Chuyên đề Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Tin Học An Việt

LỜI MỞ ĐẦU. Hiện nay trong nền kinh tế thị trường với xu hướng toàn cầu hoá và khu vực hoá, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong mọi thành phần kinh tế ngày càng mạnh mẽ quyết liệt. Các doanh nghiệp phải đối đầu với nhiều thác thức lớn song cũng có nhiều cơ hội để phát triển. Với xu thế phát triển như vũ bão của khoa học kỹ thuật hiện đại như hiện nay nhất là sự phát triển mạnh mẽ nhanh chóng của công nghệ thông tin thì việc nắm bắt nhanh và áp dụng một cách có hiệu quả những công nghệ hiện đại của thế giới trở nên bức xúc hơn bao giờ hết. Vấn đề đặt ra là trong điều kiện đó, các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin phải có sự sắp xếp, tổ chức phù hợp để có thể nắm băt được thời cơ, biến thời cơ thành cơ hội phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh. Việt Nam nói riêng và các nước trên thế giới nói chung đều coi giáo dục là một nhiệm vụ cấp thiết trong mọi thời đại, là điều kiện cần có của bất cứ một quốc gia nào. Nâng cao chất lượng giáo dục là một nhiệm vụ mọi thời kỳ của chúng ta, ngoài việc nâng cao chất lượng – trình độ giáo viên, trang bị thêm trang thiết bị là một vấn đề hết sức quan trọng. Việt Nam đã đề ra chiến lược phát triển nâng cao chất lượng dạy và học, cũng như cơ sở hạ tầng trong công tác giảng dạy. Để thực hiện chiến lược này cần phải có các nhà cung cấp thiết bị và chuyển giao công nghệ. Nắm bắt được nhu cầu đó, nhiều công ty máy tính đã lần lượt ra đời, đáp ứng những đòi hỏi của xã hội và phục vụ nhu cầu hội nhập thế giới của Việt Nam. Hòa cùng sự sôi động của thị trường, Công Ty TNHH tin học An Việt cũng ra đời. Để có thể đứng vững trên thị trường, mỗi doanh nghiệp đều phải có những chiến lược phát triển riêng, phải luôn có các biện pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý điều hành kết hợp với tăng cường công tác quản lý tài chính chặt chẽ, đặc biệt là công tác hạch toán kế toán trong doanh nghiệp mình. Với mong muốn được tìm hiểu sâu hơn về thực tiễn công tác kế toán, nhằm vận dụng những lý luận hạch toán kế toán đã được tiếp nhận trong nhà trường và việc tìm hiểu thực hiện công tác kế toán tại đơn vị, qua đó củng cố kiến thức đã có và học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm quý báu, vì vậy em đã chọn công ty TNHH tin học An Việt là nơi thực tập, đây là nơi giúp em có được những kiến thức hết sức quí báu. Với sự giúp đỡ, chỉ bảo tân tình của cô giáo hướng dẫn, của tập thể cán bộ, nhân viên của công ty TNHH tin học An Việt, em đã mạnh dạn đi sâu, nghiên cứu thực hiện chuyên đề “Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Tin Học An Việt”. Ngoài “Lời mở đầu” và “Kết luận”, nội dung chuyên đề của em gồm có ba chương : Chương I: Đặc điểm sản phẩm và tổ chức hoạt động bán hàng tại Công ty TNHH Tin Học An Việt Chương II: Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Tin Học An Việt Chương III: Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Tin Học An Việt. CHƯƠNG I ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TIN HỌC AN VIỆT 1.1. Đặc điểm sản phẩm Trong các hoạt động của Công Ty TNHH tin học An Việt, hoạt động kinh doanh hàng hóa là hoạt động chủ yếu mang lại nguồn thu cho Công ty. Hàng hóa là một trong các yếu tố đầu vào quan trọng đảm bảo cho quá trình hoạt động kinh doanh, lưu chuyển hàng hóa được diễn ra một cách liên tục và có hiệu quả cao. Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu của Công ty được chia nhóm mặt hàng. Các mặt hàng được mã hóa theo từng nhóm hàng cụ thể. Nhóm hàng Coolermaster bao gồm: Nguồn (CMNG), Case (CMCA), đế tản nhiệt (CMNOTE), Chip (CPU), ram (CMR), ổ cứng (HDD), chuột (CMKM). Trong đó Nguồn (CMNG) gồm: Nguồn Extream (CMNGEX), nguồn silent pro (CMNGSP), nguồn elite (CMNGE), nguồn GX (CMNGGX),… Case (CMCA) gồm: Case CM Centurion (CMCAC), case CM Elite (CMCAE), case CM silver (CMCAS), case CM storm scout,… Đế tản nhiệt (CMNOTE): CM Notepal Infinite (CMNOTEI) gồm có X1, U1, U2,U3, X-lite, E1,… Chuột: Chuột Choi-X gồm có 4 màu như Blue, Black, Orange, White. Chip, Ram, Ổ cứng cũng chia ra thành nhiều loại tùy theo cấu hình. Nhóm hàng máy tính đồng bộ (PC): Nhóm hàng này mang thương hiệu của các hãng như Dell (PCDELL), Lenovo (PCLNV), HP (PCHP), Acer (PCAR) Nhóm hàng máy tính xách tay (NB): NB Lenovo (NBLENOVO), NB Dell (NBDELL), NB Acer (NBA), NB HP (NBHP), NB Vaio (NBVAIO), Macbook, Asus (NBAS) Gateway (NBGA), Emachine (NBEM) Nhóm hàng thiết bị văn phòng: Máy in Laser, máy in phun, máy in kim, máy in mã vạch, máy in hóa đơn, máy chiếu, thiết bị giám sát, thiết bị mạng, phần mềm, máy fax, máy photocopy, máy máy ảnh kỹ thuật số các hãng HP, Cannon, Sony, Panasonic, Sharp Ngoài ra còn có nhóm hàng các phụ kiện thời trang cho máy tính xách tay Với quan hệ rộng rãi và chặt chẽ với các hãng sản xuất thiết bị tin học văn phòng hàng đầu thế giới trong lĩnh vực máy tính, thiết bị mạng, phần mềm giải pháp doanh nghiệp,…trong nhiều năm qua Công ty là đại lý uỷ quyền chính thức của HP tại Việt Nam về sản phẩm ( PC, Server, Storage Back – up, Printer, Plotter , Scanner, Ink – Cartridge, Paper, Film…), đại lý uỷ quyền chính thức của IBM tại Việt Nam ( PC, Server, Notebook, Storage Back – up, IBM Sure one, IBM Pos 500,…), đại lý uỷ quyền chính thức của thiết bị mạng D- Link ( Networking equipment : Nic, Switch, Router, Wireless with Gigabit, Technology), đại lý phân phối độc quyền miền Bắc của hãng Cooler master về Case, bộ nguồn công suất thực, quạt giải nhiệt cho CPU. Hàng hóa của Công ty chủ yếu mua về nhập kho trước khi tham gia vào quá trình lưu chuyển hàng hóa tiếp theo. Vì vậy, công tác bảo quản, lưu trữ hàng hóa tại kho cũng được Công ty hết sức quan tâm. Hiện nay, hàng hóa của Công ty được lưu trữ tại kho. Công ty có 3 kho gồm: + Kho Cảng (CHN): Hàng hóa khi nhập khẩu hay khi vận chuyển từ nhà cung cấp với số lượng lớn được chuyển tới kho Công ty để bảo quản và để vận chuyển về kho Công ty để phân phối. + Kho Công ty (CTY): Là kho cất trữ hàng hóa dùng để phân phối ra thị trường. Khi hàng hóa trong kho này hết phải có lệnh điều chuyển hàng từ kho cảng về để đảm bảo cho quá trình lưu thông hàng hóa được an toàn, nhanh chóng, tránh thất thoát. + Kho bảo hành (BH): Hàng hóa được đưa vào kho BH để kiểm tra lỗi kỹ thuật, và hàng hóa