Chuyên đề Kế toán nguyên vật liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ tại Xí nghiệp 22 - Công ty 22 bộ quốc phòng

Lời nói đầu Trong nền kinh tế thị trường mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải có những phương án sản xuất và chiến lược kinh doanh có hiệuquả. Để làm được những điều đó các doanh nghiệp luôn cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm. Do đó công tác quản lí và hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được coi là nhiệm vụ quan trọng của mỗi doanh nghiệp. Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tốt sẽ cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho các nhà quản lí và các phần hành kế toán khác trong doanh nghiệp để từ đó có thể đưa ra những phương án sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Nội dung thực hiện công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là vấn đề có tính chất chiến lược đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải thực hiện trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Xí nghiệp 22 - Công ty 22 BQP là một doanh nghiệp Nhà nước hoạt động trong lĩnh vực sản xuất sản phẩm phục vụ cho nhu cầu xây dựng. Chính vì vậy việc hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty rất được coi trọng và là một bộ phận không thể thiếu trong toàn bộ công tác quản lý của công ty. Sau thời gian thực tập tại Xí nghiệp 22 - Công ty 22 BQP em đã tìm hiểu thực tế, kết hợp với lý luận đã học ở trường để viết chuyên đề: "Kế toán nguyên vật liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ tại Xí nghiệp 22 - Công ty 22 BQP". Chuyên đề được chia làm 3 chương: Chương I: Các vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Chương II: Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Xí nghiệp 22 - Công ty 22 BQP. Chương III: Nhận xét và kiến nghị về công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. chương i Cơ sở lý luận chung về kế toán Nguyên vật liệu trong Doanh nghiệp I. Khái niệm nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu là đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá như:cát,sỏi trong doanh nghiệp xây lắp; vải trong doanh nghiệp may mặc ; rau quả trong doanh nghiệp chế biến thực phẩm...,là tài sản dự trữ của doanh nghiệp phục vụ sản xuất. +) Trong quá trình sản xuất, Nguyên vật liệu được bao gồm cấc yếu tố được đưa vào phục vụ quá trình vận hành chung, chịu sự tác động gián tiếp của con người thông qua tư liệu sản xuất để tạo ra sản phẩm : bột mì, trứng, sữa... để sản xuất ra bánh các loại hoặc có thể tham gia gián tiếp :các loại dầu, mỡ bôi trơn ,phụ tùng thay thế.. phục vụ cho sự hoạt động liên tục và bình thường của máy móc ,thiết bị,,giảm thiệt hại do ngừng sản xuất ra. +)Trong quá trình tác động của lao động về mặt hiện vật ,Nguyên vật liệu hoặc bị hao mòn toàn bộ như:nhiên liệu, chất đốt... hoặc chỉ thay đổi hình thái vật chất ban đầu như: mía để sản xuất đường ... hoặc vẫn giữ nguyên trạng thái vật chất ban đầu như : vải để sản xuất quần ,áo.... Như vậy , Nguyên vật liệu được thể hiện dưới hình thái vật hoá có nghĩa là nó tồn tại ở trạng thái vật chất cụ thể ,có thể sờ ,mó cảm nhận bằng trực quan .Nhờ đó có thể cân, đo ,đong ,đếm được nên Nguyên vật liệu và sự biến động của nó được kiểm soát thường xuyên bằng việc kiểm kê xác định số lượng thông qua các đơn vị đo lường. II.Phân loại nguyên vật liệu: Vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại,nhiều thứ,có vai trò ,công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh.Trong điều kiện đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại vật liệu thì mới có tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán vật liệu. Trong thực tế quản lý và hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp, đặc trưng thông dụng nhất để phân loại vật liệu và vai trò,tác dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất và yêu cầu quản lý.Theo đặc trưng này,vật liệu được chia thành các loại sau: -Nguyên vật liệu chính: là những nguyên vật liệu mà sau quá trình gia công, chế biến cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm “ kể cả bán thành phẩm mua vào” -Nguyên vật liệu phụ:là những nguyên vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc ,mùi vị, hình dáng bề ngoài của sản phẩm hoặc đẻ sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật,phục vụ cho lao động công nhân viên chức. -Nhiên liệu:Về thực chất nhiên liệu là một loại nguyên vật liệu phụ nhưng nó được tách ra thành một loại vật liệu riêng biệt vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm tỷ trọng lớn trong nền kinh tế quốc dân, mặt khác nó có yêu cầu quản lý kỹ thuật hoàn toàn khác với vật liệu thông thường.Nhiên liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường. Nó có thể tồn tại ở thể rắn, lỏng hoặc khí như than,khí đốt... -Phụ t ùng thay thế: là những vật tư dùng để thay thế ,sử chữa, bảo dưỡng máy móc, thiết bị,phương tiện vận tải... -Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản : là thiết bị (cần lắp và không cần lắp, vật kết cấu, công cụ ...) mà doanh nghiệp mua vào để đầu tư cho xây dựng cơ bản. -Phế liệu : là các loại nguyên vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dung hay bán ra ngoài. -Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu chưa kể đến ở trên như bao bì, vật đóng gói,các loại vật tư đặc trưng. Hạch toán theo cách phân loại trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu .Để đảm bảo thuận tiện ,tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán về số lượng , giá trị từng loại nguyên vật liệu ,trên cơ sở cách phân loại này, các doanh nghiệp sẽ chi tiết mỗi loại nguyên vật liệu trên theo từng nhóm, từng thứ nguyên vật liệu căn cứ vào đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp. Ngoài cách phân loại phổ biến trên,các doanh nghiệp có thể phân loại nguyên vật liệu theo nhiều cách khác nữa.Mỗi cách phân loại đều có ý nghĩa riêng và nhằm phục vụ các yêu cầu quản lý khác nhau. Theo nguồn hình thành,vật liệu bao gồm: -Vật liệu mua ngoài -Vật liệu sản xuất -Vật liệu từ các nguồn khác như:nhận cấp phát ,góp vốn liên doanh, biếu,tặng thưởng... Cách phân loại này tạo tiền đề cho viẹc quản lý và sử dụng riêng các loại nguyên vật liệu từ các nguồn nhập khác nhau, do đó đánh giá được hiệu quả sử dụng vật liệu trong sản xuất.Hơn nữa ,còn đảm bảo việc phản ánh nhanh chóng ,chính xác số hiện có và tình hình biến động từng loại nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp .Nhưng cách phân loại này không phản ánh chi tiết được từng loại nguyên vật liệu. Theo quyền sở hữu vật liệu bao gồm: -Vật liệu tự có -Vật liệu nhận gia công hoặc giữ hộ Cách phân loại này là cơ sở để doanh nghiệp theo dõi nắm bắt tình hình hiện có của vật liệu ,từ đó lên kế hoạch thu mua ,dự trự vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . Theo mục đích và nơi suqr dụng nguyên vật liệu,gồm: -Vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất -Vật liệu dùng cho nhu cầu khác như quản lý phân xưởng, quản lý doanh nghiệp ,tiêu thụ sản phẩm... Với cách phân loại này, doanh nghiệp sẽ nắm bắt được tình hình sử dụng vật liệu tại các bộ phận và cho các nhu cầu khác từ đó điều chỉnh, cân đối cho phù hợp với kế hoạch sản xuất,tiêu thụ... III.Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định Về nguyên tắc, nguyên vật liệu phải được đánh giá theo nguyên tắc “giá phí ” tức là tín toán đầy đủ chi phí thực tế doanh nghiệp bỏ ra để có được nguyên vật liệu đó. Tuy nhiên , tuỳ điều kiện cụ thể về giá nguyên vật liệu ở doanh nghiệp chế biến động hay ổn định mà có thể lựa chọn một trong hai cách đánh giá nguyên vật liệu sau : 3.1.Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế 3.1.1. Giá thực tế nhập kho Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có nguyên vật liệu đó .Tuỳ từng nguồn nhập mà giá thực tế của nguyên vật liệu được đánh giá khác nhau Đối với nguyên vật liệu mua ngoài Nếu nguyên vật liệu mua vào hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ : Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ = trị giá mua ghi trên hoá đơn ( không bao gồm VAT) + các chi phí trực tiếp phát sinh (chi phí vận chuyển ,bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua và các chi phí liên quan trực tiếp khác)- các khoản triết khấu thương mại ,giảm giá (do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất). Nếu nguyên vật liệu mua để dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phưong pháp trực tiếp: Trị giá Trị giá Các loại Chi phí Các thực tế mua ghi thuế trực tiếp khoản NVL nhập = trên hoá + không + phát sinh - triết kho trong đơn được hoàn trong khấu TM, kỳ (có VAT) lại khâu mua giảm giá - Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp gia công, chế biến: Trị giá thực tế Trị giá thực tế Chi phí Chi phí NVL thuê gia NVL xuất gia gia công vận chuyển công, chế biến = công ,chế biến + chế biến + bốc dỡ nhập kho trong kỳ - Đối với nguyên vật liệu doanh nghiệp thuê ngoài gia công, chế biến: Trị giá thực tế Trị giá thực tế Chi phí Chi phí NVL thuê gia NVL xuất thuê phải trả vận chuyển, công,chế biến = gia công + cho đơn vị + bốc dỡ nhập kho trong chế biến GC ,CB kỳ - Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh ,cổ phần thì giá thực tế là giá do hội đồng liên doanh đánh giá. - Đối với nguyên vật liệu nhận cấp ,biếu tặng ... thì giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá ghi trong biên bản của đơn vị cấp hoặc được xác định trên cơ sở giá thị trường của nguyên vật liệu tương đương. - Đối với nguyên vật liệu nhập kho từ nguồn phế liệu thu hồi. Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho được đánh giá theo giá trị thực tế nếu còn sử dụng hoặc đánh giá theo giá ước tính. 3.1.2. Giá thực tế xuất kho Khi xuất kho nguyên vật liệu để sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp , kế toán phải tính toán, xác định chính xác trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho cho các nhu cầu , đối tượng khác nhau nhằm xác định chi phí hoat động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . Việc tính giá thực tế xuất kho có thể áp dụng theo một số phương pháp sau: Phương pháp giá đích danh Theo phương pháp này giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở số lượng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá thực tế nhập kho của chính lô hàng nguyên vật liệu xuất kho đó . Phương pháp này sẽ nhận diện đựoc từng loại nguyên vật liệu xuất và tồn kho theo từng danh đơn mua vào riêng biệt .Do đó trị giá của nguyên vật liệu xuất và tồn kho đựoc xác định chính xác và tuyệt đối , phản ánh đúng thực tế phát sinh. Nhưng như vậy thì việc quản lý tồn kho sẽ rất phức tạp đặc biệt khi doanh nghiệp dự trữ nhiều loại nguyên vật liệu với giá trị nhỏ .Khi đó chi phí cho quản lý tồn kho sẽ tốn kém và đôi khi không thể thực hiện được .Chính vì vậy chỉ nên áp dụng phương pháp tính giá này đối với những loại vật liệu đặc trưng có