Chuyên đề Kế toán nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty TNHH Việt Anh

Lời mở đầu Cùng với sự phát triển kinh tế cùng với sự đổi mới sâu sắc của cơ chế kinh tế đòi hỏi hệ thống kế toán phải không ngừng được hoàn thiện để đáp ứng được yêu cầu quản lý. Với doanh nghiệp thương mại đóng vai trò là mạch máu trong nền kinh tế quốc dân có quá trình kinh doanh theo một chu kỳ nhất định là mua – dự trữ - bán, trong đó khâu bán hàng là khâu cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh có tính quyết định đến cả quá trình kinh doanh. Có bán được hàng thì mới lập được kế hoạch mua vào và dự trữ cho kỳ tới, mới có thu nhập để bù đắp chi phí kinh doanh và tích lũy để tiếp tục cho quá trình kinh doanh. Do đó việc quản lý quá trình bán hàng có ý nghĩa rất lớn đối với doanh nghiệp thương mại. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác bán hàng, kế toán bán hàng là phần hành chủ yếu trong các doanh nghiệp thương mại và với chức năng là công cụ chủ yếu để nâng cao hiệu quả tiêu thụ thì càng phải được củng cố nhằm phục vụ đắc lực cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Cho nên, qua quá trình thực tập tại Công ty TNHH Việt Anh cùng với lý luận kế toán mà em đã được học, em đã lựa chọn đề tài: “Kế toán nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả kinh doanh” ở Công ty TNHH Việt Anh cho chuyên đề thực tập của mình. Chuyên đề của em không tránh khỏi thiếu sót, vì vậy em rất mong được sự chỉ bảo, đánh giá và góp ý của cô để chuyên đề của em được tốt hơn. Chuyên đề của em gồm 3 chương: Chương 1: Tổng quan về đơn vị thực tập Chương 2: Tình hình tài chính của doanh nghiệp Chương 3: Đánh giá về hoạt kinh doanh của doanh nghiệp CHƯƠNG I: Tổng quan về đơn vị thực tập 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Việt Anh 1.1. Quá trình hình thành và phát triển, chức năng và nhiệm vụ 1.1.1. Sơ lược về sự hình thành và phát triển của công ty TNHH Việt Anh Công ty TNHH Việt Anh có trụ sở chính tại số 26 – Hoàng Văn Thái – Phường Khương Mai – quận Thanh Xuân – thành phố Hà Nội. Với trụ sở chính được đặt ngay ở mặt đường Chính như hiện nay sẽ rất được nhiều người biết đến. Và như vậy quá trình bán hàng cũng sẽ rất thuận lợi. Công ty đã được thành lập ngày 16 tháng 1 năm 2001 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp giấy phép kinh doanh. Công ty có đầy đủ tư cách pháp nhân, có trụ sở và con dấu riêng. Địa bàn hoạt động của Công ty tương đối rộng, đối tượng phục vụ của công ty đa dạng. Công ty được điều hành với bộ máy rất gọn nhẹ bao gồm Ban Giám đốc và đội ngũ nhân viên dày dặn kinh nghiệm và năng động trong kinh doanh. 1.1.2. Chức năng Công ty là 1 doanh nghiệp hạch toán độc lập, tự chủ về mặt tài chính và vốn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Cùng với sự hỗ trợ đắc lực của Phòng kế toán, bộ phận quản lý đã trực tiếp chỉ đạo cán bộ công nhân viên trong toàn công ty. Theo nguyên tắc “Kinh doanh là đáp ứng đủ và đúng với nhu cầu của người tiêu dùng, luôn luôn lấy chữ tín làm đầu. Khách hàng là trung tâm và luôn phải tạo điều kiện thuận lợi nhất để thoả mãn nhu cầu của họ. Khách hàng luôn được coi trọng”. Công ty không ngừng mở rộng lĩnh vực kinh doanh của mình, tăng sự cạnh tranh trên thị trường. Hiện nay, đời sống của đại đa số nhân dân ngày càng được cải thiện nên nhu cầu đòi hỏi người tiêu dùng ngày càng cao. Do vậy mà công ty cũng đang từng bước củng cố hình thức kinh doanh, tìm kiếm nguồn hàng để có thể tiêu thụ sản phẩm của mình nhanh hơn, giúp cho việc sử dụng vốn có hiệu quả hơn. Chức năng chủ yếu của công ty là bán thức ăn thủy sản. Kết quả cho thấy công ty đi đúng hướng kinh doanh của mình và có lãi. Từ đó nhằm bổ sung vốn kinh doanh của công ty, tăng tích lũy quỹ trong công ty, đời sống cán bộ công nhân viên ngày càng được cải thiện. Bên cạnh thuận lợi trên thì công ty vẫn còn gặp phải khó khăn: Đó là nền kinh tế thị trường đang phát triển sâu rộng trên các đối thủ cạnh tranh của công ty rất đa dạng và phức tạp. Đây chính là khó khăn cơ bản mà công ty bắt buộc phải tham gia cạnh tranh để tồn tại và phát triển. 