Chuyên đề Hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần Đầu tư và Thương mại Thanh Nhàn

LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay khi nền kinh tế thế giới đang trên đà phát triển với trình độ ngày càng cao thì nền kinh tế Việt Nam cũng đang dần phát triển theo xu thế hội nhập với nền kinh tế khu vực và quốc tế. Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp phải luôn luôn có sự cố gắng thay đổi nhằm thích nghi với những điều kiện mới trong cả công tác quá trình quản lý cũng như tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh. Mục tiêu hàng đầu của tất cả các doanh nghiệp luôn là tối đa hoá lợi nhuận. Doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh là những chỉ tiêu chất lượng phản ánh đích thực tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp đã cố gắng tìm ra hướng kinh doanh để đem lại doanh thu cho doanh nghiệp thì việc sử dụng những chi phí trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải hợp lý và tiết kiệm để phản ánh đúng tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Mặt khác, kết quả kinh doanh là chỉ tiêu tổng hợp phản ánh tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, nó liên quan chặt chẽ đến chi phí bỏ ra và lợi nhuận đem lại. Do đó, việc quản lý doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh là vấn đề vô cùng quan trọng, nó góp phần cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, giúp cho nhà lãnh đạo doanh nghiệp đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh để từ đó đưa ra những biện pháp hữu hiệu nhằm nâng cao lợi nhuận, đấy cũng là nhiệm vụ của công tác kế toán, đặc biệt là trong doanh nghiệp thương mại dịch vụ như Công ty cổ phần Đầu tư và Thương mại Thanh Nhàn. Sau thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Đầu tư và Thanh Nhàn, em đã cố gắng tìm hiểu thực tế để nâng cao kiến thức, học hỏi kinh nghiệm thực tế về công tác kế toán. Qua đó, em đã nhận thức đầy đủ và cụ thể hơn về công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh, cũng như tầm quan trọng của kiểm soát doanh thu, chi phí trong sự phát triển của các doanh nghiệp nói chung. Chính vì vậy em muốn đi sâu vào tìm hiểu và nghiên cứu hơn nữa về lĩnh vực này, nên em đã lựa chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần Đầu tư và Thương mại Thanh Nhàn ” là chuyên đề thực tập chuyên ngành của mình. Chuyên đề thực tập chuyên ngành của em sẽ làm rõ tình hình kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần Đầu tư và thương mại Thanh Nhàn trong tháng 12 năm 2010. Qua đó, em đưa ra những đánh giá về những mặt tích cực, những hạn chế còn tồn tại và đế xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả tại Công ty cổ phần Đầu tư và Thương mại Thanh Nhàn. Với mục tiêu nghiên cứu như trên, chuyên đề thực tập chuyên ngành của em với đề tài “Hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần Đầu tư và Thương Mại Thanh Nhàn ” được kết cấu như sau: ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề sẽ được trình bày theo 3 chương: Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý doanh thu, chi phí và xác định kết quả của Công ty cổ phần Đầu tư và Thương mại Thanh Nhàn. Chương 