Chuyên đề Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Tuệ Lâm chi nhánh Hà Nội

LỜI NÓI ĐẦU Sản xuất ra của cải vật chất là cơ sở để tồn tại và phát triển xã hội loài người. Bất kỳ nền sản xuất nào, kể cả nền sản xuất hiện đại đều có đặc trưng chung là sự tác động của con người vào các yếu tố của lực lượng tự nhiên, nhằm thoả mãn những nhu cầu nào đó của con người. Muốn cho quá trình hoạt động sản xuất được đều đặn, liên tục, thường xuyên thì việc đảm bảo nhu cầu vật tư đúng về chất lượng, phẩm chất, quy cách, đủ về số lượng, kịp về thời gian là yêu cầu vô cùng quan trọng. Và đó cũng là điều bắt buộc mà nếu không thực hiện được thì quá trình sản xuất sẽ ngừng hoạt động. Vì vậy, việc bảo đảm yếu tố vật tư cho sản xuất là một tất yếu khách quan, một đòi hỏi chung của mọi nền sản xuất xã hội. Công ty TNHH Tuệ Lâm chi nhánh tại Hà Nội,là đơn vị trực thuộc của công ty TNHH Tuệ Lâm. Tuy mới được thành lập,nhưng công tác kế toán của công ty luôn được chú trọng và giữ một vị trí quan trọng không thể thiếu được. Hạch toán nguyên vật liệu là một trong những khâu phức tạp của công việc hạch toán kế toán. Trong Công ty TNHH Tuệ Lâm chi nhánh Hà Nội , nguyên vật liệu là một trong những khâu dự trữ quan trọng nhất, chiếm một tỷ lệ khá lớn trong giá thành sản phẩm. Do đó, quản lý tốt nguyên vật liệu sẽ góp phần đắc lực cho việc hạ giá thành, tăng lợi nhuận và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Trong cơ chế thị trường, là Công ty TNHH hai thành viên trở lên , nên công ty phải tự chủ trong kinh doanh, tự lo từ đầu vào (NVL) đến đầu ra ( tiêu thụ sản phẩm). Do vậy, hạch toán nguyên vật liệu là điều kiện quan trọng nhất, không thể thiếu được để quản lý tốt vật tư nói riêng và quản lý sản xuất nói chung của Công ty TNHH Tuệ Lâm chi nhánh Hà Nội. Qua một thời gian thực tập, tìm hiểu công tác kế toán tại Công ty TNHH Tuệ Lâm chi nhánh Hà Nội, em thấy được vai trò của kế toán với việc quản lý NVL. Được sự giúp đỡ của các Phòng ban, đặc biệt là Phòng kế toán, cùng với sự tận tình chỉ bảo của Cô giáo hướng dẫn. Chuyên đề thực tập với đề tài: “Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Tuệ Lâm chi nhánh Hà Nội” đã hoàn thành. Nội dung chuyên đề này được chia làm 3 chương: Chương I: Những vấn đề lý luận chung về kế toán NVL trong Doanh nghiệp sản xuất. Chương II: Thực trạng kế toán NVL tại Công ty TNHH Tuệ Lâm chi nhánh Hà Nội. Chương III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Công ty TNHH Tuệ Lâm chi nhánh Hà Nội. CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.1. Khái niệm, đặc điểm, vị trí, phân loại, đánh giá yêu cầu quản lý, nhiệm vụ nguyên vật liệu 1.1.1. Khái niệm Nguyên vật liệu là đối tượng, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm, tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm. Ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm sản xuất ra, là đầu vào của quá trình sản xuất. 1.1.2. Đặc điểm - Trong doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu là đối tượng lao động và là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Trong quá trình sản xuất chỉ tham gia một lần vào quá trình sản xuất sản phẩm dưới tác động của lao động NVL bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu và giá trị của nó chuyển dần một lần vào giá trị sản phẩm được sản xuất ra hoặc chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. - Nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số chi phí để sản xuất ra sản phẩm tốt, đảm bảo đúng yêu cầu kỹ thuật. Việc cung cấp NVL có đầy đủ và kịp thời và đảm bảo chất lượng hay không, cũng như việc sử dụng NVL tiết kiệm hay lãng phí là nguyên nhân ảnh hưởng tới tính sản xuất và chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp. Từ đó ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm và tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. 