Chuyên đề Hoàn thiện quy trình xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ở Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà

Đề tài: Hoàn thiện quy trình xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ở Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà. Lời nói đầu Từ khi nước ta chuyển sang nền kinh tế thị trường đã tạo ra một bcông ty.Bước ngoặt mới cho các doanh nghiệp bởi nếu doanh nghiệp muốn có một chỗ đứng trên thị trường buộc doanh nghiệp phải có một hướng đi riêng và phải được thị trường ủng hộ. Hơn nữa lâu nay việc lập kế hoạch ở các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và doanh nghiệp nhà nớc nói riêng vẫn mang tính hình thức nhiều hơn. Một số doanh nghiệp lập kế hoạch chỉ để đó hoạt động kinh doanh không gắn với kế hoạch đã vạch ra. Doanh nghiệp trong khu vực quốc doanh vẫn chịu ảnh hởng nhiều bởi thói quen cũ. Họ thường đưa ra một loạt chỉ tiêu kế hoạch, nhng biện pháp để thực hiện và đạt đợc lại rất sơ sài, chung chung do vậy công tác lập kế hoạch cho phù hợp với thực tế là xu thế tất yếu với cơ chế thị trờng.Đây này là bản đề cơng sơ bộ của chuyên đề thực tập với đề tài: “Hoàn thiện quy trình xây dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh ở Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà.” Chương I NHững vấn đề lý luận chung về Kế hoạch sản xuất kinh doanh. Bản chất của công tác xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh. 1. Định nghĩa kế hoạch sản xuất kinh doanh. Cũng như các phạm trù khác, kế hoạch kinh doanh cũng có những cách tiếp cận khác nhau. Mỗi cách tiếp cận đều xem xét kế hoạch theo một góc độ riêng và đều cố gắng lột tả bản chất của phạm trù quản lý này. Cách tiếp cận theo quá trình cho rằng, kế hoạch hoá hoạt động của doanh nghiệp là một quá trình liên tục, kể từ khi doanh nghiệp xây dựng kế hoạch tới khi tổ chức thực hiện kế hoạch nhằm đưa hoạt động của doanh nghiệp phát triển theo các mục tiêu đã xác định. Theo Steiner: "Kế hoạch là một quá trình bắt đầu bởi việc thiết lập các mục tiêu và quy định chiến lược, các chính sách và kế hoạch chi tiết để đạt được các mục tiêu. Nó cho phép thiết lập các quy định và đưa ra thực thi, nó bao gồm một chu kỳ mới của việc thiết lập các mục tiêu và quy định chiến lược được thực hiện hoàn thiện hơn nữa".1 Kinh doanh theo luật định là việc thực hiện một, một số hoặc tất cả các công đoạn của quá trình đầu tư sản xuất, tiêu thụ sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ trên thị trường nhằm mục đích sinh lợi. 1 Nguồn: Giáo trình "Chiến lược và kế hoạch phát triển doanh nghiệp". Một thuật ngữ chuyên ngành khác được đề cập đến là kế hoạch hoá. Vậy kế hoạch hoá là gì ? Đây chính là một chức năng của quá trình quản lý và xét về mặt bản chất thì kế hoạch hoá là một hoạt động chủ quan, có ý thức, có tổ chức của con người nhằm xác định các mục tiêu, phương án, bước đi, trình tự và cách thức tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh. Kế hoạch hoá là quy trình ra quyết định, nó cho phép xác định các trạng thái mong muốn của doanh nghiệp và cách thức thực hiện mong muốn đó. Kế hoạch hoá còn là việc chuẩn bị các phương án khác nhau của quyết định quản lý dưới dạng các