2: Thực trạng kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả của Công ty cổ phần Đầu tư và Thương mại Hà Nội. Chương 3: Hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần Đầu tư và Thương mại Hà Nội. Chương I ĐẶc điỂm và tỔ chỨc quẢn lý doanh thu, chi phí và xác đỊNH kẾt quẢ cỦa Công ty cỔ phẦn ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI THANH NHÀN. 1.1 Đặc điểm doanh thu, chi phí và xác định kết quả của Công ty cổ phần Đầu tư và Thương Mại Thanh Nhàn. 1.1.1 Khái quát các hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần Đầu tư và Thương mại Thanh Nhàn. Công ty cổ phần Đầu tư và Thương mại Thanh Nhàn tham gia kinh doanh vào thị trường kinh doanh dịch vụ vận tải chưa lâu, thị trường chủ yếu của công ty là tại địa bàn thành phố Hà Nội …. Sau gần 3 năm hoạt động, dưới sự lãnh đạo sát sao của ban giám đốc công ty mà đặc biệt là Giám đốc Lâm Viết Hưng, cùng với đó là sự lao động nhiệt tình và sáng tạo của tập thể cán bộ công nhân viên trong công ty, công ty vẫn đã và đang duy trì tiềm lực tài chính vững mạnh và nguồn nhân sự chất lượng, có chuyên môn tốt, luôn tận tụy phục vụ khách hàng. Mỗi năm công ty thực hiện nhiều hợp đồng kinh doanh vận tải bằng ô tô các loại hình sau: vận tải hành khách theo tuyến cố định, vận tải khách hàng Taxi, vận tải khách hàng xe buýt, vận tải khách theo hợp đồng, vận tải khách du lịch, vận tải hàng hóa, thuê và cho thuê xe ô tô các loại. Qua đó, công ty đã góp một phần nhỏ vào ngân sách nhà nước, tạo ra việc làm cho người lao động. Có thể dễ dàng nhận thấy ở công ty có đội ngũ lái xe nhiệt tình, tay nghề vững vàng, kinh nghiệm, thông thuộc địa hình Thành phố Hà Nội cũng như các tỉnh, các loại xe của công ty đều có chế độ bảo hành bảo dưỡng thường xuyên để luôn đáp ứng một cách nhanh nhất yêu cầu của mọi khách hàng. Tất cả các lái xe trong công ty đều luôn giữ cam kết tận tụy phục vụ khách hàng, đưa khách đi đến nơi về đến chốn, đưa đón khách đúng giờ đúng địa điểm đã thỏa thuận, tạo cho khách hàng sự thoải mái nhất khi sử dụng dịch vụ của công ty. Việc vận chuyển hành khách được thực hiện với mức cước đã được báo giá cụ thể cho hành khách trong từng trường hợp tương ứng với loại xe, quãng đường đi, tuyệt đối không có hiện tượng tính quá tiền cước cho khách hay cố ý kéo dài thời gian vận chuyển hoặc bất cứ hành động nào khác gây phiền hà đến khách hàng. Khi khách hàng đến với công ty sẽ được nhân viên của công ty tư vấn, giải thích rõ mọi băn khoăn, thắc mắc của khách hàng khiến khách hàng có thể đưa ra những lựa chọn phù hợp nhất với điều kiện của bản thân. Công ty luôn có những mức giá ưu đãi với những khách hàng lâu năm, những hợp đồng vận chuyển dài hạn, cho phép khách hàng có thể thanh toán tiền một cách thuận lợi. Dự kiến, trong tương lai, dự kiến công ty sẽ mở rộng hoạt động tăng cường số lượng cũng như chất lượng dịch vụ tới khách hàng, cụ thể sang năm 2011 công ty tiến hành đưa thêm vào hoạt động một số lượng xe mới với máy móc cùng trang thiết bị hiện đại hơn trước, song song với đó công ty đang tích cực tuyển thêm đội ngũ lái xe lành nghề, có kinh nghiệm cũng như sức khỏe tốt để vào làm việc. Quy trình kinh doanh: Do đặc điểm ngành