trong kho này được chuyển trả lại cho hãng để bảo hành cho khách + Showroom: Đây là kho trưng bày sẩn phẩm Việc quản lý hàng hóa tại kho được thực hiện trên máy tính thông qua phần mềm kế toán Fast. Công ty đã sử dụng mỗi một danh mục mặt hàng là một mã hóa riêng (sử dụng phương pháp mã hóa kiểu ký tự) điều này giúp cho người sử dụng có thể nhận diện, tìm kiếm nhanh chóng, không gây nhầm lẫn, dế nhớ, tiết kiệm bộ nhớ. 1.2. Đặc điểm hoạt động bán hàng 1.2.1. Thị trường của Công ty Với tính chất là 1 công ty thương mại nên hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty là hoạt động mua vào và bán ra. Thị trường của Công ty ngày càng được mở rộng. Quy mô hoạt động ngày càng mở rộng. Khách hàng của công ty chủ yêú các khối cơ quan giáo dục, văn phòng của các công ty nhà máy, ngân hàng …Từ năm 2009 công ty mở rộng thêm mảng bán lẻ và dự án. Công ty đã và đang phát triển trên cả 2 lĩnh vực là phân phối sản phẩm và trực tiếp triển khai các dự án công nghệ thông tin đến tận tay người sử dụng do đó việc xác đinh đối tượng khách hàng là rất cần thiết. Khách hàng của Công ty gồm khách Dealer và khách lẻ. Khách Dealer gồm các nhà phân phối chính, các đại lý bán lẻ. Khách Dealer của Công ty có mặt trên toàn quốc chủ yếu là các tỉnh khu vực phía Bắc, đặc biệt là thành phố Hà Nội như : Công ty CP thế giới số Trần Anh, Công ty TNHH kỹ nghệ Phúc Anh, Công ty TNHH Tin Học Mai Hoàng, Công ty CP Đăng Khoa, … Quy mô hoạt động ngày càng mở rộng. Khách hàng của công ty chủ yêú các khối cơ quan giáo dục, văn phòng của các công ty nhà máy, ngân hàng …Từ năm 2009 công ty mở rộng thêm mảng bán lẻ và dự án. Khách dự án thì tập trung vào đối tượng khách hàng là các doanh nghiệp, các văn phòng đại diện, các doanh nghiệp mới tham gia vào hoạt động kinh doanh trong những năm gần đây. VD: Công ty tài chính ACA Việt Nam : Cung cấp máy tính xách tay, thiết bị trình chiếu cho văn phòng Công ty TNHH Diethelm Technology Việt Nam: Cung cấp thiết bị CNTT, thiết bị văn phòng Viện Cao học Bỉ - Đại học Kinh tế Quốc Dân: Cung cấp máy in, mực in Công ty Xăng Dầu Hàng Không Việt Nam: Cung cấp máy chủ, phần mềm, máy trạm và thiết bị mạng Khách lẻ thì khai thác đối tượng khách hàng thông qua thương mại điện tử. Công ty là đại lý chính hãng của các hãng lớn trên thị trường công nghệ thông tin với những nhãn hiệu nổi tiếng như Dell, Acer, HP, Cooler Master… do đó sản phẩm công ty phân phối trên thị truờng luôn đạt chất lượng tốt nhất, tạo được niềm tin của khách hàng. 1.2.2. Các phương thức bán hàng Phương thức bán hàng: Hoạt động mua bán hàng hóa của các Công ty được thực hiện qua hai phương thức: Bán buôn và bán lẻ. * Đối với bán buôn: Bán buôn là bán hàng cho các đơn vị sản xuất kinh doanh để tiếp tục quá trình lưu chuyển hàng hóa. Khách hàng thường là khách quen, các công ty, đại lý phân phối như Trần Anh, Mai Hoàng, Phúc Anh, FPT, An Phát, Nam Tân (khách Dealer)…Do đó hình thức này phải có sự ký kết hợp đồng giữa nhân viên kinh doanh, nhà quản lý với khách hàng. Hợp đồng được ký kết phải phù hợp về số lượng, giá cả, hình thức thanh toán, thời hạn thanh toán, hình thức giao hàng…Đối với phương thức này, Công ty có nhiều