Chuyên đề Hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại Xí nghiệp xây lắp số 1 Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU Ngành xây dựng là ngành đóng góp khá lớn vào sự phát triển chung của đất nước. Tuy vậy ngành xây dựng cũng là một trong những ngành được dư luận nhắc đến như là ngành tồn tại nhiều tiêu cực, khiếm khuyến. Thất thoát nguồn vốn xây dựng, đầu tư tràn lan, chất lượng công trình không đảm bảo, việc rút ruột công trình xảy ra phổ biến. Cộng thêm vào đó, đặc trưng của ngành xây dựng là vốn đầu tư lớn, thời gian hoàn thành một công trình dài nên vấn đề đặt ra là làm sao để quản lý nguồn vốn có hiệu quả, khắc phục được tình trạng thất thoát, lãng phí, điều đó đòi hỏi công tác kế toán trong các doanh nghiệp xây lắp cần được chú trọng đúng mức. Mặt khác, do một phần không nhỏ tài sản của doanh nghiệp nằm trong các công trình đang xây dựng, khâu sản xuất là khâu quan trọng nhất nhưng lại là khâu dễ xảy ra sự thất thoát về vốn nên công tác quản lý vốn có tốt hay không, doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả hay không phụ thuộc rất nhiều vào công tác quản lý chi phí. Điều này khẳng định tầm quan trọng của công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp. Thông qua công tác này, các nhà quản trị có thể nắm được kết quả chính xác từng hoạt động, từng loại sản phẩm.Từ đó họ có thể đưa ra được những biện pháp nhằm hạ giá thành sản phẩm, tăng hiệu quả sử dụng vốn đầu tư. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này, sau khi thực tập tại Xí nghiệp xây lắp số 1 Hà Nội, em đã chọn đề tài “Hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại Xí nghiệp xây lắp số 1 Hà Nội” làm đề tài chuyên đề tốt nghiệp của mình. Chuyên đề của em ngoài phần mở đầu và kết luận gồm có ba phần chính như sau: Phần I : Đặc điểm sản phẩm, tổ chức sản xuất và quản lý chi phí tại Xí nghiệp xây lắp số 1 Hà Nội. Phần II: Thực trạng kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại Xí nghiệp xây lắp số 1 Hà Nội. Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại Xí nghiệp xây lắp số 1 Hà Nội. PHẦN I ĐẶC ĐIỂM SẢN PHẨM, TỔ CHỨC SẢN XUẤT VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ TẠI XÍ NGHIỆP XÂY LẮP SỐ 1 HÀ NỘI 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp xây lắp số 1 Hà Nội - Tổng Tổng công ty đầu tư và phát triển nhà Hà Nội. Tên gọi: Xí nghiệp xây lắp số 1 Hà Nôi- Tổng Tổng công ty đầu tư và phát triển nhà Hà Nội. Tên gọi tắt: Xí nghiệp 1 Trụ sở: Nhà A6C Khu đô thị Nam Trung Yên - Cầu Giấy - Hà Nội. Số điện thoại: 04.66597374 Mã số thuế: 0100977705 Xí nghiệp xây lắp số 1 Hà Nội là một trong số những đơn vị phụ thuộc của Tổng Tổng công ty đầu tư và phát triển nhà Hà Nội và hạch toán phụ thuộc Tổng công ty mẹ - Tổng Tổng công ty đầu tư và phát triển nhà Hà Nội (Handico), được thành lập vào Tháng 7 năm 2006, có tư cách pháp nhân không đầy đủ, có đăng ký kinh doanh do trọng tài kinh tế Hà Nội cấp, có con dấu, được mở tài khoản tại kho bạc Nhà Nước, ngân hàng theo quy định của pháp luật. - Được Tổng Tổng công ty đầu tư và phát triển nhà Hà Nội giao vốn và tài sản hoạt động trong lĩnh vực XDCB. - Xí nghiệp có các quyền hạn và nghĩa vụ với tư cách pháp nhân không đầy đủ, trong hoạt động kinh doanh hạch toán phụ thuộc Tổng công ty mẹ - Tổng Tổng công ty đầu tư và phát triển nhà Hà Nội. - Giám đốc Xí nghiệp là người điều hành toàn diện mọi mặt hoạt động của Xí nghiệp, là người đại diện hợp pháp cao nhất của Xí nghiệp. Xí nghiệp thuộc Tổng Tổng công ty là đơn vị hách toán kinh tế phụ thuộc theo sự phân cấp của Tổng Tổng công ty. - Kế toán Trưởng Xí