1.1.3. Vị trí của nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong những yếu tố cơ bản quá trình sản xuất và được thể hiện dưới dạng vật hoá, nó là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Trong DNSX, kế hoạch sản xuất phụ thuộc rất nhiều vào việc cung cấp NVL có đầy đủ, kịp thời, đảm bảo chất lượng hay không. Nguyên vật liệu có chất lương tốt, đúng như quy đinh sẽ tạo điều kiện cho sản xuất tiến hành thuận lợi, chất lượng sản phẩm cao mới có khả năng cạnh tranh trên thị trường. Do đó ngoài việc tuân theo quy định của quy trình công nghệ phải hết sức chú ý đến chất lượng NVL, đây là điều kiện đảm bảo cho quá trình sản xuất được đúng tiến độ. Mặt khác chi phí NVL thường chiếm một tỷ trọng rất lớn trong giá thành sản phẩm sản xuất. Việc tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu một cách hợp lý sẽ có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với việc hạ giá thành sản phẩm, giúp cho doanh nghiệp thực hiện tốt kế hoạch lợi nhuận, tăng tích luỹ. Vì vậy tập trung quản lý chặt chẽ NVL ở các khâu thu mua, vận chuyển, bảo quản và giảm mức tiêu hao NVL trong quá trình sản xuất có ý nghĩa rất lớn trong việc hạ thấp chi phí và trong một chừng mực nhất định giảm mức tiêu hao NVL là điều kiện để tăng thêm khối lượng, sản phẩm xã hội. Hơn nữa với khối lượng sản phẩm như nhau có thể làm ra một khối lượng sản phẩm lớn hơn mà chất lượng vẫn đảm bảo, thúc đẩy tiến bộ khoa học kỹ thuật trong quá trình xây dựng, đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường. Việc phấn đấu hạ giá thành sản phẩm cũng đồng nghĩa với việc tiết kiệm giảm chi phí NVL một cách hợp lý là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của công tác quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Xét về mặt hiện vật: Nguyên vật liệu là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm mới. Trong quá trình sản xuất sản phẩm mới, nó chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và được tiêu dùng toàn bộ, không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. - Xét về mặt giá trị: Trong quá trình sản xuất thì giá trị của nguyên vật liệu được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. - Xét về mặt vốn: Nguyên vật liệu là thành phần quan trọng của vốn lưu động trong doanh nghiệp, đặc biệt với vốn dự trữ nguyên vật liệu. Vì vậy việc tăng tốc độ luân chuyển vốn lưu động không thể tách rời việc dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý, tiết kiệm và có kế hoạch. Do nguyên vật liệu có vị trí đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp sản xuất, xuất phát từ vị trí quan trọng của nguyên vật liệu đối với sản phẩm sản xuất, hơn nữa trong điều kiện nền kinh tế thị trường như hiện nay, việc phấn đấu giảm chi phí nguyên vật liệu một cách hợp lý có ý nghĩa trực tiếp đến hạ giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận. 1.1.4. Phân loại nguyên vật liệu Trong mỗi doanh nghiệp do tính chất đặc thù của hoạt động SXKD nên cần phải sử dụng nhiều loại vật tư, hàng hoá khác nhau.Nguyên vật liệu bao gồm các loại, nhóm, thứ khác nhau, mỗi loại có nội dung kinh tế và tính năng lý hoá riêng, có vai trò và công dụng khác nhau đối với quá trình SXKD của doanh nghiệp. Vì vậy, để đảm bảo quản lý chặt chẽ, hạch toán chi tiết, chính xác từng loại một cách khoa học, hợp lý doanh nghiệp cân có cách phân loại cho thích hợp. * Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp thì nguyên vật liệu được chia thành những loại sau: - Nguyên liệu, vật liệu chính: Là những loại nguyên liệu và vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm. Nguyên liệu, vật liệu chính gắn liền với từng doanh nghiệp sản xuất cụ thể. - Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm nhưng có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bên ngoài, tăng thêm chất lượng của sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường, hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, bảo quản đóng gói, phục vụ cho quá trình lao động. - Nhiên liệu: Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra bình thường. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng (xăng, dầu…), thể rắn ( than, củi…) và thể khí (oxi, hơi đốt…). - Phụ tùng thay thế: Là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ sản xuất… - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những loại vật liệu và thiết bị được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào công trình xây dựng cơ bản. - Vật liệu khác: Là những loại vật liệu chưa được xếp vào những loại vật liệu trên thường là những vật liệu được loại ra từ quá trình sản xuất hoặc bao bì đóng gói sản phẩm, phế liệu thu hồi được trong quá trình sản xuất và thanh lý tài sản cố định. Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý vật liệu mà mỗi loại vật liệu trên được chia thành các nhóm, các thứ một cách chi tiết. * Căn cứ vào vai trò, tác dụng của NVL trong quá trình SXKD có thể chia thành hai loại: - Nguyên vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh gồm: + Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm. + Nguyên vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xưởng, các bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp. - Nguyên vật liệu dùng cho các khâu khác gồm: + Nguyên vật liệu được nhượng bán. + Nguyên vật liệu được góp vốn liên doanh. + Nguyên vật liệu được biếu tặng. + Nguyên vật liệu mang trao đổi. * Căn cứ theo nguồn hình thành thì vật liệu được chia thành: - Nguyên vật liệu được nhập từ bên ngoài: do mua ngoài, nhận vốn góp liên doanh, nhận biếu tặng. - Nguyên vật liệu tự chế: Do doanh nghiệp tự sản xuất 1.1.5. Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá NVL là việc xác định giá trị NVL ở những thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc nhất định. Khi đánh giá NVL phải tuân thủ các nguyên tắc sau: * Nguyên tắc giá gốc: Theo nguyên tắc này thì NVL phải được đánh giá theo giá gốc hay còn được gọi là trị giá vốn thực tế của NVL là toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để có những NVL đó ở thời điểm và trạng thái hiện tại. * Nguyên tắc thận trọng: Vật liệu được đánh giá theo giá gốc nhưng trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong sản xuất kinh doanh trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ sản phẩm. Thực hiện nguyên tắc thận trọng bằng cách trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán đã ghi sổ theo giá gốc và phản ánh khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Do đó trên báo cáo tài chính trình bày thông qua hai chỉ tiêu: + Trị giá vốn thực tế vật liệu. + Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. * Nguyên tắc nhất quán: Việc tính trị giá của NVL tồn kho được thực hiện theo một trong bốn phương pháp quy định trong chuẩn mực số 02 “Hàng tồn kho”: - Phương pháp giá thực tế đích danh. - Phương pháp bình quân gia quyền. - Phương pháp nhập trước xuất trước. - Phương pháp nhập sau xuất trước. Doanh nghiệp lựa chọn phương pháp kế toán nào thì phải đảm bảo tính nhất quán trong cả niên độ kế toán. Tức là doanh nghiệp đã lựa chọn phương pháp nào thì phải áp dụng phương pháp đó trong suốt niên độ kế toán. Doanh nghiệp có thể thay đổi phương pháp đã chọn nhưng để đảm bảo phương pháp thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực và hợp lý hơn phải giải thích được ảnh hưởng của sự thay đổi đó. 1.1.5.1. Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho Tuỳ theo nguồn nhập vật liệu mà giá cả của chúng được xác định khác nhau như sau: - Đối với vật tư nhập do mua ngoài. Giá thực tế vật tư nhập kho = Giá mua thực tế + Chi phí mua thực tế + Hao hụt định mức - Các khoản giảm trừ được hưởng Trong đó: + Nếu doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ thì giá mua thực tế là giá mua chưa có thuế GTGT. + Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì giá mua thực tế là tổng giá hạch toán. Đối với vật tư nhập kho do đơn vị tự gia công tự gia công chế biến. Giá thực tế vật tư nhập kho = Giá vật tư xuất gia công chế biến + Chi phí chế biến + Chi phí vận chuyển bốc dỡ và sau chế biến Đối với vật tư thuê ngoài gia công chế biến. Trị giá thực tế vật tư nhập kho = Giá trị vật liệu xuất để gia công chế biến + Chi phí vận chuyển vật liệu đi và về + Chi phí thuê gia công vật liệu Đối với vật tư nhập kho do nhận vốn góp tham gia liên doanh. Trị giá thực tế vật tư nhập kho = Giá trị thực tế do hội đồng liên doanh đánh giá + Chi phí vận chuyển - Đối với phế liệu nhập kho. Trị giá thực tế của phế liệu nhập kho = Trị giá thực tế của phế liệu có thể sử dụng được - Đối với vật tư được biếu tặng, tài trợ. Trị giá thực tế vật tư nhập kho = Giá trị thực tế trên thị trường tại thời điểm đó - Đối với vật tư có thể thu nhặt được, phế liệu thu hồi. Trị giá thực tế vật tư nhập kho = Giá trị thực tế ước tính có thể sử dụng được hoặc giá có thể bán được trên thị trường 