Chuyên đề Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán Nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ - Gia Lâm

Mục lục Lời mở đầu Sản xuất ra của cải vật chất là cơ sở tồn tại và phát triển của xã hội loài người. Nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội đòi hỏi ngành sản xuất phải đáp ứng đầy đủ bằng cách sản xuất ra của cải vật chất. Quá trình sản xuất ra của cải vật chất biểu hiện cụ thể trong các doanh nghiệp sản xuất là quá trình sản xuất ra sản phẩm để phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Bất kỳ sản phẩm nào được tạo ra đều không thể thiếu được ba yếu tố, đó là: Công cụ lao động, sức lao động và đối tượng lao động. Do đó có thể nói cách khác rằng nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm. Trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào chu kỳ sản xuất và khi tham gia vào quá trình sản xuất, vật liệu được tiêu dùng toàn bộ và thay đổi hình thái vật chất ban đầu. Giá trị của vật liệu được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay, các doanh nghiệp được quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh. Việc quản lý vật liệu được quan tâm hơn vì vật liệu là một trong các nhân tố quyết định đến việc nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm, đó là mục tiêu phấn đấu của một doanh nghiệp trong điều kiện hiện nay. Chính vì vậy việc ghi chép, phản ánh tình hình thu mua, nhập - xuất và dự trữ nguyên vật liệu giữ một vai trò vô cùng quan trọng trong việc cung cấp thông tin và đề ra các biện pháp quản lý nguyên vật liệu nói riêng, quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn doanh nghiệp nói cung một cách khoa học hợp lý và đúng đắn. “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán Nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ - Gia Lâm” Với kết cấu của chuyên đề gồm ba phần chính: Phần thứ nhất: Những vấn đề lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu tại doanh nghiệp sản xuất Phần thứ hai: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ - Gia Lâm - Hà Nội Phần thứ ba: Một số ý kiến đóng góp để hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ - Gia Lâm Phần thứ nhất: Những vấn đề lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu tại doanh nghiệp sản xuất I/ Sự cần thiết khách quan phải tổ chức công tác kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 1.Vị trí của doanh nghiệp sản xuất trong nền kinh tế thị trường Doanh nghiệp sản xuất là những đơn vị kinh tế, tế bào của nền kinh tế quốc dân, nơi trực tiếp sản xuất ra của cải vật chất thoả mãn nhu cầu sản xuất tiêu dùng của xã hội. Trong những năm vừa qua nền kinh tế nước ta đã từng bước chuyển sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước. Với nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần (quốc doanh, tập thể, tư nhân...) các doanh nghiệp đều có quyền tự chủ kinh doanh, hoạt động theo pháp luật, hợp tác, cạnh tranh và bình đẳng. Trong cơ chế thị trường, mọi doanh nghiệp đều trực tiếp chịu sự tác động tích cực cũng như tiêu cực của thị trường. Mặt khác thị trường là động lực thúc đẩy sản xuất và kết quả sản xuất của từng doanh nghiệp sản xuất góp phần quan trọng quyết định đến sự phát triển của các ngành khác trong nền kinh tế quốc dân, từ đó xác định được GDP, đến tích luỹ và sự tăng trưởng kinh tế của mọi quốc gia. 2. Khái niệm, đặc điểm của vật liệu ở giai đoạn hiện nay, mọi thành phần kinh tế đều phải tự trang trải mọi khoản chi phí, thực hiện đầy đủ các nguyên tắc hạch toán kinh tế, quản lý và giám đốc bằng tiền mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong các doanh nghiệp nguyên vật liệu là đối tượng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất để hình thành nên thực thể sản phẩm. Nguyên vật liệu nào cũng là đối tượng lao động song không phải bất cứ đối tượng nào cũng là nguyên vật liệu. Chỉ khi đối tượng lao động thay đổi do tác động của yếu tố con người khi đó mới trở thành nguyên vật liệu. Quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm mới, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, dưới tác động của lao động vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Về mặt giá trị vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. 