nghề kinh doanh của công ty trong lĩnh vực cung cấp các dịch vụ vận tải nên thời gian thực hiện mỗi hợp đồng là khác nhau, phương thức thực hiện hợp đồng khác nhau, giá thành cũng khác nhau. Do đó, quá trình sản xuất kinh doanh và cung ứng sản phẩm, dịch vụ của công ty gắn liền với quá trình bán hàng. Có thể nói lĩnh vực vận tải là ngành sản xuất đặc biệt, cụ thể ở Công ty cổ phần Đầu tư và Thương mại Thanh Nhàn có nhiệm vụ chủ yếu là vận chuyển hành khách từ nơi này tới nơi khác. Doanh nghiệp vận tải quản lý hoạt động kinh doanh theo nhiều khâu khác nhau như giao dịch, hợp đồng vận chuyển hành khách, thanh toán hợp đồng, lập kế hoạch và kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch vận chuyển.Kế hoạch tác nghiệp vận tải được thực hiện theo từng ngày giờ cụ thể. Người điều khiển phương tiện cũng như phương tiện chủ yếu hoạt động bên ngoài doanh nghiệp.Sản phẩm vận tải không có hình thái vật chất cụ thể, đối với lĩnh vực vận chuyển hành khách thì đơn vị tính cụ thể là người.km vận chuyển hành khách. Có thể đưa ra một mô hình khái quát quy trình từ khi công ty nhận được yêu cầu của khách hàng đến khi hoàn thành hợp đồng với khách hàng, khách hàng chấp nhận thanh toán. Mô tả quy trình tổ chức kinh doanh của công ty : Bước 1: Nhận thông tin về nhu cầu loại hình dịch vụ do khách hàng cấp, nhân viên công ty có nhiệm vụ tổng hợp lại tất cả các nhu cầu của khách hàng ( địa chỉ, số điện thoại, thời gian gặp, yêu cầu về loại xe, thời gian thuê xe…) rồi đối chiếu với tình trạng hiện tại của công ty, nếu thấy có thể chấp nhận được thì sẽ liên hệ lại với khách hàng và bàn cụ thể về việc giao dịch và thực hiện yêu cầu. Ở bước này nhân viên của công ty phải tiến hành khảo sát cũng như đánh giá về các yếu tố trong yêu cầu của khách hàng, sau đó thông báo cho khách hàng về các chi phí phát sinh mà khách hàng cần phải trả cho công ty. Bước 2: Sau khi cùng khách hàng bàn bạc thống nhất mọi điều khoản thực hiện công ty và khách hàng thực hiện các thủ tục cần thiết để thực hiện nghĩa vụ của nhau.( Nếu thuê xe khách hàng có thể phải đặt cọc trước một khoản) Bước 3: Công ty yêu cầu nhân viên thực hiện theo thỏa thuận với khách hàng. Bước 4: Công ty nhận thanh toán hợp đồng từ khách hàng: khách hàng trả tiền dịch vụ, đánh giá về việc phục vụ của công ty. Mọi phàn nàn cũng như những điều chưa hài lòng từ phía khách hàng sẽ được công ty ghi chép lại và tìm hướng khắc phục. Trong quá trình kinh doanh lĩnh vực dịch vụ nói chung nói chung và vận tải nói riêng cần xuất phát từ đặc điểm quan hệ thương mại và thể kinh doanh với các bạn hàng để tìm phương thức giao dịch và mua bán thích hợp đem lại cho đơn vị lợi ích cao nhất. Vì vậy để cung cấp thông tin cho người quản lý trong và ngoài ra được quyết định hữu hiệu, kế toán trong các công ty thương mại dịch vụ cần thực hiện các nguyên tắc như: Thứ nhất, ghi chép số lượng, chất lượng và chi phí hàng hóa dịch vụ, giá mua, chi phí khác, thuế không được hoàn trả theo chứng từ đã lập trên hệ thống sổ kế toán thích hợp. Thứ hai, phân bổ hợp lý chi phí bán hàng ngoài giá mua cho hàng hóa dịch vụ. Thứ ba, phản ánh kịp thời khối lượng hàng hóa dịch vụ bán ra, ghi nhận doanh thu bán