1.1.3. Nhiệm vụ - Tổ chức mạng lưới bán lẻ và bán buôn trực tiếp hàng hoá cho các cơ sở đại lý cửa hàng và các cá nhân trong nước. - Tổ chức tốt công tác bảo quản hàng hoá, đảm bảo lưu thông hàng háo thường xuyên, liên tục và ổn định trên thị trường. - Quản lý, khai thác và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn, đảm bảo đầu tư mở rộng kinh doanh làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước qua việc nộp Ngân sách hàng năm. - Tuân thủ chính sách quản lý kinh tế Nhà nước 2.2. Ngành nghề kinh doanh Công ty chủ yếu kinh doanh trong lĩnh vực thương mại. Vì vậy Công ty rất chú trọng đến phương thức bán hàng. Đây là phương thức có thể nói quyết định đến hiệu quả kinh doanh của công ty. Công ty có thể đứng vững trên thị trường hay không thì cần phải chú trọng và đẩy mạnh quá trình bán hàng. 2. Đặc điểm về kinh doanh kinh doanh của Công ty Việt Anh Từ khi mới được thành lập đến nay công ty vẫn giữ nguyên quá trình hoạt động kinh doanh của mình đó là: 2.1. Hoạt động mua hàng Mua hàng hoá về nhập vào kho, hoạt động này đòi hỏi cần phải biết xem xét chất lượng chủng loại để có thể mua được sản phẩm có chất lượng tốt, giúp cho quá trình bán hàng đạt hiệu quả cao. 2.2. Hoạt động lưu trữ, bảo quản, gia cố hàng hoá Công ty đã có hệ thống 2 kho. Công ty còn hệ thống quạt, thông hơi, thông gió để bảo quản. Vì thức ăn thủy sản nên cần phải bảo quản rất cẩn thận. 2.3. Hoạt động bán hàng Công ty chủ yếu bán hàng qua đại lý, ngoài ra công ty còn bán lẻ cho khách hàng có nhu cầu mua với khối lượng ít. Trong các hoạt động trên thì hoạt động bán hàng là quan trọng nhất. Hoạt động này quyết định đến hoạt động mua hàng và hoạt động lưu trữ, bảo quản. Có bán được hàng thì mới tạo ra được doanh thu. Từ đó mới có vốn để tiếp tục tại sản xuất. Hoạt động mua hàng và lưu trữ, bảo quản. Tuy nhiên hai hoạt động này cũng tác động ngược lại đến hoạt động bán hàng. Có mua được sản phẩm tốt và bảo quản tốt thì mới kích thích được người tiêu dùng và khối lượng hàng hoá được tiêu thụ lớn. Do đó cần phải tích cực đẩy mạnh và kết hợp giữa các hoạt động với nhau mới tạo ra được hiệu quả cao. 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và hình thức kế toán tại công ty Việt Anh 3.1. Tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung. Phòng kế toán của công ty bao gồm 4 người và được phân công chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên cụ thể như sau: - Kế toán trưởng: Chỉ đạo trực tiếp bộ máy kế toán, tổ chức hướng dẫn, kiểm tra toàn bộ công tác kế toán của công ty. Tham mưu cho giám đốc về các hoạt động kinh doanh tài chính, đôn đốc các khoản công nợ, phải thu để bảo toàn và phát triển vốn. Lập quyết toán vào mỗi quý, năm. - Kế toán tổng hợp: Là người chịu trách nhiệm hạch toán các nghiệp vụ phát sinh định kỳ. Ngoài ra kế toán tổng hợp còn kiêm các phần hành kế toán trong công ty mà công ty còn thiếu. - Kế toán bán hàng: Hàng ngày căn cứ vào các hoá đơn bán hàng và biên bản giao nhận vào sổ chi tiết với người bán. - Kế toán kho: Có nhiệm vụ hàng ngày căn cứ vào các phiếu nhập kho và phiếu xuất kho để