chính sách để thu hút khách hàng, tạo mối quan hệ lâu dài ví dụ như chính sách chiết khấu. Khách hàng mua 2 bộ Case và nguồn bất kỳ trên cùng 1 phiếu xuất sẽ được giảm 3USD/ 1 bộ; Khách hàng mua 25 Case bất kỳ được tặng 1 Case cùng loại. Giá cả sẽ thấp hơn so với khách lẻ. Ngoài ra Công ty còn có chính sách bảo hành, chăm sóc khách hàng rất tốt, tạo uy tín trên thị trường, tạo dựng được mối quan hệ với nhiều nhà phân phối lớn trên thị trường công nghệ thông tin * Đối với bán lẻ: Bán lẻ là bán hàng cho người sử dụng trực tiếp, chấm dứt quá trình luân chuyển hàng hóa. Phương thức bán lẻ của Công ty theo hình thức thu tiền tập trung. Nhân viên bán hàng chỉ phụ trách việc giao hàng, còn việc thu tiền có người chuyên trách làm công việc này. Trình tự được tiến hành như sau: Khách hàng xem xong hàng hóa và đồng ý mua, người bán làm đề nghị xuất hàng chuyển lên cho kế toán vật tư làm phiếu xuất kho. Sau đó kế toán vật tư chuyển thẳng phiếu xuất kho cho bộ phận kho để xuất hàng. Người bán hàng có nhiệm vụ viết “hóa đơn bán lẻ” giao hàng cho khách đưa đến chỗ thu tiền thì đóng dấu “đã thu tiền”, khách hàng mang hóa đơn đó đến nhận hàng. Cuối ngày, người thu tiền tổng hợp số tiền đã thu để xác định doanh số bán. Định kỳ kiểm kê hàng hóa tại quầy, tính toán lượng hàng đã bán ra để xác định tình hình bán hàng thừa thiếu tại quầy. Phương thức thanh toán Công Ty TNHH Tin Học An Việt thực hiện phương thức thanh toán theo sự thoả thuận giữa hai bên trong hợp đồng kinh tế ký kết có thể là tiền mặt hoặc chuyển khoản. Có thể là thanh toán đặt cọc trước tiền hàng đối với những khách vãng lai, thanh toán ngay toàn bộ, mua với số lượng lớn thì có thể thanh toán chậm sau một khoảng thời gian nhất định sau khi người mua nhận được hàng ( thời hạn thanh toán chậm dài hay ngắn tuỳ thuộc vào thoả thuận đôi bên trong hợp đồng trước đó quy định và tuỳ thuộc mối quan hệ khách hàng với công ty) Đối với khách hàng mua lẻ và khách hàng vãng lai thì thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Công ty luôn tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong khâu thanh toán, tạo điều kiện cho cả đôi bên cũng có lợi đồng thời cũng đảm bảo an toàn cho công ty. Với tính đa dạng trong phương thức thanh toán của Công TNHH tin học An Việt dẫn đến công tác tổ chức quản lý công nợ sẽ phải chặt chẽ hơn điều này kéo theo công tác kế toán trở nên phức tạp hơn. 1.3. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty Công Ty TNHH tin học An Việt là một doanh nghiệp thương mại, do vậy nhiệm vụ chính của Công ty là khâu trung gian chu chuyển hàng hóa từ nhà sản xuất đến tay người tiêu dùng cuối cùng thông qua nhiều cấp, kênh phân phối. Hiện nay, hoạt động bán hàng của Công ty do phòng kinh doanh và phòng kế toán của Công ty đảm nhiệm cùng với sự hợp tác hài hoà với các phòng ban khác. Trong quá trình kinh doanh hàng hoá, mỗi bộ phận đều có chức năng - nhiệm vụ riêng, được phân công, phân nhiệm rõ ràng - cụ thể. Quá trình mua hàng Mua hàng là khâu đầu tiên trong 1 chu trình hoạt động và hết sức quan trọng trong quá trình lưu chuyển hàng hóa, do vậy việc mua hàng được tổ chức tốt hay không sẽ ảnh hưởng rất lớn đến việc