3.Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất Trong quá trình sản xuất, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số chi phí để tạo ra sản phẩm, do đó vật liệu không chỉ quyết định đến mặt số lượng của sản phẩm mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm tạo ra. Nguyên vật liệu có đảm bảo quy cách chủng loại, có đa dạng phong phú thì sản phẩm sản xuất ra mới đạt được yêu cầu và phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng ngày một cao của xã hội. Như vậy vật liệu có một vị trí quan trọng không thể phủ nhận được trong quá trình sản xuất. Xuất phát từ tầm quan trọng trên, việc giảm chi phí nguyên vật liệu, giảm mức tiêu hao vật liệu trong sản xuất cho mỗi đơn vị sản phẩm là một trong những yếu tố quyết định sự thành công trong quản lý sản xuất kinh doanh. Điều đó sẽ làm hạ thấp chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận của doanh nghiệp đồng thời với một lượng chi phí vật liệu không đổi có thể làm ra được nhiều sản phẩm tức là hiệu quả đồng vốn được nâng cao. 4.Yêu cầu quản lý Vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất kinh doanh thuộc tài sản lưu động do vậy thường xuyên biến động. Do đó để tăng cường công tác quản lý, việc quản lý vật liệu phải được quản lý chạt chẽ ở tất cả các khâu: thu mua, bảo quản, dự trữ và sản xuất vật liệu nhằm hạ thấp chi phí vật liệu, giảm mức tiêu hao vật liệu trong sản xuất. Trong khâu thu mua vật liệu phải quản lý về khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua. Thực hiện kế hoạch thu mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong khâu bảo quản để tránh mất mát, hư hỏng, hao hụt, đảm bảo an toàn vật liệu, việc tổ chức tốt kho tàng bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu cũng ảnh hưởng không nhỏ tới quá trình sản xuất và kết quả sản xuất kinh doanh. Trong khâu dự trữ, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không bị ngừng trệ, gián đoạn do cung ứng không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều, đòi hỏi các doanh nghiệp phải xác định được mức tối đa, tối thiểu, sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức, dự toán chi phí có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tích luỹ cho doanh nghiệp. Do vậy trong khâu sử dụng cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu trong sản xuất. Tóm lại vật liệu là yếu tố đầu tiên trong quá trình tạo ra sản phẩm. Muốn sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng cao và tạo được uy tín trên thị trường nhất định phải tổ chức tốt khâu quản lý vật liệu. 5.Vai trò của kế toán đối với việc quản lý và sử dụng vật liệu Xuất phát từ vai trò của vật liệu ta thấy nhiệm vụ của các doanh nghiệp trong việc quản lý vật liệu không kém phần quan trọng, riêng đối với kế toán vật liệu thường theo dõi vật liệu về mặt giá trị, việc hạch toán đầy đủ tình hình thu mua, nhập xuất, dự trữ sẽ đưa ra những số liệu kế toán giúp người quản lý có một định hướng chính xác trong quá trình chỉ đạo sản xuất. Việc hạch toán kế toán vật liệu chính xác, kịp thời sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới việc tập hợp chi phí và tính gía thành hay quyết định tới quá trình kinh doanh là tốt hay xấu. Việc dùng thước đo tiền tệ để giám đốc tình hình thu, dự trữ, tiêu hao vật liệu...sẽ ngăn ngừa, xử lý được những trường hợp sử dụng lãng phí, phi pháp vật liệu, tiết kiệm được chi phí không cần thiết trong quá trình trên. 6. Nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất Một trong những nhiệm vụ hàng đầu của công tác quản lý kinh tế là tiết kiệm lao động xã hội. Trong các doanh nghiệp sản xuất phải tiết kiệm triệt để các khoản chi phí. Vật liệu là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất của doanh nghiệp, ngoài ra nó là bộ phận quan trọng trong tổng số tồn kho ở doanh nghiệp. Do vậy việc quản lý và sử dụng vật liệu là một trong những nhân tố quyết định sự thành công của công tác quản lý kinh doanh. Ngày nay trong điều kiện nền kinh tế thị trường việc cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp là điều không tránh khỏi. Trong cuộc chạy đua này, ai biết tổ chức