chương trình, dự án và kế hoạch. Có khá nhiều cách tiếp cận khác nhau về kế hoạch hoá do đứng trên những góc độ khác nhau: Theo Diana Conyers và Peter Hills: "Kế hoạch hoá là quá trình quyết định, lựa chọn liên tục các phương án khác nhau về sử dụng các nguồn lực có hạn chế để thực hiện được các mục tiêu đề ra cho một thời kỳ nhất định trong tương lai". Theo Steiner: "Kế hoạch hoá là một quá trình ra bắt đầu bởi việc thiết lập các mục tiêu và quy định chiến lược, các chính sách và các kế hoạch chi tiết để đạt được các mục tiêu." Có thể hiểu đơn giản nhất quá trình kế hoạch kể từ khi xây dựng, tổ chức thực hiện đến khi kiểm tra, điều chỉnh kế hoạch được thực hiện liên tục, lặp đi lặp lại. Kế hoạch hoá là quá trình lặp lại có tính chất chu kỳ của các hoạt động chuẩn bị xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm tra, đánh giá tình hình xây dựng và thực hiện kế hoạch. Khi đó kế hoạch hoá sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là một quá trình liên tục, kể từ khi chuẩn bị xây dựng kế hoạch cho tới lúc tổ chức thực hiện kế hoạch nhằm đưa ra hoạt động của doanh nghiệp phát triển theo những mục tiêu đã định. Những yếu tố cơ bản của việc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh. Trong việc xây dựng kế hoạch kinh doanh cần phải xem xét tới các yếu tố cơ bản: *Tính lựa chọn. Xây dựng kế hoạch SXKD là việc ra quyết định về lựa chọn một trong số nhiều phương thức hành động. Có hai loại lựa chọn một trong só chính liên quan đến xây dựng KHSXKD: + Thứ nhất: Lựa chọn các mục tiêu ưu tiên; bởi vì nguồn lực có hạn nên không thể đáp ứng được cùng một lúc tất cả các nhu cầu phát triển. Bởi vậy, cần phải xem xét tất cả các mục tiêu nào được ưu tiên hàng đầu và tập trung nguồn lực vào đó và sẽ có hiệu quả cao. + Thứ hai: Kế hoạch sản xuất kinh doanh cũng liên quan đến sự lựa chọn trong số các phương thức hành động khác nhau, giữa các phương thức khác nhau để nhằm đạt được cùng một mục tiêu. Mặc dù hai cách lựa chọn này khác nhau, nhưng chúng đều liên quan đến quá trình ra quyết giống nhau nhằm mục đích chung là sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực có hạn của doanh nghiệp. * Tính phân bổ nguồn lực. Đây là một nhân tố quan trọng khác của KHSXKD. Bởi vì, việc sử dụng tối ưu bất cứ một tập hợp cụ thể các nguồn lực nào phụ thuộc không nhỏ đến mục tiêu cần đạt đến. Nói cách khác, xây dựng KHSXKD liên quan đến việc ra quyết định về các cách thức khác nhau để đạt được những mục tiêu cụ thể mà sử dụng tốt nhất các nguồn lực hiện có. Nguồn lực ở đây không chỉ bao gồm các nguồn lực tự nhiên (đất, nước, khoáng sản.... ) mà còn bao gồm cả nhân lực - hay nguồn lực con người nói chung, tài sản (như nhà xưởng, máy móc thiết bị...) và tài chính. Việc phân biệt những gì không được coi là nguồn lực tuỳ thuộc vào mục tiêu càn đạt đến của người sử dụng cũng như nhận thức về giá trị sử dụng và khả năng sử dụng cụ thể trong từng trường hợp. * Tính mục đích. Hơn nữa, quan niệm về xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh như là một cách để đạt được mục tiêu đặt ra những vấn đề về bản chất của các mục tiêu và quy trình xây dựng mục tiêu. Một trong những vấn đề mà các chuyên viên lập kế hoạch