giá trị cao. Phương pháp nhập trước – xuất trước Với phương pháp này kế toán phải theo dõi được đơn giá thực tế và số lượng của từng lô hàng nhập kho.Sau đó , khi xuất kho căn cứ vào số lượng xuất tính ra giá thực tế theo công thức sau: Trị giá thực tế NVL = Số lượng NVL * Đơn giá thực tế NVL xuất kho xuất kho của lô hàng nhập trước Khi nào xuất kho hết số lượng của lô hàng nhập trước mới lấy dơn giá thực tế của lô hàng tiếp sau để tính giá ra giá thực tế nhập kho .Cách xác định này sẽ đơn giản hơn cho kế toán so với phương pháp giá đích danh nhưng vì gia thực tế xuất kho lại đựoc xác định theo đơn giá của lô hàng nhập sớm nhất còn laij nên không phản ánh sự biến động của giá một cách kịp thời , xa rời thực tế . Vì thế nó thích hợp cho áp dụng cho những nguyên vật liệu có liên quan đến thời hạn sử dụng Phương pháp nhập sau –xuất trước ở phương pháp này, kế toán cũng phải theo dõi được đơn giá thực tế và số lượng của từng lô hàng nhập kho.Sau đó khi xuất ,căn cứ vào số lượng xuất kho để tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho bằng cách : Trị giá thực tế Số lượng NVL Đơn giá thực tế NVL của lô NVL xuất kho = xuất kho x hàng nhập sau cùng Khi nào hết số lượng của lô hàng nhập sau cùng thì nhân ( x ) với đơn giá thực tế của lô hàng nhập ngay trước đó và cứ tính lần lượt như thế. Như vậy giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ chính là giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho của các lần mua đầu kỳ.Ngược lại với phương pháp nhập trước –xuất sau , với phương pháp này mọi sự biến động về giá được chuyển ngay vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.Do đó phản ánh đúng điều kiện kinh doanh tại thị trường hiện tại nhưng chi phí hiện hành của nguyên vật liệu tồn kho lại xa rời thực tế. Vì vậy phương pháp này thích hợp với những nguyên vật liệu có đặc điểm là phải sử dụng ngay như các loại thực phẩm tươi sống trong công nghiệp chế biến : Phương pháp giá thực tế bình quân Đây là phương pháp mà giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở đơn giá thực tế bình quân của nguyên vật liệu : Giá thực tế NVL Số lượng NVL Đơn giá thực tế bình quân xuất kho = xuất kho x của NVL Hiện nay , các doanh nghiệp có thể sử dụng một trong số các loại đơn giá thực tế bình quân sau: *Đơn giá bình quân gia truyền cả kỳ: Đơn giá Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ bình quân = Lượng NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Cách tính này được xác định sau khi kết thúc kỳ hạch toán, dựa trên số liệu đánh giá nguyên vật liệu cả kỳ dự trữ . Các lần xuất nguyên vật liệu khi phát sinh chỉ phản ánh về mặt số lượng mà không phản ánh mặt giá trị. Toàn bộ giá trị xuất được phản ánh vào cuối kỳ khi có đầy đủ số liệu tổng nhập .Điều đó làm cho công việc bị dồn lại , ảnh hưởng đến tiến độ quyết toán song cách tinh này đơn giản , tốn ít công nên được nhiều doanh nghiệp sử dụng đặc biệt là những doanh nghiệp quy mô nhỏ, ít loại nguyên vật liệu , thời gian sử dụng ngắn và số lần nhập , xuất mỗi danh điểm nhiều. *Đơn giá bình quân cuối kỳ trước: Trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ lấy theo đơn giá bình quân cuối kỳ trước đã tính được làm cơ sở tính giá. Có thể thấy đây là sự kết hợp giữa cách tính bình quân gia truyền cả kỳ với phương pháp nhập trước – xuất trước. Do vậy, nó không tính đến sự biến động về giá ở kỳ này nên việc phản ánh thiếu chính xác. Nhưng đổi lại, cách tính này đơn giản, đảm bảo tính kịp thời về số liệu. *Đơn giá bình quân liên hoàn ( hay đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập): Sau mỗi lần nhập , kế toán xác định đơn giá bình quân