hàng, và các chỉ tiêu liên quan khác của khối lượng hàng bán chẳng hạn như: giá vốn hàng bán, doanh thu thuần, thuế liên quan… Thứ tư, kế toán quản lý chặt chẽ tình hình biến động và xử lý các tình huống phát sinh có thể xảy ra. Thứ năm, lựa chọn phương pháp và xác định đúng giá vốn hàng hóa dịch vụ xuất bán để đảm bảo độ chính xác của chỉ tiêu lợi nhuận gộp hàng hóa dịch vụ đã tiêu thụ. Thứ sáu, xác định kết quả bán hàng, thực hiện chế độ báo cáo tình hình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hóa. Thú bảy, theo dõi và thanh toán kịp thời công nợ với nhà cung cấp và khách hàng có liên quan của từng thương vụ giao dịch. 1.1.2 Đặc điểm doanh thu tại Công ty cổ phần Đầu tư và Thương mại Thanh Nhàn. Trong mỗi doanh nghiệp, nguồn thu mang lại lợi nhuận chủ yếu hàng năm là doanh thu từ hoạt động kinh doanh của mình. Do vậy, các doanh nghiệp thường mong muốn gia tăng doanh thu hàng năm nhằm đạt lợi nhuận cao nhất. Doanh thu là tổng các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ hạch toán, phát sinh từ hoạt động SXKD thông thường và góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu. Tuy nhiên, tuỳ vào loại hình SXKD của mỗi doanh nghiệp mà tỷ trọng của từng loại doanh thu khác nhau. Đối với các doanh nghiệp thương mại dịch vụ, tỷ trọng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ chiếm phần lớn trong tổng các nguồn thu. Công ty cổ phần Đầu tư và Thương mại Thanh Nhàn là một doanh nghiệp thương mại dịch vụ, chuyên cung cấp các dịch vụ kinh doanh vận tải bằng ô tô các loại hình sau: vận tải hành khách theo tuyến cố định, vận tải khách hàng Taxi, vận tải khách hàng xe buýt, vận tải khách theo hợp đồng , vận tải khách du lịch, vận tải hàng hóa; dịch vụ thuê, cho thuê ô tô. Do vậy, các sản phẩm, dịch vụ của công ty mang tính chất đặc thù cao: Các sản phẩm, dịch vụ mang tính đơn lẻ, khác biệt và số lượng ít; Quá trình cung cấp gắn liền với quá trình bán hàng. Thời gian thực hiện cung cấp dịch vụ thường ngắn, có thể một vài giờ đồng hồ hoặc kéo dài đến gần vài ngày. Tuỳ theo từng hợp đồng công ty ký kết với khách hàng mà doanh thu, các chính sách về nợ cũng khác nhau. Địa bàn hoạt động phục vụ khách hàng trải rộng ở nhiều khu vực trên địa bàn chủ yếu là thành phố Hà Nội. Với những đặc thù về sản phẩm, dịch vụ của công ty như trên, doanh thu của công ty thường được bộ phận kế toán của công ty tập hợp kiểm soát một cách cẩn thận nhằm có thể kịp thời đánh giá điều chỉnh cũng như có những giải pháp phù hợp khi có các phát sinh xảy ra, và cũng để lãnh đạo trong công ty có thể dễ dàng nắm bắt được tình hình hoạt động của công ty. Trong những năm vừa qua, doanh thu về hoạt động dịch vụ taxi chiếm hầu hết tỷ lệ hầu hết trong doanh số hàng năm của công ty. Sở dĩ như vậy là do nhóm dịch vụ này được Ban giám đốc công ty tập trung phát triển và xác định là dịch vụ chủ đạo trong chiến lược kinh doanh các năm qua. Tuy nhiên, trong các năm tới, Công ty cũng sẽ cường đầu tư công nghệ và nguồn nhân lực để phát triển các nhóm sản phẩm dịch vụ khác chẳng hạn như mua bán xe ô tô, xe máy, phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của các loại xe có động cơ… nhằm đa dạng hóa hơn nữa các