thường gặp phải là những mục tiêu của họ không được xác định rõ ràng mà thường rất mập mờ. Trong một số trường hợp khác, mục tiêu lại không thực tế trong điều kiện cung ứng nguồn lực lại bị hạn chế. Trong nhiều trường hợp khác, các nhà kế hoạch cũng gặp phải những vấn đề như phải cố đạt được nhiều các mục tiêu và đôi khi các mục tiêu đó lại mâu thuẫn với nhau. * Tính tương lai. Có một yếu tố quan trọng khác của kế hoạch hoá được thể hiện trong hầu hết các định nghĩa, đó là yếu tố thời gian. Các mục tiêu mà kế hoạch hoạh muốn đạt tới rõ ràng là ở tương lai, và kế hoạch hoá tất nhiên sẽ gắn với tương lai. Sự quan tâm đến tương lai tự nó thể hiện theo hai cách chính. Cách thể hiện thứ nhất là một phần quan trọng của kế hoạch hoá liên quan đến dự báo, hoặc đưa ra các các dự báo về điều gì đó có thể xảy ra trong tương lai, và cụ thể hơn là dự báo về kết quả của các phương thức hoạt động khác nhau để xác định cần lựa chọn phương pháp nào. Tất nhiên không thể biết chính xác được điều gì sẽ xẩy ra trong tương lai vì thế kế hoạch hoá không tránh khỏi việc chấp nhận ở mức độ nhất định sự rủi ro. Tuy nhiên, có nhiều kỹ thuật khác nhau mà người lập kế hoạch có thể sử dụng nâng cao tính chính xác của các dự báo của họ và xử lý những vấn đề rủi ro và bất ổn. Khoảng thời gian tương lai của kế hoạch hoá là bao lâu? Điều này hoàn toàn phục thuộc vào nội dung cụ thể của kế hoạch hoá. ở một thái cực có một số hoạt động các cá nhân và tổ chức có thể phải lập kế hoạch trên cơ sở thời gian là ngày, thậm chí là giờ; trong khi ở thái cực khác, một số kế hoạch liên quan đến việc đưa ra những dự báo về bức tranh thế giới vài thập kỷ sau. Kế hoạch hoá không chỉ liên quan đến quyết định cần phải làm gì để đạt tới mục tiêu cụ thể, mà còn liên quan đến quyết định trình tực thực hiện các hoạt động một cách logic, có thứ tự từng bước đạt tiến tới đạt được mục tiêu. Phân tích mức độ thời gian dài ngắn khác nhau của việc chuẩn bị kế hoạch hoá có thể gây cảm tưởng rằng kế hoạch hoá là hoạt động định kỳ. Người ta thường nghĩ rằng kế hoạch được lập ra cho khoảng thời gian ấn định (ví dụ cho 5 năm tiếp theo), và khi kế hoạch đã được lập xong thì kế hoạch hoá coi như kết thúc, cho đến khi kết thúc 5 năm, tức là lúc bắt đầu lập kế hoạch cho thời kỳ 5 năm tiếp theo. Trong các thập kỷ 50 và 60 nhiều nhà kế hoạch đã có quan điểm như vậy về kế hoạch hoá, nhưng gần đây người ta đã nhận thức rằng kế hoạch hoá nên được coi là một hoạt động liên tục. Điều này có ý nghĩa là mặc dù có thể kế hoạch cần phải được lập cho khoảng thời gian xác định, nhưng nó nên được liên tục theo dõi và xem xét lại trong giai đoạn đó và nếu cần thì có thể được kéo dài sang giai đoạn kế hoạch khác. Tóm lại, mặc dù kế hoạch nhất định phải liên quan đến tương lai; nhưng điều đó không hạn chế các nhà lập kế hoạch dành nhiều sự chú ý của họ nghiên cứu tình hình quá khứ và hiện tại. Trong thực tế, các nhà nghiên cứu hiện tại là rất quan trọng để đưa ra thông tin và nhu cầu và điều kiện hiện tại cũng như các nguồn lực hiện có cho phát triển, trong khi đó nghiên cứu lịch sử có thể tạo cơ sở tốt cho dự báo các xu hướng tương lai. II. Chức năng và những nguyên tắc chủ yếu của công tác xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh. 1.Chức năng của công tác xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh. Chức năng chủ yếu của việc xây dựng KHSXKD là phải tính toán các nguồn tiềm năng có thể huy động và phối hợp các nguồn tiềm năng ấy theo những định hướng chiến lược đã định để tạo ra một cơ cấu hợp lý, thúc đẩy tăng trưởng nhanh và giữ cân bằng các yếu tố trên tổng thể. Cụ thể, công tác xây dựng KHSXKD có những chức năng sau: 1.1. Chức năng định hướng Đây là chức năng thể hiện bản chất kế hoạch trong nền kinh tế thị trường và chính nó đã làm cho công tác kế hoạch hoá không bị lu mờ trong cơ chế thị trường. Chức năng này thể hiện cụ thể như sau: Công tác xây dựng kế hoạch trong doanh nghiệp phải xây dựng được định hướng, chiến lược phát triển cũng như kế hoạch phát triển theo lĩnh vực kinh doanh. Kế hoạch đưa ra hệ thống mục tiêu phát triển, xây dựng các dự án, tìm các giải pháp và phương án thực hiện, dự báo khả năng, phương hướng phát triển xác định các cân đối chủ yếu nhằm thực hiện chức năng dẫn dắt, định hướng phát triển, xử lý kịp thời các mất cân đối của doanh nghiệp xuất hiện trong nền kinh tế thị trường. Chức năng định hướng còn được thể hiện ở việc chuyển từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung theo phương thức "giao nhận" với hệ thống chằng chịt các kế hoạch pháp lệnh của nhà nước sang cơ chế kế hoạch hoá gián tiếp, định hướng phát triển cho doanh nghiệp. Các chỉ tiêu mà Nhà nước cần giám sát và quản lý chủ yếu là những chỉ tiêu giá trị ở tầm vĩ mô và tất nhiên nó mang tính định hướng, không cứng nhắc và không áp đặt... 1.2. Chức năng điều tiết, phối hợp. Với xu thế hội nhập, toàn cầu hoá ngày càng tăng, chức năng lập kế hoạch trong doanh nghiệp thể hiện tính điều tiết thông qua việc xây dựng những chính sách chuyển giao công nghệ thuận lợi tìm ra những hướng đi riêng giúp cho doanh nghiệp có được thị phần lớn, tốc độ tăng trưởng cao, rút ngắn khoảng cách với những doanh nghiệp dẫn đầu trong nước và khu vực. Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp còn tạo điều kiện cho việc phối hợp và thực hiện tốt hơn kế hoạch giữa các bộ phận, cá nhân trong nội bộ nhằm thực hiện có hiệu quả kế hoạch tổng thể đã được lập ra cho toàn doanh nghiệp. 1.3. Chức năng kiểm tra, giám sát hoạt động kinh doanh. Ban lãnh đạo doanh nghiệp thông qua các bộ phận chức năng thường xuyên theo dõi, kiểm tra tình hình thực hiện các tiến độ kế hoạch, thực hiện và tuân thủ các cơ chế chính sách mà doanh nghiệp áp dụng trong thời kỳ kế hoạch. Đánh giá kết quả và thực hiện các mục tiêu đặt ra. Phân tích hiệu quả tài chính bảo đảm các căn cứ quan trọng cho việc lập các kế hoạch của các thời kỳ tiếp sau. 2. Các nguyên tắc chủ yếu của công việc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh. Nhằm đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh và thực hiện tốt mục tiêu phát triển của doanh nghiệp, công tác xây dựng kế hoạch phải quán triệt những nguyên tắc cơ bản sau đây: 2.1. Nguyên tắc thị trường. Đây là nguyên tắc thẻ hiện rõ nhất bản chất của việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh trong nền kinh tế thị trường và nó dựa trên tính đa dạng và phức tạp của mối quan