Chuyên đề Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dược phẩm 120 lấy tổ chức kế toán vật liệu làm ví dụ

Lời mở đầu Là phân hệ thông tin trong hệ thống quản lý, tổ chức kế toán có vai trò cung cấp những thông tin hữu ích về tình hình tài chính của đơn vị hạch toán thông qua hệ thống ghi chép, tổng hợp trên chứng từ, sổ tài khoản và biểu mẫu báo cáo nhằm phục vụ đắc lực cho công tác quản lý. Trên cơ sở tìm hiểu tổ chức kế toán trong thực tế hoạt động của Xí nghiệp Dược phẩm 120, em đã chọn đề tài cho Chuyên đề thực tập môn học hạch toán kế toán của mình là: "Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dược phẩm 120 lấy tổ chức kế toán vật liệu làm ví dụ", đồng thời thông qua mô tả thực tế kết hợp phân tích để đề xuất ý kiến góp phần hoàn thiện tổ chức kế toán của đơn vị. Với mục đích kết hợp lý luận và thực tiễn, củng cố và vận dụng kiến thức đã học, đưa ra những phân tích cụ thể và kiến nghị cho đơn vị, bài viết của em, ngoài Lời mở đầu và Kết luận, gồm 3 phần chính: Phần I: Lý luận chung tổ chức kế toán trong doanh nghiệp. Phần II: Thực trạng tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dược phẩm 120. Phần III: Phương hướng hoàn thiện tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dược phẩm 120. Với yêu cầu nghiên cứu thực tế trong phạm vi môn học hạch toán kế toán, em đã sử dụng kết hợp các phương pháp chung: phương pháp nghiên cứu quan hệ biện chứng giữa kế toán với bộ phận quản lý và giữa các phần hành kế toán với nhau...và các một số phương pháp riêng như: mô tả và phân tích, sơ đồ và bảng biểu...để minh hoạ và hoàn thiện Chuyên đề thực tập của mình. Phần I: Lý luận chung về tổ chức kế toán trong doanh nghiệp Hệ thống kế toán được xem như là một hệ thống thông tin dùng để đo lường, xử lý và truyền đạt thông tin về tài chính của một đơn vị kinh tế. Sơ đồ 1: Quan hệ kế toán với hoạt động kinh doanh và hoạt động quản lý. Ra quyết định quản lý Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Hệ thống kế toán doanh nghiệp - Quan sát - Phản ánh - Xử lý - Phân loại - Tổng hợp - Trình bày Kế toán được coi như là một hoạt động dịch vụ, nối giữa các hoạt động kinh doanh và những người làm quyết định. Thứ nhất, kế toán đo lường các hoạt động kinh doanh bằng cách phản ánh, ghi chép các dữ liệu. Thứ hai, qua xử lý phân loại và sắp xếp các dữ liệu này trở thành thông tin hữu ích. Thứ ba, thông tin này được tổng hợp, truyền đạt, qua hệ thống chứng từ sổ sách, đến những người ra quyết định. Người ta có thể nói rằng, các dữ kiện về hoạt động kinh doanh là đầu vào của hệ thống kế toán và những thông tin hữu ích cho người làm quyết định là đầu ra đã được hệ thống kế toán xử lý và cung cấp. Trong vài năm trở lại đây, xu thế quốc tế hoá, toàn cầu hoá đang diễn ra rất mạnh mẽ và càng mạnh mẽ sâu rộng hơn trong Thế kỷ 21 này. Hội nhập với quốc tế trên nền tảng các quan hệ song phương và đa phương đang là yêu cầu và xu hướng tất yếu của mỗi quốc gia. Trước xu thế đó, hệ thống kế toán Việt Nam cũng đang từng bước được cải cách và hoàn thiện cho phù hợp yêu cầu của cơ chế kinh tế mới trong nền kinh tế mở, phù hợp thông lệ và Chuẩn mực quốc tế. Trải qua 6 năm thực hiện Chương trình cải cách Kế toán Việt Nam 