quản lý, bố trí sắp xếp các công việc nhịp nhàng theo một guồng máy hoạt động, không có bộ phận nào dừng thì doanh nhiệp đó sẽ đứng vững và phát triển. Vật liệu là những yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, nếu quản lý và sử dụng tốt sẽ tạo cho các yếu tố đầu ra những cơ hội tốt để tiêu thụ. Chính vì vậy trong suốt quá trình luân chuyển, việc giám đốc chặt chẽ số lượng vật liệu mua vào, xuất dùng để đảm bảo cho chất lượng sản phẩm theo đúng yêu cầu về kỹ thuật, giá trị đã đề ra đòi hỏi cán bộ kế toán vật liệu phải thực hiện những nhiệm vụ, đó là: - Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu, tính giá thành thực tế của vật liệu đã thu mua và nhập kho doanh nghiệp, kiểm tra tình hình thu mua vật liệu về các mặt: số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời chủng loại vật liệu cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - áp dụng đúng đắn các phương pháp và kỹ thuật hạch toán hàng tồn kho, mở sổ, thẻ kế toán chi tiết để ghi chép phản ánh, phân loại, tổng hợp số liệu...về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp những số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Thực hiện hạch toán hàng tồn kho đúng chế độ, đúng phương pháp quy định sẽ đảm bảo yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. - Tổ chức đánh giá, phân loại vật liệu, kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu, tính toán xác định chính xác số lượng giá trị vật liệu cho các đối tượng sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh. -Tham gia kiểm kê, đánh giá lại hàng tồn kho theo đúng chế độ nhà nước quy định, lập các báo cáo về vật liệu phục vụ cho công tác quản lý và lãnh đạo, tiến hành phân tích đánh giá vật liệu ở từng khâu nhằm đưa ra đầy đủ các thông tin cần thiết cho quá trình quản lý. II/. Phân loại và đánh giá vật liệu 1. Phân loại vật liệu Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại, nhiều thứ khác nhau với nội dung kinh tế và tính năng lý hoá học khác nhau. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán với từng thứ, loại vật liệu phục vụ cho kế toán quản trị cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu. Phân loại vật liệu là việc sắp xếp vật liệu có cùng một tiêu thức nào đó vào một loại. Đối với vật liệu căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh, vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, vật liệu được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu, là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm: như sắt thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí; Bông trong các nhà máy sợi; Gạch, ngói, xi măng trong xây dựng cơ bản; hạt giống, phân bón trong nông nghiệp. Bán thành phẩm mua ngoài cũng phản ánh vào nguyên vật liệu chính, như: bàn đạp, khung xe đạp...trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật kết cấu trong xây dựng cơ bản. - Vật liệu phụ: cũng là đối tượng lao động nhưng nó không phải là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm mới. Vật liệu phụ có vai trò phụ trong quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm; như làm tăng chất lượng nguyên vật liệu chính, tăng chất lượng sản phẩm hoặc phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ sản xuất, cho việc bảo quản, bao gói sản phẩm như thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, dầu nhờn, xà phòng... - Nhiên liệu: là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh như than, củi, xăng dầu, hơi đốt, khí đốt... - Phụ tùng thay thế: là những chi tiết phụ tùng máy móc dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải như vòng bi, xăm lốp, vòng đệm... - Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị phương tiện lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản của doanh nghiệp như vật kết cấu, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản. Phế liệu: gồm những loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm, nó đã mất hoàn toàn hoặc một phần lớn giá trị sử dụng ban đầu như gỗ, sắt thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định. Trên thực tế việc sắp xếp vật liệu theo từng loại như đã trình bày ở trên là căn cứ vào công dụng chủ yếu của nguyên liệu, vật liệu ở từng đơn vị cụ thể, bởi vì có thứ nguyên vật liệu ở đơn vị này là nguyên vật liệu chính, nhưng ở đơn vị khác lại là vật liệu phụ...