giờ có sự đóng góp đáng kể của người lao động. Vì vậy mà Đất nước ta luôn luôn coi trọng nguồn nhân lực, sự quan tâm đó được thể hiện qua việc chi trả tiền lương (tiền công) là thù lao lao động đây là chính sách thể hiện sự quan tâm đặc biệt của Nhà nước cũng như của các doanh nghiệp ở nước ta đối với người lao động. Chính những khoản tiền lương, tiền thưởng, tiền phụ cấp… được nhận kịp thời và sự quan tâm nhiệt tình của Nhà nước cũng như của các doanh nghiệp tạo động lực thúc đẩy cho người lao động tham gia nhiệt tình, có trách nhiệm trong những công việc mà người lao động đảm nhiệm. Chính vì vậy mà công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương cũng luôn được coi trọng, bởi lẽ tiền lương cũng là bộ phận cấu thành lên giá trị sản phẩm. Việc tính toán chi phí nhân công vào giá thành sản phẩm nhiều hay ít sẽ ảnh hưởng đến giá thành cao hay thấp. Vì thế tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở doanh nghiệp vừa phản ánh chính xác chi phí nhân công trong kỳ, đồng thời vừa phải không ngừng hoàn thiện, đổi mới công tác kế toán sao cho phù hợp với xu thế vận động phát triển của Đất nước. Thấy được vai trò quan trọng của tiền lương cũng như công tác tổ chức quản lý và hạch toán tiền lương đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Em đã chọn Đề tài: “Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần In Hà Nội’’ làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Trong chuyên đề thực tập tốt nghiệp, ngoài Lời nói đầu và Kết luận, nội dung Chuyên đề gồm 3 Chương: CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG – TIỀN LƯƠNG VÀ QUẢN LÝ LAO ĐỘNG , TIỀN LƯƠNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN IN HÀ NỘI; CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IN HÀ NỘI; CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IN HÀ NỘI ; CHƯƠNG I ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG – TIỀN LƯƠNG VÀ QUẢN LÝ LAO ĐỘNG, TIỀN LƯƠNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN IN HÀ NỘI 1.1. Đặc điểm và phân loại lao động tại Công ty Cổ phần In Hà Nội 1.1.1. Đặc điểm lao động tại Công ty Cổ phần In Hà Nội Trong quá trình tái sản xuất xã hội nói chung và quá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp nói riêng được diễn ra thường xuyên liên tục thì một vấn đề thiết yếu là phải tái sản xuất sức lao động. Người lao động phải có vật phẩm tiêu dùng để tái sản xuất sức lao động, do vậy khi họ tham gia lao động sản xuất kinh doanh ở công ty thì đòi hỏi công ty phải trả thù lao cho họ. Chi phí về lao động là một trong các yếu tố chi phí cơ bản cấu thành lên giá thành sản xuất sản phẩm của Công ty. Việc sử dụng hợp lý lao động cũng chính là tiết kiệm về chi phí lao động sống và hạ giá thành sản xuất sản phẩm tạo điều kiện tăng lợi nhuận cho Công ty và nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho công nhân viên, cho người lao động. Quản lý lao động và tiền lương là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý sản xuất kinh doanh của Công ty, đòi hỏi bộ máy quản lý của công ty phải có biện pháp quản lý lao động một cách hiệu quả