hệ giữa kế hoạch trong doanh nghiệp với thị trường. Kế hoạch được lập ra phải căn cứ vào thị trường để đưa ra những mục tiêu hợp lý , cân nhắc các yếu tố nguồn lực để có sự lựa chọn tối ưu. Do các điều kiện thị trường cũng như môi trường hoạt động của doanh nghiệp luôn chứa đựng yếu tố bất định, một kế hoạch sản xuất kinh doanh hợp lý và khả thị không thể là một kế hoạch mang tính cứng nhắc, xây dựng một lần và không có sự điều chỉnh. Vì vậy, các chỉ tiêu kế hoạch mang tính hướng dẫn và dự báo là chủ yếu. 2.2. Nguyên tắc linh hoạt, mềm dẻo. Nguyên tắc này được đưa ra xuất phát từ nguyên tắc trên, nó tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện nguyên tắc thị trường. Đối với các nhà quản lý nguyên tắc này được xem là quan trọng nhất khi lập kế hoạch. Kế hoạch càng linh hoạt thì sự đe doạ càng gây ra do các sự kiện chưa lường trước được càng ngày càng ít đi. Nguyên tắc linh hoạt thể hiện trước hết trong quá trình lập kế hoạch, phải xây dựng nhiều phương án kế hoạch gắn với những biến số khác nhau về các điều kiện hiện tại cũng như tương lai. Kế hoạch được lựa chọn cũng không phải là không thể thay đổi, số kế hoạch được lập trong một khoảng chứ không phải là một con số cứng nhắc. Như vậy sẽ tạo ra trong kế hoạch của doanh nghiệp những khả năng thay đổi. Tuy nhiên, nguyên tắc linh hoạt của kế hoạch sản xuất kinh doanh phải xem xét trên khía cạnh lợi ích - chi phí và đây chính là giới hạn của sự thay đổi trong kế hoạch. III.Vai trò và hạn chế của hoạt động xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hệ thống kế hoạch của doanh nghiệp. Trên thực tế hiện nay hệ thống các doanh nghiệp hoạt động trong nền kinh tế thị trường rất đa dạng, có thể phân loại theo các tiêu thức khác nhau: * Căn cứ vào tiêu thức thời gian, hệ thống kế hoạch của doanh nghiệp bao gồm: + Kế hoạch chiến lược: nhẵm xác định các lĩnh vực hoạt động sẽ tham gia, đa dạng hoá các hoạt động trên các lĩnh vực hiện tại, xác định các mục tiêu chính sách và giải pháp dài hạn (thường là 4, 5 năm) về tài chính, đầu tư nghiên cứu phát triển,.... + Kế hoạch trung hạn (thường là 2, 3 năm) nhằm phác thảo các chương trình trung hạn để hiện thực hoá các lĩnh vực, mục tiêu, chính sách, giải pháp được hoạch định trong chiến lược lựa chọn. + Chương trình, kế hoạch hàng năm: là sự cụ thể hoá nhiệm vụ sản xuất kinh doanh căn cứ vào định hướng mục tiêu chiến lược và kế hotrung hạn, vào kết quả nghiên cứu, điều chỉnh các căn cứ xây dựng kế hoạch phù hợp với điều kiện năm kế hoạch. + Kế hoạch tác nghiệp và dự án: thông thường kế hoạch tác nghiêp gắn liền với việc triển khai các phương án kế hoạch còn các dự án gắn liền với việc thực thi các chương trình hoặc chương trình đồng bộ có mục tiêu. * Nếu căn cứ vào mối quan hệ với các hoạt động kế hoạch hoá trong phạm vi doanh nghiệp các loại kế hoạch có thể bao gồm: + Bộ phận kế hoạch mục tiêu. + Các kế hoạch điều kiện hay hỗ trợ (về lao động – tiền lương, vật tư, vốn...) 2. Quy trình kế hoạch kinh doanh trong doanh nghiệp. Quá trình kế hoạch hoá trong doanh nghiệp bao gồm các bước được thể hiện như sau: * Các lĩnh vực hoạt động: Xác định các lĩnh vực hoạt động được tiến hành trên cơ sở so sánh những khả năng của