1.1.5.2. Đánh giá thực tế NVL xuất kho Vật tư được nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, ở nhiều thời điểm khác nhau có nhiều giá khác nhau. Do đó, khi xuất kho vật tư tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu trình độ quản lý và điều kiện trang bị phương tiện kỹ thuật, tính toán ở trong Doanh nghiệp mà kế toán có thể sử dụng một trong bốn phương pháp sau theo điều 13 chuẩn mực số 02 nêu ra: * Phương pháp 1: Tính giá theo phương pháp đích danh. * Phương pháp 2: Tính giá theo phương pháp đơn giá bình quân. * Phương pháp 3: Tính giá theo phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO). * Phương pháp 4: Tính giá theo phương pháp nhập sau - xuất trước (LIFO). a. Phương pháp giá thực tế đích danh. Theo phương pháp này VL xuất kho thuộc lô hàng nào thì tính theo giá mua thực tế của lô hàng đó. Giá thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho X Đơn giá đích danh NVL của lô hàng đó Phương pháp này được áp dụng cho những doanh nghiệp có chủng loại vật tư nhận diện được từng lô hàng. b. Phương pháp bình quân gia quyền (Đơn giá bình quân) Theo phương pháp này giá thực tế vật liệu xuất dùng trong tính theo đơn giá bình quân (bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trước hoặc bình quân sau mỗi lần nhập) + Công thức tính giá thực tế vật liệu xuất dùng: Giá thực tế vật liệu xuất dùng = Số lượng vật liệu xuất dùng x Đơn giá bình quân + Công thức tính đơn giá bình quân: Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ: (Được tính vào cuối kỳ) Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ (cuối kỳ) = Trị giá thực tế VL tồn kho đầu kỳ + Trị giá thực tế VL nhập kho trong kỳ Số lượng VL tồn kho đầu kỳ + Số lượng VL nhập kho trong kỳ Việc áp dụng công thức trên có ưu điểm là đơn giản dễ tính nhưng độ chính xác không cao, hơn nữa việc tính toán dồn vào cuối năm gây ảnh hưởng tới công tác nói chung. Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập (Đơn gia bình quân liên hoàn): Được tính sau mỗi lần nhập: Đơn giá bình quân liên hoàn = Trị giá thực tế VL tồn trước khi nhập + Trị giá thực tế VL nhập kho Số lượng VL tồn trước khi nhập + Số lượng VL nhập kho Phương pháp trên khắc phục được nhược điểm của phương pháp đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ, vừa chính xác vừa cập nhật nhưng nhược điểm là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều. Đơn giá bình quân cuối kỳ trước: Đơn giá bình quân cuối kỳ trước = Trị giá thực tế VL tồn kho đầu kỳ (cuối kỳ trước) Số lượng VL tồn kho đầu kỳ (cuối kỳ trước) Phương pháp trên tính toán đơn giản tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của VL trong kỳ. c. Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) Phương pháp này dựa trên giả định vật liệu nhập trước được xuất hết xong mới đến lần sau và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Giá thực tế của VL xuất dùng được tính hết theo giá nhập kho lần trước, xong mới tính theo giá nhập lần sau. Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng. Trị giá thực tế vật tư xuất kho = Số lượng xuất khi thuộc từng lần nhập kho x Đơn giá tính theo từng lần nhập kho d. Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO) Phương pháp này dựa trên giả định VL nào nhập kho sau cùng sẽ được xuất dùng trước tiên và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Giá thực tế VL xuất kho được tính hết theo giá nhập kho lần sau cùng sau mới tính theo giá nhập lần trước đó. Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lô hàng nhập đầu tiên. Trị giá vật tư xuất kho = Số lượng xuất kho thuộc từng lần nhập kho X Đơn giá tính theo từng lần nhập kho * Tính giá NVL theo phương pháp giá hạch toán. Giá hạch toán của vật tư do doanh nghiệp tự quy định và được sử dụng thống nhất ở doanh nghiệp trong một thời gian dài, hàng ngày sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết giá trị vật liệu nhập – xuất. Cuối kỳ kế toán tính ra trị giá thực tế của vật tư xuất kho theo hệ số giá (H). Hệ số giá (H) = Trị giá vốn thực tế của vật tư tồn đầu kỳ + Trị giá vốn của vật tư nhập kho trong kỳ Trị giá hạch toán của vật tư tồn kho đầu kỳ + Trị giá hạch toán của vật tư nhập kho trong kỳ Trị giá vốn thực tế của vật tư xuất dùng trong kỳ = Trị giá hạch toán của vật tư xuất dùng trong kỳ x Hệ số giá (H) 1.1.6. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Quản lý nguyên vật liệu là công tác không thể thiếu được trong quản lý SXKD của các doanh nghiệp sản xuất. Nó là tất yếu khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. Tuy nhiên, do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi mức độ và phương pháp quản lý cũng khác nhau. Nguyên vật liệu thuộc tài sản lưu động, giá trị của nó thuộc vốn lưu động dự trữ của doanh nghiệp. Để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra liên tục thì doanh nghịêp phải thường xuyên tiến hành nhập NVL. Chất lượng, kích cỡ, màu sắc… của nguyên vật liệu thu mua ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng sản phẩm và uy tín của doanh nghiệp. Do vậy mà việc kiểm tra, sử dụng NVL là rất cần thiết trong sản xuất đồng thời cần quản lý chặt chẽ cả hai chỉ tiêu hiên vật và giá trị ở tất cả các khâu từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến khâu sử dụng. Trong đó công cụ để quản lý NVL đạt hiệu quả cao nhất đó là tổ chức công tác hạch toán kế toán NVL. Nó thúc đẩy việc cung cấp kịp thời, đồng bộ những NVL cần thiết cho sản xuất, dự trữ và sử dụng NVL. Quản lý tốt NVL sẽ hạn chế được những mất mát, hư hỏng, giảm bớt được những thiệt hại xảy ra trong quá trình sản xuất. Vì vậy công tác quản lý NVL cũng đòi hỏi ngày càng phải hoàn thiện hơn và khoa học hơn. Đó là yêu cầu của phương thức kinh doanh trong nền kinh tế thị trường nhằm mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất. Công tác quản lý nguyên vật liệu là quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua đến khâu bảo quản dự trữ và sử dụng. Việc quản lý NVL ở các khâu như sau: - Khâu thu mua: Quản lý NVL là tài sản dự trữ sản xuất kinh doanh, thường xuyên biến động các doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành mua NVL để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất kinh doanh, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác của công ty, ở khâu này đòi hỏi công ty phải quản lý, phải tính toán, xác định số lượng, quy cách, chủng loại, giá mua, chi phí thu mua NVL phù hợp cho kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. Bên cạnh đó còn phải quản lý chặt chẽ cả về tiến độ và thời gian cần thiết cho quá trình thu mua. - Khâu bảo quản: Cần phải bảo quản theo đúng quy định, theo tính chất lý hoá và công dụng của từng thứ vật tư, tổ chức tốt kho hàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phương tiện cân đo. Thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ tránh hư hỏng, mất mát hao hụt, đảm bảo an toàn là một trong những yêu cầu quản lý đối với NVL. - Khâu dự trữ: Để quá trình sản xuất được tiến hành liên tục thì phải quản lý tốt ở khâu này, dự trữ vật liệu hợp lý là không để khối lượng nguyên vật liệu quá lượng cần thiết tối thiểu gây ứ đọng vốn, tốn diện tích kho. Ngược lại cũng không để tình trạng thiếu vật liệu gây gián đoạn sản xuất nhất là đối với doanh nghiệp sản xuất theo hợp đồng thì đây là vấn đề cần quan tâm đặc biệt. - Khâu sử dụng: Trong khâu này cần phải tuân thủ việc sử dụnghợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức tiêu hao vật liệu, dự đoán chi phí nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Vì chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Do vậy cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu trong quá trình SXKD. Bởi vậy, sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm là một trong những yêu cầu công tác quản lý vật liệu trong DNSX. Tóm lại công tác quản lý chặt chẽ NVL trong tất cả các khâu là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý tài sản ở doanh nghiệp. 1.1.7. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu Để thực hiện tốt chức năng quản lý kinh tế, để góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý, xuất phát từ vị trí và yêu cầu quản lý NVL kế toán NVL trong doanh nghiệp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Tổ chức thực hiện phân loại, đánh giá NVL phù hợp với các nguyên tắc quản lý thống nhất của Nhà nước, các chuẩn mực đã quy định và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. - Tổ chức hệ thống chứng từ tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán. Hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép phân loại tổng hợp số liệu đầy đủ, phản ánh kịp thời số hiện có và tình hình biến động tăng giảm của NVL trong quá trình SXKD, tình hình luân chuyển của NVL về cả hiện vật và giá trị kinh doanh. Tính toán đúng giá trị vốn thực tế của NVL nhập, cung cấp thông tin để tập hợp chi phí và xác định giá vốn hàng bán - Tính toán và phân bổ chính xác, kịp thời giá trị vật liệu xuất dùng cho các đối tượng khác nhau, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao vật liệu phát hiện và ngăn chặn kịp thời những trường hợp sử dụng sai mục đích, lãng phí. Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ vật liệu phát hiện kịp thời các loại vật liệu ứ đọng, kém phẩm chất, chưa cần dùng và có biện pháp giải phóng để thu hồi vốn nhanh chóng hạn chế các thiệt hại. - Thực hiện việc kiểm tra, phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch và thu mua NVL tình hình thanh toán với người bán, người cung cấp và tình hình kế hoạch sử dụng NVL trong quá trình SXKD. Thực hiện việc kiểm kê NVL thiếu yêu cầu quản lý lập báo cáo về vật liệu. 1.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Mỗi phương pháp có cách hạch toán chi tiết riêng, phù hợp với yêu cầu và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán trong doanh nghiệp. Vì vậy tuỳ theo từng đặc điểm của mình mà các doanh nghiệp lựa chọn phương pháp cho phù hợp. 1.2.1. Phương pháp ghi thẻ song song - Trình tự ghi chép: + Ở kho: Kế toán mở thẻ kho và giao cho thủ kho quản lý, hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho số lượng nhập xuất của từng danh điểm vật tư và tính ra số tồn kho, hàng ngày và định kỳ thủ kho sẽ chuyển các chứng từ nhập xuất kho cho kế toán vật tư ở thẻ kho mỗi chứng từ ghi một dòng và thẻ kho mở cho từng danh điểm vật tư hàng hoá. + Ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ thẻ chi tiết cho từng danh điểm vật tư hàng hoá tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Kế toán phải theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị của vật liệu, hàng ngày và định kỳ khi nhận được chứng từ nhập xuất Kho do thủ kho chuyển tới thì kế toán phải kiểm tra và ghi đơn giá hạch toán vào các phiếu nhập, xuất và tính ra số tồn sau đó lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập xuất vào các sổ kế toán chi tiết. Cuối tháng tiến hành cộng sổ và đối chiếu với số liệu của thẻ kho ở kho đồng thời để có số liệu để đối chiếuvới kế toán tổng hợp thì căn cứ vào chứng từ nhập xuất kế toán phải lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn (Mở cho tất cả các danh điểm vật tư hàng hoá). Ngoài ra để quản lý chặt chẽ thẻ kho kế toán phải mở sổ đăng ký thẻ kho và khi giao thẻ kho cho thủ kho phải ghi vào sổ. * Sơ đồ hạch toán theo phương pháp ghi thẻ song song: Thẻ kho Chứng từ nhập Sổ (thẻ) chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp N-X-T Sổ tổng hợp Chứng từ xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra - Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng. + Ưu điểm: Việc ghi chép đơn giản, dễ làm và dễ kiểm tra đối chiếu số lượng. + Nhược điểm: Khối lượng kiến thức ghi chép lớn, có sự trùng lặp giữa thủ kho và kế toán ở chỉ tiêu số lượng vì thế nếu có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vật liệu thì kế toán sẽ mất nhiều thời gian và công sức. + Điều kiện áp dụng: Thích hợp với doanh nghiệp có ít chủng loại về vật liệu ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trình dộ của cán bộ vật tư không cao 1.2.2. Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển - Trình tự ghi chép: + Ở kho: Thủ kho tiến hành mọi công tác ghi sổ giống như trong trường hợp phương pháp ghi thẻ song song. + Ở phòng kế toán: Mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của tất cả các danh điểm vật liệu theo từng kho, số này mỗi tháng ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập vào bảng kê nhập và tổng hợp các chứng từ xuất vào bảng kê xuất của từng thứ danh điểm vật liệu và mỗi một danh điểm vật liệu thì sẽ ghi vào một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển, cuối tháng đối chiếu số lượng của vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với thủ kho