và chất lượng để sử dụng lao động một cách hợp lý. Với số lượng lao động toàn Công ty là 100 người, trong đó phân thành các bộ phận như sau: (Theo số liệu thống kê lao động toàn Công ty đến tháng 12 năm 2010). Bảng 1.1: Bảng thống kê số lượng lao động tại công ty. STT Bộ phận Số người 1 Ban giám đốc 3 2 Ban điều hành 6 3 Ban kiểm soát 4 4 Phòng kinh doanh 25 5 Phòng kế toán tài vụ - tổng hợp 7 6 Các cửa hàng KD 25 7 Phòng chế bản 10 8 Phòng biên tập 20 Tổng cộng 100 1.1.2. Phân loại lao động Lực lượng lao động chủ yếu của Công ty được phân làm 3 loại như sau: + Lao động trực tiếp gồm 70 người (chiếm 70%), đây là lao động chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng số lao động của Công ty. + Lao động quản lý gồm 6 người (chiếm 6%), là bộ phận có vai quan trò rất quan trọng vì nó chỉ đạo, điều phối hoạt động sao cho guồng máy sản xuất nhịp nhàng ăn khớp với nhau. Bộ phận này bao gồm: Giám đốc, phó giám đốc... + Lao động gián tiếp gồm 24 người, có nhiệm vụ giúp các lao động khác thực hiện công việc một cách tốt hơn, hiệu quả hơn. Lực lượng lao động này không thể thiếu trong mỗi cơ sở kinh doanh, tỷ trọng bộ phận lao động này không chiếm vị trí cao, chỉ bằng 24% so với tổng số lao động toàn Công ty, bao gồm: nhân viên các phòng ban, kế toán các cửa hàng kinh doanh, lái xe, bảo vệ, tạp vụ… Nói chung, nhìn một cách tổng quát cơ cấu lao động của Công ty phù hợp với quy mô hoạt động, đảm bảo bộ máy gọn nhẹ, hiệu quả. 1.2 Các hình thức trả lương và nguyên tắc trả lương tại công ty. * Hình thức trả lương tại Công ty: Việc tính và trả lương cho người lao động có thể thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, tuỳ theo đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lý của Công ty. Hiện nay Công ty áp dụng một hình thức trả lương chính là trả lương theo thời gian mà cụ thể là hình thức trả tiền lương tháng. Việc xác định tiền lương phải trả cho người lao động căn cứ vào hệ số mức lương cấp bậc, chức vụ và phụ trách trách nhiệm (nếu có). Ngoài ra, tuỳ theo tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty, nếu Công ty đạt mức doanh thu theo chỉ tiêu và kế hoạch đề ra thì các cán bộ, công nhân viên trong Công ty sẽ được hưởng thêm một hệ số lương khác của Công ty, có thể là 1,5 hoặc 2… tuỳ theo mức lợi nhuận năm trước đạt được của công ty. Thời gian để tính lương, tính thưởng, phụ cấp, trợ cấp và các khoản khác phải trả cho người lao động là theo tháng. Ngoài chế độ tiền lương, Công ty còn tiến hành xây dựng chế độ tiền thưởng cho các cá nhân có thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm khuyến khích người lao động có nhiều đóng góp hơn cho sự phát triển của Công ty. * Nguyên tắc trả lương của Công ty: Tiền lương trả cho người lao động tại công ty căn cứ vào kết quả sản xuất kinh doanh, mức độ đóng góp của từng của hàng kinh doanh và của các cá nhân vào hoạt động chung của Công ty để bảo đảm tính công bằng hợp lý giữa các phòng các cá nhân trong Công ty. Tiền lương trả cho cá nhân người lao động được thực hiện theo nguyên tắc: làm công việc gì, giữ chức vụ gì sẽ được hưởng theo công việc