vào sổ kho và các sổ chi tiết, cuối tháng vào sổ cái. * Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty Kế toán trưởng Kế toán bán hàng Kế toán tổng hợp Kế toán kho 3.2. Hình thức kế toán đơn vị đang áp dụng Công ty đã sử dụng hình thức kế toán nhật ký chung: Đây là hình thức kế toán chủ yếu chỉ áp dụng cho những công ty có quy mô vừa và nhỏ. Bởi vì hình thức này phải ghi chép nhiều, đối với công ty lớn phát sinh nhiều nghiệp vụ thì khối lượng ghi chép là rất lớn. Do đó không thể áp dụng theo hình thức này được. Công ty TNHH Việt Anh do mới được thành lập nên quy mô hoạt động của công ty chưa lớn. Vì thế mà công ty vẫn sử dụng hình thức Nhật ký chung. Hệ thống kế toán vẫn phải làm theo phương pháp thủ công: Đó là vẫn dựa vào Word và Exel để tính toán. Phương pháp này phải nói là cực kỳ tỉ mỉ, rườm rà và đặc biệt là mất rất nhiều thời gian công sức. Để công việc kế toán được nhẹ nhàng, chính xác và nhanh chóng thì công ty cần phải áp dụng khoa học công nghệ vào thực tiễn đó là đưa kế toán máy vào sử dụng trong công ty. Sơ đồ hình thức kế toán tại Công ty TNHH Việt Anh đang áp dụng Chứng từ gốc (HĐGTGT, phiếu thu) Nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối kế toán Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, quý, năm Ghi đối chiếu - Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nhiệm vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung. Sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ NKC để ghi vào sổ cái theo các tài khoản phù hợp. Đồng thời với việc ghi vào sổ Nhật ký chung các nhiệm vụ phát sinh được ghi vào sổ kế toán chi tiết có liên quan. Từ các sổ kế toán chi tiết lập nên bảng tổng hợp chi tiết. - Cuối năm cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh sau khi đã kiểm tra dùng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết để lập báo cáo tài chính. Kết luận chương I: Hoạt động chủ yếu của công ty là hoạt động thương mại. Vì vậy hoạt động bán hàng rất quan trọng, ảnh hưởng chủ yếu đến kết quả kinh doanh của công ty. Tổ chức tốt hoạt động này sẽ tiết kiệm được chi phí tạo ra được hiệu quả cao, đồng thời giúp ban lãnh đạo công ty kiểm soát tốt được hoạt động chủ yếu của mình. Chương 2. tình hình tài chính của công ty tnhh việt anh 1. Một số khái niệm - Hàng hoá: Là kết quả của quá trình sản xuất do doanh nghiệp thực hiện hoặc thuê ngoài gia công chế biến, đã được kiểm nghiệm phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật và nhập kho để bán. - Tiêu thụ: Là quá trình trao đổi để thực hiện giá trị của hàng hoá, tức là để chuyển hoá vốn của doanh nghiệp từ hình thái hiện vật (hàng) song hình thái tiền tệ (tiền) . Tiêu thụ là khâu cuối cùng trong chu trình tái sản xuất, hàng được đem đi tiêu thụ có thể là thành phẩm, hàng hoá, vật tư hay lao vụ, dịch vụ cung cấp cho khách hàng. - Thu nhập của doanh nghiệp: Là khoản thu từ các hoạt động của doanh nghiệp. Ngoài doanh thu bán hàng tức là thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh chính, doanh nghiệp còn có thu nhập hoạt động tài chính thu nhập bất thường. - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là toàn bộ số tiền thu được hoặc sẽ thu được từ giao dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu như bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ cho khách hàng bao gồm cả khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có). 2. Tính giá xuất kho Công ty tính giá thực tế của hàng hoá xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước. Công ty kiểm kê hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. 