nghiệp tham mưu giúp Giám đốc Xí nghiệp chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kế toán thống kê của Xí nghiệp theo quy định của Pháp luật. - Xí nghiệp có một số phòng ban chuyên môn nghiệp vụ, đứng đầu các phòng ban là Trưởng, phó phòng ban của Xí nghiệp có chức năng tham mưu giúp việc cho Giám đốc Xí nghiệp trong việc quản lý và điều hành hoạt động của Xí nghiệp chịu trách nhiệm trước Giám đốc Tổng công ty và Pháp luật về các quyết định của mình khi được Giám đốc Tổng công ty phân công uỷ quyền. Ngay từ những ngày đầu của năm 2009 thực hiện nhiệm vụ được Tổng Tổng công ty giao các công trình mà Xí nghiệp thi công đều đạt tiêu chuẩn chất lượng cũng như tiến độ thi công. Trong đó có các công trình như: công trình nhà A6C Nam TrungYên, công trình nhà A6B Nam TrungYên, công trình Trường THCS Quỳnh Mai và một số công trình cải tạo, sửa chữa khác. Trong một thời gian ngắn, Xí nghiệp đã nhanh chóng mở rộng thị trường hoạt động ra các tỉnh trong cả nước, song song với việc mở rộng thêm nhiều công trình, các đội sản xuất thi công. Với những bước tiến đáng kể trên lộ trình phát triển của Tổng Tổng công ty, Xí nghiệp xây lắp số 1 Hà Nội ngày càng khẳng định uy tín trên lĩnh vực kinh doanh xây lắp. Xí nghiệp đã vượt qua nhiều khó khăn, nhanh chóng ổn định tổ chức, đồng thời đã đạt được những kết quả đáng khích lệ, vươn lên khẳng định vị thế góp phần thực hiện chiến lược phát triển kinh tế – xã hội của Thủ đô. Hiện nay, với việc triển khai các dự án phát triển nhà ở, khu đô thị mới, các công trình dân dụng; nâng cấp, cải tạo các khu chung cư cũ… trên địa bàn Hà Nội. Với Cán bộ công nhân viên Xí nghiệp 200 người, trong đó lao động thời vụ 181. CBCNV thường xuyên là 19, cộng tác viên 2 người. Tập thể CBCNV trong toàn xí nghiệp đoàn kết, luôn nhận thức được các thuận lợi, khó khăn và cùng nhau gánh vác, yên tâm thực hiện nhiệm vụ. Lãnh đạo xí nghiệp luôn quán triệt tư tưởng cho CBCNV hiểu rõ tình hình kinh doanh xây dựng, tình hình Tổng công ty và Xí nghiệp để CBCNV quyết tâm vượt qua khó khăn hoàn thành nhiệm vụ, trong giai đoạn xây dựng đơn vị. Do được hình thành và phát triển trong quá trình nước ta thực hiện đổi mới nền kinh tế nên Xí nghiệp xây lắp số 1 Hà nội - Tổng Tổng công ty đầu tư và phát triển nhà Hà Nội có điều kiện phát triển hoạt động kinh doanh của mình. Trong những năm đầu mới thành lập, lĩnh vực hoạt động của Xí nghiệp còn hạn chế. Chức năng chủ yếu của Xí nghiệp là xây dựng các công trình nhà ở, công trình dân dụng, hạng mục công trình đường xá, các công trình vừa và nhỏ, sửa chữa các công trình về nhà ở. Tuy vậy, cùng với sự phát triển của nền kinh tế, sự nỗ lực của cán bộ lao động Xí nghiệp, Xí nghiệp đã dần đa dạng hóa loại hình kinh doanh, cung cấp thêm dịch vụ tư vấn thiết kế, kinh doanh máy móc thiết bị chuyên dùng cho xây dựng, kinh doanh dịch vụ khách sạn… Trong những năm qua Xí nghiệp xây lắp số 1 Hà Nội đã không ngừng trưởng thành và phát triển, phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ và các chỉ tiêu mà Tổng công ty mẹ giao phó. Nói chung về thị trường của Xí nghiệp đã và đang được mở rộng thể hiện ở chỉ tiêu Tổng doanh thu được trình bày ở bảng sau: 1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh tại Xí nghiệp xây lắp số 1 Hà Nội 1.2.1 Quy trình công nghệ Hoạt động chính của Xí nghiệp là xây lắp, mang lại doanh thu cao nhất cho Xí nghiệp nên sau đây em chỉ trình bày quy trình công nghệ hoạt động xây lắp. Tại Xí nghiệp đặc điểm sản xuất của ngành xây dựng là bằng thủ công kết hợp với sử dụng máy móc thiết bị hiện đại, Xí nghiệp xây lắp số 1 Hà Nội - Tổng