loại hình dịch vụ nhằm thỏa mãn hơn nữa nhu cầu của khách hàng qua đó giúp công ty gia tăng doanh số của các sản phẩm - dịch vụ; mở rộng phạm vi khách hàng, nâng cao uy tín của Công ty trên thị trường, đạt được vị trí hàng đầu trong các lĩnh vực này. 1.1.3 Đặc điểm chi phí tại Công ty cổ phần Đầu tư và Thương Mại Thanh Nhàn Doanh thu được coi là kết quả đầu ra của doanh nghiệp thì chi phí được coi là nguồn lực đầu vào. Chi phí hoạt động của doanh nghiệp là biểu hiện bằng tiền toàn bộ các hao phí về lao động sống, lao động vật hoá và các chi phí cần thiết khác mà doanh nghiệp đã chi ra trong quá trình hoạt động kinh doanh. Nhằm đạt được lợi nhuận lớn nhất thì các doanh nghiệp có xu hướng tiết kiệm chi phí và hướng tới quản lý hiệu quả, kịp thời các loại chi phí đã bỏ ra. Tại Công ty cổ phần Đầu tư và Thương mại Thanh Nhàn, chi phí hoạt động bao gồm các chi phí giá vốn hàng bán và chi phí quản lý kinh doanh, trong đó, giá vốn hàng bán chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí hoạt động của công ty. Giá vốn hàng bán là tổng hợp các chi phí công ty đã bỏ ra để thực hiện các dịch vụ. Bao gồm các loại chi phí về tiền công cho các lái xe, BHXH, BHYT, BHTN cho lái xe, nhiên liệu, vật liệu, chi phí săm lốp, chi phí sửa chữa TSCĐ, chi phí công cụ dụng cụ, chi phí khấu hao phương tiện, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí chung khác. Tại Công ty cổ phần Đầu tư và Thương mại Thanh Nhàn giá vốn hàng bán được kế toán tổng hợp khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng (được khách hàng nghiệm thu và công ty lập Biên bản thanh lý hợp đồng). Đối tượng tập hợp chi phí thường là các xe hoạt động phục vụ khách hàng. Nội dung cơ bản của phương pháp tập hợp chi phí là căn cứ vào đối tượng tập hợp chi phí đã xác định mở các sổ hoặc các thẻ chi tiết phản ánh các khoản chi phí phát sinh đã được phân loại, tổng hợp theo từng đối tượng cụ thể. Căn cứ vào nội dung chi phí vận tải kế toán xác định phương pháp tập hợp chi phí vận tải bao gồm: Phương pháp tập hợp chi phí trực tiếp Chi phí trực tiếp là những khoản chi phí liên quan đến đối tượng tập hợp chi phí và có thể hạch toán trực tiếp cho từng đối tượng. Hàng ngày, khi các khoản chi phí trực tiếp phát sinh liên quan trực tiếp đối tượng nào, kế toán phải căn cư vào thứ tự chứng từ để hạch toán trực tiếp cho đối tượng đó trên các sổ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. Phương pháp tập hợp và phân bổ chi phí chung Chi phí chung là những khoản chi phí liên quan đến nhiều đối tượng, cần phải tổng hợp để cuối tháng phân bổ cho các đối tượng theo tiêu chuẩn thích hợp. Trình tự tập hợp và phân bổ chi phí chung như sau: Bước 1: Tập hợp chi phí chung, liên quan đến nhiều đối tượng + Căn cứ vào chứng từ phát sinh liên quan đến chi phí chung, kế toán ghi vào sổ “ Chi phí chung”. + Cuối tháng, tổng hợp số liệu về chi phí chung để phân bổ theo từng nội dung chi phí chung Bước 2: Lựa chọn tiêu chuẩn phân bổ và phân bổ theo từng nội dung chi phí cho từng đối tượng chịu chi phí Trên cơ sở đặc điểm cụ thể về tổ chức sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý và tính chất của sản phẩm để lựa chọn tiêu chuẩn phân bổ. Đối