3. Tài khoản sử dụng 3.1. Tài khoản 156: sản phẩm, hàng hoá - Tác dụng: Tài khoản này được dùng để phản ánh giá trị hiện có của các loại hàng hoá nhập kho hoặc xuất kho của doanh nghiệp. - Kết cấu: + Bên Nợ: Các nghiệp vụ tăng hàng hoá khi nhập kho. + Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm hàng hoá khi xuất kho. + Dư nợ: Phản ánh hàng hoá thực tế còn tồn tại trong kho. 3.2. Tài khoản 511 – “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” - Tác dụng: Dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán của hoạt động sản xuất kinh doanh. - Kết cấu: +Bên Nợ: Số thuế phải nộp tính trên doanh số bán trong kỳ. Kết chuyển số doanh thu thuần vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. + Bên Có: Tổng số doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trong kỳ. + TK 511 cuối kỳ không có số dư. - Tài khoản cấp 2: Có 4 tài khoản: + TK 5111 – Doanh thu bán hàng. + TK 5112 – Doanh thu bán thành phẩm. + TK 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ. + TK 5114 – Doanh thu trợ cấp, trợ giá. 3.3. Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán. - Tác dụng: Dùng để theo dõi trị giá vốn của hàng hoá, sản phẩm, lao vụ, dịch vụ xuất bán trong kỳ. - Kết cấu: + Bên Nợ: Trị giá vốn của hàng hoá + Bên Có: Kết chuyển giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ + TK 632 cuối kỳ không có số dư. 3.4. Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng - Tác dụng: Dùng để phản ánh các khoản chi phí bán hàng thực tế phát sinh. - Kết cấu: + Bên Nợ: Tập hợp chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ. + Bên Có: Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng. + TK 642 không có số dư cuối kỳ. - TK cấp 2: có 7 tài khoản: + TK 6411: Chi phí nhân viên. + TK 6412: Chi phí vật liệu bao bì. + TK 6413: Chi phí dụng cụ, đồ dùng. + TK 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ. + TK 6415: Chi phí bảo hành. + TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài. + TK 6418: Chi phí bằng tiền khác. 3.5. Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp. - Tác dụng: Dùng để phản ánh chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ. - Kết cấu: + Bên Nợ: Tập hợp toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ. + Bên Có: Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp. Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp. TK 642 cuối kỳ không có số dư. - TK cấp 2: Chi tiết cho 8 tài khoản cấp 2. + TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý. + TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý. + TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng. + TK 6424: Chi phí khấu hao. + TK 6425: Thuế, phí và lệ phí + TK 6426: Chi phí dự phòng. + TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài. + TK 6428: Chi phí bằng tiền khác. 3.6. Tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh. - Tác dụng: Dùng để xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh hoạt động tài chính và hoạt động khác của doanh nghiệp trong 1 kỳ hạch toán. - Kết cấu: + Bên Nợ: Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá dịch vụ đã tiêu thụ. Chi phí hoạt động tài chính và chi phí bất thường. Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Kết chuyển số lãi trước thuế trong kỳ. Bên Có: Kết chuyển doanh thu bán hàng thuần của sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ. Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính và thu nhập khác Thực lỗ về hoạt động kinh doanh trong kỳ. + TK 911 không có số dư cuối kỳ 3.7. Tài khoản 421 – lãi chưa phân phối: - Tác dụng: Dùng để phản ánh lợi nhuận và phân phối lợi nhuận. - Kết cấu: + Bên Nợ: Số lỗ và coi như lỗ từ hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác. Phân phối lợi nhuận. + Bên Có: Số lợi nhuận và coi như lợi nhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác. Xử lý số lỗ Dư: Dư có: Số lợi nhuận chưa phân phối. Dư nợ (nếu có): Số lỗ chưa xử lý. - Tài khoản cấp 2: Sử dụng 2 TK cấp 2 + TK 4211: Lãi năm trước. + TK 4212: Lãi năm nay. 4. Chứng từ và sổ sách sử dụng: 4.1. Chứng từ sử dụng: Công ty TNHH Việt Anh sử dụng các chứng từ trong quá trình hạch toán nghiệp vụ bán hàng sau: - Hoá đơn GTGT: Là chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh dùng để theo dõi, giám sát số lượng, chất lượng, trị giá hàng hoá mua vào và xuất bán. Đây là căn cứ để xuất hàng, ghi sổ kho và các sổ sách có liên quan trong quá trình bán hàng và kiểm tra khi cần thiết. Hoá đơn được lập làm 3 liên và được luân chuyển như sau: + Một liên lưu lại quyển hoá đơn. + Một liên giao cho khách hàng. + Một liên dùng để thanh toán. - Phiếu thu: Khi khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt thì kế toán sẽ viết phiếu thu, phiếu thu được lập làm 2 liên. + Một liên giao cho khách hàng. + Một liên giao cho kế toán. - Phiếu chi - Phiếu xuất kho 4.2. Sổ sách sử dụng - Sổ kho - Sổ chi tiết hàng hoá - Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn – Hàng hoá - Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng. - Bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng. - Sổ kế toán chi tiết sử dụng cho tài khoản 632 - Sổ chi phí sản xuất kinh doanh sử dụng cho tài khoản 641; 642 - Sổ chi tiết doanh thu bán hàng. - Nhật ký chung. - Sổ cái TK 156; 511; 632; 641; 642; 911; 421 5. Phương pháp hạch toán Công ty bán hàng theo phương thức tiêu thụ trực tiếp: Bao gồm bán lẻ cho người tiêu dùng và bán buôn cho các đại lý, cửa hàng, các công ty. Khi xuất sản phẩm, hàng hoá kế toán ghi: + Phản ánh trị giá vốn hàng xuất bán. Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán. Có TK 156: Trị giá xuất kho. + Phản ánh doanh thu bán hàng. Nợ TK 111, 112: Nếu thu được tiền. Nợ TK 131: Khách hàng còn chịu. Có TK 511: Giá bán chưa có thuế. Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp. + Cuối kỳ kế toán kết chuyển doanh thu thuần về bán hàng để xác định kết quả kinh doanh. Nợ TK 511 Có TK 911 + Đồng thời kết chuyển giá vốn hàng bán để xác định kết quả kinh doanh. Nợ TK 911 Có TK 632 + Kết chuyển CPBH, CPQLDN Nợ TK 911 Có TK 641 Có TK 642 + Xác định kết quả kinh doanh - Lãi: Nợ TK 911 Có TK 421 - Lỗ: Nợ TK 421 Có TK 911 6. Quy trình luân chuyển chứng từ Quy trình luân chuyển chứng từ Phiếu xuất kho HĐGTGT, phiếu thu Phiếu chi HĐGTGT, phiếu thu Số chi tiết doanh thu bán hàng Sổ chi tiết sản phẩm hàng hoá Sổ kho Sổ chi tiết giá vốn Nhật ký chung Sổ chi phí SXKD sử dụng TK641, 642 Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng Bảng tổng hợp Nhập – xuất – tồn Bảng tổng hợp doanh thu bán hàng Bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng Sổ cái TK 156, 131, 632, 511, 641, 642, 911, 421 Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu hàng ngày : Đối chiếu cuối tháng - ở kho: + Hàng ngày căn cứ vào PXK thủ kho ghi vào sổ kho từng loại sản phẩm hàng hoá. Sau khi ghi sổ kho, thủ kho chuyển tất cả các chứng từ xuất kho lên cho kế toán. - ở phòng kế toán: + Hàng ngày khi nhận phiếu xuất kho do thủ kho gửi lên, tiến hành ghi đơn giá tính thành tiền. Căn cứ vào PXK để lên sổ chi tiết sản phẩm, hàng hoá. Cuối tháng căn cứ vào các sổ chứng từ chi tiết sản phẩm, hàng hoá kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp N-X-T sản phẩm hàng hoá. Cuối ngày kế toán tiến hành đối chiếu sổ chi tiết sản phẩm, hàng hoá với sổ kho về mặt số lượng. + Hàng ngày căn cứ vào PXK, HĐ GTGT, phiếu thu, phiếu chi, kế toán tiến hành ghi vào sổ nhật ký chung, cuối tháng căn cứ vào sổ nhật ký chung kế toán tiến hành ghi sổ cái các tài khoản 156, 131, 632, 511, 641, 642, 911, 421 căn cứ vào HĐGTGT, phiếu thu kế toán lập sổ chi tiết doanh thu bán hàng. Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết doanh thu bán hàng kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp doanh thu bán hàng. Cuối tháng đối chiếu số liệu trên sổ cái TK 511 với bảng tổng hợp doanh thu bán hàng. + Hàng ngày căn cứ vào phiếu chi kế toán lập sổ chi phí sản xuất kinh doanh sử dụng cho tài khoản 641, 642. + Hàng ngày căn cứ vào HĐGTGT, phiếu thu kế toán lập sổ chi tiết thanh toán với khách hàng. Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết thanh toán với khách hàng, kế toán lập lên bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng. Cuối tháng đối chiếu số liệu trên số các TK131 với bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng. + Cuối tháng đối chiếu sổ cái TK156 với bảng tổng hợp N-X-T. Đơn vị: Địa chỉ: phiếu xuất kho Ngày 06 tháng 02 năm 2007 Số 015 Nợ: 632 Có: 156 Họ và tên người nhận hàng: Đại lý Nhật Trung Địa chỉ: Lý do xuất kho: Xuất bán Xuất tại kho: VIETRANS – Pháp Vân. Địa điểm: STT Tên, nhãn hiệu quy cách phẩm chất sản phẩm hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 HTS Super Clean Kg 1000 1000 23.600 23.600.000 2 Iodine Lít 500 500 59.200 29.600.000 3 Oxytagen bean Kg 200 200 31.600 6.320.000 4 Đông dược Kg 100 100 53.500 5.350.000 Cộng 64.870.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Sáu mươi tư triệu tám trăm bảy mười ngàn số chứng từ gốc kèm theo. Ngày 6 tháng 02 năm 2007 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) 1. Tác dụng: Theo dõi số lượng hàng hoá xuất kho. 2. Phương pháp ghi Góc bên trái của PHC ghi rõ tên của đơn vị xuất kho. Khi lập phiếu xuất kho phiếu xuất kho phải ghi rõ: Họ tên người nhận hàng, tên đơn vị lý do xuất kho. VD: Dòng 3 cột A: Ghi số thứ tự là 1. Dòng 3 cột D: Ghi đơn vị tính là: Kg - Cột 1: Ghi số lượng hàng hoá theo yêu cầu xuất kho của người sử dụng. VD: Dòng 3 cột 1: Ghi số lượng là 1000 - Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho: VD: Dòng 3 cột 2 ghi số lượng xuất kho là 1000 Cột 3, 4: Kế toán ghi đơn giá và tính thành tiền của từng hàng hoá xuất kho. Cột 4: Cột 2 và cột 3. VD: Dòng 3 cột 3 ghi đơn giá là 23600 Dòng 3 cột 4 ghi thành tiền là 23.600.000 Hoá đơn GTGT Số: 0065808 Liên 1, 3: (Lưu) Ngày 06 tháng 02 năm 2007 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Việt Anh. Địa chỉ : Số 26 Hoàng Văn Thái - Khương Mai - Thanh Xuân - Hà Nội Số tài khoản : Điện thoại: MST: Họ và tên người mua hàng:Nguyễn Thanh Vân Đơn vị: Đại lý Nhật Trung Địa chỉ: Hình thức thanh toán: Bán chịu MST: TT Tên dịch vụ, hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1+2 1 HTS Super Clean Kg 1.000 45.000 45.000.000 2 Iodime lít 500 86.000 43.000.000 3 Dxy tagen bean Kg 200 52.800 10..560.000 4 Đông dược 2 Kg 100 81..500 8.150.000 Cộng tiền hàng 106.710.000 Thuế suất GTGT 10% - Tiền thuế GTGT 10.671.000 Tổng cộng thanh toán 117.381.000 Số viết tiền bằng chữ: Một trăm mười bảy triệu ba trăm tám mốt ngàn đồng Người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao nhận hoá đơn)  1) Tác dụng - Là chứng từ dùng để xác nhận việc mua bán giữa hai bên đã xảy ra. 2) Căn cứ ghi: Căn cứ vào tình hình mua bán thực tế giữa các bên. 3) Kết cấu và phương pháp ghi: Gồm các