Tổng công ty đầu tư và phát triển nhà Hà Nôi đã có một cơ cấu tổ chức sản xuất hợp lý, phù hợp với điều kiện về lao động hiện nay ở Xí nghiệp. Mỗi sản phẩm sẽ có một quy trình riêng biệt nên sẽ có những quy trình khác nhau. Sau đây em chỉ xin trình bày quy trình công nghệ hoạt động xây dựng. 1.2.2 Cơ cấu tổ chức sản xuất SƠ ĐỒ 1.1. Quy trình sản xuất sản phẩm xây dựng xây lắp Nhận công trình hạng muc do tổng Tổng công ty bàn giao Lập kế hoạch chuẩn bị thi công trình Tổng giám đốc Tổng công ty Tổ chức thi công Nghiệm thu bàn giao công trình theo từng giai đoạn cho Tổng Tổng công ty Xí nghiệp nhận các công trình hạng mục do tổng Tổng công ty bàn giao sau đó tiến hành lập kế hoạch thi công, rồi tiến hành tổ chức thi công, bước cuối cùng là nghiệm thu công trình và bàn giao cho Tổng Tổng công ty. Với quy trình như trên sẽ đảm bảo cho sản phẩm xây lắp thực hiện đúng tiến độ và chất lượng đề ra. 1.3 Đặc điểm tổ chức sản xuất Các lĩnh vực sản xuất kinh doanh * Nhóm ngành nghề trong lĩnh vực đầu tư và phát triển: - Lập, quản lý và tổ chức triển khai thực hiện dự án đầu tư xây dựng các công trình phát triển nhà, khu đô thị, khu dân cư, công nghiệp, dân dụng, dịch vụ công cộng,thuỷ lợi, bưư điện, giao thông và văn hoá xã hội, cầu hầm đường bộ cầu cảng, kè sông biển, công trình điện và khai thác mỏ. * Nhóm nghành nghề trong lĩnh vực xây dựng : - Xây dựng và láp đặt các công trình: Dân dụng, công nghiệp, giao thông đô thị và nông thôn (cấp thoát nước và chiếu sáng…) hạ tầng kỹ thuật đô thị, khu công nghiệp, thuỷ lợi, bưu điện, thể dục thể thao, vui chơi giải trí…… * Nhóm ngành nghề sản xuất kinh doanh vật liệu: - Sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng: - Chuyển giao công nghệ xây dựng và sản xuất vật liệu xây dựng. * Các nghành nghề sản xuất kinh doanh khác: - Tư vấn về đầu tư và xây dựng cho các chủ đầu tư trong nước và cả nước ngoài đầu tư tại Việt Nam - Kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá, vật tư, máy móc thiết bị phục vụ cho chuyên ngàng xây dựng. - Vận tải hàng hoá đường bộ. - Kinh doanh điện cho sản xuất và sinh hoạt. - Kinh doanh thương mại và dịch vụ tổng hợp. - Khảo sát địa chất và lập báo cáo về công tác khảo sát địa chất công trình, địa chất thuỷ văn: khoan thác nước ngầm phục vụ xây dựng các công trình xây dựng đô thị, công trình công nghiệp, dân dụng, xử lý và kiểm tra chất lượng nền móng công trình: - Khảo sát đo đạc công trình xây dựng: Đo vẽ lập bản đồ địa hình, địa chính, hiện trạng: Đo vẽ quy hoạch các dự án đầu tư phát triển hạ tầng đô thị, công nghiệp, điện lực, giao thông , thuỷ lực. - Khảo sát, thiết kế các dây chuyền công nghệ xử lý nước ngầm, nước mặt, nước thải công nghiệp và sinh hoạt, khảo sát môi trường và đánh giá tác động của môi trường. 1.4 Đặc điểm tổ chức quản lý chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp xây lắp số 1 Hà Nội 1.4.1 Đặc điểm tổ chức quản lý chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Xí nghiệp xây lắp số 1 Hà Nội là một Xí nghiệp chuyên kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng, do vậy hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp có những đặc điểm chung với quy trình hạch toán của các doanh nghiệp xây lắp. Tuy vậy, căn cứ vào đặc điểm riêng của Xí nghiệp, kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm xây lắp tại doanh nghiệp cũng có những đặc thù riêng. * Đối tượng hạch toán chi phí sản xuất tại Xí nghiệp xây lắp số 1 hà Nội. Xí nghiệp xây lắp số 1 Hà Nội là Xí nghiệp hoạt động trong ngành xây lắp, sản phẩm xây lắp của Tổng công ty chủ yếu là các công trình dân dụng như nhà