với doanh nghiệp vận tải thường lựa chọn tiêu chuẩn phân bổ là tổng chi phí trực tiếp( gồm chi phí NVL trực tiếp, chi phí NC trực tiếp) hoặc phân bổ cho tổng doanh thu vận tải. Đối với chi phí SX chung cần phân bổ là những chi phí liên quan đến nhiều đối tượng chịu chi phí như khấu hao nhà xưởng, nhà làm việc, các TSCĐ của các trạm xe, bến xe. Chi phí sản xuất chung không cần phân bổ như khấu hao phương tiện vận tải. Thực chát các chi phí trực tiếp nhưng do quy định hiện hành, chi phí khấu hao được hạch toán ở tài khoản chi phí sản xuất chung. Đối với chi phí nhiên liệu trong ngành vận tải được định mức cho từng loại phương tiện, từng loại đường, cung đường, mức độ mới cũ của từng phương tiện và của từng nhãn hiệu phương tiện. Chi phí săm lốp là khoản chi phí đặc thù của ngành vận tải ô tô, khoản chi phí này là khoản chi phí về mua sắm săm lốp, hao mòn săm lốp, đắp lại lốp…trong quá trình sử dụng phương tiện ô tô, săm lốp bị hao mòn dần, mức hao mòn phụ thuộc vào KM xe chạy. Khi hết thời hạn sủ dụng săm lốp cần được thay thế để đảm bảo cho phương tiện hoạt động bình thường để giá thành dịch vụ vận tải hàng tháng không bị biến động đột ngột do ảnh hưởng của việc hạch toán chi phí săm lốp, các doanh nghiệp vận tải thường trích trước chi phí săm lốp và chi phí vận tải hàng tháng. Theo quy định hiện nay của ngành vận tải chi phí săm lốp được trích trước theo một trong 2 phương pháp: Một là, căn cứ vào tổng số tiền ước tính của các bộ săm lốp và thời gian sử dụng của chúng để tính chi phí cho một tháng hoặc một thời kỳ tính giá thành. Hai là, căn cứ vào định mức chi phí săm lốp cho 1KM xe chạy trên tuyến đường tiêu chuẩn loại 1 và số km xe chạy thực tế trong tháng với hệ số quy đổi từ đường loại 1 để áp dụng cho các phương tiện chạy trên các loại đường khác nhau. Giá thành của các đơn vị kinh doanh theo lĩnh vực vận tải hành khách thường tính theo người.km. Với đặc thù trong sản phẩm, dịch vụ công ty cung cấp, chi phí về nhân công trực tiếp, chi phí nguyên vật liệu cũng như khấu hao sửa chữa chiếm tỷ trọng khá cao trong cơ cấu chi phí cấu thành giá vốn hàng bán; trong đó chủ yếu là tiền lương, các khoản trích theo lương của lái xe, nhiên liệu để xe chạy, sửa chữa bảo dưỡng xe. Bên cạnh đó, giá vốn hàng bán còn gồm các chi phí về các thiết bị phục vụ hoạt động cho xe cũng như hoạt động cho công việc quản lý như đồng hồ tính tiền, tiền bộ đàm và chi phí chung khác như chi phí qua cầu phà… Tại công ty, giá vốn hàng bán được theo dõi chi tiết theo từng nhóm sản phẩm, dịch vụ. Chi phí quản lý kinh doanh là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã chi ra ngoài các chi phí về giá vốn, phục vụ cho các hoạt động về bán hàng và hoạt động hàng ngày tại công ty. Tại Công ty cổ phần Đầu tư và Thương mại Thanh Nhàn , do đặc điểm hoạt động cũng như quy mô của công ty chi phí quản lý kinh doanh được chỉ bao gồm chi phí quản lý doanh nghiệp mà không chi tiết thêm cả chi phí bán hàng như các doanh nghiệp khác. + Chi phí quản lý doanh nghiệp là các chi phí mà công ty chi ra để duy trì mọi hoạt động thường ngày của công ty. Bao gồm các chi phí về tiền lương nhân viên quản lý chi phí khấu hao, chi phí điện, nước, điện