doanh nghiệp trong các khu vực hoạt động khác nhau. Quá trình xác định bao gồm: - Phân tích các khả năng sẳn có. - Xác định những khâu then chốt thành công của mỗi khu vực. - Đối chiếu các khu vực mà doanh nghiệp có khả năng thành công nhất, thuận lợi nhất trong việc đầu tư. - Đối chiếu với năng lực của bộ máy điều hành, nhiệm vụ của doanh nghiệp. Sơ đồ 1: Quá trình kế hoạch trong doanh nghiệp 1 - Các hướng tăng trưởng của sản phẩm, thị trường, những thuận lợi trong cạnh tranh. Nhiệm vụ Hệ thống các giá trị Lĩnh vực hoạt động Kế hoạch tác nghiệp (ngắn hạn) Kế hoạch tác nghiệp (ngắn hạn) Kế hoạch tác nghiệp (ngắn hạn) Kế hoạch tác nghiệp (ngắn hạn) 1 Nguồn: Giáo trình "Chiến lược và kế hoạch phát triển doanh nghiệp "  * Hệ thống các giá trị: Thông qua việc phân tích và đánh giá khả năng của các doanh nghiệp so với doanh nghiệp khác trên thị trường, đưa ra các chỉ tiêu giá trị cụ thể phù hợp với khả năng của doanh nghiệp và dự báo cụ thể cho một khoảng thời gian nhất định trong tương tai, làm sao để hệ thống các chỉ tiêu giá trị này có tính thực thi cao nhất. tính hiện thực thể hiện ở chỗ, chỉ tiêu kế hoạch có cơ sở khoa học phù hợp với thực tế khách quan xí nghiệp, có điều kiện đảm bảo thực hiện được và hoàn thành tốt. * Nhiệm vụ: Trên cơ sở các mục tiêu đã đề ra, và dựa vào ý muốn chủ quan của các nhà lãnh đạo cấp trên và cấp doanh nghiệp, nêu ra các nhiệm vụ của từng đơn vị cơ sở, từng bộ phận thực hiện. Trong suốt quá trình đó, cần có sự phối hợp giữa các nguồn lực bên trong và bên ngoài để nhiệm vụ đề ra được thực hiện và được hoàn thành tốt. * Kế hoạch chiến lược: Phác thảo hình ảnh tương lai của doanh nghiệp trong các khu vực hoạt động và các khả năng có thể khai thác được. Kế hoạch chiến lược xác định các mục tiêu dài hạn, các chính sách, các giải pháp để thực hiện mục tiêu. * Các chương trình lựa chọn: Đây là quá trình mà theo đó các kế hoạch chi tiết gắn bó bao trùm các hoạt động của doanh nghiệp được thiết lập, cho phép sử dụng các nguồn lực nhằm đạt được các mục tiêu phù hợp với các chiến lược. Giai đoạn này bao gồm việc xác định chương trình, kế hoạch các dự án thích ứng nhằm thực hiện chiến lược. * Kế hoạch tác nghiệp và ngân sách: Quá trình này xử lý một cách chi tiết hơn dưới dạng tiền tệ các pha khác nhau đã ghi trong các chương trình triển khai chiến lược. Kế hoạch là công cụ chỉ đạo và điều hành sản xuất. Còn ngân quỹ là các dự toán nhu cầu vốn về mua sắm các yếu tố sản xuất, về phục vụ bán hàng. * Đánh giá và điều chỉnh: Mục đích của pha này là ghi nhận các tiến bộ đạt được khi đưa ra các kế hoạch thực thi và điều chỉnh trong trường hợp cần thiết là những việc cần thiết của một hoặc nhiều bộ phận kế của kế hoạch. Việc đánh giá và điều chỉnh là những việc cần thiết để đảm bảo hoàn thiện liên tục quá trình quản lý. Kế hoạch là quá trình lặp lại nhiều lần và qua lại giữa mục đích và phương tiện nhằm điều chỉnh hành vi, hướng hoạt động thích ứng với mục tiêu và hoàn cảnh thường xuyên biến động. Quản lý là một quá trình liên tục bao gồm các khâu: Xác định các mục tiêu, tổ chức thực hiện các mục tiêu và kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện các mục tiêu. Quá trình đó lập thành một chu trình quản lý với việc thực hiện các chức năng quản lý kế tiếp nhau. Trong doanh nghiệp, kế hoạch có một vai trò quan trọng, đóng vai trò quyết định trong việc tìm ra hướng đi - xác định mục tiêu, cho doanh nghiệp. 