tiêu thụ hàng hóa và kết quả của hoạt động tiêu thụ hàng hóa của Công ty sau này. Giai đoạn mua hàng được bắt đầu từ việc tìm kiểm đối tác cung cấp, đối tác vận chuyển được Công ty TNHH Tin Học An Việt quan tâm rất nhiều để sao cho có nguồn cung cấp đảm bảo lâu dài, chất lượng, giá cả hợp lý, nguồn cung đều đặn, vận chuyển đảm bảo an toàn cao với mức chi phí thấp nhất những vẫn đảm bảo chất lượng theo yêu cầu. Đối với mặt hàng Coolermaster: Công ty TNHH Tin Học An Việt là Công ty độc quyền phân phối mặt hàng Coolermaster trên thị trường phía Bắc. Do đó nhà cung cấp mặt hàng này là công ty TNHH An Việt Sài Gòn. Sau khi có đề nghị nhập hàng của kinh doanh, giám đốc ký duyệt và liên lạc với nhà cung cấp. Nhà cung cấp sẽ Fax báo giá về mặt hàng Công ty yêu cầu. Sau khi có sự thương lượng về giá cả, hình thức thanh toán, nhà cung cấp sẽ chuyển hàng ra kèm theo các chứng từ cần thiết. Thủ kho sẽ nhận được trước biên bản bàn giao hàng hóa của nhà cung cấp, vận đơn (đơn vận chuyển của đơn vị vận chuyển) để biết địa điểm nhận hàng. Bộ phận giao hàng sẽ vận chuyển hàng về kho và thủ kho có nhiệm vụ kiểm tra hàng hóa có đúng về số lượng, mẫu mã, bộ phận kỹ thuật làm nhiệm vụ test hàng trước khi nhập kho. Thủ kho ký nhận hàng và bàn giao toàn bộ chứng từ ( hóa đơn, vận đơn, báo giá) cho kế toán để nhập số liệu vào phần mềm và theo dõi công nợ, có biện pháp chi hợp lý. Đối với mặt hàng khác ( PC, Main, Chip, NB…): Tùy theo yêu cầu của khách hàng và nhu cầu của thị trường, bộ phận kinh doanh tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp, thương lượng với nhà cung cấp về mặt hàng, giá cả, số lượng, thời điểm thanh toán. Sau đó kinh doanh làm phiếu đề nghị nhập hàng ( trên phiếu đề nghị phải ghi đầy đủ thông tin: tên nhà cung cấp, tên hàng, số lượng, đơn giá, tỷ giá, hình thức thanh toán). Phiếu đề nghị nhập hàng phải được giám đốc phê duyệt. Sau khi đã phê duyệt đề nghị nhập, giám đốc cấp cho kinh doanh giấy giới thiệu của Công ty đến nhà cung cấp để mua hàng. Kinh doanh trực tiếp mang giấy giới thiệu tới đơn vị cung cấp để mua hàng. Hàng hóa trước khi được nhập vào kho, thủ kho phải kiểm tra về số lượng, mẫu mã, chủng loại và ký nhận hàng. Bộ phận kỹ thuật test hàng. Toàn bộ chứng từ ( hóa đơn, giấy đề nghị nhập, phiếu xuất kho…) được chuyển lên cho kế toán làm nhiệm vụ nhập hàng trên phần mềm, theo dõi thanh toán với nhà cung cấp, tính toán, ghi chép đảm bảo tính chính xác giá trị hàng hóa mua và chi phí liên quan. Đối với bán hàng Hàng hóa sau khi đã mua về nhập kho của Công ty thì điều hết sức quan trọng đặt ra đó là việc tìm kiếm thị trường và khách hàng để tiêu thụ sản phẩm với lợi nhuận mang lại cao nhưng phải đảm bảo tính hợp lý và có thể cạnh tranh với thị trường. Hiện nay, thị trường tiêu thụ hàng hóa của Công Ty TNHH Tin Học An Việt mở rộng khắp các tỉnh phía Bắc, các khách hàng của Công ty ngày càng phong phú hơn, không chỉ là các bạn hàng quen thuôc, vị thế của Công ty đã có trên thị trường do vậy các tổ chức, đơn vị đã tìm đến với Công ty mua sản phẩm, nhờ tư vấn kỹ thuật và các dịch vụ khác. Các khách hàng quen thuộc của Công ty như : Công ty CP thế giới số Trần Anh, Công ty