ở, trường học, nhà làm việc. Chính vì vậy, chi phí sản xuất phát sinh trong kì được kế toán tập hợp theo một phạm vi, giới hạn nhất định, tức là việc hạch toán chi phí sản xuất phải theo đối tượng. sản phẩm của Xí nghiệp mang tính đơn chiếc, có giá trị lớn, thời gian thi công kéo dài, mỗi công trình bao gồm nhiều hạng mục, Xí nghiệp xây lắp số 1 Hà Nội tập hợp chi phí theo đối tượng là công trình hay hạng mục công trình. hay là chi phí liên quan đến công trình, hạng mục nào thì tập hợp trực tiếp theo công trình, hạng mục công trình đó. Đối với chi phí liên quan đến nhiều công trình, hạng mục công trình theo tiêu thức phù hợp như theo định mức tiêu hao nguyên vật liệu dựa trên giá trị dự toán. Để thuận tiện cho việc tính giá thành cũng như việc quản lý chi phí theo định mức, chi phí được tập hợp phân loại theo khoản mục chi phí bao gồm: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung trong đó chi phí sản xuất chung và chi phí sử dụng máy thi công được theo dõi riêng theo yếu tố. Chi phí nguyên vật liệu thông thường phát sinh với giá trị lớn và chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản phẩm, chi phí máy thi công thông thường là khoản chi phí phát sinh với giá trị nhỏ, chiếm tỷ trọng nhỏ nhất trong hầu hết giá trị công trình của Xí nghiệp xây lắp số 1 Hà Nội. * Các bước hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành tại Xí nghiệp xây lắp số 1 Hà Nội. Để thuận tiện cho quá trình hạch toán, tính giá thành cho sản phẩm xây lắp, Xí nghiệp tiến hành tập hợp hạch toán chi phí theo khoản mục, phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ, tính giá thành sản phẩm xây lắp được chia thành các bước như sau: Bước 1: Tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Bước 2: Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp. Bước 3: Tập hợp chi phí máy thi công và chi phí sản xuất chung Bước 4: Tổng hợp chi phí sản xuất, đánh giá sản phẩm dở dang và tính giá thành sản phẩm. Tại Xí nghiệp xây lắp số 1 Hà Nội, đối tượng tính giá thành được xác định là công trình hạng mục công trình hoàn thành bàn giao. Cũng như hầu hết các Xí nghiệp xây lắp khác, trên nguyên tắc Xí nghiệp tiến hành theo phương pháp trực tiếp (hay còn gọi là phương pháp giản đơn). Giá thành công trình hay hạng mục công trình được tính bằng cách lấy tổng chi phí sản xuất cộng hoặc trừ số chênh lệch giữa chi phí sản xuất dở dang đầu kỳ so với cuối kỳ. trong đó, sản phẩm dở dang chính bằng là phần giá trị công trình, hạng mục công trình hoàn thành hoặc khối lượng xây lắp hoàn thành nhưng chưa được chủ đầu tư nhiệm thu, thanh toán. Xí nghiệp xây lắp số 1 Hà Nội đã và đang thực hiện khá nhiều công trình dân dụng như nhà ở, nhà làm việc, trường học như là công trình A6C Nam Trung Yên, công trình trường Quỳnh Mai, UBND Phan Chu Trinh….Để tìm hiểu quy trình hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại Xí nghiệp xây lắp số 1 Hà Nội, khuôn khổ chuyên đề thực tập chuyên ngành chỉ xin trình bày chi tiết quá trình hạch toán phần hành này tại công trình A6C Nam Trung Yên. 1.4.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán 1.4.