Chuyên đề Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Điện tử Công nghiệp

Lời nói đầu ở nước ta, trong thời kỳ bao cấp các doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh theo các chỉ tiêu kế hoạch do Nhà nước đề ra. Sản xuất cái gì, sản xuất như thế nào, sản xuất cho ai đều do Nhà nước quyết định. Trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp thì bán gì và bán như thế nào đều dựa vào kế hoạch do Nhà nước đề ra, lãi Nhà nước thu, lỗ Nhà nước bù. Thời gian này chỉ biết bán những gì mình có mà ít quan tâm đến nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Nhưng giờ đây, bước vào nền kinh tế thị trường mục tiêu của các doanh nghiệp là sản xuất, kinh doanh theo nhu cầu của thị trường. Để có thể đứng vững trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, các doanh nghiệp đã xác định rõ mục tiêu của mình là “bán những gì mà thị trường cần” cứ không phải “Bán những gì mà doanh nghiệp có”. Các doanh nghiệp được tự chủ trong điều kiện, đều bình đẳng cạnh tranh theo pháp luật, hợp tác và liên doanh tự nguyện trên cơ sở hai bên cùng có lợi. Cơ chế thị trường đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải năng động, doanh nghiệp kinh doanh phải có lãi nếu không các doanh nghiệp sẽ không thể tồn tại trong điều kiện cạnh tranh khốc liệt. Các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển được thì cần phải tổ chức tốt hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Sản xuất phải trên cơ sở nghiên cứu kỹ nhu cầu của thị trường, có như thế các doanh nghiệp mới tổ chức tốt hoạt động tiêu thụ của mình. Còn trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá thì việc tổ chức tốt nghiệp vụ bán hàng, đảm bảo thu hồi vốn bù đắp các chi phí bỏ ra là vấn đề quan trọng. Hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp là quá trình thực hiện các nghiệp vụ mua, bán vật tư, hàng hoá, sau đó tiến hành sản xuất sản phẩm và tổ chức tiêu thụ. Mỗi nghiệp vụ này đều ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh, là điều kiện để có kết quả tốt trong kinh doanh, song bán hàng là khâu có quyết định trực tiếp. Có bán được hàng và bán với khối lượng lớn doanh nghiệp mới có điều kiện mở rộng thị trường, tăng doanh thu cho các doanh nghiệp, khẳng định được vị trí của mình trên thị trường, giúp doanh nghiệp đứng vững được trong điều kiện nền kinh tế thị trường và càng phát triển thêm. Ngược lại, doanh nghiệp nào không bán được hàng thì dần đi đến bờ vực của sự phá sản. Kế toán với chức năng phản ánh, giám đốc và tổ chức thông tin phục vụ đắc lực cho việc chỉ đạo sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cũng cần phải được ngày càng hoàn thiện phù hợp với điều kiện mới, cơ chế quản lý kinh tế mới. Do đó việc nghiên cứu và tìm hiểu công tác bán hàng từ đó đưa ra các biện pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán quá trình bán hàng phải thực sự được coi trọng. Xuất phát từ những vấn đề trên, qua quá trình thực tập tại Công ty Điện tử Công nghiệp, em quyết định chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Điện tử Công nghiệp” làm đề tài chuyên đề tốt nghiệp của mình. Chuyên đề tốt nghiệp ngoài Lời mở đầu và Kết luận bao gồm ba chương: Chương 1: Lý luận chung về kế toán bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại. Chương II: Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty Điện tử Công nghiệp. Chương III: Một số nhận xét và đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng ở Công ty Điện tử Công nghiệp. Chương I Lý luận chung về kế toán bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại 1. Sự cần thiết phải tổ chức kế toán bán hàng 1.1. Khái niệm 1.1.1. Khái niệm bán hàng. Trong nền kinh tế thị trường, để có thể tồn tại và phát triển được thì hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp phải có hiệu quả, phải đảm bảo nguyên tắc lấy thu bù chi và có lãi. Do đó đối với các doanh nghiệp công tác bán hàng là một trong những khâu cực kỳ quan trọng, quyết định đến kết quả kinh doanh và sự sống còn của doanh nghiệp trên thương trường. Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá gắn với phần lớn rủi ro hoặc lợi ích cho khách hàng, đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Quá trình bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh, nó có ý nghĩa quan trọng đối với các doanh nghiệp, bởi vì xét trên góc độ kinh tế thì quá trình bán hàng chính là quá trình chuyển hoá vốn từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị tiền tệ, giúp cho các doanh nghiệp thu hồi vốn để tiếp tục quá trình sản xuất kinh doanh tiếp theo. Như vậy quá trình bán hàng được chia thành hai khâu: - Thứ nhất: Đơn vị xuất bán giá thành phẩm, hàng hoá, cho đơn vị mua theo hợp đồng đã ký kết (khâu giao hàng). Đó chính là quá trình vận chuyển của vốn thành phẩm song chưa thể phản ánh được kết quả của việc bán hàng bởi vì trong quá trình này hàng hoá đã xuất giao nhưng chưa kể khẳng định là có thu được tiền hay không. -Thứ hai: Khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán (khâu thu tiền hàng). Đây là giai đoạn doanh nghiệp khẳng định đã bán được hàng và đã thu được tiền hoặc sẽ thu được tiền. Kết thúc giai đoạn này là kết thúc quá trình tiêu thụ, doanh nghiệp có thu nhập để bù đắp chi phí bỏ ra trong quá trình kinh doanh. Trong quá trình bán hàng việc xác định thời điểm bán hàng là rất quan trọng nó chi phối đến việc hạch toán doanh thu của doanh nghiệp. Thời điểm bán hànglà thời điểm chuyển giao quyền sở hữu về sản phẩm hàng hoá, lao vụ từ người bán sang người mua. Nói cách khác thời điểm bán hàng là thời điểm người mua trả tiền hàng hay chấp nhận nợ về lượng hàng hoá, vật tư đã được người bán chuyển giao. - Việc xác định thời điểm tiêu thụ giúp doanh nghiệp xác định số lượng tiêu thụ, doanh thu tiêu thụ và số thuế phải nộp. Qua đó thấy được thực trạng công tác bán hàng và có biện pháp kịp thời để hạn chế những nhân tố tiêu cực, phát huy những nhân tố tích cực để đẩy nhanh quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá. 1.1.2. Khái niệm doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu. Theo chuẩn mực số 14 thì doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường của doanh nghiệp góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu. Trong điều kiện kinh doanh hiện nay, để đẩy mạnh bán ra thu hồi nhanh chóng tiền bán hàng, doanh nghiệp cần có chế độ khuyến khích đối với khách hàng. Nếu khách hàng mua với khối lượng lớn sẽ được doanh nghiệp bớt giá, nếu hàng hoá của doanh nghiệp kém phẩm chất thì khách hàng có thể không chấp nhận thanh toán hoặc yêu cầu doanh nghiệp giảm giá. Các khoản trên được gọi là các khoản giảm trừ doanh thu. Theo chuẩn mực số 4 thì các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: - Chiếu khấu thương mại: Là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua với khối lượng lớn mua thường xuyên. - Giảm giá hàng bán: Là khoản giảm trừ cho người mua do hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu. - Trị giá hàng bị trả lại là số tiền doanh nghiệp phải trả lại cho khách hàng trong trường hơp hàng đã xác định là bán do chất lượng kém, khách hàng trả lại số tiền đó. - Các loại thuế: Thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt ... 