thoại, chi phí văn phòng phẩm, … 1.2 Tổ chức quản lý doanh thu, chi phí và xác định kết quả của Công ty cổ phần Đầu tư và Thương mại Thanh Nhàn. Trong bất cứ hoạt động kinh doanh nào của công ty, điều được Ban giám đốc và các cổ đông quan tâm đầu tiên là cơ cấu doanh thu và chi phí như thế nào, lợi nhuận thu về có tương xứng với những chi phí đã bỏ ra hay không. Có thể nói, doanh thu và chi phí là hai khoản mục khá “nhạy cảm”, dễ có tổn thất về thu nhập và gia tăng chi phí. Vì vậy, trong công tác tổ chức quản lý tại Công ty cổ phần Đầu tư và Thương mại Thanh Nhàn luôn đặt ra vấn đề doanh thu và chi phí có được kiểm soát hiệu quả hay không. 1.2.1 Tổ chức quản lý doanh thu của Công ty cổ phần Đầu tư và Thương mại Thanh Nhàn Thời gian thực hiện các dịch vụ là thường không đồng nhất và không cố định, ở nhiều địa điểm nhận và giao khách khác nhau nên việc kiểm soát chi phí và doanh thu gặp nhiều khó khăn. Nhận thức được những ảnh hưởng rất lớn của doanh thu đến kết quả kinh doanh của công ty, nên công ty đã chú trọng đến việc kiểm soát các khoản thu. Doanh thu từ các hợp đồng được theo dõi tại phòng ban thực hiện, phòng Kinh doanh và phòng kế toán tài chính . Đối với phòng kinh doanh, việc theo dõi doanh thu nhằm đưa ra báo cáo về tình hình kinh doanh của công ty, từ đó xây dựng các kế hoạch kinh doanh trong thời gian tiếp theo; bên cạnh đó, phòng kinh doanh còn là nơi thu hút các hợp đồng về cho công ty, nhằm gia tăng doanh số bán hàng hàng năm. Tại các phòng ban thực hiện đơn hàng đây là bộ phận tiếp xúc nhiều với khách hàng nên đốc thúc việc thanh toán của họ. Còn tại phòng kế toán tài chính là nơi theo dõi chủ yếu các khoản thu về giá trị, thời gian thu hồi các khoản thu, từ đó có báo cáo lên Giám đốc và phòng kinh doanh. Hàng ngày các lái xe phải thông báo lại cho nhân viên quản lý về tình hình doanh thu thực hiện trong ngày, nhân viên quản lý sẽ căn cứ vào tình hình ở đồng hồ tính tiền trên xe về các báo cáo của bộ phận trực đàm, cũng như về tình hình chung của các xe nhằm kiểm soát một cách tốt nhất không để thất thoát doanh thu cho công ty. Bên cạnh đó công ty còn sử dụng các định mức để đánh giá tình hình sử dụng xe phục vụ khách hàng trong ngày. Theo quy định tại công ty, sau khi lái xe thông báo lại tình hình thực hiện công việc đưa đón khách trong ngày nhân viên quản lý ghi chép lại, bên cạnh đó nhân viên kế toán tiền mặt của công ty sẽ thu tiền cước dịch vụ mà lái xe đã thực hiện trong ngày sau khi đã trừ đi tiền xăng dầu cũng như các chi phí cần thiết khác trong quá trình phục vụ khách hàng. Từ các thông tin mà các lái xe báo lại, nhân viên quản lý của công ty tiến hành đối chiếu kiểm tra lại nhằm đánh giá một cách chính xác nhất tình hình doanh thu của công ty trong ngày. Nhân viên phòng kế toán căn cứ vào những thông tin sau khi đã được kiểm tra đánh giá sẽ ghi chép số liệu vào các sổ sách kế toán làm căn cứ để xác định doanh thu trong kỳ của công ty cũng như xác định các khoản lương thưởng cho nhân viên lái xe. Cuối tháng, kế toán của công ty sẽ có nhiệm vụ thông báo toàn bộ tình hình thực hiện doanh thu của các xe lên cho ban giám đốc. 1.2.2 Tổ chức quản lý chi phí tại Công ty cổ phần Đầu tư và Thương mại Thanh Nhàn. Chi phí giá vốn và chi phí quản lý kinh doanh tại Công ty cổ phần Đầu tư và Thương mại Thanh Nhàn thường gồm chủ yếu là chi phí về lao động và chi phí về nhiên liệu phục vụ cho các phương tiện vận tải của công ty. Vì thế, nhằm sử dụng có hiệu quả các khoản chi phí này, ban giám đốc và các phòng ban đã tuyển dụng những lao động có trình độ chuyên môn phù hợp: thường là những lái xe có kinh nghiệm, có phẩm chất đạo đức và sức khỏe tốt, sau đó công ty tiến hành phân công và bố trí lao động hợp lý, hiệu quả. Khi bắt tay vào thực hiện các hợp đồng luôn có sự nhắc nhở từ cấp trên để các nhân viên cố gắng hoàn thành đúng kế hoạch nhằm tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả làm việc bên cạnh đó vẫn phải làm hài lòng khách hàng. Mặt khác, do thời gian thực hiện các dịch vụ thường ngắn, các giao dịch với khách hàng diễn ra khá nhiều trong một ngày tại nhiều địa điểm khác nhau vì vậy việc tập hợp và theo dõi các khoản chi phí cần phải chặt chẽ. Nhằm sử dụng hiệu quả, tiết kiệm chi phí, công ty đã xây dựng định mức từng loại chi phí cho từng sản phẩm, dịch vụ sao cho mỗi giao dịch phục vụ khách hàng mang lại lợi nhuận cao nhất có thể được cho công ty. Trong các yếu tố cấu thành chi phí giá vốn hàng bán và chi phí quản lý kinh doanh, thì chi phí về nhân viên lái xe, chi phí nguyên vật liệu và các hao mòn liên quan đến việc sử dụng phương tiện chiếm khoảng 90%, còn các chi phí khác chiếm khoảng 10% tổng chi phí. Đây chính là cơ sở để đánh giá hiệu quả đạt được ở từng hợp đồng. Hàng ngày kế toán phụ trách về chi phí giá thành có nhiệm vụ tập hợp các giấy tờ, hóa đơn liên quan đến xăng dầu, sửa chữa xe và toàn bộ các chi phí phát sinh liên quan đến tình hình hoạt động của các xe taxi trong công ty cũng như các chi phí khác. Khi có những khoản chi phí đặc biệt hoặc có giá trị lớn kế toán ngay sau đó phải thông báo tình hình lại cho ban giám đốc và những người có trách nhiệm liên quan để kịp thời có những biện pháp xử lý những tình huống phát sinh. Từ các chứng từ thu được và tình hình chi phí trong ngày tại công ty kế toán tiến hành ghi chép vào sổ sách kế toán để cuối kỳ hạch toán giá vốn, chi phí quản lý và các chi phí khác. Cuối tháng, kế toán tổng hợp tình hình chi phí thực tế trong kỳ, kết hợp với doanh thu giúp ban giám đốc thấy được lợi nhuận trong tháng cũng như cụ thể tình hình hoạt động kinh doanh của công ty. 1.2.3 Tổ chức công tác xác định kết quả tại Công ty cổ phần Đầu tư và Thương mại Thanh Nhàn Nhằm đánh giá hiệu quả kinh doanh của công ty trong năm về mặt lợi nhuận, vào thời điểm kết thúc hàng tháng, theo yêu cầu của giám đốc , phòng kế toán - tài vụ sẽ căn cứ vào sổ sách kế toán để xác định lãi, lỗ từ hoạt động kinh doanh để báo cáo lên Ban giám đốc. Nhân viên kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm xác định tổng doanh thu bán hàng, tổng các khoản giảm trừ doanh thu (nếu có) trong năm; tổng giá vốn hàng bán và tổng chi phí quản lý kinh doanh trong năm để xác định kết quả của hoạt động kinh doanh theo công thức sau: Lợi nhuận từ hoạt động SXKD = Lãi gộp - Chi phí QLKD - Thuế TNDN phải nộp  Trong đó: Lãi gộp = Doanh thu thuần - Giá vốn