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán: Phòng tài vụ của xí nghiệp là bộ phận có chức năng thực hiện công tác tài chính, kế toán của xí nghiệp. Kế toán cung cấp các nguồn thông tin quan trọng nên bộ phận kế toán được xem là bộ phận cấu thành quan trọng trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế. vì vậy việc tổ chức tốt công tác kế toán trong đó có tổ chức tốt bộ máy kế toán được xem là một yêu cầu thiết yếu. Tại phòng tài vụ của xí nghiệp bao gồm Kế toán trưởng, và 3 kế toán viên. SƠ ĐỒ 3 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán thanh toán, tiền lương Kế toán vật tư, tài sản cố định Kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay Kế toán trưởng là người có bề dày về kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính kế toán. Phụ trách và chịu trách nhiệm chính các công tác Tài chính - Kế toán - Thống kê của Xí nghiệp. Theo dõi công nợ, vay, trả các khoản vay của Công ty. Tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành theo kỳ hạch toán. Lập báo cáo sản lượng, doanh thu, báo cáo tài chính theo kỳ hạch toán. Theo dõi tính lãi vay ngân hàng Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm về tính đúng đắn của các thông tin kế toán. Các kế toán viên tại xí nghiệp. Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay: lập các phiếu thu, phiếu chi, ghi sổ tiền mặt tại quỹ của xí nghiệp; theo dõi các tài khoản tiền gửi, tiền vay ngân hàng. Kế toán tiền mặt, tiền gửi phải thường xuyên đối chiếu với báo cáo ngân hàng do ngân hàng gửi đến, nếu có chênh lệch thì thông báo với ngân hàng để đối chiếu xác minh. Kế toán vật tư và tài sản cố định căn cứ vào hóa đơn mua vật tư, phiếu nhập, phiếu xuất, bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ của xí nghiệp. Lập bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ kiểm kê hàng tồn kho; theo dõi tình hình mua bán, sử dụng, thanh lý nhượng bán tài sản cố định, thực hiện tính và trích khấu hao. Đồng thời kế toán vật tư tài sản cố định kiêm luôn nhiệm vụ thủ quỹ. Kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương, các khoản phải thu, các khoản công nợ với người bán: căn cứ vào bảng chấm công, hợp đồng lao động tiến hành tính lương, các khoản trích theo lương, lập bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội cho toàn xí nghiệp. Theo dõi tình hình thanh toán với người bán và với khách hàng. 1.4.2.2. Đặc điểm tổ chức hình thức sổ kế toán. Xí nghiệp xây lắp số 1 Hà Nội thực hiện kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 hàng năm và kết thúc vào ngày 31/12 cùng năm. Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng là phương pháp khấu trừ. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên, xuất theo phương pháp nhập trước, xuất trước. Xí nghiệp sử dụng đơn vị tiền tệ trong ghi chép là VNĐ và phương pháp tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng. * Tổ chức hình thức sổ kế toán Hiện nay xí nghiệp áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung với sự trợ giúp của phần mềm kế toán máy FAST. Đây là phần được xây dựng có xét đến đặc trưng kinh doanh của doanh nghiệp. Phần mềm kế toán là công cụ trợ giúp và doanh nghiệp mới đưa vào áp dụng từ khi xí nghiệp bắt đầu cổ phần hoá. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ, bảng tổng hợp chứng từ gốc đã kiểm tra kế toán nhập liệu vào máy tính thông qua các màn hình nhập chứng từ của phần mềm kế toán. Với sự trợ giúp của phần mềm kế toán thì các nghiệp vụ được ghi sổ tự động vào Sổ Nhật ký chung, các Sổ cái, Sổ chi tiết tài khoản có liên quan. Cuối tháng các cuối kỳ kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập Báo cáo tài chính. Báo cáo tài chính, Sổ kế toán được kiết xuất ra ở dạng file mềm hoặc in ra giấy. Do xí nghiệp mới áp dụng phần mềm kế toán nên một số phần hành quan trọng kế toán viên vẫn thực hiện kế toán thủ công để có thể hạn chế được những sai sót do phần mềm gây ra. Tuy áp dụng kế toán máy nhưng xem xét quy trình và sổ sách mà doanh nghiệp dùng để theo dõi thì hình thức sổ mà xí nghiệp áp dụng vẫn là hình thức Nhật ký chung. Trình độ ghi sổ của xí nghiệp như sau PHẦN II THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM XÂY LẮP TẠI XÍ NGHIỆP XÂY LẮP SỐ 1 2.1 Nội dung kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sẩn phẩm tại Xí nghiệp xây lắp số 1 Hà Nội 2.1.1 Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. 