1.2. Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng 1.2.1. Điều kiện ghi nhận doanh thu Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thoả mãn tất cả 5 điều kiện sau: + Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho người mua. + Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sử hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá. + Doanh nghiệp được xác định tương đối chắc chắn. + Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ các giao dịch bán hàng. + Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. 1.2.2. Phương thức bán hàng Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay, để có thể cạnh tranh được với các Công ty lớn hơn, đứng vững được trên thị trường và kinh doanh có lãi thì đòi hỏi các phương thức bán hàng và thủ tục chứng từ mà công ty sử dụng phải vừa phù hợp với ngành nghề, mặt hàng kinh doanh, vừa thuận tiện, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và yêu cầu quản lý của công ty. Việc bán hàng có thể thực hiện được ở văn phòng của công ty, cũng có thể thực hiện tại các trung tâm, chi nhánh của Công ty. Hiện nay, Công ty áp dụng hai phương thức bán hàng chủ yếu là bán buôn và bán lẻ. 1.2.3. Chính sách giá cả và phương thức thanh toán của Công ty Để thu hút và tạo được uy tín với khách hàng, tăng thị phần của công ty trên thị trường, công ty đã có chính sách giá cả và phương thức thanh toán rất linh hoạt, đa dạng áp dụng cho các khách hàng như sau: Về chính sách giá cả: Giá bán sản phẩm, hàng hoá được xác định trên 3 căn cứ: giá trị hàng hoá mua vào, giá trị thị trường và mối quan hệ của công ty với khách hàng. Do có phương pháp định giá hợp lý mà uy tín của công ty với khách hàng ngày càng cao, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoạt động kinh doanh của công ty. Về phương thức thanh toán: Công ty thực hiện thanh toán dựa vào hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa hai bên, việc thanh toán có thể được thực hiện ngay hoặc thanh toán sau một thời gian nhất định, có thể thanh toán bằng tiền mặt hay chuyển khoản. Các phương thức thanh toán chủ yếu của công ty gồm: + Thanh toán trực tiếp: Theo phương thức này, khách hàng nhận được hàng và thanh toán ngay cho công ty. Phương thức này thường diễn ra với các khách hàng mua lẻ, mua với số lượng ít và không thường xuyên. + Khách hàng ứng tiền trước: Trong trường hợp này khách hàng sẽ ứng trước một số tiền để đặt mua một số hàng hoá của công ty hoặc đặt mua theo đơn đặt hàng. + Khách hàng mua chịu: Khi mua hàng khách hàng có thể xin kéo dài thời gian thanh toán tiền hàng và được công ty chập nhận. Nhưng thời gian được phép trải chậm này thường ngắn hơn hoặc bằng thời gian công ty phải trả nợ cho nhà cung cấp. Trường hợp này thường xảy ra với khách hàng có quan hệ mua bán lâu dài với công ty và thường mua với số lượng lớn. Những phương thức bán hàng và phương thức thanh toán ảnh hưởng tác động không nhỏ đến tổ chức công tác kế toán DTBH ở Công ty. Tổ chức tốt hoạt động tiêu thụ hàng hoá, thanh toán sẽ tạo cơ sở để tăng doanh thu bán hàng, từ đó sẽ làm tăng lợi nhuận cho công ty. Đó chính là mục tiêu cuối cùng của công ty trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Do vậy, kế toán DTBH phải quan tâm đến công tác tổ chức tiêu thụ hàng hoá, thành phần nhằm đạt được mục tiêu đó. 1.3. Vai trò của công tác bán hàng và sự cần thiết phải hạch toán nghiệp vụ bán hàng. Trong nền kinh tế thị trường, hàng hóa được tiêu thụ nhờ hoạt động thương mại.Trong đó doanh nghiệp thương mại đóng vai trò trung gian là cầu nối giữa sản xuất và tiêu thụ, thúc đẩy quá trình tái sản xuất, tái sản