Để phục vụ tốt hơn yêu cầu quản lý vật liệu cần được phân chia một cách chi tiết hơn theo các tính năng, quy cách, phẩm chất. Trên cở sở đó xây dựng và lập sổ danh điểm vật liệu trong đó vật liệu được chia thành từng loại, nhóm, thứ. Việc phân chia này giúp cho doanh nghiệp tìm ra các biện pháp hợp lý trong việc tổ chức quản lý và sử dụng vật liệu có hiệu quả. 2. Đánh giá vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nó theo những nguyên tắc nhất định. Về nguyên tắc nguyên vật liệu phải được đánh giá theo giá thực tế (bao gồm giá mua cộng với chi phí thu mua, vận chuyển). Do nguyên vật liệu có nhiều loại, nhiều thứ, thường xuyên tăng, giảm trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh và yêu cầu của công tác kế toán nguyên vật liệu phải phản ánh và cung cấp thông tin kịp thời tình hình biến động và số hiện có về nguyên vật liệu, do vậy trong công tác thực tế về hạch toán nguyên vật liệu còn có thể được đánh giá theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một giá ổn định trong kỳ hạch toán). 2.1 Đánh giá vật liệu theo giá thực tế Giá thực tế nhập kho Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho được phản ánh theo từng nguồn nhập: - Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, giá trị nguyên vật liệu mua vào là giá thực tế không có thuế GTGT đầu vào. - Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trên GTGT và cơ sở kinh doanh không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, giá trị nguyên vật liệu mua vào là tổng giá thanh toán ( bao gồm cả thuế GTGT đầu vào). + Giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tự chế biến bao gồm giá thực tế nguyên liệu, vật liệu xuất chế biến và chi phí chế biến. + Giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến bao gồm giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất chế biến, chi phí vận chuyển nguyên liệu, vật liệu đến nơi chế biến và từ nơi chế biến về đơn vị, tiền thuê ngoài gia công, chế biến (theo hợp đồng gia công) + Giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần là giá thực tế được các bên tham gia góp vốn thống nhất định giá. Giá thực tế xuất kho: Khi xuất dùng nguyên vật liệu kế toán phải tính toán chính xác giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất kho cho các nhu cầu, đối tượng khác nhau. Tuỳ théo đặc điểm từng doanh nghiệp về yêu cầu quản lý, trình độ của cán bộ kế toán có thể sử dụng một trong các phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán. Nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng. a. Phương pháp giá thực tế bình quân tồn đầu kỳ b. Phương pháp thực tế bình quân gia quyền: Giá thực tế NVL xuất kho Số lượng NVL xuất kho Đơn giá thực tế NVL tồn đầu kỳ = x Theo phương pháp này, giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ được tính theo giá trị bình quân: Trong đó đơn giá thực tế bình quân được xác định như sau: Giá thực tế NVL xuất kho Số lượng NVL xuất kho Đơn giá thực tế bình quân = x Đơn giá bình quân + = + Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ Giá thực tế NVL nhập trong kỳ Số lượng NVL tồn đầu kỳ Số lượng NVL nhập trong kỳ Theo phương pháp này giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính một cách chính xác, đơn giản nhưng không linh hoạt vì công việc dồn vào cuối tháng. c. Phương pháp nhập trước, xuất trước: Theo phương pháp này nguyên vật liệu nhập trước được xuất dùng hết mới xuất dùng đến lần nhập sau. Do đó giá nguyên vật liệu xuất dùng được tính hết theo giá nhập kho lần trước, xong mới tính theo giá nhập lần sau. Giá thực tế đơn vị củaNVL nhập kho theo từng lần nhập kho trước Trị giá thực tế của NVL xuất kho Số lượng NVL xuất kho trong kỳ thuộc số lượng từng lần nhập kho x = d. Phương pháp nhập sau, xuất trước: Bản chất của phương pháp này giống phương pháp nhập trước, xuất trước nhưng ngược lại với phương pháp trên là: hàng nhập sau thì được xuất trước với giá tương ứng với giá nhập kho của hàng đó. Giá thực tế đơn vị của NVL nhập kho theo từng lần nhập kho sau Trị giá thực tế của NVL xuất kho Số lượng NVL xuất kho trong kỳ thuộc số lượng từng lần nhập kho x = Cả hai phương pháp trên đều đảm bảo được tính chính xác của giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho nhưng gặp khó khăn trong việc tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tồn kho và tổ chức kho. Do vậy nó chỉ được áp dụng đối với những doanh nghiệp có ít chủng loại nguyên vật liệu và việc nhập xuất không xảy ra thường xuyên. e. Phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này, giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho căn cứ vào đơn giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho theo từng lần nhập tức là xuất lô hàng nào thì tính theo giá trị của chính lô hàng đó. Phương pháp này phản ánh chính xác từng lô hàng xuất, nhưng công việc rất phức tạp đòi hỏi thủ kho phải nắm được chi tiết từng lô hàng. Phương pháp này được áp dụng cho các loại thành phẩm có giá trị cao, các loại hàng hoá đặc biệt. f. Phương pháp hệ số giá Để áp dụng được phương pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng được hệ thống giá hạch toán cho nguyên vật liệu. Giá hạch toán là giá được doanh nghiệp quy định trước, có thể là giá kế hoạch và được sử dụng ổn định lâu dài trong doanh nghiệp trong thời gian tối thiểu là 1 năm. Giá hạch toán của nguyên vật liệu được sử dụng để hạch toán một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập xuất kho trên các sổ chi tiết, đến cuối kỳ hạch toán kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh giá hạch toán để xác định giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho theo trình tự sau: Trước hết xác định hệ số giá giữa giá thực tế và giá hạch toán thành phẩm thay đổi trong kỳ. Công thức: Trị giá hạch toán NVL xuất kho Trị giá thực tế của NVL xuất kho x = Hệ số giá Hệ số giá + = + Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ Trị giá thực tế NVL nhập trong kỳ Trị giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ Trị giá hạch toán NVL nhập trong kỳ III/ Nội dung tổ chức công tác nhập - xuất vật liệu trong DNSX 1. Hạch toán chi tiết vật liệu: 1.1 Chứng từ sử dụng: Để đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp, kế toán chi tiết vật liệu phải được thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhóm, thứ vật liệu và phải được tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở chứng từ. Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo QĐ 1141/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính, các chứng từ về kế toán vật liệu bao gồm: - Phiếu nhập kho ( mẫu 01 - VT) - Phiếu xuất kho ( mẫu 02 - VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu 03 - VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá ( mẫu 08 - VT) - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( mẫu 02 - BH) - Hoá đơn cước phí vận chuyển ( mẫu 03 - BH) Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: - Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức ( mẫu 04 - VT) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( mẫu 05 - VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( mẫu 07 - VT) Và có các chứng từ tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác nhau. Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về biểu mẫu, nội dung, phương pháp lập. Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ về các nghiệp vụ tài chính phát sinh. Mọi chứng từ kế toán về vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý do kế toán trưởng quy định, phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận, cá nhân có liên quan. 1.2. Sổ kế toán chi tiết vật liệu Để kế toán chi tiết vật liệu tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ ( thẻ) kế toán chi tiết sau: - Sổ ( thẻ ) kho - Sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu - Sổ đối chiếu luân chuyển - Sổ số dư - Sổ ( thẻ ) kho ( mẫu số 06 - VT) được sử dụng để theo dõi số lượng nhập - xuất - tồn kho của từng thứ vật liệu theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chi tiết, tên, nhãn hiệu quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu... sau đó giao cho thủ kho để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho hàng ngày về mặt số lượng. Thẻ kho được dùng để hạch toán ở kho không kể hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp nào. - Sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư được sử dụng để hạch toán từng lần nhập - xuất - tồn kho vật liệu về cả mặt lượng hoặc giá trị và phụ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp. Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên, còn có thể sử dụng các bảng kê nhập - xuất - tồn kho, các bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn kho tổng hợp vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng và kịp thời. 1.3. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu Việc ghi chép, phản ánh giữa thủ kho và kế toán cũng như kiểm tra đối chiếu giữa hạch toán nghiệp vụ ở kho và phòng kế toán được tiến hành theo 3 phương pháp: - Phương pháp thẻ song song - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Phương pháp sổ số dư 1.3.1 Phương pháp thẻ song song - Nguyên tắc hạch toán: ở kho ghi chép về mặt số lượng, phòng kế toán ghi chép cả về số lượng và giá trị từng thứ nguyên liệu, vật liệu. - Trình tự ghi chép tại kho: Hàng ngày thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập, xuất nguyên liệu, vật liệu ghi sổ lượng nguyên liệu , vật liệu thực nhập, thực xuất vào thẻ kho ( hoặc sổ) kho có liên quan. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn trên thẻ kho với số tồn nguyên liệu, vật liệu thực tế còn ở kho. Hàng ngày hoặc định kỳ 3 - 5 ngày một lần sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho về phòng kế toán. - Trình tự ghi chép tại phòng kế toán: Phòng kế toán mở thẻ kho hoặc sổ kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu cho từng danh điểm nguyên liệu, vật liệu tương ứng với thẻ kho của từng kho để theo dõi về mặt số lượng và giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ 3-5 ngày một lần, khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho của thủ kho chuyển đến, kế toán nguyên liệu, vật liệu phải kiểm tra từng chứng từ, ghi đơn giá và tính thành tiền, sau đó ghi vào sổ ( thẻ) chi tiết nguyên vật liệu có liên quan. Cuối tháng, kế toán cộng thẻ hoặc sổ tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và số tồn của từng thứ nguyên vật liệu rồi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho, lập báo cáo tổng hợp nhập, xuất tồn kho về giá trị để đối chiếu với bộ phận kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. -Ưu, nhược điểm: + Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu. + Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán còn bị trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, mặ khác việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do đó hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. - Phương pháp này áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư hàng hoá, khối lượng các nghiệp vụ kinh tế về nhập - xuất vật liệu ít, không thường xuyên và trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn bị hạn chế. Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp thẻ song song Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 1.3.2 Phương pháp số dư - Nguyên tắc hạch toán: ở kho theo dõi số lượng tứng thứ nguyên liệu, vật liệu phòng kế toán chỉ theo dõi giá trị từng nhóm nguyên liệu, vật liệu. - Trình tự ghi chép tại kho: Hàng ngày hoặc định kỳ (3-5) ngày sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập xuất kho phát sinh trong ngày, trong kỳ và phân loại theo từng nhóm nguyên vật liệu theo quy định. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ, lập phiếu giao nhận chứng từ trong đó ghi số lượng, số hiệu chứng từ của từng nhóm nguyên vật liệu ( lập một bản chứng từ lập, một bản chứng từ xuất), sau khi lập xong giao cho kế toán kèm theo phiếu nhập, phiếu xuất. Cuối tháng, thủ kho căn cứ vào thẻ kho đã được kế toán kiểm tra ghi số lượng nguyên cật liệu tồn khi cuối tháng của từng danh điểm nguyên vật liệu vào sổ số dư. Sổ số dư do kế toán mở cho từng kho, dùng cho phòng kế toán kiểm tra và tính thành tiền. - Trình tự ghi chép tại phòng kế toán: Khi nhận chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu ở kho, kế toán kiểm tra chứng từ và đối chiếu với c