đó hoặc chức vụ đó nhằm khuyến khích người lao động hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Tiền lương trả cho người lao động bao gồm 2 phần: một phần là tiền lương theo chức vụ hoặc cấp bậc theo ngạch bậc quy định Công ty gọi là tiền lương chế độ; một phần khác là lương theo hiệu quả công tác của người lao động gọi là tiền lương năng suất. Tiền lương và thu nhập của người lao động được ghi vào sổ lương của Công ty theo đúng quy định của nhà nước. 1.3 Hạch toán ban đầu về các khoản trích theo lương: BHXH, BHYT, KPCĐ tại công ty 1.3.1 Các khoản trích theo lương tại công ty. + Trích nộp BHXH Theo chế độ tài chính đã quy định, hàng tháng Công ty căn cứ vào tiền lương cấp bậc (lương cơ bản) của công nhân viên để trích 20% trên lương cơ bản nộp cho quỹ BHXH cấp trên. Số tuyệt đối này sẽ được công ty tính vào chi phí sản xuất trong tháng (với tỷ lệ 15%) lương cơ bản từ bảng phân bổ tiền lương sau đó kế toán định khoản và đưa vào sổ cái TK 338. Cuối quý dựa vào mức phải trích nộp, kế toán tiến hành các thủ tục nộp tiền BHXH cho BHXH Quận bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Các giấy tờ cần thiết nộp cho BHXH Quận là danh sách lao động toàn Công ty trong đó thể hiện sự tăng, giảm với quý trước của từng người. Tờ séc chuyển khoản ghi rõ số tiền BHXH mà Công ty nộp cho BHXH Quận và bảng thanh toán toàn Công ty trong quý cùng các chứng từ gốc có liên quan. Vì BHXH hoạt động theo nguyên tắc thu đủ, chi đủ, nghĩa là các khoản BHXH phải nộp lên cấp trên độc lập với các khoản trợ cấp BHXH mà cán bộ công nhân viên được hưởng nên công ty không được phép lấy số tiền BHXH phải trả công nhân viên khấu trừ vào số trích nộp BHXH hàng tháng. + Trích nộp BHYT, KPCĐ Hiện nay số trích nộp BHYT, KPCĐ của Công ty được thực hiện hàng tháng căn cứ vào số lương cơ bản, lương thực tế (được ghi ở cột lương tháng trong bảng thanh toán lương ) và tỷ lệ trích lập BHYT, KPCĐ. Sau khi tính toán, kế toán tiền lương nhập số liệu vào bảng phân bổ tiền lương và BHXH và tiến hành ghi vào Nhật ký chung và Sổ cái TK 3382, 3383, 3384. BHYT mà Công ty phải nộp là dưới hình thức mua thẻ BHYT cho toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty. Việc mua thẻ BHYT được thực hiện từ đầu tháng đầu của năm, tỷ lệ trích nộp BHYT là 3% trên lương cơ bản của công nhân viên. KPCĐ được Công ty quyết toán với công đoàn cấp trên theo năm. Theo đó mỗi tháng trích 2% KPCĐ trên lương thực tế của công nhân viên. Cuối năm Công ty sẽ quyết toán số phải nộp KPCĐ cho Công đoàn cơ quan … BHYT theo quy định của Công ty phải trích 3% lương cơ bản của người lao động để nộp quỹ BHYT cấp trên, trong đó 1% do người lao động đóng góp nhưng do tỷ lệ 1% quá nhỏ nên Công ty không trích tỷ lệ này trừ vào lương công nhân viên mà Công ty trích tính vào chi phí tất cả là 3% lương cơ bản. Tỷ lệ phần trăm trên lương cơ bản để tính nộp cho quỹ công đoàn là 2%. Phần này Công ty được phép tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, trong đó 1% phải nộp lên công đoàn cấp trên và còn lại được giữ lại để làm quỹ công đoàn công ty, dùng để chi trả cho những hoạt