2.1.1.1 Đặc điểm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Tại Xí nghiệp xây lắp số 1 Hà Nội thì chi phí nguyên vật liệu trực tiếp luôn là khoản mục chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng giá thành sản phẩm, thường là từ 60% đến 75% trong tổng giá thành sản phẩm. Do vậy, việc quản lý chặt chẽ việc sử dụng nguyên vật liệu luôn được xem là vấn đề then chốt trong công tác quản trị chi phí. Việc quản lý nguyên vật liệu được thực hiện từ khâu thu mua, nhận hàng đến quá trình lưu kho, lưu bãi và đến khi xuất dùng. Có rất nhiều loại Nguyên vật liệu được sử dụng trong quá trình xây dựng các công trình như: cát, sỏi, xi măng, gạch, sơn, kính, thép….Mỗi loại nguyên vật liệu lại được phân thành các nhóm khác nhau ví dụ đối với gạch thì có gạch để xây nhà và gạch lót nền… Tuỳ theo yêu cầu kĩ thuật, yêu cầu về thẩm mỹ mà khi thi công Xí sẽ sử dụng những loại nguyên vật liệu khác nhau. Phương pháp tính giá hàng tồn kho cũng ảnh hưởng không nhỏ đến chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Hiện nay, Xí nghiệp đang sử dụng phương pháp nhập trước xuất trước để tính giá hàng tồn kho. Do điều kiện về luân chuyển chứng từ (Chứng từ được chuyển lên Tổng công ty vào ngày cuối tháng) cũng như điều kiện nơi thi công, kho vật tư xa Tổng công ty, kế toán không ghi từng nghiệp vụ xuất kho mà sẽ tổng hợp các lần xuất trong một tháng và ghi sổ một lần cho các nghiệp vụ xuất kho trong tháng đó ở cùng một kho (tương ứng với chi phí nguyên vật liệu tại một công trình trong tháng đó). Việc làm này là có cơ sở do việc xuất dùng vật tư tại một kho thường chỉ liên quan đến việc thực hiện thi công một công trình nhất định. 2.1.1.2 Quá trình hạch toán chi phí nguyên vật liệu + TK sử dụng TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. TK 152 – Nguyên vật liệu. Tk 153: Công cụ dụng cụ. + Chứng từ sử dụng: Việc hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp kế toán sử dụng các chứng từ sau đây: Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng thông thường, hoá đơn vận chuyển, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, Bảng tổng hợp vật tư xuất trong tháng được lập cho tương ứng từng công trình và một số chứng từ liên quan. Tất cả nguyên vật liệu được Xí nghiệp đứng ra mua đều được chuyển thẳng đến chân công trình rồi sử dụng ngay căn cứ vào tiến độ thực hiện. Hợp đồng kí kết (nếu có) để thực hiện việc mua nguyên vật liệu sẽ do Giám đốc Xí nghiệp kí. Nguyên vật liệu được giao tới chân công trình phải được kiểm tra về số lượng, quy cách, phẩm chất. Thủ kho tại công trình lập “biên bản giao nhận hàng” theo số lượng. Hoá đơn mua hàng người bàn giao có thể là hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng thông thường. Kế toán Xí nghiệp có nhiệm vụ lưu chứng từ. Bảng 2-1 Hoá đơn thuế GTGT HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu: 01 GTKT-3LL Liên 2- giao khách hàng MY/2009B Ngày 12 tháng 01 năm 2009 0012546 Đơn vị bán hàng: Địa chỉ: Quầy 68 Thuốc Bắc …… Số tài khoản: Điện thoại: Họ tên người mua hàng: Bùi Quang Hiền Tên đơn vị: XNXL số 1 Hà Nội - Tổng Tổng công ty ĐT và PT nhà Hà Nội Địa chỉ: 34 Hai Bà Trưng - Hoàn Kiếm -Hà Nội Số tài khoản: 21110000133639 Hình thức thanh toán: Tiền mặt ………… STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Dây