10 năm 1995-2005, hệ thống kế toán Việt Nam đã có sự phát triển đáng khích lệ trong việc tiếp cận và hình thành những nguyên tắc kế toán hiện đại của kinh tế thị trường, từng bước tạo dựng khuôn khổ pháp lý cho kế toán, kiểm toán trong môi trường chung của thông lệ quốc tế. Hệ thống Chuẩn mực Kế toán quốc gia đã bắt đầu được tạo lập, tạo môi trường tin cậy cho đầu tư và kinh doanh trên cơ sở chia sẻ kinh nghiệm với bạn bè quốc tế, vận dụng có chọn lọc thông lệ và Chuẩn mực quốc tế về kế toán và kiểm toán, phù hợp với tiến trình phát triển kinh tế, với năng lực quản lý tài chính ở Việt Nam. Bên cạnh đó, trong nền kinh tế thị trường, đứng trước nhu cầu cạnh tranh và xu thế hội nhập, các doanh nghiệp ngày càng đề cao vai trò của kế toán trong việc cung cấp những thông tin phục vụ nhu cầu quản lý bên trong doanh nghiệp bởi họ chẳng những cần số liệu chi tiết của kế toán như trước đây mà hơn thế, họ rất cần kế toán bằng ngôn ngữ của mình, thể hiện một cách chính xác các mục tiêu của doanh nghiệp thông qua các bản dự toán, giúp họ kiểm soát quá trình thực hiện mục tiêu và khi ra quyết định về quản lý. Chính vì vậy, bên cạnh kế toán tài chính, kế toán quản trị ra đời với tư cách là nhánh thứ hai trong hệ thống kế toán nhằm cung cấp tất cả thông tin kế toán đã được đo lường, xử lý và truyền đạt để sử dụng trong việc quản trị nội bộ của đơn vị. Hiện nay, trên thế giới, kế toán quản trị đang thực sự trở thành một công cụ đắc lực và có hiệu quả giúp các nhà quản lý trong việc ra quyết định về quản lý. ở Việt Nam, tuy Chế độ Kế toán ban hành theo Quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính về cơ bản khắc phục được hạn chế của hệ thống Kế toán Việt Nam trước đó nhưng còn chưa đề cập sâu đến kế toán quản trị, hơn nữa hệ thống Chuẩn mực Kế toán Việt Nam vẫn đang được từng bước soạn thảo và công bố, do vậy đòi hỏi có nhận thức đầy đủ, hướng dẫn cụ thể về kế toán quản trị ở Việt Nam đang là một nhu cầu hết sức bức thiết góp phần xây dựng và hoàn thiện hệ thống kế toán Việt Nam. Kế toán còn được hiểu là một nghề của quản lý hay một môn Hạch toán tác nghiệp với các bước kỹ thuật chuyên sâu trong quá trình từ ghi chép, xử lý phân tích các nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ, sổ tài khoản đến lập báo cáo kế toán và khoá sổ. Sự thống nhất giữa các bước này cũng như quan hệ giữa chúng được thể hiện thông qua nguyên lý chung về tổ chức hạch toán kế toán. Tổ chức hạch toán kế toán là xây dựng mối liên hệ giữa các yếu tố cấu thành bản chất của hạch toán kế toán: chứng từ, tính giá, đối ứng kế toán và tổng hợp-cân đối thông qua tổ chức hệ thống ghi chép của kế toán trên chứng từ, sổ tài khoản và báo cáo kế toán cho các mục đích quản lý. Trên cơ sở đối tượng và nhiệm vụ của tổ chức hạch toán kế toán, nội dung tổ chức hạch toán kế toán bao gồm: Tổ chức bộ sổ kế toán Tổ chức công tác kế toán Tổ chức bộ máy kế toán Mỗi một tổ chức trên đều chứa đựng 4 yếu tố cơ bản của hệ thống hạch toán kế toán: chứng từ, tính giá, đối ứng kế toán, tổng hợp-cân đối và đều là những công việc không thể tách rời trong tổ chức hạch toán kế toán. Bởi vậy, tổ chức sổ kế toán là một trong những điều kiện để tổ chức tốt công tác kế toán, tổ chức