động: thăm hỏi khi công nhân viên đau ốm, bệnh tật, liên hoan mừng ngày lễ, tết: Quốc tế phụ nữ (8/3),… 1.3.2 Chế độ thanh toán BHXH trả thay lương tại công ty cổ phần in Hà Nội: Công ty thực hiện theo đúng chế độ hiện hành của Nhà nước như trong trường hợp nghỉ việc vì ốm đau, thai sản, tai nạn rủi ro có xác nhận của cán bộ y tế, thời gian nghỉ hưởng BHXH sẽ được căn cứ như sau: - Nếu làm việc trong điều kiện bình thường mà có thời gian đóng BHXH: + Dưới 15 năm sẽ được nghỉ 30 ngày/ năm. + Từ 15 năm đến 30 năm được nghỉ 40 ngày / năm. + Trên 30 năm được nghỉ 50 ngày / năm. - Nếu làm việc trong môi trường độc hại, nặng nhọc, nơi có phụ cấp khu vực thì hệ số 0,7 thì được nghỉ thêm 10 ngày so với mức hưởng ở điều kiện làm việc bình thường. - Nếu bị bệnh dài ngày với các bệnh đặc biệt được Bộ y tế ban hành thì thời gian nghỉ hưởng BHXH không quá 180 ngày/năm, không phân biệt thời gian đóng BHXH. Tỷ lệ hưởng BHXH trong trường hợp này được hưởng 75% lương cơ bản. - Với công thức tính lương BHXH trả thay lương như sau: Mức lương BHXH trả thay lương = Mức lương cơ bản x Số ngày nghỉ hưởng BHXH x Tỷ lệ hưởng BHXH 22 ngày Chứng từ kế toán BHXH trả thay lương Công ty sử dụng gồm: Phiếu nghỉ hưởng BHXH và bảng thanh toán BHXH. Trong thời gian lao động, người lao động bị ốm được cơ quan Y tế cho phép nghỉ, người được nghỉ phải báo cho Công ty và nộp giấy nghỉ phép cho người phụ trách chấm công để tiện theo dõi và làm cơ sở để tính tiền bảo hiểm được hưởng. Số ngày nghỉ thực tế của người lao động căn cứ theo bảng chấm công hàng tháng. Cuối tháng phiếu nghỉ hưởng BHXH kèm theo bảng chấm công kế toán của đơn vị chuyển về phòng kế toán tài vụ - tổng hợp của Công ty để tính BHXH. Tuỳ thuộc vào số người phải thanh toán trợ cấp BHXH trả thay lương trong tháng mà kế toán có thể lập bảng thanh toán BHXH cho từng phòng, bộ phận hay toàn Công ty. Cơ sở để lập bảng thanh toán BHXH là phiếu nghỉ hưởng BHXH. Khi lập phải chú ý phân bổ chi tiết theo từng trường hợp: nghỉ bản thân ốm, con ốm, tai nạn lao động, tai nạn rủi ro, thai sản… Trong mỗi khoản phải phân ra số ngày và số tiền trợ cấp BHXH trả thay lương. Đồng thời kế toán tính tổng hợp số ngày nghỉ và số tiền trợ cấp cho từng người và cho toàn Công ty, bảng này phải được nhân viên phụ trách về chế độ BHXH của Công ty xác nhận và chuyển cho kế toán trưởng duyệt chi. Bảng này được lập thành 2 liên: 1 liên gửi cho cơ quan quản lý Quỹ BHXH cấp trên để thanh toán số thực chi, 1 liên lưu tại phòng kế toán tài vụ- tổng hợp cùng các chứng từ khác có liên quan. Mẫu phiếu nghỉ hưởng BHXH Bảng 1.2: Phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội. Đơn vị: Công ty cổ phần in Hà Nội. Bộ phận: Phòng kế toán tài vụ PHIẾU NGHỈ HƯỞNG BẢO HIỂM XÃ HỘI Họ và tên: Tuổi: Tên cơ quan y tế Ngày Tháng Năm Lý do Căn bệnh Số ngày cho nghỉ Y, bác sỹ ký tên đóng dấu Số ngày thực nghỉ Xác nhận của phụ trách bộ phận Tổng số Từ Ngày Đến Ngày 1.4. Nội dung quỹ tiền lương và thực tế công tác quản lý quỹ tiền lương của công ty. Quỹ lương là số tiền được trích ra từ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty để dùng vào mục đích chi trả lương. Quỹ lương của công ty được tính toán một cách cụ thể theo quy định của pháp luật bao gồm lương trả cho người lao động thực tế, lương trả cho người lao động đang trong thời gian nghỉ việc, tiền thưởng trong sản xuất.. Nguồn hình thành quỹ tiền lương của Công ty bao gồm: - Quỹ tiền lương theo đơn giá lương của Công ty giao. - Quỹ tiền lương từ các hoạt động kinh doanh, dịch vụ khác và tự làm ngoài đơn giá tiền lương được giao. - Quỹ tiền lương bổ sung theo quy định của Nhà nước. - Quỹ tiền lương dự phòng từ năm trước chuyển sang. Về nguyên tắc quản lý tài chính, các doanh nghiệp phải quản lý quỹ tiền lương một cách chặt chẽ và hiệu quả. Việc chi quỹ tiền lương phải đúng mục đích, gắn với kết quả sản xuất kinh doanh trên cơ sở các định mức lao động và đơn giá tiền lương hợp lý được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt. Quỹ tiền lương tại công ty là toàn bộ tiền lương của doanh nghiệp trả cho tất cả các loại lao động do nghiệp sử dụng và quản lý, Quỹ lương tại công ty được phân loại thành: Quỹ tiền lương trực tiếp trả cho người lao động trong Công ty theo lương khoán, lương sản phẩm lương thời gian tối thiểu không dưới 76% tổng quỹ lương. Quỹ tiền thưởng trích từ quỹ tiền lương thực hiện tối đa không quá 9% tổng quỹ tiền lương để thưởng cho CBCNV theo quy chế thưởng thi đua hàng năm. Quỹ khuyến khích người lao động có trình độ chuyên môn kỹ thuật cao, tay nghề giỏi tối đa không quá 2% Quỹ tiền lương dự phòng của Công ty tối đa không quá 12% tổng quỹ tiền lương. Quỹ hỗ trợ theo quy chế của Công ty bằng 1% tổng quỹ tiền lương. Quỹ tiền lương dự phòng được tập trung tại Công ty để sử dụng trong các trường hợp sau: Chi bổ sung trong trường hợp quỹ lương thực hiện trong tháng, quý không đủ chi lương cho CBCNV theo quy định của Nhà nước và Công ty. Quỹ tiền lương dự phòng còn lại sẽ chuyển sang dự phòng cho năm sau. Việc sử dụng quỹ tiền lương tại công ty để thanh toán lương cho người lao động được quy định như sau: * Trả lương chế độ: Tiền lương chế độ trả cho CBCNV căn cứ vào: - Quỹ tiền lương hiện tại đơn vị. - Hệ số lương và mức phụ cấp các loại theo quy định của Nhà nước được xếp theo hệ số thang lương, bảng lương. - Ngoài ra, ngày công thực tế của người lao động, ngày nghỉ hàng năm, ngày nghỉ riêng, ngày đi học được hưởng nguyên lương (theo quy định của Nhà nước). * Trả lương từ quỹ tiền lương năng suất: Căn cứ vào bảng hệ số lương năng suất theo nhóm các chức danh công việc đang đảm đương của Công ty để tính phần tiền lương năng suất cá nhân. Bảng 1.3: Bảng hệ số lương. BẢNG HỆ SỐ LƯƠNG Nhóm Chức danh Hệ số cấp bậc của chức danh 1 2 3 4 1 Giám đốc 5.72 6.03 2 Phó giám đốc, kế toán trưởng 4.98 5.62 3 Trưởng phòng 4.5 4.78 4 Phó phòng 4.1 4.4 5 Chuyên viên chuyên môn 2 2.27 3.2 3.7 6 Kế toán viên, nhân viên văn thư 1.8 2.2 2.7 3.2 7 Bảo vệ, thường trực cơ quan 1.6 2.2 2.4 2.8 8 Lái xe 1.8 2.2 2.6 3.0 Khi trung tâm giao kế hoạch cho các đơn vị kinh doanh từ nhóm 5 đến nhóm 8 giao hệ số bình quân 3.20. * Hệ số lương năng suất cho đơn vị. Căn cứ đặc điểm kinh doanh của Công ty và mức độ đóng góp của các đơn vị ( phòng, cửa hàng) và kết quả hoạt động kinh doanh chung của Công ty, hệ số năng suất đơn vị cho các đơn vị trong Công ty (phòng, cửa hàng) được quy định theo các mức sau: + Hệ số 1,8 áp dụng đối với các đơn vị trực tiếp kinh doanh các cửa hàng) và các chức danh Giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng của công ty. + Hệ số 1,6 áp dụng đối với trưởng phòng. + Hệ số 1,5 áp dụng đối với phó phòng. + Hệ số 1,3 áp dụng đối với chuyên viên quản lý. + Những học sinh mới ra trường được Công ty tiếp nhận vào làm việc theo HĐ lao động thử việc và HĐ lao động thời hạn từ 1 năm trở lên áp dụng hệ số năng suất đơn vị tối đa 1,0. Công thức tính tiền lương năng suất cho cá nhân người lao động như sau: TL nsi = (QTLnsdv/∑ Hi x Ki) x Hi x Ki x Ntti / Ncd i=1 Trong đó: TL nsi: tiền lương năng suất của người lao động. QTLnsdv: quỹ tiền lương năng suất của đơn vị. Hi: hệ số bậc lương (năng suất) theo chức danh người lao động (i) quy định tại bảng hệ số lương năng suất của trung tâm. Ki: hệ số trả lương năng suất của đơn vị mà cá nhân người lao động (i) đang làm việc. Ntti: ngày làm việc thực tế (bao gồm cả số ngày, giờ làm thêm đã quy định). Ncd: ngày làm việc theo chế độ quy định trong kỳ của cá nhân người lao động. * Thu nhập và tiền lương của người lao động: TL = TLcđ + TLns Công thức tính: Trong đó: TL: tiền lương cá nhân người lao động. TLcđ: tiền lương chế độ gồm mức lương chế độ, cấp bậc ngạch và các khoản trả theo chế độ. TLns: tiền lương năng suất cá nhân của người lao động. Người lao động làm việc tại công ty được đảm bảo trả lương không thấp hơn mức lương tối thiểu hiện hành của Nhà nước. Căn cứ vào chế độ lương đã được Công ty phê duyệt, Công ty thực hiện việc trả lương như sau: Đối với bộ phận và quản lý phục vụ: Tổng quỹ tiền lương được hình thành từ 2 nguồn: * Quỹ lương chế độ được tính theo công thức: Mức lương tối thiểu x hệ số lương cấp bậc x ngày công thực tế Ngày công theo chế độ * Quỹ tiền lương năng suất được tính theo công thức: Mức lương NS tối thiểu x HS cá nhân x HSđv x ngày công thực tế Ngày công theo chế độ Theo quy chế lương HĐL công ty áp dụng hệ số lương năng suất cho bộ phận quản lý và phục vụ như sau: Phòng KTTV hệ số đơn vị là 1,2. Phòng KD hệ số đơn vị là 1,8. Hệ số cá nhân: Việc thực hiện hình thức trả lương thích hợp cho người lao động kết hợp chặt chẽ giữa lợi ích của công ty và người lao động sẽ có tác dụng làm đòn bẩy kinh tế, khuyến khích người lao động chấp hành tốt kỷ luật lao động và có trách nhiệm với công việc, không ngừng học hỏi sáng tạo, nâng cao trình độ về kiến thức cũng như kỹ năng công việc… Bên cạnh đó, Công ty có sử dụng bảng chấm công theo quy định hiện hành của Nhà nước để thuận tiện cho việc theo dõi số ngày công làm việc thực tế, ngày nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ BHXH, nghỉ họp, nghỉ phép,… để làm căn cứ thanh toán cho người lao động các khoản tiền lương, phụ cấp, tiền thưởng, các chế độ BHXH như ốm đau, thai sản, BHXH trả thay lương… Mỗi phòng ban trong Công ty phải lập bảng chấm công hàng tháng cho các nhân viên của phòng mình. Hàng ngày, người được phân công công việc chấm công phải căn cứ theo tình hình thực tế của phòng mình để chấm công cho từng người lao động của phòng, ghi vào ngày tương ứng trong các cột từ 1 đến 31 theo ký hiệu quy định trong chứng từ như sau: + Lương sản phẩm : K + Nghỉ phép : NP + Lương thời gian : t + Nghỉ không lương : R0 + Ốm, điều dưỡng : Ô + Ngừng việc : N + Con ốm : C.