3(Nguồn: Giáo trình "Chiến lược và kế hoạch phát triển doanh nghiệp") Sơ đồ: Kế hoạch trong quá trình quản lý doanh nghiệp 3Phối hợp các nguồn lực bên trong và bên ngoài Kiểm tra và điều chỉnh Lập kế hoạch mục tiêu xác định các mục tiêu Tổ chức các nguồn lực thực hiện Chỉ huy đơn vị hướng tới mục tiêu  Trong chu trình này lập kế hoạch là khâu đầu tiên với việc phác thảo các mục tiêu và phương châm thực hiện. Trong nền kinh tế thị trường phát triển đều xác định dự kiến (lập các đích và mục tiêu, quyết định các phương án). Là chức năng đầu tiên trong hệ thống các chức năng quản lý. Hoạt động này không những góp phần xác định đúng các mục tiêu hướng đi mà còn góp phần xác lập, đánh giá và lựa chọn các phương án phối hợp các nguồn lực bên trong và bên ngoài để thực hiện có hiệu quả các mục tiêu sản xuất kinh doanh. 3. Vai trò của hoạt động xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 3.1. Vai trò của công tác xây dựng KHSXKD. Để trả lời cho câu hỏi: Tại sao doanh nghiệp lại phải xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh? Thì chúng ta cần xem xét đến công tác xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp, nó giúp doanh nghiệp nắm bắt và tận dụng cơ hội kinh doanh, có biện pháp chủ động vượt qua các nguy cơ và mối đe doạ trên thương trường cạnh tranh, đồng thời nâng cao hiệu quả sử dụng các yếu tố nguồn lực, tránh được rủi ro, tăng cường vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp, bảo đảm sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong thị trường đầy biến động. Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh cho phép doanh nghiệp trả lời vấn đề về phát triển, điều hành và khởi tạo một doanh nghiệp trong quá trình lập kế hoạch. Nó đem lại lợi ích cho tất cả các doanh nghiệp. Xây dựng kế hoạch cho doanh nghiệp biết phương hướng hoạt động, làm giảm sự tác động của những thay đổi, tránh được sự lãng phí và sư thừa, thiết lập nên những tiêu chuẩn thuận tiện cho công tác kiểm tra. - Kế hoạch là công cụ đắc lực trong việc phối hợp nỗ lực cá nhân trong doanh nghiệp. Xây dựng kế hoạch cho biết phương hướng đi của doanh nghiệp trong tương lai. Khi tất cả những người có liên quan biết được doanh nghiệp sẽ đi đâu và họ sẽ phải đóng góp gì để đạt được những mục tiêu đó, thì đương nhiên, họ sẽ phối hợp, hợp tác một cách toàn diện với nhau và làm việc một cách có tổ chức. Thiếu kế hoạch, quỹ đạo đi tới mục tiêu của doanh nghiệp sẽ là đường đi không hiệu quả. - Xây dựng kế hoạch sẽ làm giảm tính bất ổn định của doanh nghiệp. Xây dựng kế hoạch buộc những quản lý nhìn về phía trước, dự báo những thay đổi trong nội bộ doanh nghiệp cũng như môi trường bên ngoài, cân nhắc ảnh hưởng của chúng và đưa ra những phản ứng đối phó thích hợp. - Xây dựng kế hoạch giảm được sự chồng chéo và những hoạt động lãng phí. Hiển nhiên là mục tiêu và phương tiện đã rõ ràng thì những yếu tố phi hiệu suất cũng được bộc lộ. - Xây dựng kế hoạch sẽ tạo thế chủ động trên mọi lĩnh vực như: Chủ động trong