khối lượng công tác kế toán là cơ sở để xây dựng bộ máy kế toán thích hợp nhằm tổ chức công tác kế toán hiệu quả, phục vụ yêu cầu quản lý tại đơn vị. Tổ chức hệ thống sổ kế toán thực chất là thiết kế khối lượng công tác hạch toán trên hệ thống sổ tài khoản theo một quy tắc nhất định trên cơ sở chứng từ kế toán nhằm mục đích lập báo cáo kế toán. Sổ tài khoản chính là phương tiện vật chất để thực hiện công tác kế toán. Nội dung tổ chức sổ kế toán: Xây dựng hệ thống các loại sổ với nhiệm vụ xác định loại sổ và số lượng sổ mỗi loại. Thiết kế nội dung, hình thức kết cấu của các sổ tài khoản mỗi loại. Xây dựng quy trình hạch toán trên sổ tạo thành nguyên tắc kế toán chung. Xây dựng mô hình ghi chép của cả hệ thống sổ hay còn gọi là hình thức tổ chức sổ kế toán. Hiện nay, hình thức tổ chức sổ kế toán đang dần được phát triển và hoàn thiện theo yêu cầu của công tác quản lý và công tác kế toán trong nền kinh tế cạnh tranh. Trong thực tế, nhiều nước trên thế giới đang có xu hướng sử dùng duy nhất 1 hình thức tổ chức sổ cho các doanh nghiệp. Khác với Mỹ chủ yếu áp dụng 1 hình thức sổ Nhật ký chung, ở Việt Nam hiện có 4 hình thức phổ biến: Hình thức Nhật ký chung Hình thức Nhật ký - Sổ cái Hình thức Chứng từ - Ghi sổ Hình thức Nhật ký - Chứng từ Hình thức Nhật ký-Sổ cái rất ít được áp dụng do tính chất cồng kềnh, mở rộng chiều ngang của sổ, hơn nữa sổ chỉ thích hợp cho đơn vị kinh doanh đơn giản, sử dụng rất ít tài khoản và lao động kế toán, trình độ quản lý và lao động kế toán thấp. Hệ thống sổ sách kế toán phải được thiết kế thích hợp với hệ thống tài khoản bởi sổ sách kế toán chính là phương tiện vật chất phản ánh, thể hiện tài khoản cùng nội dung phản ánh của tài khoản. Sổ sách kế toán có phù hợp với tài khoản thì mới phản ánh (bằng phương pháp đối ứng tài khoản) được nội dung kinh tế của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được phân loại, tập hợp. Dựa vào đặc điểm vốn và quy mô nghiệp vụ của mình, đơn vị hạch toán tổ chức hệ thống sổ sách theo một hình thức sổ kế toán thống nhất và thích hợp, tổ chức công tác kế toán theo hình thức sổ đã áp dụng. Khối lượng tổ chức công tác hạch toán kế toán của một đơn vị hạch toán được quy định trong Điều lệ tổ chức Kế toán Nhà nước ban hành theo Quyết định 25-HĐBT ngày 18/3/1989. Khối lượng công tác kế toán trước hết được nhìn nhận theo từng giai đoạn của quá trình hạch toán: giai đoạn hạch toán ban đầu trên hệ thống chứng từ; giai đoạn hệ thống hoá, phân loại cho các chứng từ trên bộ sổ kế toán đã thiết kế; giai đoạn xử lý và chọn lọc để lập các báo cáo kế toán. Bên cạnh đó, tuỳ theo yêu cầu của quản lý, khối lượng công tác kế toán còn bao gồm khối lượng hạch toán tổng hợp cho đối tượng và hạch toán chi tiết cho một số đối tượng. Ngoài ra, khối lượng công tác kế toán còn được tổ chức trên hai hệ thống kế toán tài chính và kế toán quản trị đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin phục vụ chủ thể không những bên ngoài mà cả bên trong nội bộ đơn vị. Công tác kế toán phổ biến được tổ chức theo những phần việc riêng gọi là phần hành kế toán. Phần hành kế toán là khối lượng công tác kế toán gắn với một đối tượng cụ thể của hạch toán kế toán như: vốn bằng tiền, tài