cho từng đầu tên nguyên vật liệu như sau: Lượng tồn Đơn giá bình quân Trị giá thực Đơn giá trước khi nhâp x trước khi nhâp + tế NVL bình = Lượng tồn trước khi nhập nhập kho quân lượng nhập thực tế Ngay khi nghiệp vụ xuất phát sinh , đơn giá bình quân lần nhập cuối cùng trước khi xuất được dùng làm đơn giá để tính ra trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho. Cách tính này khắc phục được nhược điểm của hai cách tính trên , vừa đảm bảo tính kịp thời của số liệu kế toán vừa phản ánh được sự biến động về giá nhưng khối lượng tính toán lớn vì sau mỗi lần nhập , kế toán phải tính giá một lần. Nhìn chung , dù là đơn giá bình quân theo cách nào thì phương pháp giá thực tế bình quân cũng mắc phải một hạn chế lớn là giá cả đều có xu hướng bình quân hoá. Do vậy, chi phí hiện hành và chi phí thay thế của nguyên vật liệu tồn kho có xu hướng san bằng cho nhau không phản ánh được thực tế ở thời điểm lập báo cáo . Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên cơ sở giá mua thực tế cuối kỳ. Theo phương pháp này , giá thực tế xuất kho chỉ được xác định vào cuối kỳ và cách tính lần lượt như sau : Đầu tiên kế toán xác định trị giá nguyên vật liệu tồn khoi cuối kỳ trên cơ sở giá mua của lần nhập kho cuối cùng trong kỳ: Trị giá NVL thực Số lượng NVL thực Đơn giá lần mua tồn cuối kỳ = tồn cuối kỳ x cuối cùng Từ đó tính ra trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ Trị giá NVL xuất Trị giá NVL Chênh lệch trị giá thực kho trong kỳ = nhập trong kỳ +(-) tế NVL tồn đầu kỳ và cuối kỳ Vì giá trị nguyên vật liệu xuất kho chỉ được tính vào cuối kỳ nên không cung cấp số liệu kịp thời sau mỗi lần nhập .Phương pháp này phù hợp với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu, nhiều mẫu mã khác nhau, giá trị thấp nhưng lại xuất dùng thường xuyên không có điều kiện để kiểm kê liên tục. 3.2 Đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán Các phương pháp định giá nêu trên trong thực tế chỉ thích hợp cho các doanh nghiệp có ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán .Còn đối với doanh nghiệp vừa và lớn , có nhiều chủng loại nguyên vật liệu , các nghiệp vụ nhập ,xuất diễn ra liên tục kèm theo sự biến động không ngừng của cả giá cả, việc tính toán , ghi chép và phản ánh theo giá thực tế là khó khăn , phức tạp nhiều khi không thể thực hiện được .Vì thế để đơn giản hơn cho công tác kế toán ,doanh nghiệp tự đặt ra cho mình một loại giá , gọi là giá hạch toán . Giá hạch toán là giá do doanh nghiệp quy định , có tính chất ổn định và chỉ dùng để ghi sổ kế toán nguyên vật liệu hàng ngày chứ không có ý nghĩa trong việc thanh toán , giao dịch với bên ngoài và trên các báo cáo tài chính. Giá hạch toán có thể là giá kế hoạch hoặc giá tạm tính được quy định thống nhất trong ít nhất một kỳ hạch toán .Cuối kỳ, kế toán điều chỉnh giá hạch toán trên sổ chi tiết nguyên vật liệu theo giá thực tế sau đó ghi vào các tài khoản , sổ kế toán tổng hợp và báo cáo kế toán . Việc điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế tiến hành theo hai bước sau: *Bước 1:Xác định hệ số giữa giá hạch toán và giá thực tế Hệ số Trị giá t.tế NVL tồn đầu kỳ + Trị giá t.tế NVL nhập t.kỳ chênh = lệch (H) Trị giá HT NVL tồn đkỳ + Trị giá HT NVL nhập t.kỳ *Bước 2: Tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho dựa vào giá hạch toán xuất kho và hệ số giá vừa tính được Trị giá thực tế NVL xuất kho = Trị giá hạch toán NVL xuất kho x H Trong quá trình sản xuất tuỳ thuộc vào đặc điểm của nguyên vật liệu , yêu cầu và trình độ quản trị của doanh nghiệp mà hệ số chênh lệch của nguyên vật liệu có thể tính riêng cho từng thứ , từng nhóm hoặc từng