phần: + Thông tin về bên bán hàng. + Thông tin về bên mua hàng. +Thông tin về hàng hoá giao dịch Cột A: Ghi số TT VD: Dòng 3 cột A ghi số thứ tự là 1 Cột B: Ghi tên hàng hoá dịch vụ VD: Dòng 3 cột B ghi tên hàng hoá là HTS Super Clean Cột C: Ghi đơn vị tính. VD: Dòng 3 cột C ghi đơn vị tính là Kg Cột 1: Ghi số lượng hàng hoá VD: Dòng 3 cột 1 ghi số lượng là: 1.000 Cột 2: Ghi đơn giá VD: Dòng 3 cột 2 ghi đơn giá là 45.000 Cột 3: Ghi thành tiền Cột 3 = Cột 1 x Cột 2 VD: Dòng 3 cột 3 ghi thành tiền là: 4.500.000 Dòng tổng cộng tiền hàng VD: Dòng 5 cột 3 ghi tổng cộng tiền hàng là: 106.710.000 Dòng thuế suất : 10% Dòng tiền thuế GTGT : 10.671.000 Dòng tổng cộng tiền thanh toán : 117.381.000 Hoá đơn GTGT Số: 0065808 Liên 2: (Giao cho khách hàng) Ngày 06 tháng 02 năm 2007 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Việt Anh. Địa chỉ : Số 26 Hoàng Văn Thái - Khương Mai - Thanh Xuân - Hà Nội Số tài khoản : Điện thoại: MST: Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Thanh Vân Đơn vị: Đại lý Nhật Trung Địa chỉ: Hình thức thanh toán: Bán chịu MST: TT Tên dịch vụ, hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1+2 1 HTS Super Clean Kg 1.000 45.000 45.000.000 2 Iodime lít 500 86.000 43.000.000 3 Dxy tagen bean Kg 200 52.800 10..560.000 4 Đông dược 2 Kg 100 81..500 8.150.000 Cộng tiền hàng 106.710.000 Thuế suất GTGT 10% - Tiền thuế GTGT 10.671.000 Tổng cộng thanh toán 117.381.000 Số viết tiền bằng chữ: Một trăm mười bảy triệu ba trăm tám mốt ngàn đồng Người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao nhận hoá đơn) Mẫu số: 01 - TT Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC phiếu Thu Ngày 15 tháng 02 năm 2007 Quyển số: 01 Số: 3105 Nợ TK 111 Có TK 131 Họ tên người nộp tiền : Nguyễn Khắc Toàn Địa chỉ : Đại lý Nhật Trung Lý do nộp : Trả tiền hàng tháng trước khách hàng còn nợ Số tiền : 10.000.000 VNĐ (Viết bằng chữ: Mười triệu đồng chẵn) Kèm theo: Chứng từ gốc. Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người nhận tiền (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền: Mười triệu đồng chẵn - Tỷ giá ngoại tệ (Vàng bạc, đá quý) - Số tiền quy đổi:… 1) Tác dụng: Nhằm xác định số tiền mặt, ngoại tệ... thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan. 2) Phương pháp ghi: Góc trên bên trái ghi tên đơn vị và địa chỉ đơn vị. - Phiếu thu phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu, ngày tháng năm thu tiền. Vd: Ngày 15/02/2007. - Ghi rõ họ, tên, địa chỉ người nộp tiền. VD: Nguyễn Khắc Toàn. - Dòng "Lý do nộp" ghi rõ nội dung nộp tiền. VD: Thu tiền hàng tháng trước khách hàng còn nợ. - Dòng số tiền: Ghi bằng số và bằng chữ số tiền nộp quỹ, ghi rõ đơn vị tính VD: 10.000.000 đ( viết bằng chữ: Mười triệu đồng chẵn Sổ kho Tên kho: VIETTRANS - Pháp Vân Tên vật liệu, sản phẩm, hàng hoá: HTS - Super Clean. Quy cách phẩm chất Chứng từ Diễn giải Số lượng Ghi chú Ngày tháng Số phiếu Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn 1 2 3 4 5 6 7 8 Dư đầu kỳ 5.770 06/02 0152 Xuất bán 1000 4.770 08/02 0110 Nhập kho 300 5.070 09/02 0111 Nhập kho 200 5.270 10/02 0153 Xuất bán 500 4.770 11/02 0154 Xuất bán 400 4.370 12/02 0112 Nhập kho 700 5.070 13/02 0155 Xuất bán 100 4.970 ............ … … … Cộng PS 9.000 12.000 Dư cuối kỳ 2.770 Ngày 30 tháng 2 năm 2007 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Phụ trách kế toán (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) 1) Tác dụng - Dùng để theo dõi số lượng nhập, xuất tồn kho từng loại hàng hoá. Làm căn cứ xác định số lượng tồn kho dự trữ hàng hoá. 2) Căn cứ ghi: - PNK - PXK 3) Phương pháp ghi: Cột 1