sản cố định, vật liệu đầu vào, chi phí sản xuất và tính giá thành, tiêu thụ và kết quả tiêu thụ... Từ đó, mỗi phần hành lại được phân chia logic từ tiền tại quỹ đến tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển; từ xây dựng cơ bản đến mua sắm và thanh lý hay nhượng bán tài sản cố định; từ thu mua đến dự trữ nguyên vật liệu; từ hạch toán chi phí trực tiếp cho từng loại hoạt động đến chi phí chung phân bổ cho từng loại hoạt động đó; từ dự trữ đến tiêu thụ hàng hoá, xác định và phân phối lợi nhuận;... Trong mỗi phần hành này, đơn vị hạch toán tiến hành tổ chức khép kín một quy trình kế toán từ giai đoạn hạch toán ban đầu đến đến giai đoạn ghi sổ tài khoản và kết thúc ở giai đoạn lập báo cáo kế toán. Và trong đó, có thể tiến hành hạch toán chi tiết, tổng hợp cho đối tượng trong phần hành. Do vậy, tổ chức công tác kế toán là xây dựng hệ thống chỉ tiêu thông tin theo các phần hành thông qua việc thiết kế khối lượng công tác kế toán theo 3 giai đoạn, theo mức độ chi tiết hay tổng hợp, theo nhu cầu quản lý bên trong hay bên ngoài. Theo đó, các phương pháp hạch toán kế toán: chứng từ, tính giá, đối ứng tài khoản, tổng hợp-cân đối gắn liền với 3 giai đoạn hạch toán của một chu trình khép kín và mối quan hệ giữa các phương pháp đó được cụ thể hoá thích hợp với mỗi phần hành cụ thể: Phương pháp chứng từ biểu hiện trên thực tế thông qua hệ thống bản chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ tại mỗi phần hành. Phương pháp tính giá biểu hiện qua cách thức xác định giá thành thực tế và các khoản mục chi phí tại mỗi phần hành. Phương pháp đối ứng tài khoản được biểu hiện qua các quan hệ đối ứng kế toán và cách ghi chép vào sổ tài khoản chi tiết, tổng hợp của mỗi phần hành. Phương pháp tổng hợp-cân đối biểu hiện thông qua hệ hệ thống báo biểu kế toán của kế toán tài chính và kế toán quản trị. Có thể nói, trình tự kế toán của mỗi phần hành được bắt đầu từ lập hoặc tiếp nhận chứng từ từ bên ngoài, kết hợp việc tính giá cho đối tượng hạch toán và luân chuyển chứng từ đến ghi chép, phản ánh chứng từ vào tài khoản và kết thúc bằng lập báo cáo kế toán và phân tích. Đồng thời, mỗi phần hành nằm trong một chu kỳ kế toán của đơn vị, quan hệ chặt chẽ với nhau tạo nên một báo cáo tổng thể về công tác kế toán của đơn vị đó. Tổ chức công tác kế toán tại mỗi phần hành cho mỗi công việc cụ thể trong phần hành đó, trước hết phải nắm bắt được đặc điểm của đối tượng tổ chức hạch toán và yêu cầu của quản lý đối với công tác hạch toán đối tượng đó, từ đó xác định nhiệm vụ tổ chức hạch toán từ giai đoạn lập chứng từ đến giai đoạn lên báo cáo. Ví dụ: Muốn tổ chức công tác kế toán cho phần hành kế toán vật liệu, trước hết phải tìm hiểu đặc điểm của đối tượng hạch toán là vật liệu và yêu cầu của quản lý đối với tổ chức kế toán vật liệu, từ đó xác định nhiệm vụ của tổ chức. Vật liệu là đối tượng lao động đã qua tác động của lao động con người, được các đơn vị sản xuất sử dụng làm chất liệu ban đầu cấu thành hình thái thực thể sản phẩm. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và giá trị của vật liệu được chu chuyển một lần hoàn toàn vào giá trị của sản phẩm mới tạo ra. Chất lượng vật liệu có tác động trực tiếp tới chất lượng sản phẩm sản xuất ra. Chi phí vật liệu lại chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất, trong giá thành sản phẩm. Do đó, việc tiết kiệm chi phí vật liệu mà vẫn bảo đảm chất lượng và cung cấp kịp thời, đầy đủ là đòi hỏi đầu tiên cho các nhà doanh nghiệp khi bắt đầu một chu kỳ sản xuất kinh doanh. Muốn vậy, doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ vật liệu về các mặt số lượng, chất lượng và giá cả chi phí thu mua. Quản lý vật liệu là yếu tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. Trong điều kiện ngày nay, một khi nền sản xuất ngày càng mở rộng cả chiều rộng lẫn chiều sâu thì việc sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm, hợp lý và có kế hoạch ngày càng được coi trọng. Công tác quản lý vật liệu đã trở thành yêu cầu của phương thức kinh doanh trong nền kinh tế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt nhằm hướng tới hao phí vật tư ít nhất và hiệu quả kinh tế cao nhất. Công tác quản lý vật liệu yêu cầu cung cấp các thông tin về số lượng, chủng loại, chất lượng, giá trị vật liệu nhập, xuất, tồn cũng như định mức tiêu hao và định mức dự trữ ở tất cả các khâu, từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến khâu sử dụng. Vì vậy, tổ chức kế toán vật liệu có nhiệm vụ tổ chức phân loại và đánh giá thống nhất các loại vật liệu; tổ chức hệ thống chứng từ, sổ chi tiết, sổ tổng hợp theo phương pháp hạch toán hàng tồn kho thích hợp; tổ chức hệ thống báo cáo kế toán vật liệu trên báo cáo bộ phận và báo cáo tổng thể theo yêu cầu quản lý. Nếu như tổ chức công tác kế toán là thiết kế khối lượng công tác kế toán trên hệ thống các loại chứng từ, sổ chi tiết, tổng hợp và báo cáo kế toán thì tổ chức công tác kế toán vật liệu là thiết kế khối lượng công tác kế toán của phần hành vật liệu trên hệ hệ thống chứng từ, sổ sách và báo cáo sử dụng cho phần hành kế toán vật liệu. Trên cơ sở đối tượng và nhiệm vụ, nội dung tổ chức công tác kế toán bao gồm các bước sau: Bước 1: Tổ chức giai đoạn hạch toán ban đầu bao gồm việc kết hợp tổ chức chứng từ và tính giá. Do các chu kỳ sản xuất luôn nối tiếp nhau, do mỗi phần hành luôn có sự đan xen trong chu kỳ đó nên đối với một số phần hành việc tổ chức đánh giá cho đối tượng hạch toán thường được thực hiện trước hoặc song song với tổ chức chứng từ cho đối tượng đó, nhưng đối với một số phần hành khác việc tính giá phải dựa vào công tác ghi sổ tài khoản của phần hành trước đó mới thực hiện được. Ví dụ: Tổ chức tính giá cho vật liệu xuất kho có thể được thực hiện trước khi tổ chức chứng từ cho nghiệp vụ xuất kho và trị giá vốn vật liệu xuất được xác định ngay sau mỗi lần phát sinh nghiệp vụ nhưng cũng có thể tính giá sau khi lập chứng từ, khi mà giá trị xuất thực tế chỉ xác định được khi kết thúc kỳ hạch toán. Tổ chức phân loại và đánh giá cho mỗi đối tượng: Dựa trên những tiêu chí nhất định và yêu cầu quản lý cũng như đặc thù riêng của đơn vị hạch toán, tổ chức phân loại cho từng đối tượng. Việc phân loại thích hợp sẽ tạo thuận lợi cho công tác kế toán và công tác quản lý. Tổ chức đánh giá cho từng loại đối tượng đã phân loại nhằm xác định giá trị hạch toán vào chứng từ, sổ sách một cách phù hợp, chính xác, thống nhất và có hệ thống. Trên cơ sở đó, tiến hành so sánh, đối chiếu giữa các loại với nhau và với chỉ tiêu tổng hợp các loại đối tượng đó. Tổ chức tính giá có thể tiến hành theo nhiều phương pháp khác nhau tuỳ theo đối tượng tính giá và đặc điểm của đơn vị hạch toán nhưng lựa chọn tính giá theo phương pháp nào thì phải nhất quán trong suốt cả kỳ kế toán. Việt Nam cũng giống 1 số nước trên thế giới, ví dụ như Mỹ cũng thông qua hai hệ thống song song là hệ thống kê khai thường xuyên và hệ thống kiểm kê định kỳ với các phương pháp khác nhau: phương pháp nhận diện cụ thể, bình quân gia quyền, phương pháp nhập trước xuất trước hay nhập sau xuất trước, đánh giá hàng tồn kho. Nhưng, bên cạnh đó, kế toán Mỹ có thể đánh giá giá trị sử dụng còn lại của hàng tồn kho thông qua báo cáo hàng tồn kho theo mức thấp của chi phí hoặc thị giá với thị giá là giá thay thế của hàng tồn kho vào ngày lập Bảng tổng kết tài sản. Còn ở Việt Nam sử dụng phương pháp hệ số giá và phương pháp tính theo giá thực tế hàng tồn kho lần nhập cuối cùng. Tổ chức tính giá cũng phải xác định đối tượng để tính giá phù hợp với đối tượng thu mua, sản xuất hoặc tiêu thụ, xác định chi phí tập hợp liên quan trực tiếp hay gián tiếp đến đối tượng cũng như lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí chung cho các loại đối tượng một cách hợp lý. Đối với công việc tổ chức phân loại vật liệu trong quá trình tổ chức kế toán vật liệu tại các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, nhìn chung, vật liệu được chia thành các loại: Nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu, thiết bị xây dựng cơ bản, phế thải. Tuỳ đặc điểm kinh doanh và quy mô sản xuất của đơn vị, vật liệu còn được phân chia theo các cách khác nhau và phân chia chi tiết, tỷ mỷ hơn theo yêu cầu của quản lý. Từ đó, đơn vị có sự lựa chọn phương pháp đánh giá vật liệu nhập, xuất trong kỳ hợp lý. Đánh giá vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, bảo đảm yêu cầu chân thực, thống nhất. Tính giá vật liệu nhằm mục đích xác định giá trị ghi sổ của vật liệu để thực hiện chức năng ghi chép trên chứng từ, sổ sách, báo cáo bằng tiền các loại vật liệu. Đánh giá vật liệu nhập kho được thực hiện theo nguyên tắc chung là tính theo giá phí thực tế. Cơ sở để tính giá vật liệu là các chứng từ kế toán và căn cứ tính giá nhập một vật liệu tuỳ thuộc vào nguồn nhập của vật liệu đó. Bên cạnh việc đánh giá vật liệu nhập kho, đánh giá vật liệu xuất dùng có ý nghĩa rất lớn trong việc quyết định quy mô phí vật liệu trong giá phí sản phẩm mới và độ lớn dự trữ vật liệu ngày cuối kỳ. Trong các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, có nhiều phương pháp đánh giá vật liệu xuất kho nhưng cho dù mục đích xuất kho khác nhau thì giá thực tế lượng xuất phải được xác định theo phương pháp đã đăng ký áp dụng và phải bảo đảm tính nhất quán trong niên độ kế toán. Về nguyên tắc, vật liệu nhập theo giá nào, thì xuất kho theo giá đó. Song trên thực tế do giá thực tế từng đợt nhập biến động rất khác nhau nên việc tính giá đầy đủ của vật liệu mỗi loại tại thời điểm xuất dùng hết sức phức tạp. Vì vậy, có thể tính gần đúng giá thực tế vật liệu xuất kho theo một số phương pháp phổ biến sau: Phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền Phương pháp giá thực tế đích danh Phương pháp nhập trước, xuất trước Phương pháp nhập sau, xuất trước Phương pháp giá hạch toán Phương pháp tính giá thực tế vật liệu xuất kho tính theo vật liệu tồn kho cuối kỳ (tính theo giá mua thực tế lần cuối cùng) Mỗi phương pháp đều có ưu nhược điểm riêng, đơn vị hạch toán cần có sự cân nhắc, chọn lựa kỹ càng để vừa phù hợp với Chế độ kế toán nói chung vừa phù hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn vị. Với một đơn vị hạch toán, phương pháp đã lựa chọn có thể là tối ưu nhưng với một đơn vị khác thì phương pháp đó lại rất bất hợp lý. Tổ chức chứng từ: Tổ chức chứng từ là tổ chức vận dụng phương pháp chứng từ trong ghi chép kế toán để ban hành và vận dụng chế độ để thiết kế khối lượng công tác hạch toán ban đầu trên hệ thống các văn bản chứng từ hợp lý, hợp pháp theo một quy trình luân chuyển nhất định nhằm tổ chức hạch toán thông tin ban đầu cho quản lý. Tổ chức chứng từ cho kế toán phần hành gồm 3 nội dung chính: Trên cơ sở danh mục chứng từ và cấu trúc của chứng từ đã được xây dựng phù hợp với công tác quản lý và hạch toán đối tượng, tổ chức tạo lập chứng từ thông qua: Lựa chọn loại chứng từ theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ Chọn phương tiện kỹ thuật làm chứng từ Quy định thời gian luân chuyển cho 1 loại chứng từ Chứng từ được lập theo mẫu do Nhà nước quy định và có đầy đủ chữ ký của những người liên quan mới được coi là hợp lệ và hợp pháp. Khi có sai sót xảy ra, tốt nhất nên huỷ và lập lại chứng từ mới, đồng thời vẫn bảo đảm số thứ tự liên tục của chứng từ. Tổ chức kiểm tra chứng từ Kiểm tra tính trọn bộ của chứng từ cho nghiệp vụ phản ánh. Kiểm tra hình thức trình bày các yếu tố trên chứng từ. Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của từng yếu tố trên chứng từ. Tổ chức kiểm tra được tiến hành trước khi ghi sổ và sau khi quyết toán nhằm bảo đảm chất lượng thông tin kế toán trước khi vào sổ và xác nhận tính chính xác, đúng đắn của thông tin ghi trên chứng từ. Tổ chức luân chuyển, sử dụng chứng từ từ nơi lập đến nơi có nhu cầu sử dụng, đến kế toán phần hành để ghi sổ đồng thời bảo quản và lưu trữ chứng từ: Phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ, từng thời điểm phát sinh... Lập định khoản kế toán cho chứng từ Ghi định khoản trên sổ kế toán theo cách thức tổ chức sổ tại đơn vị. Bảo quản, lưu trữ chứng từ đúng quy định. Tổ chức chứng từ nhập, xuất vật liệu được thực hiện như sau: Loại chứng từ cần sử dụng cho nghiệp vụ xuất, nghiệp vụ nhập: Chứng từ ban đầu: Hoá đơn bán hàng của bên cung cấp, Lệnh xuất, Hợp đồng hay Báo cáo dự kiến mua vật liệu,... Chứng từ vật tư: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm nghiệm, Hoá đơn kiêm phiếu xuất, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Biên bản kiểm kê... Xây dựng và thực hiện quy trình luân chuyển chứng từ nhập, xuất vật liệu theo mô hình chung: Sơ đồ 2: Quy trình luân chuyển chứng từ vật tư Người có nhu cầu Người có trách nhiệm Kế toán vật liệu Nghiệp vụ Bảo quản Chứng từ Lập, ký duyệt Ghi sổ lưu trữ ban đầu chứng từ Như vậy, trong mô hình trên đã bao hàm đầy đủ các bước của tổ chức chứng từ từ tạo lập chứng từ, kiểm tra chứng từ cho đến bảo quản, lưu trữ các chứng từ. Các bước đều gắn với chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận hay cá nhân bảo đảm việc hình thành, luân chuyển chứng từ được liên tục và hợp lệ góp phần tăng cường hiệu quả quản lý tài chính. Bước 2: Tổ chức giai đoạn ghi sổ kế toán cho từng loại nghiệp vụ phát sinh trong phần hành. Trước hết, tuỳ theo yêu cầu của quản lý chi tiết cho đối tượng hạch toán nào thì đơn vị tổ chức hạch toán chi tiết cho đối tượng đó. Căn cứ vào hệ thống sổ kế toán đã được xây dựng ở nội dung đầu tiên của tổ chức hạch toán kế toán, lựa chọn loại sổ chi tiết sử dụng cho từng đối tượng hạch toán. Tuỳ đặc điểm, yêu cầu chi tiết đối tượng của đơn vị theo tiêu thức nào mà sổ chi tiết được sử dụng phù hợp. Số lượng và mức độ chi tiết của sổ chi tiết phụ thuộc đối tượng cần chi tiết. Thực hiện quy trình hạch toán theo phương pháp đối ứng kế toán trên hệ thống sổ chi tiết: Sơ đồ 3: Quy trình hạch toán chi tiết Chứng từ Sổ chi tiết Sổ tổng hợp chi tiết Báo cáo (Bảng kê chứng từ) Sổ tổng hợp Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, định kỳ Quan hệ đối chiếu Có thể thấy rõ quy trình này thông qua tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu nhập, xuất: Loại sổ sử dụng: Sổ kho: theo dõi theo từng kho, từng thứ vật liệu về chỉ tiêu hiện vật. Sổ chi tiết vật liệu: Tuỳ theo phương pháp hạch toán chi tiết có loại sổ tương ứng, phổ biến tại các đơn vị hiện nay là: Sổ chi tiết thẻ song song, Sổ số dư, Sổ luân chuyển, Bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn. Đối với phương pháp thẻ song song: Tại kho, Thủ kho mở Thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho về mặt số lượng hiện vật. Mỗi loại vật liệu được theo dõi trên một Thẻ kho và được ghi trên cơ cở chứng từ nhập, xuất. Tại phòng kế toán, Kế toán vật liệu nhận chứng từ từ Thủ kho, mở Sổ kế toán chi tiết vật liệu tương ứng với Thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của vật liệu cả về số lượng và giá trị. Mỗi chứng từ nhập, xuất ghi 1 dòng trên sổ chi tiết. Cuối tháng, cộng sổ để lập Bảng tổng hợp chi tiết. Như vậy, phương pháp này cho phép đối chiếu sổ chi tiết với Thẻ kho và sổ tổng hợp nhưng lại có sự ghi chép trùng lặp giữa Thủ kho và kế toán viên. Đối với phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Tại kho, việc ghi chép được thực hiện trên Thẻ kho tương tự phương pháp thẻ song song. Tại phòng kế toán, Kế toán vật liệu mở Sổ đối chiếu luân chuyển để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn cả về số lượng và giá trị nhưng chỉ ghi 1 lần vào cuối tháng trên cơ sở Bảng kê nhập và Bảng kê xuất. Mỗi loại vật liệu chiếm 1 dòng trên sổ. Tuy nhiên, vì đặc điểm này, công việc ghi chép bị dồn vào cuối tháng, ảnh hưởng đến tính kịp thời của thông tin được cung cấp. Đối với phương pháp sổ số dư: Tại kho, công việc ghi Thẻ kho giống hai phương pháp trên. Nhưng định kỳ, tập hợp chứng từ lập phiếu giao nhận chứng từ, đến cuối tháng, cộng Thẻ kho để ghi vào Sổ số dư về chỉ tiêu số lượng. Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu định kỳ tiếp nhận phiếu giao nhận chứng từ tại kho, ghi đơn giá, thành tiền để lập Bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn. Cuối t