TNHH Tin Học Mai Hoàng, Công ty CP Đăng Khoa, Công ty TM và DV Trung Anh, Công ty TNHH kỹ nghệ Phúc Anh, Công ty TNHH máy tính Vĩnh Xuân… Phòng kinh doanh phụ trách việc xây dựng kế hoạch kinh doanh và phương án kinh doanh hàng hóa, tìm kiếm khách hàng và thị trường mới, tiến hành giao dịch và ký kết hợp đồng kinh tế với các đối tác. Đề xuất giá bán phù hợp cho từng mặt hàng theo từng thời điểm và tình hình thị trường. Khi có khách hàng, kinh doanh lập phiếu đề nghị xuất hàng, chuyển cho kế toán vật tư. Kế toán vật tư sẽ kiểm tra số lượng tồn kho của hàng hóa đó, giá cả có phù hợp như quy định hay không, lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho sẽ được chuyển cho kế toán hóa đơn để viết hóa đơn (nếu khách hàng yêu cầu), kế toán công nợ có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu của khách hàng. Hóa đơn GTGT và 1 liên của PXK chuyển cho khách hàng, 1 liên của phiếu xuất kho được chuyển cho thủ kho để kiểm tra và xuất hàng. Hàng hóa xuất cho khách hàng luôn được xuất ra từ kho công ty. Trường hợp trong kho Công ty hết hàng, thủ kho phải làm đề nghị điều chuyển hàng từ kho cảng về kho Công ty. Bộ phận kỹ thuật sẽ làm phiếu bảo hành cho khách. Hàng hóa sẽ được bộ phận giao hàng chuyển đến tận nơi khách hàng yêu cầu. Mỗi công ty đều có những chính sách, cách thức khác nhau để mở rộng thị trường và thu hút khách hàng. Thu hút khách hàng là một trong những nhiệm vụ và chiến lược quan trọng giúp cho hoạt động kinh doanh phát triển. Và đặc biệt với thị trường công nghệ thông tin có nhiều tiềm năng những cũng phần nhiều cạnh tranh gay gắt hiện nay, việc đề ra chính sách chiếm lĩnh thị trường như thế nào là điều vô cùng quan trọng trong việc kinh doanh của Công Ty TNHH Tin Học An Việt nói riêng và các công ty nói chung. Hiện nay Công Ty TNHH Tin Học An Việt đã xây dựng nhiều chính sách linh hoạt phù hợp với thời điểm thị trường, từng đối tượng khách hàng. Chính sách giá chiết khấu : Công ty tiếp tục duy trì mức chiết khấu và áp dụng thêm mức chiết khấu luỹ tiến để thúc đẩy bán hàng. Mức chiết khấu phân biệt cho từng đối tượng khách hàng theo từng mặt hàng để phân loại các chính sách của công ty dành cho từng đối tượng. Công ty sử dụng 2 công cụ là chiết khấu thanh toán và chiết khấu hoa hồng nhằm mục đích thúc đẩy bán hàng và thu hồi vốn nhanh. Chính sách bảo hành: Chính sách bảo hành tốt sẽ thu hút được lượng khách hàng nhiều hơn và giữ chân được khách hàng cũng như tạo lòng tin của khách hàng về chất lượng sản phẩm của Công ty. Hiện nay công tác bảo hành là một trong những dịch vụ hậu mãi đã trở nên khá phổ biến và là một chính sách đảm bảo độ tin cậy của khách hàng đối với chất lượng sản phẩm của Công ty CHƯƠNG II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TIN HỌC AN VIỆT 2.1. Kế toán doanh thu bán hàng 2.1.1. Chứng từ và thủ tục kế toán Công Ty TNHH Tin Học An Việt hiện đang áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, như vậy doanh thu tiêu thụ hàng hóa của Công ty là toàn bộ tiền hàng. Giá bán của hàng hóa do phòng kinh doanh xác định dựa trên các cơ sở : tình hình giá cả của mặt hàng đó trên thị trường từng thời điểm, giá vốn thực tế hàng mua