xuất mở rộng của doanh nghiệp từ đó góp phần thúc đẩy nền kinh tế phát triển. Như vậy việc tiêu thụ hàng hoá không chỉ có ý nghĩa đối với các doanh nghiệp mà còn có ý nghĩa đối với toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Nếu mà doanh nghiệp thực hiện tốt việc tiêu thụ hàng hoá sẽ thúc đẩy quá trình lưu thông, trao đổi hàng hoá, thu hồi vốn nhanh có điều kiện để quay vòng vốn và tiếp tục quá trình kinh doanh tạo điều kiện cho nền kinh tế phát triển. Ngược lại, hàng hoá không tiêu thụ được gây ứ đọng vốn, vốn kinh doanh bỏ ra không bù đắp được chi phí, như thế không những đẩy doanh nghiệp đến bờ vực của sự phá sản mà còn gây nguy hại đến nền kinh tế quốc dân. Chính vì vậy có thể khẳng định tiêu thụ là một khâu quan trọng của quá trình lưu thông hàng hoá. Nhận thức rõ vai trò của công tác bán hàng thì việc tổ chức kế toán doanh thu bán hàng ở các doanh nghiệp là rất cần thiết và quan trọng. Bởi vì: Đối với các doanh nghiệp tổ chức tốt kế toán bán hàng sẽ là cơ sở tạo ra lợi nhuận cao hơn góp phần thúc đẩy doanh nghiệp phát triển hơn nữa. Nắm chắc được kế toán bán hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp có những biện pháp để tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn, tránh được hiện trạng ứ đọng vốn. Mặt khác tổ chức tốt kế toán bán hàng còn là cơ sở để đánh giá đúng đắn mức độ hoàn thành kế toán về tiêu thụ, lợi nhuận từ đó tìm ra biện pháp tối ưu để đảm bảo duy trì sự cân đối thường xuyên giữa các yếu tố đầu vào đầu ra. 1.4. Yêu cầu quản lý quá trình bán hàng. Trong các doanh nghiệp thì việc lựa chọn các mặt hàng kinh doanh là mục tiêu chủ yếu của doanh nghiệp. Do vậy, công tác quản lý quá trình bán hàng cần đáp ứng các yêu cầu sau: -Nắm chắc sự vận động của sản phẩm, hàng hoá trong quá trình nhập, xuất và tồn kho trên các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng và giá trị. -Nắm bắt, theo dõi chặt chẽ phương thức bán hàng, từng phương thức thanh toán, từng loại hàng hoá bán ra và từng loại khách hàng. 1.5. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng. - Phản ánh chính xác tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về tiêu thụ hàng hoá. - Đôn đốc kiểm tra đảm bảo thu đủ tiền bán hàng. - Giám đốc sự an toàn của hàng hoá xuất bán nhằm tăng nhanh tốc độ lưu chuyển hàng hoá. - Cung cấp thông tin chính xác, trung thực và đầy đủ về tình hình bán hàng. Kế toán bán hàng thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình sẽ đem lại hiệu quả thiết thực cho kế toán bán hàng nói riêng và cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nói chung. 2. Kế toán nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. 2.1. Chứng từ và tài khoản kế toán sử dụng 2.1.1. Chứng từ kế toán a). Các chứng từ kế toán sử dụng trong trường hợp xuất kho sản phẩm, hàng hoá đem đi bán: - Phiếu xuất kho - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. … b). Các chứng từ sử dụng để ghi nhận doanh thu bán hàng: - Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho - Hợp đồng kinh tế - Hoá đơn đặc thù - Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo có, báo nợ của ngân hàng - Các chứng từ liên quan khác. 2.1.2. Tài khoản kế toán sử dụng Kế toán bán hàng sử dụng các tài khoản chủ yếu sau: TK156, TK157, TK632, TK511, TK512, TK521, TK531, TK532, TK3331. Ngoài ra còn sử dụng một số các tài khoản khác như : TK111, TK112, TK131… Nội dung của một số TK chủ yếu: + TK156 - Hàng hoá : Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăng giảm các loại hàng hoá của doanh nghiệp tại các kho hàng, quầy hàng. + TK157 - Hàng gửi đi bán : Phản ánh giá trị của hàng hoá, dịch vụ đã gửi hoặc chuyển cho khách hàng, của hàng gửi bán, ký gửi, đại lý chưa được chấp nhận thanh toán. + TK511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: TK này phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán của hoạt động sản xuất kinh doanh. + TK512- Doanh thu bán hàng nội bộ: TK này phản ánh doanh thu tiêu thụ giữa các đơn vị thành viên trong tổng công ty hoặc giữa các đoưn vị cấp trên với cấp dưới. + TK521- Chiết khấu thương mại: TK này phản ánh số chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc thanh toán cho người mua hàng do người mua hàng đã mua với khối lượng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết bán hàng. + TK531- Hàng bán bị trả lại: Phản ánh trị giá của số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại. + TK532- Giảm giá hàng bán : Phản ánh khoản giám giá hàng bán thực tế phát sinh trong kỳ kế toán. + TK3331- Thuế GTGT : Phản ánh số thuế đầu ra, số thuế GTGT đã nộp và số thuế GTGT còn phải nộp cho Nhà nước. 2.2. Kế toán các nghiệp vụ xuất hàng bán ra và xác định giá vốn hàng xuất bán. 2.2.1. Kế toán các nghiệp vụ xuất hàng bán ra. a). Kế toán hàng bán theo phương thức gửi hàng: Theo phương thức này, định kỳ doanh nghiệp gửi hàng cho khách hàng trên cơ sở của thoả thuận trong hợp đồng mua bán giữa hai bên và giao hàng tại địa điểm quy ước trong hợp đồng. Khách hàng ở đây có thể là những đơn vị nhận bán hàng đại lý hoặc là những khách hàng thường xuyên theo hợp đồng kinh tế. Khi xuất giao thành phẩm, hàng hoá cho khách hàng thì số hàng này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nên trong trường hợp này doanh nghiệp chưa được ghi nhận doanh thu ngay (vì chưa thoả mãn 5 điều kiện ghi nhận doanh thu). Chỉ đến khi nào khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì khi ấy kế toán mới được phép ghi nhận doanh thu. Trong trường hợp này để phản ánh sự biến động và số hiện có về giá vốn của hàng gửi bán, kế toán sử dụng TK157-hàng gửi bán. b). Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu: (1) Xuất kho thành phẩm, hàng hoá gửi bán hoặc nhờ các đại lý bán hộ: Nợ TK 157 Có TK155, 156. (2) Đối với doanh nghiệp sản xuất nếu thành phẩm chuyển đi bán ngay mà không qua nhập kho: Nợ TK154 Có TK157. (3) Đối với các doanh nghiệp thương mại, nếu mua hàng mà gửi đi bán ngay không qua nhập kho: Nợ TK157 Nợ TK 133 Có TK 331. (4) Căn cứ vào chứng từ thanh toán hoặc thông báo chấp nhận thanh toán của khách hàng, các đơn vị đại lý ký gửi, kế toán phản ánh trị giá vốn của thành phẩm, hàng hoá gửi bán trong kỳ: Nợ TK 632 Có TK 157. c). Kế toán hàng bán theo phương thức giao hàng trực tiếp: Theo phương thức này, khi doanh nghiệp giao hàng hoá, thành phẩm hoặc thực hiện lao vụ cho khách hàng, đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán ngay, có nghĩa là quá trình chuyển giao hàng và ghi nhận doanh thu diễn ra đồng thời với nhau. Trong trường hợp này để phản ánh trị giá vốn của hàng bán kế toán sử dụng TK 632. d). Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu: (1) Căn cứ vào phiếu xuất kho giao hàng trực tiếp cho khách hàng: Nợ TK 632 Có TK 155, 156 Có TK 154 (thành phẩm không nhập khó chuyển đi bán ngay). (2) Đối với doanh nghiệp thương mại, mua hàng hoá không nhập kho mà giao bán tay ba: Nợ TK 632 Nợ TK 133 Có TK 331. 2.3. Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu. 2.3.1. Kế toán doanh thu bán hàng. * Chú ý: + Đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là giá bán chưa có thuế GTGT. + Đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ thuộc diện chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng giá thanh toán. a). Kế toán doanh thu bán hàng trong trường hợp doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: (1) Trường hợp bán hàng trực tiếp cho khách hàng, căn cứ vào hoá đơn GTGT và các chứng từ thanh toán để phản ánh doanh thu bán hàng: Nợ TK 111, 112, 131. Có TK 511 Có TK 3331. (2) Trường hợp trước đây gửi bán cho khách hàng, nay khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán: + Phản ánh doanh thu của số hàng đã chấp nhận (doanh thu được ghi nhận giống với nghiệp vụ 1). + Phản ánh trị giá vốn của số hàng gửi bán đã xác định là tiêu thụ Nợ TK 632 Có TK 157. (3) Trường hợp bán hàng qua các đại lý, ký gửi hàng (3a) Tại bên giao đại lý - Khi nhận được thông báo thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán của đại lý, kế toán sẽ ghi nhận doanh thu bán hàng và xác định tiền hoa hồng phải trả. + Nếu đại lý thanh toán tiền cho doanh nghiệp sau khi trừ tiền hoa hồng được hưởng, căn cứ vào chứng từ thanh toán kế toán ghi: Nợ TK 641 - tiền hoa hồng cho các đại lý Nợ TK 111, 112- số tiền được nhận sau khi trừ tiền hoa hồng đã trả đại lý Có TK 511 Có TK 3331. + Nếu các đại lý, bên nhận bán hàng ký gửi thanh toán toàn bộ số tiền của số hàng đã bán theo giá quy định cho bên chủ hàng, căn cứ vào chứng từ thanh toán, kế toán ghi sổ: Nợ TK 111, 112 (tổng giá trị thanh toán) Có TK 511 (giá bán chưa có thuế) Có TK 3331. Sau đó bên chủ hàng thanh toán và xác định hoa hồng trả cho đại lý, bên nhận bán hàng ký gửi. Nợ TK 641 (tiền hoa hồng cho các đại lý) Có TK 111, 112 ( tiền hoa hồng đại lý). - Đồng thời kế toán sẽ phản ánh trị giá vốn của hàng gửi bán đại lý, ký gửi đã được bán. Nợ TK 632 Có TK 157. (3b) Kế toán tại đơn vị nhận đại lý, ký gửi: - Khi nhận hàng, căn cứ vào giá trị ghi trên “phiếu xuất kho hàng gửi bán đi hàng gửi bán đại lý” kế toán ghi: Nợ TK 003 Đồng thời kế toán ghi : Nợ TK 111, 112. Có TK 3388 (tổng số tiền thanh toán) - Khi bán được hàng nhận bán hộ: Có TK 003. - Khi thanh toán với bên giao hàng: Nợ TK 3388 Có TK 511 (phần hoa hồng được hưởng) Có TK 111, 112. (5) Trường hợp bán hàng trả chậm trả góp (trong trường hợp này thì doanh thu bán hàng được tính theo giá bán trả tiền ngay. Còn khoản lãi do bán trả góp được hạch toán vào doanh thu hoạt động tài chính. - Kế toán phản ánh số tiền trả lần đầu, số tiền còn phải thu, doanh thu bán hàng và lãi trả chậm. Nợ TK 111, 112, 131 (tổng giá thanh toán) Có TK 511 (ghi theo giá bán trả ngay) Có TK 3331 Có TK 3387 (lãi trả chậm) - Khi thực hiện thu tiền bán hàng lần tiếp theo: Nợ TK 111, 112 Có TK 131. - Ghi nhận doanh thu tiền lãi bán hàng trả chậm trả góp: Nợ TK 3387 Có TK 515 (6) Trường hợp trả lương cho công nhân viên bằng sản phẩm, hàng hoá: Nợ TK 334 Có TK 512 Có TK 3331. b). Kế toán doanh thu bán hàng trong trường hợp doanh nghiệp là đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì cách hạch toán tương tự như trên, nhưng khi phản ánh doanh thu bán hàng thì kế toán sẽ không sử dụng TK 3331 và cách hạch toán như sau: Nợ TK 111, 112, 131 (tổng giá thanh toán) Có TK 511 (tổng giá thanh toán) 2.3.2. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng. a). Kế toán chiết khấu thương mại: (1) Phản ánh số chiết khấu thương mại thực tế phát sinh trong kỳ: Nợ TK 521 Nợ TK 3331 Có TK 111, 112, 131… (2) Cuối kỳ kết chuyển số tiền chiết khấu thương mại đã chấp thuận sang TK 511 để xác định doanh thu thuần: Nợ TK 511 Có TK 521. b). Kế toán hàng hoá bán bị trả lại: (1) Phản ánh doanh thu của hàng bán bị trả lại: Nợ TK 531 Nợ TK 3331 Có TK 111, 112. (2) Các khoản chi phí phát sinh liên quan đến hàng bán bị trả lại: Nợ TK 641 Có TK 111, 112, 141. (3) Phản ánh trị giá hàng trả lại nhập kho: Nợ TK155, 156. Có TK 632 (4) Cuối kỳ kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại để xác định doanh thu thuần: Nợ TK 511 Có TK 531. c). Kế toán giảm giá hàng bán: (1) Căn cứ vào chứng từ chấp thuận giảm giá cho khách hàng cho số lượng hàng đã bán, kế toán ghi: Nợ TK 532 Nợ TK 3331 Có TK 111, 112, 131. (2) Cuối kỳ kết chuyển khoản giảm giá hàng bán sang TK 511 để xác định doanh thu thuần: Nợ TK 511 Có TK 532. 