Ô + Tai nạn : T + Thai sản : TS + LĐ nghĩa vụ : LĐ + Nghỉ bù : NB Cuối tháng người chấm công và phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công sau đó chuyển bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan như phiếu nghỉ hưởng BHXH có xác nhận của cán bộ y tế… về bộ phận kế toán để nhân viên kế toán kiểm tra, đối chiếu quy ra công để tính tiền lương, phụ cấp tiền ăn trưa của Công ty cho công nhân viên và các chế độ BHXH, chế độ lương BHXH. Kế toán tiền lương sẽ căn cứ vào các ký hiệu chấm công của từng người và tính ra số ngày công tương ứng của từng cán bộ công nhân viên trong Công ty sau đó tính ra lương tháng của từng người, từng phòng, từng cửa hàng kinh doanh vào ngày cuối cùng của tháng, sau đó kế toán thanh toán sẽ trả lương cho từng bộ phận lao động, khi nhận được lương người lao động phải ký nhận đầy đủ về số tiền thực lĩnh của mình. Bảng thanh toán lương là chứng từ dùng làm căn cứ thanh toán tiền lương cho người lao động, kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho người lao động, đồng thời làm căn cứ thống kê về lao động tiền lương. Từ bảng thanh toán tiền lương từng bộ phận, kế toán tiền lương tiến hành lập bảng tổng hợp thanh toán tiền lương toàn Công ty. Trong trường hợp người lao động có nhu cầu xin tạm ứng trước một khoản tiền lương thì phải tuân theo thủ tục sau: Người cần tạm ứng đế phòng kế toán lấy mẫu đề nghi tạm ứng. Sau khi điền đầy đủ các thông tin cần thiết người cần tạm ứng xin đầy đủ chữ ký của những người có thẩm quyền được đề cập trong mẫu giấy đề nghị tạm ứng. Khi hoàn thành các thủ tục, cầm giấy tạm ứng đến phòng tài vụ tổng hợp để lĩnh tiền. Dưới đây là mẫu giấy xin tạm ứng, bảng chấm công và bảng thanh toán tiền lương của phòng kế toán tài vụ tổng hợp: Bảng 1.4: Mẫu giấy đề nghị tạm ứng Đơn vị: Công ty cổ phần in Hà Nội. Bộ phận: Phòng kinh doanh. GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Kính gửi:………………………………………………………………. Tên tôi là:……………………………………………………………… Địa chỉ:………………………………………………........................... Đề nghị cho tạm ứng số tiền:…………………………………………. Bằng chữ:……………………………………………………………… Lý do tạm ứng………………………………………………… Thời hạn thanh toán:……………………………................................... Tôi xin cam đoan chịu nhiệm: Nếu không bảo đảm thời hạn thanh toán tôi xin chịu trách nhiệm: - Nếu không sử dụng sẽ nộp trả công ty 100% số tiền đã tạm ứng. - Nếu sử dụng mà không đảm bảo đúng thời hạn thanh toán sẽ thu qua lương . Ngày…tháng…năm… Người xin tạm ứng Kế toán trưởng Giám đốc Bảng 1.5: Bảng thanh toán tiền lương toàn công ty. Đơn vị: Công ty cổ phần in Hà Nội Bộ phận: Phòng kế toán - tài vụ tổng hợp. BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG TOÀN CÔNG TY Tháng 12 năm 2010 STT Bộ phận Số tiền (đồng) 1 Bộ phận quản lý 40.158.050 - Phòng tài chính kế toán 16.034.400 - Phòng kinh doanh tổng hợp 10.375.000 - Phòng hành chính tổ chức 9.535.000 …..