về. Doanh thu bán hàng được công ty theo dõi và hạch toán tương đối chính xác, kịp thời đầy đủ trên TK 511”Doanh thu bán hàng”. Căn cứ vào hóa đơn bán hàng, phiếu thu tiền… hàng ngày kế toán nhập số liệu vào máy vi tính theo hình thức Nhật ký chung. Trên máy đã được lập trình sẵn, chứng từ đó sẽ được máy nhận và phản ánh vào sổ liên quan. Đồng thời được phản ánh vào sổ chi tiết các tài khoản có liên quan như Sổ chi tiết tài khoản 511, 711… Cuối kỳ kế toán ra lệnh xem “Sổ tổng hợp” và in ra sổ tổng hợp các tài khoản. Cuối năm tiến hành tổng hợp số liệu các sổ sách kế toán có liên quan và xác định kết quả kinh doanh của công ty. Chứng từ kế toán sử dụng theo hình thức nhật ký chung bao gồm: - Hóa đơn GTGT( mẫu 01-GTKT-3LL) - Thẻ quầy hàng( mẫu 02-BH) - Chứng từ thanh toán (phiếu thu, ủy nhiệm thu,…) - Phiếu xuất kho - Chứng từ khác như biên bản thanh lý hợp đồng, phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại… Ví dụ ngày 4 tháng 8 năm 2010 Công ty TNHH Tin Học An Việt có 1 số hóa đơn sau Biểu 2.1 Biểu mẫu Hóa Đơn GTGT HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ngày 4 tháng 8 năm 2010 Mẫu số : 01 GTKT - 3LL MU 2010B Số : 0015500 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Tin Học An Việt Địa chỉ: Số 4 ngõ 178 Thái Hà, Phường Trung Liệt, Đống Đa, HN Số tài khoản: Điện thoại: 04.353.7595 MST: 0102262163 Họ tên người mua hàng: Tền đơn vị: Công ty TNHH Hoàng Lâm Địa chỉ :Số 13, Ngõ 192, Kim Giang, Đại Kim, Hoàng Mai, Hà Nội MST 0101213675 Hình thức thanh toán: Tiền mặt bằng TM sau 1 ngày ĐVT: Đồng STT Tên hàng hóa ĐVT SL Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 IBM Lenovo cái 1 15.000.000 15.000.000 Cộng tiền 15.000.000 Thuế suất GTGT 10% 1.500.000 Tổng cộng tiền thanh toán 16.500.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười sáu triệu năm trăm ngàn đồng chẵn Người mua hàng (Ký, ghi họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi họ tên) Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0015500 ngày 4 tháng 8 năm 2010 kế toán lập phiếu thu như sau: Biểu 2.2: Biểu mẫu Phiếu Thu Công ty TNHH Tin Học An Việt PHIẾU THU Số: PT 6700 Địa chỉ: Số 4 ngõ 178 Thái Hà, Phường Trung Liệt, Đống Đa, HN Ngày 16/08/2010 Nợ TK 111 Có TK 511, TK 3331 HỌ và tên : Công ty TNHH Hoàng Lâm Địa chỉ : Kim Giang, Hoàng Mai, Hà Nội Lý do: Thu tiền bán IBM Lenovo. Số tiền : 16.500.000 ( Viết bằng chữ Mười sáu triệu năm trăm ngàn đồng Kèm theo: 01 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền: 16.500.000 đồng Viết bằng chữ: Mười sáu triệu năm trăm ngàn đồng Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp tièn Thủ quỹ 2.1.2. Kế toán chi tiết doanh thu 2.1.2.1. Kế toán doanh thu tiêu thụ hàng hóa Hoá đơn GTGT là căn cứ để kế toán ghi nhận doanh thu hàng hóa tiêu thụ. Công ty sử dụng tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ để ghi nhận doanh thu tiêu thụ hàng hóa và cung cấp dịch vụ của Công ty trong 1 kỳ kế toán. Kết cấu của TK 511: Bên Nợ: - Doanh thu bán hàng bị trả lại kết chuyển cuối kỳ - Khoản giảm giá hàng bán kết chuyển cuối kỳ - Khoản chiết khấu thương mại kết chuyển cuối kỳ - Kết chuyển doanh thu thuần vào TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” Bên Có: - Doanh thu bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ của Công ty thực hiện trong kỳ Tài khoản 511 được chia thành các tiểu khoản : TK 5111 : Doanh thu bán hàng. TK 5112 : Doanh thu cung cấp dịch vụ Dựa trên hoá đơn GTGT kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng trên sổ chi tiết doanh thu Định kỳ, cuối tháng kế toán sẽ kết xuất ra sổ theo dõi doanh thu bán hàng như : Sổ nhật ký bán hàng, sổ cái tài khoản 511 dựa trên phần mềm kế toán. Sổ nhật ký bán hàng được sử dụng để theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hóa của Công ty, căn cứ vào sổ này có thể đối chiếu kiểm tra với số liệu về doanh thu, thuế GTGT đầu ra với hóa đơn GTGT, …. Khi có hợp đồng kinh tế hay đơn đặt hàng do khách hàng gửi đến khi đó phòng kinh doanh sẽ gửi 1 bản đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế cho phòng kế toán, và căn cứ trên lệnh xuất kho thì kế toán sẽ lập hoá đơn GTGT. Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên có nội dung và hiệu lực hoàn toàn giống nhau. cụ thể : Liên 1 : Màu tím, lưu tại quyển hoá đơn, kế toán giữ lại làm căn cứ ghi sổ. Liên 2 : Màu đỏ, giao khách hàng. Liên 3 : Màu xanh, luân chuyển trong đơn vị để xuất kho hàng hóa, để thủ kho ghi thẻ kho, để hạch toán nghiệp vụ bán hàng và làm căn cứ theo dõi công nợ với khách hàng Ví dụ : Ngày 16 tháng 08 năm 2010 Công Ty TNHH tin học An Việt xuất kho bán hàng cho Công ty TNHH kỹ nghệ Phúc Anh tại kho Công ty. HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 1: Lưu tại quyển Ngày 16 tháng 08 năm 2010 Mẫu số:01 GTKT-3LL MU/2010B 0015589 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH tin học An Việt Địa chỉ: Số 4 ngõ 178 Thái Hà, Phường Trung Liệt, Đống Đa, HN Số tài khoản: Điện thoại: 04.353.7595 MST: 0102262163 Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty TNHH Kỹ Nghệ Phúc Anh Địa chỉ : 15 Xã Đàn – Trung Liệt – Đống Đa – Hà Nội MST 0101117665 Hình thức thanh toán: TT ngay bằng TM Stt Tên hàng hóa, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Case CM Elite 332 (RC- 332) Cái 10 763.200 7.632.000 2 Infinite Color (R9-NBC-BWCB-GP) Cái 5 720.800 3.604.000 3 DDR/512/400Kington Cái 8 273.000 2.184.000 Tiền hàng 13.420.000 Tiền thuế (10%) 1.342.000 Tổng tiền thanh toán 14.762.000 Viết bằng chữ: Mười bốn triệu bảy trăm sáu mươi hai ngàn đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu) Công ty TNHH Tin Học Công An Việt PHIẾU THU Số 6730 Địa chỉ: Số 4 ngõ 178 Thái Hà, Phường Trung Liệt, Đống Đa, HN Ngày 16/08/2010 Nợ TK 111 Có TK 511, Có TK 3331 Họ và tên : Công ty TNHH Kỹ Nghệ Phúc Anh Địa chỉ : số 231 Nguyễn Trãi- Thanh Xuân- Hà Nội Lý do: Thu tiền hàng của PX 888, HĐ 4150 Số tiền : 14.762.000( Viết bằng chữ Mười bốn triệu bảy trăm sáu hai ngàn đồng chẵn) Kèm theo: 01 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền: 14.762.000 đồng Viết bằng chữ: Mười sáu triệu năm trăm ngàn đồng Thủ Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp tièn Thủ quỹ Ngày 15/ 08/ 2010 Công ty TNHH kỹ nghệ Phúc Anh thanh toán toàn bộ công nợ bằng chuyển khoản. Công ty nhận được giấy báo có của ngân hàng Biểu 2.