loại nguyên vật liệu . Để sử dụng phương pháp giá hạch toán trong xác định trị giá thực tế nguyên vật xuất kho , kế toán phải lập bảng kê số 3 với hình thức sổ kế toán Nhật ký – Chứng từ theo mẫu sau: Bảng Tính Giá Thực Tế Vật Liệu Ngày... tháng...năm ... STT Chỉ tiêu TK152 - Nguyên liệu, vật liệu HT TT 1 Giá trị NVL tồn đầu kỳ 2 Giá trị NVL nhập trong kỳ 3 Cộng số dư đầu kỳ và nhập trong kỳ 4 Chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán 5 Hệ số chênh lệch 6 Giá trị NVL xuất dùng trong kỳ 7 Giá trị NVL tồn cuối kỳ Mỗi một phương pháp tính giá nguyên vật liệu có nội dung , ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng phù hợp nhất định . Doanh nghiệp phải căn cứ vào hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý và trình độ cán bộ kế toán để lựa chọn và đăng ký một phương pháp tính phù hợp . Phương pháp tính giá đã đăng ký phải được sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán . Khi muốn thay đổi phải giải trình và đăng ký lại đồng thời phải được thể hiện công khai trên báo cáo tài chính .Nhờ vậy có thể kiểm tra , đánh giá chính xác kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. IV. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Bắt nhịp cùng với xu thế chung của đát nước bước sang nền kinh tế thị trường , các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp sản xuất nói riêng chịu tác động của nhiều quy luật kinh tế , trong đó cạnh tranh là yếu tố khách quan , nó gây ra cho doanh nghiệp không ít những khó khăn , nhưng cũng là động lực để các doanh nghiệp sản xuất tồn tại và phát triển . Để có thể vươn lên khẳng định vị trí của mình trong điều kiện nền kinh tế thị trường đòi hỏi doanh nghiệp sản xuất phải làm ăn có hiệu quả . Một trong những giải pháp cho vấn đề này là doanh nghiệp phải quản lý thật tốt các yếu tố đầu vào mà cụ thể là yếu tố nguyên vật liệu . Để công tác quản lý này đật hiệu quả cần đảm bảo các yêu cầu sau: - Phải có đày đủ thông tin tổng hợp vật liệu cả về hiện vật và giá trị , về tình hình nhập , xuất , tồn kho. Tuỳ theo điều kiện và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp mà có thể cần những thông tin chi tiết hơn - Phải tổ chức hệ thống kho tàng đảm bảo an toàn cho vật liệu cả về số lượng và chất lượng . Phát hiện và ngăn ngừa những biểu hiện vi phạm làm thất thoat vật liệu . - Quản lý định mức dự trữ vật liệu , tránh tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm vật liệu , ảnh hưởng đến tình trạng tài chính và tiến độ sản xuất của doanh nghiệp. Trên cơ sở các yêu cầu quản lý đó , nội dung công tác quản lý nguyên vật liệu tại các khâu như sau : +Khâu thu mua: lập kế hoạch và tìm nguồn thu mua nguyên vật liệu,đảm bảo đáp ứng theo yêu cầu của sản xuất cả về số lượng và chất lượng với chi phí tối thiểu , đáp ứng kịp thời tránh việc thiếu nguyên vật liệu cho sản xuất +Khâu bảo quản: xây dựng và bố trí hệ thống kho tàng , thiết bị kỹ thuật đầy đủ trên cơ sở phân loại theo tính chất cơ , lý , hoá của từng loại nguyên vật liệu để có biện pháp bảo quản tốt nhất... Nhìn chung các lại vật liệu thường rất dễ hỏng dưới tác dụng của môi trường , khí hậu ... và dễ mất mát , hao hụt nên rất khó khăn cho công tác bảo quản . Chi phí cho việc bảo quản đôi khi rất lớn , do vậy doanh nghiệp nên tính đến hiệu quả của chi phí nay có nghĩa là phải tính được tỷ lệ hợp lý giữa trị giá vật liệu với chi phí bảo quản chung. +Khâu dự trữ: Tại khâu này doanh nghiệp cần xác định các mức dự trữ tối da , mức dự trữ tối thiểu và mức dự trữ trung bình cho doanh nghiệp mình căn cứ vào yêu cầu đặc điểm của hoạt động sản xuất . +Khâu xuất nguyên vật liệu: Bên cạnh việc đảm