…..…..…..…..…..….. 2 Bộ phận bán hàng 70.890.600 3 Bộ phận sản xuất chung 25.198.775 4 Bộ phận trực tiếp sản xuất 23.773.000 Tổng cộng 136.271.198 Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Kế toán lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc Bảng 1.6: Bảng thanh toán tiền lương phòng kế toán tài vụ - tổng hợp. Công ty cổ phần in Hà Nội BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG Phòng kế toán tài vụ tổng hợp Tháng 12 năm 2010 ĐVT: đồng TT Họ và tên chức vụ Số công Hệ số lương cấp bậc Hệ số lương cá nhân Hệ số trung tâm Hệ số phòng Phụ cấp chức vụ Tiền lương cơ bản Tiền lương năng suất Tổng lương Trích nộp BHXH Thực lĩnh Ký nhận 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 1 Nguyễn Tuyết Mai TP 22 4,53 4,78 2 1,2 0,2 2.446.200 1.220.400 3.666.600 122.310 3.544.290 2 Trần Thị Hải PP 22 4,10 4,40 2 1,2 2.214.000 1.152.000 3.366.000 110.700 3.255.300 3 Lê Thị Yến NV 22 3,83 3,70 2 1,2 2.068.200 1.026.000 3.094.200 103.410 2.990.790 4 Lã Thị Điệp NV 22 2,86 3,20 2 1,2 1.544.400 936.000 1.544.400 77.220 2.403.180 5 Trịnh Bá Cường NV 22 2,34 2,0 2 1,2 1.263.600 720.000 1.983.000 63.180 1.920.000 6 Bùi Thị Lết NV 22 2,34 2,0 2 1,2 1.263.600 720.000 1.983.000 63.180 1.920.000 Tổng cộng 20,25 20,08 10.800.000 5.774.400 16.574.400 540.000 16.034.400 Ghi chú (10) = 540.000 x (5+9) (11) = 150.000 x (6 + 7) x(8) (12) = (10) + (11) (13) = (10) x 5% (14) = (12) - (13) Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc Một số chế độ khác khi tính lương Bên cạnh tiền lương theo thời gian, theo năng suất, người lao động còn được hưởng một số chế độ khác như tiền ăn giữa ca. Theo quy định của Công ty, mỗi nhân viên được hưởng một bữa ăn trưa trị giá 10.000đ/bữa, như vậy tiền ăn cũng là một khoản phải trả cho công nhân viên. Kế toán tính ra tiền ăn trưa của từng cá nhân người lao động, từng phòng, từng cửa hàng. Sau đó căn cứ vào bảng thanh toán tiền ăn trưa của các phòng và các cửa hàng kế toán lập bảng thanh toán tiền ăn trưa cho toàn công ty. Mẫu bảng thanh toán tiền ăn trưa tại công ty như sau. Bảng 1.7: Bảng thanh toán tiền ăn trưa phòng kế toán tài vụ - tổng hợp Đơn vị: Công ty cổ phần in Hà Nội. Bộ phận: Phòng kế toán tài vụ - tổng hợp BẢNG THANH TOÁN TIỀN ĂN TRƯA Phòng kế toán tài vụ - tổng hợp Tháng 12 năm 2010 STT Họ tên Chức vụ Số công Tiền ăn trưa Ký tên 1 Nguyễn Tuyết Mai TP 22 220.000 2 Trần Thị Hải PP 22 220.000 3 Lê Thị Yến NV 22 220.000 4 Lã Thị Điệp NV 22 220.000 5 Trịnh Bá Cường NV 22 220.000 6 Bùi Thị Lết NV 22 220.000 Tổng cộng 1.320.000 Ngày 31 tháng12 năm 2010 Kế toán lập bảng Kế toán trưởng Giám đốc Bảng 1.8: Bảng thanh toán tiền ăn trưa toàn công ty. Đơn vị: Công ty cổ phần in Hà Nội. Bộ phận: Phòng kế toán tài vụ - tổng hợp. BẢNG THANH TOÁN TIỀN ĂN TRƯA CỦA TOÀN CÔNG TY Tháng 12 năm 2010 STT Bộ phận Số tiền 1 Bộ phận quản lý 2.420.00 2 Bộ phận bán hàng 18.480.000 3 Bộ phận sản xuất chung 2.42