3. Hệ thống sổ kế toán sử dụng Tùy theo từng hình thức kế toán doanh nghiệp áp dụng mà kế toán bán hàng sử dụng các loại sổ khác nhau 3.1. Hình thức nhật ký sổ cái Đặc trưng cơ bản của hình thức nhật ký sổ cái: sử dụng nhật ký sổ cái là sổ tổng hợp duy nhất để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trên sổ kết hợp ghi theo trình tự thời gian và ghi theo hệ thống Các loại sổ kế toán được sử dụng trong hình thức nhật ký sổ cái: sổ nhật ký – sổ cái, các sổ, thẻ kế toán chi tiết Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký – sổ cái: hàng ngày khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được lập để ghi vào sổ nhật ký – sổ cái, sau đó ghi vào sổ kế toán chi tiết. Cuối kỳ tổng hợp số liệu của các tài khoản trên sổ nhật ký – sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết để lập các báo cáo tài chính Sơ đồ: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký sổ cái 3.2. Hình thức nhật ký chung Đặc trưng cơ bản của hình thức nhật ký chung: sử dụng sổ nhật ký chung để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và có phân tích theo tài khoản đối ứng. Các loại sổ kế toán được sử dụng trong hình thức nhật ký chung: sổ nhật ký chung, các nhật ký chuyên dùng, các sổ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung: hàng ngày khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào chứng từ kế toán đã lập để ghi vào sổ nhật ký chung theo đúng trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái của từng tài khoản cho phù hợp. Đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung, kế toán tiến hành ghi vào các sổ nhật ký chuyên dùng và các sổ chi tiết (nếu có). Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán tổng hợp số liệu trên các nhật ký chuyên dùng để ghi vào sổ cái của các tài khoản cho phù hợp. Cuối kỳ, căn cứ vào số liệu trên sổ cái để lập bảng cân đối số phát sinh, căn cứ vào số liệu trên các sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết. Số liệu trên các bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết sau khi đã được kiểm tra đối chiếu là cơ sở để lập các báo cáo tài chính. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung 3.3. Hình thức chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản của hình thức chứng từ ghi sổ: cơ sở để ghi vào các sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ, sổ kế toán tổng hợp bao gồm sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được ghi theo trình tự thời gian, sổ cái được ghi theo hệ thống. Các sổ kế toán được sử dụng trong hình thức chứng từ ghi sổ: sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái tài khoản và các sổ kế toán chi tiết. Trình tự kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ: hàng khi có nghiệp vụ kế toán phát sinh, căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ sau khi đã được đăng ký vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được sử dụng để ghi vào sổ cái của từng tài khoản. Nếu có sổ chi tiết, số liệu để ghi vào các sổ chi tiết được căn cứ vào các chứng từ gốc đã lập. Cuối kỳ tổng hợp số liệu trên sổ cái của các tài khoản lập bảng cân đối số