bảo xuất đúng , xuất đủ cho sản xuất cần phải xác định đựoc chính xác giá xuất kho thực tế của nguyên vật liệu phục vụ cho công tác tính giá thành một cách chính xác . Ngoài ra để công tác quản lý nguyên vật liệu khoa học và chính xác , các doanh nghiệp nên tiến hành mã hoá các nguyên vật liệu có nghĩa là quản lý chúng thông qua các ký hiệu bằng số , bằng chữ hoặc kết hợp cả hai bằng cách lập sổ danh điểm vật liệu Sổ Danh Điểm Vật Liệu Ký hiệu nhóm Danh điểm vật liệu Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu Đơn vị tính Đơn giá hạch toán 1521-1 1521-01-01 1521-01-02 … 1521-2 1521-02-01 1521-02-02 … Mỗi loại nguyên vật liệu sủ dụng 1 hoặc một số trang trong sổ danh điểm vật liệu ghi đủ các nhóm , thứ của nguyên vật liệu đó. Sổ này được xây dựng trên cơ sở số liệu của loại , nhóm và đặc tính thứ vật liệu . Tuỳ theo số lượng nhóm vật liệu mà xây dựng nhóm vật liệu gồm 1,2 hoặc 3 chữ số ( Nếu số lượng dưới 10: sử dụng 1 chữ số , nếu dưới 100: sử dụng 2 chữ số ...) .Các doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự xây dựng cho mình cách đặt ký hiệu cho từng danh điểm vật liệu của doanh nghiệp mình miễn sao thuận lợi và đơn giản hơn cho công tác quản lý trên cơ sở sự kết hợp nghiên cứu giữa bộ phận kỹ thuật , bộ phận cung ứng và phòng kế toán , đồng thời báo cáo cho các cơ quan chủ quản. V. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu Xuất phát từ đặc điểm , yêu cầu quản lý nguyên vật liệu cũng như vai trò của kế toán nguyên vật liệu trong hệ thống quản lý kinh tế , nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp được xác định như sau: - Ghi chép , phản ánh đầy đủ , kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của nguyên vật liệu cả về giá trị và hiện vật . Tính toán đúng đắn trị giá của nguyên vật liệu nhập kho , xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời , chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý . - Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua nguyên vật liệu , kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất . - Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho , cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh . VI . Kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 1.Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là việc ghi chép sự biến động về mặt giá trị của nguyên vật liệu trên các sổ kế toán tổng hợp .Tuỳ vào tình hình thực tế mà có thể lựa chọn một trong hai phương pháp kế toán tổng hợp: 1.1.Hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê thường xuyên Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp ghi chép , phản ánh thường xuyên , liên tục và có hệ thống tình hình nhập , xuất kho các loại vật liệu trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất vật liệu . Với phương pháp hạch toán này , kế toán có thể cung cấp số liệu về tình hình nhập , xuất , tồn kho của nguyên vật liệu tại bất kỳ thời điểm nào . 1.1.1.Hạch toán ban đầu Một nguyên tắc bắt buộc của kế toán là chỉ khi nào có đầy đủ bằng chứng chứng minh nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thực sự hoàn thành , kế toán mới được ghi chép và phản ánh .Các bằng chứng đó là các loại hoá đơn , chứng từ có thể do doanh nghiệp lập hay bên ngoài doanh nghiệp lập , là chứng từ bắt buộc hay hướng dẫn nhưng phải đảm bảo tính hợp lý , hợp lệ . Trong hạch toán nguyên vật liệu , doanh nghiệp cần sử dụng các chứng từ chủ yếu sau đây : -Phiếu nhập kho : Phiếu này do bộ phận cung ứng lập (theo mẫu 01-VT) trên cơ sở hoá đơn , giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm. Đây là loại chứng từ bắt buộc gồm 2 liên (nếu NVL mua ngoài )