thép 4 kg kg 600 14.000 8.400.000 Cộng tiền hàng: 8.400.000đ thuế suất GTGT 10% tiền thuế GTGT 840.000đ tổng cộng tiền thanh toán 9.240.000đ số tiền viết bằng chữ: chín triệu hai trăm bốn mươi ngàn đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Mặc dù nguyên vật liệu mua do Xí nghiệp mua đều được đưa ra chân công trình sử dụng ngay nhưng Xí nghiệp vẫn sử dụng Phiếu Nhập Kho và Phiếu xuất kho để theo dõi nguyên vật liệu mua về và dùng cho sản xuất. Hiện nay tại Xí nghiệp phương pháp hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên, xuất theo phương pháp nhập trước, xuất trước. Xí nghiệp XL số 1 HN Đ/c Nhà A6C Khu đô thị NTY Bảng 2-2 Phiếu nhập kho Ngày 18 tháng 12 năm 2009 số: 12/12/NTL Họ và tên người giao: Trần Văn Đức Theo HĐ số 0003879 ngày 16 tháng 12 năm 2009 Nhập tại kho: Nam Trung Yên XA6 STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Dây thép 4kg kg 600 14.000 8.400.000 Cộng Tổng số tiền( viết bằng chữ) tám triệu bốn trăm đồng chẵn Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán Xí nghiệp XL số 1 HN Đ/c Nhà A6C Khu đô thị NTY Bảng 2- 3 Phiếu xuất kho Ngày 18 tháng 12 năm 2009 số: 12/12/NTL Họ và tên người nhận hàng: Dương Tường Lý do xuất kho: xây thô công trình Nam Trung Yên Xuất tại kho: Nam Trung Yên khu A6C STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Dây thép kg 100 100 14000 1.400.000 2 Xi măng tấn 150 150 800.154 120.023.100 Cộng x x Tổng số tiền( viết bằng chữ) Số chứng từ gốc kèm theo Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán Bảng 2-4: Trích bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ Tháng 12 năm 2009 Đơn vị: Xí nghiệp xây lắp số 1 Hà Nội Đ/c: Nhà A6C Khu đô thị Nam Trung Yên – HN STT Tên công trình Tk 152 1 CT 27 Lê Thánh Tông 250.178.400 2 CT Trường THCS Quỳnh Mai 148.894.000 3 Nhà A6C Nam Trung Yên 561.620.153 4 Nhà A6B Nam Trung Yên 560.178.900 5 CT Hàng rào Mai Động 145.954.546 6 CT Trạm y tế Phường Nhật Tân 30.156.470 …. ……. Cộng 1.696.982.469 Người lập biểu Kế toán trưởng * Các Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ là căn cứ để kế toán Xí nghiệp tiến hành nhập vào máy qua màn hình nhập chứng từ sổ sách của từng công trình. Số liệu tự động chuyển qua nhật ký chung, các sổ chi tiết TK621 – Chi tiết công trình, Sổ cái TK 621. Hàng tháng, kế toán tại Xí nghiệp tính toán, tổng hợp và lập “ bảng chi tiết xuất vật tư theo số lượng” sau đó nhập vào máy các hoá đơn mua vật tư trong tháng, từ đó tính toán được đơn giá bình quân trong tháng các loại vật tư. Xí nghiệp XL số 1 HN Đ/c Nhà A6C Khu đô thị NTY Bảng 2-5: Trích sổ chi tiết nguyên vật liệu trực tiếp TK 621 Công trình: Nhà A6C Nam Trung Yên tháng 12 Năm 2009 Đơn vị VNĐ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có Ngày Số CT 01/12/2009 01-T11 xuất kho gạch đặc phụ vụ thi công CT A6C NTY 152 21.500.130 …………. ……… …………………… …… …………….. …………….. 10/12/2009 05-T12 Xuất xi măng thi công CT A6C NTY 152 540.120.023 ………… …….. …………………… ........ …………… …………… 31/12/2009 KC621 Kết chuyển 621->154 154 561.620.153 Cộng phát sinh 561.620.153 561.620.153 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc Xí nghiệp XL số 1 HN Đ/c Nhà A6C Khu đô thị NTY Bảng 2-6: Trích sổ cái TK 621 TK 621- chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Tháng 12 năm 2009 Đơn vị VNĐ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có Ngày Số CT 31/12/2009 BPBVL12 Vật liệu tháng 12 A6C NTY 152 561.620.153 31/12/2009 BPBVL12 Vật liệu tháng 12-Trường Quỳnh Mai 154 54.894.654 31/12/2009 BPBVL12 Vật liệu tháng 12 A6B NTY 152 560.178.900 ………… …………………… ... …………. 31/12/2009 KC621 Kết