việc khai thác triệt để mọi nguồn khả năng tiềm tàng về vốn, vật tư thiết bị và lao động hiện có; chủ động trong việc mua sắm vật tư, thiết bị trong việc đổi mới kỹ thuật và công nghệ; chủ động trong việc tạo ra và tìm các nguồn vốn, chủ động trong việc liên doanh liên kết và hiệp tác sản xuất với các đơn vị bạn; chủ động trong việc tìm kiếm thị trường mua nguyên - nhiên liệu và tiêu thụ sản phẩm.... - Xây dựng kế hoạch nhằm thiết lập nên những tiêu chuẩn kiểm tạo điều kiện cho công tác kiểm tra. Một doanh nghiệp không có kế hoạch cũng giống như một khúc gỗ trôi nổi trên dòng sông thời gian. Nếu doanh nghiệp không rõ phải đạt tới cái gì và bằng cách nào, thì tất nhiên không thể xác định được liệu có thể thực hiện mục tiêu hay không và khi đó cũng không thể có các biện pháp điều chỉnh kịp thời khi có những lệch lạc xảy ra. Vì vậy, có thể khẳng định rằng: Không có kế hoạch thì cũng không có cả kiểm tra. Tóm lại, xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh là chức năng đầu tiên, là xuất phát điểm của mọi quy trình quản trị, là chìa khoá cho việc thực hiện một cách hiệu quả những mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp. 4. Hạn chế của hoạt động xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thực tế ở các doanh nghiệp nước ta đã chứng minh rằng: trong cơ chế thị trường, sản xuất và kinh doanh mà không có kế hoạch hoặc chất lượng của kế hoạch không cao thì không bao giờ đạt hiệu quả cao và liên tục, rồi sẽ bị phá sản trong cơ chế thị trường. Vậy xuất phát nguyên nhân từ đâu mà chất lượng kế hoạch không cao ? Điều đó thể hiện công tác kế hoạch trong doanh nghiệp đã bộc lộ những hạn chế, yếu kém. người ta đã đưa ra hai nhóm nguyên nhân chính để lý giải cho câu hỏi trên. Thứ nhất là khoảng cách giữa lợi ích kinh tế trên lý thuyết và thực tế đạt được trong thực tế kế hoạch của doanh nghiệp. Thứ hai là những nhược điểm, cơ bản trong quá trình xây dựng kế hoạch, đặc biệt là những khiếm khuyết liên quan đến năng lực quản trị, chất lượng bộ máy thực thi kế hoạch. Có thể nêu ra những khiếm khuyết liên quan đến nguyên nhân yếu kém của bản thân công tác lập kế hoạch: 4.1. Khoảng cách giữa xây dựng kế hoạch và thực hiện kế hoạch. Các bản kế hoạch thường quá tham vọng, ôm đồm qua nhiều mục tiêu cùng một lúc mà không xét đến những mục tiêu, mục đích ưu tiên mâu thuẫn và cạnh tranh nhau. Nhiều bản kế hoạch được thiết kế rất đồ sộ, nhưng không rõ về chính sách, giải pháp cụ thể để thực hiện những mục tiêu đề ra. Chính vì vậy, khoảng cách giữa xây dựng kế hoạch và thực hiện kế hoạch thường rất lớn: nhiều kế hoạch vì thế không thực hiện được. 4.2. Số liệu và thông tin không đầy đủ, kém tin cậy. Chất lượng của một bản kế hoạch phụ thuộc rất nhiều vào số lượng và độ tin cậy của số liệu thống kê cũng như thông tin kế hoạch, Tình trạng chung ở phần lớn các doanh nghiệp hiện nay ở nước ta hiện nay là cơ sở dữ liệu vừa thiếu, cộng thêm với đội ngũ cán bộ kế hoạch, thống kê không đủ năng lực và trình độ dẫn đến kết quả là những ý đồ, tham vọng trong kế hoạch không được thực hiện một cách khách quan và cuối cùng không trở thành hiện thực. Trong những trường hợp như vậy, việc mở rộng phạm vi và quy mô của bản kế hoạch c